Tài liệu Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................... 1 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÀNG NĂM ...................................... 2 I. Khái niệm kế hoạch ..................................................................................... 2 II. Vai trò của lập kế hoạch ........................................................................... 3 III. Phân loại hệ thống kế hoạch của tổ chức ............................................... 4 1.Theo cấp kế hoạch ...................................................................................... 5 2. Theo thời gian của kế hoạch ..................................................................... 7 3. Phân loại theo cấp quản lý ........................................................................ 8 4. Công tác lập kế hoạch hàng năm .............................................................. 9 IV. Quy trình lập kế hoạch ........................................................................... 10 4.1. Xác định thực trạng. ............................................................................. 10 4.2. Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu ............................................................ 10 4.3. Đánh giá tính khả thi của mục tiêu ...................................................... 10 4.4. Phác thảo kế hoạch hoạt động .............................................................. 10 4.5. Xác định nguồn tài chính ..................................................................... 11 4.6. Xác định các chỉ số giám sát ................................................................ 11 4.7. Trình bày kế hoạch ............................................................................... 11 V. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch hàng năm ............. 12 5.1. Hệ thống mục tiêu, chiến lược của tổ chức .......................................... 12 5.2. Sự hạn chế của các nguồn lực .............................................................. 13 5.3. Biến động của môi trường xung quanh ................................................ 13 5.4. Hệ thống thông tin ................................................................................ 13 5.5. Năng lực của chuyên gia lập kế hoạch ................................................. 14 5.6. Cơ chế quản lý kinh tế và kế hoạch hóa của Nhà nước ....................... 14 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CỦA CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................... 15 I. Giới thiệu chung về Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn ...... 15 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục ................................................................ 15 2. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 17 2.1. Cơ cấu tổ chức của Cục.................................................................... 17 2.2. Bộ máy quản lý ................................................................................ 17 2.3. Tổ chức bộ máy tại các địa phương ................................................. 17 II. Thực trạng công tác lập kế hoạch hàng năm ........................................ 18 1. Hệ thống kế hoạch hóa của Cục .............................................................. 18 1.1. Hệ thống kế hoạch của nền kinh tế quốc dân................................... 18 1.2. Nội dung của bản Kế hoạch hàng năm của Cục .............................. 20 2. Các căn cứ cho công tác lập kế hoạch năm 2010 của Cục ..................... 22 2.1. Căn cứ pháp lý................................................................................. 22 2.2. Căn cứ thực tiễn ............................................................................... 23 3. Quy trình lập kế hoạch của Cục .............................................................. 23 3.1. Đánh giá thực trạng và xu thế ......................................................... 23 3.2. Đề xuất quan điểm phát triển của kỳ kế hoạch tới, xây dựng và lựa chọn mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể đối với lĩnh vực hợp tác xã và phát triển nông thôn. ................................................................................................ 24 3.3. Xác định các chính sách và giải pháp thực hiện các chỉ tiêu đề ra .. 28 3.4. Xây dựng cơ chế, hệ thống giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch 28 4. Tiến độ thời gian của công tác lập kế hoạch ........................................... 33 5. Chế độ báo cáo ........................................................................................ 34 III. Một số phương pháp, công cụ sử dụng trong quá trình lập kế hoạch......34 1. Các phương pháp phân tích hệ thống thông tin ...................................... 34 2. Công cụ phân tích.................................................................................... 37 IV. Đánh giá công tác lập kế hoạch của Cục .............................................. 38 1. Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của Cục ..................................... 38 2. Đánh giá công tác lập kế hoạch của Cục ................................................ 40 2.1. Những kết quả đạt được ................................................................... 40 2.2. Những tồn tại hạn chế ...................................................................... 41 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CỦA CỤC ......................................................................................................................................... 42 1. Đổi mới tư duy về kế hoạch ...................................................................... 42 2. Đổi mới phương pháp lập kế hoạch ........................................................ 45 3. Nâng cao năng lực cán bộ làm công tác kế hoạch .................................. 50 4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và kiểm tra ............................................. 51 5. Nâng cao khả năng nghiên cứu và dự báo .............................................. 52 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 54 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CÁC CHỮ VIẾT TẮT KH Kế hoạch KTHT & PTNN Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn KTXH Kinh tế xã hội KHPT KTXH Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội KHĐT Kế hoạch đầu tư NNPTNT Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Công tác quản lý bao gồm các nội dung chính: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trong đó chức năng lập kế hoạch là quá trình đầu tiên, không thể thiếu với công tác quản lý. Lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, đối với các cơ quan nhà nước, công tác kế hoạch luôn giữ một vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, theo em nhận thấy thì: việc đổi mới công tác lập kế hoạch trong lĩnh vực tư nhân diễn ra nhanh chóng, cùng với đó là sự thay đổi tư duy, phương thức và công cụ. Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch tại những cơ quan nhà nước vẫn chậm hơn so với khu vực tư nhân, điều này có thể do tư duy, cơ chế hay cơ sở khoa học của công tác đổi mới quản lý ở khu vực nhà nước vẫn còn chưa được hoàn thiện. Chính vì vậy, để làm rõ hơn về công tác lập kế hoạch trong thực tế, em đã lựa chọn đề tài cho chuyên đề của mình là: “Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. Chuyên đề gồm có 3 phần: Chương I. Lý luận chung về kế hoạch hàng năm Chương II. Thực trạng công tác lập kế hoạch hàng năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn Chương III. Một số giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch của Cục Thông qua chuyên đề này, em hy vọng sẽ vận dụng được những kiến thức đã học được để làm rõ về công tác lập kế hoạch tại một cơ quan nhà nước. Đồng thời hy vọng đóng góp một số ý kiến của mình nhằm có thể đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch. Xin cám ơn Cô giáo Đoàn Thị Thu Hà đã hướng dẫn và các anh chị trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn đã giúp đỡ cho em hoàn thành chuyên đề này. Em hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến để chuyên đề của mình hoàn thiện hơn. Trương Đức Giang 1 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÀNG NĂM I. Khái niệm kế hoạch Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là một trong những công việc quan trọng trong một tổ chức bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp tổ chức nhận định được các hoạt động khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Một tổ chức càng lớn thì công tác lập kế hoạch càng được coi trọng và được chia làm nhiều tầng lớp, với mức độ cụ thể khác nhau. Lập kế hoạch cũng có nhiều khái niệm. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì : “ Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ “. Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra . Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn , rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng được thực hiện đầu tiên trong mỗi quá trình quản lý. Tuy vậy, khái niệm này chưa thể hiện được sự tiếp diễn, phản ánh và thích ứng với những biến động trong môi trường của công tác lập kế hoạch. Vì vậy còn có những khái niệm bổ sung ví dụ như: “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược , các chính sách , kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.” (Steiner). Khái niệm như vậy cho thấy kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Tại Việt Nam nhiều người hiểu đơn giản: Kế hoạch là những chỉ tiêu, con số dự kiến, ước tính trước cho kết quả của một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Những 2 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chỉ tiêu đó thường được mong muốn là cao nhất phù hợp với pháp luật và khả năng của đơn vị. Tuy nhiên không phải bất cứ lúc nào những chỉ tiêu này cũng được tính toán một cách có cơ sở khoa học và cơ sử thực tế mà mang tính khả năng, không tính toán đến những yếu tố bất ngờ. Cụ thể hơn, có thể là việc quyết định xem tương lai phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm? Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động chủ quan, có ý thức, tổ chức của con người, bao gồm quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó. II. Vai trò của lập kế hoạch Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước. Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch có những vai trò sau: - Định hướng hoạt động của tổ chức: Trọng tâm của công tác lập kế hoạch là thiết lập các mục tiêu mong muốn của tổ chức, đặt ra mục tiêu nhỏ cho từng thời kỳ. Tổ chức không thể hoạt động được nếu không cùng nhắm đến một hướng, nếu không sẽ bị tan rã thành nhiều mảnh. Ngoài ra, việc khan hiếm nguồn lực, nhất là: vốn, lao động có tay nghề và kỹ thuật tiên tiến khiến cho các nguồn lực này cần được định hướng vào những mục tiêu được ưu tiên. - Ứng phó với sự bất ổn định của môi trường : Môi trường xung quanh tổ chức luôn thay đổi. Môi trường ở đây có thể là môi trường bên ngoài hoặc môi trường bên trong tổ chức. Chính vì vậy, lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp. Trương Đức Giang 3 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức: Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của tổ chức. Lập kế hoạch phân chia hoạt động của tổ chức thành những công việc nhỏ hơn và thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức để đạt được mục tiêu. Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu phải được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu cần được lựa chọn kỹ càng nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì kế hoạch sẽ lựa chọn ra quá trình tối ưu nhất. - Thiết lập cơ sở cho việc điều chỉnh hoạt động: lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một khi tổ chức không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa. Hơn nữa nó cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể kế hoạch là cơ sở của hoạt động kiểm tra. Như vậy, lập kế hoạch là công tác rất quan trọng với mỗi tổ chức. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết họ cần phải đi về đâu, phải tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức như thế nào, khi nào thì tổ chức không đi đúng hướng. Không có kế hoạch , tổ chức sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì . III. Phân loại hệ thống kế hoạch của tổ chức Các kế hoạch của tổ chức có thể được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau. Mỗi cách phân loại này dựa trên một đặc điểm riêng của công tác kế hoạch, bởi vì kế hoạch là một hoạt động quan trọng và bao trùm lên nhiều lĩnh vực, ở nhiều cấp độ khác nhau. Chính vì vậy việc phân loại hệ thống thế hoạch là cần thiết. Tuy nhiên, các loại kế hoạch này đều phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo định hướng chung nhắm vào mục tiêu cao nhất của tổ chức. Trương Đức Giang 4 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.Theo cấp kế hoạch Kế hoạch bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. Kế hoạch chiến lược được hình thành bởi các nhà quản lý cấp cao, nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người với con người của tổ chức với các con người của tổ chức khác. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày. Mục đích của kế hoạch tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện hiện các mục tiêu đó nhằm đạt được kế quả dự kiến. Kế hoạch tác nghiệp có xây dựng để sử dụng một lần, có loại được xây dựng để sử dụng nhiều lần. Kế hoạch chiến lược (Đường lối, chính sách, chiến lược) Kế hoạch tác nghiệp Sử dụng một lần Sử dụng nhiều lần Chương trình Chính sách Dự án Thủ tục Ngân sách Quy tắc Phân loại kế hoạch theo cấp kế hoạch a. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng một lần: - Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng ngân quỹ cần thiết. Một chương Trương Đức Giang 5 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trình quan trọng thường ít khi đứng một mình, thường là bộ phận của một hệ thống phức tạp. Chương trình thường có mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối trong quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện mục tiêu. - Dự án: có mục tiêu thường cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu thường phải rõ ràng đối với tất cả các hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian. - Ngân sách: là bản tường trình các kết quả mong muốn bằng các con số. Có thể coi đó là chương trình được “số hóa”. Ngân quỹ ở đây không đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ thời gian, nhân công, máy móc thiết bị, ngân quỹ nguyên vật liệu. b. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần: - Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu của tổ chức mình. Chính sách là kế hoạch theo nghĩa nó là những quy định chung để hướng dẫn hay khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các tình huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co dãn nào đó. Chính sách khuyến khích sự tự do sáng tạo nhưng vẫn trong khuôn khổ một giới hạn nào đó, tùy thuộc vào các chức vụ và quyền hạn trong tổ chức. - Thủ tục: là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự, theo cấp bậc quản lý. - Quy tắc: là giải thích những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản. Quy tắc không giống thủ tục ở chỗ nó hướng dẫn hành động không theo trình tự thời gian. Hơn nữa các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắc cũng hướng dẫn Trương Đức Giang 6 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nhưng không cho phép lựa chọn trong việc ra quyết định mà chỉ là áp dụng chúng. Vì vậy so với quy tắc và thủ tục, chính sách có sự linh hoạt cao hơn. 2. Theo thời gian của kế hoạch Theo thời gian thì kế hoạch thường được chia làm 3 loại: kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn. - Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách, giải pháp dài hạn … do những cấp quản lý cao đưa ra, mang tính tập trung cao và bao quát, linh hoạt. - Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương trình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn. Kế hoạch trung hạn được đưa ra bởi các quản lý cấp trung trong tổ chức. - Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm , là sự cụ thể hoá những nhiệm vụ, chương trình hành động dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch chiến lược, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch do cấp quản lý trực tiếp của đơn vị lập lên. Kế hoạch này mang tính cục bộ, phạm vi nhỏ, thường cứng nhắc, ít linh hoạt . Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch của tổ chức, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm. Trương Đức Giang 7 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Kế hoạch ngắn hạn: - Kế hoạch hàng năm - Phân công nhiệm vụ Kế hoạch trung hạn: - Kế hoạch 5 năm - Chương trình, dự án quốc gia Kế hoạch dài hạn: - Chiến lược phát triển KTXH - Quy hoạch tổng thể 0 1 năm Thời gian 5 năm Phân loại kế hoạch theo thời gian 3. Phân loại theo cấp quản lý Tùy thuộc vào tầm quan trọng của kế hoạch mà nó được xây dựng và thông qua bởi một cấp quản lý nhất định. Theo đó kế hoạch càng quan trọng thì càng cần phải được đưa ra bởi cấp quản lý cao hơn. Có những kế hoạch ngắn hạn nhưng có phạm vi tác động lớn cũng cần được đưa ra bởi cấp quản lý cao. Sơ đồ dưới đây thể hiện phân cấp kế hoạch tại tổ chức là Nhà nước. Trương Đức Giang 8 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chiến lược phát triển, quy hoạch tổng thể, ngân sách quốc gia hàng năm Quốc hội, Chính phủ Chiến lược phát triển ngành, kế hoạch hàng năm, kế hoạch phát triển KTXH tỉnh, dự án quốc gia Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tỉnh Vụ, cục, cơ quan dưới Bộ, huyện, sở ban ngành địa phương, xã phường… Chương trình, dự án, kế hoạch hàng năm, ngân sách hàng năm Các đơn vị nhỏ hơn: chi cục, phòng, ban, cá nhân.. Phương hướng nhiệm vụ hàng năm, nội quy tổ chức… Phân loại kế hoạch theo cấp quản lý 4. Công tác lập kế hoạch hàng năm Lập kế hoạch hàng năm là một trong những nội dung của công tác lập kế hoạch. Kế hoạch hàng năm là một loại kế hoạch ngắn hạn, không mang tính chiến lược. Tuy nhiên, kế hoạch hàng năm là một phần tất yếu không thể thiếu nhằm làm cụ thể hóa nội dung của kế hoạch chiến lược, kế hoạch trung và dài hạn. Từ đó giúp tổ chức thấy được các mục tiêu trước mắt và định hướng các hoạt động cụ thể hơn nhằm đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch hàng năm đảm bảo cho sự sẵn sàng ứng phó với môi trường của tổ chức. Bởi tương lai càng xa thì kết quả càng kém chắc chắn, kế hoạch hàng năm giúp cho việc kiểm tra cũng trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng nhận ra những sai sót của tổ chức nhằm điều chỉnh tổ chức đi đúng hướng. Đối với tổ chức là cơ quan nhà nước, kế hoạch hàng năm ngoài mục đích đánh giá kết quả của chương trình, dự án, kế hoạch được giao mà còn nhằm Trương Đức Giang 9 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phân tích hiệu quả của các phương án, tìm ra những tồn tại, vướng mắc, phản ánh kịp thời tình hình thực tế ở cơ sở để có thể rút kinh nghiệm, thay đổi để nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tới. IV. Quy trình lập kế hoạch Lập kế hoạch là một nhiệm vụ, công tác mang tính khoa học và chặt chẽ cao. Vì vậy, công tác lập kế hoạch cũng đòi hỏi một quy trình lập kế hoạch thống nhất. Quy trình lập kế hoạch thông thường gồm có các bước: 4.1. Xác định thực trạng: là điểm bắt đầu của quá trình lập kế hoạch. Nội dung cơ bản là hiểu biết môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Các yếu tố bên trong tổ chức bao gồm như: nguồn lực, cơ cấu, chính sách, văn hóa... Các yếu tố bên ngoài của tổ chức bao gồm: xu thế trong nước và quốc tế, tiến bộ của khoa học và công nghệ... Nắm được thực trạng của tổ chức là cơ sở tối quan trọng để công tác lập kế hoạch đảm bảo cơ sở thực tiễn, phù hợp với năng lực của đơn vị và biến động của môi trường. 4.2. Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu: là xác định rõ thời hạn thực hiện và lượng hóa mục tiêu đến mức cao nhất có thể. Mục tiêu tổ chức bao gồm mục tiêu định tính vào mục tiêu định lượng. Các mục tiêu cần được tổ chức, phân nhóm, ưu tiên thứ tự thực hiện. Quan trọng nhất là các mục tiêu cần thật rõ ràng, có thể đo lường được và mang tính khả thi. Ngoài ra cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn cần phải hoàn thành. 4.3. Đánh giá tính khả thi của mục tiêu: đây là bước rà soát lại hệ thống mục tiêu, chỉ tiêu mà tổ chức đã đặt ra. Trong bước này, cần vận dụng những kết quả của bước một “Xác định thực trạng” nhằm lựa chọn ra hệ thống mục tiêu có hiệu quả nhất dựa trên đánh giá ban đầu về tổ chức và môi trường. 4.4. Phác thảo kế hoạch hoạt động: là việc tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Sau khi đã có được hệ thống mục tiêu của tổ chức, cần lên kế hoạch cụ thể các hoạt động cần phải được tiến hành nhằm đạt được mục tiêu. Trong giai đoạn này, có thể có nhiều phương án được đưa ra cùng nhằm đến mục tiêu đã có. Chính vì vậy, cần giảm bớt các phương án lựa chọn, chỉ những phương án có triển vọng nhất được đưa ra phân tích. Khi đánh 10 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp giá các phương án cần dựa trên các tiêu chuẩn phù hợp với các mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định. 4.5. Xác định nguồn tài chính: tất cả các hành động chính sách đều cần có nguồn tài chính nhất định để thực thi. Đối với tổ chức là nhà nước, nguồn tài chính phong phú đa dạng như: ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, vốn vay nước ngoài, vốn vay từ các tổ chức tài chính hoặc huy động nguồn vốn của nhân dân. Xác định nguồn tài chính cho kế hoạch là một bước quan trọng đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách thông suốt. 4.6. Xác định các chỉ số giám sát: các chỉ số giám sát cần được thiết lập ngay từ khâu lập kế hoạch để đảm bảo cho hành động của tổ chức phù hợp với khuôn khổ pháp luật và mang tính hiệu quả. Các chỉ số giám sát cho phép người thực hiện kế hoạch nhận ra khi nào kế hoạch đi không đúng hướng để có những điều chỉnh phù hợp. 4.7. Trình bày kế hoạch: là thông báo kế hoạch cho các bộ phận của tổ chức, cấp trên và cấp dưới. Từ đó các bộ phận của tổ chức tiến hành thực hiện kế hoạch, bắt đầu bằng việc xây dựng các kế hoạch hoạt động chi tiết cho từng nội dung của kế hoạch. Lập kế hoạch hàng năm mang những đặc điểm của lập kế hoạch tác nghiệp, với thời gian ngắn và tính chiến lược không cao. Chủ yếu của công tác lập kế hoạch tác nghiệp là đưa ra các mục tiêu hành động cụ thể nhằm đảm bảo cho tổ chức hoạt động một cách liên tục. Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp có thể được thể hiện như bảng dưới đây. Trương Đức Giang 11 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thông tin (báo cáo kỳ trước, phản hồi khách hàng, nghiên cứu môi trường) Các dự đoán, dự báo Chuẩn bị nguồn lực (nhân lực, ngân sách, thiết bị) Chế độ kiểm tra kiểm soát, hệ thống thông tin báo cáo Kế hoạch, mục tiêu chi tiết về: - Chuyên môn - Tài chính - Nhân lực Quá trình hoạt động Kết quả hoạt động Thông tin về hiệu quả hoạt động, mức độ hoàn thành kế hoạch ` Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp V. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch hàng năm 5.1. Hệ thống mục tiêu, chiến lược của tổ chức Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch hàng năm đó là hệ thống chiến lược, kế hoạch dài hạn và trung hạn của tổ chức. Kế hoạch hàng năm phải đảm bảo được yếu tố phù hợp, nhất quán với các kế hoạch, chiến lược ở cấp cao hơn. Bởi vì kế hoạch hàng năm là sự chi tiết hóa của các kế hoạch cấp cao, vì vậy kế hoạch hàng năm cần đưa ra các mục tiêu, Trương Đức Giang 12 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hành động cụ thể, chi tiết nhất có thể đạt được nhằm xác định đảm bảo tổ chức đi đúng hướng. Sự chi tiết này cũng giúp cho công tác báo cáo, kiểm tra và điều chỉnh được thuận lợi. 5.2. Sự hạn chế của các nguồn lực Nguồn lực trong một tổ chức trong thời gian dài có thể thay đổi nhiều, như quy mô ngân sách tổ chức có thể tăng hoặc giảm… Tuy nhiên trong ngắn hạn thì nguồn lực của tổ chức thay đổi ít. Chính vì vậy mà trong kế hoạch hàng năm chúng ta có thể nắm được tương đối rõ ràng nguồn lực của tổ chức. Điều này giúp cho việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên việc nguồn lực bị hạn chế cũng làm cho các hành động của tổ chức bị hạn chế trong khuôn khổ. Chính vì vậy đòi hỏi những người lập kế hoạch trong ngắn hạn cần có tư duy đột phá, sử dụng nguồn lực một cách hợp lý và có lợi nhất, nhằm đạt hiệu quả cao. 5.3. Biến động của môi trường xung quanh Môi trường xung quanh của một tổ chức có thể nói là luôn thay đổi liên tục. Tuy nhiên mức độ thay đổi cũng tùy thuộc vào tính chất của tổ chức. Đối với những tổ chức hoạt động kinh doanh, có thể môi trường thay đổi từng ngày từng giờ. Tuy nhiên đối với tổ chức xã hội, cơ quan nhà nước, sự thay đổi này diễn ra theo khoảng thời gian dài hơn. Sự biến đổi này có thể diễn ra một cách từ từ, không nhận thấy rõ ràng nhưng khi xảy ra lại đột ngột. Chính vì vậy mà đòi hỏi công tác lập kế hoạch phải hết sức thận trọng, tính toán đầy đủ đến các yếu tố bất ổn định của môi trường xung quanh có thể gây ra nhằm đảm bảo cho công tác lập kế hoạch được đầy đủ và chính xác. 5.4. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin bao gồm các công cụ nhằm truyền đạt, phản ánh thông tin giữa các chủ thể của tổ chức với môi trường, giữa các bộ phận của tổ chức với nhau. Hệ thống thông tin này giúp cho các bộ phận hiểu rõ tổ chức của mình đang hoạt động như thế nào và cần hoạt động như thế nào. Giúp cho tổ chức nắm bắt được những kết quả, ảnh hưởng của hành động của mình đối với môi trường xung quanh. Từ đó giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp và nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường. Hệ thống thông tin bao 13 Trương Đức Giang Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm rất nhiều yếu tố như: các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo của cơ sở, điều tra tình hình thực tế, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch… các yếu tố này là một phần quan trọng trong việc xác định xem kế hoạch và các hành động của tổ chức có hợp lý và hiệu quả hay không. Từ đó nhà quản lý có những quyết định đúng đắn, kịp thời. 5.5. Năng lực của chuyên gia lập kế hoạch Vì đặc thù của công tác lập kế hoạch là hoạt động trí óc, cần sự phân tích, phán đoán và quyết định dựa trên chủ quan của con người. Chính vì vậy kết quả của hoạt động này khó mang tính chính xác hoàn toàn. Một chuyên gia có năng lực về lĩnh vực lập kế hoạch cần dựa trên những quy tắc khách quan, có khả năng đánh giá sự tác động của môi trường lên tổ chức, khả năng dự đoán được sự biến động của môi trường nhằm đưa ra được kế hoạch mang tính tương đối chính xác và phù hợp nhất với điều kiện hiện tại của tổ chức. 5.6. Cơ chế quản lý kinh tế và kế hoạch hóa của Nhà nước Trước kia, ở Việt Nam chúng ta quan niệm: Công tác lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, văn hóa, đời sống… dựa trên chủ trương, đường lối trong từng thời kỳ. Khái niệm này chưa đề cập đến sự biến động của môi trường xung quanh và môi trường nội bộ của tổ chức, chưa thực sự tạo được thôi thúc nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động trong tổ chức. Ngày nay, khi nền kinh tế đã phát triển theo cơ chế thị trường, cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất, phạm vi và trình độ của công tác kế hoạch ngày càng được nâng cao tương ứng. Mặt khác, xuất phát từ đặc điểm của môi trường kinh tế của chúng ta đang hướng tới xây dựng là “Mô hình kinh tế thị trường hỗn hợp, cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước”, vì vậy kế hoạch vẫn được coi là một trong những công cụ điều tiết để Nhà nước can thiệp vào nền kinh tế. Ở cấp độ thấp hơn, kế hoạch thể hiện sự sáng tạo, tự chủ của mỗi tổ chức nhưng phải phù hợp với chủ trương của Nhà nước trong từng thời kỳ, ứng phó với sự thay đổi của kinh tế thế giới. Trương Đức Giang 14 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CỦA CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN I. Giới thiệu chung về Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Tên đơn vị: Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Địa chỉ: Nhà B9 – số 2 Ngọc Hà – TP. Hà Nội Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn (KTHT & PTNN) là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, có kinh phí hoạt động theo quy định của pháp luật. Trụ sở của Cục đặt tại thành phố Hà Nội và bộ phận thường trực tại thành phố Hồ Chí Minh. Chức năng nhiệm vụ của Cục Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn được quy định trong quyết định số 28/2008/QĐ-BNN do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành ngày 28/1/2008. Theo đó, các nhiệm vụ và quyền hạn của Cục KTHT & PTNN bao gồm các nhiệm vụ chính: - Xây dựng và tham mưu cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xây dựng các dự án luật, pháp lệnh, văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác thuộc thẩm quyền và chuyên môn trong lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn. Trương Đức Giang 15 Lớp: Quản lý kinh tế 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tham mưu đóng góp, xây dựng, trình Bộ công bố các chiến lược, quy hoạch phát triển dài hạn năm năm và hàng năm; các chiến lược, quy hoạch vùng trong điểm liên vùng, liên tỉnh; các chương trình, dự án quan trọng; các văn bản hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật và dự án thuộc lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn. - Về lĩnh vực kinh tế hợp tác: chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ về cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ phát triển hợp tác xã, tổ hợp tác và các loại hình kinh tế hợp tác khác; kinh tế hộ, trang trại trong nông nghiệp.Tổng hợp trình Bộ chương trình, đề án, kế hoạch về phát triển kinh tế hợp tác, kinh tế hộ, kinh tế trang trại trong nông nghiệp, nông thôn và hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện sau khi phê duyệt. - Về lĩnh vực phát triển nông thôn: Chủ trì các chương trình, dự án về xoá đói giảm nghèo; xây dựng nông thôn mới; chương trình xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn; chương trình 135; thay thế, xoá bỏ cây có chứa chất ma tuý. Thực hiện nhiệm vụ thường trực Ban chỉ đạo xây dựng Đề án nông nghiệp-nông dân-nông thôn, Ban soạn thảo Đề án Chương trình mục tiêu quốc gia về nông thôn mới. - Về lĩnh vực quy hoạch và bố trí dân cư: cục thực hiện Chương trình bố trí dân cư các vùng: thiên tai, đặc biệt khó khăn, biên giới hải đảo, di dân tự do, xung yếu và rất xung yếu của rừng phòng hộ, khu bảo vệ nghiêm ngặt của rừng đặc dụng.. Thường trực ban chỉ đạo di dân, tái định cư xây dựng nhà máy thủy điện Sơn La. Ngoài ra Cục còn tham gia vào các công tác khác như: nghị quyết 30a/NQ-CP/2008 về việc hỗ trợ giảm nghèo nhanh và bền vững cho 62 huyện nghèo; chương trình Nông nghiệp và phát triển nông thôn Tây Nguyên; công tác dân tộc và miền núi; hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn. Trương Đức Giang 16 Lớp: Quản lý kinh tế 48A