Tài liệu Thực trạng và một số giải pháp nhằm tăng xuất khẩu hàng nông sản của công ty xuất nhập khẩu nông sản

Lời nói đầu Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, đất nước đang trên đà phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa lấy mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng văn minh làm thước đo cho hoạt động đổi mới. Công tác xuất khẩu là một trong ba chương trình kinh tế lớn của Nhà nước mà Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X đã đề ra cho giai đoạn phát triển kinh tế của nước ta hiện nay. Thực chất của xuất khẩu là mở rộng mối quan hệ kinh tế đối ngoại nhằm tạo ra ngoại tệ cần thiết để nhập khẩu vật tư kỹ thuật cho xây dựng cơ sở vật chất của chủ nghĩa xã hội, đồng thời thông qua công tác xuất khẩu cho phép phát huy sử dụng tốt nguồn lao động, tài nguyên của đất nước, tạo điều kiện tăng thu nhập quốc dân, nâng cao mức sống cho người lao động. Trong những năm gần đây quan hệ giữa Việt Nam với các quốc gia trên thế giới ngày càng được củng cố và mở rộng. Việc tham gia vào các tổ chức ASEAN, AFTA... và đặc biệt là sự cố gắng nỗ lực để gia nhập WTO cùng với việc Mỹ xoá bỏ cấm vận thương mại, bình thường hoá quan hệ với Việt Nam đã cho thấy công tác phát triển và mở rộng hoạt động của kinh tế đối ngoại càng có vai trò quan trọng đặc biệt để phát triển kinh tế của đất nước. Chính vì thế mà Nhà nước ta luôn coi trọng, khuyến khích và thúc đẩy các ngành kinh tế hướng cho xuất khẩu. Việt Nam với những ưu thế nh 70% dân số làm nghề nông nghiệp, diện tích đất đai màu mỡ đã tạo điều kiện cho mặt hàng nông sản nước ta có lợi thế so sánh so với một số nước trên thế giới. Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội (AGREXPORT), dưới sự chỉ đạo của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, là một trong những doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất khẩu nông sản và đã có những đóng góp tích cực vào công tác xuất khẩu chung của nước nhà. Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng gặp phải không Ýt những khó khăn, trở ngại. Đó là sự cạnh tranh gay gắt với các đơn vị kinh doanh trong nước còng nh các công ty nước ngoài, chất lượng hàng hoá chưa cao, nguồn hàng không đáp ứng được hết các nhu cầu của khách hàng, thị trường xuất khẩu không ổn định...Do vậy hiệu quả kinh doanh của Công ty vẫn còn thấp. Chính vì những tồn tại cần được khắc phục trong hoạt động kinh doanh của Công ty nên sau một thời gian thực tập tại đây cùng với những kiến thức tích luỹ được sau bốn năm học em đã mạnh dạn chọn đề tài luận văn tốt nghiệp: “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm tăng xuất khẩu hàng nông sản của Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội ”. Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn được chia làm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất khẩu. Chương II: Thực trạng hoạt động xuất khẩu tại Công ty AGREXPORT Hà Nội. Chương III: Một số giải pháp nhằm tăng xuất khẩu của Công ty AGREXPORT Hà Nội. Do thời gian hoạt động thực tế còn Ýt, tài liệu thống kê, tổng kết kinh tế còn chưa đầy đủ, sự hiểu biết và kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến phê bình quý báu từ phía thầy cô giáo. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy giáo, THS. Nguyễn Bá Dư. Thầy đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em còng xin gửi lời cảm ơn đến các bác, các cô chú trong Công ty AGREXPORT Hà Nội đã giúp em tiếp thu được những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho bài viết. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU 1. Khái niệm Xuất khẩu là quá trình trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các quốc gia thông qua hành vi mua bán, trên cơ sở dùng ngoại tệ làm phương tiện thanh toán. Hàng hoá xuất khẩu rất đa dạng: hàng công nghiệp, nông nghiệp, hàng tiêu dùng, kiến thức khoa học kỹ thuật ( phát minh sáng chế, bí mật sản xuất )... Các dịch vô : kỹ thuật, tư vấn, sữa chữa, du lịch, thông tin... 2. Vai trò Xuất khẩu đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với nền kinh tế của một quốc gia còng nh hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. 2.1. Vai trò đối với nền kinh tế  Xuất khẩu tạo nguồn vốn lớn để nhập khẩu máy móc thiết bị, kỹ thuật công nghệ tiên tiến phục vụ cho quá trình CNH-HĐH đất nước, đồng thời nhập khẩu vật phẩm tiêu dùng thiết yếu phục vụ đời sống và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân.  Đẩy mạnh xuất khẩu sẽ tạo thêm công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân, tăng thu ngoại tệ, thúc đẩy phát triển kinh tế.  Xuất khẩu tạo khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, góp phần cho sản xuất phát triển ổn định; tạo điều kiện cho các ngành khác có cơ hôị phát triển thuận lợi.  Xuất khẩu là một bộ phận của hoạt động kinh tế đối ngoại. Nó tạo điều kiện thúc đẩy các hoạt động kinh tế đối ngoại phát triển, giúp nâng cao vị thế của nước ta trên trường quốc tế. 2.2. Vai trò đối với doanh nghiệp  Xuất khẩu giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận cao, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.  Xuất khẩu tạo cho doanh nghiệp nguồn vốn để mở rộng kinh doanh, đào tạo cán bộ, đổi mới công nghệ, khai thác các tiềm lực hiện có, từ đó tăng thu nhập cho người lao động.  Hoạt động xuất khẩu cho phép doanh nghiệp thiết lập được các mối quan hệ với nhiều bạn hàng ở các nước khác nhau và sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp nếu duy trì và tái tạo được nhu cầu của họ.  Tham gia hoạt động xuất khẩu tức là tham gia vào cuộc cạnh tranh quýêt liệt trên thị trường thế giới về giá cả, chất lượng, dịch vụ. Cuộc cạnh trạnh này đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức lại sản xuất, hình thành cơ cấu sản xuất luôn thích nghi với thị trường, phải luôn đổi mới hoàn thiện quá trình sản xuất của mình, cũng như tăng cường đầu tư phát triển các loại hình dịch vụ xung quanh bán hàng, đặc biệt là dịch vụ sau bán hàng. II. CÁC HÌNH THỨC XUẤT KHẨU CHỦ YẾU 1. Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là hoạt động bán hàng trực tiếp của một công ty cho các khách hàng ở thị trường nước ngoài không qua trung gian. Các công ty có kinh nghiệm quốc tế thường chọn hình thức này vì đây là một hình thức đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, hệ thống kinh doanh có hiệu quả, khả năng nắm bắt và tiếp cận thị trường. 2. Xuất khẩu gián tiếp Xuất khẩu gián tiếp là hình thức xuất khẩu thông qua trung gian thương mại. Các trung gian chủ yếu trong kinh doanh xuất khẩu là các đại lý, công ty thương mại quốc tế. Hình thức này phù hợp với các công ty mà mục tiêu mở rộng ra các thị trường nước ngoại và các nguồn lực còn hạn chế. 3. Xuất khẩu uỷ thác Xuất khẩu uỷ thác là hình thức mà doanh nghiệp ngoại thương với vai trò trung gian đứng ra đảm nhận các công việc giao dịch, đàm phán, kí kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu thay cho bên uỷ thác. 4. Tái xuất khẩu Đây là hình thức xuất khẩu hàng đã nhập về trong nước, bán lại cho người nước khác, không qua chế biến. Cũng có thể hàng không về trong nước, mà nhận từ nước ngoài rồi giao lại ngay cho người mua hàng ở nước khác. 5. Xuất khẩu theo nghị định thư Hình thức xuất khẩu này được ký kết theo nghị định thư giữa hai chính phủ và hàng hoá ở đây thường là hàng trả nợ. Xuất khẩu theo hình thức này sẽ tiết kiệm chi phí nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá dễ chấp nhận nhưng đem lại lợi nhuận không cao. 6. Xuất khẩu tại chỗ Xuất khẩu tại chỗ là hình thức mà hàng hoá xuất khẩu được bán ngay tại nước xuất khẩu. Doanh nghiệp ngoại thương không phải ra nước ngoài để đàm phán, ký kết hợp đồng mà người mua tự tìm đến doanh nghiệp để mua hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không phải làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá hay thuê phương tiện vận chuyển. 7. Buôn bán đối lưu Buôn bán đối lưu là phương thức xuất khẩu kết hợp với nhập khẩu, tức là mua gắn liền với bán, bán gắn liền với mua. Người bán đồng thời là người mua hàng khác theo trị giá tương đương. Đây là đặc trưng cho quan hệ trực tiếp đổi hàng. Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở các nước đang phát triển. Vì thiếu ngoại tệ tự do, các nước này dùng phương thức đổi hàng để cân đối nhu cầu trong nước. III. NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU 1. Nghiên cứu thị trường nước ngoài Nghiên cứu thị trường nước ngoài, giá cả hàng hoá xuất khẩu và công tác thông tin thương mại là những vấn đề rất quan trọng, nhất là các đơn vị mới bắt đầu kinh doanh, chưa có đủ mạng lưới nghiên cứu cung cấp thông tin, cũng như thiếu cán bộ làm việc này. Thông tin về thị trường không những giúp cho việc giải quyết vấn đề kinh doanh mà còn tạo cơ sở giúp người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp, đúng đắn. Yêu cầu của thông tin thị trường là phải phấn đấu có các nguồn tin tin cậy, chuẩn xác, nhanh chóng, kịp thời, rõ ràng và kèm theo dự báo nếu có. Đối tượng chủ yếu nghiên cứu thị trường nước ngoài là: hàng hoá, trong đó chú ý dung lượng thị trường, hình thức tiêu thụ, phương thức tiêu thụ, các công ty nước ngoài, giá cả hàng hoá và các biện pháp quảng cáo bán hàng. 2. Nghiên cứu khách hàng Nghiên cứu khách hàng nhằm chọn đối tác giao dịch, chọn thương nhân để thiết lập quan hệ kinh doanh. Biện pháp tìm hiểu: tiếp xúc trực tiếp, chủ động gặp nói chuyện, giao dịch qua hội chợ, triển lãm, các hội thảo... Tìm hiểu qua báo chí, bản tin thông báo về khách hàng, qua ngân hàng, các hội buôn hoặc các nơi đã làm việc với khách hàng đó. Nội dung nghiên cứu gồm: - Khả năng tài chính, thanh toán: vốn, nợ, tình hình kinh doanh, lỗ lãi. - Thái độ kinh doanh nói chung và riêng với ta. - Phạm vi kinh doanh (chủng loại hàng, phương thức kinh doanh, thực tế quan hệ kinh doanh với nước ta trước đây (nếu có) ). - Phong thái kinh doanh, mức độ tín nhiệm, đạo đức kinh doanh (đúng đắn, nghiêm chỉnh, thực hiện hợp đồng...) - Cần nắm chắc về tổ chức kinh doanh của khách hàng. 3. Tổ chức giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng 3.1. Chuẩn bị giao dịch Khi đã nắm được thực chất tình hình khách hàng là đối tác giao dịch và đã nắm được tình hình thị trường thì doanh nghiệp cần lập phương án kinh doanh xuất khẩu. Theo mặt hàng, theo khách hàng, mức độ hợp lý và chi tiết khác nhau tuỳ theo kim ngạch to nhỏ, hướng hoạt động cụ thể. Chuẩn bị đàm phán. 3.2. Giao dịch đàm phán, chuẩn bị ký kết hợp đồng Giao dịch đàm phán có thể bằng hai cách: đàm phán miệng hoặc đàm phán bằng văn bản, giấy tờ, điện thoại. Các bước giao dịch người xuất khẩu cần làm: - Chào hàng: là lời đề nghị của người xuất khẩu hoặc có thể của người mua, biểu thị muốn mua bán một mặt hàng nào đó. Nội dung thư chào hàng thường bao gồm: giới thiệu về mặt hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, điều kiện và thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán... - Hoàn giá: Khi người nhận chào hàng cố định không chấp nhận hoàn toàn chào hàng, mà đưa ra đề nghị mới bằng miệng hay bằng giấy tờ thì gọi là hoàn giá. - Chấp nhận chào hàng: là đồng ý hoàn toàn với các điều kiện của chào hàng cố định ( hoặc đặt hàng) của bên phát chào. Bên nhận được chào hàng muốn ký kết hợp đồng với bên phát chào hàng. - Xác nhận: Trong quá trình giao dịch, hai bên mua và bán thống nhất với nhau về từng điều kiện đề ra. Một bên ghi lại mọi điều đã thoả thuận, đảm bảo cho việc giao dịch tiến triển tiếp theo, mét trong hai bên gửi bản ghi đó cho bên kia. Đó là việc xác nhận. 3.3. Ký kết hợp đồng Việc giao dịch đàm phán có kết quả tốt thì coi nh đã hoàn thành công việc ký kết hợp đồng. Có thể ký kết trực tiếp hay thông qua tài liệu. Khi ký kết cần chú ý đến vấn đề địa điểm, thời gian và tuỳ từng trường hợp mà chọn hình thức ký kết. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY AGREXPORT HÀ NỘI I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY AGREXPORT HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là AGREXPORT Hà Nội), có trụ sở đặt tại số 6 Tràng Tiền – Hoàn Kiếm Hà Nội được thành lập năm 1963 theo quyết định của Thủ tướng chính phủ, trực thuộc Bộ Thương mại quản lí. Năm 1985 được chuyển sang Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm quản lí theo quyết định số 08/HĐBT ngày 14/01/1985. Đến năm 1995, Tổng công ty xuất nhập khẩu nông sản được đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội, trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn theo quyết định 90/TTG ngày 07/03/1994 của Thủ tướng chính phủ và công văn hướng dẫn của Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty không ngừng biến đổi theo từng giai đoạn biến đổi của đất nước và thế giới:  Giai đoạn Công ty mới được hình thành và đất nước chưa thống nhất (giai đoạn 1963-1975). Khi này cả nước cùng thực hiện hai nhiệm vụ lớn: Xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất nước. Vì vậy mà Công ty có phương hướng hoạt động chính là đẩy mạnh xuất khẩu và tranh thủ nhập khẩu. Để phục vụ cho xuất khẩu Công ty được Nhà nước cho phép thành lập thêm nhiều nhà máy sản xuất (trên 10 nhà máy) và các trạm thu mua ở các tỉnh thành trong cả nước (chủ yếu là miền Bắc). Công ty cũng chỉ thực hiện các hợp đồng chính theo hướng dẫn của Bộ. Do đó mà tổng kim ngạch xuất khẩu của cả kỳ đạt tới 144,71 triệu Rúp và có rất nhiều mặt hàng được xuất khẩu trong đó hàng nông sản chiếm khoảng 20%, riêng gạo đạt từ 15-20 vạn tấn. Hàng xuất khẩu chủ yếu sang các nước XHCN: Liên Xô, CHDC Đức, Tiệp Khắc, Trung Quốc, Ba Lan, Bungari...Và hàng nhập khẩu cũng đạt tới con sè 950 triệu Rúp trong kì này, nhưng chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN nhằm đáp ứng nhu cầu của quân đội và cho tiêu dùng của nhân dân.  Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất và Nhà nước thực hiện nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp (giai đoạn 1976-1985) nên Công ty được phép độc quyền kinh doanh xuất nhập khẩu những mặt hàng nông sản thực phẩm. Do đó để có nguồn hàng đảm bảo cho xuất khẩu, Công ty đã hợp tác với các Bộ Nông nghiệp, Bộ Lương thực và các tỉnh thành trong cả nước để kí kết hợp đồng thu mua hàng nông sản xuất khẩu (thị trường thu mua được mở rộng từ khi đất nước được thống nhất). Với những thuận lợi đó mà tổng kim ngạch xuất khẩu của cả kì đạt tới 411,2 triệu USD, còn tổng kim ngạch nhập khẩu cũng tăng lên đạt tới 1.360 triệu USD.  Đến năm 1986, Nhà nước có sự chuyển đổi cơ chế quản lí từ tập trung bao cấp sang kinh tế thị trường. Nên trong giai đoạn này (kinh tế thị trường có sự tồn tại của khối SEV từ 1986-1990) Công ty cũng có sự thay đổi về cách thức thực hiện hợp đồng (hợp đồng theo nghị định thư Ýt đi) lẫn cơ cấu bộ máy của mình. Tuân theo sự chỉ đạo của Nhà nước và Bộ nên Tổng công ty chuyển giao một số mặt hàng cho đơn vị quản lý chuyên ngành nh: năm1987 chuyển mặt hàng đậu nành sang cho Bộ Thương nghiệp.  Đến năm 1990, cùng với sự sụp đổ của khối SEV và Liên Xô thì Công ty cũng có những chuyển biến: Công ty không còn được độc quyền kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng nông sản thực phẩm như trước nữa và cạnh tranh với nhiều đơn vị công ty khác. Thị trường chủ yếu của Công ty còng tan vỡ (khối SEV) thay vào đó là các nước thuộc ASEAN, một số nước Châu Á (Hồng Kông, Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan...) và Tây Âu.  Năm 1995, Tổng công ty đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội (AGREXPORT) và chịu sự quản lí của Tổng công ty nông sản và thực phẩm (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn). Bộ phận xuất nhập khẩu lương thực được chuyển sang cho Bộ Lương thực Thực phẩm.  Năm 1998 chuyển bộ phận xuất nhập khẩu cà phê sang cho Liên hiệp xuất nhập khẩu cà phê. Công ty cũng thành lập theo các chi nhánh ở TP.HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng với nhiệm vụ thu mua sản xuất và cho thuê kho bãi phục vụ cho xuất nhập khẩu. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty AGREXPORT Hà Nội có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể nh sau: Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm . Tổ chức trực tiếp thu mua nông sản thực phẩm và thu mua một số mặt hàng khác theo nhu cầu của xuất khẩu. Đồng thời tổ chức xuất khẩu những hàng hoá, sản phẩm theo kế hoạch được giao. Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư, hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong nước. Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của Nhà nước, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao, còng nh đáp ứng nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các ngành khai thác trong cả nước. Cùng với các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài ngành tổ chức nghiên cứu tìm tòi, xây dựng tạo thị trường và nguồn hàng ổn định. Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để liên doanh, liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, bảo toàn vốn có lãi. Tổ chức quản lí và sử dụng tốt các cơ sở vật chất, kĩ thuật, phương tiện phục vụ trực tiếp cho yêu câù kinh doanh của công ty. Tổ chức đào tạo cho cán bộ trong ngành đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện những kế hoạch và nhiệm vụ cần thiết khác. 3. Phạm vi kinh doanh của Công ty - Xuất khẩu: Nông sản, lâm sản và các Ên phẩm chế biến từ nông lâm sản, nguyên liệu cho ngành dệt, hàng thủ công mỹ nghệ và tiêu dùng. - Nhập khẩu: Thực phẩm và nguyên liệu chế biến thực phẩm, vật tư nông nghiệp, vật tư xây dựng và hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải máy móc thiết bị vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. - Kinh doanh văn phòng và kho bãi. - Sản xuất chế biến nông sản cho xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. 4. Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy Công ty Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội có bộ máy tổ chức quản lý được thực hiện theo mô hình trực tuyến kết hợp, nghĩa là Công ty được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng và các nhân viên dưới quyền được nhóm vào bộ phận phòng ban trên cơ sở hình thành tay nghề hoặc các hoạt động giống nhau, tuy không phải không có nhược điểm nhưng đây là mô hình quản lí phù hợp nhất với Công ty. 4.1. Sơ đồ bộ máy Công ty Từ những nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, đòi hỏi phải có bộ máy quản lí và sản xuất hợp lí thì mới sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị mới nh:  Có mục tiêu chiến lược thống nhất  Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau  Có sự mềm dẻo về tổ chức  Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối  Đảm bảo phát triển hiệu quả trong kinh doanh Dùa và các nguyên tắc trên, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lí theo mô hình sau đây (xem sơ đồ trang 12): SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Ban Giám Đốc 1 Giám Đốc 2 Phó Giám Đốc Các phòng C¸c phßng ban nghiệp vụ XNK qu¶n lý Phòng XNK 1 Phòng XNK 2 Phòng XNK 3 Phòng XNK 4 Phòng XNK 5 Các phòng ban quản lý Phòng Phòng tổ chức tài tµi hànhchính chÝnh chính kế toán Phßng XNK 5 Phòng XNK 6 Phòng Ban đề Ban ®Ò kế án kÕ ¸n hoạch thanh thanh thị toán to¸n trường công nợ 4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Để giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả tốt nhất mỗi, đơn vị phòng ban cần có chức năng nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng. Nhìn chung các phòng ban của Công ty đều có những chức năng và nhiệm vụ giống nhau nhưng tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động, bộ máy quản lí của Công ty mà các phòng ban này thêm, bớt đi một số chức năng nhiệm vụ cụ thể. Dưới đây là chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.  Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.  Các Phó giám đốc: Có hai người, thực hiện các nhiệm vụ được ban giám đốc giao phó, thay mặt giám đốc công ty điều hành các công việc khi được giám đốc uỷ quyền.  Các phòng kinh doanh nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Trực tiếp xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty đã được uỷ ban thành phố cho phép kinh doanh, ngoài ra còn làm đại lý tiêu thụ các mặt hàng tiêu dùng khác mà pháp luật cho phép. Khai thác mặt hàng trong phạm vi cả nước, xây dựng phương án kinh doanh thu mua và xuất khẩu. Khai th¸c mÆt hµng trong ph¹m vi c¶ níc, x©y dùng ph¬ng ¸n kinh doanh thu mua vµ xuÊt khÈu. Được phép kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước trên cơ sở giám đốc uỷ quyền. Được phép liên doanh, liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong nước, ngoài nước và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt. Được phép vay vốn trong và ngoài nước để đầu tư sản xuất, thu mua, mua bán với nước ngoài trên cơ sở có phương án với sự tham gia của các phòng chức năng cùng với sự xét duyệt của giám đốc. Nhìn chung, các phòng này là tương đối độc lập với nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh tổng hợp các mặt hàng. Tuy nhiên, các phòng đều có mặt hàng chủ lực của mình. Ví dụ: ngoài các mặt hàng nông sản thông thường thì mặt hàng chính của phòng 1 và phòng 6 là lạc nhân, phòng 2 và phòng 3 là cà phê, phòng 4 là tiêu còn phòng 5 chủ yếu là thực hiện nhập khẩu.  Phòng kế hoạch thị trường: Có hai bộ phận là bô phận kế hoạch và bộ phận thị trường. Bộ phận kế hoạch: Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là làm tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch, các mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác thực hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch và điều chỉnh những mặt mất cân đối trong quá trình thực hiện mục tiêu, phương hướng, kế hoạch xuất nhập khẩu của Công ty. Bộ phận thị trường, pháp chế và tuyên truyền quảng cáo: Giúp giám đốc quản lý về công tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác quản lý, tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân đối với thị trường trong và ngoài nước. Đồng thời nghiên cứu, đề xuất kiến nghị với giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới những vấn đề đó.  Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở. Đồng thời tiến hành các hoạt động quản lý, tính toán hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn...nhằm đảm bảo quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty.  Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu lên giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh của Công ty. Giúp giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng về cán bộ. Giúp giám đốc thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng, kỷ luật lao động.  Ban đề án và thanh toán công nợ: Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây và hiện tại. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phương, trình để giám đốc phê duyệt, đồng thời phối hợp với các phòng ban kinh doanh tổ chức đối chiếu sổ lưu cũ và kế hoạch thị trường đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quýêt tốt công tác thanh toán nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng. Phối hợp với các phòng ban, cá nhân có liên quan, cung cấp các chứng từ cần thiết, tổng hợp các báo cáo định kì về tình hình thu hồi công nợ cho lãnh đạo Công ty và giúp tiến hành thanh toán công nợ được tiến hành thuận lợi. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi.  Các đơn vị chi nhánh của Công ty (5 chi nhánh): Là các đơn vị đóng tại địa phương chịu sự quản lí của bộ máy Công ty nói trên. Chi nhánh TP.HCM có chức năng và nhiệm vụ thu mua chế biến hàng nông sản ở khu vực phía Nam. Xí nghiệp Vĩnh Hoà có chức năng và nhiệm vụ là thu mua chế biến hạt điều ở các tỉnh Bình Dương, Tây Nguyên phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ trong nước. Chi nhánh cảng Hải Phòng có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu. Kho Cầu Tiên có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu ở khu vực Hà Nội. Nhà máy Bắc Giang có chức năng và nhiệm vụ thu mua- tạo nguồn nguyên liệu cho nhà máy chế biến nông sản và thực phẩm xuất khẩu Bắc Giang. Tất cả các chi nhánh trên đều chỉ tuân theo sự chỉ đạo của giám đốc Công ty, các phòng ban chỉ có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát hoạt động của các chi nhánh xem có đúng với chỉ đạo hay không. II. Thực trạng xuất khẩu của công ty AGREXPORT Hà Nội 1. Kết quả hoạt động kinh doanh Cùng với sự ra đời của cơ chế thị trường ở Việt Nam đi kèm theo nó là sự cạnh tranh gay gắt với các đơn vị kinh doanh khác trong và ngoài quốc doanh, đã khiến cho Công ty AGREXPORT gặp nhiều khó khăn. Thêm vào đó Công ty đang trong quá trình cổ phần hoá nên kết quả kinh doanh của Công ty không được như mong muốn. (Kết quả đó thể hiện qua bảng 1). Vốn kinh doanh của Công ty tăng đều qua 3 năm. Năm 2004 tăng 6,93% so với năm 2003. Năm 2005 tăng 5.55% so với năm 2004. Với lợi thế là Công ty Nhà nước nên việc vay vốn của Công ty cũng có những thuận lợi hơn. Về doanh thu: Tổng doanh thu năm 2004 tăng vọt so với năm 2003, tăng 42,61%. Nhưng sang năm 2005 doanh thu chỉ tăng nhẹ 0,33%, từ 177.410 triệu đồng lên 178.000 triệu đồng. Trong đó doanh thu xuất khẩu năm 2005 đã giảm 12,49% so với năm 2004. Rõ ràng năm 2005 là một năm kinh doanh không tốt của Công ty, nhất là đối với hoạt động xuất khẩu. Về chi phí: năm 2004 tăng 4,72% so với năm 2003, song do doanh thu năm 2004 tăng cao (42,61%) so với năm 2003 nên lợi nhuận tăng 47,43%. Còn năm 2005, lợi nhuận ròng lại bị giảm đi 7,47% so với năm 2004, vì chi phí tăng cao hơn doanh thu rất nhiều. Còng do hoạt động kinh doanh gặp khó khăn nên nép ngân sách không được ổn định. Năm 2004 tăng 40% so với năm 2003, tức là từ 20 tỷ tăng lên 28 tỷ. Sang năm 2005 nép ngân sách lại giảm xuống 7,14%, chỉ được 26 tỷ. Công ty luôn cố gắng duy trì thu nhập của công nhân viên được đảm bảo, ổn định. Tiền lương bình quân năm 2004 tăng 16,28% so với năm 2003. Năm 2005 tuy có nhiều khó khăn song thu nhập bình quân vẫn được giữ ở mức 1.000.000 đồng, bằng với năm 2004. 2. Mặt hàng xuất khẩu Do sù ra đời của nhiều công ty kinh doanh cùng lĩnh vực trong nước, cộng với sự tách ra của một số bộ phận chuyên doanh trước đây trực thuộc Công ty, các mặt hàng truyền thống như đường, ngô... không còn là mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty nữa mà thay vào đó là các mặt hàng hạt điều, chè đen, đồ gỗ, rượu, đồ hộp các loại... Tình hình xuất khẩu trong những năm gần đây của Công ty có nhiều biến động không tốt cho Công ty. ( Xem bảng 2, 3 ). Từ bảng 2 ta thấy hạt điều có giá trị xuất khẩu cao nhất trong số các mặt hàng xuất khẩu vì Công ty đã thực hiện khai thác thị trường tương đối tốt và giữ vững các mối quan hệ tốt với nguồn cung hàng cũng như các công ty nhập khẩu nước bạn. Vào năm 2003 hạt điều có giá trị xuất khẩu là 1.793.091 USD. Đến năm 2004 con số này đã đạt tới 3.571.782 USD , tăng cao hơn năm 2003 là 99,19%. Nhưng sang năm 2005, tỉ lệ này lại bị sụt giảm gần một nửa 47,73% và đạt 1.867.030 USD so với năm 2004. Mặt hàng cao su có giá trị xuất khẩu lớn thứ hai sau hạt điều nhưng lại giảm đáng kể từ 610.752 USD năm 2003 xuống còn 212.556 USD năm 2004, tức là giảm 65,2%. Năm 2005 so với năm 2004 có tăng lên đôi chút 14,62%, đạt 243.648 USD. Hai mặt hàng chè đen và rượu đều có xu hướng giảm dần qua các năm. Đối với chè đen giá trị xuất khẩu từ 283.164 USD năm 2003 giảm xuống 126.454 USD năm 2004 và chỉ còn 109.200 USD năm 2005 với tỉ lệ giảm tương ứng năm 2004 so với 2003 là 55,35%, năm 2005 so với năm 2004 là 13,65%. Còn mặt hàng rượu, năm 2003 đạt 302.976 USD, đến năm 2004 chỉ đạt 227.592 USD, giảm 24,89%. Sang năm 2005 giá trị xuất khẩu là 103.104 USD, so với năm 2004 tỉ lệ giảm xuống còn 45,3%. Mặt hàng đồ hộp có giá trị xuất khẩu tăng đều qua các năm. Năm 2004 tăng 75,5% so với năm 2003. Năm 2005 giá trị xuất khẩu của mặt hàng này tiếp tục tăng đạt 197.640 USD so với 179.956 USD năm 2004 tức là tăng 9,82%. Tương ứng với sự tăng giảm giá trị xuất khẩu của các mặt hàng là sự tăng giảm về sản lượng của chúng. Thông thường khi sản lượng tăng thì giá trị xuất khẩu cũng tăng và ngược lại. Sản lượng cao su giảm dần qua các năm, từ 960 tấn năm 2003 giảm mạnh xuống 272 tấn năm 2004 và tiếp tục giảm nhẹ 1,18%, tức là đạt 268,8 tấn năm 2005. Nhưng tính về giá trị xuất khẩu thì năm 2005 vẫn có giá trị lớn hơn năm 2004 do giá xuất khẩu của cao su có cao hơn đôi chút. Đối với đồ gỗ tuy là mặt hàng mới được công ty đưa vào khai thác nhưng sản lượng đã tăng lên qua từng năm. Về sản lượng, đồ gỗ năm 2004 xuất khẩu tăng 4,04% so với năm 2003 và đạt giá trị xuất khẩu 95,3 nghìn USD. Năm 2005 tỉ lệ sản lượng tăng cao hơn 43,39% nhưng giá trị xuất khẩu thì lại giảm nhẹ 5,59% so với năm 2004 (năm 2005 kim ngạch xuất khẩu đồ gỗ đạt 89,9 nghìn USD trong khi năm 2004 là 95,3 nghìn USD). Sở dĩ giá trị xuất khẩu giảm vì giá thị trường thế giới thời kỳ này giảm nhiều, buộc Công ty cũng phải giảm giá. Nhìn chung trong 3 năm qua, hạt điều luôn là mặt hàng xuất khẩu chiến lược của Công ty. Công ty cũng mạnh dạn khai thác những mặt hàng mới như đồ hộp, rượu...sau khi có sự phân công lại chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong Công ty, điều đó đã tác động làm cho các mặt hàng xuất khẩu của Công ty có sự biến động, không ổn định. Trong thời gian tới để có được giá trị xuất khẩu các mặt hàng ổn định mang lại hiệu quả cao, Công ty cần nghiên cứu đưa ra kế hoạch dài hạn có tính chiến lược để thoát khỏi tình trạng như hiện nay. 3. Thị trường xuất khẩu Thị trường của Công ty kể từ năm 1991 có nhiều thay đổi đáng kể so với các năm trở về trước. Từ năm 1963 đến năm 1990, thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty là các nước XHCN theo hình thức nghị định thư. Trung bình mỗi năm Công ty thực hiện xuất khẩu sang các nước XHCN với tỷ trọng chiếm tới 80% tổng kim ngạch xuất khẩu. Nhưng đến năm 1990 khối SEV và Liên Xô tan rã, đồng nghĩa với việc các hợp đồng được kí kết theo nghị định thư không còn nữa. Kể từ đó thị trường chính của Công ty là các nước ASEAN như Lào..., một số nước Châu Á như Trung Quốc, Ên Độ...và một số nước Tây Âu như Đức, Bỉ... và đặc biệt là thị trường Hoa Kì đầy tiềm năng với kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng. (Thị trường xuất khẩu của Công ty được thể hiện qua bảng 4). Ta thấy rằng rõ ràng trong 3 năm từ năm 2003 đến năm 2005 thị trường xuất khẩu luôn dẫn đầu về giá trị xuất khẩu chính là thị trường Mĩ. Năm 2003 thị trường này chiếm 56,49% tổng giá trị và tỉ lệ này đã tăng vọt vào năm 2004 tới 80,1%, tức là đạt 3.571.782 USD. Đến năm 2005 giá trị xuất khẩu đã giảm xuống đáng kể, chỉ còn 1.218.469 USD, chiếm 45,74%, nhưng vẫn là một tỉ lệ rất cao so với các thị trường khác. Cùng với thị trường Mĩ thì thị trường Tây Âu cũng có những bước tiến khả quan. Tại thị trường Tây Âu, giá trị xuất khẩu đạt cao nhất so với 2 năm sau là 589.769 USD, chiếm 18,58%. Năm 2004 tỉ trọng chỉ còn chiếm 3,42%, đạt 152.450 USD. Sang năm 2005 giá trị xuất khẩu đã tăng trở lại nhưng không đạt được mức nh năm 2003, chỉ đạt 350.290 USD, chiếm 13,15%. Các thị trường còn lại là thị trường Châu Á và ASEAN đều có giá trị xuất khẩu giảm dần qua từng năm và chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ. Thị trường Trung Quốc vốn là thị trường gần gũi và có giá trị xuất khẩu cao những năm trước nhưng năm 2003 chỉ đạt 48.384 USD, chiếm tỉ trọng 1,52%. Tỉ trọng này có nhích lên đôi chút vào năm 2004 là 4,48% nhưng đến năm 2005 thì Trung Quốc không còn nằm trong bảng các thị trường xuất khẩu chính của Công ty nữa. Tình trạng tương tự cũng diễn ra với Nhật Bản và Ên Độ. Có thể nói Công ty đã có sự chuyển hướng trong việc lùa chọn thị trường xuất khẩu. Công ty đã tập trung vào những thị trường khó tính hơn nhưng có tiềm năng lớn hơn nh Tây Âu, Mĩ. Sự chấp nhận của các thị trường khó tính đã chứng tỏ sự thay đổi trong chất lượng hàng nông sản xuất khẩu còng nh các khả năng khai thác những thị trường mới của Công ty. Điều đó cũng cho thấy những nỗ lực cố gắng của Công ty trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư cho sản xuất và xúc tiến bán hàng. Tuy nhiên việc không tiếp tục giữ vững được và làm mất đi quan hệ xuất khẩu với những thị trường quen thuộc, một trong những nguyên nhân dẫn tới việc giảm tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2005 là một mối lo ngại lớn đối với Công ty. Kết quả kinh doanh không được nh mong muốn buộc Công ty phải có kế hoạch họp kiểm điểm nghiêm túc các mặt để có biện pháp khắc phục cụ thể và phải vươn lên đạt được mục tiêu năm 2006. 4. Đánh giá chung về hoạt động xuất khẩu nông sản của Công ty 4.1. Ưu điểm  Công ty có cơ cấu tổ chức phù hợp, giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo kinh doanh. Do vậy các tình huống được xử lý nhanh đặc biệt là về thời gian. Đội ngò cán bộ công nhân viên có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, biết nắm bắt nhanh, khá chính xác nhu cầu hàng hoá để xử lý trong kinh doanh một cách chủ động linh hoạt.  Công ty đã biết tích cực mở rộng thị trường xuất khẩu, khai thác khá triệt để khả năng sản xuất, đồng thời không ngừng củng cố và tăng cường uy tín đối với khách hàng.  Bằng nhiều biện pháp có kết quả huy động tốt nguồn vốn đáp ứng kinh doanh. Từng bước hoàn thiện tốt công tác quản lý và sử dụng nguồn vốn kinh doanh chặt chẽ khoa học.  Có cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ kinh doanh. Văn phòng làm việc hiện đại với các thông tin đáp ứng việc nắm bắt tình hình diễn biến thị trường, nối liền giữa các bộ phận với ban giám đốc công ty để giám đốc kịp thời đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Có hệ thống kho tàng, trạm thu mua tại những vùng trọng điểm để phục vụ công tác hàng xuất khẩu, khai thác triệt để tiềm năng của nước nông nghiệp.