Tài liệu Tiểu luận môn quản trị chuỗi cung ứng và logistics đề tài pacific production co.,ltd

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI –DU LỊCH –MARKETING MÔN: QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ LOGISTICS ĐỀ TÀI: GIẢNG VIÊN:TS. TẠ THỊ MỸ LINH LỚP LIÊN THÔNG NGOẠI THƯƠNG KHÓA 18 Page | 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY I. TÊN CÔNG TY: PACIFIC PRODUCTION CO .,LTD II. SẢN PHẨM: HẠT ĐIỀU NHÂN Nguồn nguyên liệu:  Trong nước: Bình Phước, Đồng Nai  Ngoài nước: Africa, Châu Phi Phân phối thành phẩm:  Trong nước: siêu thị, nhà bán lẻ.  Ngoài nước: nhà máy, buôn lái, siêu thị Hai nhà máy của công ty :  Bình Phước  Đồng Nai III. DANH SÁCH ĐỘI NGŨ QUẢN LÝ VÀ NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY HIỆN CÓ:25 NGƯỜI ST NĂM MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ T SINH 1 35121020267 Nguyễn Thị Thanh Nga 16/03/1988 Giám đốc 2 35131020160 Chim Lê Tân 27/03/1987 Trưởng phòng XNK 3 35121022489 Nguyễn Ý Nhi 14/09/1989 Phó phòng XNK 4 35121021330 Lê Văn Minh 14/12/1988 NV phòng XNK 5 35121021717 Nguyễn Bình Minh 29/08/1989 NV phòng XNK 6 35131020106 Nguyễn Trung Tín 24/10/1986 NV phòng XNK 7 35131020099 Nguyễn Thị Bích Phương 10/10/1983 NV phòng XNK 8 35131020092 Nguyễn Thị Hoài Phương 28/05/1988 Quản lý thu mua 9 35131020102 Huỳnh Thị Kim Thoa 09/11/1984 Thủ kho 1 10 35131020104 Nguyễn Thị Út Trâm 13/06/1986 Thủ kho 2 11 35111024461 Nguyễn Nhật Quang 04/09/1982 NV KCS 12 35131020107 Nguyễn Ngọc Vân Thanh 14/03/1985 NV KCS 13 35131020072 Ngô Thị Hồng Nhung 23/02/1985 NV KCS 14 35131020059 Trầm Vinh Phước 24/11/1985 Nhân viên KCS 15 35131020093 Lương Thị Minh Ngọc 26/12/1987 Quản lý sản xuất 16 35131020016 Lê Thị Thanh Tâm 13/08/1987 Kế toán trưởng 17 35131020108 Nguyễn Bảo Tâm 14/10/1987 Kế toán viên Page | 2 18 19 20 21 22 23 24 25 Đặng Thanh Thủy Tiên Phạm Thị Kim Ngân Phạm Thị Thu Vi Vũ Thị Thảo Trang Nguyễn Văn Tuấn Hồ Thị Bích Vân Nguyễn Quang Vinh Hà Chí Phú 35131020226 35131020122 35131020225 35131020115 35131020156 35111023238 35131020123 35131020261 29/03/1985 25/02/1988 20/09/1984 10/08/1980 05/06/1987 25/04/1988 21/06/1986 03/03/1986 Kế toán viên Kế toán viên Trưởng phòng marketing Phó phòng marketing Nhân viên marketing Nhân viên marketing Nhân viên marketing Nhân viên marketing IV.QUI CHẾ CÔNG TY STT NỘI DUNG HÌNH THỨC THƯỞNG/ PHẠT 1 Vắng trong các cuộc họp công ty 03(ba) lần Trừ 10% 2 Vắng trong các cuộc họp công ty 05(năm) lần Trừ 20% 3 Vắng trong các cuộc họp công ty trên 06 (sáu) lần Khai trừ khỏi công ty 4 Nộp báo cáo trễ hạn qui định 03 (ba) lần Trừ 10% 5 Nộp báo cáo trễ hạn qui định 05 (năm) lần Trừ 20% 6 Nộp báo cáo trễ hạn qui định trên 06 (sáu) lần Khai trừ khỏi công ty 7 Thưởng Nhân viên tích cực đóng góp ý kiến và ý kiến được tập thể tán thành Cộng 10%/ 1 lần họp Page | 3 V. SƠ ĐỒ CƠ CẤU CÔNG TY GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ THU MUA Thủ kho KCS QUẢN LÝ SẢN XUẤT Công nhân bốc xếp Công nhân trực tiếp sản xuât KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán viên TRƯỞNG PHÒNG XNK Phó phòng XNK Giao nhận Chứng từ TRƯỞNG PHÒNG MARKETING Phó phòng marketing Nhân viên IT Nhân viên Sale VI. QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PACIFIC MUA NGUYÊN LIỆU NỘI ĐỊA BÁN THÀNH PHẢM NỘI ĐỊA SẢN XUẤT NHẬP NGUYÊN LIỆU NƯỚC NGOÀI Page | 4 XUẤT THÀNH PHẨM NƯỚC NGOÀI MUA NGUYÊN LIỆU NỘI ĐỊA NHẬP NGUYÊN LIỆU NƯỚC NGOÀI Xác định nhu cầu mua nguyên liệu Tìm nhà cung cấp Tìm nhà cung cấp nguyên liệu phù hợp Vận tải ở nước xuất khẩu và thủ tục hải quan ở nước xuất khẩu Đàm phán và ký hợp đồng vận tải quốc tế, mua bảo hiểm Thanh toán mua nguyên liệu thanh toán Tìm nhà vận chuyển hàng trong nước phù hợp Thủ tục hải quan nhập khẩu và thuế Đàm phán và ký hợp đồng vận chuyển Nhận hàng tại kho của đại lý thu mua và nhập kho nhà máy của công ty Thanh toán vận chuyển Page | 5 Thuê phương tiện vận tải nội địa và vận tải hàng về kho Nhập kho SẢN XUẤT Tiêu nguyên liệu tươi nguyên liệu tươi  Phơi khô  Nhập kho  Phân cỡ hạt (loại thô)  Hấp hơi nước  Tách nhân  Kiểm tra chất lượng sau khi tách  Sấy  Bóc vỏ lụa bằng máy  Bóc vỏ lụa thu hồi nhân chín bằng gia công  Kiểm tra chất lượng sau khi bóc Page | 6  Phân loại nhân  Kiểm tra sau khi phân loại  Sàng bằng máy kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho  Xông trùng  Đóng gói  Nhập kho  Xuất hàng XUẤT THÀNH PHẨM NỘI ĐỊA Page | 7 XUẤT THÀNH PHẨM NƯỚC NGOÀI Thực hiện Marketing, quảng cáo trong nước Tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký hợp đồng Chuyển hàng đến các đại lý nhà phân phối Nhận đơn hàng của khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới, kiểm tra thông tin tài chính của khách hàng, thỏa thuận ký kết hợp đồng Chuẩn bị giao hàng ( đóng gói ký mã hiệu như yêu cầu của khách hàng) Lấy thông tin xuất hàng từ bộ phận marketing Chuẩn bị hàng xuất Đàm phán giá vận chuyển Giao hàng Đàm phán giá vận chuyển nội địa: Xuất hóa đơn, lên công nợ khách hàng Kiểm tra tài khoản về việc thanh toán của khách hàng Chọn nhà vận chuyển quốc tế, đàm phán ký hợp đồng và làm thủ tục hải quan và chuẩn bị một số chứng từ gửi nhà nhập khẩu Quyết toán công nợ, doanh thu bán hàng với nhà phân phối, đại lý, khấu trừ chi phí bán hàng Báo cáo thuế Page | 8 Kiểm tra tài khoản về việc thanh toán của khách hàng: PHẦN 1: MUA NGUYÊN LIỆU NỘI ĐỊA 1. Xác định nhu cầu mua nguyên liệu: - Mỗi tháng hai nhà máy của công ty sản xuất trung bình khoảng 10-12 container hạt điều nhân, nhà máy Đồng Nai sản xuất 3-4container còn lại nhà máy Bình Phước sản xuất được từ 7-8, như vậy nguyên liệu cần phải nhập kho là khoảng 800-1000 tấn hạt điều thô, hạt điều trong nước thu mua được chỉ đáp ứng khoảng 50% , tức là khoảng 400-500 tấn/ tháng. - Bộ phận quản lý thu mua chịu trách nhiệm lập bảng dự trữ mua hàng, dự trữ mua hàng được lập căn cứ vào nhu cầu sản xuất, sử dụng thực tế và tốc độ gia tăng về số lượng tiêu thụ. - Lập yêu cầu mua hàng : + Bộ phận bán hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với nguyên liệu chính dùng trong sản xuất. + Bộ phận mua hàng lập yêu cầu mua vật tư. + Điền đầy đủ phiếu yêu cầu mua hàng. + Đảm bảo yêu cầu mua hàng được phê duyệt đúng lúc và kịp thời. - Nhà quản lý phê duyệt mua hàng: trưởng các bộ phận , giám đốc hoặc phó giám đốc được ủy quyền phê duyệt yêu cầu mua hàng được đề xuất. 2. Tìm nhà cung cấp mua nguyên liệu phù hợp: - Bộ phận quản lý thu mua lên kế hoạch tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp có giá và chất lượng tốt nhất. Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau: + Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp . + Thông qua hội chợ triển lãm. + Thông qua đơn thư chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. Sau khi nghiên cứu tất cả các đại lý, chủ yếu các đại lý ở khu vực Bình Phước, Đồng Nai và Tây Nguyên, Long An, Bà Rịa Vũng Tàu phòng quản lý thu mua đã tổng hợp giá, khả năng cung cấp và uy tín về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng của các đại lý như sau: Page | 9 GIÁ BÁN (VND/ KG) KHẢ NĂNG CUNG (TẤN/ THÁNG) ĐẠI LÝ NAM AN 28.790 70 ĐẠI LÝ MỸ PHỤNG 28.760 80 ĐẠI LÝ THÔNG HÒA 28.780 50 ĐẠI LÝ ĐÔNG PHƯỚC 28.750 75 ĐẠI LÝ AN ĐÔNG 28.770 70 ĐẠI LÝ SƠN THÀNH 28.760 60 ĐẠI LÝ NGUYÊN THANH 28.770 50 KHU VỰC CUNG CẤP CẤP KV. ĐỒNG NAI KV. BÌNH DƯƠNG KV. TÂY NGUYÊN - Lập phiếu so sánh các nhà cung cấp: So sánh mức giá của các đại lý cung cấp thì bộ phận mua hàng chọn mua 80 MT từ đại lý Mỹ Phụng, 60 MT từ đại lý Đông Phước, 50 MT từ đại lý Nguyên Thanh và 60 MT từ đại lý Sơn Thành. Sau đó, trình quyết định chọn mua này cho Ban giám đốc thông qua. 3. Đàm phán ký kết hợp đồng - Bộ phận mua hàng tiến hành soạn thảo hợp đồng với các nhà cung cấp sau khi ban giám đốc duyệt mua hàng. - Lập hợp đồng với các nhà cung cấp với các điều khoản được xem như những thỏa thuận cơ bản cho các đơn đặt hàng trong tương lai. - Hợp đồng thường được lập dưới dạng hợp đồng nguyên tắc và thường được lập vào khoảng 10/01 hằng năm, mỗi bên giữ 01 bản. Trong đó bao gồm các nội dung cơ bản sau: + Điều khoản quy cách, chất lượng hàng hóa: Hàng phải được đóng thành từng bao, không quy định về chất lượng bao, và hạt điều phải thật khô theo đúng chuẩn quy định. Nếu hạt điều không đảm bảo chất lượng thì tùy theo mức độ sẽ hủy hợp đồng hoặc đại lý phải giảm giá bán. Page | 10 + Điều khoản giá: theo mức giá các đại lý báo mà công ty đạt được thỏa thuận, thông thường dao động trong mức từ 28.000-29.000 VND/ KG + Điều khoản giao hàng: Giao hàng không được trễ hơn ngày 05 mỗi tháng, nếu giao hàng trễ thì cứ 01 ngày giao trễ sẽ trừ 1% tổng giá trị hợp đồng. + Điều khoản thanh toán: Thanh toán chuyển khoản trước 30% tồng giá trị hợp đồng, 70% còn lại sẽ chuyển khoản ngay khi nhận đủ lượng hàng đã thỏa thuận. + Điều khoản vận chuyển: Công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển tại kho của đại lý về kho của công ty. 4. Thanh toán mua nguyên liệu: - Thu thập tài liệu cần thiết cho việc thanh toán: thu thập hóa đơn, phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phiếu xác nhận chất lượng, đơn đặt hàng… - Điền vào yêu cầu thanh toán: điền vào phiếu đề nghị thanh toán sau khi thu thập được tất cả tài liệu cần thiết cho việc thanh toán, thu thập phiếu đề nghị thanh toán từ bộ phận kế toán, điền đầy đủ thông tin vào và được ký duyệt bởi quản lý bộ phận. - Đệ trình sang phòng kế toán: trình phiếu đề nghị thanh toán có đính kèm các tài liệu cần thiết sang phòng kế toán để tiến hành thanh toán. - Kiểm tra yêu cầu thanh toán: kế toán thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra yêu cầu thanh toán được đệ trình và các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán, xác nhận trên hệ thống kế toán là nhà cung cấp vẫn chưa được thanh toán, kế toán trưởng ký xác nhận vào phiếu đề nghị thanh toán. - Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán: ký yêu cầu thanh toán đã được kế toán trưởng phê duyệt. - Tiến hành thanh toán: thủ quỹ thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền tương ứng khi yêu cầu thanh toán được giám đốc thông qua. - Kế toán tổng kết công nợ cuối tháng. 5. Tìm nhà vận chuyển hàng trong nước phù hợp. - Do điều kiện giao thông của các đại lý thu mua tại địa bàn Đồng Nai, Bình Phước và Tây Nguyện chủ yếu là đường quốc lộ nhỏ nên sử dụng loại xe có tải trọng từ 4-10 tấn, tùy đặc điểm mỗi đợt lấy hàng mà vận chuyển thành nhiều chuyến và sẽ chạy trực tiếp đến kho nhà máy tại Đồng nai và Bình Phước. Page | 11 - Bộ phận phụ trách thuê phương tiện vận tải tiến hành tìm đơn vị cung cấp vận tải qua internet, giới thiệu, đơn vị chuyên giao nhận Logistics đảm bảo yêu cầu vận chuyển của công ty. Gồm có các công ty sau + Hợp tác xã vận tải + Công ty vận tải miền Nam + Công ty Vận tải Trường An + Công ty Vận tải Vĩnh Hội …… - Sau đó chọn lọc ra những đơn vị vận tải có uy tín là: + Công ty vận tải Miền Nam: + Công ty vận tải Trường An + Công ty vận tải Vĩnh Hội. Ba công ty này có uy tín trên thị trường về việc giao hàng đúng hẹn và có xe tải riêng, giá phải chăng. - Yêu cầu công ty vận tải báo giá và so sánh giá giữa các đơn vị cung cấp: + Công ty vận tải Miền Nam: VND 5,000,000/ xe 4 tấn và VND 9,000,000/ xe 10 tấn + Công ty vận tải Trường An: VND 5,500,000/ xe 4 tấn và VND 9,800,000/ xe 10 tấn + Công ty vận tải Vĩnh Hội: VND 5,800,000/ xe 4 tấn và VND 10,000,000/ xe 10 tấn - Sau khi nhận được báo giá và so sánh giữa các đơn vị vận chuyển, chọn ra hai đơn vị đảm bảo uy tín và có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công ty, chủ động về phương tiện, có kinh nghiệm trong việc giao nhận trong nước, đảm bảo tiến độ là công ty vận tải Miền Nam và công ty vận Tải Trường An. Sau đó, trình quyết định chọn nhà vận tải này cho Ban giám đốc thông qua. 6. Đàm phán ký kết hợp đồng vận chuyển - Khi đã được Giám đốc thông qua, tiến hành ký hợp đồng vận chuyển dài hạn với 2 đơn vị vận tải để đảm bảo yêu cầu về phương tiện vận chuyển nội địa trong mùa cao điểm. Hợp đồng vận chuyển bao gồm các nội dung chính sau: Page | 12 + Điều khoản giá: theo mức giá đã báo. Chỉ được phép tăng giá khi giá xăng dầu trong nước tăng hoặc muốn thay đổi phải gửi thông báo trước 01 tháng cho công ty. + Điều khoản giao nhận hàng: Hàng giao đến kho phải đảm bảo đủ số lượng và tình trạng hàng hóa như đã nhận tại điểm lấy hàng, nếu làm mất mát hay hư hỏng thì sẽ tùy trường hợp mà có mức phạt hợp đồng tương ứng. + Điều khoản thanh toán: thanh toán chuyển khoản 100% giá trị hợp đồng vào cuối tháng. 7. Nhận hàng tại kho của đại lý thu mua và nhập kho nhà máy của công ty: - Khi xe tải chở hàng đến kho của đại lý thu mua,nhằm ghi nhận số lượng thu mua đã nhận được trên mỗi chuyến xe làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán, quản lý thu mua sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa với đại lý thu mua và giám sát việc giao nhận hàng. Biên bản này bao gồm các nội dung cơ bản: số phiếu và ngày tháng năm lập phiếu, họ và tên người lập phiếu, số lượng hàng đã giao trên mỗi chuyến xe, biển số xe, họ và tên của từng tài xế chở hàng, ...Biên bản này bên đại lý và công ty sẽ ký tên vào xác nhận, gồm 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. - Tại kho nhà máy: Quản lý thu mua sẽ tiếp tục lập biển bản giao nhận hàng hóa với đơn vị vận tải để xác nhận lại việc đã nhận đủ hàng hóa, bao gồm các nội dung: ngày tháng năm lập phiếu, họ và tên người lập phiếu, số lượng hàng đã nhận trên chuyến xe biển số là bao nhiêu, thời gian nhận hàng tại kho, đại điểm kho, họ và tên người giao hàng,...Quản lý thu mua và người giao hàng ký xác nhận vào biên bản, mỗi bên giữ 01 bản. - Quản lý thu mua làm thủ tục nhập kho với đội ngũ quản lý kho, lập phiếu nhập kho gồm các nội dung cơ bản: số phiếu và ngày tháng năm lập phiếu; họ tên người quản lý thu mua, nhập tại kho nào, địa điểm, số lượng thực đã giao, thời gian đã nhận tại kho,...Quản lý thu mua và trưởng kho ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu này lập thành 02 liên, mỗi người giữ 01 liên. 8. Thanh toán vận chuyển - Quản lý thu mua nộp hồ sơ yêu cầu kế toán chuyển tiền cho đơn vị vận tải. Bộ hồ sơ bao gồm: Phiếu yêu cầu chuyển tiền, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho. Page | 13 - Kiểm tra yêu cầu thanh toán: kế toán thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra yêu cầu thanh toán được đệ trình và các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán, xác nhận trên hệ thống kế toán là đơn vị vận chuyển vẫn chưa được thanh toán, kế toán trưởng ký xác nhận vào phiếu đề nghị thanh toán. - Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán: ký yêu cầu thanh toán đã được kế toán trưởng phê duyệt. - Tiến hành thanh toán: thủ quỹ thanh toán chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển với số tiền tương ứng khi yêu cầu thanh toán được giám đốc thông qua. - Kế toán tổng kết công nợ cuối tháng. II. NHẬP NGUYÊN LIỆU NƯỚC NGOÀI 1. Tìm Nhà cung cấp đàm phán và ký hợp đồng - Bộ phận marketing thu thập thông tin về các nhà cung cấp từ internet thông qua các trang B2B, tạp chí chuyên ngành, , thư chào hàng của nhà cung cấp,…Thường thì công ty nhập từ Africa, châu phi. - Trên cơ sở các chào hàng từ nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện của công ty. - Đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu. - Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Sau khi nhà cung cấp giao hàng, đánh giá lại nhà cung cấp và tái ký kết hợp đồng. 2. Vận tải ở nước xuất khẩu và thủ tục hải quan ở nước xuất khẩu - Thu thập thông tin các nhà vận tải ở nước xuất khẩu từ hồ sơ lưu trữ của công ty, Internet, chào hàng của công ty vận tải. - Dựa trên các tiêu chí do công ty đạt ra, lựa chọn nhà cung cấp vận tải phù hợp để tiến hành giao dịch. - Yêu cầu chào cước vận tải và lựa chọn nhà cung cấp chính thức. - Đàm phán hợp đồng vận tải. - Ký kết hợp đồng vận tải. - Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu. - Khai báo hải quan xuất khẩu, đóng thuế nếu có. - Giao hàng cho công ty vận chuyển tại địa điểm giao hàng đã thỏa thuận. - Thông báo người mua về việc giao hàng. Page | 14 - Thanh toán cước phí vận tải. - Đánh giá dịch vụ của công ty vận tải để tái ký kết hợp đồng cho lô hàng tiếp theo. 3. Vận tải quốc tế - Tìm kiếm công ty vận tải biển bằng container từ các công ty đang giao dịch, chào hàng của công ty vận tải nội địa. - Chọn lựa công ty vận tải có chào hàng phù hợp. - Yêu cầu chào cước vận tải biển bằng containers 20’, số lượng: 22MT/cont. - Thương lượng các điều kiện hợp đồng dịch vụ vận tải. - Ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải. - Thông báo thông tin đại lý vận chuyển và thời gian bốc xếp, lịch trình tàu, v.v. - Theo dõi tình hình vận chuyển cho đến khi nhận được thông báo hàng đến. - Thanh toán cước phí vận chuyển. 3. Bảo hiểm hàng hóa - Tìm kiếm thông tin về các công ty bảo hiểm từ dữ liệu công ty & internet (nếu cần) - Yêu cầu công ty bảo hiểm báo giá và tư vấn điều kiện bảo hiểm phù hợp bằng mail, điện thoại, fax hoặc đơn yêu cầu báo giá. - So sánh các báo giá được chào và lựa chọn công ty bảo hiểm đạt yêu cầu. - Ký kết hợp đồng bảo hiểm. - Tiến hành mua bảo hiểm (gửi đơn yêu cầu mua bảo hiểm theo mẫu của công ty bảo hiểm) - Đóng phí bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm/chứng thư bảo hiểm. -Yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng bảo hiểm (nếu có) - Nhận lại bảo hiểm bổ sung 4. Thanh toán ngân hàng - Tìm kiếm thông tin về các ngân hàng từ dữ liệu công ty & internet (nếu cần) Page | 15 - Liên hệ các ngân hàng để tìm hiểu về điều kiện vay, ký quỹ, phí thực hiện thanh toán,.. bằng điện thoại or fax - Chọn ngân hàng phù hợp với nhu cầu của công ty. - Ký quỹ với ngân hàng để mở L/C - Làm đơn xin mua ngoại tệ - Tiến hành làm Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng (dựa vào nội dung của hợp đồng ký kết) - Gửi qua cho người bán kiểm tra trước, nếu người bán đồng ý thì nộp Đơn xin mở L/C cho Ngân hàng - Nộp tiền cho Ngân hàng để tiến hành mua ngoại tệ - Nhận L/C từ Ngân hàng - Gửi L/C cho người bán để người bán gửi hàng và chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán - Khi chứng từ đến Ngân hàng mở, nhận thông báo từ Ngân hàng về bộ chứng từ xuất trình có hợp lệ hay không - Xác nhận với ngân hàng có chấp nhận hay không chấp nhận chứng từ, nếu chấp nhận thì thanh toán tiền hàng với ngân hàng. - Ngân hàng ký hậu B/L và chuyển chứng từ thanh toán cho nhà nhập khẩu. 5. Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu và thuế - Liên hệ công ty vận tải nhận lệnh giao hàng. - Khai thông tin hàng hóa nhập khẩu. - Đăng ký tờ khai nhập khẩu. - Theo hệ thống tự động phân luồng, đóng thuế, kiểm hóa, trả tờ khai v.v - Làm thủ tục trả tờ khai hàng nhập khẩu và chuẩn bị lấy hàng về kho. 6. Thuê phương tiện vận tải kéo containers 20’DC nội địa & vận tải nội địa - Liên lạc nhà vận tải do công ty ký kết hợp đồng dài hạn. Liên hệ nhà vận tải và yêu cầu nhà vận tải nhận hàng tại cảng. Vận chuyển hàng hóa từ cảng cát lái về kho. Kiểm tra hàng hóa và số lượng. Tiến hành nhập kho. Thanh toán cước phí vận tải nội địa. Page | 16 7. Nhập kho - Hàng vận chuyển về tới cửa kho thủ kho sẽ tiến hành thủ tục nhập kho và nhân viên KCS sẽ kiểm tra hang nếu không đạt chất lượng sẽ báo cho quản lý để xử lý lô hang không đạt. III. QUI TRÌNH SẢN XUẤT 2.1. Nguyên liệu thô: Khi mua nguyên liệu cần chú ý đến một vài tiêu chuẩn sau: 2.1.1. Màu sắc: Hạt điều khi nhập về phải đạt yêu cầu: màu xám trắng tự nhiên. 2.1.2. Số cỡ hạt/kg: - Loại lớn: từ 150÷180 hạt. - Loại trung bình: từ 180÷ 210 hạt. - Không đạt yêu cầu: lớn hơn 240 hạt. 2.1.3. Tỉ lệ khiếm khuyết: - Loại I: từ 10÷20%. - Loại II: từ 20÷30%. - Loại III: từ 30÷40%. - Không đạt yêu cầu: >40%. 2.1.4. Tỷ lệ hạt phế hư: - Loại I: 3÷5%. - Loại II: 5÷10%. - Loại III: 10÷15%. Page | 17 2.2.2. Số lượng hạt/kg: - Loại lớn: 160÷190 hạt. - Loại trung bình: 190÷220 hạt. - Loại nhỏ: 220÷250 hạt. - Không đạt :250 hạt trở lên. 2.2.3. Tỉ lệ không hoàn toàn (khiếm khuyết): - Loại I: từ 10÷20%. - Loại II: 20÷30%. - Loại III: 30÷40% . - Không đạt yêu cầu: >40%. 2.2.4. Tỉ lệ phế hư: - Loại I: từ 3÷5%. - Loại II: từ 5÷10%. - Loại III: từ 10÷15%. - Không đạt yêu cầu: >15%. 2.3. Quá trình phân loại thô: (phân cỡ hạt) Hạt điều thô sau khi phơi khô sẽ được chuyển qua công đoạn phân loại, ở khâu này hạt điều được phân ra làm 4 loại A, B, C, D theo kích thước từ lớn đến nhỏ bằng một loại máy phân cỡ. - Loại A: Page | 18  418÷450 (hạt lớn).  450÷480 (hạt nhỏ). - - Loại B:  480÷504 (lớn loại 1).  504÷536 (lớn loại 2).  536÷580 (loại nhỏ). Loại C:  580÷600 (lớn loại 1).  600÷636 (lớn loại 2).  636÷686 (loại nhỏ). - Loại D: Còn lại. 2.3.2. Nguyên lý hoạt động của máy phân cỡ: Hạt điều được đưa vào máy bằng hệ thống gầu tải → mô tơ kéo gầu tải đưa hạt điều lên lồng sàng → hệ thống lồng sàng và dàn đập quay ngược chiều nhau đẩy hạt điều xuống theo từng vị trí lỗ trên mặt lồng sàng từ nhỏ đến lớn → tại vị trí đầu tiên hạt điều thuộc cỡ D sẽ lọt qua lỗ sàng và chạy xuống họng D → các hạt lớn hơn sẽ đi qua → tại lỗ sàng thứ hai hạt điều thuộc cỡ C sẽ lọt qua lỗ sàng và chạy xuống họng C → các hạt lớn hơn tiếp tục đi qua → tại lỗ sàng thứ 3 hạt điều thuộc cỡ B sẽ lọt qua lỗ sàng và chạy xuống họng B → còn lại là hạt cỡ A to nhất cũng đi qua, tiếp tục lọt qua lỗ sàng và chạy xuống họng A. Page | 19 Hình 1 : máy phân cỡ hạt điều thô 2.4. Quá tình hấp hơi: Hạt điều sau khi phân cỡ được chuyển qua công đoạn hấp bằng máy hấp hơi. Những hạt có kích cỡ khác nhau sẽ được hấp trong khoảng thời gian khác nhau (hạt loại A, B, C thời gian hấp là 20 phút, hạt loại D là 18 phút) và cứ 8 đến 9 lần hấp thì phải thay nước một lần. Mỗi mẻ hấp được khoảng 550kg điều. Hạt điều sau khi hấp được trải mỏng để nguội ít nhất từ 12÷24h. 2.4.2. Nguyên lý làm việc của lò hấp hơi: Quạt gió thổi cho lửa cháy → đun nước sôi cho đến khi nhiệt kế đo độ báo đến 100 oC → cho hạt điều vào khay → cho vào lò và đóng cửa lò → tiếp tục quạt cho lửa cháy đều, giữ nhiệt độ để hơi nước liên tục được bốc lên lò (nếu lượng nước trong chảo quá đầy hoặc lượng hơi nước ngưng tụ quá nhiều thì nước sẽ tự động xả ra ngoài qua ống xả) → khí thải sẽ thoát ra ngoài qua hệ thống ống khói → hạt điều được hấp khoảng 19 đến 20 phút → sau đó mở cửa lò cho hạt điều ra. Page | 20