Tài liệu Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại trung tâm thông tin – thư viện đại học quốc gia hà nội và thư viện quốc gia việt nam

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung Khóa luận do bản thân tự nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi, dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện khóa luận, bên cạnh sự cố gắng nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận rất nhiều sự giúp đỡ từ thầy cô, gia đình và bạn bè. Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo và các bạn học Khoa Thông tin Thư Viện khoa 2007- 2011. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới các thầy giáo, cô giáo, các anh chị, cô chú công tác tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành khóa luận của mình. Đặc biệt, cho tôi được tỏ lòng kình trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáo, Ths. Nguyễn Thị Thúy Hạnh đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trong thời gian qua. Hà Nội, ngày 23 tháng 5 năm 2011 Sinh viên Mai Thị Hương DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu TNS Tài nguyên số TVĐT Thư viện Điện Tử 1 TVS Thư viện Số TTTTTV ĐHQGHN Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TLS Tài liệu số MỤC MỤC PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................. 1 2. Đối tượng nghiên cứu ................................................................ 2 3. Cơ sở lí luận và phương pháp nghiên cứu .................................. 2 4. Mục địch nhiệm vụ nghiên cứu................................................... 3 5. Ý nghĩa khoa học của niên luận .................................................. 3 6. Bố cục của niên luận ................................................................... 3 PHẦN 2: NỘI DUNG ............................................................................. 5 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TTTTTV ĐHQG HN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ ...................................................... 5 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số .................................................. 5 1.1.1 Những vấn đề chung .............................................................. 5 1.1.1.1 Thư Viện số ......................................................................... 5 1.1.1.2 Thư viện điện tử .................................................................. 6 1.1.1.3 Tài liệu điện tử .................................................................... 7 1.1.1.4 Tài liệu số ............................................................................ 8 1.1.1.5 Số hóa .................................................................................. 9 1.1.1.6 Siêu dữ liệu.......................................................................... 9 1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ tài nguyên số .......................................... 13 2 1.1.2. Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số......................................................................................... 15 1.1.2.1Chính sách của đảng và Nhà nước về sự nghiệp thư viện ... 15 1.1.2.2 Chức năng loại hình, quy mô của thư viện ......................... 16 1.1.2.3 Các hoạt động thuộc môi trường hoạt động chung ............. 17 1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động ............................... 18 1.1.2.5 Trình độc cán bộ.................................................................. 19 1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ ........................................... 22 1.2.. Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN ............................. 23 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................. 23 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ ............................................................. 26 1.2.3 Cơ sở vật chất ......................................................................... 27 1.2.4 . Cơ cấu tổ chức ..................................................................... 27 1.2.5 Xu hướng phát triển .............................................................. 29 1.3 Giới thiệu về Thư viện Quốc gia Việt Nam .............................. 29 1.3.1 Lịch sử hình thành của Thư viện Quốc gia Việt Nam .......... 29 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam ........ 30 1.3.3 Cơ sở vật chất ......................................................................... 33 1.3.4 Cơ cấu tổ chức ........................................................................ 33 CHƢƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TTTTTV ĐHQG HN VÀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM ............................................................................................... 36 2.1. Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ........................................................................................ 2.1.1 Việc phát triển tài nguyên số tại TTTTTV ĐHQGHN .......... 36 2.1.1.1. Đội ngũ cán bộ kĩ thuật ...................................................... 36 3 2.1.1.2. Thiết lập chính sách phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ............................................................................ 38 2.1.1.3. Biện pháp để tạo lập kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ........................................................................................ 39 2.1.1.4. Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN .................................... 40 2.1.1.5. Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ................................... 41 2.1.1.6. Vấn đề công nghệ trong phát triển tài nguyên số ............... 41 2.1.1.7 Bảo quản tài nguyến số tại TTTTTV Đại học Quốc gia Hà Nội ......................................................................................................... 47 2.1.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ..................................................................... 48 2.1.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS ............ 50 2.1.2 Tìm hiểu về việc chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ........................................................................................ 51 2.2 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ......................................................................................................... 52 2.2.1 Phát triển tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ..... 52 2.2.1.1 Đội ngũ cán bộ kỹ thuật ...................................................... 52 2.1.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho tài liệu ......................... 53 2.2.1.3 Biện pháp tạo lập kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ................................................................................................ 54 2.2.1.3.1 Cơ sở dữ liệu thư mục ...................................................... 54 2.2.1.3.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn ..................................................... 56 2.2.1.4 Lập chính sách duy trì ngân quỹ cho phát triển kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ..................................................... 62 4 2.2.1.5 Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tâp số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ................................................ 63 2.2.1.6 Vấn đề công nghệ cho việc phát triển tài nguyên số........... 63 2.2.1.7 Bảo quản tài nguyên số ...................................................... 70 2.2.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển tài nguyên số ................ 71 2.2.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS ............ 74 2.2.2 Chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam......... 75 3. So sánh hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam........................ 77 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ.. 80 3.1. Nhận xét và đánh giá ................................................................ 80 3.1.1 Tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN ........................................... 80 3.1.2 Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ........................................... 81 3.2. Kiến nghị và giải pháp ............................................................. 83 3.2.1 Trung tâm TTTV ĐHQGHN ................................................. 83 3.2.1.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số ............. 83 3.2.1.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số ......................................................................................................... 84 3.1.1.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm .......................................... 85 3.1.1.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào .................................. 85 3.1.1.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ ............................... 86 3.1.1.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng .............. 86 3.1.1.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số ............................ 87 3.1.1.8 Các giải pháp khác .............................................................. 87 3.2.2 Thƣ viện Quốc gia Việt Nam ............................................... 88 3.2.2.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số ............. 88 5 3.2.2.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số ......................................................................................................... 90 3.2.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm .......................................... 90 3.2.2.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào .................................. 91 3.2.2.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ ............................... 91 3.2.2.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng .............. 92 3.2.2.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số ............................ 93 3.2.2.8 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài nguyên số ......................................................................................................... 94 3.2.2.9 Các giải pháp khác .............................................................. 94 PHẦN 3 KẾT LUẬN ............................................................................... 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................... 98 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Bước vào thế kỷ XXI – công nghệ thông tin và tri thức bùng nổ đã chiếm lĩnh một vị trí quan trọng và trở thành một động lực quan trọng cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Nền kinh tế đã có những biến chuyển từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã có sự tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới sự phát triển của hoạt động TTTV. Thông tin tăng nhanh theo cấp số nhân về số lượng chất lượng cũng như về loại hình và phương thức khai thác, điều này đã tạo nên một sức ép lớn cho các cơ quan TTTV. Các cơ quan TTTV đã phải tự biến đổi, hoàn thiện mình sao cho phù hợp để quản trị thông tin và tri thức. 6 Nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tri thức hóa, các mô hình thư viện hiện đại đã ra đời và xu thế phát triển TVS đã trở thành một phần chủ đạp trong hoàn cảnh hoạt động TTTV trên thế giới. Cuộc cách mạng thông tin không những cung cấp năng lực công nghệ hướng đến TVS, mà còn đáp ứng một nhu cầu chưa từng có về lưu trữ tổ chức và truy cập thông tin. Nhằm hội nhập với cộng đồng thư viện trên thế giới, Thư viện Việt Nam cần phát triển về TNS và công nghệ khai thác. Xây dựng một TVS là một quy trình phức tạp và vô cùng tốn kém. Xây dựng phát triển và thực hiện chia sẻ TNS là công việc cốt lõi trong việc hình thành TVS. Tuy nhiên chi phí để số hóa tài liệu là rất lớn, chúng ta cần xây dựng và tuân theo một quy trình thống nhất, đồng bộ để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả thực sự. Thư viện số với việc xây dựng, phát triển và chia sẻ tài nguyên thông tin số đang trở thành một xu thế tất yếu đối với các thư viện ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung. Việc phát triển TNS không chỉ phục vụ mục đích nhằm sao lưu bảo quản tài liệu được tốt hơn mà còn vì nó đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. Xây dựng phát triển và chia sẻ kho TNS trong thư viện các trường đại học trên thế giới quan tâm đầu tư phát triển. Đặc biệt đối với Việt Nam một đất nước có nền giáo dục đang phát triển thì vấn đề phát triển và chia sẻ TNS nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu trong nội bộ một đơn vị và giữa các đơn vị với nhau đang được quan tâm xây dựng và phát triển. Khi tiến hành nghiên cứu về TVS tác giả nhận thấy vấn đề phát triển và chia sẻ TNS là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu. Chính vì vậy tác giả đã đi sâu tìm hiểu cụ thể một số đơn vị điển hình về việc phát triển và chia sẻ TNS với đề tài: ―Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam‖ làm Khóa luận của mình. 7 2.Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chính xác của đề tài được xác định là phát triển và chia sẻ tài nguyên số. Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cả về mặt không gian và thời gian là việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. 3.Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: Trên cơ sở tham khảo các tài liệu trong và ngoài nước, các báo cáo khoa học về vấn đề xây dựng TVS và phát triển chia sẻ TNS. Dựa trên xu thế quốc tế và nhu cầu điều kiện cụ thể tại Việt Nam đặc biệt là ĐHQGHN và Thư viện Quóc gia Việt Nam về phát triển và chia sẻ TNS. Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu lí thuyết: Thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tin trong các tài liệu tham khảo. Nghiên cứu thực tiễn: Kháo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc Gia Việt Nam. 4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu bước đầu về vấn đề phát triển và chia sẻ TNS, Khóa luận mang lại cái nhìn ban đầu, khái quát về việc phát triển và chia sẻ TNS tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng; từ đó đề xuất một số giải pháp hiệu quả trong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại đây. 5. Ý nghĩa khoa học của khóa luận Về lý luận: Khóa luận đã trình bày vấn đề lí luận nội hàm các khái niệm liên quan tới tài nguyên số: Thư viện số, Thư viện điện tử, Số hóa, Tài liệu số, 8 Siêu dữ liệu, Tài liệu điện tử. Và nhưng vấn đề cơ bản xung quanh vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số. Ý nghĩa thực tiễn: Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đưa ra một số đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 6. Bố cục của khóa luận Với mục đích và đối tượng nghiên cứu của khóa luận này ngoài phần mục lục, tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia thành các phần: - Phần mở đầu trình bày lý do chọn đề tài, tình hình nghiên cứu, mục đích, đối tượng, phương pháp nghiên cứu, bố cục của khóa luận - Phần nội dung Chương 1: Những vấn đề chung về tài nguyên số và Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương 2: Phát triển và chia sẻ TNS tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam.  Một số khái niệm chung về phát triển và chia sẻ tài nguyên số  Phát triển TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN: Đội ngũ cán bộ kĩ thuật , thiết lập chính sách phát triển kho TNS , Biện pháp để tạo lập kho TNS , Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho TNS, Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử, Vấn đê công nghệ cho phát triển tài nguyên số, Bảo quản TNS , Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn TNS hóa , Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển nguồn TNS hóa  Chia sẻ TNS: Thực trạng chia sẻ TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 9  So sánh việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị. - Kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển, chia sẻ tài nguyên số 1.1.1 Những vấn đề chung 1.1.1.1 Thƣ viện số Có thể nói khi con người bước sang thế kỷ 21, bước sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin và truyền thông. Công nghệ thông tin phát triển kéo theo đó là sự bùng nổ thông tin theo cấp số nhân. Xuất hiện theo đó là các thuật ngữ khái niệm: TVĐT, TVS, TNS, số hóa tài nguyên….Hầu hết những thuật ngữ này dùng chưa thống nhất có nhiều sự pha trộn: 10 Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về TVS. Theo như Gladney – 1994: ―Một TVS phải là tập hợp các thiết bị máy tính, lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục, tìm kiếm, phân phát thông tin. Một dịch vụ TVS đầy đủ trọn vẹn phải bao gồm đảm bảo có cả các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các ích lợi của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số.‖ Liên đoàn thư viện thế giới – DLF: ― TVS là một tổ chức cung cấp tài nguyên, bao gồm cả đội ngũ chuyên nghiệp, để chọn lọc cấu trúc, cung ứng truy cập, biên dịch, phân phối , bảo quản nguyên vẹn, và đảm bảo bền vững theo thời gian những bộ sưu tập kỹ thuận số để sẵn sàng phục vụ cộng đồng một cách kinh tế.‖ Song có thể nói rằng, dù định nghĩa như thế nào thì TVS với mục đích đạt được các nhu cầu xã hội đều phải: Phục vụ một cách lý tưởng một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định nào đó. Không phải là một thực thể đơn độc. Được cấu tạo bởi cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức. Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục với quá trình truy cập. Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu tố công nghệ. Tạo sự truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả cùng với một loạt các phương thức đa dạng, đa chiều. Cung cấp truy cập miễn phí (đối với cộng đồng người dùng tin xác định) Sở hữu và quản lý, kiểm soát được các nguồn tài nguyên thông tin của mình (hay có thể phải mua bên ngoài) 11 Có một tập hợp nguồn tài nguyên thông tin có đặc điểm sau: Lớn và ổn định. Được tổ chức và quản trị tốt. Có nhiều khổ mẫu và khuôn dạng khác nhau… 1.1.1.2 Thƣ viện điện tử Thư viện điện tử (TVĐT): Khái niệm về thư viện điện tử được định nghĩa như sau: ―Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng công nghệ thông tin‖. Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web mang lại. Khái niệm này đang được các chuyên gia công nghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống bất kể có dựa trên một thư viện truyền thống hay không. Môi trường kỹ thuật Internet hiện nay thậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin trên mạng một lúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể những người sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin, sự hiện diện của Web bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó. Tuy nhiên sự khác biệt giữa thư viện điện tử, Thư viện số với kho thông tin khổng lồ trên Internet đó là World Wide Web (WWW) thiếu hẳn những đặc điểm quan trọng của việc sưu tầm có chọn lọc và tổ chức thông tin chặt chẽ như trong thư viện điện tử và thư viện số. Thư viện điện tử cũng có thể hiểu theo nghĩa tổng quát: Là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện; Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa. Nguồn lực của Thư viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa. 1.1.1.3 Tài liệu điện tử 12 Có nhiều quan điểm nói về tài liệu điện tử. Hiện nay khái niệm này phần lớn vẫn còn rất mơ hồ. Tài liệu điện tử có thể được xem là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính. Có thể thấy sự ra đời của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổ thông tin và bùng nổ công nghệ. Tài liệu điện tử có các dạng như: Tạp chí điện tử (e – journal), các file dữ liệu được tổ chức qua hệ thống thư mục:  Các file dữ liệu audio có nội dung âm nhạc, thơ, các bài giảng, sưu tập âm thanh, sinh vật học,..  Các file dữ liệu hình ảnh như các bộ sưu tập hình ảnh chuyên nghiệp, thương mại, các hình ảnh liên quan đến các công trình nghiên cứu khoa học: toán, lí, hóa, sinh vật học...Các dữ liệu file (nơi, ngày, giờ, nội dung, mô tả nội dung liên quan, tác giả, độ phân giải,..)  Các file video bao gồm các tài liệu được thu lại, nội dung, các bài phát biểu, sự kiện quan trọng liên quan đến nhà trường, khoa lớp, các video download từ internet, các bộ sưu tập chuyên nghiệp. 1.1.1.4 Tài liệu số Tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính. TLS có thể được tạo lập bằng máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. TLS cũng được đề cập đến như tài liệu điện tử. (Từ điển giải nghĩa của Mindwrap) Như vậy ta thấy rằng TLS được xây dựng thông qua 2 kênh: 13 Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu... Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở những dạng khác nhau như scan, ghi âm...) Nói tóm lại TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số mà máy tính có thể đọc được. 1.1.1.5 Số hóa Số hóa là quá trình biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu.‖ ( Thư viện trường đại học Cornell) Chung quy lại ta thấy rằng số hóa là tiến trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống mà cụ thể là sách và văn bản sang dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính. 1.1.1.6 Siêu dữ liệu Siêu dữ liệu (Metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin. Thuật ngữ ―meta‖ xuất xứ là một từ Hy Lạp dùng để chỉ một cái gì đó có bản chất cơ bản hơn hoặc cao hơn. Vì vậy siêu dự liệu là dữ liệu về dữ liệu. Nó được những thủ thư truyền thống đặt vào trong các biên mục và được sử dụng thông thường nhất để mô tả thông tin về các tài nguyên Web. Theo tài liệu hướng dẫn số hóa tài liệu ― Moving theory into practice: digital imaging tutorial‖ [Kenney, 2001], siêu dữ liệu được xác định là dữ liệu mô tả của đối tượng thông tin và trao đổi các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể được định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖ [23, tr53] 14 Theo tiến sỹ Warwick Cathro, ―siêu dữ liệu là những thành phần mô tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thông tin‖. Siêu dữ liệu được xác định là ―dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖. Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là ―thông tin có cấu trúc mà nó mô tả, giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng và quản lý hơn. Siêu dữ liệu được hiểu là dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin về thông tin‖. Theo Dempsey và Heery, 1997: ―siêu dữ liệu là dữ liệu đi kèm với đối tượng thông tin và nó cho phép những người sử dụng tiềm năng có thể biết trước sự tồn tại cũng như đặc điểm của đối tượng thông tin này‖. Định nghĩa tại Việt Nam: Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ― Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước‖: Siêu dữ liệu hay còn gọi là dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin. Mục đích của siêu dữ liệu: Mục đích đầu tiên và cốt yếu nhất của siêu dữ liệu là góp phần tìm lại các tài liệu, tài nguyên điện tử. Hỗ trợ cho việc sử dụng hiệu quả tài nguyên. Một khi tài nguyên được trong môi trường điện tử, siêu dữ liệu cung cấp cho người sử dụng những thông tin về kỹ thuật, về khuôn khổ kinh doanh (bản quyền, quyền truy cập...) 15 Đảm bảo sự liên tác giữa các hệ thống. Những sơ đồ dữ liệu được thống nhất sẽ giúp ích cho các hệ thống có thể nhận dạng đúng các yếu tố, có thể chuyển đổi dữ liệu dễ dàng, đảm bảo hoạt động trên mạng hiệu quả hơn. Phân loại siêu dữ liệu theo A.J Gilliland Swetland có các loại như:  Siêu dữ liệu hành chính,  Siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu bảo quản,  Siêu dữ liệu kỹ thuật  Siêu dữ liệu sử dụng. Theo Kenney có 3 loại siêu dữ liệu sau: Siêu dữ liệu mô tả (descriptive metadata): Mô tả và xác định tài nguyên, cho phép phát hiện ( tìm tài nguyên); ở mức cục bộ, cho phép tìm và tìm lại đối tượng, ở cấp mạng Web, cho phép phát hiện tài nguyên. Siêu dữ liệu cấu trúc (structural metadata): Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh, minh họa, phụ lục …giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu; cung cấp thông tin về cấu trúc bên trong của tài liệu điện tử ( XML, SGML, HTML, OAI, ...) Siêu dữ liệu hành chính ( Administrative metadata): Hỗ trợ quản trị và xử lí sưu tập số; Dữ liệu kĩ thuật Mối liên kết giữa các bản ghi siêu dữ liệu và tài nguyên có thể có một trong hai dạng sau: Các phần tử siêu dữ liệu được chứa trong một bản ghi riêng tách rời với tài liệu, ví dụ trường hợp bản ghi biên mục của thư viên truyền thống. Siêu dữ liệu có thể được gắn vào trong tài liệu. Ví dụ, trong biên mục xuất bản nước ngoài, dữ liệu mô tả này được gắn vào trang sau của trang tiêu đề sách. Đối với thư viện số hóa, việc gắn thông tin biên mục siêu dữ liệu vào ngay trong tài liệu toàn văn là yêu cầu bắt buộc. 16 Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tập hợp các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu. Ví dụ, một hệ thống siêu dữ liệu thông thường trong biên mục thư viện chứa đựng một tập hợp bản ghi siêu dữ liệu dùng để mô tả sách như tác giả, nhan đề, ngày xuất bản, tiêu đề đề mục, số gọi chỉ vị trí trên giá sách,... Vậy vấn đề đặt ra ở đây rằng siêu dữ liệu đóng vai trò như một mục lục thư viện, vậy liệu siêu dữ liệu có thay thế mục lục thư viện hay không? Siêu dữ liệu và phiếu mô tả tương đồng với nhau về mục đích sử dụng, thậm chí còn giống nhau về nội dung. Tuy nhiên khác nhau cơ bản là phiếu mục lục thì tách rời với kho sách, trong khi siêu dữ liệu liền vào nội dung tài liệu. Chuẩn siêu dữ liệu Tài liệu điện tử hay kỹ thuật số ở dạng toàn văn và đa phương tiện phải được đóng gói bằng công nghệ web. Vì siêu dữ liệu phải gắn liền vào nội dung tài liệu nên cũng phải được đóng gói để trở thành siêu dữ liệu thư tịch. Chẳng hạn như những biểu ghi thư tịch sử dụng khổ mẫu MARC21 trong thư viện truyền thống, khi sử dụng với tài nguyên điện tử thì phải được đóng gói bằng ngôn ngữ XML để trở thành MARC-XML. Có nhiều chuẩn mô tả dữ liệu biên mục mang tích chất siêu dữ liệu khá thông dụng, ví dụ MARC21/ UNIMARC, ISO2079, Dublin Core metadata, MODS, METS..các dữ liệu này thường được gắn vào phần đầu cho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các search engine tìm kiếm, lọc ra các thông tin metadata để tổ chức thành các kho dữ liệu mà không cần dùng đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống, Nói cách khác, ngay bản thân ngôn ngữ XML tự nó đã hỗ trợ cho việc hình thành một cơ sở dữ liệu toàn văn bản, phi cấu trúc rất tiện lợi cho việc tìm kiếm trao đổi thông tin. Đặc biệt những ai làm việc với thư viện số thì cần phải biết hai phương pháp chuẩn khác nhau về trình bày siêu dữ liệu tài liệu: Dạng biên mục máy đọc 17 được MARC21 và Dublin Core. Dạng MARC được phát triển công phu, kiểm soát chặt chẽ, chi li bao hàm đến độ khá phức tạp, được tạo nên bởi những nhà biên mục học chuyên nghiệp chủ yếu để sử dụng trong các thư viện truyền thống. Chuẩn MARC được Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ phát triển vào cuối thập niên 1960 để phục vụ cho việc trao đổi biểu ghi thư mục giữa các thư viện. Chuẩn Dublin Core chủ trương đơn giản hóa để sử dụng cho các thư viện số đối với những người không cần phải huần luyện nghiệp vụ thư viện. Hai chuẩn này không những chú ý đến những các giá trị đặc thù của mình mà còn lưu tâm đến những triết lý căn bản đối nghịch nhau một cách tuyệt đối. Nếu sử dụng Dunlin Core với 15 thành phần đã được đóng gói bằng XML để biên mục tài liệu truyền thống lẫn điện tử thì ta không cần phải chuyển đổi. Nếu có chuyển đổi thì chuyển đổi sang MARC để có thể trao đổi với hệ thống cũ những biểu ghi thư tịch trong thư viện truyền thống. Cách biên mục này gọi là cách biên mục trên web, cũng đồng nghĩa với việc tạo lập siêu dữ liệu. So với dạng MARC, Dublin Core đơn giản hơn. Dublin Core chỉ bao gồm 15 yếu tố trong khi MARC có tới hàng trăm các trường lớn nhỏ. Core tức chỉ những thành phần nòng cốt, ngoài ra còn tăng thêm những thành phần phụ cho mục đích riêng. 1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ Tài nguyên số ―Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình. Như vậy có mượn chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dụng, văn hóa, các tổ 18 chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và các cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện‖ ( TS. Lê Văn Viết) Chúng ta có thể thấy TNS nó là một dạng nguồn lực của trung tâm TTTV. Việc chia sẻ TNS chính là một dạng của chia sẻ nguồn lực TTTV. Theo Aller Ken: Chia sẻ nguồn lực là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ. Mục đích là tạo ra một mạng tác động tích cực vào (a) người sử dụng thư viện về mặt tiếp cận được nhiều tài liệu hay dịch vụ, và (b) nguồn kinh phí về mức độ cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn, tăng dịch vụ ở một mức kinh phí hay có nhiều dịch vụ hơn với mức kinh phí thấp hơn nếu như hoạt động riêng lẻ. Theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện. Thực sự, hai thuật ngữ này bao hàm nhiều hoạt động tương tự, nhưng có sự khác biệt quan trọng về phương pháp. Thuật ngữ trước (hợp tác thư viện) lấy sự hiện hữu của các thư viện để xét và mô tả cách họ đạt được mục tiêu tốt hơn bằng cách làm việc cùng nhau. Thuật ngữ mới một mặt công nhận các nguồn lực nhận thức, tri thức và vật chất, mặt khác, con người tham gia vào tổ chức nhóm để tạo các quan hệ tối ưu đáp ứng nhu cầu của các thư viện. Định nghĩa của Philip Senell nhấn mạnh rằng chia sẻ nguồn lực không phải là điểm kết thúc ở bản thân nó, mà nó còn có nghĩa nâng cao dịch vụ cung cấp cho người dùng tin. Chia sẻ TNS là sự chia sẻ nguồn lực thông qua sự hỗ cho của máy tính điện tử và mang máy tính. 1.1.2 Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số 19 Chúng ta có thể thấy rằng cho dù ở hoạt động nào, lĩnh vực nào, hành một ngành nghề, một cơ quan tổ chức đoàn thể nào thì cũng đều phải chịu ảnh hưởng nhất định từ những yếu tố chủ quan và những yếu tố khách quan tác động tới. Hơn thế trong bối cảnh hiện nay sự gia tăng về nguồn thông tin theo cấp số nhân, cũng như sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đã tác động không nhỏ tới hoạt động thông tin thư viện nói chung và hoạt động phát triển chia sẻ tài nguyên số nói riêng. 1.1.2.1 Chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về sự nghiệp thƣ viện Trong xã hội hiện nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của các hoạt động kinh tế xã hội thì hoạt động thông tin thư viện cũng không ngừng phát triển trở thành một bộ phận không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Hoạt động thông tin thư viện góp phần không nhỏ vào phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí, vai trò của thư viện trong xã hội ngày càng được khẳng định rõ ràng. Chính sách của đảng và nhà nước có tác động rất lớn tới sự nghiệp thư viện. Năm 1993, Thủ tướng chính phủ đã ra Quyết định số 25 – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật. Tiếp đó, năm 2002 Chính phủ lại ra Nghị định số 72/2002/NĐ-CP về chính sách đầu tư đối với thư viện. Tại chương IV điều 14 có viết: ―Bảo đảm kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động hóa, xây dựng thư viện điện tử, tạo cảnh quan môi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu, thông tin và các 20