Tài liệu Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở việt nam

MỘT SỐ CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG KHÓA LUẬN CSDL Cơ sở dữ liệu FEDRIP Federal Research In Progress (Đề tài nghiên cứu liên bang đang tiến hành) JST Japan Science and Technology Agency (Cục Khoa học và Công nghệ Nhật Bản) KQNC Kết quả nghiên cứu KT-XH Kinh tế-xã hội KH&CN Khoa học và công nghệ KHKT Khoa học và kỹ thuật NC&PT Nghiên cứu và phát triển; nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ NII National Informatics Institute (Viện Tin học Quốc gia, Nhật Bản). NISO National Information Standards Organization (Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia , Hoa Kỳ) NSNN Ngân sách nhà nƣớc NTIS National Technical Information Service (Dịch vụ Thông tin Kỹ thuật Quốc gia, Hoa Kỳ) OECD Organization for Economic Co-operation and Development (Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế) QLNN Quản lý nhà nƣớc UNESCO United Nations Education, Science and Culture Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá của Liên Hiệp Quốc) VNTIC Vserossiskii Nauchno-Tekhnicheskii Informacionnyi Centr (Trung tâm Thông tin Khoa học-Kỹ thuật toàn Nga) Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam MỤC LỤC MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................. 3 2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận ............................................................... 4 3. Đối tƣợng nghiên cứu...................................................................................... 4 4. Cơ sở lý luận của đề tài ................................................................................... 4 6. Bố cục .............................................................................................................. 5 CHƢƠNG 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ.............................................................................................. 6 1.1. Một số khái niệm liên quan .......................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm nghiên cứu và phát triển ...................................................... 6 1.1.3. Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ ...... 8 1.1.4. Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ ......... 12 1.2. Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ..... 15 1.2.1. Vai trò của thông tin về đề tài ............................................................. 15 1.2.2. Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu .......................... 18 1.2.3. Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu .................................................................................. 19 1.3. Tìm hiểu kinh nghiệm quốc tế trong hoạt động thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ...................................................................................... 21 1.3.1. Hoa Kỳ ................................................................................................ 21 1.3.2. Liên bang Nga ..................................................................................... 31 1.3.3. Nhật bản .............................................................................................. 33 1.3.4. Một số nƣớc và vùng lãnh thổ khác .................................................... 36 Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 1 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam CHƢƠNG 2. HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Ở VIỆT NAM ................................................ 39 2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu trƣớc khi có Luật Khoa học và Công nghệ ................................................................. 39 2.1.1. Quản lý thông tin về đề tài .................................................................. 39 2.1.2. Quản lý thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu ............................... 42 2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sau khi có Luật Khoa học và Công nghệ ................................................................. 46 2.2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài ................................................. 46 2.2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về Báo cáo kết quả nghiên cứu ............. 47 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ GIẢI PHÁP.................. 55 3.1. Nhận xét ..................................................................................................... 55 3.2. Kiến nghị .................................................................................................... 56 3.3. Giải pháp .................................................................................................... 56 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 62 PHỤ LỤC ............................................................................................................. 64 Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 2 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nƣớc. Những thành tựu to lớn của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại đã và đang đẩy nhanh sự phát triển của lực lƣợng sản xuất, nâng cao năng suất lao động làm chuyển biến mạnh mẽ cơ cấu kinh tế của các quốc gia và làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội loài ngƣời. Một trong các lĩnh vực quan trọng của hoạt động khoa học và công nghệ là lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ mà sản phẩm là nguồn tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc bao gồm đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu. Đây là dạng tài liệu đặc biệt mà nếu biết sử dụng nó một cách có hiệu quả thì sẽ trở thành yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới, là động lực cơ bản của sự phát triển.Các sản phẩm nghiên cứu khoa học cần phải đƣợc kiểm soát và tổ chức lƣu giữ, sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất. Vì vậy, thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu là thiết yếu. Đó là hai thành phần chủ yếu trong thông tin NC&PT. Trên thế giới, hoạt động quản lý thông tin này diễn ra với quy mô lớn và mang lại nhiều thuận lợi. Tại Việt nam, cơ sở pháp lý cũng nhƣ hiện trạng quản lý thông tin về lĩnh vực này cần đƣợc xem xét, thay đổi và phát triển rất nhiều. Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sẽ mang lại nhiều lợi ích và Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 3 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam kinh nghiệm cho Việt Nam cũng nhƣ hoạt động khoa học và công nghệ của đất nƣớc. 2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận - Tiếp xúc và tìm hiểu về hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu tại Việt Nam - Học hỏi kinh nghiệm và nâng cao trình độ chuyên môn cũng nhƣ năng lực làm việc. 3. Đối tƣợng nghiên cứu - Nghiên cứu hai thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao gồm:  Thông tin về đề tài;  Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài; - Phậm vi nghiên cứu: tại Việt Nam và trên thế giới 4. Cơ sở lý luận của đề tài Khóa luận đƣợc viết trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống quan điểm của Chủ nghĩa Mac – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra khóa luận còn tuân thủ đúng theo các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc về công tác thƣ viện, hoạt động khoa học và công nghệ, các kết quả nghiên cứu khoa học có liên quan đến đề tài. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Các phƣơng pháp nghiên cứu sử dụng trng khóa luận bao gồm: phƣơng pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, đánh giá… Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 4 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam 6. Bố cục Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm 3 nội dung chính: Chƣơng 1. Một số khái niệm về hoạt động thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu và kinh nghiệm quốc tế Chƣơng 2. Hiện trạng quản lý thông tin và đề tài báo cáo kết quả nghiên cứu tại Việt Nam Chƣơng 3: Một số nhận xét và kiến nghị Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 5 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam NỘI DUNG CHƢƠNG 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 1.1. Một số khái niệm liên quan 1.1.2. Khái niệm nghiên cứu và phát triển Luật Khoa học và Công nghệ (KH&CN) xác định hoạt động KH&CN bao gồm nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và phát triển công nghệ, dịch vụ KH&CN, hoạt động phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất và các hoạt động khác nhằm phát triển KH&CN. Hoạt động hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, thƣờng gọi tắt là nghiên cứu và phát triển (sau đây viết tắt là NC&PT ), là một bộ phận trong hoạt động KH&CN. Trƣớc khi tìm hiểu về hoạt động thông tin NC&PT, chúng ta cần tìm hiểu và xác định rõ một số khái niệm liên quan đến hoạt động NC&PT. Theo Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc (UNESCO – United Nations Education, Science and Culture Organisation)) và Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD - Organisation for Economic Co-operation and Development), cụm từ NC&PT đƣợc hiểu là "hoạt động sáng tạo thực hiện một cách có hệ thống để nâng cao kho tàng tri thức, bao gồm cả tri thức của con người, văn hoá và xã hội, và sử dụng kho tàng tri thức đó để tạo ra những ứng dụng mới" [UNESCO 1984, OECD 2002]. Theo các tổ chức này, thuật ngữ Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 6 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam NC&PT bao quát ba hoạt động: nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng và triển khai thực nghiệm. Theo Luật KH&CN của Việt Nam, nghiên cứu khoa học là "hoạt động phát hiện, tìm hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn. Nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng" [Quốc hội 2000]. Nhƣ vậy có thể nói, thuật ngữ nghiên cứu khoa học theo Luật KH&CN của Việt Nam bao quát khái niệm "nghiên cứu cơ bản" và "nghiên cứu ứng dụng" của UNESCO và OECD. Nghiên cứu cơ bản có thể đƣợc chia thành hai dạng con: nghiên cứu cơ bản thuần tuý và nghiên cứu cơ bản có định hƣớng. Nghiên cứu cơ bản thuần tuý là nghiên cứu đƣợc tiến hành nhằm phát triển tri thức, hiểu biết mà không định hƣớng vào tìm kiếm lợi ích kinh tế, xã hội cụ thể hoặc hƣớng đến ứng dụng KQNC vào giải quyết vấn đề thực tế cụ thể nào. Nghiên cứu cơ bản thuần tuý không nhằm vào việc chuyển giao kết quả cho một lĩnh vực sản xuất hoặc xã hội nào để về việc ứng dụng của tri thức đó. Nghiên cứu cơ bản có định hƣớng là nghiên cứu cơ bản đƣợc tiến hành với hy vọng rằng nó có thể tạo ra một nền tảng tri thức mới để hình thành cơ sở cho giải pháp để giải quyết những vấn đề đã biết hoặc dự kiến xảy ra hoặc những vấn đề của tƣơng lai. Nghiên cứu ứng dụng là hoạt động đƣợc thực hiện nhằm đạt đƣợc kiến thức mới, chủ yếu hƣớng vào một mục tiêu hoặc mục đích ứng dụng cụ thể nào đó. Nghiên cứu ứng dụng đƣợc tiến hành hoặc để xác định khả năng sử dụng những phát hiện của nghiên cứu cơ bản hoặc để xác định phƣơng pháp hoặc cách thức mới nhằm đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể đƣợc đặt ra từ trƣớc. Nghiên cứu ứng dụng bao gồm việc xem xét những hiểu biết đã có và khả năng mở rộng của các hiểu biết đó để giải quyết một vấn đề nào đó. Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 7 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam Luật KH&CN của Việt Nam định nghĩa "Phát triển công nghệ" là hoạt động nhằm tạo ra và hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới. Phát triển công nghệ bao gồm triển khai thực nghiệm và sản xuất thử nghiệm. Triển khai thực nghiệm là hoạt động ứng dụng KQNC khoa học để làm thực nghiệm nhằm tạo ra công nghệ mới, sản phẩm mới. Đó là hoạt động mang tính hệ thống, sử dụng cơ sở kiến thức đã thu đƣợc từ những hoạt động nghiên cứu và/hoặc kinh nghiệm thực tế nhằm tạo ra các vật liệu mới, sản phẩm mới, phƣơng tiện mới, quy trình mới, hệ thống mới, dịch vụ mới, v.v.. Trong lĩnh vực khoa học xã hội, phát triển thực nghiệm có thể đƣợc định nghĩa là quá trình chuyển giao tri thức thu nhận đƣợc từ nghiên cứu vào các chƣơng trình hành động, bao gồm cả các dự án trình diễn đƣợc tiến hành với mục tiêu đánh giá hoặc thử nghiệm. Sản xuất thử nghiệm là hoạt động ứng dụng kết quả triển khai thực nghiệm để sản xuất thử ở quy mô nhỏ nhằm hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới trƣớc khi đƣa vào sản xuất và đời sống. Nhƣ vậy, thuật ngữ "Nghiên cứu" là viết tắt của thuật ngữ "Nghiên cứu khoa học" của Luật KH&CN Việt Nam, có nghĩa là bao quát hai khái niệm "nghiên cứu cơ bản" và nghiên cứu ứng dụng" của OECD và UNESCO. Thuật ngữ "Phát triển" trong bài này là tƣơng ứng với thuật ngữ "Phát triển công nghệ" trong Luật KH&CN (nghĩa là bao gồm cả "triển khai thực nghiệm" và "phát triển thử nghiệm") và tƣơng ứng với thuật ngữ "phát triển thực nghiệm" mà UNESCO và OECD sử dụng. 1.1.3. Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ Thông tin về nhiệm vụ KH&CN và kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN là một trong những nội dung của hoạt động thông tin KH&CN. Nhiệm vụ KH&CN là một trong những hình thức hoạt động KH&CN. Theo Nghị định Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 8 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam 81/2002/NĐ-CP của Chính phủ, nhiệm vụ KH&CN là "những vấn đề khoa học và công nghệ cần được giải quyết, được tổ chức thực hiện dưới hình thức đề tài, dự án và chương trình khoa học và công nghệ" [Chính phủ 2002]. Đề tài KH&CN có nội dung chủ yếu nghiên cứu về một chủ đề KH&CN. Đề tài có thể độc lập hoặc thuộc dự án, chƣơng trình KH&CN. Dự án KH&CN có nội dung chủ yếu tiến hành các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ; áp dụng, thử nghiệm các giải pháp, phƣơng pháp, mô hình quản lý kinh tế - xã hội. Dự án có thể độc lập hoặc thuộc chƣơng trình KH&CN. Chƣơng trình KH&CN bao gồm một nhóm các đề tài, dự án KH&CN, đƣợc tập hợp theo một mục đích xác định nhằm thực hiện mục tiêu phát triển KH&CN cụ thể hoặc ứng dụng trong thực tiễn. Do chƣơng trình bao gồm nhiều đề tài, dự án, nên trong thực tế khi nói về nhiệm vụ KH&CN, ngƣời ta thƣờng đề cập chủ yếu đến đề tài và dự án. Quy trình thực hiện đề tài có sử dụng kinh phí từ NSNN gồm 7 bƣớc cơ bản. Tƣơng ứng với các bƣớc của quá trình thực hiện đề tài sẽ có những sản phẩm tƣ liệu chủ yếu đƣợc trình bày trong bảng 1. Để đề tài (có sử dụng ngân sách nhà nƣớc) có thể đƣợc triển khai, nhất thiết phải có Thuyết minh đề tài [Bộ KH&CN 2003, Bộ KH&CN 2005, Bộ KH&CN 2007]. Bản thuyết minh đề tài đƣợc phê duyệt bằng Quyết định của cấp có thẩm quyền căn cứ vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội đồng xét duyệt đề cƣơng nghiên cứu. Từ những điều nhƣ trên, thông tin về nhiệm vụ KH&CN đƣợc hiểu là thông tin về đề tài. Cụ thể hơn là thông tin về bản thuyết minh đề tài đã đƣợc phê duyệt. Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 9 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam Bảng 1: Các sản phẩm tư liệu chủ yếu của quá trình thực hiện đề tài TT Các bƣớc cơ bản của Sản phẩm tƣ liệu chủ yếu quy trình nghiên cứu 1 Lựa chọn đề tài Bản đề xuất nhiệm vụ KH&CN; Đối tƣợng nghiên cứu (toàn bộ hoặc một phần của đối tƣợng ) 2 Xây dựng đề cƣơng Bản Thuyết minh đề tài gồm các nội dung cơ bản: tên đề tài; đối tƣợng, phạm vi, phƣơng pháp nghiên cứu; nội dung nghiên cứu; sản phẩm dự kiến; tiến độ, kinh phí; nhân lực tham gia nghiên cứu… 3 Phê duyệt đề cƣơng Bản Thuyết minh đƣợc phê duyệt bằng Quyết định của cấp có thẩm quyền căn cứ vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội đồng xét duyệt đề cƣơng nghiên cứu. 4 Tiến hành nghiên cứu Các sản phẩm tƣ liệu bao gồm: - Báo cáo tổng thuật tài liệu nghiên cứu của đề tài; - Bài báo khoa học công bố kết quả của từng nội dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu của đề tài; - Báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 10 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam của đề tài; - Kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài; - Số liệu, tƣ liệu điều tra cơ bản, điều tra xã hội học; - Các sản phẩm tƣ liệu khác. 5 Viết báo cáo tổng hợp - Báo cáo tổng kết đề tài (dự thảo); kết quả 6 Đánh giá, nghiệm thu - Báo cáo tóm tắt (dự thảo) - Báo cáo tổng kết đề tài (chính thức) đƣợc Hội đồng nghiệm thu chính thức đề tài đánh giá đạt yêu cầu trở lên hoặc đƣợc cấp có thẩm quyền ra quyết định công nhận. - Các sản phẩm trung gian ở Bƣớc “Tiến hành nghiên cứu” (Bƣớc 4) 7 Công bố kết quả - Bài báo khoa học công bố tổng quan về KQNC đã đƣợc nghiệm thu chính thức; - Sản phẩm khoa học dạng tƣ liệu khác (nhƣ sách, chuyên khảo, tổng luận, phim, video…): công bố từng phần hoặc toàn bộ KQNC của đề tài Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 11 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam 1.1.4. Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ Một trong những sản phẩm của nhiệm vụ KH&CN (còn có thể gọi chung là đề tài) là báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Báo cáo này có thể đƣợc gọi là Báo cáo kết quả nghiên cứu (KQNC). Có thể thấy hoạt động thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN là thông tin về báo cáo KQNC đƣợc giao nộp, lƣu giữ. Trên thực tế, sản phẩm tƣ liệu của KQNC rất đa dạng. Một trong những loại sản phẩm đặc thù của KQNC của đề tài mà chủ thể thực hiện đề tài cần phải tạo ra là "báo cáo tổng hợp" hoặc "báo cáo tổng kết" của đề tài. Đây là dạng kết quả đặc biệt trong hoạt động thông tin KH&CN mà chúng ta cần quan tâm. Theo "Quy chế đăng ký, lƣu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16/3/2007 của Bộ trƣởng Bộ KH&CN [Bộ KH&CN 2007], kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN đƣợc hiểu là "các tư liệu phản ánh kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, báo cáo nhánh, phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát; phiếu mô tả quy trình công nghệ và giải pháp kỹ thuật; bản đồ; bản vẽ; ảnh; băng hình, đĩa hình". Trong hoạt động thông tin KH&CN, những loại tƣ liệu phản ảnh kết quả của đề tài nói nhƣ trên thƣờng đƣợc gọi chung là Báo cáo kết quả nghiên cứu (viết tắt là KQNC). Theo "Quy chế đăng ký, lƣu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định 03/2007/QĐ-BKHCN của Bộ trƣởng Bộ KH&CN, Báo cáo KQNC đƣợc đăng ký, giao nộp phải là báo cáo tổng kết chính thức nhiệm vụ KH&CN đã đƣợc Hội đồng nghiệm thu chính thức Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 12 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam đánh giá đạt yêu cầu trở lên hoặc đƣợc cấp có thẩm quyền ra quyết định công nhận [Bộ KH&CN 2004]. Trong nhiều tài liệu nƣớc ngoài và của Việt Nam, chúng ta còn gặp một số thuật ngữ khác nhau để chỉ loại hình tài liệu báo cáo KQNC, thí dụ thuật ngữ "báo cáo khoa học và kỹ thuật" hoặc ngắn gọn là "Báo cáo kỹ thuật" (Technical report). Theo Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia NISO của Hoa Kỳ, báo cáo khoa học và kỹ thuật là một tài liệu chứa/chuyển tải những kết quả của nghiên cứu cơ bản hoặc ứng dụng và những quyết định hỗ trợ dựa trên các kết quả này. Báo cáo bao gồm các thông tin cần thiết để diễn giải, áp dụng và lặp lại các kết quả hoặc kỹ thuật của nghiên cứu [NISO 1997]. Ngoài ra, chúng ta còn gặp thuật ngữ "tài liệu xám" [Nguyễn Viết Nghĩa, 1999]. Khái niệm "tài liệu xám" ( Grey Literature ) để chỉ tài liệu loại hình tài liệu không đƣợc xuất bản và phát hành bởi nhà xuất bản thƣơng mại nhằm mục đích thƣơng mại. Khái niệm "tài liệu xám" rộng hơn khái niệm "báo cáo kỹ thuật". Tại Hội nghị về tài liệu xám tổ chức ở Luxembourg, ngƣời ta cho rằng thông tin tài liệu xám là thông tin đƣợc tạo ra ở mọi cấp độ: Chính phủ, hàn lâm, kinh doanh, công nghiệp dƣới dạng thức điện tử hoặc đƣợc in nhƣng không đƣợc quản lý, xuất bản hoặc phân phối bởi ngành xuất bản thƣơng mại, nghĩa là việc xuất bản những thông tin, tài liệu không phải là chức năng hàng đầu của tổ chức tạo ra chúng (ICGL Luxembourg definition, 1997 - Expanded in New York, 2004) [Grey Literature International Steering Committee, 2009]. Theo Trần Mạnh Tuấn, tài liệu xám xác định nhƣ mọi loại hình tƣ liệu của tài liệu đƣợc phổ biến không phải vì mục đích thƣơng mại [Trần Mạnh Tuấn 2006]. Thông thƣờng tài liệu xám bao gồm:  báo cáo kỹ thuật (Technical Reports); Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 13 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam  báo cáo công tác (Working Papers);  tài liệu kinh doanh (Business Documents);  các kỷ yếu hội nghị, hội thảo (Conference Proceedings);  luận án, luận văn. Việc xác định và thu thập tài liệu xám đặt ra cho các cơ quan thông tin và thƣ viện một số khó khăn. Trƣớc hết, tài liệu xám thƣờng thiếu hoặc không khó tìm thấy các thông tin kiểm soát thƣ mục chuẩn (nhƣ các thông tin về tác giả, cơ quan xuất bản,...), hình thức trình bày ấn phẩm đa dạng, không trùng với các quy định của lĩnh vực xuất bản thƣơng mại (nhu đối với sách, tạp chí,..). Ở Việt Nam, trƣớc đây chúng ta sử dụng thuật ngữ "tài liệu không công bố" (tiếng Anh: unpublished documents) để chỉ những loại "tài liệu xám" nói trên vì trên chúng không đƣợc xuất bản và phát hành rộng rãi theo kênh của các nhà xuất bản thƣơng mại để phân biệt chúng với tài liệu "công bố" (published documents) là loại tài liệu đƣợc xuất bản và phát hành bởi các nhà xuất bản (nhƣ loại sách, báo, tạp chí,...). Tuy nhiên do thuật ngữ "tài liệu không công bố" dễ làm cho ngƣời ta hiểu nhầm đây là tài liệu không công khai (mật) nên gần đây ngƣời ta chuyển sang sử dụng thuật ngữ "tài liệu xám", trong một số trƣờng hợp thuật ngữ "tài liệu không xuất bản" hoặc "tài liệu chƣa xuất bản" . Qua đó, “báo cáo KQNC" là thuộc loại tài liệu xám. Thuật ngữ "báo cáo KQNC" đƣợc coi là trùng hợp với thuật ngữ "báo cáo kỹ thuật". Khái niệm "tài liệu xám" là rộng hơn, bao gồm cả những dạng tài liệu khác. Trong trƣờng hợp liên quan đến thông tin về NC&PT, bản thuyết minh đề tài là một trong những loại hình tài liệu xám. Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 14 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam 1.2. Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu Từ những vấn đề nêu về nhiệm vụ KH&CN, kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, các chủ thể tham gia thực thực hiện nhiệm vụ nhƣ trên , có thể thấy những thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao gồm: - Thông tin về đề tài; - Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài; - Thông tin về các chủ thể thực hiện nhiệm vụ KH&CN bao gồm: + các nhà nghiên cứu; + các cơ quan chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu. Nhƣ vậy, về cơ bản, một hệ thống thông tin NC&PT cần bao quát các loại thông tin về các đối tƣợng nói trên. Ở đây, khóa luận chỉ đi sâu vào việc tìm hiểu đến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC. 1.2.1. Vai trò của thông tin về đề tài Đối với phát triển KH&CN nói riêng và phát triển KT-XH nói chung vai trò của thông tin về đề tài đƣợc thể hiện nhƣ sau: - Tránh hiện tƣợng trùng lặp đề tài Ở nƣớc ta hiện nay hoạt động NC&PT chủ yếu đƣợc thực hiện bằng nguồn kinh phí từ NSNN và đƣợc phân bổ theo kế hoạch hoạt động KH&CN hàng năm của các Bộ, ngành, địa phƣơng (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng). Bộ KH&CN không quản lý cụ thể các nhiệm vụ KH&CN của mỗi Bộ, ngành và địa phƣơng. Căn cứ vào nhu cầu thực tế và nguồn Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 15 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam kinh phí đƣợc phân bổ theo kế hoạch cho việc thực hiện các đề tài, các Bộ, ngành và địa phƣơng tự xác định các đề tài và tổ chức thực hiện. Với cơ chế thực hiện đề tài nhƣ vậy, nếu không có đƣợc hệ thống thông tin thông suốt giữa các Bộ, ngành và địa phƣơng với nhau thì rất dễ xảy ra hiện tƣợng trùng lặp đề tài. Nhƣ vậy, sẽ gây lãng phí NSNN và công sức của các nhà nghiên cứu. Tránh đƣợc việc trùng lặp đề tài, không chỉ giúp tiết kiệm đƣợc tiền của, mà còn phát huy hiệu quả đầu tƣ của Nhà nƣớc cho KH&CN, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động KH&CN. Một trong những nguồn tin quan trọng để những ngƣời có trách nhiệm xem xét, đánh giá và kết luận liệu đề tài có trùng lặp với đề tài nào đó đã thực hiện hay không, hoặc giúp cho việc lựa chọn, đề xuất nhiệm vụ KH&CN chủ yếu là thông tin về các bản thuyết minh đề tài đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bản thuyết minh đề tài không chỉ đảm bảo về mặt pháp lý cho việc tiến hành đề tài mà còn cung cấp thông tin chi tiết các nội dung nghiên cứu nhƣ về đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu, kinh phí nghiên cứu và kết quả dự kiến - Tăng cƣờng tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài Tình công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài thể hiện vai trò quan trọng của thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu. Tăng cƣờng tính công khai thông tin về các đề tài đang đƣợc thực hiện không chỉ giúp các cơ quan QLNN quản lý hiệu quả nguồn vốn đầu tƣ cho NC&PT mà còn tạo nên sự bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Có sự bình đẳng trong thực hiện nhiệm vụ KH&CN giúp khuyến khích lao động, nghiên cứu, thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Biện pháp hiệu quả nhất phục vụ cho việc thực hiện chủ trƣơng này là tăng cƣờng thông tin về các đề tài sử dụng kinh phí từ NSNN. Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 16 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam - Cung cấp thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài Thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài rất quan trọng. Những thông tin này không chỉ giúp các nhà quản lý trong việc đánh giá, tuyển chọn tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN, mà còn giúp tạo lập liên kết giữa các tổ chức, cá nhân nghiên cứu với nhau cũng nhƣ giữa ngƣời dùng tin với các tổ chức, cá nhân nghiên cứu. - Cung cấp nguồn thông tin cập nhật Bƣớc 4 Trong Bảng 1 về các sản phẩm tƣ liệu chủ yếu của quá trình thực hiện đề tài đề tài là bƣớc quan trọng của quy trình thực hiện đề tài và là một trong những giai đoạn tạo ra khá nhiều sản phẩm tƣ liệu. Bao gồm các báo cáo tổng thuật tài liệu nghiên cứu; các bài báo khoa học công bố kết quả của từng nội dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu; báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu; kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài; số liệu, tƣ liệu điều tra cơ bản, điều tra xã hội học… Đây là nguồn tài liệu mang những thông tin cập nhật, rất có ích đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, giảng dạy, sản xuất-kinh doanh và cộng đồng xã hội. Tóm lại, thông tin về đề tài giúp tránh hiện tƣợng trùng lặp đề tài, tăng cƣờng tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài , cung cấp thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài, cung cấp nguồn thông tin cập nhật. Nhƣ vậy, qua việc xem xét một số vai trò chủ yếu của thông tin về đề tài, có thể thấy rõ sự cần thiết phải tăng cƣờng quản lý nguồn thông tin này nhằm phát huy hiệu quả sử dụng phục vụ phát triển KT-XH của đất nƣớc. Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 17 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam 1.2.2. Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu Vai trò của thông tin về báo cáo KQNC bao gồm: - Góp phần nâng cao hiệu quả QLNN về KH&CN Thông tin về báo cáo KQNC là một trong các biện pháp nâng cao hiệu quả QLNN về KH&CN:  Công khai các thông tin về báo cáo KQNC của các đề tài sử dụng kinh phí từ NSNN. Qua đó củng cố niềm tin của cộng đồng nói chung và các tổ chức, cá nhân làm nhiệm vụ KH&CN nói riêng đối với hiệu quả hoạt động QLNN về KH&CN;  Tạo điều kiện thuận lợi để nhanh chóng áp dụng KQNC vào thực tiễn cuộc sống;  Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan QLNN về KH&CN trong việc theo dõi, đánh giá tác động của KH&CN đối với phát triển KT-XH thông qua việc thống kê, đánh giá hiệu quả áp dụng các KQNC vào thực tiễn cuộc sống. - Cung cấp thông tin về các phát hiện, sáng tạo mới – cơ sở để tạo ra các sản phẩm mới cho xã hội Tính mới là một đặc trƣng quan trọng của KQNC. Tính mới của KQNC có tính chất kế thừa, một phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC có thể là tiền đề cho những phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC khác. Một phát hiện/sáng tạo mới của một đề tài có thể là cơ sở hình thành một công nghệ mới dẫn đến sự xuất hiện của một sản phẩm mới. Trên cơ sở này, hình thành các ý tƣởng nghiên cứu, Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 18 Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam cải tiến để tạo ra những phát hiện, sáng tạo mới khác. Chính vì thế, thông tin về báo cáo KQNC cần đƣợc phát triển. - Đảm bảo tính kế thừa, giảm thiểu lãng phí trong nghiên NC&PT Việc kế thừa thành quả nghiên cứu, một mặt giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức, tránh lãng phí cho NSNN, mặt khác giúp họ có đƣợc nguồn thông tin tham khảo có hệ thống và đảm bảo độ tin cậy. Hơn nữa, kế thừa thành quả nghiên cứu cũng là gián tiếp khắc phục hiện tƣợng nghiên cứu trùng lặp. Để phát huy hiệu quả việc kế thừa trong NC&PT, đồng thời giảm thiểu hiện tƣợng nghiên cứu trùng lặp, cần phải thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác và kịp thời về các báo cáo KQNC. 1.2.3. Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu Ở lĩnh vực quản lý hành chính nhà nƣớc thì quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình các cơ quan QLNN sử dụng công cụ pháp luật để điều chỉnh các hành vi liên quan đến hoạt động tạo lập, lƣu giữ và sử dụng các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC với mục đích phục vụ phát triển KT-XH của đất nƣớc. Theo quan điểm thông tin KH&CN thì quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình các cơ quan thông tin KH&CN thu thập, xử lý, lƣu giữ và phổ biến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC nhằm tạo lập nguồn tin và đáp ứng nhu cầu thông tin của cộng đồng xã hội. Tóm lại, quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình sử dụng sự hỗ trợ của công cụ pháp lý để tạo lập, thu thập, xử lý, lưu giữ và phổ Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 19