Tài liệu Tiểu luận qth

MỤC LỤC Lời mở đầu...............................................................................................................2 Câu 1: Phong cách lãnh đạo.....................................................................................3 I. II. Các khái niệm về lãnh đạo.....................................................................3 Phong cách lãnh đạo..............................................................................4 1. Phân loại phong cách lãnh đạo.........................................................5 2. Lựa chọn phong cách lãnh đạo........................................................16 Câu 2: Đề xuất phong cách lãnh đạo cho một doanh nghiệp sản xuất quần áo và chứng minh sự đề xuất là xuất sắc..........................................................................23 Câu 3: Xung đột trong tổ chức...............................................................................26 I. II. III. IV. Khái niệm xung đột..............................................................................26 Nguồn gốc dẫn đến xung đột trong tổ chức.........................................27 Mức độ xung đột và ảnh hưởng đến tổ chức........................................32 Giải quyết xung đột..............................................................................33 1. Phương pháp giải quyết xung đột....................................................33 2. Các bước giải quyết xung đột..........................................................36 Lời tổng kết............................................................................................................39 Danh mục tham khảo..............................................................................................40 Page 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh hiện nay, lãnh đạo trở thành một chủ đề được quan tâm đặc biệt. Sự thành công của tổ chức đòi hỏi những người đứng đầu các tổ chức phải giỏi cả quản lý lẫn lãnh đạo. Đối tượng của sự lãnh đạo chính là con người, do đó, một người lãnh đạo giỏi chính là người có hiểu biết sâu sắc về con người, từ đó có thể thu hút, dẫn dắt họ đi đến một mục tiêu chung. Người cán bộ quản lý ở mọi cấp đều cần xây dựng cho mình những kĩ năng lãnh đạo cần thiết, hơn thế nữa, họ cần xây dựng cả một phong cách lãnh đạo phù hợp với tố chất của bản thân và điều kiện xung quanh, từ đó phát huy hiệu quả năng lực của mình và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận, hay nói chính xác hơn là phong cách trong lãnh đạo và quản lý. Những phong cách này được hình thành dựa trên hệ thống những giả định và luận thuyết riêng. Mỗi người sẽ lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo/quản lý riêng dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan, ở cấp độ lớn hơn đó là những yếu tố về văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực chung mà trên một hệ thống tổng thể chung đó, có thể có một phong cách sẽ thích hợp, được ủng hộ nhưng phong cách khác lại không có điều kiện áp dụng. Trong môi trường kinh tế toàn cầu và mang tính cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo chứ không chỉ phụ thuộc vào việc thay đổi kỹ thuật, công nghệ, đầu tư vốn như trước kia. Vì vậy, bản thân mỗi nhà lãnh đạo phải xây dựng được cho mình một phong cách lãnh đạo phù hợp và phải biết vận dụng ưu thế của từng kiểu phong cách lãnh đạo trong từng hoàn cảnh cụ thể. Page 2 Câu 1. Bạn hãy phân tích đặc điểm chi tiết các phong cách lãnh đạo. Có một phong cách lãnh đạo nào áp dụng cho tất cả tình huống không? I. Các khái niệm về lãnh đạo Tổng thống Dwight D. Eisenhower đã từng nói "Lãnh đạo là người khiến ai đó làm điều mà bạn muốn, như thể chính anh ta muốn làm điều đó". Vậy để trở thành một nhà lãnh đạo, đòi hỏi bạn phải có những tố chất và kỹ năng đặc biệt mà chỉ nhà lãnh đạo mới có. Đó có thể là Kỹ năng thu hút nhân sự; Kỹ năng động viên tinh thần; Kỹ năng đồng cảm và thấu hiệu...Hàng chục kỹ năng chuyên biệt dành cho nhà lãnh đạo đã được CML biên soạn và huấn luyện đã, đang và luôn nhận được sự quan tâm tích cực từ các chủ doanh nghiệp, các CEO và đông đảo cộng đồng quản lý cấp trung. Nhưng trước khi tìm hiểu chi tiết về các kỹ năng đó, chúng ta cùng tìm hiểu về thuật ngữ "Lãnh đạo". Vậy lãnh đạo là gì? Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người sao cho họ cố gắng một cách tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc đẩy hay thúc giục, họ đặt mình lên trước, động viên mọi người hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Bất kể một người quản lý lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra kết quả có tốt đến đâu, người đó vẫn phải hỗ trợ những họat động đó bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và lãnh đạo tốt. Việc lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và điều gì làm cho họ thỏa mãn khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. “Thuật lãnh đạo không chỉ đơn thuần là khả năng lôi cuốn người khác, vì đôi khi đó chỉ là sự mị dân. Đó cũng không phải là khả năng gây cảm tình và thuyết phục người khác vì đây chỉ là kỹ năng của người phụ trách bán hàng. Lãnh đạo là nâng tầm nhìn của con người lên mức cao hơn, đưa việc thực hiện công việc đạt tới một tiêu chuẩn cao hơn, và phát triển tính cách của con người vượt qua những giới hạn thông thường. Để có được khả năng lãnh đạo như thế thì không gì tốt hơn là một môi trường doanh nghiệp được xây dựng trên những quy định chặt chẽ về quy định và trách nhiệm, những tiêu chuẩn cao trong thực hiện công việc, và sự tôn trọng của từng cá nhân cũng như công việc của họ” (Peter.F.Drucker, Cách thức quản lý, Butter-heinemann, trang 157). Nhà lãnh đạo là người chủ động gây ảnh hưởng và dẫn dắt hành vi của cá nhân hay nhóm người nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức. Chúng tôi cho rằng: Hình vẽ dưới đây là định nghĩa trực quan và đầy đủ nhất về "Lãnh đạo". Page 3 Chữ LEADER (người lãnh đạo) được đúc kết từ những yếu tố sau: • L (Learning - Học hỏi): Họ chắc chắn phải học hỏi được rất nhiều điều từ những thất bại. Họ phải trải nghiệm thất bại bởi họ luôn luôn hành động. Nhưng, chính những thất bại đó sẽ mang đến cơ hội thành công cho họ vì họ rút ra được kinh nghiệm “xương máu” cho mình. • E (Excitement - Sự sôi nổi, nhiệt huyết): Họ luôn sôi nổi và nhiệt huyết với những tư tưởng, tầm nhìn của mình và có khả năng truyền những nhiệt huyết đó đến cho mọi người. • A (Asking – Biết đặt câu hỏi “Ai, khi nào, tại sao và điều gì xảy ra nếu...”): Họ luôn đặt ra những câu hỏi, thích nghi nhanh và quyết định về các đề án hành động khả thi nhất. • D (Decisiveness - Quyết đoán): Họ phải hành động, quyết đoán và chịu mọi trách nhiệm về các quyết định của mình. Họ phải biết rõ những quyết định nào là cần thiết vì sự phát triển của công ty. • E (Elevation – Khích lệ, khuyến khích): Họ luôn biết cách làm phấn chấn tinh thần nhân viên. Họ hiểu rõ tập thể sở hữu một sức mạnh to lớn. Họ luôn tìm kiếm Page 4 những nhân viên tiềm năng, động viên, khích lệ, khen thưởng và thăng chức cho những con người xuất sắc đó. • R (Risk - Mạo hiểm): Đôi khi họ sẽ đi ngược với con đường của đại đa số, nghĩ đến những điều không ai nghĩ ra được và chia sẻ truyền thụ đến những người xung quanh. Nếu đám đông không đồng ý, nhà lãnh đạo vẫn cương quyết đeo đuổi ý tưởng của mình với niềm tin tuyệt đối. Nhà lãnh đạo giỏi là người biết chấp nhận rủi ro và mạo hiểm. II. Phong cách lãnh đạo Lãnh đạo là một quá trình tạo ảnh hưởng: Khả năng để thúc đẩy người khác làm một việc gì đó, tin vào một điều gì đó và hành động theo một phương pháp nhất định. Phong cách lãnh đạo là mô hình cư xử bạn sử dụng khi bạn cố gắng tạo ra những ảnh hưởng của mình lên các nhân viên. Phong cách lãnh đạo là hệ thống các dấu hiệu đặc trưng của hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ. Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác. Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sự kiện, và được biểu hiện bằng công thức: Phong cách lãnh đạo = Cá tính x Môi trường. 1. Phân loại phong cách lãnh đạo Có nhiều cách phân loại phong cách lãnh đạo, nhưng theo tìm hiểu và đúc kết chúng tôi đề cập đến một số cách tiếp cận cơ bản: 1.1. Theo mức độ tập trung quyền lực 1.1.1. Quan điểm của Kurt Lewin Kurt Lewin (1939) đã dẫn đầu một nhóm các nhà nghiên cứu để xác định phong cách lãnh đạo khác nhau. Nghiên cứu ban đầu này đã rất có ảnh hưởng và thành lập ba phong cách lãnh đạo chính. Ba phong cách chính của lãnh đạo (US Army Handbook, 1973) : o Phong cách lãnh đạo độc đoán o Phong cách lãnh đạo dân chủ Page 5 o Phong cách lãnh đạo tự do 1.1.1.1. Phong cách lãnh đạo độc đoán Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán được đặc trưng bằng việc tập trung mọi quyền lực vào tay một mình người quản lý, người lãnh đạo - quản lý bằng ý chí của mình, trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tập thể. Phong cách lãnh đạo này xuất hiện khi các nhà lãnh đạo nói với các nhân viên chính xác những gì họ muốn các nhân viên làm và làm ra sao mà không kèm theo bất kỳ lời khuyên hay hướng dẫn nào cả. Nhà quản trị cũng thường xuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ cấp dưới trong quá trình thực hiên nhiệm vụ. thông tin được người lãnh đạo cung cấp ở mức tối thiểu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, thông tin một chiều từ trên xuống. phong cách lãnh đạo độc đoán có thể áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt như tổ chức mới hình thành chưa đi vào ổn định nề nếp hoạt động hoặc một tổ chức đang trong tình trạng trì trệ, thiếu kỷ luật, tự giác cần chấn chỉnh kịp thời hay công việc phải giải quyết mang tính cấp bách…Nhưng nhìn chung phong cách lãnh đạo độc đoán không phát huy được tính chủ động sang tạo của nhân viên. Đặc điểm o Nhà lãnh đạo nắm bắt thông tin; o Các quyết định được xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm của nhà lãnh đạo; o Thông tin một chiều (theo chiều dọc giữa cấp trên – cấp dưới). Ưu điểm o Dễ kiểm soát. Tạo sự nhất quán trong hoạt động; o Giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nhược điểm o Không phát huy được tính chủ động sáng tạo của nhân viên. Dễ dẫn tới chống đối bất mãn; o Không tận dụng được hết năng lực của nhân viên. Page 6 Phạm vi áp dụng o Tổ chức mới hình thành, chưa đi vào ổn định nề nếp hoạt động; o Một tổ chức đang trong tình trạng trì trệ, thiếu kỷ luật, tính tự giác của nhân viên; o Công việc cần giải quyết mang tính cấp bách; o Trình độ nhân viên thấp, chưa có kinh nghiệm. Cấp trên chưa tin tưởng cấp dưới. Các biến thể o Độc tài: Nhà quản trị tự mình quyết định tất cả, những người thừa hành phải thực hiện dưới sự đe dọa, trừng phạt. o Chuyên chế: Nhà quản trị có một bộ máy chính quyền rộng lớn dưới quyền điều khiển của mình. o Quan liêu: Quyền uy của nhà quản trị có được là nhờ vào các quy chế mang tính thứ bậc trong hệ thống bộ máy chính quyền. LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN 1.1.1.2. Phong cách lãnh đạo dân chủ Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản lý biết phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo các quyết định. Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý. Page 7 Theo quan điểm của Kurt Lewin thì phong cách dân chủ là phong cách tốt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất. Bởi lẽ người lãnh đạo biết tạo điều kiện để phát huy tính chủ động, sang tạo của nhân viên, làm cho họ hiểu biết và quan tâm gắn bó với công việc hơn. Tuy nhiên phong cách lãnh đạo này không áp dụng ở những nơi chưa thiết lập được kỷ cương, nề nếp, tự giác hoặc trong trường hợp công việc mang tính cấp bách cần giải quyết kịp thời. Muốn sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ có hiệu quả, nguời lãnh đạo cần đủ bản lĩnh để không trở thành người thỏa hiệp vô nguyên tắc hay “theo đuôi” quần chúng. Đặc điểm o Thu hút nhiều người; o Có sự tham gia ý kiến tập thể; o Thông tin hai chiều (theo chiều dọc, giữa cấp trên – cấp dưới). Ưu điểm o Phát huy tính chủ động sáng tạo của nhân viên; o Làm cho họ hiểu biết và quan tâm gắn bó với công việc; o Khai thác tốt khả năng làm việc của nhân viên. Năng suất cao, kể cả không có mặt của lãnh đạo. Nhược điểm Lạm quyền, mất kiểm soát. Phạm vi áp dụng o Mô hình công ty lớn, chuyên môn hóa cao, ổn định hoạt động; o Nhân viên làm việc theo nề nếp, có tính kỷ luật cao; o Nhà lãnh đạo có khả năng điều hành và kiểm soát tốt. Lấy ý kiến nhân viên LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN Phản hồi Page 8 1.1.1.3. Phong cách lãnh đạo tự do Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các nhân viên được quyền ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với những quyết định được đưa ra. Phong cách lãnh đạo uỷ thác được sử dụng khi các nhân viên có khả năng phân tích tình huống và xác định những gì cần làm và làm như thế nào. Bạn không thể ôm đồm tất cả mọi công việc! Bạn phải đặt ra các thứ tự ưu tiên trong công việc và uỷ thác một số nhiệm vụ nào đó. Đặc điểm o Nhà lãnh đạo ít tham gia vào hoạt động tập thể o Nhà lãnh đạo để cấp dưới mình tự quyết định o Thông tin chiều ngang (giữa các nhân viên cùng cấp với nhau trong tổ chức) Ưu điểm o Phát huy cao nhất khả năng chủ động, sáng tạo. o Nhân viên có tính tự chủ cao. Nhược điểm o Hiệu quả công việc lệ thuộc vào năng lực của nhân viên. o Năng suất thấp, người lãnh đạo vắng mặt thường xuyên. Phạm vi áp dụng Công việc mang tính độc lập và tự chủ cao. Ví dụ: tổ chức sự kiện, quảng cáo, truyền thông, LÃNH ĐẠO Truyền đạt ý tưởng Phản hồi Page 9 NHÂN VIÊN 1.1.2. Quan điểm của các nhà nghiên cứu khác Có ba phong cách lãnh đạo cơ bản là: lãnh đạo trực tiếp; lãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo luận và lãnh đạo ủy thác. Ba phong cách này theo tiếng Anh đều bắt đầu bằng chữ cái D (Directing; Discussing; Delegating) nên còn được gọi là “Phong cách lãnh đạo 3-Ds” (The 3-Ds of Management Style). Mỗi phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh; cách thiết lập mục tiêu; ra quyết định; quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả. 1.1.2.1. Phong cách lãnh đạo trực tiếp Những nhà quản lý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được. o Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản lý nói, nhân viên lắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản lý có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải làm gì. Cách giao tiếp của nhà quản lý là rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ. Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải làm gì chưa? Thiết lập mục tiêu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên, ví dụ: “Mục tiêu của anh trong tháng này là phải bán được 15 chiếc xe ô-tô”. Khi mục tiêu đã được xác định rõ ràng và thời gian cũng được ấn định, thì người nhân viên biết rõ nhà quản lý mong chờ ở anh ta điều gì. Các mục tiêu và thời hạn thường là động lực thúc đẩy con người. o Cách thức ra quyết định: “Tôi muốn anh dừng ngay những việc đang làm và giúp Sue chuẩn bị một phòng họp dành cho hội thảo”. Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy Page 10 sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện. o Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Cách đưa mệnh lệnh của họ thường là: “Hãy quay trở lại gặp tôi vào lúc 11h trưa và báo cáo tóm tắt những công việc mà anh đã làm xong”. Các nhà lãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách làm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn. o Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Điều gì khiến cho nhà lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ. “Công việc rất tuyệt vời, anh đã làm chính xác những gì mà tôi đã nói với anh”. Đó là câu nói thể hiện thái độ hài lòng của họ đối với nhân viên. Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản lý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. 1.1.2.2. Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết. Nhà quản lý là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến. o Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. “Họ đi xung quanh bàn và tạo cho mọi người có cơ hội được những người khác thảo luận về ý kiến của mình”. Nhà quản lý sẽ dành rất Page 11 nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên là cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ. o Thiết lập mục tiêu: “Ingrid, bạn nghĩ mục tiêu bán hàng của chúng ta nên thiết lập cho quý tư năm nay là gì?”. Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản lý này. o Ra quyết định: “Chúng ta đang gặp vấn đề khó khăn về việc kiểm kê số lượng hàng hóa hiện đang tồn kho. Bạn nghĩ chúng ta nên hành động như thế nào?”. Đó là cách đặt câu hỏi trước khi ra quyết định của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự lựa chọn và ra quyết định. o Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết. o Khen thưởng và ghi nhận công lao: “Jason, anh đã làm được một điều tuyệt vời khi đưa ra cơ cấu tổ chức như thế này”. Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới. Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề như: “Mục tiêu của chúng ta là gì?”; “Tiêu chuẩn chất lượng chúng ta cần là gì?”; “Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?”; “Ai nên làm công việc này?”; “Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào là cần thiết?”. Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lý sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra. 1.1.2.3. Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó Page 12 Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ là một chiều: “Tôi muốn anh sẽ phát biểu một bài diễn văn 15 phút về chương trình đền bù mới của công ty trong buổi họp ngày thứ Ba”. Trong nhiều trường hợp khác lại là hai chiều: “Chúng ta hãy cùng thảo luận những việc cần làm trong kế hoạch tiếp thị mà anh vừa thiết kế nhé!”. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện. o Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản lý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. Khi đó, nhân viên thường nói: “Tôi nghĩ ông chỉ muốn gợi ý cho việc thực hiện kế hoạch, chứ không nghĩ ông lại muốn tôi thực hiện kế hoạch này”. o Ra quyết định: “Barbara, công việc đó thực hiện thế nào là quyết định của bạn”. Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọ lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lý. o Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: “Tôi muốn trong vòng 1 tuần, anh phải cập nhật xong toàn bộ dữ liệu cho việc thực hiện kế hoạch”. Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản lý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng. o Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập. “Helen, bạn đã vượt qua rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc. Bạn đã tìm ra được cách giải quyết công việc rất tốt. Thật tuyệt vời”. o Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lý nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa Page 13 chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch. o Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lý chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo. 1.2. Theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến con người (Mô hình của Đại học bang OHIO). Căn cứ vào mức độ quan tâm của nhà quản trị đến công việc và mức độ quan tâm đến con người (quan tâm đến nhu cầu của nhân viên và tạo các điều kiện thõa mãn các nhu cầu của họ có thể chia thành 4 phong cách lãnh đạo (theo hình vẽ). Cao Quan tâm đếến con ng i ườ Thâếp Quan tâm đếến công việc Cao Theo quan điểm các nhà nghiên cứu của Đại học bang OHIO, phong cách S2 là tốt nhất. Tuy nhiên, lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của mỗi công ty. 1.3. Theo phong cách lãnh đạo của R.Blake và J.Mouton. Page 14 Cao Quan tâm đếến con ng i ườ Thâếp Quan tâm đếến sản xuâết Cao o Phong cách 1.1: Nhà lãnh đạo thể hiện sự quan tâm đến công việc và con người thấp. Tình trạng hoạt động công ty sẽ xấu đi nếu nội bộ trì trệ và cấp dưới thiếu khả năng làm việc độc lập. Ngược lại, trong trường hợp công việc đang tiến triển tốt, trình độ và nhận thức của cấp dưới đã được nâng cao, phong cách này thể hiện mức độ ủy quyền cao và tạo cơ hội tối đa cho cấp dưới độc lập giải quyết công việc. o Phong cách 1.9: Nhà lãnh đạo quan tâm tối đa đến con người, ít quan tâm đến công việc. o Phong cách 9.1: Nhà lãnh đạo quan tâm tối đa đến công việc, ít quan tâm đế con người. Mang tính độc đoán cao, chỉ thích hợp những trường hợp nhất định o Phong cách 9.9: Nhà lãnh đạo quan tâm tối đa đến cả công việc và con người. Đây là phong cách quản trị theo tinh thần đồng đội, hướng nhân viên toàn Page 15 tâm toàn ý đến công việc chung, trên cơ sở của mối quan hệ tin cậy và tôn trọng lẫn nhau. o Phong cách 5.5: Nhà lãnh đạo quan tâm đến công việc và con người ở mức độ vừa phải. Đây là phong cách đảm bảo sự cân đối hòa hài giữa các yếu tố. 2. Lựa chọn phong cách lãnh đạo Từ việc nghiên cứu các dạng phong cách lãnh đạo ta thấy mỗi phong cách lãnh đạo có những đặc trưng riêng, có những điểm mạnh và những hạn chế riêng. Khó có thể tìm thấy một phong cách lãnh đạo duy nhất đúng trong mọi hoàn cảnh, ngay cả đối với phong cách lãnh đạo dân chủ đã được rất nhiều nhà lãnh đạo và nhân viên đánh giá cao. Điều này cho thấy nhà quản trị cần biết lựa chọn đúng phong cách đối với từng hoàn cảnh hay tình huống cụ thể. Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo tùy thuộc vào 3 yếu tố sau:  Đặc điểm của nhà quản trị: trình độ, năng lực, sự hiểu biết và tính cách của nhà quản trị.  Đặc điểm của nhân viên: trình độ, năng lực, sự hiểu biết về công việc và phẩm chất của nhân viên.  Đặc điểm của công việc cần giải quyết: tính cấp bách, mức độ phức tạp, tầm quan trọng của công việc. 2.1. Một số căn cứ lựa chọn phong cách lãnh đạo Phong cách được chọn là phong cách nhằm tối đa hóa năng suất và sự thỏa mãn nhu cầu. Phong cách lãnh đạo sẽ giúp tổ chức tồn tại và phát triển trong mọi hoàn cảnh. 2.1.1. Đặc điểm của người dưới quyền:  Năng lực, trình độ, kinh nghiệm o Kém  độc đoán o Tốt  dân chủ o Tốt + đạo đức tốt  tự do  Cá tính o Ngổ ngáo, chống đối  độc đoán o Đóng góp, tập thể  dân chủ o Sáng tạo  tự do  Tuổi tác (tương đối) o Lớn tuổi  dân chủ, tự do Page 16 o Nhỏ tuổi  độc đoán  Giới tính o Nữ  độc đoán o Nam  dân chủ, tự do 2.1.2. Đặc điểm của tập thề  Tập thể mới thành lập  độc đoán  Tập thể ổn định  dân chủ, tự do 2.1.3. Tình huống cụ thể  Bất trắc, bất đồng, gây hoang mang  độc đoán  Tầm quan trọng  dân chủ 2.1.4. Đặc điểm của nhà quản trị  Vật chất  Tình cảm  Phong cách lãnh đạo 2.2. Lãnh đạo theo tình huống Lãnh đạo theo tình huống bao gồm việc sử dụng 4 phong cách quản lý khác nhau:  Quản lý kiểu hướng dẫn : Với phong cách này, nhà quản lý sẽ hướng dẫn nhân viên làm thế nào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên và tự mình đưa ra hầu hết quyết định. Đây là phong cách thích hợp nhất để quản lý nhân viên mới vào nghề hoặc đối với những người thực hiện công việc không tốt. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý chỉ sử dụng một phong cách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán.  Quản lý kiểu tư vấn, hay kiểu "ông bầu" : Với phong cách này, nhà quản lý sẽ liên tục đưa ra các định hướng và buộc nhân viên cùng tham gia giải quyết vấn đề và tham gia vào quá trình ra quyết định. Để thực hiện được điều này, cần lôi kéo . kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện sự hứng thú bàn bạc với từng cá nhân. Phong cách này thích hợp khi nhân viên không còn là những người mới đối với công việc nhưng cũng chưa đủ kỹ nǎng hoặc sự tự tin về khả nǎng thực hiên công việc của mình  Quản lý kiểu hỗ trợ : Nhà quản lý sử dụng phong cách này khi nhân viên của anh ta đã có khả nǎng thực hiện một công việc được giao nhưng còn thiếu tự tin. Theo phong cách này, nhà quản lý như là nơi để nhân viên nêu ra những lo ngại và Page 17 để bàn bạc về những khó khǎn. Tuy nhiên, thay vì giải quyết hộ họ những khó khǎn đó, nhà quản lý chỉ hỗ trợ họ. Làm như vậy sẽ tǎng cường tính độc lập và sự tự tin của nhân viên.  Phong cách phân cấp hay uỷ quyền : Bạn sử dụng phong cách này với những nhân viên có cả kỹ nǎng và sự tự tin trong khả nǎng thực hiện một công việc. Xét trên nhiều giác độ, nhân viên như vậy tự quản lý mình và chỉ yêu cầu ở bạn những mục tiêu hoặc dự án mới, hoặc khi cần sự trợ giúp ở bạn. Tuy nhiên, cần nhớ rằng, nếu bạn sử dụng phong cách này trước khi nhân viên đã sẵn sàng trong công việc thì họ có thể cảm thấy rằng, bạn đã bỏ rơi họ. Page 18 Một nhà lãnh đạo giỏi sử dụng cả ba phong cách, tùy thuộc vào những gì các lực lượng tham gia giữa những nhân viên, người lãnh đạo, và tình hình. Một số ví dụ bao gồm: Sử dụng một phong cách độc đoán về một nhân viên mới chỉ học tập công việc. Người lãnh đạo có thẩm quyền và một huấn luyện viên tốt. Người lao động được động lực để học một kỹ năng mới. Tình hình là một môi trường mới cho người lao động. Sử dụng một phong cách có sự tham gia với một đội ngũ người lao động biết công việc của họ. Nhà lãnh đạo biết được vấn đề, nhưng không có tất cả các thông tin. Các nhân viên biết công việc của họ và muốn trở thành một phần của đội bóng. Sử dụng một phong cách tự do với một nhân viên những người hiểu biết nhiều hơn về công việc hơn bạn.Bạn không thể làm tất cả mọi thứ và nhân viên cần làm chủ công việc của họ! Ngoài ra, điều này cho phép bạn được ở những nơi khác, làm những việc khác. Sử dụng tất cả ba: Nói cho nhân viên của bạn là một thủ tục không làm việc một cách chính xác và một cái mới phải được thành lập (độc). Xin ý tưởng và đóng góp của họ vào việc tạo ra một thủ tục mới (dân chủ). Quyền các nhiệm vụ để thực hiện các thủ tục mới (tự do). Lực lượng ảnh hưởng đến phong cách mới để được sử dụng bao gồm: Page 19 o o o o o o o o Bao nhiêu thời gian có sẵn. Mối quan hệ dựa trên sự tôn trọng và tin tưởng hay thiếu tôn trọng không? Ai có thông tin - bạn, các nhân viên của bạn, hoặc cả hai? Nhân viên của bạn được đào tạo tốt như thế nào và như thế nào bạn biết những công việc. Nội bộ xung đột. Mức độ căng thẳng. Loại công việc. Là nó có cấu trúc, phi cấu trúc, phức tạp, hay đơn giản? Pháp luật, thủ tục thành lập như kế hoạch OSHA hoặc đào tạo. Phương pháp tiếp cận tích cực và tiêu cực Có một sự khác biệt trong cách các nhà lãnh đạo tiếp cận nhân viên của họ. Các nhà lãnh đạo tích cực sử dụng các phần thưởng, chẳng hạn như độc lập, giáo dục, vv để thúc đẩy nhân viên. Trong khi người sử dụng lao động tiêu cực nhấn mạnh hình phạt. Trong khi các phương pháp tiếp cận tiêu cực có một vị trí trong tiết mục của nhà lãnh đạo của các công cụ, nó phải được sử dụng cẩn thận do chi phí cao trên tinh thần của con người. Các nhà lãnh đạo tiêu cực hành động độc đoán và cao hơn với những người dân. Họ tin rằng cách duy nhất để có được những điều thực hiện là thông qua hình phạt, chẳng hạn như mất việc làm, ngày nghỉ không lương, khiển trách nhân viên trước mặt người khác, vv Họ tin rằng thẩm quyền của chúng tăng lên đáng sợ tất cả mọi người thành các cấp độ cao hơn năng suất. Tuy nhiên, những gì luôn luôn xảy ra khi phương pháp này được sử dụng một cách sai lầm là tinh thần rơi, trong đó tất nhiên dẫn đến giảm năng suất. Cũng lưu ý rằng hầu hết các nhà lãnh đạo không chặt chẽ sử dụng một hoặc một, nhưng là một nơi nào đó trên một liên tục khác nhau, từ rất tích cực rất tiêu cực. Những người liên tục làm việc ra khỏi những tiêu cực là ông chủ trong khi những người chủ yếu làm việc với cực dương được coi là nhà lãnh đạo thực sự. Thự tiễn cho thấy nhà lãnh đạo giỏi là người biết kết hợp đúng đắn các dạng phong cách lãnh đạo phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể và biết thay đổi phong cách lãnh đạo khi nó không còn phù hợp với sự phát triển của tổ chức và các thành viên. 2.3. Làm thế nào để trở thành một nhà quản trị thành công? Page 20