Tài liệu Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần việt nam pharusa

BÔ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM PHARUSA SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ KIM CÚC MÃ SINH VIÊN : A19603 NGÀNH : TÀI CHÍNH HÀ NỘI - 2015 BÔ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM PHARUSA Giáo viên hướng dẫn : Ths. Trịnh Trọng Anh Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Kim Cúc Mã sinh viên : A19603 Ngành : Tài Chính HÀ NỘI - 2015 Thang Long University Library LỜI CẢM ƠN Được sự giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn Ths. Trịnh Trọng Anh, em đã thực hiện đề tài: “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa”. Em xin cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở trường Đại học Thăng Long. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Ths. Trịnh Trọng Anh đã hướng dẫn tận tình, chu đáo cho em để hoàn thành bài khóa luận này. Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm bản thân, bài luận này vẫn có điểm thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo để bài luận được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2015. Sinh viên Nguyễn Thị Kim Cúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên (Ký và ghi rõ họ tên) Thang Long University Library MỤC LỤC CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP ......................................................................................................... 1  1.1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp ....................................1  1.1.1. Tổng quan về doanh nghiệp..................................................................1  1.1.2. Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp .....................................1  1.1.2.1. Khái niệm hàng tồn kho .................................................................1  1.1.2.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp.....................................1  1.1.2.3. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp.............................2  1.1.2.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp .....................................3  1.2. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ..............................................6  1.2.1. Khái niệm và vai trò của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ............................................................................................................6  1.2.2. Sự cần thiết của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ...7  1.2.3. Các chi phí phát sinh trong công tác quản lý hàng tồn kho ..................7  1.2.3.1. Chi phí đặt hàng .............................................................................7  1.2.3.2. Chi phí lưu kho ..............................................................................8  1.2.3.3. Chi phí mua hàng ...........................................................................8  1.2.4. Nội dung quản lý hàng tồn kho .............................................................8  1.2.4.1. Các tiêu chí trong quản lý hàng tồn kho ........................................8  1.2.4.2. Các mô hình quản lý hàng tồn kho ................................................8  1.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ...............................................................................................................12  1.3.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng .................................................12  1.3.2. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho ............................13  1.3.3. Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho ............13  CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM PHARUSA.........................................................................................................................14  2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa..............................14  2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa .............................14  2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...................15  2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..........................................................................................................15  2.1.4. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..........................................................................................................19  2.1.4.1. Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...................................................................................................19  2.1.4.2. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..............................................................................................21  2.1.4.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa giai đoạn 2011 – 2013..........................................................................23  2.1.4.4.  Phân tích một số chỉ tiêu tài chính căn bản của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa giai đoạn 2011 – 2013 .........................................................34  2.2. Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...............................................................................................................37  2.2.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..........................................................................................................37  2.2.2. Phân loại hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ......38  2.2.3. Đặc điểm hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ......39  2.2.4. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..........................................................................................................39  2.2.5.  Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ..........................................................................................................40  2.2.6. Những ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa......................................................................42  2.2.6.1. Những ưu điểm trong công tác quản lý hàng tồn kho .................42  2.2.6.2. Những hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho ..................42  CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM PHARUSA ......................................................................43  3.1. Biện pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa .....................................................................43  Thang Long University Library 3.2. Áp dụng các mô hình tồn kho để tính lượng đặt hàng tối ưu của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa năm 2011, 2012, 2013 ..........................................43  3.2.1. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu ............................44  3.2.2. Áp dụng mô hình BOQ tính lượng đặt hàng tối ưu ............................45  3.2.3. Áp dụng mô hình QDM tính lượng đặt hàng tối ưu ...........................47  3.2.4. Nhận xét ..............................................................................................49  DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG, SƠ ĐỒ Hình 1.1. Đồ thị tổng chi phí ..................................................................................9  Hình 1.2. Xác định Điểm đặt hàng lại ROP .........................................................10  Hình 1.3. Mô hình dự trữ thiếu BOQ ...................................................................11  Bảng 2.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011-2013 .............23  Bảng 2.2. Bảng cân đối kế toán giai đoạn 2011-2013 ..........................................28  Bảng 2.3. Khả năng thanh toán của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...........34  Bảng 2.4. Đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản .......................................................36  Bảng 2.5. Đánh giá khả năng sinh lời ...................................................................36  Bảng 3.1. Thông tin sản phẩm Sữa ong chúa Golden Health ...............................43  Sơ đồ 1.1. Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật ABC ............................................6  Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa....................15  Sơ đồ 2.2. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ........................................................................................................21  Sơ đồ 2.3. Phân loại hàng tồn kho ........................................................................38  Sơ đồ 2.4. Quy trình nhập kho Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...................39  Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa ...............40  DANH MỤC VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ BCTC Báo cáo tài chính CP Chi phí KKĐK Kiểm kê định kỳ KKTX Kê khai thường xuyên PNK Phiếu nhập kho TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSLĐ Tài sản lưu động VCSH Vốn chủ sở hữu VNĐ Việt Nam đồng Thang Long University Library LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản lưu động của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn sản xuất dự trữ - tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp khi mà hoạt động của các bộ phận này chưa đạt tới sự đồng bộ. Do đó, công tác quản lý hàng tồn kho giữ vai trò then chốt và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và lợi nhuận nói riêng. Công tác quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho (chi phí nhân công, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hoạt động quản lý tồn kho, chi phí thiệt hại do sản phẩm lỗi thời, hỏng hóc, mất mát,…). Ngược lại, chất lượng công tác quản lý tồn kho yếu kém làm phát sinh các khoản chi phí liên quan đến tồn kho, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh thương mại của công ty. Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa là công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối tân dược từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước. Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng, tuy nhiên hoạt động này chưa được công ty quan tâm coi trọng đúng mức. Vì vậy, em đã quyết định lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa”. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong doan nghiệp; - Hai là, phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa; - Ba là, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa; - Bốn là, đưa ra một số giải pháp và áp dụng ba mô hình tồn kho EOQ, BOQ, QDM để xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu cho công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa. 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho; + Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa tại Khu đô thị Pháp Vân - Tứ Hiệp, phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, Hà Nội. + Phạm vi thời gian: năm 2011, năm 2012 và năm 2013. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp tỷ số. 5. Kết cấu của bài khóa luận Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung khóa luận được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa Thang Long University Library CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.1. Tổng quan về doanh nghiệp Hiện nay trên phương diện lý thuyết có nhiều định nghĩa về doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó có một nội dung nhất định với một giá trị nhất định do mỗi tác giả đứng trên một quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp. Theo Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam. 1.1.2. Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.2.1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang…(Nguồn: Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) 1.1.2.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp Nhìn chung, hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đươc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dở dang, thành phẩm…) - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vây, 1 hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. - Việc xác định chất lượng , tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, kim khí quý, đồ cổ… 1.1.2.3. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp a) Cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật,… Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty. b) Giảm tổng chi phí logistic Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan.....từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải. (Nguồn: UNESCAP) Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. c) Đáp ứng các đơn hàng đột xuất Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các cửa hàng của công ty hoặc các đại lý phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã đặt trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà công ty không thể sản xuất trong thời gian ngắn. Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này, giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đồng thời đảm bảo nguồn thu của công ty. d) Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật (như sữa, mỡ động vật,…). Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời. 2 Thang Long University Library Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sau khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một thời gian dài hơn. e) Đầu cơ chờ giá Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại. Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá. Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua từ thị trường. Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó. f) Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống Thông thường, trong qui trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu, tặng cán bộ công nhân viên, khách hàng,… Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp. 1.1.2.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. a) Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,... Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,... Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời 3 cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. b) Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành được xếp chung vào một nhóm, không phân biệt chúng dùng vào việc gì, quy cách, phẩm chất ra sao. Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v... - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được Doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v... Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất. c) Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. d) Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: 4 Thang Long University Library - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, ... - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,... Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. e) Phân loại hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 02 Chuẩn mực số 02 là một trong 26 chuẩn mực kế toán được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dựa theo chuẩn mực này, hàng tồn kho được phân chia thành: - Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến... - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vây việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. f) Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật phân tích ABC Kĩ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Patero. Kĩ thuật này chia hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí giá trị hàng năm của chúng. Trong đó: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm × Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: - Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 70-80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho. - Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm ở mức trung bình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. 5 - Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm thấp, đạt khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 55% tổng lượng hàng tồn kho. Sơ đồ 1.1. Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật ABC 100% 5 80% 25 55 60% 40% Nhóm C Nhóm B 70 30 Nhóm A 20% 15 0% Giá trị hàng năm Tổng lượng tồn kho (Nguồn: Logistic Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội) Hiện nay, việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tự động hóa. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp chưa có điều kiện trang bị cơ sở vật chất – kĩ thuật hiện đại, kĩ thuật phân tích ABC được thực hiện thủ công cũng đem lại những lợi ích nhất định. Trước hết, việc áp dụng đúng phương pháp này giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình, quyết định khối lượng hàng hóa mỗi loại cần dự trữ để tránh việc tồn quá nhiều hàng làm phát sinh chi phí, giảm áp lực đối với việc xây thêm kho bãi dự trữ hàng hóa, từ đó tiết kiệm vốn lưu động cho doanh nghiệp. Kết luận: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định. Trong luận văn này, em phân tích hàng tồn kho bằng cách phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng. 1.2. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm và vai trò của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp. (Nguồn: Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp, TS.Trần Đức Lộc và TS.Trần Văn Phùng, NXB Tài chính Hà Nội, 2008) Quản lý hàng tồn kho là một công tác nhằm: 6 Thang Long University Library - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. 1.2.2. Sự cần thiết của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Ba vấn đề cơ bản của quản lý tài chính doanh nghiệp gồm: dự toán vốn đầu tư dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động. Trong đó, quản lý tài sản lưu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng như các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lý hàng lưu động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung. Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động – có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng và tài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp. Quản lý và sử dụng hợp lý các tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề cần được các cấp lãnh đạo cần chú trọng. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: - Để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng lượng hàng tồn kho. - Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp tốn thêm các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến dự trữ chung. Do đó, doanh nghiệp cần tím cách xác định mức độ cân bằng giữa mức đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất với việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong điều kiện tối thiểu hóa chi phí phát sinh. 1.2.3. Các chi phí phát sinh trong công tác quản lý hàng tồn kho 1.2.3.1. Chi phí đặt hàng Là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng, bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, thông báo qua lại). 7 1.2.3.2. Chi phí lưu kho Là những chi phí phát sinh trong việc thực hiện hoạt động tồn kho. Những chi phí này bao gồm: - Chi phí về nhà cửa và kho tàng + Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa + Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng + Chi phí thuê nhà đất - Chi phí sử dụng thiêt bị, phương tiện + Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị + Chi phí năng lượng + Chi phí vận hành thiết bị - Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý - Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho + Thuế đánh vào hàng tồn kho + Chi phí vay vốn + Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho - Thiệt hại hàng tồn kho do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng được 1.2.3.3. Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua 1 đơn vị. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM). 1.2.4. Nội dung quản lý hàng tồn kho 1.2.4.1. Các tiêu chí trong quản lý hàng tồn kho a) Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật - Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với công tác bảo quản, bảo vệ hàng hóa. - Xác định phương pháp, phương tiện sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý, khoa học. - Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật. - Phân loại hàng hóa để bảo quản theo phương pháp phù hợp. b) Quản lý hàng tồn kho về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế Kiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa. Từ đó, nhà quản trị đưa ra cơ sở giá bán hợp lý và tính toán khoản lợi nhuận thu về do bán hàng. 1.2.4.2. Các mô hình quản lý hàng tồn kho a) Mô hình tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity Model) 8 Thang Long University Library Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, dùng để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Khi sử dụng mô hình EOQ cần tuân theo các giả định: - Nhu cầu trong một năm ổn định, có thể dự đoán trước; - Thời gian chờ hàng không thay đổi, phải được xác định trước; - Sự thiếu hụt dữ trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện; - Toàn bộ số hàng đặt mua được doanh nghiệp tiếp nhận cùng một lúc; - Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại. Mục tiêu của mô hình EOQ là tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản, nhằm tối thiểu hóa chi phí phải trả. Mối quan hệ của chúng được thể hiện qua hình sau: Hình 1.1. Đồ thị tổng chi phí Tổng CP Tổng CP Tổng CP min CP tồn kho CP đặt hàng Lượng đặt hàng tối ưu Mức đặt hàng (Nguồn: Logistic Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội) Từ hình trên ta thấy: chi phí tồn kho tỉ lệ thuận với mức đặt hàng; chi phí đặt hàng tỉ lệ nghịch với mức đặt hàng. Tổng chi phí được tính theo công thức: Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng  TC =  TC = D/Q×P (CP đặt 1 đơn hàng × Số đặt hàng) + Chi phí tồn kho + (CP tồn kho đơn vị × Mức tồn kho bình quân) + H×Q/2 Trong đó: - D: nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn nhất định (thường là một năm); - Q: lượng hàng trong một đơn đặt hàng; - P: chi phí đặt một đơn hàng; - H: chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trong giai đoạn tương ứng với giai đoạn xác định D, H được thể hiện bằng công thức: H = C × V, với C là chi phí quản lý 1 đơn vị hàng lưu kho (tỷ trọng so với giá trị hàng dự trữ) và V là giá trị trung bình của 1 đơn vị hàng hóa dự trữ. 9 Theo công thức trên, tổng chi phí phải trả TC là hàm phụ thuộc vào biến lượng đặt hàng Q. Từ đó, suy ra: H Q Q 2 ‐1 H ↔ TC Q D P 2 Q2 d TC P C ↔ ‐D d Q Q2 2 Ta có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất. Điều này xảy ra khi và chỉ khi d(TC)/d(Q)=0, tương đương với: TC' Q Q D P Q 2 D P Q* EOQ H Theo giả định của mô hình EOQ, khi số lượng hàng trong kho giảm xuống 0 thì doanh nghiệp mới tiến hành đặt hàng và nhận được hàng ngay lập tức. Tuy nhiên, trong thực tế, nhà quản trị cần xác định một thời điểm đặt hàng phù hợp sao hàng mới mua về thì hàng tồn kho vừa hết. Ta có: ROP = d × L = (D / Số ngày sản xuất trong năm) × L Trong đó: - ROP: điểm đặt hàng được xác định lại; - tROP: thời điểm đặt hàng; - d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ; - D: nhu cầu tiêu dùng trong năm về hàng dự trữ; - L: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng. Hình 1.2. Xác định Điểm đặt hàng lại ROP Khối lượng Q* A ROP 0 Thời gian L tROP B (Nguồn: Logistic Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội) 10 Thang Long University Library