Tài liệu Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Khoa CNTT-K45 1 Đồ án tốt nghiệp MỤC LỤC Trang MỤC LỤC ................................ ................................ ................................ ............1 LỜI NÓI ĐẦU ................................ ................................ ................................ ......3 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................ .................... 5 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................ ................................ ....6 I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý ................................ .......................... 6 I.1.1. Khái niệm................................ ................................ ............................ 6 I.1.2. cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý ................................ ................ 6 I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông t in ................................ ....................... 6 I.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ................................ .........6 I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế................................ ............6 I.2.2. Các bước phát triển của quá trình xây dựng hệ thống thông tin ............7 I.3. Mô hình tiến triển sản xuất phần mềm ................................ ........................ 7 I.3.1. Mô hình Thác nước ................................ ................................ .............7 I.3.2. Mô hình V ................................ ................................ ........................... 8 CHƯƠNG II. HỆ THỐNG THỰC TẾ ................................ ............................... 9 II.1. Đặt tả hệ thống................................ ................................ ............................. 9 II.2. Chức năng của hệ thống ................................ ................................ ............ 11 II.2.1. Menu hệ thống ................................ ................................ ................. 11 II.2.2. Menu danh mục................................ ................................ ................ 11 II.2.3. Menu kho hàng ................................ ................................ ................ 12 II.2.3.1. Xem nhật ký nhập xuất ................................ ........................... 12 II.2.3.2. Xem nhật ký thu chi ................................ ................................ 13 II.2.3.3. Xem chi tiết nhập xuất tồn ................................ ...................... 15 II.2.3.4. Báo cáo tồn kho ................................ ................................ .....16 II.2.3.5. Nhập xuất thu chi chi tiết ................................ ....................... 17 II.2.3.6. Nhật ký kiểm kho ................................ ................................ ....17 II.2.4. Menu xem in ................................ ................................ .................... 17 GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 2 Đồ án tốt nghiệp II.2.5. Menu thu chi ................................ ................................ .................... 18 II.2.6. Menu dữ liệu ................................ ................................ .................... 19 II.2.7. Menu công nợ ................................ ................................ .................. 20 II.3. Đánh giá hệ thống ................................ ................................ ...................... 21 CHƯƠNG III. XÂY D ỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ ................................ ......24 III.1. Phân tích hệ thống................................ ................................ .................... 24 III.1.1. Đặt tả hệ thống ................................ ................................ ................ 24 III.1.2. Mô hình quan niệm ................................ ................................ .........27 III.1.3. Mô hình tổ chức dữ liệu ................................ ................................ ..28 III.1.4. Mô hình vật lý dữ liệu ................................ ................................ .....29 III.1.5. Mô hình thông lượng ................................ ................................ ......37 III.1.6. Mô hình quan niệm xử lý ................................ ................................ 39 III.1.7. Bảng công việc ................................ ................................ ............... 44 III.1.8. Mô hình tổ chức xử lý ................................ ................................ .....45 III.1.9. Mô hình vật lý xử lý................................ ................................ ........49 III.2. Đánh giá hệ thống ................................ ................................ .................... 54 III.2.1. Ước lượng................................ ................................ ....................... 54 III.2.2. Lập lịch biểu ................................ ................................ ................... 57 III.3. Một số giao diện ................................ ................................ ....................... 58 CHƯƠNG IV. KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ T ÀI ........60 IV.1. Kết luận................................ ................................ ................................ .....60 IV.2. Hướng phát triển của đề tài ................................ ................................ .....60 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................ ................................ ................... 61 GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 3 Đồ án tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ bùng nổ thông tin hiện nay, việc ứng dụng máy tính v à các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp ng ày càng tăng. Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, các doanh nghi ệp đều mong muốn có đ ược phần mềm ứng dụng ph ù hợp với đặc thù riêng của mình. Đây là điều kiện thuận lợi cho sự ra đời v à phát triển của nhiều công ty nghi ên cứu và phát triển phần mềm. Khi nói đến việc xây dựng một phần mềm ứng dụng, nhiều ng ười sẽ cho rằng công tác lập trình là quan trọng nhất mà quên mất khâu phân tích và thiết kế nó. Thật ra, quá trình xây dựng một phần mềm ứng dụng phải qua các khâu: T ìm hiểu thực tế, phân tích thiết kế, c ài đặt và kiểm thử. Trong đó, phân tích v à thiết kế hệ thống là khâu quan trọng nhất và chiếm nhiều thời gian nhất trong suốt thời gian hoàn thành phần mềm. Thông qua việc phân tích v à thiết kế, người quản trị dự án sẽ biết được những thuận lợi và khó khăn gặp phải khi bắt tay vào xây dựng phần mềm thực tế. Từ đó, xác định chi phí, nhân lực v à thời gian cần thiết để hoàn thành phần mềm một cách hiệu quả nhất. Nhằm tích lũy kiến thức và bước đầu làm quen với công tác xây dựng một phần mềm thực tế, trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi được phân công thực hiện đề t ài “Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng”. Dựa trên cơ sở hệ thống Quản Lý Bán H àng của doanh nghiệp tư nhân thương mại Liên Sơn tại số 2 đường Tố Hữu, thành phố Nha Trang và sự hướng dẫn của của thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, tôi đ ã hoàn thành đề tài này với các nội dung sau: 1. Mô tả thực trạng hệ thống quản lý bán h àng đang được sử dụng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Liên Sơn. 2. Đánh giá ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế. 3. Đưa ra hệ thống đề nghị trên cơ sở ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế. 4. Phân tích thiêt kế hệ thống đề nghị. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 4 Đồ án tốt nghiệp 5. Lập lịch biểu cho việc xây dựng hệ thống đề nghị. 6. Đánh giá thời gian, nhân lực và chi phí việc xây dựng hệ thống đề nghị. Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế và chưa có kinh nghiệm lập trình phần mềm quản lý, nên trong quá trình thực hiện đề tài không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự đánh giá, góp ý của quý thầy cô c ùng toàn thể các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, giáo viên hướng dẫn, anh Lê Thanh Hải, trưởng bộ phận kinh doanh của DN TNTM Li ên Sơn cùng toàn thể các bạn trong nhóm thực tập đ ã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này. Nha Trang tháng 12 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 5 Đồ án tốt nghiệp NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ Nha Trang tháng 12 năm 2007 GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 6 Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý I.1.1. Khái niệm Là một hệ thống tích hợp ng ười, máy tính điện tử v à phương pháp làm việcnhằm tạo ra các thông tin để giúp con ng ười lựa chọn một quyết định tối ưu. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, c ơ sở dữ liệu, các thủ tục chức năng, các mô h ình phân tích, lập kế hoạch, quản lý và quyết định. I.1.2.Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý gồm bốn yếu tố: Lĩnh vực quản lý, dữ liệu, các thủ tục xử lý và các quy tắc xử lý. I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông tin. Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ cá c công việc đặc thù trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý. Các công việc bao gồm: Thu thập, xử lý v à phân phát thông tin. Chất lượng của một hệ thống thông tin phụ thuộc v ào ba tính chất: Tính nhanh chóng, tính thích ứng và tính an toàn. Tuy nhiên, m ột hệ thống khó đảm bảo cùng một lúc ba yêu cầu trên. Tùy theo tính chất của một hệ thống mà người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên, hy sinh bớt một yêu cầu nào đó. I.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế. Do tính chất phức tạp của sự tương tác giữa người và máy trong một hệ thống quản lý tự động nên việc xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề v à đưa ra phương án giải quyết tối ưu cho nó là vô cùng khó. H ầu hết các sai sót mắc phải khi xây dựng một hệ thống đều nằm trong việc phân tích v à thiết kế. Do đó, phân tích và thiết kế đúng là tiền đề cho việc tìm ra phương án tốt nhất và phù hợp nhất với khả năng hiện thực của chúng ta, góp phần giảm thiểu chi phí phát hiện v à sửa lỗi trong suốt quá trình xây dựng và bảo trì hệ thống. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 7 Đồ án tốt nghiệp I.2.2.Các bước phát triển của quá trình xây dựng hệ thống thông tin.  Phân tích: Bao gồm các công việc: Xác định vần đề, hiện trạng của tổ chức, nghiên cứu khả thi, xây dựng sách hợp đồng trách nhiệm.  Thiết kế: Thiết kế tổng thể, thiết kế chi tiết.  Thực hiện: Bao gồm các công việc: C ài đặt hệ thống vào máy tính, thử nghiệm, khai thác, sửa chữa - bảo trì, thích ứng. I.3. Mô hình tiến trình sản xuất phần mềm. Tiến trình sản xuất phần mềm là tập hợp các thao tác để sản xuất ra mộ t sản phẩm phần mềm. Hầu hết các thao tác n ày được tiến hành bởi các kỹ sư phần mềm với sự hỗ trợ của các công cụ phát triển Có bốn thao tác nền tảng của tiến tr ình sản xuất phần mềm là:  Đặc tả: Định nghĩa các chức năng của phần mềm v à điều kiện để nó hoạt động.  Phát triển: Quá trình xây dựung phần mềm.  Đánh giá: Phần mềm phải được đánh giá để chắc chắn rằng nó l àm những gì mà khách hàng muốn.  Tiến hóa: Phần mềm phải đ ược thích ứng để thỏa mãn sự thay đổi các yêu cầu của khách hàng. Có nhiều mô hình tiến trình phần mềm khác nhau: Mô h ình Thác nước, mô hình V,mô hình Xoắn ốc, mô hình Nguyên mẫu, mô hình phát triển theo chu kỳ, mô hình phát triển gia tăng, mô hình phát triển lặp đi lặp lại, mô h ìnhthuyết minh thao tác, mô hình biến đổi. I.3.1.Mô hình Thác nước. Phân tích yêu cầu Thiết kế hệ thống Cài đặt Thử nghiệm Bảo trì GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 8 Đồ án tốt nghiệp Mô hình Thác nước có đặc trưng là: theo cách cổ điển, tiếp cận một lần duy nhất, điều khiển có hiệu quả, lặp đi lặp lại trong phạm vi hữu hạn, thời gian chu trình dài và không phù h ợp cho những hệ thống không chắc chắn. Chỗ yếu của mô hình này là nó không linh ho ạt. Các bộ phận cuỉa đề án chia ra thành những phần riêng của các giai đoạn. Hệ thống phân phối đôi khi không d ùng được vì không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. Mặc dù vậy mô hình này phản ánh thực tế công nghệ. Như là một hệ quả đây vẫn là mô hình cơ sở cho đa số các hệ thống phát triển phần mềm – phần cứng. I.3.2. Mô hình V. Bảo trì Phân tích yêu cầu Sự chấp thuận của người sử dụng Thiết kế hệ thống Kiểm tra hệ thống Thiết kế chương trình Kiểm tra các đơn vị và tích hợp Cài đặt So với mô hình V, mô hình này thêm vào ti ến trình hiệu lực, có sự kiểm tra qua lại giữa các bước và lặp lại trong trường hợp xảy ra xung khắc. Tuy có thể mất nhiều thời gian trong các giai đoạn đầu nh ưng thực hiện theo mô hình này sẽ tiết kiệm đựoc thời gian dò và sửa lỗi cho toàn bộ hệ thống. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 9 Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG II. HỆ THỐNG THỰC TẾ. II.1.Đặt tả hệ thống: DNTN TM Liên Sơn chuyên kinh doanh mua bán s ỉ và lẻ các mặt hàng gia dụng cần tự động hóa trong việc mua bán. Qua khảo sát, tôi nhận thấy thực trạng doanh nghiệp (DN) như sau: Hiện tại DN gồm một cửa h àng chính tại 70 đường Võ Trứ - Nha Trang, một điểm giao dịch chính tại s ố 2 đường Tố Hữu – Nha Trang và ba kho hàng các lo ại nằm rải rác ở một số đ ường trong thành phố Nha Trang. DN có hơn 20 nhân viên làm việc ở các vị trí khác nhau với các chức vụ khác nhau. Ngo ài cửa hàng chính chuyên mua bán sỉ và lẻ cho các đơn vị nhỏ và khách lẻ, DN chủ yếu cung cấp h àng sỉ cho các đại lý và các cửa hàng lớn cho nhiều tỉnh ở khu vực miền Trung nh ư: Ban Mê Thuộc, Đà Lạt, Phang Rang, Quy Nhơn, Khánh Hòa. Hiện tại DN đang sử dụng hệ thống quản lý bán h àng được cài đặt bằng access.Với hệ thống này, DN có thể quản lý được các đối tượng: Khách hàng (bao gồm cả người mua hàng và nhà cung cấp), hàng hóa, nhà xe vận chuyển hàng và nhân viên. Hệ thống này có menu chính (hình 1) và th ực hiện được các chức năng sau: - Cập nhật các danh mục khách h àng, vật tư, nhân viên, kho hàng, các chứng từ mua bán, xuất nhập v à các chứng từ thu chi. - Tìm kiếm khách hàng, vật tư, chứng từ. - Xem nhanh giá vật tư, xem nhật ký nhập xuất, nhật kí thu chi, chi tiết nhập xuất tồn ở các kho. - Tính doanh thu bán hàng. - In các báo cáo, các hóa đơn thanh toán. Hình 1. Menu chính. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 10 Đồ án tốt nghiệp Với các chức năng trên DN tiến hành quản lý như sau:  Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của DN được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại, hạn mức nợ, khu vực, loại (l à nhà cung cấp hay khách mua hàng).  Quản lý vật tư: Mỗi vật tư được quản lý các thông tin: T ên, nhóm, đơn vị tính, giá (mỗi vật tư được DN quản lý nhiều loại giá khác nhau gồm giá nhập, giá bán sỉ, giá bán đại lý, giá bán ở Phang Ran g và giá bán ở Quy Nhơn). - Vật tư được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho đ ược quản lý các thông tin: Tên, địa chỉ, điện thoại. - Trong quá trình mua bán, v ật tư có thể được chuyển từ nơi này đến nơi khác bằng các nhà xe khác nhau, mỗi nhà xe được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại. ►Quy trình quản lý mua bán của DN nh ư sau: Nhân viên tiếp thị của DN liên hệ với khách hàng để ghi nhận các yêu cầu của khách hàng. Khách hàng c ũng có thể liên hệ trực tiếp hay gọi điện li ên hệ với DN để đặt hàng. Nhân viên ghi nhận lại đơn đặt hàng theo mẫu gồm: Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về một khách h àng, phần sau là danh sách các mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, ngày nhận hàng. Sau khi xem xét đơn đ ặt hàng, nếu khách hàng đã nợ vượt quá hạn mức nợ cho phép thì bộ phận kinh doanh sẽ từ chối không tiếp tục bán h àng cho khách hàng đó nữa. Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu hàng tồn kho còn đủ thì cung cấp cho khách hàng. Ngược lại, bộ phận kinh doanh sẽ l àm đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp để bổ sung hàng. Mỗi lần xuất nhập hàng đều phải làm phiếu xuất nhập gồm thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách các m ặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, kho nhập xuất, xe vận chuyển, đơn giá. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 11 Đồ án tốt nghiệp Hàng ngày, bộ phận kinh doanh xem xét các đ ơn đặt hàng, so sánh hàng tồn kho để làm giấy báo nhận hàng cho khách và đặt hàng cho nhà cung cấp. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng xem xét t ình hình công nợ để thông báo nợ cho khách h àng. Định kỳ hàng tháng các bộ phận phải báo cáo chi tiết nhập xuất, t ình hình tồn kho, doanh thu và công n ợ trong tháng. Hàng năm, phải kiểm kê tồn kho, báo cáo doanh thu v à tình hình công nợ trong năm. Bất cứ khi nào có yêu cầu đều có thể báo cáo tình hình hàng hóa từng loại, từng kho, tình hình công nợ của khách hàng. II.2. Chức năng của hệ thống. II.2.1. Menu “ hệ thống”: Thực hiện các chức năng quan trọng của hệ thống gồm: Dọn dẹp dữ liệu, sữa chữa dữ liệu, thay đổi mật khẩu v à thoát khỏi hệ thống. Hình 2. Menu hệ thống. Dọn dẹp dữ liệu: Cho phép xóa bỏ danh mục khách hàng, vật tư, các chứng từ không còn giá trị cho DN nữa. Thay mật khẩu: Theo quy định của người lập trình, khi muốn sử dụng hệ thống, người sử dụng phải gõ nhập mật khẩu của hệ thống. Tuy nhi ên, mật khẩu này có thể thay đổi được. Menu “thay mật khẩ u“ cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu theo ý thích của họ. II.2.2. Menu “danh mục”: Có chức năng cập nhật tất cả các danh mục của hệ thống. Hình 3. Menu danh mục. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 12 Đồ án tốt nghiệp Một ví dụ về danh mục kho h àng: Hình 4. Form danh mục kho hàng II.2.3. Menu “kho hàng”: Quản lý các mục liên quan đến hàng hóa và kho hàng. Hình 5. Menu kho hàng. II.2.3.1. Xem nhật kí nhập xuất: Cho biết chi tiết các thông tin nhập xuất h àng hóa trong suốt quá trình hoạt động mua bán của DN như: Người giao dịch, nội dung giao dịch, ngày giao dịch và số chứng từ giao dịch. Hình6. Menu xem nhật kí nhập xuất. Một số chức năng trong form: - Thêm, xóa, sửa các thông tin nhập xuất. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 13 Đồ án tốt nghiệp - Tìm kiếm các phiếu nhập xuất theo các đối t ượng như: Thời gian (từ ngày..đến ngày..), khách hàng, mã chứng từ, mã nhà xe vận chuyển, kho hàng. - In ra các phiếu nhập xuất. Khi chọn chức năng nhập kho sẽ xuất hiện một mẫu phiếu nhập kho gồm các thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ng ày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao dịch, nghiệp vụ nhập xuất (gồm các nghiệp vụ nh ư: Nhập hàng mua ngoài, nhập hàng bể trả lại, nhập hàng làm lại từ hàng bể, nhập tồn đầu kỳ, nhập h àng kiểm kê kho, …), lý do nhập, đơn vị giao dịch (khách hàng nào), kho đến, kho đi, nhân viên thực hiện, xe vận chuyển (hình 6). Hình 7. Mẫu phiếu nhập kho. Trong cùng một phiếu nhập kho, người sử dụng có thể nhập c ùng lúc nhiều mặt hàng. Để nhập tiếp một phiếu nhập khác, chọn Tiếp rồi nhập lại đầy đủ các thông tin như trên. Nếu số mặt hàng nhập vào nhiều hơn một thì phải chú ý đến số thứ tự của mặt hàng. Nếu số thứ tự nhập vào trùng nhau, hệ thống sẽ báo lỗi sau: Hình 8. Thông báo lỗi trùng số thứ tự. II.2.3.2. Xem nhật ký thu chi: Tương tự như nhật ký nhập xuất, nhật ký thu chi cho biết chi tiết quá trình thu chi trong suốt hoạt động mua bán của DN, gồm các GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 14 Đồ án tốt nghiệp thông tin: Người giao dịch, nội dung giao dịch, ng ày giao dịch và số chứng từ giao dịch. Hình 9. Nhật ký thu chi. Các chức năng có thể thực hiện đ ược trên form: - Thêm, xóa, sửa phiếu thu chi. - Xem tất cả các chứng từ thu chi hay trích lọc một số phiếu theo ti êu chí đặt ra như: Khóa chứng từ (khóa chứng từ tạo th ành từ sự kết hợp của ngày chứng từ, mã chứng từ và số chứng từ. Ngày chứng từ được mặc định theo dạng yyyymmdd), thời gian (từ ngày.. đến ngày..), mã khách hàng. - Tính và xem nợ tồn. Khi chọn chức năng nhập sẽ xuất hiện một mẫu phiếu thu tiền mặt gồm các thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ng ày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao dịch, nghiệp vụ thu chi (gồm các nghiệp vụ nh ư: Chi trả tiền cho nhà cung cấp, chi trả lương cho nhân viên, chi tr ả tiền chuyên chở…), lý do thu chi, đơn vị giao dịch (với khách hàng nào), khu vực. (hình 9) Hình 10. Mẫu phiếu thu tiền mặt. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 15 Đồ án tốt nghiệp Tương tự như trong phiếu nhập kho, có thể nhập nhiều mục thu chi khác nhau trong cùng một phiếu thu chi. Tuy nhi ên phải chú ý không để cho các số thứ tự trùng nhau. II.2.3.3. Xem chi tiết nhập xuất tồn: Quản lý tốt tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng góp phần th ành công trong kinh doanh của các DN. Khi biết được chính xác mức tồn kho sẽ hạn chế được tối đa hàng tồn gây ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Mặt khác, nó cũng giúp cho DN sẽ luôn có đủ h àng, kịp thời cung cấp cho khách hàng khi cần. Menu này gồm các chức năng sau: Bá o cáo tồn kho chi tiết, xem chi tiết nhập xuất kho tổng hợp, lọc vật t ư bán ra. (hình 10). Hình 11. Menu xem chi tiết nhập xuất tồn. Báo cáo tồn kho chi tiết: Thông thường, báo cáo tồn kho được thực hiện theo định kỳ hàng tháng. Báo cáo tồn kho cho biết chi tiết vật tư ở từng kho, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng phát sinh tăng, số lượng phát sinh giảm, số l ượng tồn cuối kỳ và các giá trị tương ứng. Tại đây có thể xem tồn kho tổng thể hay chi tiết (h ình 11). Hình 12. Báo cáo tồn kho chi tiết. Khi muốn tính tồn kho hãy chọn Tính Toán, màn hình sau xuất hiện (hình 12), chọn tháng năm cần tính tồn kho, chọn Thi hành để thực hiện tính toán, chọn All GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 16 Đồ án tốt nghiệp để xem chi tiết tồn theo tháng năm đ ã chọn hay Kết thúc để thoát khỏi chức năng này. Hình 13. Tính tồn kho cuối kỳ. Chi tiết nhập xuất kho tổng hợp: Cho biết tình hình nhập xuất kho tổng hợp của một vật tư tại một kho ứng với một m ã chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định. Hình 14. Báo cáo nhập xuất kho tổng hợp. Lọc vật tư bán ra: Cho biết các loại vật tư được bán ra từ một kho cụ thể. H ãy chọn lấy một kho và một khoảng thời gian thích hợp, nhấp Thi hành bạn sẽ có ngay danh sách vật tư đã được bán ra từ kho bạn vừa chọn. Hình 15. Lọc vật tư bán ra. II.2.3.4. Báo cáo tồn kho: Gồm báo cáo tồn kho theo tháng và báo cáo tồn kho theo ngày. (hình 15) Hình 16. Menu báo cáo t ồn kho. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 17 Đồ án tốt nghiệp II.2.3.5. Nhập xuất thu chi chi tiết: Có chức năng liệt kê chi tiết thu chi đối với một khách hàng cụ thể được chọn ra theo mã khách hàng. II.2.3.6. Nhật ký kiểm kho: Hàng tháng, DN tiến hành kiểm kê kho để đối chiếu nhập xuất tồn. Tất cả các thông tin: Ng ày giờ kiểm kê, mã chứng từ, số chứng từ…được lưu lại trong nhật ký kiểm kho nh ư hình sau: (hình 19) Hình 17. Nhật ký kiểm kê. Mỗi thông tin mới của một phiếu kiểm k ê kho được nhập vào theo mẫu sau: Hình 18. Mẫu phiếu kiểm kho. II.2.4. Menu “xem in”: Gồm các chức năng: Xem nhanh giá vật t ư và in danh sách khách hàng. (hình 21) Hình 19. Nội dung menu xem in. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 18 Đồ án tốt nghiệp Xem nhanh giá vật tư: Cung cấp thông tin chi tiết về vật t ư, đơn vị tính và các mức giá khác nhau. Có thể xem giá của to àn bộ vật tư hay chỉ xem một số vật tư theo mã, theo tên hay theo lo ại vật tư. Hình 20. Chi tiết giá vật tư. In danh sách khách hàng: in ra danh sách khách hàng giao d ịch với DN gồm các thông tin: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại. Hình 21. Phiếu in danh sách khách hàng. II.2.5. Menu “thu chi“: có chức năng quản lý tất cả các mục li ên quan đến thu chi của DN, các vấn đề về chiết khấu, khuyễn m ãi và thưởng cuối tháng. Hình 22. Nội dung menu thu chi. Phát sinh thu chi: cho biết chi tiết các khoản thu chi phát sinh trong khoảng thời gian nhất định ( mặc định là theo tháng). Hình 23. Phiếu thông tin phát sinh thu chi. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 19 Đồ án tốt nghiệp Sau khi chọn mã chứng từ và thời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính phát sinh thu chi. Kết quả sẽ có dạng sau: Hình 24. Kết quả của mẫu hình 23. Các mục “tiền thu chi chung theo hóa đ ơn”, “tiền phải trả cho nhà cung cấp”, “chi tiết nhập hàng trả tiền” đều cho phép in ra các thông tin t ương ứng. Thu chi tồn: cho biết chi tiết các khoản thu chi tồn của khách h àng trong khoảng thời gian nhất định. Hình 25. Phiếu thông tin thu chi tồn. Sau khi chọn mã khách hàng và thời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính thu chi tồn cho khách hàng ứng với mã đã chọn đó. II.2.6. Menu “dữ liệu”: quản lý các công việc liên quan đến thao tác dữ liệu như trích lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Chức năng “nhập giá máy” cho phép ghi nhận lại giá các mặt hàng theo thời gian. Hình 26. Chi tiết menu dữ liệu. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 20 Đồ án tốt nghiệp II.2.7. Menu “công nợ”: quản lý tình hình công nợ của DN Hình 27. Chi tiết menu công nợ. Công nợ: cho biết tình hình công nợ chung hay theo từng khu vực trong koảng thời gian được chọn ra. Hình 28. Công nợ chung. Xem tình hình công nợ: Cho biết chi tiết công nợ của khách hàng và cho phép in ra các báo cáo công nợ. Hình 29. Tình hình công n ợ. Giả sử muốn xem công nợ của nh à cung cấp là công ty nhựa Duy Tân có mã số là NCC04, ta lọc ra mã NCC04 rồi chọn chức năng Xem CNợ để xem công nợ. Kết quả như hình 30. Hình 30. Báo cáo số dư công nợ. GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà