Tài liệu Tìm hiểu phần mềm kế toán simba và ssp

TÌM HIỂU PHẦN MỀM KẾ TOÁN SIMBA VÀ SSP Nhóm 1: 1) Phan Thị Kim Thanh 2) Hồ Hải Yến 3) Trần Thị Xuân Vân 4) Bùi Nữ Hà Trâm 5) Nguyễn Thị Ái Linh 6) Mai Thị Thanh Hương 7) Đỗ Ngọc Hải Dương K114050806 K114050837 K114050829 K114050825 K114050759 L124050057 K104050705 AUGUST 15, 2014 ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬT Lớp K11405A- Nhóm 1 Mục lục TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM SIMBA-ACCOUTING ........................ Error! Bookmark not defined. I) 1) Nguồn gốc xuất xứ ............................................................................................................................ 2 2) Về phần mềm .................................................................................................................................... 2 3) Một số thao tác trên simba ................................................................................................................ 3 4) Nhận xét:......................................................................................................................................... 11 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM SSP – ACCOUTING ................................................................. 12 II) 1) Đặc điểm chung ............................................................................................................................. 12 2) Hình thức kế toán ............................................................................................................................ 12 3) Phân hệ chức năng chính ................................................................................................................ 12 4) MỘT SỐ THAO TÁC BAN ĐẦU ................................................................................................. 15 5) PHẦN HÀNH BÁN HÀNG ........................................................................................................... 16 6) ĐÁNH GIÁ VỀ QUY MÔ,ỨNG DỤNG VÀ TRIỂN KHAI SSP - ACCOUTING TẠI VIỆT NAM ....................................................................................................................................................... 19 1 A.PHẦN MỀM SIMBA I) TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM SIMBA 1) Nguồn gốc xuất xứ Phần mềm SIMBA Accounting là sản phẩm đóng gói của AsiaSoft– công ty với hơn 13 năm kinh nghiệm chuyên về sản xuất phần mềm và triển khai các ứng dụng trong lĩnh vực tin học hóa công tác tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp. Công ty đã đạt được rất nhiều giải thưởng lớn như Sao Khuê, ICT và nhiều Huy Chương Vàng về sản phẩm của mình. 2) Về phần mềm Simba Accounting được thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có đơn vị kế toán nhỏ, chi phí đầu tư không cao. Tuy vậy, nó vẫn hoàn toàn đáp ứng được những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, giảm bớt những thủ tục không cần thiết, làm đơn giản hóa và gọn nhẹ công tác kế toán, đồng thời giúp nhà quản trị theo dõi, kiểm soát được tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp mình. Simba Accounting có giao diện đơn giản, dễ sử dụng mà vẫn tuân thủ đúng các Quy Định, Thông tư của Bộ Tài Chính và Cơ quan thuế. Đặc biệt, phần mềm Simba Accounting còn có video, sách hướng dẫn giúp cho người dùng có thể tiện xem và sử dụng. Một số ưu điểm của phần mềm: - Sản phẩm ổn định và mang tính kế thừa - Bảo mật cao - Dịch vụ chuyên nghiệp - Cập nhật đầy đủ các biểu mẫu mới nhất của BTC, CQ thuế - Tính giá thành theo nhiều phương pháp - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng - Hệ thống báo cáo phong phú đa dạng - Hỗ trợ kiểm tra số liệu bằng tính năng drill-down - Kết xuất ra Excel dễ dàng - Liên kết với phần mềm HTKK….. Simba Accounting có hai sản phẩm đó là: - Simba 3A (4.000.000vnđ): Dành cho các doanh nghiệp TM,DV 2 - Simba 3B (5.500.000 vnđ): Dành cho doanh nghiệp TM,DV, Sản xuất, Xây dựng 3) Một số thao tác trên simba a) Giao diện chung - “1”: nhập thông tin về doanh nghiệp -“2”: là nơi chọn năm làm việc. -“3”: là các phân hệ trong kế toán - “4”: là nơi người sử dụng (NSD) khai báo danh mục. Mỗi phân hệ kế toán sẽ có những danh mục ứng với từng phân hệ đó. Ví dụ như trong phân hệ “bán hàng” có danh mục “khách hàng”, phân hệ “mua hàng” có danh mục “nhà cung cấp”… -“5”: Là phần nhập số dư đầu kỳ - “6”: Là nơi NSD nhập chứng từ phát sinh hàng ngày -“7”: Là nơi NSD xem báo cáo tương ứng với từng phân hệ - Đặc biệt phần mềm có video hướng dẫn sử dụng rất hữu ích cho người dùng. b) Tạo tên đăng nhập, mật khẩu, phân quyền Vào “Hệ thống” -> “Quản lý người sử dụng” 3 -Nếu là người toàn quyền sử dụng thì check vào ô “là người quản lý” -Nếu không toàn quyền sử dụng thì không check vào ô “là người quản lý” và thực hiện phân quyền. c) Khai báo danh mục tài khoản 4 F3: Sửa ; F4: Thêm ; F5: Tìm theo tên ; F6: Đổi mã ; F7: In ; F8: Xoá ; Ctrl +F: Tìm  Phần chỉnh sửa này không có nhiều đặc tính để cài đặt như vietsun d) Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp 5 CÁCH 1 :Vào phân hệ bán hàng -> danh mục “khách hàng”: tạo danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp và danh mục nhân viên. 6 CÁCH 2: vào phân hệ mua hàng ->danh mục “nhà cung cấp”: tạo danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp và danh mục nhân viên 7 e) Khai báo danh mục hàng hóa  Khi khai báo số dư hàng hóa thì ta phải ra phần hành này và vào “nhập số dư”-> “nhập tồn kho đầu kì” và phải nhớ thông tin hàng hóa để khai báo lại .Ở điểm này thì có chút rắc rối hơn so với vietsun 8 f) Ví dụ minh họa cho mua hàng ở nv2,3,4 NV2:MUA 500 LENOVO Y400 -Khai báo nhà cung cấp KIẾP HOA,và số dư lenovo y400 -Vào phần hành “mua hàng”->phiếu nhập hàng mua nội địa->khai báo thông tin  Người sử dụng phải tự khai báo số thuế phải nộp NV3:TRẢ 20 LENOVO Y400 -Vào phần hành”mua hàng”->”phiếu xuất trả lại nhà cung cấp->khai báo thông tin 9  Đây được xem như ưu điểm của simba hơn vietsun,người sử dụng không cần phải ghi âm ở phiếu nhập mua hàng nội địa,phần mềm sẽ tự động hiểu và cấn trừ với lần mua trước đó NV4:THANH TOÁN 30% TIỀN HÀNG -Vào phần hành “tiền mặt,ngân hàng”->”báo nợ”->nhâp số liệu -theo dõi công nợ:phần hành”mua hàng”->báo cáo công nợ nhà cung cấp->sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp 10  Theo như bảng số liệu trên thì ta thấy được là phiếu nhập hàng cũng như phiếu xuất trả lại nhà cung cấp đều liên kết với công nợ,thuận lợi cho việc theo dõi công nợ 4) Nhận xét: a) Simba - Phần mềm thiết kế không chặt chẽ, tùy tiện và khả năng tự động hóa thấp. Ưu điểm đơn giản đồng thời cũng là nhược điểm của phần mềm. Do đơn giản quá nên trong quy trình thường có nhiều kẽ hở dễ xảy ra sai sót và gian lận. - Hệ thống báo cáo chủ yếu là các báo cáo tài chính mà rất ít các báo cáo quản trị, hơn nữa các báo cáo này thường là cố định khó tạo mới và chỉnh sửa với người sử dụng -Khi lên bảng cân đối kế toán thì không cân:Bảng cân đối kế toán được tính toán dựa vào các khai báo cách tính cho từng chỉ tiêu trong bảng.Bảng cân đối kế toán có sẵn trong chương trình dựa vào bảng mẫu theo quy định của BTC. Tại một số đơn vị, do yêu cầu quản lý phải mở thêm một số tài khoản và các tài khoản này chưa được khai báo trong cách tính bảng cân đối kế toán. Vì vậy, khi lên bảng cân đối kế toán sẽ không cân.Vì vậy việc khai báo thêm hoặc sửa đổi cách tính của các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán được thực hiện ở phần “Kế toán tổng hợp Báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Sửa mẫu”. -Khi lên các báo cáo tài chính lại không đúng với số liệu trong các sổ sách chi tiết:Các báo cáo tài chính được tính toán dựa vào các khai báo cách tính cho từng chỉ tiêu trong bảng.Các báo cáo tài chính có sẵn trong chương trình dựa vào bảng mẫu theo quy định của Bộ Tài Chính. Tại một số đơn vị do yêu cầu quản lý phải mở thêm một số tài khoản và các tài khoản này chưa được khai báo trong cách tính các báo cáo tài chính. Vì vậy khi lên các báo cáo tài chính sẽ có hiện tượng số liệu không khớp với số liệu trong các sổ chi tiết.. -Không cho phép thực hiện trong một phiếu xuất vật tư cho nhiều đối tượng khác nhau:Simba Accounting không cho phép thực hiện trong một phiếu xuất vật tư cho nhiều các đối tượng khác nhau. Ví dụ cho nhiều tài khoản nợ hoặc nhiều khách hàng, nhiều vụ việc, hợp đồng. Nếu xảy ra trường hợp như vậy, ta phải tách thành nhiều phiếu xuất, mỗi phiếu xuất chỉ cho một đối tượng. -Phải có mạng LAN mới có thể sử dụng được:thư mục cài đặt chương trình phải được Share toàn quyền trên mạng. 11 b) Xu hướng phát triển của simba -Đối tượng của phần mềm simba chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ và ngày càng được mở rộng ,thường xuyên đưa ra những khuyến mãi cũng như những ưu đãi vào những dịp lễ quan trọng.Simba cũng cập nhật văn bản mới của cơ quan thuế,của BTC nên tạo được sự yên tâm với khách hàng.Ví dụ như một số khách hàng: DNTN TM & DV Tin học TECHCOM Công ty TNHH XNK Quốc Thiên Công ty TNHH TM DV & TT Hoa Mặt Trời Công ty TNHH máy tín truyền thông ITVN Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Á Châu B. PHẦN MỀM SSP II) TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM SSP – ACCOUTING 1) Đặc điểm chung - Là phần mềm kế toán Việt Nam đầu tiên sử dụng Unicode - Bộ mã tiếng Việt tiêu chuẩn - Độ tin cậy và bảo mật cao - Sử dụng đơn giản - Giao diện động - Tính mở của hệ thống - Nhiều công cụ hỗ trợ - Hệ thống báo cáo động 2) - Hình thức kế toán Hình thức kế toán nhật ký chung Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Đánh giá NVL, hàng hóa, CCDC xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau Khấu hao TSCĐ theo nhiều phương pháp khấu hao khác nhau phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam. 3) Phân hệ chức năng chính - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi. + Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan. 12 - - - - - + Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu. + Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng. Kế toán tài sản cố định + Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản. + Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cố định như sửa chữa, lắp đặt thêm... + Tự động trích khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng do người dùng thiết lập. + Người dùng có thể thực hiện trích khấu hao thủ công mà chương trình vẫn theo dõi được khấu hao. + Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết khấu hao... Kế toán thành phẩm và giá thành + Tập hợp chi phí (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung) của từng phân xưởng hay công trình. + Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số. Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa. + Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia công một số công đoạn trong quy trình sản xuất. + Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch. + Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan. Kế toán vật tư hàng hóa + Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm. + Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng. + Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau. + In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả + Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng. + Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào. + Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ. + Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu + Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu. + Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra. + Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác. + Kết xuất các báo cáo liên quan. 13 - - - - - - Kế toán tài khoản ngoài bảng + Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng. + Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán. Kế toán tổng hợp + Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp. + Kết xuất số liệu báo cáo. Kế toán khác + Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối tượng chi tiết, tài khoản khác vào hệ thống và chương trình sẽ theo dõi được số dư của các đối tượng này. + Người dùng có thể mở rộng khả năng của chương trình với số lượng đối tượng mới không hạn chế. Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ + Kết chuyển chi phí tự động. + Trích khấu hao tự động. + Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển. + Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường. + Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và thực hiện khóa sổ lại. + Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ. + Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh). + Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh. Hệ thống chứng từ báo cáo + Chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính. + Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế + In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty. + Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo. + Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày... đến ngày... hoặc từ tháng... đến tháng.... + Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến. + Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng. Bảng biểu và biểu đồ thống kê 14 Hệ thống bảng biểu và biểu đồ thống kê phong phú, đa dạng. Là một công cụ đắc lực giúp người dùng cũng như lãnh đạo công ty có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình biến động của các đối tượng quản lý, các tài khoản,… dưới nhiều góc độ khác nhau. 4) a) - Một số thao tác ban đầu Khởi động Click vào biểu tượng Màn hình sau sẽ hiện ra trên màn hình máy tính b) Kết nối dữ liệu - Click nút Cấu hình của màn hình đăng nhập, màn hình sau sẽ xuất hiện: - Nhập đường dẫn cho tập tin dữ liệu Click Kết nối thử. Bảng kết nối thành công sẽ thông báo: 15 c) Màn hình làm việc d) e) - Thiết lập các thông số ban đầu Hồ sơ Công ty (Hệ thống / Hồ sơ công ty) Các thông số (Quản trị / Thiết lập các thông số hệ thống) Khai báo tài khoản và các đối tượng cần theo dõi Thiết lập hệ thống tài khoản (DM tài khoản hoặc Danh mục / Hệ thống tài khoản) Phân loại đối tượng quản lý của tài khoản (Danh mục / Phân loại đối tượng) Khai báo một số đối tượng chủ yếu (các danh mục) Nhập số dư đầu kỳ 5) Phần hành bán hàng a) Khai báo các thông số liên quan - Khai báo các tài khoản sẽ sử dụng: Doanh thu và giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho,… - Khai báo các đối tượng liên quan: Khách hàng, nhân viên bán hàng, kho hàng, hàng tồn kho,… 16 - Thiết lập các thông số liên quan + Phương pháp tính giá xuất kho + Tùy chọn không cho phép xuất kho âm + Đăng kí xuất kho tự động: Tự động tạo lập phiếu xuất kho bán hàng khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng + Một số tùy chọn khác. b) Nhập nghiệp vụ - Tạo lập phiếu bán hàng mới (Kế toán bán hàng / Doanh thu bán hàng / Thêm mới) - Điền đầy đủ thông tin 17 - Định khoản chi tiết: TK nợ và TK có người dùng có thể lựa chọn tương ứng từng nghiệp vụ hoặc có thể mặc định cho hệ thống - Chương trình sẽ tự động hiển thị giá trị thành tiền nếu bạn đã xác lập đầy đử thông tin vầ số lượng và đơn giá Nhập thông tin hóa đơn bán hàng ( trên màn hình Phiếu bán hàng chọn nút Hóa đơn - 18 - - - Phiếu xuất kho hàng bán sẽ được tự động lập ếu bạn đã thực hiện việc đăng kí xuất kho tự động Hàng bán bị trả lại + Phiếu hàng bán bị trả lại: Ghi nhận giảm doanh thu và thuế tương ứng, ghi giảm công nợ cho khách hàng, đồng thời trong phần hóa đơn phát hành cho khách hàng số liệu sẽ được ghi âm + Nhập kho hàng bị trả lại:Ghi tăng số lượng và giá trị hàng hóa nhập lại kho. Chiết khấu thanh toán, hoa hồng đại lý Ghi giảm khoản phải thu khách hàng: Chỉ định cho phần mềm là khoản chiaats khấu này giảm cho hóa đơn bán hàng nào (Kế toán tổng hợp / Bút toán tổng hợp / Thêm mới) Thu tiền bán hàng Các nghiệp vụ thu tiền bán hàng sẽ được nhập trong các phần hành kế toán tiền (Kế toán tiền mặt / Phiếu thu hoặc Kế toán tiền gửi / Giấy báo có) 6) Đánh giá về quy mô,ứng dụng và triển khai ssp - accouting tại việt nam a) Quy mô và ứng dụng: - Phần mềm SSP-Accounting đáp ứng tất cả các mô hình doanh nghiệp từ lúc mới thành lập, quy mô vừa, tới mô hình Tổng công ty và công ty mô hình mẹ con.. - Việc ứng dụng phần mềm kế toán SSP ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. b) Việc triển khai tại Việt Nam: - Ký kết Dự án “Cung cấp giải pháp phần mềm Quản Trị Nhân sự SSP-HRM với Công ty TNHH Kính chuyên biệt NSG Việt Nam”. - Triển khai thành công phần mềm quản lý cho VINAGAS. - Ký kết hợp tác ứng dụng phần mềm kế toán SSP-Accounting vào giảng dạy ( ĐH Kinh tế - Luật, ĐH Ngân Hàng…) 19