Tài liệu Tiểu luận liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại khách sạn sofitel metropole hà nội

[QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG I. 1. 2. 3. a) b) c) d) 4. II. 1. 2. 3. 4. LÝ THUYẾT TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Một số khái niệm cơ bản Quản trị nhân lực Tổ chức bộ máy quản trị nhân lực Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản trị nhân lực. Chức năng Nhiệm vụ Các hình thức tổ chức bộ máy quản trị nhân lực Cấu trúc giản đơn Cấu trúc theo chức năng quản trị Cấu trúc hỗn hợp Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực HRBP Lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp Các cấp độ quản trị nhân lực Tầm hạn quản trị Trình độ nhân lực CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL METROPOLE HÀ NỘI Cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội Cấu trúc bộ máy của từng bộ phận Quy mô của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội Cơ sở vật chất kỹ thuật Số lượng lao động Trình độ nhân lực KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 2 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 6 7 8 9 9 9 10 10 10 11 11 13 19 20 23 23 26 27 1 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế thời mở cửa, các nghành kinh tế Việt Nam đã thu được những thành công đáng kể. Đứng trên góc độ của nghành du lịch, việc mở cửa đã tạo cơ hội lớn cho sự phát triển của “nghành công nghiệp không khói” này, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Hệ thống khách sạn với số lượng lớn đã tạo ra diện mạo mới cho kiến trúc cảnh quan đô thị. Tuy nhiên, trong giai đoạn phát triển này, sự bộc lộ ra những hạn chế là điều không thể tránh khỏi. Kinh doanh khách sạn cũng không nằm ngoài xu hướng trên. Vượt xa mức cầu, cung về khách sạn đã phát triển với tốc độ kỉ lục (16% - 18% năm). Để tồn tại và phát triển trong thị trường “nóng” này các doanh nghiệp khách sạn cần thiết phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Mọi quản trị suy cho đến cùng là Quản trị con người. Quản trị nhân lực có vai trò quyết định đối với thành công hay thất bạo của doanh nghiệp. Con người là chủ thể của mọi hoạt động, là nguồn lực quý giá nhất của mọi tổ chức: chính chất lượng của đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp mới quyết định năng lực cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp chứ không phải là các yếu tố khác trong hàm sản xuất như vốn, công nghệ và đất đai… Thực tế có khá nhiều cách tiếp cận về Quản trị nhân lực, trong đó cách tiếp cận quá trình bao gồm: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động, kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực. Sau khi tư duy thiết lập chiến lược nguồn nhân lực, đưa ra chính sách và kế hoạch hoạt động đáp ững nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, trên cơ sở các thông tin cơ bản từ việc phân tích môi trường quản trị nhân lực và dự báo cung cầu nhân lực (hay hoạch định nhân lực). Doanh nghiệp cần bắt đầu thực thi chiến lược bằng cách tổ chức quản trị nhân lực: tổ chức bộ máy quản trị nhân lực và tổ chức hoạt động quản trị nhân lực. Khách sạn Sofitel Metropole Hà nội là một trong những liên doanh đầu tiên về lĩnh vực kinh doanh khách sạn tại Hà Nội. Đây là khách sạn 5 sao chịu sự quản lý trực tiếp của tập đoàn ACCOR. Để có thể cạnh tranh với hàng loạt các khách sạn lớn thì vấn đề đặt ra hàng đầu đó là việc quản lý và sử dụng nhân lực. Việc xác định công việc phải làm trong lĩnh vực nhân lực của doanh nghiệp, những người làm công việc đó, xác lập các mối liên hệ trong khi tiến hành công việc nhằm trả lời câu hỏi ai phải báo cáo cho ai? Thiết lập bộ máy tổ chức quản trị nhân lực như thế nào để đạt hiệu quả. 2 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Nhóm 4 đã nghiên cứu đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội”. Do không có điều kiện khảo sát thực tế, sự nhận thức và nguồn tài liệu để nghiên cứu còn hạn chế, nên bài viết chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy giáo và các bạn để bài thảo luận nhóm 4 được hoàn thiện hơn. 3 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 NỘI DUNG I. LÝ THUYẾT TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1. Một số khái niệm cơ bản.  Quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực bao gồm hoạt động chung của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. QTNL là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân.  Tổ chức bộ máy quản trị nhân lực. Tổ chức bộ máy nhà quản trị nhân lực là quá trình xác định các công việc phải làm trong lĩnh vực nhân lực của doanh nghiệp, những người làm các công việc đó, chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các cá nhân, có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, xác lập các mối liên hệ trong khi tiến hành công việc nhằm trả lời câu hỏi ai phải báo cáo ai?. Kết quả của tổ chức bộ máy quản trị nhân lực hình thành nên bộ máy tổ chức quản trị nhân lực trong doanh nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản trị nhân lực.  Chức năng Bộ máy quản nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, quản trị nhân lực của tổ chức. - - -  Nhiệm vụ Nghiên cứu, đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị trong tổ chức phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức theo từng giao đoạn. Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp vơi chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất, kinh doanh của tổ chức. Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy định, hướng dẫn) giúp ban giám đốc quản lý công tác tuyển dụng; bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm; đào tạo; thi đua- khen thưởng; đánh giá nhân lực, trả công nhân lực. Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực của các bộ phận trong tổ chức. Tham mưu cho ban giàm đốc trong việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm cán bộ. 4 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 - Xây dựng kế hoạch đào đạo theo quy hoạch và tiến trình bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân lực. - Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá nhân lực trong từng giai đoạn. - Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương; Kiểm tra việc chi trả tiền lương và phân phối thu nhập cho người lao động theo quy chế; Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho ngươi lao động. - Tổng hợp và lập kế hoạch về bảo hộ lao động và triển khai thực hiện. - Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của doanh nghiệp. - Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năng của bộ phận quản trị nhân lực. Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của doanh nghiệp. - Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năng của bộ phận quản trị nhân lực. 3. Các hình thức tổ chức bộ máy quản trị nhân lực. a) Cấu trúc giản đơn (cấu trúc trực tuyến). Giám đốc Kế toán Nhấn viên hành chính nhân lực Trưởng phòng kinh doanh  Đặc điểm: Đây là cấu trúc tổ chức đơn giản nhất. Bộ máy quản trị nhân lực được tổ chức theo dạng đẳng cấp trực tuyến, kênh liên hệ theo đường thẳng, tính phức tạp thấp, tính tập trung cao. Quyền lực quản lý được tập trung vào tay một người. Giám đốc (người đứng đầu doanh nghiệp) trực tiếp phụ trách các vấn đề về quản trị nhân lực. Các chức năng có sự lẫn lộn, chồng ghép lên nhau. Tính chuyên môn hóa không cao hoặc rất thấp. 5 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111  Ưu điểm: Cấu trúc này khá đơn giản dễ áp dụng. Các doanh nghiệp áp dụng cấu trúc tổ chức này thường dễ thích nghi với môi trường. Chi phí quản lý thấp. Việc kiểm soát các bộ phận, công việc dễ dàng. Các nhân viên nhân lực không cần chuyên môn cao, dễ thưc hiện các công việc như tuyển dụng, bố trí và sử dụng…  Nhược điểm: Công việc mà nhân viên nhân lực thực hiện trong cấu trúc này thường là công việc tổng hợp, đòi hỏi mức độ bao phủ các mảng của hoạt động quản trị nhân lực, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chế độ chính sách…Nhưng cũng do mức độ bao phủ rộng nên độ sâu trong công việc của nhân viên nhân lực khó có thể đảm bảo được do nhân viên này phải thực hiện nhiều mảng công việc. Nhân viên nhân lực thường thực hiện các công việc hành chính về nhân lực là chủ yếu cùng với việc thực hiện chức năng hành chính. Các chức năng bị chồng chéo lên nhau. Các chức năng khác như kế toán, hành chính bị ghép vào với chức năng nhân lực. lúc này trưởng bộ phận nhân lực còn phải chịu trách nhiệm với các chức năng khác. Điều này sẽ ảnh hưởng tới độ đầu tư cho chức năng quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Chỉ áp dụng được cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên dưới 100 người. b) Cấu trúc theo chức năng quản trị. Giám đốc Trưởng phòng KTTC Trưởng phòng hành chính Nhân viên tuyển dụng – đào tạo Trưởng phòng nhân lực Nhân viên bảo hiểm xã hội Trưởng phòng KD Trưởng phòng kỹ thuật Nhân viên tiền lương Đặc điểm của cấu trúc này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách có thể thực hiện một hoặc một số mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực. 6 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Trách nhiệm quản trị nhân lực được giao cho người đứng đầu bộ phận quản trị nhân lực. Tính tập trung của cấu trúc này cao , người đứng đầu bộ phận có quyền giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mảng quản trị nhân lực do vậy sự đầu tư toàn tâm toàn ý trong công việc sẽ tốt hơn. Trong thực tế đây là mô hình được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng khi số lượng người lao động trong doanh nghiệp đủ lơn để cần thiết phân chia quản lý theo các mảng chức năng khác nhau của quản trị nhân lực. c) Cấu trúc hỗn hợp. Tổng giám đốc Giám đốc d) Tài chính Nhân viên tuyển dụng – đào tạo Giám đốc nhân lực Nhân viên chế độ chính sách Giám đốc khu vực 1 NV nhân lực Giám đốc kinh doanh Nhân viên quản lí hồ sơ Giám đốc kỹ thuật NV nhân lực GĐ XN 1 NV nhân lực GĐ XN 2 Giám đốc khu vực 2 NV nhân lực Giám đốc xí nghiệp Giám đốc khu vực 3 NV nhân lực Đặc điểm của cấu trúc tổ chức này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực có sự phân tán theo các đơn vị trực tiếp kinh doanh. Tính tập trung thấp, tính phức tạp cao. Ngoài việc có bộ máy quản trị nhân lực ở cấp khách sạn các đơn vị kinh doanh trực thuộc cũng có cơ cấu người làm nhân lực. Khi đó trách nhiệm của bộ phận quản trị nhân lực của khách sạn sẽ làm nhiệm vụ hoạch định nguồn nhân lực tổng thể và hỗ trợ cho các đơn vi trực thuộc trong việc quản lý nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách , quản lí hồ sơ. Công việc chủ yếu của người làm nhân lực ở đơn vị trực thuộc chủ yếu làm các công việc hành chính về nhân lực: chấm công, thực hiện chế độ bảo 7 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 hiểm xã hội , tính lương hoặc chuyển dữ liệu để bộ phận quản lý nhân lực tại tổng khách sạn thực hiện hoạt động này. Mô hình này chủ yếu áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng lao động nhiều, đòi hỏi có sự phân cấp trong quản lý nhân lực. d) Cấu trúc tổ chức bộ máy quản tri nhân lực HRBP: nhân sự - đối tác chiến lược của kinh doanh. - Hoạch định NNL Phát triển lãnh đạo HRBP Bộ phận/ đơn vị HRBP Bộ phận/ đơn vị Tuyển dụng Đào tạo và phát triển HRBP Bộ phận/ đơn vị Đãi ngộ NL Quan hệ lao HRBP Bộ phận/ đơn vị động Thay đổi đa dạng hóa Trung tâm dịch vụ (Shared services) Mô hình HRBP (Human Resource Business Partner) do giáo sư Dave UIrich đề cập đến vào năm 1997. Theo ông, ngày nay nhà quản trị nhân lực đã nâng tầm vị trí chiến lược của họ khỏi vai trò truyền thống, trở thành đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Theo ông, các nhà quản trị nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược thông qua: - Kết nối và xây dựng chính sách nhân sư đồng hành với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm soát và tái cấu trúc cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân lực để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doah nghiệp. 8 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 - Cầu nối giữa doanh nghiệp với người lao động, hỗ trợ sự phát triển song hành gắn kết giữa doanh nghiệp với người lao động. Ở mô hình HRBP bộ phận phụ trách quản trị nhân lực được cấu trúc theo chiều ngang. Bộ phận phụ trách quản trị nhân lực chia làm 3 loại chính: bộ phận nghiệp vụ nhân lực (thực hiện các công việc thừa hành như chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị hội họp, tính bảo hiểm xã hội…); Trung tâm hoạt động nhân lực (đóng vai trò xây dựng và triển khai các chính sách, chương trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, trả công nhân lực quan hệ lao động,…). HRBP đóng vai trò là cầu nối giữa bộ phận nhân lực với các lãnh đạo, trưởng các bộ phận khác và toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp. - Các công việc của HRBP chia làm 4 nhóm cơ bản: + Đối tác chiến lược (Strategic Partner) + Quản lý hoạt động (Operation Management) + Giải đáp các trường hợp khẩn cấp (Emergency Responder) + Giải quyết các tranh chấp lao động (Employee Mediator) - Mô hình HRBP phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa ngành nghề, nhiều lĩnh vực, khu vực địa lý và những doanh nghiệp có trình độ quản lý cao. 4. Lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực. Việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực của doanh nghiệp cần căn cứ vào một số yếu tố sau:  Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp: Với mỗi cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp khác nhau sẽ có ảnh hưởng đến việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực.Nếu doanh nghiệp có cấu trúc giản đơn mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc giản đơn. Nếu doanh nghiệp có cấu trúc chức năng thì mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc chức năng. Nếu doanh nghiệp có cấu trúc phân nhánh theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh hoặc phân nhánh theo khu vực địa lý thì thì mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc giản đơn hoặc chức năng hoặc cấu trúc hỗn hợp.  Quy mô doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp được thể hiện thông qua vốn điều lệ, số lượng lao động thường xuyên của doanh nghiệp, doanh số,.. Ở đây, bộ máy nhân lực trong doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô thể hiện chủ yếu ở số lượng lao động thường xuyên của doanh nghiệp. 9 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111  Các cấp độ quản trị nhân lực: Các cấp độ quản trị nhân lực được sử dụng trong doanh nghiệp.Có 3 cấp quản trị nhân lực trong doanh nghiệp mà các nhà quản trị có thể lựa chọn.Điều này phụ thuộc vào tư tưởng, tư duy của người quản lý. Trong đó: + Cấp độ 1: Bộ máy quản trị nhân lực thực hiện các công việc hành chính về nhân lực. Công việc chủ yếu của bộ phận này là chấm công, tính lương, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật. + Cấp độ 2: Bộ máy quản trị nhân lực đóng vai trò như một chức năng trong doanh nghiệp. + Cấp độ 3: Bộ máy quản trị nhân lực, đặc biệt là người đúng đầu bộ phận này (giám đốc nhân lực, giám đốc nguồn nhân lực) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, là đối tác của các nhà quản trị cấp cao trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Với cấp độ quản trị nhân lực mà doanh nghiệp đã lựa chọn, doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức quản trị nhân lực cho phù hợp.  Tầm hạn quản trị: Đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình tổ chức quản trị nhân lực cho phù hợp. Tầm hạn quản trị được thể hiện ở số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp. Tùy thuộc vào tầm hạn quản trị của các nhà quản trị để doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn mô hình tổ chức quản trị bộ máy quản trị nhân lực cho phù hợp.  Trình độ nhân lực: Tùy thuộc trình độ của nhân lực doanh nghiệp để lựa chọn quy mô và cơ cấu bộ phận. 10 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL METROPOLE HÀ NỘI. 1. Cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội. Sơ đồ cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội: Thư ký Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Bộ phận Tài chính Bộ phận Kinh doanh Bộ phận tiền sảnh Nhân viên đào tạo Trưởng phòng nhân lực Bộ phận Ăn uống Nhân viên tiền lương Thư ký Bộ phận Bảo vệ Nhân viên chế độ chính sách Bộ phận Buồng Bộ phận Kỹ thuật Kiểm soát viên Tại các bộ phận có các cấp quản lý Giám đốc Trợ lý giám đốc Giám sát viên Nhân viên chính Nhân viên phụ Nhân viên đào tạo 11 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Nhìn vào sơ đồ cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội trên ta thấy rằng đây là mô hình cấu trúc chức năng. Trên cơ sở đó khách sạn lựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức nhân lực phù hợp với quy mô và hoạt động của khách sạn. Bộ phận quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách một mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, công tác tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, các chế độ chính sách. Thực hiện các nhiệm vụ: quản lý hồ sơ nhân viên, bố trí và sử dụng nhân viên đúng người đúng việc, tuyển chọn đào tạo nguồn nhân lực, giải quyết các chế độ về lao động. Trách nhiệm quản trị nhân lực được giao cho trưởng phòng nhân lực, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực. Dựa vào cấu trúc tổ chức và những phân tích phía bên trên ta có thể nhận thấy khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội sử dụng cấp độ 2 quản trị nhân lực: bộ phận quản trị đóng vai trò như một chức năng trong doanh nghiệp. Trong tất cả các vị trí GĐ các bộ phận của khách sạn chỉ có 2 GĐ người Việt Nam là GĐ nhân lực và GĐ tiền sảnh còn lại đều là người nước ngoài. Trong mỗi bộ phận luôn tồn tại 6 cấp: Trưởng bộ phận (giám đốc), trợ lý giám đốc, giám sát viên, nhân viên chính, nhân viên phụ, nhân viên học việc. Mô hình trên cho thấy mối quan hệ giữa tổng giám đốc và các bộ phận là mối quan hệ trực tuyến, các bộ phận chỉ đạo và điều hành có thể báo cáo trực tiếp lên tổng giám đốc. Các thông tin xuôi ngược thông suốt. Tổng giám đốc trực tiếp ra quyết định tới các bộ phận nhằm đảm bảo các quyết định quản lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Tổng giám đốc được tham mưu bởi trợ lý tổng giám đốc và thư ký để có thể ủy quyền trong trường hợp cần thiết. Lãnh đạo các bộ phận chủ động điều hành công việc, các giám đốc bộ phận trực tiếp quản lý thông qua trợ lý giám đốc và kiểm soát viên. Giữa các bộ phận có quan hệ chức năng hỗ trợ nhau đảm bảo sự hoạt động thống nhất. Như vậy kiểu cơ cấu tổ chức này thể hiện sự phân quyền trong quản lý, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bộ phận chức năng, mỗi vị trí trong tổ chức đảm bảo cho công việc thực hiện thông suốt, tạo điều kiện cho cấp dưới chủ động chuyên sâu vào công việc. Cơ cấu này đã quán triệt một cách toàn diện nguyên tắc tập trung dân chủ. Một trong những động lực phát huy tiềm năng của nhân tố con người trong hoạt động kinh doanh. 12 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Bên cạnh đó, cơ cấu này còn thu hút những chuyên gia có trình độ cao vào việc nghiên cứu, chuẩn bị và quyết định những vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên những khó khăn khi hoạt động với cơ cấu tổ chức này Tổng giám đốc và các giám đốc bộ phận phải có năng lực quản lý và có khả năng chuyên môn cao để đưa các quyết định kịp thời và chính xác. Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hóa cao do vậy mà trách nhiệm và quyền hạn phải được phân định rõ ràng nếu không rất dễ xảy ra xu hướng lạm dụng quyền hạn, nảy sinh mâu thuẫn chồng chéo cản trở đến họat động chung. Nhìn chung khách sạn hoạt động theo cơ cấu tổ chức này là hợp lý bởi khách sạn có đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cũng như quản lý ở trình độ cao. Vì vậy mà khách sạn sẽ phát huy được các ưu điểm này một cách tối đa. Nó nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong công việc của mình đồng thời nó giúp cho người quản lý kiểm soát và điều hành nhân viên của mình chặt chẽ hơn giúp cho hoạt động kinh doanh của toàn bộ hệ thống khách sạn đạt hiệu quả cao. 2. Cấu trúc bộ máy của từng bộ phận  Bộ phận nhân lực 1 trưởng phòng nhân lực 1 người chịu trách nhiệm về đào tạo (giám đốc đào tạo) 1 người chuyên về công tác lương 1 người chuyên về công tác thi đua khen thưởng, các chế độ chính sách 7 kiểm soát viên Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho khách sạn tại mọi thời điểm. Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý để hoạt động hiệu quả nhất. Kết hợp đào tạo với bộ phận và đảm bảo đãi ngộ cho nhân viên trong khách sạn. Trưởng phòng nhân lực có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong khách sạn. Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân lực trong khách sạn. Điều hành các hoạt động trong phòng của mình. Tương tác, hỗ trợ các phòng, bộ phận khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân lực. 4 nhiệm vụ chính của trưởng phòng 13 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 nhân lực là: lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân lực. 1. Lập kế hoạch và tuyển dụng: - Phối hợp với các bộ phận trong khách sạn để lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực toàn khách sạn, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực. - Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng. - Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho khách sạn. - Kết hợp cùng các bộ phận khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho khách sạn. Nếu các bộ phận cần thêm nhân lực khi đề xuất với phòng nhân lực, phòng nhân lực sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm. Trưởng phòng nhân lực không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp, mà sẽ phân cho nhân viên nhân lực và nhân viên chuyên môn ở phòng đó trực tiếp tuyển dụng. Một số vị trí quan trọng như: giám sát viên, trợ lý, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân lực mới trực tiếp tham gia tuyển dụng. 2. Về mặt đào tạo và phát triển nhân lực - Trưởng phòng nhân lực tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Thường khách sạn chỉ đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho khách sạn. - Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu cầu khách sạn. - Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại khách sạn phát triển nghề nghiệp của họ. 3. Duy trì và quản lý nguồn lực - Trưởng phòng nhân lực là người chỉ đạo việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài ra, trưởng phòng nhân lực phải cùng với các trưởng bộ phận khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc... hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân lực của khách sạn và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. - Trưởng phòng nhân lực là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ. Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến khách sạn, để tổ chức kết cấu khách sạn cho vững mạnh. Trưởng phòng cũng là người ký các quyết định thuyên chuyển công tác. 4. Thông tin, dịch vụ nhân lực - Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân lực trong khách sạn một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Trưởng phòng nhân lực sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo khách sạn làm việc theo đúng yêu cầu của nhà nước. 14 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 - Trưởng phòng nhân lực cũng cần tạo dựng các mối quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy. Nhiệm vụ của nhân viên đào tạo: lập kế hoạch đào tạo định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng các chương trình đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực cho nhân viên, cán bộ trong khách sạn. Tổ chức thực hiện việc đào tạo định kỳ và đột xuất theo chương trình đã được phê duyệt, đánh giá và báo cáo kết quả sau đào tạo. Thiết lập, duy trì các nguồn đào tạo bên ngoài đảm bảo luôn đáp ứng nhu cầu của khách sạn. Nhiệm vụ của nhân viên tiền lương: Kiểm soát, tổng hợp bảng chấm công, tính lương, thưởng và in phiếu lương cho nhân viên hàng tháng. Theo dõi việc nghỉ phép của nhân viên trong khách sạn. Xây dựng qui trình ISO cho các công việc có liên quan đến việc tính lương. Tham gia vào việc xây dựng và hoàn thiện chính sách lương, thưởng, đãi ngộ của khách sạn. Cập nhật, quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy tờ thuộc bộ phận nhân lực. Nhân viên thi đua khen thưởng, chế độ chính sách: Thực hiện các chế độ, thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo cho nhân viên khách sạn được hưởng đầy đủ quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN. Đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân viên, hỗ trợ quyết toán thuế TNCN. Tham gia vào việc xây dựng và hoàn thiện chính sách lương, thưởng, đãi ngộ của khách sạn. Phối hợp với công đoàn trong việc tổ chức các sự kiện văn thể mỹ tại khách sạn. Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.  Tổng giám đốc Là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm thực hiện công tác đối nội và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn. Là người có chức năng cao nhất về quản lý khách sạn, có chức năng quan trọng bao quát chung mọi hoạt động của khách sạn phối hợp với hoạt động của Phó giám đốc để đôn đốc kiểm tra, vạch ra những kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý và kinh doanh khách sạn sao cho có hiệu quả nhất.  Phó tổng giám đốc Là người thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành tốt nhất các công việc được giao. Phối hợp các hoạt động trong khách sạn. Có thể thay mặt tổng giám đốc liên hệ với các đối tác liên quan,các cơ quan nhà nước giải quyết những công việc hành chính của khách sạn từng 15 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 ngày…Nhằm đảm bảo cho hoạt động của khách sạn được diễn ra bình thường ổn định, hoàn thành các chỉ tiêu nhiệm vụ của khách sạn.  Giám đốc các bộ phận Có chức năng tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của bô phận mình, bên cạnh đó là phối kết hợp với các bộ phận khác trong khách sạn, giúp giải quyết công việc của bộ phận mình cũng như bộ phận khác nhanh hơn, hiêu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn khách sạn một cách tốt nhất.  Thư ký Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ,nhắc nhở lịch làm việc đồng thời có thể là người phiên dịch cho tổng giám đốc, phó tống giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.  Bộ phận kinh doanh 1 trưởng phòng 4 kiểm soát viên 2 trợ lý và các nhân viên Có chức năng tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của khách sạn nhằm thu hút khách hàng đến với khách sạn, là cầu nối khách hàng với các bộ phận khác của khách sạn, giới thiệu các dịch vụ của khách sạn tới khách hàng.. Thực hiện hợp đồng liên kết với các khách sạn du lịch với các khách sạn trong cả nước. Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp hạn chế những nhược điểm và phát huy những ưu điểm của khách sạn tạo thành lợi thể kinh doanh.  Bộ phận tiền sảnh Một trưởng bộ phận tiền sảnh: phụ trách chung trong việc quản lý nhân viên và điều hành mọi hoạt động của bộ phận. Hai trợ lý chịu trách nhiệm hỗ trợ cho trưởng bộ phận trong công tác quản lý. Kiểm soát viên phụ trách các bộ phận nhỏ: lễ tân, gác cửa, đặt phòng... 18 nhân viên chính, 19 nhân viên phụ. Bộ phận tiền sảnh được chuyên môn hóa thành: 16 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Bộ phận lễ tân, bộ phận gác cửa, bộ phận đặt trước, bộ phận tổng đài, bộ phận quan hệ với khách, trung tâm thương mại Có chức năng trong mở rộng mối quan hệ, tiếp xúc với khách hàng. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, là cầu nối liên hệ giữa khách và các bộ phận khác, định hướng tiêu dùng cho khách và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của khách sạn cho khách hàng. Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin về khách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng nghỉ của khách sạn như: đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữ đồ cho khách, thanh toán…Nắm vững thị yếu của khách tạo ấn tượng ban đầu về hình ảnh tốt đẹp của khách sạn cho du khách. Ghi nhận và giải quyết những vấn đề khiếu nại, phàn nàn của khách. Giữ mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan hữu quan, các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh.  Bộ phận tài chính 1 giám đốc phụ trách chung 4 trợ lý 9 kiểm soát viên và các nhân viên Chuyên thực hiện các công việc là ghi chép các giao dịch tài chính và diễn giải các báo cáo tài chính cung cấp cho ban quản lý các bộ phận khác. Báo cáo định kỳ kết quả hoạt động kinh doanh đã đạt được, kế toán thu chi. Ngoài ra, còn các chức năng liên quan đến các lĩnh vực khác của khách sạn như kế toán giá thành, kiểm soát toàn bộ chi phí.  Bộ phận ăn uống Gồm có 1 văn phòng, 2 nhà hàng, 3 quán bar 1 giám đốc chịu trách nhiệm chung 1 trưởng phòng 3 trợ lý giám đốc 11 kiểm soát viên phụ trách quản lý 2 nhà hàng, 3 quán bar 27 nhân viên chính 50 nhân viên phụ và 1 nhân viên học việc 17 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111 Có chức năng đón tiếp và phục vụ ăn uống cho khách đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh. Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ cho khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, đúng nguyên tắc, đúng quy định. Tìm hiểu nắm vững các yêu cầu của khách, phối hợp với các bộ phận khác để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách. Duy trì an ninh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.  Bộ phận buồng Giám đốc bộ phận buồng chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh của bộ phận cũng như quản lý thuyên chuyển nhân viên. Ba trợ lý giám đốc hỗ trợ cho giám đốc trong việc quản lý. 15 Kiểm soát viên quản lý trực tiếp các bộ phận nhỏ như bộ phận cắm hoa, bộ phận làm phòng, bộ phận bảo dưỡng các khu công cộng. Các nhân viên lao động trực tiếp Chức năng chính: Tổ chức, lo liệu, đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi cho khách, quản lý cho việc thuê buồng và quán xuyến toàn bộ trong quá trình khách ở, các hoạt động bổ xung như giặt là, linen. Có nhiệm vụ thực hiện biên pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng và phòng chống dịch bệnh. Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản của khu vực buồng, kiểm soát chi tiêu bộ phận. Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý khách để quên, kịp thời thông báo cho lễ tân trả đồ cho khách. Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng, hệ thống các dịch vụ phát sinh, để đối chiếu với lễ tân để cải tạo, bảo dưỡng buồng. Giữ mối liên hệ với lễ tân và các bộ phận khác như bộ phận bàn, bar, bếp, kỹ thuật bảo dưỡng, kế toán, bảo vệ, tiếp thị và bán hàng để xúc tiến dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ.  Bộ phận bếp 1 bếp trưởng 5 bếp phó 14 phụ bếp và các nhân viên Chịu trách nhiệm cung cấp thức ăn kịp thời cho các nhà hàng để phục vụ khách, các bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn cho nhân viên trong khách sạn. 18 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111  Bộ phận bảo vệ Tổng số nhân viên: 25 nhân viên Có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho thân thể và tài sản của khách hàng và nhân viên trong khách sạn. Đảm bảo an ninh cho bên trong và bên ngoài khách sạn. Hướng dẫn cho khách những chú ý đặc biệt.  Bộ phận kỹ thuật 1 trưởng bộ phận phụ trách chung 6 kiểm soát viên và các nhân viên Đảm bảo cho hệ thống kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, điện, nước trong khách sạn hoạt động tốt. Đảm bảo cho các khu vực khách ở giải quyết những sự cố kỹ thuật sảy ra trong khách sạn. Nhìn chung các bộ phận trong hệ thống được tổ chức khá hợp lý, chức năng và nhiệm vụ rất rõ ràng không có sự chồng chéo đồng thời vẫn tạo lập được mối quan hệ khăng khí giữa các bộ phận. Song còn một số điểm bất hợp lý. Việc tồn tại 6 cấp trong mỗi bộ phận chỉ hợp lý đối với các bộ phận quy mô lớn (ăn uống, buồng), với bộ phận nhỏ với số lượng nhân viên ít như bộ phận kinh doanh. Việc này tạo ra sự cồng kềnh không cần thiết. Bộ phận tài chính kế toán ngoài chức năng kiểm soát tài chính còn kiêm thêm chức năng kinh doanh một số dịch vụ bổ xung (hàng lưu niệm, cắt tóc). Như vậy bộ phận này đã kiêm nhiệm trái chức năng. Dần tới sự kém linh hoạt trong các hoạt động của mình. Vì vậy khách sạn nên tách chức năng này ra khỏi bộ phận tài chính. 3. Quy mô của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội. Bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 1992, Sofitel Metropole Hà Nội gần như là khách sạn 5 sao đầu tiên có mặt tại Hà Nội và Việt Nam. Với vị trí nằm ngay trung tâm Hà Nội, gần những điểm thắng cảnh nổi tiếng của Hà Nội: hồ Hoàn Kiếm, Nhà hát lớn tráng lệ, khu phố cổ và trung tâm hành chính thương mại của thành phố, Sofitel Metropole Hà Nội luôn được coi là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nhân và khách du lịch. Sofitel Metropole liên tục được chọn là một trong những khách sạn hàng đầu tại Hà Nội, trên toàn lãnh thổ Việt Nam và Châu Á, từng gắn liền với tên tuổi của rất nhiều nhân vật nổi tiếng và các nhà chính khách quốc tế đã từng nghỉ tại đây. 19 [QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN] Nhóm 4 – 1460CEMG0111  Cơ sở vật chất kỹ thuật  Cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ phận đón tiếp (Front office) Đây là nơi khách sẽ dừng chân đầu tiên khi đến với khách sạn. Tại đây khách sẽ tiếp xúc với khách sạn thông qua bộ phận này. Cơ sở vật chất kỹ thuật tại khâu đón tiếp của khách sạn đã được bố trí rất lịch sự trang trọng với các thiết bị hiện đại. Quầy lễ tân, diện tích 30m2 được trang bị các máy móc thiết bị như điện thoại, fax, máy tính nối mạng... để phục vụ khách. Quầy lưu niệm (La Boutique) diện tích 18m2, tại đây có đủ các sách báo tạp chí (viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Pháp) các đồ lưu niệm mang dấu ấn đậm nét của văn hoá Việt Nam.  Cơ sở vật chất kỹ thuật tại bộ phận phân buồng (House Keeping) Khách sạn có 244 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế bao gồm 7 loại phòng các phòng được trang bị : Giường đơn to hoặc giường đôi. Tủ quần áo, két sắt, bàn làm việc, bàn uống nước. Máy điều hoà nhiệt độ trung tâm. Máy điện thoại IDD có thể liên lạc trực tiếp ra nước ngoài. Máy thu hình màu qua vệ tinh. Minibar: được đặt trong phòng với các loại đồ uống như beer, rượu, máy pha cà phê... Khay hoa quả theo mùa và được thay hàng ngày một lần. Phòng tắm: Có bồn tắm, vòi hoa sen cùng một số các thiết bị vật dụng cần thiết khác. Mỗi phòng đặt 3 điện thoại gọi tự động trong nước và quốc tế. Việc trang trí nội thất trong phòng đã được khách sạn trú trọng với lợi thế kiểu kiến trúc cổ Pháp kết hợp với việc trang trí nội thất vừa hiện đại vừa mang nét truyền thống Việt Nam đã tạo cho khách ấn tượng khó quên khi lưu trú tại phòng khách sạn.  Cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ phận ăn uống Gồm: 2 nhà hàng (1 Á, 1 Âu), 3 quầy bar, 1 cửa hàng bánh, bộ phận tổ chức tiệc. Nhà hàng Á (Spaces Garden): với 150 chỗ ngồi được thiết kế với lối kiến trúc mang đậm phong cách truyền thống Việt Nam. Cách bố trí các thiết bị ánh 20