Tài liệu Tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí tại công ty Cổ phần sơn dầu khí Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM **************** LÊ THỊ THU THỦY TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CP SƠN DẦU KHÍ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM **************** LÊ THỊ THU THỦY TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CP SƠN DẦU KHÍ VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60343001 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS PHẠM CHÂU THÀNH TP.Hồ Chí Minh - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ Kinh tế với đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí tại Công Ty CP Sơn Dầu Khí Việt Nam ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của TS Phạm Châu Thành. Các số liệu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy và được xử lý khách quan, trung thực. Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013 Học viên thực hiện Lê Thị Thu Thủy LỜI CẢM ƠN Trong quá trình hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ và đóp góp quý báu từ phía thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến Thầy hướng dẫn TS Phạm Châu Thành đã tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn và cho tôi những kinh nghiệm quý báu để hoàn thành luận văn này. Xin chân thành cảm ơn Quý Thầy, Cô đã tham gia giảng dạy lớp cao học kinh tế của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã cho tôi những kiến thức nền tảng và những kinh nghiệm thực tế vô cùng hữu ích và quý giá. Xin cảm ơn Ban Giám Hiệu và Khoa Đào tạo Sau Đại học Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi học tập và nghiên cứu trong suốt thời gian qua. Xin trân trọng cảm ơn ! MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục các từ viết tắt Danh mục các bảng biểu Danh mục các sơ đồ MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1 1 Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1 2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................................... 2 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 2 4 Phương pháp nghiên cứu ......................................................................................... 2 5 Bố cục của luận văn ................................................................................................ 2 6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu .................................................................................. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ DOANH NGHIỆP .................................................................................................................... 4 1.1 Khái niệm chi phí và kế toán quản trị chi phí ....................................................... 4 1.2 Vai trò của KTQT chi phí trong quản trị doanh nghiệp ....................................... 4 1.3 Tổ chức kế toán quản trị chi phí ........................................................................... 6 1.3.1 Khái quát về tổ chức KTQT chi phí và mục tiêu KTQT chi phí ...................... 6 1.3.2 Nội dung tổ chức KTQT chi phí ........................................................................ 6 1.3.2.1 Nhận diện và xác lập định mức chi phí .......................................................... 6 1.3.2.2 Dự toán chi phí .............................................................................................. 10 1.3.2.3 Đo lường kết quả chi phí- tính giá thành ..................................................... 12 1.3.2.4 Phân tích, đánh giá chênh lệch chi phí giữa thực tế với định mức .............. 15 1.3.2.5 Cung cấp thông tin chi phí phục vụ các quyết định kinh doanh .................. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN DẦU KHÍ VIỆT NAM .................. 19 2.1 Tổng quan về Công ty ........................................................................................ 19 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ................................................ 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng kinh doanh ......................................... 19 2.1.3 Đặc điểm sản phẩm, qui trình công nghệ sản xuất, quản lý, tài chính kế toán……………………………………………………………………………… 20 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm và qui trình công nghệ sản xuất ................................... 20 2.1.3.2 Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ........................................................ 21 2.1.3.3 Đặc điểm tài chính kế toan ........................................................................... 24 2.2 Nội dung kế toán quản trị chi phí tại công ty ..................................................... 27 2.2.1 Khái quát về tổ chức KTQT chi phí tại công ty và nhiệm vụ KTQT chi phí .. 27 2.2.2 Nội dung tổ chức KTQT chi phí tại công ty .................................................... 28 2.3 Đánh giá thực trạng KTQT chi phí tại công ty ................................................... 33 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN DẦU KHÍ VIỆT NAM .......... 35 3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí tại Công ty CP Sơn Dầu Khí Việt Nam ........................................................................................................... 35 3.1.1 Phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty ............................. 35 3.1.2 Đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp .. 35 3.1.3 Đáp ứng mục tiêu hiệu quả và tiết kiệm ......................................................... 35 3.2 Mục tiêu hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí tại Công ty CP Sơn Dầu Khí Việt Nam ........................................................................................................... 36 3.3 Những nội dung hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí tại Công ty CP Sơn Dầu Khí Việt Nam .................................................................................................... 37 3.3.1 Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí ............................................................ 37 3.3.2 Hoàn thiện dự toán chi phí .............................................................................. 38 3.3.3 Hoàn thiện hệ thống đo lường kết quả chi phí- tính giá thành ........................ 42 3.3.4 Hoàn thiện đo lường, đánh giá chênh lệch chi phí giữa thực tế với dự toán .. 50 3.3.5 Hoàn thiện thông tin chi phí cung cấp cho các quyết định kinh doanh .......... 52 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 60 PHỤ LỤC ................................................................................................................ 62 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KTQT Kế toán quản trị CP Cổ phần NCTT Nhân công trực tiếp TNHH Trách nhiệm hữu hạn NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ Kinh phí công đoàn MTV Một thành viên GĐ Gíam đốc KT Kế Toán SXC Sản xuất chung SX Sản xuất BH Bán hàng QLDN Quản lý doanh nghiệp BD Bình Dương GTGT Gía trị gia tăng TSCĐ Tài sản cố định LN Lợi nhuận SXKD Sản xuất kinh doanh DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất theo mối quan hệ với mức độ hoạt động ............................................................................................................. 52 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ qui trình sản xuất của công ty ....................................................... 21 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam ........... 22 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.................................................................. 24 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ ghi chép sổ sách kế toán Công ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam .………………………………………………………………………………25 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng ………………...……………………………………………………………………44 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo qui trình sản xuất.…………...……………………………………………………………………47 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng đặt ra cho các doanh nghiệp mua bán sơn cho ngành tàu biển Việt Nam nói chung và Công ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam nói riêng những thách thức to lớn. Mặc dù có thị trường khá rộng nhưng đây là một trong số những ngành có mức độ cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những đầu tư và phát triển mạnh mẽ để nâng cao năng lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp nước ngoài. Khả năng cạnh tranh của ngành phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như giá cả, chất lượng, đặc tính của sản phẩm sơn và các biện pháp marketing, các kênh phân phối trung gian. Chính vì vậy thông tin về chi phí trong các doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp các nhà quản trị kiểm soát chi phí để có ngân sách đầu tư cho hoạt động nghiên cứu, đa dạng hoá cơ cấu sản phẩm, lựa chọn các biện pháp marketing phù hợp và nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về chi phí trong các doanh nghiệp chính là hệ thống kế toán chi phí. Kế toán chi phí luôn luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, tuy nhiên tác dụng cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau sẽ khác nhau, tuỳ thuộc vào việc xây dựng và khai thác hệ thống kế toán chi phí đó. Các doanh nghiệp ở các nước phát triển trên thế giới đã xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí hiện đại, cung cấp thông tin hữu ích cho cho các nhà quản trị nội bộ để trợ giúp họ trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên, hệ thống kế toán chi phí trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay mới chỉ tập trung vào kế toán tài chính (để lập các báo cáo tài chính là chủ yếu). Hệ thống kế toán chi phí hướng vào việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá việc lập kế hoạch trong nội bộ doanh nghiệp còn rất hạn chế. Hệ thống kế toán chi phí hiện nay không thể cung cấp các thông tin phù hợp, kịp thời và tin cậy cho việc ra các quyết định kinh doanh của các nhà quản trị doanh nghiệp. Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả đã chọn 2 nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam ” cho luận văn thạc sỹ của mình với mong muốn góp phần vào việc quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam được ngày càng hiệu quả hơn. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: - Góp phần hệ thống hoá những lý luận cơ bản về hệ thống kế toán quản trị chi phí và ứng dụng trong các doanh nghiệp. - Khảo sát thực tế công tác kế toán quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam. Qua đó xác định những tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí, rút ra những nguyên nhân và các điều kiện cho phép áp dụng KTQT chi phí cho công ty. Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện một số nội dung về công tác kế toán quản trị chi phí phù hợp với đặc thù của Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: tập trung vào những vấn đề lý luận, thực trạng kế toán quản trị chi phí và các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu được tiến hành tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực tế về tình hình vận dụng kế toán quản trị tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam thông qua các báo cáo kết hợp với việc phỏng vấn cán bộ, nhân viên phụ trách kế toán của đơn vị. - Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến kế toán quản trị chi phí từ đó hệ thống hóa các vấn đề mang tính lý luận vận dụng vào thực tế của công ty. - Tổng hợp, phân tích và so sánh qua đó để đề xuất các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí. 5. Bố cục của luận văn: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong quản trị doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam 3 Chương 3: Gỉai pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí tại Công Ty Cổ Phần Sơn Dầu Khí Việt Nam. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong lĩnh vực kế toán thì KTQT chi phí là một công cụ quản lý không thể thiếu, hỗ trợ cho hệ thống quản trị, cho phép nhà quản lý xem xét toàn diện các vấn đề về hoạch định, kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. KTQT chi phí là nội dung có ý nghĩa quan trọng trong kiểm soát, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế hội nhập và có tính toàn cầu. Trên thực tế đã có nhiều công trình của các nhà khoa học quan tâm nghiên cứu như giáo trình “ Kế toán quản trị” của GS. TS Trương Bá Thanh ( 2008), TS Nguyễn Minh Tâm ( 2010)…. đã nghiên cứu bản chất, nội dung và vận dụng KTQT trong điều kiện ở Việt Nam. Các vấn đề về KTQT được đề cập là: Xây dựng định mức, dự toán chi phí của doanh nghiệp, tập hợp, hạch toán chi phí, tính giá thành theo nhiều phương pháp, phân tích biến động chi phí để tìm ra nguyên nhân chênh lệch nhằm cung cấp thông tin cho việc điều hành, quản trị doanh nghiệp, cung cấp các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định…. Nhiều tác giả vận dụng KTQT vào các doanh nghiệp Việt Nam với nhiều khía cạnh, góc độ khác như: + Phạm Thị Thủy (2007) với luận án “ Xây dựng mô hình Kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm Việt Nam”, tác giả đề tài này đã đưa ra những điểm chưa hợp lý và tổ chức mô hình KTQT phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm Việt Nam. + Nguyễn Thanh Trúc ( 2008) nghiên cứu về “Kế toán quản trị chi phí ở các công ty cà phê nhà nước trên địa bàn tỉnh Đak Lak”. + Đào Thị Minh Tâm (2009) nghiên cứu về “ Kế toán quản trị chi phí và ứng dụng của nó trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm chi phí và kế toán quản trị chi phí Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phát sinh các hao phí, như nguyên vật liệu, tài sản cố định, sức lao động…Biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí phát sinh nói trên gọi là chi phí, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân công… Nếu tiếp cận theo học thuyết giá trị, chi phí là biểu hiện bẳng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán đặt trọng tâm đáp ứng nhu cầu thông tin về các vấn đề quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Kế toán quản trị hướng thiết kế thông tin kế toán, soạn thảo các báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp cho các nhà quản trị dùng vào việc hoạch định, điều hành, kiểm tra và ra các quyết định kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý. 1.2 Vai trò của KTQT chi phí trong quản trị doanh nghiệp Sự tồn tại của hệ thống kế toán quản trị chi phí trong mỗi Công ty xuất phát từ nhu cầu thông tin của các nhà quản trị Công ty. Chính vì vậy, để có thể vận hành có hiệu quả kế toán quản trị chi phí trong Công ty các nhà quản trị cần phải có nhận thức đúng đắn về vai trò của hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp cho các nhà quản trị thông tin về chi phí để giúp họ thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp là lập kế hoạch, đo lường kết quả, kiểm tra đánh giá và ra quyết định. 5 Để thực hiện vai trò của mình, kế toán quản trị chi phí tiến hành lập dự toán chi phí để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng lập kế hoạch; phản ánh thông tin thực hiện để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng đo lường kết quả và xử lý thông tin thực hiện để từ đó các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Như vậy, kế toán quản trị chi phí đã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý cả trước, trong và sau quá trình kinh doanh. Kế toán quản trị chi phí tiến hành cụ thể hoá các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán kinh doanh. Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin về chi phí ước tính cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc các đối tượng khác theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ ra các quyết định quan trọng về đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu sản phẩm và phân bổ hợp lý các nguồn lực có hạn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh cung cấp thông tin về dự toán chi phí cho việc lập kế hoạch và ra quyết định của các nhà quản lý, kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp các thông tin để nhà quản lý kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo đánh giá, đặc biệt là giúp ích cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động. Việc cung cấp thông tin về chi phí của các hoạt động một cách chi tiết và thường xuyên sẽ giúp ích cho các nhà quản lý rất nhiều trong kiểm soát và hoàn thiện quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ vì những thông tin này giúp các nhà quản lý phát hiện các hoạt động tốn kém quá nhiều chi phí để loại bỏ hoạt động tốn kém chi phí đó hoặc có những cải tiến làm cho hoạt động đó có hiệu quả hơn, tốn kém chi phí ít hơn. Ngoài ra, các báo cáo hoạt động định kỳ so sánh kết quả thực tế với mục tiêu dự kiến về chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ được sử dụng để làm cơ sở cho việc đánh giá hoạt động quản lý và do đó cung cấp động lực để các nhà quản lý cố gắng thực hiện tốt công việc của mình. Kế toán quản trị chi phí còn cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản lý nhằm xây dựng các chiến lược cạnh tranh bằng cách thiết lập các báo cáo định kỳ và báo cáo đặc biệt. Các báo cáo định kỳ phản ánh về khả năng sinh lời của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, như các sản phẩm, dịch vụ, các thị trường tiêu thụ 6 nhằm bảo đảm doanh nghiệp chỉ tiến hành thực hiện các hoạt động mang lại lợi nhuận. Kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp các thông tin để phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp cũng như quyết định cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Các báo cáo đặc biệt giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, như phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, đàm phán các hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp và các khách hàng. Để thực hiện vai trò cung cấp thông tin của mình, kế toán quản trị chi phí cần được tổ chức hợp lý để thực hiện tốt các nội dung kế toán quản trị chi phí như lập dự toán chi phí, tổ chức thu thập thông tin thực hiện, kiểm soát quá trình thực hiện dự toán, phân tích thông tin chi phí để ra các quyết định kinh doanh. 1.3. Tổ chức kế toán quản trị chi phí 1.3.1. Khái quát về tổ chức KTQT chi phí và mục tiêu KTQT chi phí Tổ chức KTQT chi phí là sắp xếp nhân sự, quy trình thực hiện KTQT chi phí. Các cách thức tổ chức KTQT chi phí: + Tổ chức KTQT chi phí thành một bộ phận riêng. + Tổ chức KTQT chi phí thành bộ phận trực thuộc KTQT. Mục tiêu của KTQT chi phí là cung cấp thông tin chi phí để: + Xây dựng định mức + Hoạch định dự toán + Lượng hóa kết quả chi phí cho từng hoạt động + Đánh giá sai lệch mục tiêu + Đánh giá chọn phương án 1.3.2. Nội dung tổ chức KTQT chi phí 1.3.2. 1. Nhận diện và xác lập định mức chi phí Định mức có ý nghĩa quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một doanh nghiệp. Định mức ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị ngân sách. Định mức được áp dụng cho các chi phí liên quan đến sản xuất và ngoài sản xuất. Nếu không có định mức, các chi phí có thể vượt ra khỏi giới hạn và thời gian cần thiết cho phép (Walther, n.d.). Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí 7 được xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh. Xây dựng định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công phải có định mức số giờ công. Đồng thời, xây dựng định mức chi phí giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá. Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. Cuối cùng, gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. Định mức chi phí được xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản: định mức lượng và định mức giá. a. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu. Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá nguyên vật liệu, định mức chi phí NVL trực tiếp được tính theo công thức sau: Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng x Định mức về giá + Định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường. + Định mức giá nguyên vật liệu phản ánh giá của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm bao gồm: - Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) - Chi phí thu mua nguyên vật liệu Xây dựng định mức nguyên vật liệu trực tiếp có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm (Historical Data Analysis), áp dụng cho các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định. Để xây dựng định mức về lượng, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích từ đó xây dựng định mức về lượng. Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá. 8 b. Định mức chi phí nhân công trực tiếp Định mức chi phí nhân công trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Công thức tính: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá + Định mức giá: là lương trên một giờ lao động trực tiếp bao gồm mức lương căn bản và các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của lao động trực tiếp. Nhiều doanh nghiệp xây dựng định mức tiền lương trên một giờ lao động chung cho tất cả người lao động trong một bộ phận. Do đó, định mức giá của một giờ lao động trực tiếp được tính theo công thức sau: Định mức giá = (lương bình quân + các khoản phụ cấp bình quân + lương cấp bậc bình quân) / số giờ lao động trong tháng + Định mức lượng: là thời gian cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Để xác định thời gian cần thiết cho việc sản xuất một sản phẩm, người ta chia quá trình sản xuất thành các công đoạn, xác định thời gian định mức cho mỗi công đoạn và thời gian định mức cho việc sản xuất một sản phẩm được tính bằng tổng thời gian để thực hiện các công đoạn. Lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm = thời gian chuẩn bị + thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm + thời gian nghĩ ngơi và nhu cầu cá nhân + thời gian ngừng công nghệ. Định mức về lượng có thể được xác định bằng hai cách: - Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc. - Phương pháp bấm giờ c. Định mức chi phí sản xuất chung Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng theo biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung. 9  Biến phí sản xuất chung: Định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm. Định mức biến phí sản xuất chung cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh đơn giá biến phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng có thể là số giờ lao động trực tiếp, hoặc số giờ máy, số sản phẩm sản xuất,… được chọn làm căn cứ để phân bổ biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm Ta có công thức tính như sau: Định mức biến phí SXC = đơn giá phân bổ biến phí SXC x định mức lượng Trong đó: Biến phí SXC định mức Đơn giá biến phí = SXC phân bổ Số giờ máy sử dụng định mức Định mức lượng  Số giờ máy sử dụng ước tính = Số sản phẩm sản xuất ước tính Định mức định phí sản xuất chung: Trong khi biến phí sản xuất chung được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm thì định phí sản xuất chung được xây dựng cho một thời kỳ. Từ đó xác định định mức định phí sản xuất chung cho một sản phẩm thông qua tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung. Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung căn cứ vào dự toán định phí sản xuất chung hằng năm và tiêu thức phân bổ định phí sản xuất chung (số giờ máy, số giờ lao động trực tiếp,…) Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung được xác định như sau: Tỷ lệ phân bổ định phí SXC Định mức định phí SXC cho một sản phẩm = Dự toán định phí SXC Số giờ máy Định mức giờ máy (số giờ = lao động trực tiếp,…) sản xuất sản phẩm Tỷ lệ phân x bổ định phí SXC 10 1.3.2. 2. Dự toán chi phí Dự toán là một kế hoạch chi tiết được lập cho một kỳ hoạt động trong tương lai, biểu hiện dưới hình thức định lượng (số lượng và giá trị), chỉ ra việc huy động các nguồn lực và việc sử dụng chúng trong thời kỳ đó. Do đó, dự toán là một công cụ của nhà quản lý được sử dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hoạt động. Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Các số liệu điều tra cho thấy rằng hầu hết các tổ chức có qui mô vừa và lớn trên toàn thế giới đều lập dự toán (Horgren et al., 1999). Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.  Dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt Dự toán tĩnh là dự toán thể hiện tổng chi phí theo một mức độ hoạt động cụ thể. Việc so sánh kết quả thực tế với dự toán tĩnh chỉ cho ta biết kết quả chúng ta có đạt yêu cầu mong muốn hay không. Nhưng dự toán này không dùng để đo lường việc sử dụng chi phí ở mọi mức độ hoạt động. Vì vậy, cần phải có một dự toán về chi phí trong một phạm vi từ mức độ hoạt động tối thiểu đến mức độ hoạt động tối đa để với mức độ hoạt động thực tế nào ta đều có thể xác định dự toán tương ứng dùng để so sánh với thực tế khi phân tích. Những dự toán như vậy gọi là dự toán linh hoạt (a flexible budget). Sỡ dĩ dự toán có tên là dự toán linh hoạt vì dự toán thay đổi theo sự thay đổi của mức độ hoạt động. Dự toán linh hoạt là công cụ chủ yếu của các nhân viên kế toán quản trị kiểm soát chi phí sản xuất chung. Vào cuối kỳ, nhân viên kế toán quản trị so sánh chi phí sản xuất chung thực tế với chi phí sản xuất chung dự toán tại mức hoạt động thực tế tương ứng để phân tích biến động. a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán nguyên liệu trực tiếp được lập để chỉ ra nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Việc lập dự toán nguyên liệu nhằm mục đích đảm bảo đầy đủ nguyên liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu tồn kho nguyên liệu cuối kỳ. Một phần của nhu cầu nguyên liệu này đã được đáp ứng bởi nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, số còn lại phải được mua thêm trong kỳ. Để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trưc tiếp cần xác định: - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm.