Tài liệu Tiểu đề án hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nghiệp vụ quản lý quản trị và hạch toán (kế toán kinh tế kinh doanh) nguyên vật liệu tại công ty tnhh trang quan

TIỂU ĐỀ ÁN Tên tiểu đề án: Anh/ chị hãy lập tiểu đề án thực hiện quản lý - quản trị và hạch toán nghiệp vụ nhập (mua) - xuất (bán) và lưu kho Vật tư (Hàng hóa) tại Công ty TNHH Trang Quang 1. SỰ CẦN THIẾT LẬP TIỂU ĐỀ ÁN 1.1. Sự cần thiết lập tiểu đề án Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải quản lý, quản trị và hạch toán đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời và đầy đủ. Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trongsự cạnh tranh nền kinh tế thị trường. Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng tới giá thành. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để làm được điều này các daonh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất Xác định tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng may mặc, em lựa chọn tiểu đề án: “Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nghiệp vụ quản lý - quản trị và hạch toán (kế toán/ kinh tế/ kinh doanh) nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trang Quang làm báo cáo thu hoạch sau khi kết thúc bài học đồng thời làm cơ sở để thực hành, thực tập và tạo ra hiện vật cuối cùng. - Phạm vi của tiểu đề án: + Nội dung: Bài thứ 3 trong học phần Vật tư – Hàng hóa, thuộc nhóm học phần VT - HH; + Không gian: Tại Công ty TNHH Trang Quang ; + Thời gian: 2012 – 201. 1 - Đối tượng của tiểu đề án: Là doanh nghiệp nói chung trong đó nhấn mạnh và loại doanh nghiệp sản xuất. 1.2. Phương pháp thực hiện - Phương pháp kế thừa: Kế thừa các kiến thức đã học và biết trước; - Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập, tổng hợp và thống kê các số liệu có liên quan đến bài học và học phần trong lý luận và thực tiễn làm cơ sở phân tích đánh giá; - Phương pháp điều tra: Sử dụng phiếu điều tra nhằm thu thập các thông tin (nếu cần thiết); - Phương pháp thống kê: Xử lý số liệu điều tra, phân tích kết quả điều tra thông qua các chỉ tiêu thống kê; - Phương pháp phân tích cơ hội và thách thức (SWOT); - Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các thông tin, số liệu liên quan đến từng mục tiêu của tiểu đề án và đưa ra các giải pháp phù hợp với thực tiễn. 1.3. Yêu cầu của tiểu đề án - Xác định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu cần tập trung chỉ đạo, thực hiện để khắc phục những hạn chế, tồn tại... - Có các cơ chế chính sách cụ thể, đảm bảo các nguồn lực cho thực hiện đề án/tiểu đề án; - Về thời gian: xác định cụ thể cho một giai đoạn thực hiện; 1.4. Sản phẩm của tiểu đề án: - Báo cáo thu hoạch tiểu đề án làm cơ sở để giảng viên thực hành hướng dẫn (Giảng viên lý thuyết phối hợp) cho sinh viên thực tập và tạo ra sản phẩm bằng hiện vật cuối cùng. 1.5. Quan điểm thực hiện - Xác định nhiệm vụ: + Phải nghiêm túc chấp hành; + Bám sát và cụ thể hóa bài học/ học phần. 2 2. NỘI DUNG CỦA TIỂU ĐỀ ÁN 2.1. Căn cứ xây dựng tiểu đề án 2.1.1 Căn cứ pháp ly - Về tổ chức quản ly doanh nghiệp: Theo luật DN hiện hành cùng các hướng dẫn thực hiện (trích các điều khoản cụ thể đối với loại hình DN SX); - Quản ly tài sản: Theo luật quản lý tài sản của Nhà nước, các luật dân sự hình sự (trích các điều khoản cụ thể đối với loại hình DN SX ); - Chế độ TC – KT: Theo quy định hiện hành của NN (thường do Bộ TC/ngân hàng Nhà nước/Bộ ngành có liên quan quy định); 2.1.2. Căn cứ yêu cầu thực tiễn Xuất phát từ thực tiễn về năng lực giảng dạy và học tập tại Trường Đại học Hải Dương. 2.2. Mục tiêu của tiểu đề án 2.2.1 Mục tiêu chung Đạt được chất lượng theo chuẩn đầu ra tại ngành/chuyên ngành đào tạo. 2.2.2 Mục tiêu cụ thể Đạt chất lượng theo bài/ học phần tiến tới đạt chuẩn đầu ra theo ngành/chuyên ngành đào tạo. 2.3. Nội dung của tiểu đề án 2.3.1. Những vấn đề cơ bản về quản ly - quản trị và hạch toán (nghiệp vụ kỹ thuật/ thống kê/ kế toán/ kinh doanh) nguyên vật liệu tại Công ty Trang Quang 2.3.1.1. Những nguyên lý chung về nguyên vật liệu a) Khái niệm nguyên vật liệu Theo Điều 25, tài khoản 152 - nguyên liệu, vật liệu, thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014: ” Nguyên liệu, vật liệu (gọi tắt NVL) của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp”; 3 b) Đặc điểm nguyên vật liệu - Các NVL sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.; - Các NVL tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh; - Toàn bô ô giá trị của NVL được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành c) Tính giá nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – ”Hàng tồn kho”. - Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,... nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có); + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến; + (...). - Tính trị giá của nguyên vật liệu xuất, tồn kho: + Phương pháp giá đích danh; + Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ; + Phương pháp nhập trước, xuất trước. 2.3.1.2. Các nguyên lý cơ bản chung: (DN sản xuất) a) Quản lý - Quản trị nguyên vật liệu (nhấn mạnh đặc biệt cho ngành QTKD, TCDN và NH) Quản lý - Quản trị là quá trình: (1) hoạch định, (2) tổ chức, (3) lãnh đạo và (4) kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn 4 lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra; Trong đó: (1) Hoạch định: Nghĩa là người quản lý – quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu; (2) Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu; (3) Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của người quản lý – quản trị đối với các thuộc cấp (người bị lãnh đạo) cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, người quản lý – quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn; (4) Kiểm soát: Nghĩa là người quản lý – quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những người quản lý – quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết. - Hoạch định vật tư – hàng hóa: Nghĩa là người quản lý – quản trị cần phải xây dựng được định mức tiêu hao vật tư trong sản xuất, đầu vào, đầu ra đối với hàng hóa và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó; - Tổ chức vật tư – hàng hóa: Là việc nhà quản trị tổ chức sắp xếp và sử dụng các nguồn lực của cơ quan/ đơn vị/ DN một cách hợp lý nhất để đem lại hiệu quả cao nhất cho CQ/ ĐV/ DN + Nhóm coi kho (thủ kho), người xuất (NVL) có trách nhiệm kiểm kê vật tư – hàng hóa trước khi xuất dùng cho sản xuất và kinh doanh; + Nhóm (quản lý/ lãnh đạo/ chỉ huy) xây dựng định mức tiêu hao vật tư, lập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ vật tư – hàng hóa; - Lãnh đạo: Là việc người (quản lý/ lãnh đạo/chỉ huy) tác động, giao việc thiết lập môi trường làm việc tốt nhất đối với các tổ chức và cá nhân được giao quản lý – quản trị nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho cơ quan/ đơn vị / DN - Kiểm tra, kiểm soát: Là việc người (quản lý/ lãnh đạo/chỉ huy) thực hiện kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì đưa ra những điều chỉnh cần thiết 5 nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho cơ quan/ đơn vị /DN. b) Hạch toán nguyên vật liệu (nhấn mạnh đặc biệt cho ngành Kế toán, TCDN và NH) - Hạch toán NVL: Là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL (nguồn vào, nguồn ra, dự trữ), bao gồm từ các hoạt động nhóm, quản lý – quản trị đến hạch toán. - Hạch toán bao gồm 3 loại: Hạch toán kỹ thuật nghiệp vụ, hạch toán thống kê (thống kê), hạch toán kế toán (kế toán) NVL. Các loại hạch toán HH có vai trò, chức năng khác nhau trong hoạt động quản lý tổ chức NVL của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Vì vậy, Nhà quản lý – quản trị cơ quan/ đơn vị/ doanh nghiệp (gọi chung là đơn vị) cần phân biệt rõ sự khác nhau và giống nhau của mỗi loại hạch toán NVL để sử dụng hiệu quả NVL trong quá trình quản lý – quản trị NVL của đơn vị; Theo quy định chung, các loại hạch toán NVL trên đều sử dụng cả 03 loại thước đo: thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo giá trị. Trong đó, thước đo giá trị là chủ yếu và mang tính bắt buộc. Hạch toán nghiệp vụ vật tư – hàng hóa (còn gọi là hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật): Hạch toán nghiệp vụ vật tư – hàng hóa là sự quan sát, phản ánh và kiểm tra trực tiếp từng nghiệp vụ (vào, ra, lưu kho, dự trữ...), từng quá trình phát sinh chi phí liên quan đến nguồn vào, nguồn ra, dự trữ vật tư – hàng hóa, phục vụ cho việc chỉ đạo thường xuyên, kịp thời tình hình thực hiện các nghiệp vụ, các quá trình sản xuất kinh doanh; Để thu nhận và cung cấp thông tin về từng nghiệp vụ, từng quá trình kinh tế xảy ra trong Công ty, hạch toán nghiệp vụ sử dụng những phương pháp đơn giản như: báo cáo trực tiếp, báo cáo bằng chứng từ, văn bản, báo cáo qua điện thoại, điện báo... Đây là loại hạch toán không chuyên dùng một loại thước đo nào mà căn cứ vào nội dung, tính chất của từng nghiệp vụ kinh tế và yêu cầu của quản lý để sử dụng các loại thước đo thích hợp: thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo giá trị. Với đối tượng rất chung và những phương pháp được sử dụng rất đơn giản, nên 6 hạch toán nghiệp vụ tại Công ty không cần có bộ phận hoạt động độc lập. Tuy nhiên, hạch toán nghiệp vụ vẫn là một bộ phận quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý Công ty. Hạch toán thống kê vật tư – hàng hóa: là khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối quan hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm rút ra bản chất và tính qui luật trong sự phát triển của vật tư – hàng hóa. Bao gồm: hoạt động luân chuyển vật tư – hàng hóa, tính toán, xác định vật tư – hàng hóa sao cho giảm bớt lượng lưu kho vật tư – hàng hóa; Để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thực hiện: điều tra thống kê, phân tổ thống kê, số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân, chỉ số... và khi đó phải sử dụng tất cả các thước đo: hiện vật, lao động và giá trị. Tùy theo từng trường hợp mà lựa chọn loại thước đo phù hợp, không có loại thước đo nào được xem là chủ yếu. - Hạch toán kế toán vật tư – hàng hóa: Là công việc tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị các chi phí nhân công trực tiếp, gián tiếp (LT nhóm); nguyên liệu trực tiếp, hàng hóa (kho bãi, phương tiện vận chuyển...) và các chi phí mua ngoài khác để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng Vật tư - Hàng hóacủa Nhà nước cũng như của từng tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp; - Vận dụng cụ thể vào hoạt động quản ly – quản trị, hạch toán vật tư – hàng hóa: Hoạch định (vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán); Tổ chức (ghi sổ, con người, sử dụng MMTB trong công tác kế toán); Lãnh đạo công tác kế toán (trưởng phòng 7 2.3.2 Cụ thể tại Công ty TNHH Trang Quang 2.3.2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Trang Quang a) Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Trang Quang Tên đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang - Tên giao dịch: Công ty TNHH Trang Quang -Trụ sở chính: TT Huyện Sốp Cộp, tỉnh Sơn La - Ngày thành lập: Thành lập ngày 04/10/2014 theo giấy phép kinh doanh số 5500409632 do Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Tỉnh Sơn La cấp. - Điện thoại: - Mã số thuế: 5500409632 - Vốn điều lệ đăng ký kinh doanh:03 ty - Ngành nghề đăng ký kinh doanh: + Xây dựng các công trình dân dụng , đường giao thông , thuy lơi, nước sinh hoạt.... + Sản xuất kinh doanh kinh doanh vật liệu (Khai thác đá, cát, sỏi). Tiền thân của Công ty là một đội xây dựng thi công các hạng mục công trình độc lập, có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công các công trình. Công ty có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh cũng như thi công các hạng mục công trình ở nhiều địa phương trong tỉnh. Với chính sách ưu đãi của Nhà Nước, đơn vị thực sự lành mạnh về mặt tài chính, vững vàng trong chuyên môn, có kinh nghiệm lâu năm trong hoạt động chuyên ngành. b) Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiê êp Công ty được tổ chức theo hình thức doanh nghiê ôp căn cứ vào luật Công ty số…/2005 /QH10 được nước cộng hoà xã hộ chủ nghỉa việt nam thông qua ngày…/ …/… Dựa trên đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH Trang Quang tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc trực tiếp trong cơ cấu tổ chức quản lý thì các phòng ban, bộ phận đều có quyền hạn và nghĩa vụ riêng. Tuy nhiên vẫn 8 có mối quan hệ phục vụ hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo chức năng quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Sơ đồ1.9 :Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Trang Quang Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh phòng kỹ thuật Trong đó, nhiệm vụ của từng cấp, từng bộ phận như sau: Ban giám đốc: Gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc + Giám đốc: Có chức năng quản lý, kiểm tra và giám sát hoạt động của Công ty. Chịu trách nhiệm trước cơ quan chức năng, trước pháp luật về điều hành Công ty, điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty cũng như thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, có quyền miễn nhiệm, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty. + Phó giám đốc: Có trách nhiệm điều hành thiết kế, đọc bản vẽ, quản lý tình hình thực hiện kế hoạch quản lý chỉ đạo phòng kỹ thuật. Thay mặt giám đốc chịu trách nhiệm trước công trình sản xuất của Công ty, Phó Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám + Phòng kỹ thuật: Chỉ đạo thi công, đảm bảo cho tiến độ hoạt động tốt, công trình đạt chất lượng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chọn lựa kỹ thuật hợp lý cho mỗi quy trình, kiểm tra quy trình thi công, đề xuất ý kiến tiết kiệm nguên liệu. Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị , sửa đốc về tất cả các hoạt động sản xuất, thay mặt giám đốc chỉ đạo công nhân viên làm việc tốt, đúng kỹ thuật. 9 - Các phòng ban chức năng: + Phòng tổ chức hành chính: Phòng có chức năng xây dựng phương án tổ chức, chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, tuyển chọn, đào tạovà bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong Công ty, giúp giám đốc tổng hợp chính sách về BHXHBHYT đối với người lao động giải quyết các thủ tục hành chính trong nội bộ Công ty . + Phòng kế toán: Phòng có chức năng giúp giám đốc quản lý tài chính, thực hiện công tác kế toán thống kê tài chính và hạch toán kinh tế trong sản xuất kinh doanh .Tổ chức mở sổ sách phù hợp với mô hình kinh doanh của Công ty, làm tốt công tác ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng nghày phải chính xác và kịp thời. + Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất , làm định mức cho các loại sản phẩm.Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụhàng hoá, tìm hiểu các nhà cung cấp để chuẩn bị cho việc sản xuấtvà kinh doanh của Công ty.chữa, bảo dưỡng, thay thế máy móc thiết bị. c) Đặc điểm công tác kế toán của Công ty + Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán. * Chức năng - Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, chuyên môn kế toán. - Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo Công ty các vấn đề liên quan. - Tham mưu cho ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh. * Nhiệm vụ: - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của Công ty- Cung cấp các số liệu tài liệu cho việc điều hành hoạt 10 động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho ban Giám đốc công ty. + Tình hình tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiêm vụ tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác thu thập , xử lý thông tin kế toán. Kiểm tra, giám sát tình hinh tài chính, tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong Công ty, phân tích thông tin, số liệu kế toán , đề xuất các giải phát phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của Công ty.Cung cấp số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Để thực hiện tốt nhiệm vụ đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được chia thành các bộ phận phụ trách những phần hành kế toán.Công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Công ty, còn ở phân xưởng bố trí kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu.Phòng kế toán của Công ty n giờ có 5 người và được bố trí theo sơ đồ sau. Sơ đồ 1.11:Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Trang Quang Kế toán trưởng Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán công nợ Kế toán phân xưởng 11 Thủ quỹ Kế toán trưởng:là người chịu trách nhiệm cao nhất trước giám đôc về mội hoạt động kế toán của Công ty. Kế toán trưởng là người tổ chức điều hành bộ máy kế toán kiểm tra và thực hiện việc ghi chép luân chuyển chứng từ. Ngoài da kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạoviệc lưu dữ tài liệu, sổ sách kế toánlựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình của Công ty, chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc đưa da những quyết định đúng đắn trong hoạt động của Công ty. -Kế toán vật tư,TSCĐ: Phản ánh ghi chép tình hình sử dụng vật tư của các phân xưởng ,tình hình phân bổ nguyên vật liệu cho sản xuất. Đồng thời theo dõi sự biến động tăng giảm của tài sản cố định bao ghồm mua mới, sửa chữa nâng cấp tài sản cố định, thanh lý nhượng bán tài sản cố định. -Kế toán thanh toán công nợ : Theo dõi thanh toán, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng. Đồng thời theo dõi việc thu ,chi tiền mặt tại quỹ, các khoản vay và trả nợ ngân hàng và thanh toán với cán bộ công nhân viên. -Kế toán phân xưởng: Phụ trách việc hạch toán tiền lương, ,BHXH, BHYT, KPCD, tiền công tiền thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. Đồng thời theo dõi việc nhập xuất kho. -Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo chứng từ kế toán được duyệt giao nhận tiền chính xác giữa thu và chi. Nhập quỹ báo cáo hàng nghày, nộp tiền vào tài khoản ngân hàng. 2.3.2.2. Thực trạng về quản lý - quản trị và hạch toán (nghiệp vụ kỹ thuật/ thống kê/ kế toán/ kinh doanh) nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trang Quang). a) Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cung cấp nguyên vật vật liệu tại Công ty. * Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đạt Nghĩa là doanh ngiệp hoạt động trong lĩnh vực : Xây dựng các công trình dân dụng , đường giao thông , thuy lơi, nước sinh hoạt.. nên vật liệu được sử dụng lớn (khoảng 75 - 80%) trong tổng chi phí xây dựng công trình. 12 - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào chu kỳ sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty là các loại vật liệu xây dựng nên chúng rất đa dạng về chủng loại và có tính chất lý hoá khác nhau.Vì vậy việc quản lý và bảo quản chúng gặp rất nhiều khó khăn. - Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại như: Xi măng, sắt, thép, đá, cát, sỏi, gạch, nhựa đường và nhiều loại khác như xăng, dầu và các hoá chất, dây cháy chậm, kíp điện… b) Phương pháp hoạch toán chi phí nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trang Quang. Công ty TNHH Trang Quang đã hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song để đơn giản việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu do đặc điểm NVL ở Công ty có số lượng lớn chủng loại phong phú và đa dạng, mật độ nhập xuất nhiều. - Tại kho: Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ nhập - xuất NVL thủ kho tiến hành ghi thẻ kho số lượng thực nhập, thực xuất. + Căn cứ vào chứng từ thực nhập, xuất như phiếu xuất kho... định kỳ 3-5 ngày thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Mỗi thẻ dùng cho từng thứ NVL có nhãn hiệu quy cách và cùng một kho có thể mở trên nhiều tờ tuỳ thuộc vào vào khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh từng loại NVL . - Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Định kỳ căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư để lập bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu. 13 Biểu số 2.8: Đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang Mẫu số: S09- VT Địa chỉ: Tô 8 – Thị trấn hát lót - Huyê ôn Mai Sơn Ban hành theo QĐ12/2006 QĐ- -TP Sơn La BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 04 tháng 12 năm 2014 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép Φ16 Đơn vị tính: Kg STT Chứng từ SH Ngày Diễn giải NT N-X Số lượng Nhập Xuất Tồn đầu tháng Tồn 2000 240 4/12 Nhập kho thép Φ16 243 5/12 Xuất kho thép Φ16 10.550 251 13/12 Xuất kho thép Φ16 8.000 264 17/12 Nhập kho thép Φ16 275 20/12 Xuất kho thép Φ16 4.700 7.950 283 27/12 Xuất kho thép Φ16 4000 3950 27.250 3.950 Cộng: 24.000 5.200 29.200 7.450 12.650 Mã số: Sổ này có trang đanh số thứ tự từ trang 01 đến trang… Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào số liệu nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên thẻ kho kế toán ghi sổ tiết cho từng loại nguyên vật liệu Biểu số 2.9: 14 Đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang Địa chỉ: Tô 8 – Thị trấn hát lót - Huyê nô Mai Sơn -TP Sơn La Mẫu số S07 -VT Ban hành theo QĐ15/2014/QĐ-BTC SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2014 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Tên kho: Tên, quy cách nguyên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Thép Φ16 Chứng từ Diễn giải SH NT A B Đơ n vị tính Đơn giá C D 1 Số dư đầu tháng 12 Kg 13.350 Nhập Xuất Ghi chú Tồn SL TT SL TT SL TT 2 3 4 5 6 7 2000 26.700.000 26000 347.100.00 0 240 4/12 Nhập kho thép Φ16 Kg 13.350 243 5/12 Xuất kho thép Φ16 Kg 13.350 10550 140.842.50 0 15450 206.257.50 0 251 13/1 2 Xuất kho thép Φ16 Kg 13.350 8000 106.800.00 0 7450 99.457.500 12650 168.877.50 0 24000 320.40 0.000 264 17/1 2 Nhập kho thép Φ16 Kg 13.350 275 20/1 2 Xuất kho thép Φ16 Kg 13.350 4700 62.745.000 7950 106.132.50 0 283 27/1 2 Xuất kho thép Φ16 13.350 4000 53.400.000 3950 52.732.500 27250 363.787.50 0 3950 52.732.500 Cộng 5200 29200 69.420 .000 389.82 0.000 Sổ này có...... trang đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang........ Ngày mở sổ:.... Tháng 12 năm 2014 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 15 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 8 Biểu số 2.10: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT – TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2014 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép Φ16 Sổ DĐ 15 Tên Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng nguyên vật liệu SL TT SL TT SL TT SL TT Thép 200 26.700.00 2920 389.820.00 2725 363.787.50 395 52.732.50 Φ16 0 0 0 0 0 0 0 0 c) Phương pháp kế toán chi phí nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trang Quang * Kế toán nhập kho nguyên vật liệu. Vật liệu của Công ty TNHH Trang Quang chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp liên doanh, tặng thưởng, viện trợ. Việc cung cấp vật liệu cho thi công các công trình là do phòng kế toán vật tư của Công ty đảm nhiêm, phòng kế toán vật tư sẽ ký hợp đồng thông qua giám đốc Công ty. Căn cứ vào chứng từ gốc như hợp đồng mua, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản và vào sổ. - Đối với NVL mua ngoài Công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi sổ chi tiết nhập NVL. Ví dụ : - Ngày 2 tháng 12 năm 2014 khi mua vật tư của công ty DNTN Thanh Anh, tổng giá trị thanh toán là 239.999.925 đồng trong đó thuế GTGT là 21.818.175 đồng Công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng số 0080589 phòng kế toán lập phiếu nhập kho sô 229 kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu . 16 Nợ TK 152: 218.181.750 đ Nợ TK 133(1): 21.818.175 đ Có TK 112: 239.999.925 đ - Ngày 7 tháng 12 năm 2014 Công ty mua nhập kho 50 tấn xi măng Bỉm Sơn theo hoá đơn số 0080602 của công ty Vật tư – 38. Tổng giá trị thanh toán là 48.235.000 đồng, thuế VAT 10%. Công ty đã thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng số 0080602 kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu: Nợ TK 152: 43.850.000 đ Nợ TK 133: 4.385.000 đ Có TK 112: 48.235.000 đ + Khi mua vật liệu chưa trả tiền : Nợ TK 152 - ( chi tiết từng loại NVL ) giá trên hoá đơn Nợ TK 133 - (thuế GTGT đầu vào ) Có TK 331: Tổng giá thanh toán Ví dụ: Ngày 4 tháng 12 năm 2014 Công ty mua hàng vật tư thép của công ty TNHH Hằng Nam tổng giá thanh toán là 336.420.000 đồng trong đó thuế GTGT là 5% Công ty chưa thanh toán (hình thức trả chậm ). Căn cứ vào hoá đơn số 0040324 phòng kế toán lập phiếu nhập kho số 232 kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu Nợ TK 152: 320.400.000 đ Nợ TK 133: 16.020.000 đ Có TK 331: 336.420.000 đ * Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. Giá xuất kho NVL mà Công ty đang áp dụng là giá thực tế đích danh, tại kho Công ty khi NVL mua về nhập kho hoặc xuất thẳmg cho các công trình kế toán tại các đội, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số lượng, phẩm chất của vật tư với hoá đơn mua hàng, hoá đơn được kế toán giữ làm căn cứ cho vịêc quyết toán công trình. Trong trường hợp này kế toán đội lập phiếu nhập kho liền kề với phiếu của cán bộ của các đội ký nhận, cuối cùng gửi lên phòng kế toán. 17 VD: Ngày 5 tháng 12 năm 2014 xuất kho NVL cho công trình Mường Và Mường Cai theo phiếu xuất số 241, kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 621: 210.660.660 đ Có TK 152: 210.660.660 đ - Ngày 15 tháng 12 năm 2014 ông Hà Văn Kim mua vật liệu Cát vàng 120m 3 xuất thẳng công trình tổng số tiền thanh toán là 19.200.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 621: 19.200.000 đ Có TK 111: 19.200.000 đ - Ngày 20 tháng 12 năm 2014 xuất kho NVL cho công trình Mường Và mường Cai, kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 621: 62.745.000 đ Có TK 152: 62.745.000 đ - Ngày 27 tháng 12 năm 2014 xuất kho NVL cho công trình Thuy lợi Nậm Sọi kế toán tiến hành ghi sổ : Nợ TK621: 105.763.620 đ Có TK 152: 105.763.620 đ + Đối với công trình ở vùng sâu, vùng xa khi mua hàng Công ty cho phép xuất thẳng vào công trình không qua kho. Cuối kỳ mang chứng từ, hoá đơn về nộp, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Ví dụ: Ngày 29 ttháng 12 năm 2014 mua vật liệu thép của công ty TNHH Hằng Nam số lượng 100 cây Φ 18 và 100 kg thép Φ 1 tổng giá thanh toán là 34.792.485 trong đó thuế GTGT 5% là 1.656.785 xuất thẳng vào công trình thuy lợi Nậm Sọi kế toán ghi : Nợ TK 621: 33.135.700 đ Nợ TK 133(1): 1.656.785 đ Có TK 331: 34.792.485 đ Đơn vị : Công ty TNHH Trang Quang Địa chỉ: Tô 8 – Thị trấn hát lót - Huyê nô 18 Mẫu số S03b- DNN ( Ban hành theo QĐ số15 /2006 QĐ-BTC Mai Sơn -TP Sơn La Ngày 20/3/2006của Bộ trưởg BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2014 Tên tài khoản : Nguyên vật liệu Số hiệu :152 (Đơn vị tính: đồng ) Diễn giải Chứng từ Số hiệ u Nhật ký chung Ngày tháng Trang sổ STT dòng TK đối ứng Dư đầu kỳ PN Số tiền Nợ Có 35.427.270 Nhập kho NVL thanh toán = TGNH 112 218.181.750 Nhập kho NVL chưa trả tiền 331 320.400.000 5/12 Xuất kho NVL cho SX sản phẩm 621 7/12 Nhập kho NVL thanh toán = TGNH 112 PX 13/12 Xuất kho NVL sản xuất sản phẩm 621 PN 17/12 Nhập kho NVL thanh toán =TM 111 Xuất kho NVL SX sản phảm 621 62.745.000 621 105.763.62 0 PN PX PN PX PX 2/12 4/12 20/12 27/12 Xuất kho NVL cho SX sản phẩm Cộng phát sinh 210.660.66 0 43.850.000 194.072.70 0 69.420.000 651.851.750 Dư cuối tháng 573.241.98 0 114.037.040 Ngày mở sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Người ghi sổ ( ký ,họ tên ) Kế toán trưởng (ký ,họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang Giám đốc ( Ký ,họ tên ,đóng dấu ) Mẫu số S03b- DNN 19 Địa chỉ: Tô 8 – Thị trấn hát lót - Huyê ôn Mai Sơn -TP Sơn La ( Ban hành theo QĐ số15 /2006 QĐBTC Ngày 20/3/2006của Bộ trưởg BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2014 Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 (Đơn vị tính: đồng) Chứng từ Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền Nợ SH Ngày tháng Diễn giải PX 5/12 Xuất kho NVL cho SX sản phẩm 152 210.660.660 PX 13/12 Xuất NVL cho SX sản phẩm 152 194.072.700 15/12 Mua xuất NVL thẳng cho công trình 152 19.200.000 PX 20/12 Xuất NVL cho SX sản phẩm 152. 62.745.000. PX 27/12 Xuất NVL cho SX sản phẩm 152 105.763.620 29/12 Mua NVL xuất thẳng 331 33.135.700 31/12 Kết chuyển CP NVL trực tiếp để tính giá thành 154 rang sổ STT dòng Cộng Có 625.577.680 625.577.680 625.577.680 Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên ) (ký,họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang Mẫu số S03b- DNN Địa chỉ: Tô 8 – Thị trấn hát lót - Huyê nô 20 ( Ban hành theo QĐ số15 /2006 QĐ-