Tài liệu Tổ chức

Chƣơng 5 TỔ CHỨC 26/04/2015 Năm học 2011-2012 1 NỘI DUNG CHƢƠNG I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC III. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC IV. ĐIỀU CHỈNH TỔ - CHỨC LẠI 26/04/2015 Năm học 2011-2012 2 I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Tổ chức là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị gồm: - Các khâu quản trị. - Các cấp quản trị. - Quan hệ quyền hành 26/04/2015 Năm học 2011-2012 3 I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Chức năng của tổ chức 1. Thành lập các bộ phận, đơn vị đảm nhận những hoạt động cần thiết 26/04/2015 2. Thiết kế và xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Năm học 2011-2012 4 I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh Mục tiêu của công tác tổ chức là gì? Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với môi trường 26/04/2015 Năm học 2011-2012 5 II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một DN là tổng thể các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và sắp xếp theo từng cấp tạo thành một thể thống nhất. Quan điểm khác: Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức thể hiện nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự phối hợp nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức 26/04/2015 Năm học 2011-2012 6 II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 2. Yêu cầu đối với một cơ cấu quản trị tối ưu:  Tính linh hoạt  Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động  Đảm bảo tính kinh tế của quản trị. 3. Các đặc trưng của cơ cấu tổ chức: Tính phức tạp Tính hợp thức bài bản Mức độ tập trung hoặc phi tập trung quyền hành 26/04/2015 Năm học 2011-2012 7 4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức a. Mô hình cơ giới  Là mô hình truyền thống, cổ điển, thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô vừa và lớn.  Cơ cấu tổ chức phức tạp, tập trung hóa quyền hành.  Quá trình vận hành bộ máy theo một trật tự, nguyên tắc nhất quán (hệ thống thư lại của Max Werber)  Phù hợp với nền văn hoá phương Tây 26/04/2015 Năm học 2011-2012 8 4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức b. Mô hình hữu cơ (Mô hình linh hoạt) − Hình thành song song với lý thuyết tâm lý - xã hội. − Sử dụng cho những tổ chức có quy mô nhỏ. − Đối tượng quản trị là các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, trí thức. − Phù hợp với nền văn hoá phương Đông 26/04/2015 Năm học 2011-2012 9 So sánh 2 mô hình cơ giới và hữu cơ MÔ HÌNH CƠ GIỚI MÔ HÌNH HỮU CƠ •Tính hợp thức, bài bản cao •Tính hợp thức bài bản thấp •Nhiều chức danh, cấp quản trị •Ít chức danh cấp quản trị •Quan hệ phân cấp chặt chẽ, ít •Quan hệ hợp tác để cùng chú trong hợp tác nhau hoàn thành nhiệm vụ là chính •Quyền hành tập trung ở cấp •Không tập trung hóa quyền hành cao •Nhiệm vụ tùy thuộc vào •Các nhiệm vụ được định sẵn tình huống •Kênh thông đạt chính thức •Kênh thông đạt chính thức kết hợp không chính thức 26/04/2015 Năm học 2011-2012 10 5. Các kiểu cơ cấu tổ chức đặc trƣng Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu chức năng 26/04/2015 a d KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC b c Năm học 2011-2012 Cơ cấu theo chương trình mục tiêu Cơ cấu hỗn hợp 11 a. Cơ cấu trực tuyến Ngƣời lãnh đạo tổ chức (GIÁM ĐỐC) Người lãnh đạo tuyến 1 (Quản đốc phân xưởng 1) Lãnh đạo bộ phận 1 (Tổ trưởng 1) 26/04/2015 Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 2) Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 3) Năm học 2011-2012 Người lãnh đạo tuyến 2 (Quản đốc phân xưởng 2) Lãnh đạo bộ phận 1 (Tổ trưởng 1) Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 2) 12 a. Cơ cấu trực tuyến 26/04/2015 Năm học 2011-2012 13 a. Cơ cấu trực tuyến NHƢỢC ĐIỂM ƢU ĐIỂM •Đảm bảo chế độ một thủ trưởng •Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp •Chế độ trách nhiệm rõ ràng 26/04/2015 •Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện •Chuyên quyền độc đoán trong công việc => dễ dẫn đến gia trưởng. •Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ •Thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ Năm học 2011-2012 14 b. Cơ cấu chức năng 26/04/2015 Năm học 2011-2012 15 b. Cơ cấu chức năng 26/04/2015 Năm học 2011-2012 16 b. Cơ cấu chức năng ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM •Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định •Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện •Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị •Khó thực hiện nguyên tắc thống nhất chỉ huy •Chế độ trách nhiệm không rõ ràng => gây mâu thuẩn. •Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn 26/04/2015 Năm học 2011-2012 17 c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) Ngƣời lãnh đạo tổ chức (GIÁM ĐỐC) Người lãnh đạo tuyến 1 Bộ phận SX 1 Bộ phận SX 2 Ghi chú: Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo tuyến 2 Bộ phận SX 1 Bộ phận SX 3 Bộ phận SX 2 Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến 26/04/2015 Năm học 2011-2012 18 c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) 26/04/2015 Năm học 2011-2012 19 c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) NHƢỢC ĐIỂM ƢU ĐIỂM •Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. •Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ. 26/04/2015 •Nhiều tranh luận xảy ra, nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết •Họp nhiều, lãng phí thời gian. •Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn. Năm học 2011-2012 20