Tài liệu Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh công ty tnhh thương mại dịch vụ huy nguyên

Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường đã mở ra một môi trường thông thoáng cho các doanh nghiệp và cũng chính cơ chế thị trường cạnh tranh này đòi hỏi các doanh nghiệp phải hoạt động một cách có hiệu quả, không ngừng nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường để tránh rơi vào tình trạng làm ăn thua lỗ. Để đạt được mục tiêu trên các nhà quản lý phải sử dụng các công cụ quản lý khác nhau. Trong doanh nghiệp, kế toán là một công cụ quản có vai trò đặc biệt quan trọng. Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở giúp nhà quản lý biết được tình hình thực hiện và sự biến động của thị trường từ đó giúp nhà quản lý điều hành, đánh giá, phân tích… tình hình hoạt động của công ty và đưa ra các biện pháp, quyết định phù hợp với đường lối chính sách của công ty. Tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ là một mối quan hệ hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Thực tiễn cho thấy thích ứng với mỗi cơ chế quản lý thì công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện bằng các hình thức khác nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếu bằng mệnh lệnh, trong nền kinh tế này thì ba vấn đề trung tâm: Sản xuất cái gì ? Bằng cách nào? Cho ai ? đều do Nhà nước quyết định thì công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước. Nhưng trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trung tâm vì nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Đó cũng là mục tiêu phấn đấu của mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có vai trò quan trọng trong mục tiêu nói trên. Tổ chức Hoàng thị quỳnh 1 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp tốt công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sẽ giúp cho nhà quản lý xác định rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình… Với ý nghĩa đó, coi trọng cải tiến nâng cao và hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở các doanh nghiệp thương mại là một vấn đề hết sức cần thiết, khách quan. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kết hợp với việc tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên, trên cơ sở những kiến thức đã học và tích lũy trong nhà trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Đỗ Thị Hiên và các anh chị phòng kế toán của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Huy Nguyên, em đã chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: " TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN " làm chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Mục đích của đề tài này là: Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn để có thêm sự hiểu biết, thông qua sự so sánh lý luận và thực tiễn để đánh giá những mặt đã làm được và những mặt còn hạn chế. Từ đó, đưa ra những phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh tế, phục vụ cho quản lý doanh nghiệp được tốt hơn. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận báo cáo này gồm 3 phần chính: Phần I: Đặc điểm tình hình chung của chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Phần II: Nghiệp vụ chuyên môn. Phần III: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Trong quá trình thực tập mặc dù đã có sự cố gắng lỗ lực nhưng do thời gian ngắn, kinh nghiệm nghiên cứu thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo này khó tránh khỏi Hoàng thị quỳnh 2 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp những thiếu sót. Rất mong thầy cô giáo, các cán bộ lãnh đạo, các anh chị kế toán ở công ty thông cảm và góp ý kiến chỉ bảo để bài báo cáo này được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN. 1. Sự ra đời và phát triển của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Huy Nguyên. Đất nước ta trong quá trình hội nhập và phát triển đã và đang có những thay đổi rõ rệt. Đặc biệt là những năm gần đây Chính phủ khuyến khích đầu tư, phát triển nền kinh tế nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Nước ta từ một nước có nền nông nghiệp lạc hậu và nền công nghiệp trì trệ, tới nay đã trở thành một nước có kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản cao, có nhiều khu công nghiệp, khu chế xuất ... được xây dựng tạo công ăn việc làm cho hàng triệu lao động trên toàn quốc. Bên cạnh sự phát triển đó thì nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng được nâng cao, sự phát triển của công nghệ nhằm thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng được quan tâm. Công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên được thành lập từ năm 1998, Hoàng thị quỳnh 3 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp tiền thân từ công ty VISACORP. Huy Nguyên là nhà quản lý thương hiệu hàng đầu thế giới tại Việt Nam: Mimosa Fax Paper, Sakura Fax Paper, Tipco New Print Paper trong lĩnh vực thiết bị vệ sinh, thiết bị phòng tắm, bình nước nóng… Sản phẩm trong lĩnh vực này đã trở thành sự lựa chọn tất yếu của đại đa số khách hàng. Đứng về phía quy mô toàn công ty thì địa bàn kinh doanh của công ty trải dài khắp cả nước với mạng lưới lên đến 6250 đại lý. Hiện tại ngoài trụ sở chính đặt tại 236/4A Nguyễn Thái Bình - Phường 12 - Quận Tân Bình - TP. Hồ Chí Minh thì công ty còn có chi nhánh tại: Miền Bắc: Số 1B Bíc Câu - Phường. Quốc Tử Giám - Quận. Đống Đa - TP.Hà Nội Miền Trung: 63 Nguyễn Thị Minh Khai - Q. Hải Châu - TP.Đà Nẵng. Với quy mô của một chuyên đề thực tập và thời gian thực tập tại chi nhánh miền bắc của tổng công ty Huy Nguyên, em chỉ thực hiện viết báo cáo về hoạt động công ty tại chi nhánh Miền Bắc. Chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên được thành lập 2005, được sự ủy quyền của tổng công ty Huy Nguyên theo quyết định số 132/2005 QĐ - HN, do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0112029251. Địa chỉ: 1B Bích Câu - Phường Quốc Tử Giám - Quận Đống Đa - TP.Hà Nội Điện thoại: 0432.119.257 Fax: 0437.325.180 Mã số thuế: 0301479555-001 Website: www.sumikuravietnam.vn Lĩnh vực kinh doanh: chuyên phân phối các sản phẩm máy điều hòa không khí mang thương hiệu SUMIKURA Đại diện: Ông Đinh Ngọc Mạnh Hoàng thị quỳnh Chức vụ: Giám Đốc công ty 4 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vốn điều lệ: 5.800.000.000đ ( Bằng chữ: Năm tỷ tám đồng chẵn ) Bằng uy tín của nhà quản lý và phát triển thương hiệu hàng đầu ở Việt Nam. Công ty đã trở thành nhà quản lý và phân phối các sản phẩm điều hòa không khí dân dụng - công nghiệp mang thương hiệu SUMIKURA tại thị trường VIệt Nam, sản xuất tại Malaysia, nhập khẩu nguyên chiếc. Trong xu thế phát triển nền kinh tế tập trung vào các khu công nghiệp, mở rộng các thành phần kinh tế, tự do buôn bán kinh doanh dưới khuôn khổ của pháp luật Việt Nam. Công ty đã khẳng định với đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi, tận tâm, hoạt động theo một khối thống nhất mang tính chất khoa học và sự hợp tác hiệu quả của các đối tác đã góp phần không nhỏ giúp công ty vượt qua những khó khăn trên bước đường phát triển, tạo nên thành công của Huy Nguyên trong suốt thời gian đầu thành lập. 2. Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Cũng như hầu hết các doanh nghiệp thương mại khác, chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên cũng có chức năng nhiệm vụ sau: a) Chức năng: - Chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên là công ty thương mại nên chức năng chính là nhập và phân phối các sản phẩm về điều hòa không khí SUMIKURA. - Thông qua hoạt động bán hàng, khai thác và sử dụng nguồn lực như vốn, nhân lực để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. - Có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên nâng cao về trình độ quản lý, bảo dưỡng lắp đặt thiết bị, tạo niềm tin cho khách hàng, góp phần xây dựng và phát triển kinh tế đất nước. b) Nhiệm vụ: Hoàng thị quỳnh 5 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Thiết lập mạng lưới bán hàng, hệ thống các đại lý để có thể đưa các sản phẩm của công ty có mặt trên khắp mọi miền của đất nước. - Tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên có việc làm thường xuyên và có mức thu nhập ổn định, cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. - Thực hiện đầy đủ các chính sách đối với nhà nước cũng như với mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty. 3. Một số kết quả đạt được của chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Trong hai năm 2009 và 2010, chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên hoạt động đã đạt được một số thành quả. Được thể hiện qua bảng số liệu sau: Biểu số 01: Kết quả đạt được ĐVT: 1000đ STT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 I II Doanh thu Chi phí 87.750.000 72.570.000 97.480.000 82.670.000 III IV V LN trước thuế Thuế TNDN LN sau thuế 13.180.000 3.295.000 9.885.000 14.810.000 3.702.500 11.107.500 Hoàng thị quỳnh 6 So Sánh Tuyệt đối Tương đối 11.730.000 13,68% 10.100.000 13,92% 1.630.000 407.500 1.222.500 12,37% 12,37% 12,37% Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán VI VII Lao động Lương Bquân Nhận xét: Báo cáo thực tập tốt nghiệp 28 2.150 34 2.250 6 100 21,43% 4,65% Để đạt được những kết quả như trên công ty đã phải trải qua rất nhiều những khó khăn, thuận lợi như sau: * Khó khăn: - Do ảnh hưởng của các điều kiện bên ngoài như về thời tiết khí hậu của miền bắc làm cho quá trình tiêu thụ hàng hóa của công ty gặp rất nhiều khó khăn - Vì chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên mới được đưa ra thị trường ngoài Miền Bắc nên sản phẩm của công ty chưa được biết đến rộng rãi, công ty gặp phải sự cạnh tranh của các công ty có cùng sản phẩm. * Thuận lợi: - Sản phẩm của công ty được sản xuất trên dây truyền tiên tiến hiện đại của Malaysia, đã đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. - Công ty được đặt ngay tại phường Quốc Tử Giám - quận Đống Đa - thành phố Hà Nội, địa điểm là khu trung tâm thành phố một trong những nơi mua bán lớn nhất tại thị trường miền bắc nên việc mua hàng hóa và vận chuyển sản phẩm đi bán được dễ dàng hơn. Qua bảng số liệu đã được trình bày ở trên ta thấy mặc dù còn gặp rất nhiều những khó khăn, song công ty đã và đang khắc phục để phát triển đi lên. - Doanh thu hàng năm tăng lên rõ rệt. Doanh thu năm 2010 tăng 11.730.000 đồng tương ứng tỷ lệ 13,68% so với năm 2009. - Chi phí trong công ty năm 2010 tăng 10.100.000 đồng tương ứng 13,92% so với năm 2009. Chi phí tăng do ảnh hưởng của các nhân tố như chi phí bảo hành, chi Hoàng thị quỳnh 7 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp phí vận chuyển tăng. Doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để điều chỉnh cho phù hợp. - Doanh thu tăng thì lợi nhuận trước thuế của công ty tăng. Lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 1.630.000 đồng tương ứng 12,37% so với năm 2009. - Thuế TNDN: Hàng năm công ty phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp là 25% trên tổng số lợi nhuận trước thuế. Năm 2010 số thuế TNND phải nộp tăng 407.500 đồng tương ứng 12,37% so với năm 2009. - Số lượng lao động năm 2010 tăng lên 6 người so với năm 2009 tương ứng với tỷ lệ 21,43%. - Lương bình quân của công nhân viên năm 2009 là 2.150.000 (đ/ng/tháng) nhưng đến năm 2010 đã tăng lên 2.250.000 (đ/ng/tháng). Điều này cho thấy mức sống của công nhân viên đã được nâng lên, giúp cho người lao động yên tâm hơn. II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN. 1. Tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình thì việc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý cũng như phân công nhiệm vụ của các bộ phận luôn được công ty quan tâm xây dựng và đổi mới sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của công ty nhằm khai thác mọi hiệu quả tiềm năng và thế mạnh. Giám đốc chi nhánh là người lãnh đạo cao nhất và quản lý mọi hoạt động của chi nhánh, chịu trách nhiệm trước pháp luật và nhà nước. Trong chi nhánh công ty mọi quyết định đều do giám đốc quyết định, không có sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Hiện nay công ty đã chọn mô hình tổ chức quản lý bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng Hoàng thị quỳnh 8 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Biểu số 02: Bộ máy quản lý chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐẠI LÝ ĐIỆN LẠNH TÂN THANH PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP ĐẠI LÝ ĐIỆN LẠNH CAO THƯỢNG ĐẠI LÝ ĐIỆN LẠNH APPOLLO BẮC NINH KHO HÀNG ĐẠI LÝ TRƯỜNG ĐÀI PHÚ THỌ ĐẠI LÝ HÙNG TƯƠI YÊN BÁI Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: +) Giám đốc: là người đứng đầu công ty điều hành mọi hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Đưa ra phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty như bổ nhiệm, miễn Hoàng thị quỳnh 9 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước và quy định của công ty. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. +) Phó giám đốc công ty: Lập báo các kế hoạc kinh doanh, dịch vụ và huy động vốn của công ty cũng như các phương án thực hiện đi kèm để trình ban giám đốc. thay mặt giám đốc giải quyết một số công việc do giám đốc phụ trách khi giám đốc không có điều kiện trực tiếp giải quyết kịp thời và báo cáo lại với giám đốc. Chịu trách nhiệm điều hành quản lý, đôn đốc các phòng ban. +) Phòng hành chính: Tham mưu cho ban giám đốc trong công tác như xây dựng các chính sách để duy trì ổn định và phát triển chất lượng nguồn nhân sự của công ty; lập kế hoạch tuyển dụng đào tạo phát triển nguồn nhân lực định kỳ hàng năm; hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu lối giữa ban giám đốc ngoài ra còn đôn đốc theo dõi các nghị quyết của ban giám đốc và quy định của công ty; xây dựng quy định biện pháp kiểm soát hiệu quả các công việc của công tác hành chính - quản trị. +) Phòng tài chính - kế toán: Tham mưu cho ban giám đốc chỉ đạo quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ chính sách đối với người lao động trong công ty kểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và báo cáo giải trình các vấn đề tài chính cho giám đốc theo định kỳ hàng tháng, hàng năm. Thực hiện cân đối thu chi của công ty và đề xuất các biện pháp tài chính, kế hoạch tài chính của công ty trước giám đốc. Lập báo cáo để trình lên cơ quan cấp trên. Bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toản +) Phòng kinh doanh tổng hợp: Chịu trách nhiệm thực hiện các phương án kinh doanh của công ty trên cơ sở những chiến lược kinh doanh do giám đốc công ty thông qua. Tham mưu cho giám đốc về công tác tiếp thị thị trường, các chính sách đầu tư, Hoàng thị quỳnh 10 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường theo định hướng của nhà nước và định hướng hoạt động của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ chăm sóc hệ thống đại lý, thông báo đến văn phòng các biến động của thị trường. +) Bộ phận kho hàng: Chịu trách nhiệm quản lý về mặt hiện vật của hàng hóa, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa. Theo dõi tình hình hàng hóa tập hợp các đơn đặt hàng của các đại lý thông báo cho bộ phận văn phòng để hàng hóa được thông suốt. +) Các đại lý phân phối có nhiệm vụ giới thiệu và bán đúng các sản phẩm mà công ty giao cho đến tay người tiêu, tổ chức bán hàng, bảo quản hàng hoá, bảo hành, sửa chữa, khuyến mãi … theo tiêu chuẩn của công ty định thống nhất cho các đại lý. 2. Tổ chức kinh doanh tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Hoạt động của công ty chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đưa các sản phẩm của công ty vào thị trường thông qua sự maketting của nhân viên kinh doanh và nhân viên văn phòng có nhiệm vụ phát triển thị trường và triển khai đưa các sản phẩm của công ra toàn thị trương miền bắc. Thông qua các đơn đặt hàng, các đại lý phân phối, các cửa hàng, dự án, khách hàng có ký hợp đồng kinh tế…. Biểu số 03: Quy trình hoạt động kinh doanh. KHÁCH HÀNG (có nhu cầu) Mua hàng từ tổng công ty Hoàng thị quỳnh PHÒNG KIỂM ĐỊNH 11 GIÁM ĐỐC KT BÁN HÀNG (duyệt) (kiểm tra) NHẬP KHO THỦ KHO hàng hóa (xuất hàng) Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp LÁI XE (giao hàng) Giải thích sơ đồ: +) Phòng kiểm định: Thực hiện việc giám định kiểm tra sự đồng bộ của thiết bị; kiểm tra tem, nhãn, mác thiết bị ; kiểm tra chất lượng thiết bị so sánh với tờ khai đã nêu. Sau đó lập giấy kết quả kiểm tra để trình nên ban giám đốc đồng thời nhập kho hàng hóa. Sau khi nhập hàng hóa thủ kho kiểm tra đủ số lượng nhập và báo cáo nên phòng kế toán vào sổ. +) Khách hàng ( đại lý, cửa hàng, công trình, dự án …): Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng giao tại kho hoặc tại địa chỉ khách hàng yêu cầu thì nhất thiết phải có đơn dặt hàng và gửi về công ty qua điện thoại, fax hoặc nhân viên kinh doanh quản lý. +) Kế toán bán hàng: Kết hợp với khách hàng kiểm tra lại đơn đặt hàng, xác định số lượng, chủng loại, địa điểm thời gian giao hàng, thông tin người nhận. Kiểm tra và hoàn thành thủ tục xuất hàng. +) Giám đốc: Xem xét các đơn đặt hàng, ký duyệt đơn hàng. Đối với những đơn hàng không nằm trong chính sách được bán hàng phải báo cáo với lãnh đạo công ty để xin ý chỉ đạo giải quyết đơn hàng. +) Thủ kho: Sau khi nhận được đơn điều hàng của kế toán bán hàng phải kiểm tra tính hợp lý của hàng hóa và địa chỉ giao hàng, viết biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra nếu thấy thời gian giao hàng không đảm bảo thì phải báo ngay cho kế toán bán hàng để cùng nhau tìm hướng giải quyết. Hướng dẫn lái xe đi giao hàng. Hoàng thị quỳnh 12 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp +) Lái xe: Tiếp nhận biên bản giao nhận, kiểm tra số lượng hàng trên chứng từ và thực tế trên xe. Kiểm tra lại địa chỉ giao hàng và người nhận hàng, sau khi giao hàng để khách hàng ký ghi rõ họ tên và đóng dấu ( nếu có) trên biên bản giao nhận hàng hóa. Nộp lại biên bản hàng hóa cho thủ kho ngay sau khi về kho để tiếp tục vận chuyển tiếp theo. III. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN. 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán tổng hợp, ở bộ phận kho không có bộ phận kế toán kho… Việc tổ chức hình thức kế toán theo kiểu tập trung đã tạo điều kiện cho công ty trong việc kiểm tra, chỉ đạo, giám sát ngiệp vụ, đảm bảo sự tập trung thống nhất của phụ trách kế toán cũng như sự chỉ đạo kịp thời của giám đốc đối với toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Biểu số 04: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN BÁN HÀNG Hoàng thị quỳnh THỦ KHO KẾ TOÁN THUẾ 13 KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giải thích sơ đồ: +) Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện, và tổng hợp số liệu lập các báo cáo tổng hợp trình các cơ quan quản lý cấp trên khi có yêu cầu. Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và các cơ quan có thẩm quyền về những số liệu mà kế toán cung cấp. Có trách nhiệm kiểm tra kiểm soát việc chấp hành bảo vệ tài sản tiền vốn của công ty; chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động tiền lương tiền thưởng các khoản phụ cấp đối với người lao động; theo giõi tình hình tăng giảm TSCĐ; việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, tiền vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế; giải quyết sử lý các khoản thiếu hụt các khoản nợ không đòi được và các khoản thiếu hụt khác. +) Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quản thuế khi có phát sinh; kiểm tra đối chiếu hóa đơn thuế GTGT với bảng kê đầu vào, đầu ra của từng cơ sở; Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào của công ty theo tỷ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ; theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của công ty; kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo nên cục thuế; lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn GTGT theo thời gian và thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng; cập nhật kịp thời các thông tin về luật thuế soạn thông báo các nghiệp vụ quy định của luật thuế có liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty để cơ sở biết thực hiện; lập kế hoạch thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, nộp cho ngân sách. +) Kế toán bán hàng: Ghi chép tất cả những nghiệp vụ lên quan đến hóa đơn bán hàng: ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hoá, Hoàng thị quỳnh 14 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp xuất bán, ... Định kỳ làm báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, cung cấp giá vốn hàng đã tiêu thụ cho bộ phận bán hàng. +) Thủ kho: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu theo dõi tình hình bán hàng của công ty, chịu trách nhiệm về số lượng hàng bán, hợp đồng, hóa đơn bán hàng, theo dõi toàn bộ hàng nhập - xuất - tồn, lưu lại phiếu nhập kho, xuất kho, hàng tháng lên báo cáo tồn kho, phân loại hàng ứ đọng. Thực hiện kiểm kê và lập báo cáo kiểm kê theo quy định của nhà nước. +) Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp các khoản vay nợ của công ty, lên kế hoạch trả nợ và thu hồi nợ của công ty. Ngoài ra kế toán công nợ còn phải tính lương cho lao động trong công ty, theo dõi tình hình thanh toán cho công nhân viên chức. +) Thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định cua lãnh đạo và thu tiền vốn vay của các đơn vị, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời dầy đủ chính sách tình hình tăng giảm và sổ tiền còn tồn tại quỹ. Cung cấp thông tin chính xác cho kế toán trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm soát điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đó đưa ra quyết định thích hợp cho hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của công ty. 2. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. a) Hình thức kế toán áp dụng: Chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên áp dụng hình thức sổ nhật ký chung để theo dõi. Vì theo hình thức ghi sổ này đơn giản, dễ làm phù hợp với khả năng của các nhân viên kế toán. Theo hình thức này thì trình tự luôn chuyển chứng từ kế toán được biểu hiện bằng sơ đồ sau: Biểu số 05: Hoàng thị quỳnh 15 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ như sau: +) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. +) Đơn vị sử dụng Nhật ký đặc biệt ( nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng) hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, ghi các nghiệp Hoàng thị quỳnh 16 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái. +) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa số liệu trên Sổ Cái với bảng tổng hợp chi tiết thì được dùng lập Báo cáo tài chính. b) Các chế độ kế toán mà chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên đang áp dụng: +) Chế độ kế toán công ty áp dụng: Chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. +) Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 dương lịch. +) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Đồng Việt Nam. +) Hình thức kế toán sử dụng: Nhật Ký Chung. +) Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. +) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. +) Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp ghi sổ số dư. +) Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo nguyên giá. +) Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo đường thẳng. Cụ thể như sau: Mức KH BQ năm của TSCĐ Mức KH BQ tháng = Nguyên giá Thời gian sử dụng Mức KH BQ năm của TSCĐ = 12 tháng của TSCĐ +) Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân Phương pháp này được tính theo công thức sau: Hoàng thị quỳnh 17 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Đơn giá bình quân Báo cáo thực tập tốt nghiệp = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ hàng hóa xuất kho +) Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: ghi nhận theo số vốn thực góp. Phần II: NGIỆP VỤ CHUYÊN MÔN I. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN. 1. Tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc loại tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng ( ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý). Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền. - Chỉ phản ánh vào TK 111 số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với các khoản tiền thu được nộp ngay vào tiền gửi ngân hàng( không qua quỹ tiền mặt thì ghi vào bên Nợ TK 113. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ các chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chứng từ kế toán. Hoàng thị quỳnh 18 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp chênh lệch.. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. - Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK 112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán theo một trong các phương pháp: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, giá thực tế đích danh ( như một loại hàng hóa đặc biệt). - Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007" Nguyên tệ các loại". - Kế toán tiền gửi ngân hàng phải tổ chức hạc toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng ngân hàng để tiện cho kiểm tra đối chiếu. Tại những doanh nghiệp có bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng thì có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán chi tiết theo loại tiền gửi như: Việt Nam đồng… để thuận tiện cho việc giao dịch thanh toán. - Kế toán tiền đang chuyển cần theo dõi chi tiết giá trị tiền đang chuyển theo từng loại tiền, đối tượng tiền đang chuyển tới, thời gian cũng như tình hình thực hiện Hoàng thị quỳnh 19 Lớp: 32 CĐNKT2 Khoa: Kế Toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp các thủ tục pháp lý khác. Qua đó kế toán phát hiện những sai sót để đề xuất biện pháp sử lý khắc phục. - Đối với vàng bạc. kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc nhập qũy tiền mặt thì việc nhập xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ. 2. Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán taị chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên. 2.1. Chứng từ kế toán. - Phiếu thu ( Mẫu số 01 - TT/ BB) - Phiếu chi ( Mẫu số 02 - TT/ BB) - Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03 - TT/ HD) - Giấy thanh toán tạm ứng ( Mẫu số 04 - TT/ HD) - Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu số 05 - TT/ HD) - Biên lai thu tiền ( Mẫu số 06 - TT/ BB) - Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý ( Mẫu số 07 - TT/ HD) - Bảng kiểm kê quỹ "ĐVN" ( Mẫu số 08a - TT/ BB) - Bảng kiểm kê quỹ " ngoại tệ, vàng bạc" ( Mẫu số 08b - TT/ HD) - Bảng kê chi tiền ( Mẫu số 09 - TT/ HD ) 2.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng các TK chính như là: TK 111, TK 112, TK 131, TK 331 Một số tài khoản liên quan như: TK 331, 152, 156, 141, 221, 228, …. 2.3. Sổ sách kế toán sử dụng: Hoàng thị quỳnh 20 Lớp: 32 CĐNKT2