Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tìm hiểu về vấn đề truyền thông và giao tiếp trong quản lý dự án cntt....

Tài liệu Tìm hiểu về vấn đề truyền thông và giao tiếp trong quản lý dự án cntt.

.DOC
67
201
86

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ---------------------------- BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT Đề tài: TÌM HIỂU VỀ VẤN ĐỀ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT. Giáo viên hướng dẫn : TS. Trần Đăng Hoan Thành viên nhóm : Lê Quyết Tiến Lê Thị Trâm Hoàng Văn Trang 0 Hải Phòng tháng 5 năm 2014 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU..........................................................................................................2 TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU.....................................................................................3 Chương I. Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án........................5 Chương II. Xác định các bên liên quan...............................................................10 Chương III. Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông...............................................15 Chương IV. Sự phân phối thông tin.....................................................................19 Chương V. Quản lý các bên liên quan.................................................................34 Chương VI. Báo cáo thực hiện............................................................................37 Chương VII. Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án..................................39 Chương VIII. Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông dự án.............................58 KẾT LUẬN.........................................................................................................63 2 GIỚI THIỆU Mục tiêu việc tìm hiểu của lĩnh vực quản lý truyền thông trong dự án hướng chúng ta đến các mục đích sau: - Hiểu được tầm quan trọng của việc làm tốt công tác truyền thông trong dự án. - Thảo luận về quá trình xác định các tổ chức, cá nhân liên quan đến dự án và làm thế nào để có được sự tham gia của các bên liên quan đồng thời có được chiến lược quản lý các bên liên quan. Giải thích các yếu tố của kế hoạch truyền thông trong dự án và làm thế nào để tạo ra một kế hoạch quản lý truyền thông. Mô tả các phương pháp khác nhau dùng để phân phối thông tin dự án và những lợi thế và bất lợi của từng phương pháp, thảo luận về tầm quan trọng của việc giải quyết nhu cầu thông tin cá nhân, và tính toán số lượng các kênh thông tin truyền thông cho dự án. Nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý được các yêu cầu, kì vọng của các bên liên quan đến dự án. Hiểu về việc làm thế nào thực hiện báo cáo để giúp các tổ chức, cá nhân liên quan có được thông tin về tiến độ dự án. Đưa ra được các phương pháp khác nhau để cải thiện truyền thông trong dự án, chẳng hạn như quản lý xung đột, thực hiện được các cuộc họp có hiệu quả, sử dụng email và các công nghệ khác được hiệu quả, sử dụng được các mẫu… Mô tả phần mềm làm sao có thể tăng cường, cải thiện quản lý truyền thông dự án. 3 TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU Peter Gumpert làm việc trong 1 công ty viễn thông lớn và ông đã có được nhiều sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình. Ông thông minh, tài năng, và là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, nhưng chương trình mà ông sắp thực hiện "cáp quang ngầm đại dương" lớn hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bất cứ dự án nào trước đây ông đã từng tham gia, chứ không nói đến là ông từng quản lý. Chương trình này bao gồm một số dự án khác nhau, và Peter phụ trách giám sát tất cả. Sự thay đổi của thị trường liên quan đến hệ thống viễn thông dưới biển, số lượng lớn các dự án liên quan đến thực hiện truyền thông và sự linh hoạt là các vấn đề quan trọng mà Peter cần quan tâm đến. Sự thiếu hụt 1 sự kiện quan trọng trong dự án hay việc hoàn thành không đúng tiến độ sẽ làm công ty của ông sẽ phải chịu hình phạt tài chính rất lớn từ hàng ngàn USD mỗi ngày cho các dự án nhỏ và hơn 250.000 USD mỗi ngày cho các dự án lớn hơn. Nhiều dự án phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter đã hiểu và chủ động quản lý những mặt rất quan trọng trong dự án. Peter đã tổ chức nhiều cuộc thảo luận không chính thức và chính thức với các nhà quản lý dự án để báo cáo với ông về chương trình này. Ông đã làm việc với họ và người trợ lý điều hành dự án của mình, Christine Braun, để phát triển một kế hoạch truyền thông cho chương trình. Tuy ông vẫn không chắc chắn nhưng đó là cách tốt nhất để phân phối thông tin và quản lý tất cả những thay đổi không thể tránh khỏi sẽ xảy ra. Ông cũng muốn phát triển những phương pháp phù hợp cho tất cả các nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch và theo dõi hiệu suất mà không gò bó sự sáng tạo và tự chủ của họ. Christine gợi ý rằng họ có thể xem xét sử dụng một số công nghệ truyền thông mới để giữ cho thông tin dự án quan trọng được cập nhật và đồng bộ. Mặc dù Peter biết rất nhiều về viễn thông và đường dây cáp quang, ông không phải là một chuyên gia trong việc sử dụng công nghệ thông tin để cải thiện quá trình liên lạc. Và thực tế, đó cũng là một phần lý do ông cần tham khảo Christine, trợ lý của ông. Họ có thể thực sự phát triển một quy trình để giao tiếp đảm bảo linh hoạt và dễ sử dụng 4 hay không? Trong khi thời gian là vấn đề cốt yếu và nhiều dự án lại được thêm vào chương trình "cáp quang ngầm đại dương" mỗi tuần. 5 Chương I. Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án. Nhiều chuyên gia đồng ý rằng sự thất bại về giao tiếp là mối đe dọa lớn nhất đối với sự thành công của bất kỳ dự án, đặc biệt là các dự án công nghệ thông tin. Chúng ta có thể thấy nhiều vấn đề trong lĩnh vực kiến thức khác, chẳng hạn như một phạm vi không rõ ràng hoặc một lịch trình không thực tế, bộc lộ ra các vấn đề với truyền thông. Điều này rất quan trọng cho các nhà quản lý dự án và nhóm của họ để có đặt việc thể truyền thông tốt lên vị trí ưu tiên, đặc biệt là với các bên liên quan, như một sự quản lý hàng đầu. Lĩnh vực công nghệ thông tin được liên tục thay đổi, và những thay đổi này mang theo rất nhiều thuật ngữ kỹ thuật. Khi các chuyên gia máy tính có giao tiếp với các những người ngoài ngành, có thể kể đến là hầu hết các chuyên gia kinh doanh và quản lý cấp cao, thuật ngữ kỹ thuật thường có thể làm phức tạp vấn đề và gây nhầm lẫn những người không hiểu biết kỹ thuật. Mặc dù hầu hết mọi người đều sử dụng máy tính ngày nay nhưng khoảng cách giữa người dùng và các nhà phát triển vẫn tăng lên khi công nghệ ngày một tiến bộ. Tất nhiên, không phải tất cả chuyên gia máy tính đều giao tiếp kém, hầu hết mọi người trong bất kỳ lĩnh vực nào đều có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ. Thêm vào đó, hầu hết các hệ thống giáo dục đều tạo ra cho sinh viên tốt nghiệp công nghệ thông tin các kỹ năng công nghệ hơn là kĩ năng truyền thông và các kỹ năng xã hội. Chương trình đào tạo cấp bằng liên quan đến CNTT hầu hết có nhiều yêu cầu kỹ thuật , nhưng rất ít yêu cầu các khóa học về truyền thông ( nói, viết, nghe ), tâm lý học, xã hội học và nhân văn. Mọi người thường cho rằng những kĩ năng đó dễ dàng và việc tiếp thu các kĩ năng mềm là đơn giản, nhưng đó lại là những kỹ năng quan trọng, và như vậy, mọi người cần phải học và rèn luyện phát triển những kĩ năng đó. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các chuyên gia công nghệ thông tin cần có nhiều những kỹ năng mềm thậm chí cần nhiều hơn cả các kỹ năng khác. Chúng ta hoàn toàn không thể tách biệt kỹ năng công nghệ và kỹ năng mềm khi làm việc trên các dự án công nghệ thông tin. Đối với dự án thành công, mỗi 6 thành viên trong nhóm dự án cần cả hai loại kỹ năng và nhu cầu phát triển chúng liên tục thông qua đào tạo chính quy và đào tạo trong công việc. Một bài báo trên tạp chí Hệ thống thông tin giáo dục về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho các chuyên gia công nghệ thông tin dựa trên kết quả của nghiên cứu đã rút ra một số kết luận chung: Đầu tiên, tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho các chuyên gia công nghệ thông tin là điều hiển nhiên để các chuyên gia hệ thống thông tin tham gia vào nhiều cuộc diễn thuyết ngắn không chính thức với một số ít người tại một thời điểm. Thứ hai, chúng ta có thể nhận thấy rằng hầu hết các thông tin liên lạc thực sự là lời nói trong tự nhiên, nhưng đôi khi thông tin lại được hỗ trợ bởi các ghi chú hoặc đồ thị trên một bảng hoặc một tài liệu phát tay được thực hiện bởi máy tính. Thứ ba, hiển nhiên là mọi người luôn mong đợi các đồng nghiệp của họ lắng nghe một cách cẩn thận trong cuộc trao đổi và trả lời một cách chính xác vấn đề hiện tại họ đưa ra. Thứ tư, tất cả các chuyên gia hệ thống thông tin phải ý thức được thực tế là họ sẽ phải tham gia vào một số cuộc diễn thuyết trước công chúng chính thức . Thứ năm, rõ ràng là các chuyên gia hệ thống thông tin phải có khả năng giao tiếp hiệu quả để thành công trong vị trí hiện tại của họ, nhưng họ cũng phải có khả năng làm như vậy để thăng tiến đến vị trí cao hơn. Kể từ nhận được các phản hồi, chúng tôi thống kê ra rằng những người trong lĩnh vực CNTT sẽ có được sự thăng tiến từ thấp đến vị trí cao hơn nếu các kỹ năng giao tiếp quan trọng có sự tiến bộ. Khả năng giao tiếp bằng lời nói có vẻ là một yếu tố quan trọng trong thăng tiến nghề nghiệp. Trong một nghiên cứu gần đây, các kết quả phản hồi một lần nữa thể hiện rằng các kỹ năng phi kỹ thuật là quan trọng nhất cho các chuyên gia, thậm chí cho cả những người ở mức độ mới bắt đầu: Cuộc điều tra thăm dò xác nhận lại 1 lần nữa những phát hiện trước đó rằng các kỹ năng kỹ thuật không được coi là quan trọng nhất, đặc biệt là những đặc tính liên quan đến cá nhân và chuyên môn kinh doanh. Những kỹ năng mềm 7 quan trọng như một nền tảng cho tất cả các vị trí CNTT, và chúng nâng cao khả năng học tập và đảm bảo cho tương lai thăng tiến của các chuyên gia CNTT trong sự nghiệp của họ. Tuy nhiên, kỹ năng công nghệ cũng rất quan trọng, mặc dù công ty chỉ đòi hỏi đến một mức độ nhất định ( khả năng kỹ thuật khác nhau được yêu cầu cho công việc khác nhau ). Kỹ năng công nghệ giúp làm giảm khối lượng đào tạo cho các nhân viên mới và cho phép một số nhân viên mới bắt đầu có thể dễ dàng hòa hợp và làm việc hiệu quả ngay. Chương này sẽ làm nổi bật khía cạnh quan trọng của quản lý truyền thông dự án, cung cấp một số gợi ý để cải thiện thông tin liên lạc, và mô tả làm thế nào mà phần mềm có thể hỗ trợ trong việc quản lý thông tin liên lạc của dự án. Mục tiêu của quản lý truyền thông dự án là đảm bảo tính kịp thời, tính thích hợp, phổ biến, thu thập, lưu trữ và sắp xếp thông tin dự án. Có năm quá trình chính trong quản lý truyền thông dự án : 1. Xác định các bên liên quan bao gồm việc xác định tất cả mọi người tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án và xác định cách tốt nhất để quản lý các mối quan hệ với họ. Các kết quả chính của quá trình này là một sự đăng ký của các bên liên quan và chiến lược quản lý các bên liên quan. 2. Kế hoạch truyền thông liên quan đến việc xác định thông tin và nhu cầu truyền thông của các bên liên quan: họ cần những thông tin gì, khi nào họ cần chúng, và làm thế nào thông tin sẽ đến được với họ. Kết quả đầu ra của quá trình này bao gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và cập nhật tài liệu dự án. 3. Phân phối thông tin liên quan đến việc làm cho thông tin cần thiết cho dự án đến với các bên liên quan một cách kịp thời. Kết quả chính của quá trình này là cập nhật tài nguyên của quá trình tổ chức. Tài nguyên của quá trình tổ chức bao gồm các kế hoạch chính thức và không chính thức, chính sách, thủ tục, hướng dẫn, hệ thống thông tin, hệ thống tài chính, hệ thống quản lý, bài học kinh nghiệm, và lịch sử thông tin các quá trình qua đó giúp mọi người hiểu, làm theo , và cải thiện quy trình kinh doanh trong tổ chức. 4. Quản lý sự kì vọng của các bên liên quan bao gồm quản lý thông tin liên lạc để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan dự án và để giải quyết vấn đề. Kết quả đầu ra của quá trình này là quá trình cập nhật tài nguyên 8 của tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án , và cập nhật tài liệu dự án. 5. Báo cáo hoạt động liên quan đến việc thu thập và phổ biến thông tin hiệu suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng ,đo lường sự tiến bộ và dự báo. Kết quả đầu ra của quá trình này là báo cáo hiệu suất, cập nhật tài sản quá trình tổ chức , và yêu cầu thay đổi. 9 Sơ đồ sau thể hiện tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra khi chúng diễn ra trong một dự án điển hình. Khởi tạo Quá trình: Xác định các bên liên quan Kết quả đầu ra: Sự đăng ký các bên liên quan, chiến lược quản lý các bên liên quan. Lập kế hoạch Quá trình: Lập kế hoạch truyền thông, giao tiếp Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý truyền thông, cập nhật tài liệu dự án Thực hiện. Quá trình: Phân phối thông tin Kết quả đầu ra: Cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức Quá trình: Quản lý kỳ vọng các bên liên quan Kết quả đầu ra: cập nhật tài sản quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án. Giám sát và kiểm soát Quá trình: Báo cáo hoạt động Kết quả đầu ra: Báo cáo hiệu suất, cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi. Bắt đầu dự án Kết thúc dự án Tóm tắt quản lý thông tin dự án 10 Chương II. Xác định các bên liên quan. Nhắc lại kiến thức phần trước, chúng ta có các bên liên quan là những người có liên quan đến hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động dự án, bao gồm các nhà tài trợ dự án , nhóm dự án, nhân viên hỗ trợ , khách hàng, người dùng, nhà cung cấp, và ngay cả các đối thủ dự án. Cũng nhớ lại rằng mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án là để đáp ứng hoặc vượt quá nhu cầu của các bên liên quan và các kỳ vọng vào dự án . Để làm được điều đó , trước tiên chúng ta phải xác định các bên liên quan dự án cụ thể là ai. Xác định một số các bên liên quan có thể là hiển nhiên, nhưng cũng có những người liên quan có thể sẽ khó xác định. Ví dụ, có thể đó là đối thủ cạnh tranh bên ngoài tổ chức hoặc thậm chí bên trong các tổ chức như người phản đối dự án hoặc những người không có kiến thức quản lý dự án. Các bên liên quan cũng có thể thay đổi trong một dự án do doanh thu của nhân viên, đối tác, và như vậy. Điều quan trọng là sử dụng mạng lưới thông tin liên lạc không chính thức và chính thức để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được xác định. Một cách đơn giản để ghi lại các thông tin cơ bản về các bên liên quan là bằng cách tạo ra các đăng ký cho các bên liên quan, một tài liệu công cộng bao gồm các chi tiết liên quan đến các bên liên quan dự án sẽ được xác định. Những chi tiết này bao gồm tên của người thuộc bên liên quan, vị trí, tổ chức làm việc, vai trò với dự án , và thông tin liên lạc. Nó cũng có thể bao gồm thông tin về yêu cầu các bên liên quan và kỳ vọng của họ vào dự án. Bảng sau đây là một ví dụ của một đăng ký các bên liên quan. 11 Họ tên Vị trí Vị trí Vai trò Thông tin liên lạc dự án dự trong án Joe Giám Fleming đốc điều Trong Nhà tài trợ [email protected] Trong Quản hành Erica Bell Giám đốc lý [email protected] dự án quản lý dự án Michael Thành Chen viên Trong Thành [email protected] viên nhóm nhóm Kim Phân Phuong tích kinh Ngoài Cố vấn [email protected] Trong Cố vấn [email protected] doanh Louise Giám Mills đốc quảng bá Kể từ khi có được tài liệu này thì trước công chúng hoặc những người không nằm trong nhóm dự án thì người quản lý dự án nên cẩn thận với các vấn đề liên quan đến các thông tin có thể nhạy cảm của dự án, chẳng hạn như làm thế nào để đẩy mạnh các bên liên quan hỗ trợ dự án. Thông tin nhạy cảm thường được sử dụng trong việc phát triển các chiến lược quản lý các bên liên quan. 12 Tạo lập một chiến lược quản lý các bên liên quan là một cách tiếp cận giúp tăng sự hỗ trợ của các bên liên quan đó trong suốt dự án. Nó bao gồm các thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên các bên liên quan, mức độ quan trọng trong dự án, mức độ ảnh hưởng của dự án, và các chiến lược quản lý tiềm năng để đạt được hỗ trợ hoặc giảm những trở ngại từ đó các bên liên quan cụ thể. Vì hầu hết các thông tin này có thể nhạy cảm, cần được coi là bí mật, thậm chí không được ghi lại, nhưng họ luôn xem việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong công việc của họ. Ví dụ, Peter Gumpert , người quản lý chương trình được đề cập ở trên, làm việc với một vài đồng nghiệp quan trọng để phát triển một chiến lược quản lý các bên liên quan. Dù Peter đã phụ trách nhiều dự án với các bên liên quan khác nhau, nhưng việc quản lý các bên liên quan với ông luôn là rất quan trọng, ông cần biết những người liên quan quan trọng nhất và cần phân tích, làm thế nào để làm việc với họ . Hình 1 cung cấp một ví dụ về một phần của chiến lược quản lý các bên liên quan Peter cho chương trình "Cáp quang ngầm đại dương". Ví dụ này cũng bao gồm các mục từ sổ đăng ký các bên liên quan, chẳng hạn như vị trí các bên liên quan, cho dù người đó là nội bộ hay bên ngoài tổ chức. Chú ý rằng các nhà quản lý dự án làm việc cùng Peter cũng được bao gồm trong chiến lược quản lý các bên liên quan. Điều quan trọng là để thực hiện phân tích các bên liên quan trong khi bắt đầu quá trình nhóm và giữ cho đăng ký các bên liên quan và các chiến lược quản lý được cập nhật trong suốt dự án. Như sự thay đổi các bên liên quan hay thay đổi các thông tin khác, việc cập nhật các tài liệu này là rất quan trọng. Việc này cũng quan trọng khi sử dụng các thông tin phân tích các bên liên quan để lập kế hoạch truyền thông. Tên Vị trí Vị trí Mức quan Mức ảnh Chiến lược quản lý dự án tâm hưởng tiềm năng John Huntz Quản lý dự Trong Cao Cao John làm việc tốt án cho các nhưng 13 anh ta dự án lớn thường bị rối loạn (dưới khi làm việc chung Peter) do cách tiếp cận cứng nhắc của mình. Cần giữ anh ta trong khuôn khổ dự án và nhắc nhở anh ta là 1 phần của 1 nhóm lớn. Carolyn Phó chủ Trong Cao Cao Carolyn là người Morris tịch viễn phụ nữ đầu tiên tại thông (sếp công ty và vẫn còn của Peter) thích chứng tỏ bản thân. Gửi cho cô ấy các thông báo quan trọng và đừng bao giờ làm cô ấy ngạc nhiên. Subbu Trưởng tiểu Ngoài Thấp Cao Subbu chịu trách Thangi bang nhiệm về rất nhiều Oregon vấn đề hành chính, như giấy cấp phép cài đặt đường dây cáp quang. Ông có rất nhiều dự án cần giải quyết, nhưng ông ta không có vẻ quan tâm đến các dự án của chúng tôi. 14 Lập một cuộc gặp gỡ đặc biệt và ngắn gọn với ông ta để tăng mức độ được quan tâm của dự án và thảo luận về các vấn đề quan trọng. Tom Giám Morgan điều đốc Ngoài Tầm trung Cao Tom là nhà tài trợ hành của một số dự án viễn thông của chúng tôi. Cho của khách anh ta quyền trên tất hàng cả các dự án đó để anh ta sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả. Hình 1: Chiến lược quản lý bên liên quan. 15 Chương III. Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông Bởi vì truyền thông là rất quan trọng vào các dự án, mỗi dự án phải bao gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc hay các tài liệu hướng dẫn truyền thông của dự án. Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc nên là một phần của kế hoạch quản lý tổng thể dự án. Kế hoạch quản lý truyền thông sẽ thay đổi theo nhu cầu của dự án, nhưng một số loại kế hoạch bằng văn bản nên luôn luôn được chuẩn bị. Ví dụ, đối với các dự án nhỏ, như dự án Quản lý trang mạng nội bộ, kế hoạch quản lý thông tin liên lạc có thể là một phần hợp đồng của nhóm. Đối với các dự án lớn, nó phải là một văn bản riêng. Kế hoạch quản lý truyền thông cần phải giải quyết các mục sau đây: Yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan. Thông tin được truyền đạt, bao gồm định dạng, nội dung và mức độ chi tiết. - Ai sẽ nhận được các thông tin và ai tạo ra các thông tin. Phương pháp đề nghị hoặc các công nghệ để truyền đạt thông tin Tần số truyền thông Thủ tục để giải quyết vấn đề Thủ tục sửa đổi để cập nhật kế hoạch quản lý thông tin liên lạc Một danh mục các thuật ngữ phổ biến Điều quan trọng là phải biết những thông tin gì, các loại thông tin nào sẽ được phân phối cho các bên liên quan. Bằng cách phân tích nhu cầu thông tin liên lạc bên liên quan, chúng ta có thể tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào việc tạo ra hoặc phổ biến thông tin không cần thiết. Hình 2 cung cấp một phần của một bản phân tích truyền thông các bên liên quan và cho thấy rằng các bên liên quan nên có thông tin liên lạc được viết ra. Lưu ý rằng việc phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan bao gồm các thông tin như người liên lạc ứng với thông tin, hạn nộp, định dạng phù hợp dành cho các thông tin. Chúng ta có thể tạo ra một bảng tương tự để hiển thị mà các bên liên quan nên tham dự các cuộc họp dự án. Sẽ luôn luôn là một ý tưởng tốt với các phần bình luận, các loại bảng để ghi lại, cân nhắc đặc biệt hoặc các chi tiết liên quan đến từng đối tượng, tài liệu ,hội họp... 16 Bên liên quan Tài liệu Quản lý khách Báo hàng cáo Hình thức tình Văn trạng hàng tháng và Người liên lạc Hạn bản Tina Erndt, Tom Ngày đầu họp Silva tháng mặt Tư vấn kinh Báo cáo tình Văn bản doanh của khách trạng hàng tháng Julie Grant, Ngày đầu Sergey Cristobal tháng hàng Tư vấn kĩ thuật Báo cáo tình Email của khách hàng trạng hàng tháng Quản lý nội bộ Báo cáo Li Chau, Nancy Ngày đầu Micheals tình Văn trạng hàng tháng và tháng bản Bob Thomson Ngày đầu họp tháng mặt Tư vấn kinh Báo cáo tình Mạng nội Angie Liu doanh và công trạng hàng tháng bộ Ngày đầu tháng nghệ nội bộ Đào tạo nhà thầu Kế hoạch đào Văn bản phụ Jonathan Kraus 1 tháng 11 Najwa Gates 1 tháng 6 tạo Phần mềm nhà Kế hoạch thực Email thầu phụ thi phần mềm Hình 2: Phân tích truyền thông các bên liên quan. Có được các bên liên quan xem xét và phê duyệt việc phân tích thông tin liên lạc sẽ đảm bảo rằng các thông tin là chính xác và hữu ích. 17 Nhiều dự án không bao gồm đầy đủ thông tin ban đầu về thông tin liên lạc. Người quản lý dự án, quản lý tổng thể, và các thành viên nhóm dự án sử dụng các kênh thông tin liên lạc hiện có để chuyển tiếp thông tin dự án là đủ. Vấn đề với việc sử dụng các kênh truyền thông hiện nay là mỗi nhóm (cũng như các bên liên quan khác ) có nhu cầu thông tin liên lạc khác nhau. Tạo ra một số kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và xem xét nó với các bên liên quan dự án ngay từ ban đầu trong một dự án, sẽ giúp ngăn ngừa hoặc giảm bớt các vấn đề thông tin liên lạc sau này. Nếu một tổ chức làm việc trên nhiều dự án, cần có tính nhất quán trong việc xử lý thông tin liên lạc dự án giúp các hoạt động đồng nhất và trơn tru hơn. Thông tin liên lạc phù hợp sẽ giúp các tổ chức cải thiện thông tin liên lạc dự án, đặc biệt là cho các chương trình bao gồm nhiều dự án. Ví dụ, Peter Gumpert , người quản lý chương trình "Cáp quang ngầm đại dương" trong trường hợp nêu trên, sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc có một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc mà tất cả các nhà quản lý dự án cấp dưới đã báo cáo với anh ta, giúp anh ta phát triển và thực hiện theo. Từ một vài các dự án có một số các bên liên quan cho đến việc phát triển một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc phối hợp. Ví dụ, nếu khách hàng nhận được báo cáo tình trạng từ công ty Peter có định dạng hoàn toàn khác nhau và thông tin không có tính liên quan từ các dự án trong cùng một công ty, họ sẽ đặt câu hỏi về khả năng của công ty Peter về việc quản lý các chương trình lớn hơn. Thông tin liên quan đến nội dung của dự án thông tin liên lạc cần xuất phát từ cấu trúc chi tiết công việc (WBS). Trong thực tế, nhiều cấu trúc chi tiết công việc bao gồm một phần dành cho thông tin liên lạc dự án để đảm bảo rằng báo cáo thông tin quan trọng có thể được phát tán đi. Nếu báo cáo thông tin cần thiết là một hoạt động được định nghĩa trong WBS, cần hiểu rõ ràng về những thông tin dự án để báo cáo như khi nào báo cáo, làm thế nào để báo cáo, những người có trách nhiệm tạo báo cáo , … 18 Chương IV. Sự phân phối thông tin. Phân bố được thông tin dự án cho đúng người, tại đúng thời điểm và trong định dạng phù hợp hữu ích là điều vô cùng quan trọng cho phát triển thông tin dự án. Phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan tốt là một điểm khởi đầu tốt để phân phối thông tin. Người quản lý dự án và nhóm phải quyết định được xem ai sẽ là người nhận được những thông tin, cũng như cách tốt nhất để phân phối thông tin? Gửi báo cáo thông tin dự án bằng văn bản liệu có đủ? Mở cuộc họp liệu có hiệu quả trong việc phân phối thông tin dự án? Hay các cuộc họp và các văn bản liệu có cần thiết cho phân phối thông tin dự án? Cách tốt nhất để phân phối thông tin cho các thành viên liên quan là gì? Trong khi thực hiện dự án, nhóm dự án phải cân nhắc việc giải quyết vấn đề phân phối thông tin. Ví dụ, họ có thể sửa đổi các chính sách và thủ tục, hệ thống thông tin, hoặc kết hợp các công nghệ mới để cải thiện phân phối thông tin. Chẳng hạn, Peter Gumpert , người quản lý chương trình nêu trên, có thể quyết định rằng việc cung cấp cho những nhân vật chủ chốt trong các dự án của mình các thiết bị cầm tay không dây, như một chiếc điện thoại iPhone hoặc BlackBerry, sẽ tăng cường thông tin liên lạc. Ông sẽ cần phải yêu cầu khoản tiền bổ sung để cung cấp các thiết bị và đào tạo họ về cách sử dụng chúng . Sau khi trả lời câu hỏi quan trọng liên quan đến truyền thông dự án, người quản lý dự án và nhóm của họ phải quyết định cách tốt nhất để phân phối thông tin. Cân nhắc phân phối thông tin bao gồm việc sử dụng các công nghệ , truyền thông chính thức và không chính thức , và sự phức tạp của thông tin liên lạc. Sử dụng công nghệ để cải thiện việc phân phối thông tin 19
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan