Tài liệu Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần sông hồng số 6 chi nhánh số 1

ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH LÃ THỊ UYÊN THỰC TRẠNG TỔ CHÚC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG SỐ 6 – CHI NHÁNH SỐ 1 GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN : Th.S NGUYỄN THU HIỀN PHÚ THỌ, 2017 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG A.MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhƣ thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình hiệu quả. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nƣớc mà đã đƣợc mở rộng, tăng cƣờng hợp tác với nhiều nƣớc trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để sử dụng và chi tiêu vốn bằng tiền đúng mục đích , đúng chế độ và đem lại hiệu quả cao thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng giữ vai trò hết sức quan trọng. Công tác kế toán vốn bằng tiền có đƣợc tổ chức tốt thì việc quản lý tài chính và xây dựng kế hoạch đầu tƣ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới hiệu quả. Việc tổ chức tốt công tác kế toán vốn bằng tiền sẽ giúp tăng cƣờng chất lƣợng của công tác quản lý, nhằm đƣa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu trong quá trình kinh doanh, đồng thời thông qua nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chứng từ, sổ sách về tình hình lƣu chuyển tiền tệ, nhà quản lý còn biết đƣợc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình qua đó có thể nắm bắt đƣợc những thông tin kinh tế cần thiết, đƣa ra những kế hoạch tài chính ƣu nhất trong tƣơng lai. Thực tế ở nƣớc ta hiện nay tại các doanh nghiệp hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn chƣa cao, chƣa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng vốn trong nền kinh tế thị trƣờng để phục vụ sản xuất kinh doanh. Tại công ty Cổ phần sông Hồng số 6 – chi nhánh số 1 cũng gặp phải những vẫn đề này, công tác hạch toán đôi khi bị buông lỏng, chƣa thực hiện đúng chế độ, chính sách, thông tin kế toán còn thiếu tính chính xác làm ảnh hƣởng đến công tác quản lý và sử dụng nguồn vốn bằng tiền tại đơn vị. Xuất 1 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG phát từ vấn đề này cùng với việc nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc tổ chức tốt công tác kế toán vốn bằng tiền, với những kiến thức đã học và những thông tin đã thu thập đƣợc trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1, em đã lựa chọn đề tài “Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cố phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2.1. Mục tiêu chung Hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền từ đó vận dụng vào nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1 và đề xuất một số giải pháp chủ yếu giúp cho tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty hoàn thiện hơn. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Phản ánh và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1: + Tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền 2 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG + Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền + Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền + Tổ chức sổ kế toán vốn bằng tiền + Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vốn bằng tiền - Về thời gian: Số liệu nghiên cứu đƣợc thu thập trong 3 năm từ năm 2014-2016 và tập trung nghiên cứu số liệu vào quý 4 năm 2016. - Về không gian: Công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1, tại ngõ 49, đƣờng Hùng Vƣơng, phƣờng Hội Hợp, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1. Phƣơng pháp thu thập và xử lý thông tin Việc thu thập tài liệu thông tin bao gồm việc sƣu tầm và thu thập những tài liệu, số liệu liên quan đó đƣợc công bố và những tài liệu, số liệu mới tại cơ sở nghiên cứu. 4.1.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu Trong quá trình thực tập tại Công ty, để tập hợp các thông tin cho quá trình viết khóa luận tốt nghiệp đã sử dụng phƣơng pháp thu thập dữ liệu. Liên hệ các phòng kế toán – tài chính của Công ty để thu thập số liệu về kế toán vốn bằng tiền trong 3 năm từ năm 2014 đến năm 2016 của Công ty. Tìm kiếm thông tin về tình hình kế toán vốn bằng tiền tại Việt Nam qua mạng internet, tạp chí chuyên ngành kế toán, kiểm toán. Tìm hiểu các luận văn, chuyên đề khác đã nghiên cứu về đề tài này. 4.1.2.Phương pháp phỏng vấn Phỏng vấn là một loạt các câu hỏi mà ngƣời nghiên cứu đƣa ra để hỏi ngƣời trả lời, đƣợc áp dụng theo hình thức phỏng vấn trực tiếp các cô chú trong ban lãnh đạo Công ty và phòng kế toán tài chính về kế toán vốn bằng tiền tại Công ty nhằm thu thập thông tin một cách hiệu quả phục vụ cho quá trình viết báo cáo. 4.2. Phƣơng pháp tổng hợp và phân tích 3 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Phƣơng pháp tổng hợp: Là phƣơng pháp liên kết thống nhất toàn bộ các yếu tố, các nhận xét mà khi sử dụng các phƣơng pháp có đƣợc thành một kết luận hoàn thiện, đầy đủ. Vạch ra mối liên hệ giữa chúng, khái quát hóa các vấn đề trong nhận thức tổng hợp. - Phƣơng pháp phân tích: Là phƣơng pháp đánh giá tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung và nêu ra các điểm mạnh, điểm yếu trong công tác quản lý vốn bằng tiền của đơn vị. 4.3. Phƣơng pháp thống kê so sánh Là phƣơng pháp sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định mức độ, xu thế biến động của các chỉ tiêu phân tích. 4.4.Phƣơng pháp chuyên gia Tham khảo ý kiến của giáo viên hƣớng dẫn về cở sở lý luận kế toán vốn bằng tiền để có đƣợc định hƣớng đúng đắn trong quá trình hoàn thiện đề tài. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế, kế toán tại Công ty để phản ánh và đánh giá thực trạng. Thông qua điều tra, trao đổi với các nhân viên kế toán và lãnh đạo công ty cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1 để có thể hiểu rõ hơn về thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty. 4.5. Các phƣơng pháp kế toán 4.5.1.Phương pháp chứng từ kế toán Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phản ánh các hoạtnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. 4.5.2.Phương pháp tài khoản kế toán Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phân loại đối tƣợng kế toán (từ đối tƣợng chung của kế toán thành các đối tƣợng kế toán cụ thể), ghi chép, phản ánh và kiểm tra một cách thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có 4 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống về hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị. 4.5.3.Phương pháp tính giá: Là phƣơng pháp kế toán sử dụng thƣớc đo tiền tệ để xác định giá thực tế xuất kho của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. 4.5.4.Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ vốn có của đối tƣợng nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đói tƣợng sử dụng thong tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong và ngoài đơn vị. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung nghiên cứu gồm 3 nội dung chính: Chƣơng 1: Cơ sở lí luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1 Chƣơng 3: Một số giải pháp nhắm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần sông Hồng số 6- chi nhánh số 1. 5 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái quát chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1.1.1. Một số vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền a. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động trong doanh nghiệp tồn tại dƣới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nƣớc và các khoản tiền đang chuyển. Với tính thanh khoản cao – vốn bằng tiền đƣợc dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Mỗi loại Vốn bằng tiền đƣợc sử dụng vào mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại, nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại, sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích [1, 35]. b. Đặc điểm: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tƣ hàng hoá phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh . Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hổi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tƣợng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của Nhà nƣớc chẳng hạn: lƣợng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vƣợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thƣơng mại [1, 35]. 6 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp a. Vai trò của công tác kế toán vốn bằng tiền Công tác kế toán Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán trong các doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chínhcủa doanh nghiệp. Trên cơ sở đó giúp cho doanh nghiệp đƣa ra các quyết định chính xác, phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Song song với việc tổ chức kế toán Vốn bằng tiền, chúng ta cũng cần phải chú trọng việc quản lý Vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thƣờng xuyên kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trƣởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tƣợng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác. Việc quản lý Vốn bằng tiền sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhƣ: Thống kê, phân tích hoạt động kinh tế… Trong đó công tác kế toán là công cụ quản lý quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thƣờng xuyên liên tục sự thay đổi của vật tƣ, tiền vốn bằng các thƣớc đo giá trị và hiện vật. Kế toán cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi Vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. b. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền - Phải theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền mặt (TK 111), và tiền gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng, thì kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. - Kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho (hợp lệ, hợp pháp, hợp lý), để đƣợc tính chi phí hợp lý. 7 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Hƣớng dẫn cho các phòng ban về quy định hoá đơn, chứng từ, cũng nhƣ cách lập các biểu mẫu. - Lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban Giám Đốc. - Liên hệ với ngân hàng để làm việc (về rút tiền, trả tiền, lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan đến ngân hàng). - Thực hiện đúng theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ. - Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng theo VND và theo ngoại tệ. 1.1.1.3. Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền a. Nguyên tắc kế toán tiền mặt  Tài khoản 111 dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.  Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.  Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.  Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 8 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG  Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệ  Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:  Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trƣờng hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122;  Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế đƣợc thực hiện theo quy định tại phần hƣớng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.  Vàng tiền tệ đƣợc phản ánh trong tài khoản này là vàng đƣợc sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng đƣợc phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.  Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dƣ ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:  Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dƣ tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp thƣờng xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.  Vàng tiền tệ đƣợc đánh giá lại theo giá mua trên thị trƣờng trong nƣớc tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trƣờng trong nƣớc là giá mua đƣợc công bố bởi Ngân hàng Nhà nƣớc. Trƣờng hợp Ngân hàng Nhà nƣớc 9 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị đƣợc phép kinh doanh vàng theo luật định [3, 12]. b. Nguyên tắc kế toán tiền gửi Ngân hàng:  Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…).  Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.  Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.  Khoản thấu chi ngân hàng không đƣợc ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà đƣợc phản ánh tƣơng tự nhƣ khoản vay ngân hàng.  Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: 10 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG  Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trƣờng hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải đƣợc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1122.  Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế đƣợc thực hiện theo quy định tại phần hƣớng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.  Vàng tiền tệ đƣợc phản ánh trong tài khoản này là vàng đƣợc sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng đƣợc phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.  Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dƣ ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:  Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trƣờng hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ ở nhiều ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các ngân hàng không có chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại.  Vàng tiền tệ đƣợc đánh giá lại theo giá mua trên thị trƣờng trong nƣớc tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trƣờng trong nƣớc là giá mua đƣợc công bố bởi Ngân hàng Nhà nƣớc. Trƣờng hợp Ngân hàng Nhà nƣớc không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị đƣợc phép kinh doanh vàng theo luật định. [ 3, 13]. 11 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp 1.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền Bộ máy kế toán vốn bằng tiền của một doanh nghiệp là tập hợp những ngƣời làm kế toán phần hành vốn bằng tiền tại doanh nghiệp cùng với các phƣơng tiện, trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tiền tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động liên quan đến vốn bằng tiền của đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền sự sắp xếp, phân công công việc trong phần hành kế toán tiền cho từng kế toán viên cụ thế và tổ chức luân chuyển chứng từ trong bộ phận kế toán này của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có quy mô và đặc điểm khác nhau về tổ chức quản lý cũng nhƣ trình độ quản lý, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau do đó mà việc tổ chức các phần hành kế toán cũng khác nhau. Kế toán tiền hay còn gọi là kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán có vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán, là một trong những phần hành không thế thiếu trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Kiểm soát nội bộ: Tiền là 1 loại tài sản có thính thanh khoản cao nên rất nhạy cảm, dễ sảy ra việc gian lận, do đó công tác kiểm soát nội bộ phải đƣợc thực hiện nghiêm túc. Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nhân viên thủ quỹ không đƣợc kiêm luôn làm kế toán hạch toán ghi sổ. Điều này sẽ tránh tình trạng một ngƣời xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát đƣợc. Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong bộ phận kế toán tiền sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau.  Đảm bảo năng lực của nhân viên: Nhân viên kế toán phần hành vốn bằng tiền ngoài việc có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, thì yêu cầu 12 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG quan trọng hơn cả là đạo đức nghề nghiệp. Vì làm việc trong phần hành kế toán tiền nên ngƣời làm kế toán cần có phẩm chất đạo đức tốt, đảm báo tính trung thực trong công việc. Doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dƣỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng đƣợc những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thƣờng xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên. Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải quyết công việc theo “lối mòn” đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnh vực họ đã và đang đảm nhiệm. Hiện nay, tại đa số các doanh nghiệp, phần hành kế toán vốn bằng tiền thông thƣờng đƣợc gắn với công tác kế toán các khoản thanh toán. Tuy nhiên tại một số đơn vị có quy mô lớn, hoạt động kế toán tiền phức tạp thƣờng tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền thành một bộ phận kế toán riêng biệt để đảm bảo công tác kế toán, quản lý đƣợc hiệu quả hơn. a. Kế toán tiền mặt Tiền mặt trong doanh nghiệp đƣợc quản lý trực tiếp bởi ngƣời làm kế toán tiền mặt và thủ quỹ.  Nội dung công việc của kế toán tiền mặt - Tập hợp và kiểm tra nhu cầu thu chi hàng ngày. - Lập phiếu thu, chi tiền mặt; phản ánh, theo dõi các khoản thu chi trên sổ sách, báo cáo thu chi hàng ngày. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc thu-chi theo đúng quy trình, quy định, kế hoạch thanh toán trƣớc khi trình ban lãnh đạo phê duyệt. - Hạch toán kế toán vào phần mềm kế toán hoạt động thu-chi tiền mặt. - Lƣu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến phần hành công việc hợp lý, theo qui định công ty, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.  Nội dung công việc của thủ quỹ: 13 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Kết hợp kế toán thanh toán kiểm tra và nhận tiền từ ngân sách qua kho bạc nhà nƣớc/ngân hàng; - Mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm; - Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Thƣờng xuyên đối chiếu quỹ với kế toán thanh toán; - Tiếp nhận, bảo quản các khoản thu và cập nhật chứng từ liên quan đến các khoản thu vào; - Mở sổ theo dõi các khoản thu tạm theo từng đối tƣợng, từng loại dịch vụ. Chuẩn bị nguồn tiền; - Kiểm tra chứng từ trƣớc khi xuất quỹ; - Thực hiện việc cấp phát tiền lƣơng, thỉnh giảng, học bổng và các khoản chi thanh toán khác theo chứng từ đã đƣợc duyệt và cập nhật số liệu trên sổ sách đã chi; - Theo dõi và bổ sung các chứng từ còn thiếu thủ tục, và thiếu chữ ký; - Cuối mỗi tháng đối chiếu khoá sổ và lập sổ qũy; - Sắp xếp, bảo quản chứng từ thu chi trong tháng; b. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Nội dung công việc của kế toán tiền gửi Ngân hàng: - Theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng Ngân hàng, Kho bạc; - Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng, Kho bạc gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trƣờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng, Kho bạc để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. 14 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Mở sổ chi tiết từng khoản, mục, tiểu mục tại kho bạc - Thông báo cho các đơn vị (cá nhân) có liên quan về nguồn tiền đã về, đã chuyển - Định kỳ (tháng, quý, năm) lập báo cáo trình lãnh đạo phòng; 1.1.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ a. Kế toán tiền mặt Để tạo thuận lợi cho việc xử lý số liệu ghi sổ kế toán và bảo đảm tính pháp lý của số liệu trên sổ kế toán và nâng cao tính pháp lý trong việc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán tiền mặt nhƣ: kiểm tra, giám sát tiền mặt và các hoạt động thu, chi của doanh nghiệp, kiểm tra và xử lý kịp thời những sai sót, gian lận cũng nhƣ những tranh chấp có liên quan đến tiền mặt tại quỹ, công tác tổ chức chứng từ kế toán tiền mặt cần thực hiện các nội dung sau:  Xác định hệ thống chứng từ cần sử dụng và thiết lập mẫu chứng từ thống nhất Là việc đƣa ra (liệt kê) tất cả những loại chứng từ phục vụ cho hoạt động thu chi tiền mặt của doanh nghiệp đƣợc lãnh đạo doanh nghiệp chấp thuận. Việc xác định loại chứng từ nào là cần thiết và chứng từ nào không cần thiết đối với doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ tiền mặt đƣợc lựa chọn phải đảm bảo ba yếu tố : - Phải phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành về chứng từ kế toán. - Theo yêu cầu của đối tác: nếu doanh nghiệp có quan hệ giao dịch với các bên liên quan nhƣ Ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ mà đối tác yêu cầu khi thanh toán. - Đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp: là những loại chứng từ cần dùng trong nội bộ doanh nghiệp. Sử dụng những chứng từ này chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc tổng hợp số liệu của doanh nghiệp về việc thu chi tiền mặt đƣợc nhanh chóng, chính xác, kịp thời hoặc để xác định trách nhiệm của từng cá nhân đối với mỗi khoản tiền 15 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo TT 133(Thay thế QĐ 48) hay TT 200 thì các chứng từ kế toán đều thuộc loại hƣớng dẫn, không có chứng từ bắt buộc. Các đơn vị có thể áp dụng chứng từ theo các biểu mẫu chứng từ dƣới đây hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của từng doanh ngiệp và đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế. Danh mục chứng từ kế toán tiền đƣợc ban hành theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC và thông tƣ 133/2016/TT-BTC: + Phiếu thu Mẫu số 01 - TT + Phiếu chi Mẫu số 02 - TT + Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT + Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04-TT + Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT + Biên lai thu tiền Mẫu số 06 - TT + Bảng kê vàng bạc, đá quý Mẫu số 07 - TT + Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a - TT ,08b - TT + Bảng kế chi tiền Mẫu số 09-TT Dù doanh nghiệp đang áp dụng TT 133 hay TT 200 thì nội dung chứng từ phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau: - Tên, số hiệu chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đợn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của nghiệp vụ kế toán ghi bằng số và ghi bằng chữ; - Chữ ký, họ tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán. 16 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG  Tổ chức lập, thu nhận chứng từ  Lập chứng từ kế toán là việc sao chụp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lên chứng từ kế toán, bao gồm việc mô phỏng nghiệp vụ thu chi bằng chữ và bằng tài khoản kế toán. Chứng từ thu chi tiền mặt phải đảm bảo các yếu tố: tên chứng từ; ngày tháng lập chứng từ; tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận tiền (nộp tiền); lý do thu (chi) tiền; số tiền viết bằng số và viết bằng chữ ; Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán tiền mặt.  Thu nhận chứng từ kế toán là việc tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán. Kế toán tiền mặt khi thu nhận chứng từ cần lƣu ý những điểm sau: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;  Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ.  Kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.  Xác định trình tự luân chuyển chứng từ: Xác định trình tự luân chuyển chứng từ là việc xác định trƣớc đƣờng đi của chứng từ kế toán và việc xử lý chứng từ kế toán sao cho đúng quy trình xét duyệt, đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm của các chức danh chứng thực cho nghiệp vụ thu, chi phát sinh. Trong quá trình xử lý chứng từ kế toán tiền mặt cần lƣu ý: Đối với những chứng từ kế toán tiền mặt lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính toán lại số tiền trên chứng từ và ghi chép định 17 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG khoản để hoàn thiện chứng từ. Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh kế toán tiền mới sử dụng để làm căn cứ ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt thong thƣờng diễn ra nhƣ sau: Bƣớc 1: Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi. Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền có thể là: Giấy rút tiền, Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn.. Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền có thể là: Giấy nộp tiền vào tài khoản, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng… Bƣớc 2: Kế toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trƣởng xem xét. Bƣớc 3: Kế toán trƣởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. Bƣớc 4: Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty. Bƣớc 5: Lập chứng từ thu – chi. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu (Hoặc phiếu chi) do kế toán lập từ 2 đến 3 liên (đặt giấy than viết một lần hoặc in theo mẫu quy định). Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt. Bƣớc 6: Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trƣởng ký vào Phiếu thu (Phiếu chi). Bƣớc 7: Thực hiện thu – chi tiền Khi nhận đƣợc Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc. 18 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc. + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. + Cho ngƣời nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi. + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán. Trƣờng hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đƣợc đóng dấu. Phiếu thu, phiếu chi đƣợc đóng thành từng quyển và phải ghi số từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu (phiếu chi), số của từng phiếu thu (phiếu chi) phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán.  Tổ chức lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán: Tiền mặt loại tài sản nhạy cảm, dễ sảy ra gian lận, sai sót, do đó chứng từ kế toán sau khi sử dụng phải đƣợc đƣa vào lƣu trữ, bảo quản an toàn. Để đảm bảo việc lƣu trữ đúng thời gian quy định, kế toán tiền phải phân loại các chứng từ kế toán tiền mặt: chứng từ nào sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, chứng từ nào không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, chứng từ nào dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị, hay những chứng từ nào có tính chất quan trọng liên quan đến tình hình kinh tế, quốc phòng an ninh… b. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Tƣơng tự nhƣ kế toán tiền mặt, công tác tổ chức chứng từ kế toán tiền gửi Ngân hàng cũng cần thực hiện các nội dung: 19