Tài liệu Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại công ty TNHH Ngọc Khánh

ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD LỜI NÓI ĐẦU Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống. Phần mềm quản lý kho hàng vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi kiểm kê. Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì nghành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua đi thời gian tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. NGUYỄN BÍCH NGỌC 1 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh Tân công ty: Công ty TNHH Ngọc Khánh Lĩnh vực hoạt động: sản xuất dây và cáp điện Giám đốc công ty: Ông Vũ Quang Khánh Trụ sở chính: 37 Nguyễn Sơn – Long Biên – Hà Nội Điện thoại: (04) 3.8 271389 - (04) 3.8 733 534 Email: [email protected] Website: www.goldcup.com. Fax: : (04) 3.8 733 605 Các cơ sở sản xuất của công ty:  Cơ sở 1: Nhà máy Dây ô tô Ngọc Khánh – Khu CN Phố Nối A –Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên  Cơ sở 2: Nhà máy Dây và cáp điện Đông Giang – Khu CN Phố Nối A – Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên. Công ty TNHH Ngọc Khánh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt nam trong lĩnh vực sản xuất đây và cáp điện cho ngành điện lực và dân dụng. Trên cơ sở một hợp tác nhỏ, thành lập năm 1989, chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí nhẹ phục vụ tiêu dùng, đến năm 1994 công ty TNHH Ngọc Khánh được thành lập, với trụ sở đồng thời là xưởng sản xuất với diện tích 1200m2 tại địa NGUYỄN BÍCH NGỌC 2 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD chỉ số 37 phố Nguyễn Sơn, thị trấn Gia lâm, huyện Gia Lâm, nay là phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Được thành lập tại một thời điểm nền kinh tế đang chuyển đổi, nhu cầu về phát triển cơ sở hạ tầng rất lớn, cộng với điều kiện mặt bằng sản xuất, nhân lực sẵn có nên phương hướng hoạt động và nghành nghề chính của công ty được xác định là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện hạ thế phục vụ phát triển cơ sở hạ tầng, xây dựng, cải tạo mạng lưới điện sinh hoạt. Dựa trên cơ sở áp dụng công nghệ sản xuất mới, khả năng quản lý sản xuất và trình độ tay nghề công nhân, công ty luôn sản xuất ra các sản phẩm đạt chất lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của mọi khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn về kỹ thuật điện. Sản phâm và hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã được cấp chứng chỉ Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam (cho sản phẩm) và Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (cho hệ thống) trong năm 2001, do trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn – QUACERT cấp. NGUYỄN BÍCH NGỌC 3 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD II. Cơ cấu tổ chức của công ty Hình 1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Khánh NGUYỄN BÍCH NGỌC 4 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD III. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại công ty. Kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh vẫn quản lý theo phương pháp thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫn ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn do cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính, và bảng tính excel. Với cách quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gây chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê duyệt. Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng suất lao động. NGUYỄN BÍCH NGỌC 5 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động tại công ty TNHH Ngọc Khánh. 1.1. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy. Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty được sản xuất từ hai nhà máy. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy sản xuất được mĩ tả trong sơ đồ dưới. Thời điểm Khi yêu cầu sản xuất của công ty được nhà máy Kho Ban lãnh đạo Danh sách hàng do nhà máy cung cấp thực hiện Lập phiếu nhập kho Khi hàng về kho Thông báo về sự cố hàng hoá Đối chiếu thấy trùng khớp giữa danh sách của nhà máy sản xuất và sổ kiểm hàng Phiếu nhập kho Kết thúc Vào sổ chi tiết hàng hóa NGUYỄN BÍCH NGỌC Đưa ra thông báo Sĩ chi tiết 6 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Hình 2. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng 1.2. Quá trình xuất bán cho khách hàng Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Ngọc Khánh cú hai hình thức bán, một là bán cho khách lẻ hai là bán cho cỏc đại lý bán buơn khác, hai hình thức này cú cách thanh toán khác nhau. Các nhà quản lý ở cụng ty này cũng yâu cầu phần mềm quản lý kho phải đảm bảo yâu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi với các đại lý nói trờn. Thời Cửa hàng Kho hàng Ban lãnh đạo điểm Yâu cầu về hàng hoá Thông tin vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho hoàn chỉnh Khi khách Lập phiếu xuất bán hàng cú Vào sổ yâu cầu Phiếu xuất kho ban đầu NGUYỄN BÍCH NGỌC Sổ chi tiết hàng hóa Sổ theo dõi thu chi các đại lý 7 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Theo Báo cáo về hàng hoá yâu cầu Lập báo cáo của lãnh Báo cáo về thu chi đối với các đại lý đạo hoặc định kỳ 1.3 Quá trình kiểm kê Hình 3. Sơ đồ luồng thông tin của quá trình xuất bán Mỗi khi cú yâu cầu thĩng tin chính xác về hàng tồn, Ngọc Khánh cũng thực hiện các hình thức kiểm kê hàng trong kho, mục đích của việc này là điều chỉnh lại các thĩng tin sai lạc về hàng hoá để cú thĩng tin chuẩn trong việc nhập xuất hàng hoá từ nhà máy sản xuất, cũng như cú thĩng tin hàng hỉa chính xác để tư vấn và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, sau khi phần mềm quản lý ra đời, cú thể khụng nhất thiết phải cú quá trình vào sổ kiểm kê nữa, mà sẽ chỉ là việc cập nhật và sửa chữa lại một số thĩng tin sai lạc trong cơ sở dữ liệu. Thời điểm Kho Thực hiện kiểm kê Ban lãnh đạo Vào sổ kiểm kê Khi lãnh đạo yêu cầu kho cần Sổ kiểm kê khẳng định Đối chiếu thấy trùng khớp giữa sổ kiểm kê và sổ chi tiết Đ Kết thúc kiểm kê thông tin hàng hoá S Đối chiếu với các văn bản xuất nhập khác để điều chỉnh sổ chi tiết NGUYỄN BÍCH NGỌC 8 Lập báo cáo Báo cáo TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Hình 4. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê 1.4. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) của hệ thống quản lý kho hàng QUẢN LÝ KHO HÀNG Quản lý người dùng Quản lý danh mục Quản lý xuất nhập Báo cáo Đăng nhập hệ thống Nhập mới Nhập mới In danh mục Đổi mật khẩu Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh In chứng từ Thoát khỏi hệ thống Tìm kiếm Tìm kiếm In báo cáo In báo cáo tổng hợp Hình 5. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống Giải thích: Hệ thống quản lý kho hàng gồm 4 chức năng: Quản lý người dùng, quản lý danh mục, quản lý xuất nhập, báo cáo thống kê. NGUYỄN BÍCH NGỌC 9 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD 2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động 2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu NGUYỄN BÍCH NGỌC 10 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Thông tin hàng hoá Hàng hoá 2.0 Xuất kho Phiếu xuất kho Khách hàng Thông tin xuất hàng Yêu cầu Sổ chi tiết hàng hóa Thĩng tin điều chỉnh Thông tin hàng hoá 4.0 Lập báo cáo Báo cáo Ban lãnh đạo Thông tin nhập hàng Trả lời 3.0 Kiểm kê Hàng hoá Yêu cầu kiểm kê 1.0 Nhập kho Nhà máy sản xuất Thông tin hàng hoá Ban lãnh đạo Phiếu nhập kho Hình 6. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 2.2.Phân rã sơ đồ DFD  Qúa trình nhập hàng NGUYỄN BÍCH NGỌC 11 TIN HỌC KINH TẾ Yêu cầu và kiến nghị về số lượng và chất lượng hàng hoá ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Sự chờnh lệch giữa thĩng tin của ban cung tiâu và hàng của nhà máy sản xuất Bộ phận cung tiêu Thông tin về số, chất lượng hàng hoá sẽ nhập 1.1 Kiểm tra đối chiếu thông tin của Hàng hoá và thông tin về hàng thực nhập Nhà máy sản xuất Hàng hoá 1.2 Nhập hàng vào kho 1.3 Vào sổ Thông tin nhập hàng Phiếu nhập Sổ chi tiết hàng hóa Hình 7. Sơ đồ luồng DFD quá trình nhập hàng Chi tiết xử lý Xử lý 1.1 : trước khi hàng về ban cung tiâu sẽ cú thĩng báo về số lượng quy cách phẩm chất của hàng sắp nhập về. Khi hàng về kho phải kiểm tra xem số, chất lượng hàng cú giống thĩng báo nói trờn khụng. Nếu thĩng tin của ban cung tiâu và hàng hoá khụng đồng nhất thì kho phải thĩng báo với ban cung tiâu. Xử lý 1.2: Khi việc kiểm tra nói trờn cho thấy hàng hoá và thơng tin hàng hoá thống nhất với nhau thì hàng được nhập vào kho. Xử lý 1.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi tiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn kho. NGUYỄN BÍCH NGỌC 12 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD  Quá trình xuất hàng Bộ phận sử dụng Yêu cầu về số, chất lượng hàng hoá 2.1 Kiểm tra lượng hàng tồn tương ứng và chất lượng sản phẩm 2.2 Xuất hàng ra khỏi kho Thông tin xuất hàng Thông tin về số, chất lượng hàng thực sự đáp ứng Phiếu xuất Thông tin xuất hàng 2.3 Vào sổ Sổ chi tiết hàng hóa Hình 8. Sơ đồ DFD- Quá trình xuất hàng hoá Chi tiết xử lý: Xử lý 2.1: Sau khi hợp đồng mua hàng được ký giữa khách hàng và bộ phận kinh doanh, yâu cầu về hàng hoá của khách hàng cả về số lượng và chất lượng sẽ được gửi cho kho hàng. Tại đõy sẽ diễn ra việc kiểm tra xem trong kho cú cũn đủ số lượng hàng với chất lượng yâu cầu. Xử lý 2.2: Nếu kiểm thấy cú thể đáp ứng nhu cầu khách hàng thì hàng được xuất ra khỏi kho. NGUYỄN BÍCH NGỌC 13 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Xử lý 2.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi tiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn trong kho  Quá trình kiểm kê hàng hoá Yêu cầu kiểm kê 3.2 Đối chiếu với các phiếu xuất nhập và sổ chi tiét Ban giám đốc hoặc cung tiêu Thông tin hàng hoá thực tồn 3.3. Điều chỉnh thông tin sổ chi tiết Sự chênh lệch thông tin giữa các văn bản và hàng thực tồn 3.1 Kiểm tra lượng hàng hoá thực tồn trong kho Sổ chi tiết hàng hóa Hình 9. Sơ đồ DFD - Quá trình kiểm kê hàng hoá Chi tiết các xử lý: Xử lý 3.1: Khi cần khẳng định thơng tin về một loại hàng hoá nào đó, ban giám đốc hoặc ban cung tiâu sẽ yâu cầu kho kiểm tra thơng tin hàng hoá đó thơng qua hình thức kiểm kê. Xử lý 3.2: Những thơng tin hàng hoá thực tồn trong kho thu được ở bước trờn sẽ được so sánh với thơng tin ghi trong sổ chi tiết hàng cũng như các phiếu nhập xuất cú liân quan đến hàng hoá đó. Xử lý 3.3: Thĩng tin trong sổ chi tiết sẽ đựơc điều chỉnh sao cho phù hợp với thĩng tin hàng tồn trong kho và thĩng tin trong các phiếu nhập xuất.  Quá trình lập báo cáo NGUYỄN BÍCH NGỌC 14 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Yâu cầu về thĩng tin Nhà quản lý 4.1 Chọn loại báo cáo Tiâu thức lập báo cáo Báo cáo 4.2 Lập báo cáo Hình 10. Sơ đồ DFD- Quá trình lập báo cáo Xử lý 4.2: Khi cú yâu cầu về thĩng tin tổng hợp hay chi tiết về hàng hoá, nhà quản lý sẽ yâu cầu bộ phận lạp báo cáo. Dựa trờn những yâu cầu đó, bộ phận kho xác định các tiâu thức lập báo cáo. Xử lý 4.2: Báo cáo được lập theo các tiâu chớ nói trờn và chuyển tới nhà quản lý B. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU I. Mô hình thực thể liên kết. Qua khảo sát nghiên cứu công tác quản lý kho hàng qua sổ sách, tài liệu các mẫu bảng biểu báo cáo… của công ty, ta xây dựng được mô hình thực thể liên kết như sau: NGUYỄN BÍCH NGỌC 15 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD  Kho Khach: Lưu trữ mã khách, tân khách, số điện thoại, địa chỉ  Kho Hang: Lưu trữ thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính  Kho Kho: Mô tả được thông tin về mã kho, tên kho  Kho Hangnhap: Mô tả thông tin về hàng nhạp gồm số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.  Kho Hangxuat: Mô tả thông tin về hàng xuất ra gồm số hóa đơn, mã khách, mã kho, ngày xuất, người xuất.  Kho Hoadonnhap: Mô tả được thông tin về hóa đơn nhập gồm số hóa đơn, mã kho, ngày nhập, người nhập.  Kho Hoadonxuat: Mô tả được thông tin về hóa đơn xuất gồm số hóa đơn, mã kho, mã khách, ngày xuất, người xuất.  Kho Quyen: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên quyền. NGUYỄN BÍCH NGỌC 16 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD  Kho Logion: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên đăng nhập, password. II. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu như sau: 1. Bảng Khách (KHACH) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa MAKHACH X TENKHACH DIACHI SODT 2. Bảng Kho (KHO) NGUYỄN BÍCH NGỌC Kiểu Text Text Text Number 17 Độ rộng 10 50 50 15 Ghi chú Mã khách Tân khách Địa chỉ Số điện thoại TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Cụ thể như sau: Tên trường MAKHO TENKHO Khóa X Kiểu Text Text Độ rộng 10 25 Ghi chú Mã kho Tên kho 3. Bảng Hàng (HANG) Cụ thể như sau: Tên trường MAHANG TENHANG DVT NGUYỄN BÍCH NGỌC Khóa X Kiểu Text Text Text 18 Độ rộng 25 50 25 Ghi chú Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD 4. Bảng Hóa đơn xuất (HOADONXUAT) Cụ thể như sau: Tên trường SOHD MAKHO MAKHACH NGUOIXUAT NGAYXUAT Khóa X Kiểu Text Text Text Text Date/Time Độ rộng 25 50 15 25 25 Ghi chú Số hóa đơn Mã kho Mã khách Người xuất Ngày xuất 5. Bảng Hóa đơn nhập(HOADONNHAP) NGUYỄN BÍCH NGỌC 19 TIN HỌC KINH TẾ ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD Cụ thể như sau : Tên trường MANX MAKHO MAKHACH NGUOINHAP NGAYNHAP Khóa X Kiểu Text Text Text Text Date/Time Độ rộng 25 50 15 25 25 Ghi chú Mã nhập xuất Mã kho Mã khách Người nhập Ngày nhập 6. Bảng Hàng nhập (HANGNHAP) NGUYỄN BÍCH NGỌC 20 TIN HỌC KINH TẾ