Tài liệu Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện học viện công nghệ bưu chính viễn thông

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN ------***------ LÊ THỊ DƢƠNG TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH- 2007-X Hà Nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN ------***------ Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 1 LÊ THỊ DƢƠNG TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH- 2007-X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN VĂN HÀNH Hà Nội - 2011 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU ...................................................... Error! Bookmark not defined. 1. Tính cấp thiết của đề tài...................................... Error! Bookmark not defined. 2. Mục đích nghiên cứu .......................................... Error! Bookmark not defined. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................... Error! Bookmark not defined. 4. Phương pháp nghiên cứu .................................... Error! Bookmark not defined. 5. Đóng góp khoa học của khóa luận ..................... Error! Bookmark not defined. 6. Cấu trúc của khóa luận ....................................... Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC ........................... Error! Bookmark not defined. 1.1. Khái quát về biên mục ..................................... Error! Bookmark not defined. 1.1.1. Khái niệm...................................................... Error! Bookmark not defined. 1.1.2. Các nội dung của Biên mục .......................... Error! Bookmark not defined. 1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục ................... Error! Bookmark not defined. 1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục .............. Error! Bookmark not defined. 1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục Error! Bookmark not defined. 1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thƣ mụcError! Bookmark not defined. 1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules )................................................................. Error! Bookmark not defined. 1. 2.2. Khổ mẫu MARC21 ...................................... Error! Bookmark not defined. 1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫuError! Bookmark not defined. 1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu ......Error! Bookmark not defined. 1.2.2.3. Cấu trúc biểu ghi và các trƣờng cơ bảnError! Bookmark not defined. 1.2.2.4. MARC 21 Tiếng Việt ........................... Error! Bookmark not defined. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 3 1.2.3. Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC).. Error! Bookmark not defined. 1.2.3.1.Giới thiệu sơ lƣợc về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)Error! Bookmark not defined. 1.2.3.2. Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (gọi tắt là "DDC 14" ) ........................................................ Error! Bookmark not defined. 1. 3. Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệuError! Bookmark not defined. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNGError! Bookmark not defined. 2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông .......................................... Error! Bookmark not defined. 2.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triểnError! Bookmark not defined. 2.1.2. Chức năng của Trung tâm ............................ Error! Bookmark not defined. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức .............................................. Error! Bookmark not defined. 2.1.4. Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV Error! Bookmark not defined. 2.2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông ........Error! Bookmark not defined. 2.2.1. Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVTError! Bookmark not defined. 2.2.1.1. Quá trình triển khai............................. Error! Bookmark not defined. 2.2.1.2. Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined. 2.2.2. Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại Trung tâm Thông tin- thư viện ....... Error! Bookmark not defined. 2.2.3. Áp dụng Khung phân loại DDC tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVT .......................................................... Error! Bookmark not defined. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 4 2.2.3.1. Quá trình triển khai............................. Error! Bookmark not defined. 2.2.3.2.Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined. 2.3. Các sản phẩm, dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn biên mục ................................................................................ Error! Bookmark not defined. 2.3.1. Các Cơ sở dữ liệu ......................................... Error! Bookmark not defined. 2.3.2. Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Acces catalog) ................................................................................ Error! Bookmark not defined. 2.3.3. Thư mục thông báo sách mới ....................... Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG .............................. Error! Bookmark not defined. 3. 1. Nhận xét về thực trạng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thôngError! Bookmark not defined. 3. 1. 1. Các chuẩn biên mục tài liệu ....................... Error! Bookmark not defined. 3. 1. 2. Đội ngũ cán bộ Biên mục ........................... Error! Bookmark not defined. 3. 1. 3. Cơ sở vật chất hỗ trợ công tác Biên mục .. Error! Bookmark not defined. 3. 1. 3. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined. 3. 3. Kiến nghị ....................................................... Error! Bookmark not defined. 3. 3. 1. Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác Biên mục tài liệuError! Bookmark not defined. 3. 3. 2. Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa .... Error! Bookmark not defined. 3. 3. 3. Tổ chức dội ngũ cán bộ Biên mục .............. Error! Bookmark not defined. 3. 3. 4. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN.................................................. Error! Bookmark not defined. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 5 LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực hiện đề tài Khóa luận của mình, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ từ các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông và gia đình, bạn bè của tôi. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong khoa Thông tinThư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu. Tôi trân trọng cám ơn tới ThS. Nguyễn Văn Hành đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi hoàn thành tốt Khóa luận này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các các bộ nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông đã tạo điều kiện thuận lợi gúip đỡ tôi trong quá trình làm Khóa luận. Xin cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành Khóa luận này. Tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt Khóa luận của mình. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế nên Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để Khóa luận được tốt hơn. Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2011 Sinh viên thực hiện Lê Thị Dương LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông”của tôi hoàn toàn mới. Đây là đề tài tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Văn Hành. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 6 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules) CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Khung phân loại thập phân Dewey Biên mục máy tính đọc được MARC ( Machine Readable Cataloguing) Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 7 Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD ( International Standard Bibliographic Description) HVCNBCVT Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Libol Library OnLine NDT Người dùng tin RDA Resource Description Access OPAC Online Public Acces catalog MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, khi mà xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Đòi hỏi các quốc gia khi hội nhập phải có tri thức, làm chủ được mình để hội nhập có lợi. Xu thế này phát triển trên mọi lĩnh vực mà hoạt động Thông tin- thư viện không nằm ngoài trào lưu phát triển đó. Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thời đại thì sự nghiệp giáo dục, đặc biệt là giáo dục đại học đóng một vai trò quan trọng. Giáo dục đại học đã và đang cung cấp cho tương lai những chủ nhân có tri thức cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự. Thư viện với chức năng là cơ quan văn hóa, giáo dục ngoài nhà trường có vai trò quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. Thư viện phải là cơ sở cho việc tự học cho toàn dân, bởi vì nó nắm công cụ chủ yếu cho việc tự học đó là sách báo, tài liệu. Trong cơ cấu các trường đại học, Thư viện chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của sinh viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự nghiệp giáo dục đai Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện học. 8 Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp tác, thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các Thư viện với nhau. Trong đó, vấn đề tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa đảm bảo sự thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Thông tin - thư viện, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm vụ, đẩy mạnh tiến bộ khoa học và công nghệ, góp phần hoàn thiện việc tổ chức, quản lý hoạt động Thông tin - thư viện, nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động của cán bộ Thông tin - thư viện. Để Thư viện các trường đại học thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông Thư viện. Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ VHTT – DL) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành đều được khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của Thư viện đó là AACR2, DDC, MARC21. Trong quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin, các chuẩn nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC21 và AACR2 được Bộ VH-TT quyết định áp dụng trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới. Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là một trong những cơ quan đầu ngành về đào tạo và nghiên cứu lĩnh vực Bưu chính Viễn thông. NDT là cán bộ và sinh viên của Học viện có nhu cầu cao về thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Với tư cách là giảng đường thứ hai của sinh viên, Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã thực hiện chức năng phục vụ thông tin, tư liệu góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của Học viện. Đặc biệt Trung tâm chú trọng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin và nâng cao trao đổi hợp tác cùng phát triển giữa các cơ quan Thông tin- Thư viện trong và ngoài nước. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 9 Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông” làm đề tài Khóa luận của mình. 2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT. Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm nói riêng và của sự nghiệp Thư viện nói chung. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu gồm : AACR 2, MARC 21, DDC - Phạm vi: Khóa luận tốt nghiệp giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở nắm vững phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, để giải quyết tốt mục tiêu đề ra, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp điều tra thực tế, Phương pháp quan sát, Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, Phương pháp so sánh, đánh giá, Phương pháp thống kê. 5. Đóng góp khoa học của khóa luận + Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn Biên mục đang được áp dụng Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT. + Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu, đề tài sẽ cung cấp các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp vụ và tăng cường hơn nữa việc áp dụng các chuẩn này tại Trung tâm. 6. Cấu trúc của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng chữ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận này bao gồm 3 chương : Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 10 Chƣơng 1. Tổng quan về biên mục và các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục Chƣơng 2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông Chƣơng 3. Nhận xét chung và một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC 1.1. Khái quát về biên mục 1.1.1. Khái niệm Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Công tác biên mục giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động xử lý thông tin và tư liệu, góp phần quyết định trong việc kiểm soát thư mục. 1.1.2. Các nội dung của Biên mục Biên mục bao gồm 3 công đoạn: * Biên mục mô tả: Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 11 Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng và mô tả một tài liệu (ghi lại nhữg thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý của tài liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả), trừ các điểm truy nhập theo chủ đề. Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu đấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại. Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, thông tin vật lý… Mô tả thư mục bao gồm các công việc: + Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, tài liệu, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…) + Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu mô tả, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên quốc tế để khai thác sau này. Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của tài liệu. Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng, đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả. Các yếu tố mô tả sẽ được sắp xếp theo trật tự nhất định, có hệ thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả. * Biên mục chủ đề: Phân loại và định đề mục chủ đề Quá trình này liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đến nội dung tài liệu. “Phân loại tài liệu” phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tài liệu theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng để xác định nội dung tài liệu đang biên mục. Phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài liệu. Sau khi xác định được chủ đề, có thể tìm và lập được một tiêu đề hay đề mục chủ đề dựa vào một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khóa hay từ điển, từ chuẩn. * Kiểm soát tính thống nhất Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên quy tắc mô tả. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 12 Nhờ có quá trình kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tài liệu rời rạc, không liên hệ với nhau. Chính các tiêu đề thống nhất và các tham chiếu đã tạo mối liên hệ giữa các tài liệu được biên mục. Chẳng hạn, tiêu đề phản ánh tên của cùng một người trên các biểu ghi khác nhau. Nhờ đó, các biểu ghi phản ánh tài liệu do một người viết (tác giả) hay nói về người ấy (nhân vật), hay tác phẩm của một cơ quan, tập thể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau. 1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục Trong những năm qua sự phát triển của Công nghệ thông tin đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động Thông tin – Thư viện nói chung và công tác Biên mục nói riêng. Công nghệ thông tin không chỉ thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối mà Công nghệ thông tin cũng trở thành công cụ hữu ích đối với các quy trình thông tin tại Thư viện. Tự động hóa thư viện (Tin học hóa thư viện) là việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh vực Thông tin – Thư, tạo ra các phần mềm, sử dụng các khổ mẫu đọc máy…phục vụ công tác Thông tin – Thư viện, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyển đổi từ các Thư viện truyền thống sang Thư viện hiện đại, tiết kiệm kinh phí cũng như sức lao động của người cán bộ Thư viện. Việc tự động hóa Biên mục mang lại nhiều lợi ích nhưng còn tùy thuộc vào nhiều nhân tố: tầm cỡ và loại hình Thư viện, trình độ cán bộ, kinh phí và các trang thiết bị hiện đại. 1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục 1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục 1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục * Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description) Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD được soạn thảo năm 1969, xuất phát từ buổi họp quốc tế của những chuyên gia biên mục tại Copenhagen (Đan Mạch) để bàn về việc biên soạn ISBD áp dụng cho công tác biên mục tại thư viện tất cả các nước. Từ năm 1974, lần lượt các tiêu chuẩn ISBD cho mô tả từng loại hình tài liệu thư viện ra đời: 1974: ISBD(M) cho mô tả sách chuyên khảo; 1977: ISBD(S) cho mô tả xuất bản phẩm tiếp tục; 1980: ISBD(G) tổng quát, tiêu chuẩn khung cho các loại hình tài liệu và được sửa chữa lại năm 2004; 1980: ISBD(PM) cho bản nhạc in, ISBD(A) cho mô tả sách cổ; 1989: ISBD(CF) cho mô tả file máy tính, sau này đổi thành ISBD(ER) cho mô tả nguồn tin điện tử. Đặc điểm của Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD là mang tính mềm dẻo, trong mỗi vùng mô tả có những yếu tố bắt buộc và không bắt buộc. Những yếu tố bắt buộc đảm bảo cho việc nhận dạng tài liệu và được ghi trong phiếu mô tả tài liệu cho tất cả mọi loai hình thư viện. Yếu tố Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 13 không bắt buộc cung cấp các thông tin phụ về tài liệu (nội dung, đối tượng tài liệu, tài liệu minh họa) những yếu tố này do các thư viện tự quyết định để phù hợp với đặc điểm, tính chất của thư viện mình. Với đặc điểm này, ISBD phù hợp với công tác mô tả tài liệu cho tất cả các loại hình tài liệu và được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin, xuất bản, phát hành ở nhiều nước lớn trên thế giới như: Anh, Đức (1972), Pháp (1973), Mỹ, Úc, Canada, Đan Mạch (1974), Liên Xô (1975). Ở Việt Nam, từ năm 1985 ISBD đã được áp dụng rộng rãi ở các Thư viện. Cấu trúc ISBD Cấu trúc của ISBD gồm có 8 vùng mô tả và hệ thống dấu quy định: - Các vùng mô tả trong ISBD: Vùng 1: Vùng nhan đề và các thông tin trách nhiệm (Nhan đề chính, nhan đề song song, thông tin liên quan đến nhan đề, các thông tin về trách nhiệm) Vùng 2: Vùng thông tin lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản Vùng 3: Vùng thông tin đặc thù (Các thông tin đặc trưng cho một số loại hình tài liệu như: Các ấn phẩm định kỳ, các tài liệu chuyên dạng,… Vùng 4: Vùng địa chỉ xuất bản (Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) Vùng 5: Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng vật lý (Số trang, minh họa, khổ cỡ của tư liệu và các tài liệu đi kèm theo Vùng 6: Vùng tùng thư (nhan đề tùng thư, chỉ số ISSN của xuất bản, số thứ tự cuốn sách trong tùng thư) Vùng 7: Vùng phụ chú Vùng 8: Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu. - Hệ thống dấu kí hiệu Trong ISBD có hệ thống dấu kí hiệu dùng chung cho các vùng và dấu kí hiệu dùng riêng cho từng yếu tố. * Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ Quy tắc này được biên soạn dựa theo truyền thống mô tả Anh – Mỹ và từ những kinh nghiệm biên mục của các thư viện lớn ở Liên Xô cũ. Đặc điểm của quy tắc này là bao quát được mọi lọai hình tư liệu được xuất bản vào thời kì bấy giờ, chú trọng tới việc làm rõ nội dung tư liệu, xác định rõ phạm vi sử dụng mô tả theo tác giả tập thể. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 14 Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ đã có ảnh hưởng lớn đến thực tiễn biên mục của việt Nam trong hàng thập kỷ từ đầu những năm 1960 đến giữa những năm 1980 khi ảnh hưởng của ISBD bắt đầu thâm nhập vào nước ta. * Tiêu chuẩn Việt Nam về mô tả thư mục tài liệu(TCVN 4743-89) TCVN 4743-89 nằm trong bộ tiêu chuẩn Việt Nam về hoạt động thông tin tư liệu, được ban hành từ 1988 đến 1922. TCVN 4743-89 mang tên: Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn. TCVN 4743-89 được biên soạn trên cơ sở tham khảo Tiêu chuẩn Liên Xô GOST 7.1-69: Mô tả ấn phẩm dùng cho các xuất bản phẩm thư mục và thông tin và một số tư liệu khác. Tiêu chuẩn này quy định những yêu cầu chung đối với mô tả thư mục một tài liệu và các quy tắc biên soạn mô tả. Tiêu chuẩn áp dụng cho mô tả các tài liệu thành văn công bố hoặc không công bố: sách, ấn phẩm tiếp tục, các tài liệu kỹ thuật, tài liệu dịch, báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án và mô tả trích. Đây là tiêu chuẩn có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan Thông tin Khoa học Kỹ thuật, các thư viện, nhà xuất bản, phát hành, các tòa soạn báo chí có làm thư mục. * Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam Đây là tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và xuất bản năm 1994. Tài liệu được biên soạn dựa trên các quy tắc mô tả Liên Xô cũ; mô tả Anh – Mỹ (AACR); Tiêu chuẩn mô tả Thư mục quốc tế ISBD và từ những kinh nghiệm trong công tác biên mục của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Tài liệu đã đưa ra được những quy định và ví dụ cụ thể phù hợp với điều kiện Việt Nam. * Quy tắcbiên mục Anh – Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules: AACR) Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, 1967 Năm 1967 Quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR (Anglo-American Cataloging Rules) được Hội thư viện Anh, Hội thư viện Mỹ hợp tác biên soạn và xuất bản lần đầu tiên (còn được gọi là AACR1) dành cho các thư viện nghiên cứu lớn, nhưng là 2 bản riêng, một cho Anh, một cho Bắc Mỹ Quy tắc biên mục Anh – Mỹ: AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules) Năm 1974, đại diện các Hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ, Canada đã soạn thảo một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện cho người sử dụng mục lục tìm tài liệu nhanh chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 15 Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và nhanh chóng áp dụng rộng rãi ở các thư viện (1981 bắt đầu được áp dụng thực sự), trải qua nhiều lần xuất bản, bổ sung và hiệu đính. Từ 1998 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau: 1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng xuất bản dạng tờ rời. Bộ quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư-viện. Bộ quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21 Đến nay, bộ quy tắc AACR2 được dịch sang 18 tiếng khác nhau và được xuất bản đồng thời dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử. Hỗ trợ cho AACR2 còn có 2 bản hướng dẫn: “Hướng dẫn mô tả thư mục cho tư liệu multimedia tương tác” và Hướng dẫn mô tả thư mục cho các phiên bản” * Bộ quy tắc biên mục RDA (Resource Description Access) Hiện nay, trên thế giới xuất hiện Bộ quy tắc mới mang tên Bộ quy tắc biên mục Mô tả và truy cập tài nguyên RDA (Resource Description Access). RDA là Bộ quy tắc biên mục mới được soạn thảo để thay thế cho Bộ Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ (AACR2) nhằm giúp cho việc mô tả và truy cập các nguồn lực thông tin. RDA được đánh giá là bộ quy tắc biên mục cho thế kỷ XXI. Đặc điểm của RDA: - Một tiêu chuẩn mới cho việc mô tả và truy cập tài nguyên - Được thiết kế cho môi trường số + Sản phẩm dựa trên web (cũng có bản in). + Mô tả và truy cập tất cả tài nguyên số (và cả liên biến). + Tạo ra những biểu ghi có thể sử dụng trong môi trường số (Internet, Web OPAC, vv…). - Tiêu chuẩn có nội dung đa quốc gia cung ứng việc truy cập và mô tả thư mục - Dành cho tất cả mọi phương tiện. - Độc lập với khổ mẫu (vd. MARC 21) được dùng để chuyển tải thông tin. Bộ quy tắc biên mục RDA đang trong giai đoạn áp dụng thử nghiệm và chuẩn bị đưa vào hoạt động. Hy vọng, việc áp dụng RDA sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển mới của hoạt động Thông tin - Thư viện trong giai đoạn phát triển mới của thời đại. 1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules ) Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 gồm 19 chương chia làm 2 phần bao quát việc mô tả và cung cấp những điểm truy cập cho mọi loại hình tài liệu. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 16 Cấu trúc của bộ quy tắc gồm 2 phần chính: Phần 1: Từ chương 1 đến chương 13 là phần Mô tả thư mục Phần này quy định cách mô tả các loại hình tài liệu khác nhau và dựa trên quy định của ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế). Phần 2: từ chương 21 đến chương 26 là phần Lựa chọn điểm truy cập Cụ thể AACR2 bao gồm các phần và chương như sau: Phần 1 Chương 1: Quy tắc mô tả tổng quát: Quy định dùng chung cho mọi loại hình tài liệu như: - Nguồn lấy thông tin - Dấu phân cách - Cấp độ mô tả - 8 vùng mô tả Chương 2: Những quy tắc đặc thù cho từng loại hình tài liệu chuyên khảo: Sách, sách mỏng và tờ in Chương 3: Tài liệu bản đồ Chương 4: Bản thảo Chương 5: Tài liệu âm nhạc Chương 6: Tài liệu ghi âm Chương 7: Phim và băng video Chương 8: Tài liệu đồ hoạ Chương 9: Nguồn tin điện tử Chương 10: Vật chế tác và ba chiều Chương 11: Tài liệu vi hình Chương 12: Nguồn tin tiếp tục Chương 13: Mô tả trích Phần 2 Bắt đầu từ chương 21-25, phần này liên quan đến việc xác định và tạo lập các điểm truy cập mà theo đó những thông tin mô tả được trình bày cho người sử dụng mục lục cung cấp như tạo ra tham chiếu đến những tiêu đề này. Chương 21: Lựa chọn điểm truy cập Chương 22: Tiêu đề cá nhân Chương 23: Địa danh Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 17 Chương 24: Tiêu đề tập thể Chương 25: Nhan đề đồng nhất Chương 26: Tham chiếu Ngoài ra còn có các phụ lục: Phụ lục A: Quy định chữ viết hoa Phụ lục B: Quy định chữ viết tắt Phụ lục C: Quy định cách đánh số Phụ lục D: Danh sách thuật ngữ Phụ lục E: Viết tắt tiêu để báo Chỉ dẫn Index Nhìn chung, không có gì khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD về 8 vùng mô tả và dấu phân cách, tuy nhiên AACR2 tạo nhiều điểm truy cập và quy định khá chi tiết trong lập tiêu đề, cũng như trong một số yếu tố mô tả. Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 có nhiều ưu điểm: - Trình bày các quy định mô tả trước quy định lựa chọn tiêu đề, cách trình bày này phù hợp với lý luận về Biên mục hiện nay. - Trong các quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhâp) AACR2 ít nhấn mạnh đến hình thức của bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ. - AACR2 có mối quan hệ với MARC21: MARC21 dựa trên cấu trúc của AACR2 để cấu tạo các trường con, do vậy MARC21 cho phép nhập dữ liệu theo AACR2 ở các mức khác nhau, tùy theo từng loại hình thư viện. Từ đó, thuận lợi cho biên mục sao chép, tận dụng được các kết quả biên mục của các thư viện khác có cùng tiêu chuẩn. - Thống nhất mẫu mô tả giữa các thư viện, tạo khả năng thực hiện biên mục tích hợp đa phương tiện. - Tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ biên mục và người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích. Tuy nhiên AACR2 cũng có những nhược điểm như: - Cách biên mục theo AACR2 đôi khi làm mất thông tin về các tác giả có trách nhiệm khác, nếu không lập tiêu đề phụ cho các tác giả này - Bản đầy đủ của AACR2 rất chi tiết và phức tạp, đôi khi gây khó khăn cho người sử Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 18 - Trong tương lai AACR2 không phù hợp với môi trường điện tử hay môi trường số. Vì vậy, cần có một quy tắc biên mục mới thay thế quy tắc này. 1. 2.2. Khổ mẫu MARC21 1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫu MARC là từ viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: “Machine Readable Cataloguing”. Thuật ngữ này có nghĩa là “Biên mục có thể đọc bằng máy”. Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được (machine-readable). Khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy nó thu hút được sự quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng. Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời năm 1997, là bước phát triển tiếp theo khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc Hội Mỹ. MARC 21 bao gồm 5 thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau để hoàn chỉnh việc biên mục và kiểm soát dữ liệu thư mục. Khổ mẫu này còn mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia (Mỹ). 5 thành phần đó là: - MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu tác giả. - MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục. - MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu phân loại. - MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC21 cho thông tin cộng đồng. - MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu về vốn tư liệu. Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình Biên mục tự động, cho phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận và tra tìm tài liệu thuận tiện. 1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp. Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề, Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 19 chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng. Khổ mẫu thư mục chứa các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau: - Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất chuyên khảo. - Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định kỳ, báo, niên giám,...). - Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. - Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. - Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. - Tài liệu nhìn (VM) - sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. - Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các dạng tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. (Ghi chú: trước năm 1994, tài liệu hỗn hợp (MX) được tham chiếu như là tài liệu lưu trữ và bản thảo (AM)). Các loại biểu ghi xử lý: - Tài liệu ngôn ngữ - Bản thảo tài liệu ngôn ngữ - Tệp tin - Tài liệu bản đồ - Bản thảo tài liệu bản đồ - Bản nhạc có chú giải - Bản thảo bản nhạc - Ghi âm không phải âm nhạc - Ghi âm âm nhạc Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 20