Tài liệu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu. uất phát từ nhu c u c a ộ trưởng 17 1 ộ iáo ục và hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm ào tạo đ ra uyết đ nh ố cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật - , T ngày u l ch Nha Trang đào tạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c a Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Nghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành u l ch nói chung và Khoa ại cương uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Kế hoạch thực tập ngành Nghiệp vụ Văn hóa đ đề ra uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức. Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụng những kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 2/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1 MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3 BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3 LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4 TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6 I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ 6 1. . Tình hình văn hóa hội_____________________________________________________________ 6 II. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ 7 .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ 7 . . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ 10 .3. Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính_______________________________ 10 .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ 11 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16 I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ 16 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ 16 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ 17 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ 18 II. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ ________________________________ 19 .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ 19 . . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ 23 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ 26 .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ 29 III. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29 I. KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _______________________________________ 29 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ 29 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ 29 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ 30 II. KIẾN N HỊ_______________________________________________________________ 30 .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ 30 . ối với nhà trường_________________________________________________________________ 30 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 3/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này: 1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32 2. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 32 3. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Từ, cụm từ viết tắt BC CBHD CB CBCC CQ ĐC ĐT GVHD HS-SV Khoa ĐC & NVVH QTVP SV TCCN TC-HC TP. Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang VP Từ, cụm từ viết đầy đủ Báo cáo Cán bộ hướng dẫn Cán bộ Cán bộ - Công chức Cơ quan Địa chỉ Điện thoại Giáo viên hướng dẫn Học sinh, sinh viên Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa Quản trị Văn phòng Sinh viên Trung cấp chuyên nghiệp Tổ chức – Hành chính Thành phố Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang Văn phòng Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 4/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép tôi in gửi lời cảm ơn tới th y Tr n Hải ương, cô Nguyễn Th Vân Anh, ch Tr n Th Kim Thoa và toàn thể cô chú cán bộ, anh ch nhân viên tại phòng Tổ chức – Hành chính – Trường C VHNT L Nha Trang đ giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong uốt thời gian tôi về thực tập tại phòng. Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thực tập inh đ cùng tôi làm việc tại phòng, các bạn đ chia ẻ công việc, giúp tôi rất nhiều. Và bài cáo này ẽ không hoàn thành tốt nếu không có ự giúp đỡ c a cô Phạm Thu Trang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho tôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này. Với thời gian thực tế là tu n (bắt đ u từ ngày 1 13 đến 13 4 13). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ ự giúp đỡ c a VH và C H đ tạo cơ hội cho tôi áp ụng lý thuyết được trang b vào công tác thực tiễn. Trong uốt thời gian thực tập, tôi đ có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ. ua đó tôi đ tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết c a mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về t m quan trọng c a công tác VP. ua quá trình tự học hỏi c a bản thân và ự giúp đỡ nhiệt tình c a C H , các nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở c a cá nhân tôi đ cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đ đạt được. Tôi viết bản C này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa C NVVH để nhận được ự đóng góp ý kiến c a các th y, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ c a mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác au này với hi vọng góp ph n nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ c a bản C này không tránh khỏi những hạn chế, ai ót. Một l n nữa cho phép tôi in cảm ơn VH c a nhà trường, C H tại phòng TCHC - Trường C VHNT L Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt BC này. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 5/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN 1. Họ và tên sinh viên: Huỳnh Bá Học 2. Ngày tháng năm sinh: 08/5/1991 3. Quê Quán: Phù Mỹ, Bình Định 4. Số CMND: 215095253 5. Số ĐT: 0120.5921.232 6. ĐC: 01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang II. THÔNG TIN KHÁC 1. Mã số sinh viên: 10C090092 2. Lớp: CĐ QTVP K32C 3. Ngành học: Quản trị Văn phòng 4. Khóa học: 2010 – 2013 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Họ và tên giáo viên: 2. Chức vụ: 3. Nơi công tác: 4. ĐC nơi công tác: 5. Số ĐT liên hệ: Phạm Thu Trang Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0975.394.869 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Tên đơn vị thực tế: 2. ĐT: 3. Website: 4. Email: 5. ĐC: Phòng Tổ chức - Hành chính (Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang) 0583.838.043 http://cdk.edu.vn [email protected] 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN 1. Họ và tên cán bộ: 2. Chức vụ: 3. Nơi công tác: 4. ĐC nơi công tác: 5. Số ĐT liên hệ: Nguyễn Thị Vân Anh Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang 0903.543.868 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 6/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI CƠ QUAN THỰC TẬP Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc tại số 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang. Thành phố Nha Trang hiện nay có diện tích tự nhiên là 251 km², dân số 392.279 (2009). Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hòa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáp huyện Diên Khánh, phía Đông giáp Biển Đông. Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam. Thành phố là một trong tám đô thị loại 1 trực thuộc tỉnh của Việt Nam. 1.1. Tình hình kinh tế Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung. Năm 2011, GDP bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng trưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14%. Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực theo hướng dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp. Nha Trang có nhiều đóng góp lớn về kinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa. Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến hơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5% doanh thu du lịch - dịch vụ và 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hải sản của thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh. Thương mại - Dịch vụ - Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo động lực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang. Hoạt động thương mại tư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh. Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn 2 triệu lượt khách du lịch (tăng 18,54% so với năm 2010), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%). Tổng doanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%). Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng 424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ... trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn. 1.2. Tình hình văn hóa xã hội Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầu hình thành từ năm 1653). Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử, ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa nói riêng và cả nước nói chung. Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổ học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 7/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của văn hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar. Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làm nơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn trong nước và quốc tế. Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v... tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch. II. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển. 2.1.1. Tên cơ quan Tên đơn vị thực tập: Phòng Tổ chức - Hành chính Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 2.1.2. Lịch sử thành lập và phát triển 2.1.2.1. Lịch sử nhà trường Được“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca bài chòi, văn hóa quần chúng đầu tiên của khu vực Nam Trung bộ và Tây Nguyên. Tháng 7/1978 trường mới chính thức được thành lập với tên gọi ban đầu là trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) và trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứng nguyện vọng của nhân dân địa phương và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội cùng sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường, trường được chính thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo. Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương và khu vực. Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vật chất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên (CBGV) còn mỏng. Với số lượng CBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến nay con số đó đã tăng gấp nhiều lần. Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm 12 chi bộ. Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông và thực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực và nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập. Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 8/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịp điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình. Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành trường Đại học trong một ngày gần nhất. 2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa. Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường. Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Đội ngũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của phòng có chất lượng và hiệu quả. Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường. 100% Cán bộ - Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động của lãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng - khoa để hoàn thành nhiệm vụ chung của nhà trường. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 9/30 BẮC P. Trang thiết bị dạy học CÁC PHÒNG HỌC DÃY NHÀ A NHÀ BIỂU DIỄN PHÒNG TC – HC DÃY NHÀ B SÂN TRƯỜNG CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG KHÁC TÂY ĐÔNG DÃY NHÀ C SÂN TRƯỜNG DÃY NHÀ D NAM Vị trí phòng TC – HC trong khuôn viên trường Trường CĐVHNT & DL Nha trang Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 10/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.2. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất 2.2.1. Cách bố trí văn phòng Cách bố trí Văn phòng của VP khoa ĐT BDTC theo mô hình khép kín, tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính kín đáo, bí mật thông tin. Sơ đồ bố trí của văn phòng như sau: 3 6 4 2 5 1 Chú giải: 1. Quầy làm việc của Trưởng phòng 2. Quầy làm việc của chuyên viên 3. Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu Lối vào 4. Tủ đựng văn phòng phẩm 5. Máy photocopy 2.3.2. Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như: Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax… Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng phẩm,… Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy… 2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau: Quản lí, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường. Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ sơ văn bản theo đúng quy định. Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên. Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường. Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo các thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật. Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í. Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 11/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường. - Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáo viên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên. 2.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến - chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay. Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. TRƯỞNG PHÒNG Bộ phận Văn thư Lưu trữ Bộ phận Tổ chức cán bộ Bộ phận hậu cần, nội vụ Bộ phận Y tế, chính sách xã hội Bộ phận bảo vệ SƠ Ồ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒN TC-HC Nhân sự Cơ cấu tổ chức: Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16 - Trưởng phòng: Trần Hải Dương - Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậu cần, nội vụ; Bộ phận Bảo vệ. Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 2.4.1. Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của văn phòng. Công việc cụ thể: - Quản lý chung. - Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận. - Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu cho Lãnh đạo. - Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong trường. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 12/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất. - Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập và giảng dạy của nhà trường. - Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau: - Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn cơ quan. - Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viên trong trường. - Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ (cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong Trường. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quy định. Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảng viên, giấy giới thiệu,...). Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự trong nhà trường. 2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ Nhiệm vụ, chức năng chính Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính, văn thư, theo quy định của pháp luật. Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công việc khác nhau của văn phòng. Chuyên viên soạn thảo văn bản Cá nhân phụ trách: Trần Thị Kim Thoa Nội ung công việc: Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn bản của Nhà trường. Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc: Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường. - Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ. Lưu trữ kiêm văn thư Nhân viên phụ trách: Nguyễn Thị Vân Anh Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, cho cán bộ công nhân viên chức trong trường. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 13/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể: Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường; Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của Trường trước khi ký ban hành; Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn; Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của Nhà nước; Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí; Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức thi các hoạt động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng; lịch trực của lãnh đạo ngày lễ. Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức và học sinh, sinh viên trong Trường; Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường; Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước; 2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên cứu khoa học của trường. Công việc cụ thể: Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường. Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên còn đảm nhận công tác giao liên. CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản, công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tăng giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 14/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu cho Ban Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị. b. Tổ tạp vụ Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh - sạch - đẹp trong phạm vi khuôn viên Nhà trường; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm văn minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo. Công việc cụ thể: Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác. Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãi xe, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm sạch tổng thể khu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường; vệ sinh định kỳ theo tháng, quý; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường. Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh, sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường. Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoại khóa của nhà trường. Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. 2.4.4. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội Cán bộ phụ trách: Hán Trọng Toàn (y tế); Nguyễn Hữu Trung (chính ách). Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện công tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguy hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp, cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, an toàn thực phẩm. Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước. Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc, tử tuất...). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động. 2.4.5. Bộ phận bảo vệ Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đón lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp... Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 15/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể: Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định. Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên và khách đến làm việc với trường. Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Trường; Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đề xuất tu sửa. Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập, các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến các phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân… Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và người có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm bảo đảm an toàn, an ninh, trật tự, ngăn chặn ảnh hưởng lan tỏa… Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sản cơ quan. Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 16/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ văn phòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúng các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan như: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ; - Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều về Luật Lưu trữ; - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ đọc giả tại phòng đọc. 1.1.1. Soạn thảo văn bản Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 11 9 1.1.1.1. uy trình oạn thảo Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 5 bước như sau: Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bước 3. Đánh máy, nhân bản Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Bước 5. Ký văn bản (Trình tự chi tiết được quy đ nh tại các iều , 7, , 9, 1 Ngh đ nh ố 4 N -CP được ửa đổi, bổ ung tại các Khoản 4, 5, iều 1, Ngh đ nh ố 1 N -CP). 1.1.1.2. Các loại văn bản do phòng ban hành Nhà trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quản lý, điều hành và tổ chức các hoạt động, khoa đã ban hành các loại văn bản hành chính thông thường. Hệ thống văn bản hành chính mà nhà trường ban hành bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 17/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 không có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu, phiếu chuyển, thư công. 1.1.2. Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên công tác lưu trữ khá đơn giản. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn tuân thủ theo các quy định của pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan. Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau: Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thành trong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụ cho các công việc chung khi cần đến. Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảo quản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng được nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ... Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếp theo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu được cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết. Khi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lý theo quy định của nhà trường. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn phòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời. Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của VP tại Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác quản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác. Các máy tính trong phòng được kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi trong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cập nhật thông tin để có các biện pháp xử lý chỉ đạo, điều chỉnh kịp thời. Mặc dù văn phòng được trang bị nhiều máy tính và được dùng chung phần mềm quản lý của nhà trường nhưng vào thời điểm hiện tại văn phòng vẫn chưa có phần mềm quản lý chuyên biệt nào. Phần lớn CB thực hiện các công việc một cách thủ công dựa trên các chương trình Office cài sẵn. Chính vì lý do này đã làm cho việc quản lý còn bị động, gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 18/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 1.3. Một số vấn đề khác 1.3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, nếu đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng bộ phận phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải quyết của phòng TCHC thì sẽ được CB giải quyết một cách nhanh chóng theo đúng trình tự quy định của nhà trường và pháp luật. Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không đúng thẩm quyền giải quyết, không đúng tuyến hay giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu sai phạm thì cán bộ, nhân viên nhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có được phương án giải quyết tốt nhất. Để công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, các thủ tục hành chính được phân loại cụ thể theo đúng chuyên môn của từng bộ phận phụ trách. Các loại thủ tục hành chính ở văn phòng được giải quyết theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù hợp với luật pháp, đơn giản hóa và dễ tiếp cận. Văn phòng luôn đưa những phương án tối ưu nhất để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ công tác. 1.3.2. Văn hóa ứng xử 1.3.2.1. Giao tiếp hành chính Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiều tiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tích cực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng của khách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũng chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết khi từ chối. 1.3.2.2. Trang phục Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định có trong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, đối với nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào trong quần; quần dài có màu sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ: mặc vetton hoặc mặc váy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu. Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ăn mặc tự do nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc. 1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phân phát cho các đơn vị khi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sử dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngân quỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thận trọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng văn phòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến quy trình làm việc. Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào kho để chờ thanh lý. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 19/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ Văn thư, tôi đã có nhiều cơ hội, điều kiện để thực tập các nghiệp vụ văn phòng như một chuyên viên thực thụ. Công việc cụ thể như sau: 2.1. Quản lý văn bản đi 2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản do Nhà trường ban hành (do chuyên viên soạn thảo hay văn bản ban hành bởi các đơn vị khác), cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, sẽ kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.1.2. hi ố c a văn bản và ố và ngày, tháng văn bản Các văn bản đi sau khi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý (có chữ ký chính thức của Lãnh đạo) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhà trường (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản được chèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “a”, “b”, “c”... để dễ dàng phân biệt. Thông thường việc đánh số và ghi ngày, tháng năm văn bản được thực hiện bằng bút bi một lần (trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vô số trong máy tính) ở bảng gốc và sau đó được dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản để tránh trường hợp chép lại thủ công nhiều lần. Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng. 2.1.3. óng ấu trường và ấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao gồm: các dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn đến,...). Ngoài ra, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trường nhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành mà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể. Nguyên tắc đóng dấu như sau: Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ. Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số 8 của văn bản. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảo tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu đỏ theo quy định. Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục đóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký.