Luận văn
Tổ chức công tác kế toán nguyên
vật liệu tại công ty TNHH Hoá
Bách Khoa
1
Lời mở ĐầU
Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt,
doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững và phát triển, cần phải tạo ra sản
phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với vai trò là nơi tạo ra sản phẩm
cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng
cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất.
Xuất phát từ yêu cầu và mục đích xuyên suốt quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh (SXKD) của các DN đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí có
hiệu quả nhất đó là tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu (NVL) vì chi phí NVL
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất.
Để đạt được điều đó, DN không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ
khâu thu mua, dữ trữ, xuất dùng NVL mà phải tổ chức công tác kế toán NVL
phù hợp sao cho vừa có thể quản lý tổng thể toàn bộ NVL, vừa có thể quản lý
cho từng thứ NVL cả về số lượng và giá trị để nắm bắt được tình hình biến
động của NVL, tránh được hiện tượng lãng phí NVL nhằm tiết kiệm chi phí,
hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho DN.
Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các
phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán và GVHD Tiến sỹ Trần văn
Dung; cùng sự nỗ lực của mình em đã mạnh giãn đi sâu vào nghiên cứu và lựa
chọn đề tài : “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH
Hoá Bách Khoa” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình.
Nội dung chuyên đề gồm ba chương:
Chương 1: Các vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Hoá Bách Khoa.
Chương 3: M ột số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa.
2
Chương 1
Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất.
1.1. Nhiễm vụ công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất.
Trong quá trình sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực
thể sản phẩm. Khi đi vào thực tế sản xuất thì nhân tố hàng đầu để cho ra sản
phẩm là nguyên vật liệu và từ đó dưới sự tác động của lao động sống và lao
động vật hoá chúng đã cho ra thành quả như chúng ta mong muốn.
Vật liệu là đối tượng lao động đã chịu sự tác động của lao động có ích
của con người. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu
không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nó được
chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất đinh doanh trong kỳ và tạo
nên chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm. Vì thế chỉ cần một biến động nhỏ của vật liệu
cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản
phẩm, doanh thu, lợi nhuận... ở trong các doanh nghiệp sản xuất, việc cung
cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản
xuất đinh doanh của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng trệ nếu thiếu vật liệu.
Nhưng khi nói đến nguyên vật liệu cung cấp đủ số lượng được coi là đủ mà
còn phải quan tâm đến chất lượng vật liệu. Vật liệu kém chất lượng không thể
làm nên một sản phẩm tốt. Do đó doanh nghiệp không những chỉ cần tuân
theo những biện pháp kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn hết sức
quan tâm đến chất lượng vật liệu. Đó là vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều cần
phải chú ý trong nền kinh tế thị trường.
Mặt khác nếu xét vấn đề vốn lưu động, vật liệu là thành phẩm quan
trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng
3
vốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó đồng nghĩa
với việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả.
Từ những đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng
đối với hoạt động sản xuất đinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tổ chức
tốt công tác hạch toán vật liệu để nhằm theo dõi tình hình dự trữ và sử dụng
vật liệu giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm một cách đúng đắn, từ đó
có quyết định có lợi cho việc sử dụng vốn lưu động.
Như vậy có thể khẳng định vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động
sản xuất đinh doanh, phải quản lý chặt chẽ vật liệu trên các mặt số lượng, chất
lượng, giá cả, chi phí mua. Muốn vậy các doanh nghiệp phải quan tâm đến
việc hạch toán vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần
thiết cho sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu
trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất.
1.1.2. Yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
Trong cơ chế thị trường có sự điều hành và quản lý vĩ mô của nhà nước
theo định hướng xã hội chủ nghĩa cùng với sự cạnh tranh gay gất của các đơn
vị sản xuất đinh doanh, vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng được yêu
cầu của sản xuất, nguồn vật liệu của các ngành khác cung cấp còn hạn chế,
vật liệu nhập ngoại ngày càng nhiều, do đó cũng gây khó khăn không ít cho
công việc sản xuất đinh doanh của các doanh nghiệp.
Mặt khác, trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát
triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá cho xã
hội. Việc sử dụng vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch ngày càng được
coi trọng, làm sao để một khối lượng vật liệu nhất định có thể sản xuất được
nhiều sản phẩm nhất thu được lợi nhuận cao nhất. Cho nên công tác quản lý
vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức đinh
doanh trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, nhằm với chí phí
vật tư ít nhất nhưng mang laik hiểu quả kinh tế cao nhất.
4
Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải quản lý tất cả các khâu từ
khâu thu mua, bảo quản, dữ trữ đến sử dụng. Trong quá trình thu mua phải
quản lý sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng đúng chủng loại, giá cả hợp
lý nhầm hạ thấp chi phí vật liệu đưa vào sản xuất góp phần hạ thất giá thành
sản phẩm.
Để quản lý tốt khâu bảo quản, quản lý đúng chế độ quy định, cần tổ
chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật
liệu, tránh hiện tượng thất thoát kém phẩm chất của vật liệu gây ảnh hưởng tới
chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
Ngoài ra, do vật liệu thường xuyên biến động, để quá trình sc được tiến hành
liên tục cần tiến hành tốt khâu giữ trữ. Phải xác định và phản ánh chính xác số
lượng vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức hoặc gián đoạn
ngừng trệ sản xuất.
Trong tổng chi phí sản xuất, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Vì thế,
khi sử dụng vật liệu, phải thực hiện theo đúng quy định mức tiêu hao, đúng
loại và thú vật liệu vào quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao
nhất hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lướng sản phẩm và hạ thấp chi
phí vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Hiện nay, trên thực tế chúng ta vẫn để thất thoát một khối lượng lớn vật
tư. Do đó phải cải tiến công tác quản lý vật tư cho phù hợp với tình hình thực
tế, coi đây là một trong những yêu cầu cấp thiết đưa công tác quản lý vật liệu
và nề nếp, triệt để chấp hành chủ trương tiết kiệm.
1.1.3. nhiệm vụ của kế toán vật liệu.
* Nhiệm vụ của kế toán vật liệu.
Để thực hiện được chức năng giám đốc là công cụ quản lý kinh tế xuất
phát từ vị trí vai trò yêu cầu quản lý vật liệu, kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
5
-Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế
toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu
về tình hình hiện có và có sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình
sản xuất đinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính toán giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu
mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất
đinh doanh.
Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức hạch toán vật liệu. Để các nhiệm
vụ trên được thực hiện đầy đủ cần phải có những điều kiện nhất định, các điều
kiện đó là:
- Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu,
phương tiện bảo quản và cân đo đong đếm cần thiết.
- Có nhân viên bảo vệ và thủ kho có nhiệm vụ thích hợp về bảo quản và
hạch toán ban đầu ở kho.
- Vật liệu trong kho sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc nhập, xuất và
kiểm kê
- Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu hao và định mức hao
hụt hợp lý.
- Mở sổ điểm danh vật liệu, sổ này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu giữa kho và
phòng kế toán khi cần thông tin về một loại vật liệu bất kỳ.
1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu.
1.2.1. Các cách phân loại vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ
khác nhau. Mỗi loại, mỗi thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng,
phương pháp bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau. Để có thể quản lý
chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế
6
toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trong việc phân loại
vật liệu có nhiều tiêu thức dùng làm căn cứ cho việc phân loại.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản
xuất đinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vật liệu được chia
thành:
+ Nguyên vật liệu chính ( gồm cả bán thành phẩm mua ngoài).
Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu để tạo thành thực thể của
sản phẩm. Nó chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy, tuỳ
thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau thì vật liệu chính cũng khác nhau
như: sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản,
bông trong các doanh nghiệp dệt may...
Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích trực tiếp đưa và quá
trình sản xuất để tạo ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các
doanh nghiệp dệt cũng được xem là nguyên vật liệu chính.
+ Nguyên vật liệu phụ.
Vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm,
nó có thể làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc chất lượng sản
phẩm của doanh nghiệp sản xuất.
+ Nhiên liệu.
Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất. Đối với doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các loại ở thể khí,
lỏng rắn như: xăng, dầu, than, khí đốt... dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất
sản phẩm và quá trình thực hiện các phương tiện vẫn tải, máy móc thiết bị.
+ Phụ tùng thay thế.
Là những loại phụ tùng, chi tiết dự trữ để thay thế những bộ phận máy
móc thiết bị sản xuất hay phương tiện vẫn chuyển bị hư hỏng trong quá trình
sử dụng vào hoạt động sản xuất đinh doanh.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản.
7
Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng trong xây dựng cơ
bản bao gồm: thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu
đặt vào công trình.
+ Vật liệu khác ( phế liệu)
Là những loại nguyên vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hay
thu hồi được trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết vật liệu của từng
doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên lại được chia ra thành từng
nhóm, thứ vật liệu một cách chi tiết hơn.
- Căn cứ vào mục đích và công dụng của vật liệu, vật liệu được chia thành
+ Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm.
+ Vật liệu dùng cho nhu cầu khác, bao gồm: vật liệu phục vụ cho quản
lý phân xưởng, bán hành, quản lý doanh nghiệp ...
- Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu được chia thành:
+ Vật liệu nhập do mua ngoài.
+ Vật liệu nhập tự do gia công chế biến.
+ Vật liệu nhập do góp vốn liên doanh.
1.2.2. Đánh giá vật liệu.
- Đánh giá vật liệu là dùng thước đo giá trị để biểu hiện trị giá của vật
liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Về nguyên tắc vật liệu là tài sản dự trự sản xuất thuộc tài sản lưu động nên nó
cần phải được đánh giá theo giá vốn thực tế. Song đặc điểm của vật liệu là có
nhiều loại, nhiều thứ mà nó lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt
động sản xuất đinh doanh. Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu của công tác kế
toán vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động nên trong công tác kế
toán vật liệu còn có thể đánh giá theo hạch toán của vật liệu.
1.2.2.1. Đánh giá giá trị vốn vật liệu theo giá thực tế.
a. Trị giá vốn vật liệu nhập kho:
8
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài:
Giá thực
Chi phí mua( chi phí
Thuế phí không được
tế vật liệu = Giá trị mua + vận chuyển, bốc dỡ, + hoàn lại( thuế GTGT,
nhập kho
chi phí bộ phận thu
thuế nhập khẩu không
mua độc lập)
được khấu trừ)
Trong đó: Trị giá được phân biệt hai trường hợp:
+ Nếu vật liệu mua về sản xuất hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ: Giá mua chỉ tính bản thân giá trị vật liệu( không
bao gồm thuế).
+ Nếu vật liệu mua về sản xuất đinh doanh mặt hàng không thuộc đối
tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đối tượng chịu thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua là tổng giá thanh toán( bao gồm
cả thuế).
- Đối với vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến:
Giá trị
Giá trị thực tế
Chi phí gia
Chi phí vận chuyển,
thực tế = của vật liệu xuất + công phải trả + bốc dỡ trước và sau
vật liệu
kho do thuê gia
cho người nhận
khi thuê gia công
nhập kho
công
gia công
( nếu có)
- Đối với vật liệu nhập kho do tự gia công:
Giá thực
tế vật liệu
nhập kho
=
Giá trị thực
tế của vật
liệu xuất kho
Chi phí gia công( chi
phí nhiên vật liệu, chi
phí nhân công)
+
- Đối với vật liệu nhập kho do nhận vốn liên doanh:
Giá thực
tế vật liệu
nhập kho
=
Giá trị vốn do
hội đồng liên
doanh xác định
9
+
Chi phí vận
chuyển bốc
dỡ nếu có
- Đối với vật liệu nhập kho được cấp, biếu tặng:
Giá thực
tế vật liệu
nhập kho
=
Giá trị ghi
trong biên bản
cấp, biếu, tặng
+
Chi phí vận
chuyển bốc
dỡ nếu có
- Đối với phế liệu nhập kho thì giá trị thực tế nhập kho tính theo giá
ước tính.
10
b. Trị giá vốn vật liệu xuất kho.
Nguyên tắc:
Trị giá vốn vật
khối lượng
Đơn giá
Liệu xuất kho
xuất kho
- Phương pháp tính theo đơn giá bình quan già quyền:
Trị giá vốn vật
khối lượng( số lượng
Liệu xuất kho
vật liệu xuất kho)
`
Đơn giá bình quân
Trong đó:
Giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Giá trị thực tế vật
liệu nhập trong kỳ
Số lượng( chất lượng)
vật liệu tồn đầu kỳ
Số lượng( chất lượng)
vật liêu nhập kho trong kỳ
Đơn giá
bình quân
Có hai phương pháp tính:
+ Phương pháp bình quân gia quyền trong cả chu kỳ: tính bình quân
giữa tồn đầu kỳ với tổng nhập trong kỳ nên tổng hợp chỉ có một đơn giá bình
quân.
+ Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn( phương pháp bình quân
gia quyền di động). Đơn giá bình quân tính ngay tại mỗi thời điểm xuất kho
trong kỳ.
- Phương pháp nhập xuất trước:
Giả định: Các vật liệu được nhập kho trước khi xuất thì xuất kho trước
và vật liệu tồn kho cuối kỳ là những vật liệu nhập vào sau cùng.
Giá vốn vật
Khối lượng(số lượng) vật liệu
11
Đơn giá thuộc từng
liệu xuất kho
xuất kho theo từng lần nhập
lần nhập vào kho
- Phương pháp nhập sau xuất trước
Giả định: Các vật liệu được nhập kho sau khi xuất kho trước và vật liệu
tồn kho cuối kỳ thuộc những vật liệu nhập vào kho đầu tiên.
Giá vốn vật
liệu xuất kho
Khối lượng(số lượng) vật liệu
Đơn giá thuộc từng
xuất kho theo từng lần nhập
lần nhập vào kho
- Phương pháp đính danh.
Vật liệu nhập vào theo giá nào thì xuất ra theo đúng giá đó và không
những thế còn phải khớp về mặt hiện vật. Phương pháp này thường áp dụng
đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc biệt.
1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo hạch toán
Giá hạch toán vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh
nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán vật liệu có thể là
giá trị mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của
vật liệu đã được xây dựng. Việc sử dụng giá hạch toán nhằm mục đích đơn
giản hoặc công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày.
Trong trường hợp này, cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của
vật liệu nhập – xuất tồn thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác
trung thực giá trị của vật liệu nhập – xuất tồn kho phục vụ kế toán tổng hợp
và kế toán tập hợp chi phí sản xuất đinh doanh phục vụ công tác quản lý vật
liệu theo đúng giá trị thực tế của nó.
Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế được thực hiện trên
bảng tính giá thực tế giá vật liệu công cụ, dụng cụ và được tiến hành như sau:
- Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu tồn kho đầu
tháng và nhập trong tháng.
- Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu:
Trị giá thực tế của vật liệu
tồn kho đầu tháng
12
Trị giá vốn thực tế của
vật liệu nhập trong tháng
Hệ số giá
vật liệu
Trị giá hạch toán của vật
Trị giá hạch toán của vật
liệu tồn kho đầu tháng
liệu nhập trong tháng
- Tổng hợp giá trị hạch toán của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng
cho từng bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại
- Tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng chong
từng bổ phận trong doanh nghiệp.
Giá trị vốn thực tế vật
Giá trị hạch toán của vật
=
Liệu dùng trong tháng
x
Hệ số giá
liệu xuất dùng trong tháng
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu vào trình độ quản lý của doanh
nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả
vật liệu.
Tổ chức kế toán vật liệu theo giá hạch toán có tác dụng làm cho việc
tính toán thêm đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày,
tăng cường chức năng của kế toán, đối chiếu giữ sổ kế toán tổng hợp và kế
toán chi tiết được dễ dàng, thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán nội bộ.
Tóm lại, mỗi phương pháp tính gía vật liệu nhập – xuất kho nêu trên
đều có nội dung, ưu nhược điêm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất
định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đạc điểm hoạt động sản xuất, khả năng
trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương
pháp tính toán đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.
1.3. Kế toán chi tiết vật liệu.
1.3.1. Chứng từ sử dụng.
Mọi hiện tượng xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất đinh doanh
của doanh nghiệp liên quan đến việc xuất – nhập vật liệu đều phải được lập
chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi
chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành, những chứng từ này là
13
cơ sở ghi chép trên thẻ tho và trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình
biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu thực hiện quản lý có hiệu quả,
phục vụ đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất đinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo
QĐ1141/TC/QĐ/CĐKế TOáN ngày 01/11/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính
và các văn bản khác thì chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho( mẫu 01 - VậT Tư)
- Phiếu xuất kho( mẫu 02 – VậT Tư)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VậT Tư)
- Bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – VậT Tư)
- Hoá đơn bán hàng ( mẫu 02 GTKT – 2LN)
- Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 – BH)
- Hoá đơn GTGT ( mẫu 01 – GTK T – 2LN
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo
quy định của nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các
chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 –
VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT), phiếu báo vật tư còn lại
cuối kỳ ( mẫu 07 – VT) ... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt
động, thành phần kinh tế khác nhau.
Việc lập các chứng từ kế toán về xuất nhập vật liệu phải được kịp thời,
đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Những
người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác về số
liệu của các nghiệp vụ kinh tế.
Tất cả các chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển
theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản
ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời của các cá nhân bộ phận có liên quan.
1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu.
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán vật liệu áp dụng trong doanh
nghiệp, kế toán vật liệu có thể sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau:
14
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Ngoài ra các sổ kế toán chi tiết nêu trên có thể sử dụng các bảng kê
nhập – xuất – tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn
giản và kịp thời.
1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.
1.3.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song.
* Nội dung:
- ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp
lỳ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào
chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ
kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng tưf nhập – xuất đã phân loại theo từng
thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép
tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số
lượng và giá trị.
Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán
kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập
xuất kho để ghi vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ
được ghi chép trên một dòng.
Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu:
+ Đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.
+ Đối chiếu giữa số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn
với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
15
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
16
Sơ đồ 1
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
Sổ (thẻ) kế
toán chi
Bảng kê tổng
hợp nhập - xuất
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
* ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng.
- ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp
về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng
loại vật tư, hàng hoá, việc nhập – xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt
trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp
dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra
thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng
rộng rải.
17
1.3.3.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
* Nội dung:
- ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương
pháp ghi thẻ song song.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi
chép cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ
đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi
thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra
và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ
vật tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có
thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”.
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi
vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.
Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song
song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng)
18
Sơ đồ 2
Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
Thẻ kho
Chứng từ
xuất
Chứng từ
nhập
Sổ chuyển
đổi luân
Bảng kê tổng
hợp nhập - xuất
Bảng kê
nhập
Bảng kê
xuất
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
* ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng.
- ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi
một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Phương pháp này ghi sổ vẫn còn trùng lặp giữa kho và
phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và
phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của
kế toán.
19
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật tư,
hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập,xuất hàng
ngày. Phương pháp này thường ít sử dụng trong thực tế.
Biểu 1: Sổ đối chiếu luân chuyển.
Danh
Dư
Luân chuyển
điểm
đầu
trong tháng 01
Tên vật ĐVậT tháng
hàng tư Tư
01
hàng
Nhập Xuất
SL
ST
hoá
SL ST SL ST
Dư
đầu
tháng
02
Luân chuyển
trong tháng 02
... Dư
... 31/12
...
Nhập
...
Xuất
SL ST SL ST SL ST
SL ST
...
1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ số dư.
* Nội dung:
- Thủ kho vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp
trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho cần ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối
tháng của từng thứ vật tư, hàng hóa cột số lượng.
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ
số dư”, vật tư hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại có
dòng cột nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, “sổ số dư” được chuyển cho thủ
kho để ghi chép.
- Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên
“thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế
toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng
từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để
ghi chép vào cột “số tiền” trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được
ghi vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá.
20
- Xem thêm -