TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH
VŨ THỊ HỒNG MY
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VĂN PHÕNG TPC
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. NGUYỄN THỊ YẾN
Phú Thọ, 2017
MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 1
2. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài. .......................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ...................................................................... 3
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................ 4
6. Kết cấu cảu bài ............................................................................................... 7
B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ......................................................................... 8
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI
DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI ................................................................... 8
1.1. Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp ................ 8
1.1.1. Khái niệm ................................................................................................. 8
1.1.2. Vai trò của hoạt động thanh toán ............................................................. 8
1.1.3. Đặc điểm của hoạt động thanh toán ......................................................... 9
1.1.4. Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp thƣơng mại ..................... 9
1.2 Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp thƣơng mại .............. 14
1.2.1 Khái niệm về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp thƣơng mại ............ 14
1.2.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thanh toán ............................................. 14
1.2.3. Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán trong doanh
nghiệp thƣơng mại............................................................................................ 15
1.3 Phƣơng pháp kế toán thanh toán chủ yếu trong doanh nghiệp thƣơng mại16
1.3.1. Phƣơng pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp ............................... 16
1.3.2. Phƣơng pháp kế toán thanh toán với khách hàng .................................. 21
1.3.3. Phƣơng pháp kế toán thanh toán nghĩa vụ với nhà nƣớc ....................... 25
1.4. Quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp ............................. 30
1.4.1. Một số vấn đề về công nợ và quản lý công nợ....................................... 30
1.4.2. Vai trò của quản lý công nợ ................................................................... 31
1.4.3. Nhiệm vụ của quản lý công nợ .............................................................. 31
1.4.4 Quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp ........................... 32
1.4.5. Phân tích tình hình thanh toán trong doanh nghiệp ............................... 35
Chƣơng 2 .......................................................................................................... 37
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT
BỊ VĂN PHÒNG TPC ..................................................................................... 37
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC .................... 37
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ...................................... 37
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty .......................................................... 38
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ..................................................... 39
2.1.4. Tình hình lao động của ty TNHH thiết bị văn phòng TPC (2014- 2016)40
2.1.5. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong gia đoạn (2014-2016) 43
Nhận xét về tình hình kết quả sản xuất kinh doanh: ........................................ 46
2.1.6. Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty (2014-2016) ......................... 47
2.1.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại ty TNHH Thiết bị văn phòng
TPC .............................................................................................................. 51
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC ...................................................... 55
2.2.1 Kế toán thanh toán với khách hàng ......................................................... 55
2.2.2 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp ...................................................... 68
2.2.3. Phƣơng pháp kế toán thanh toán nghĩa vụ với Nhà Nƣớc ..................... 79
2.2.4.Phƣơng pháp kế toán thanh toán với ngƣời lao động ............................. 89
2.3 Quản lý công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại công ty TNHH thiết
bị văn phòng TPC............................................................................................. 98
2.3.1. Quản lý công nợ đối với khách hàng ..................................................... 98
2.3.2. Quản lý công nợ đối nhà cung cấp ....................................................... 101
2.3.3. Phân tích tình hình thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng
TPC ............................................................................................................ 104
2.4. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn
phòng TPC...................................................................................................... 108
2.4.1. Ƣu điểm ................................................................................................ 108
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân ....................................................................... 110
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty
TNHH thiết bị văn phòng TPC ...................................................................... 116
3.2.1. Giải pháp kiếm soát nội bộ theo dõi và thanh toán công nợ với khách
hàng ............................................................................................................ 116
3.2.2 Giải pháp kiếm soát nội bộ theo dõi và thanh toán công nợ với nhà cung
cấp
............................................................................................................ 119
3.2.3. Đào tạo khả năng đàm phán cho nhân viên thu nợ nhằm khắc phục tình
trạng thanh toán chậm hiện nay của khách hàng ........................................... 121
3.2.4. Giải pháp tƣ vấn điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán ...... 122
3.2.5. Giải pháp về các khoản thanh toán với nhà nƣớc ................................ 124
3.2.6. Giải pháp về các khoản thanh toán với ngƣời lao động....................... 124
3.2.7. Giải pháp về phần mềm kế toán ........................................................... 126
3.2.8. Giải pháp về đối với vật tƣ tại phòng kế toán ...................................... 127
3.2.9. Giải pháp về đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính ......................... 128
3.2.10. Giải pháp về hạn chế thanh toán bằng tiền mặt ................................. 129
3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
TNHH thiết bị văn phòng TPC ...................................................................... 130
3.3.1. Về phía nhà nƣớc ................................................................................. 130
3.3.2. Về phía công ty .................................................................................... 131
C. KẾT LUẬN ............................................................................................... 133
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................... 134
PHỤ LỤC
A. MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong tình hình nền kinh tế có sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, sự phát
triển và tồn tại đối với mỗi doanh nghiệp là một thách thức không hề nhỏ. Chính
vì vậy mỗi doanh nghiệp có muốn tồn tại và phát triển tốt thì phải hiểu rõ tầm
trong trọng của bộ máy kế toán doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ kế toán thanh
toán nói riêng.
Hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp diễn ra chủ yếu với khách hàng,
nhà cung cấp, nhà nƣớc và ngƣời lao động. Trong bất cứ doanh nghiệp nào hoạt
động thanh toán đều có ý nghĩa quan trọng, nó giúp cho doanh nghiệp có nguồn
tài chính an toàn hiệu quả, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, thất thoát tài chính.
Tuy nhiên để có doanh nghiệp có hoạt động thanh toán không có sai sót tồn tại
là không phải dễ dàng, đặc biêt là đối với những doanh nghiệp thƣơng mại có số
lƣợng hoàng hóa đa dạng, số lƣợng các hoạt động thanh diễn ra thƣờng xuyên và
giá trị lớn nên việc tồn tại những sai sót làm ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh
của doanh nghiệp là không thể tránh đƣợc. Nhƣ vậy, tổ chức hạch toán kế toán
thanh toán ở doanh nghiệp thƣơng mại là vô cùng quan trọng và cấp thiết đáng
đƣợc quan tâm.
Công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC là một đơn vị thƣơng mại kinh
doanh các mặt hàng nhƣ: Máy tính, máy photo, bàn ghế . nên thƣờng xuyên phát
sinh các nghiệp vụ thanh toán. Tuy nhiên trong hoạt động của kế toán thanh toán
tại công ty lại còn có nhiều hạn chế nhƣ: khả năng theo dõi và quản lý công nợ
chƣa tốt, phần mềm kế toán còn những hạn chế khiến kế toán thanh toán làm
việc kém hiệu quả và vất vả hơn, kế toán thanh toán kiêm luôn nhân viên bán
hàng khiến cho lƣợng công việc bị chồng chéo áp lực. Những hạn chế trên gây
ra những thất thoát về tài chính, làm tăng những chi phí không nên có.
1
Từ những hạn chế trên cho thấy thực trạng kế toán tại công ty TNHH thiết
bị văn phòng TPC là một vấn đề cần đƣợc quan tâm và đƣa ra những giải pháp
để giải quyết, nên em quyết định chọn đề tài của bài khóa luận này là:“Thực
trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC”.
2. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài.
Trong khoảng thời gian 2013-2016, trong ngành kế toán đã có nhiều đề tài
của sinh viên của sinh viên trƣờng đại học Hùng Vƣơng và của các trƣờng đại
học, cao đẳng khác đề cập đến vấn đề:“Thực trạng kế toán thanh toán”. Trong
quá trình tìm hiểu các đề tài nghiên cứu có liên quan em đã rút ra đƣợc một số
ƣu điểm cũng nhƣ hạn chế của từng đề tài nhƣ sau:
- Đề tài nghiên cứu khoa học:“Kế toán thanh toán tại doanh nghiệp tư
nhân Sức Xuân - Yên Bái” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Loan - Sinh viên K9
Đại học Kế toán, trƣờng đại học Hùng Vƣơng, năm 2013. Trong đề tài đã nêu rõ
quy trình thực hiện Kế toán thanh toán tại công ty, đặc biệt là quy trình hay cách
thức sử dụng phần mềm FAST ACCOUNTING của kế toán thanh toán. Tuy
nhiên trong bài nghiên cứu khoa học tác giả vẫn chƣa đƣa ra đƣợc cách thức vận
dụng các phƣơng pháp nghiên cứu vào nhƣ thế nào, phƣơng thức lấy số liệu tài
liệu ra sao. Tác giả nêu nhƣ vậy không đƣa ngƣời đọc thấy rõ quá trình nghiên
cứu của tác giả mà chỉ thấy đƣợc kết quả.
- Đề tài nghiên cứu khoa học:“Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Đông Á” của tác giả Nguyễn
Thị Lý - Sinh viên K9 Đại học Kế toán, trƣờng đại học Hùng Vƣơng, năm 2014.
Tác giả đã trình bày rất tốt về quy trình kế toán thanh toán sử dụng trên phần
mềm MISA và lí giải chi tiết những lợi ích phần mềm mang lại phù hợp với
công tác kế toán tại công ty. Tác giả cũng nêu ra đƣợc các ƣu điểm nhƣợc điểm
trong quá trình tác giả nghiên cứu tại doanh nghiệp và đã đề ra các giải pháp giải
quyết các nhƣợc điểm. Nhƣng cũng nhƣ với tác giả của đề tài trƣớc, tác giả của
2
đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán
tại công ty cổ phần Đông Á” cũng chƣa nêu rõ các phƣơng pháp nghiên cứu
đƣợc trình bày nhƣ thế nào.
- Khóa luận tốt nghiệp: “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần thương
mại tổng hợp Hồng Doanh” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền- Sinh viên K9 A,
đại học kế toán, trƣờng đại học Hùng Vƣơng, năm 2016. Tổng quát thì đây là
một khóa luận đã nêu đầy đủ các yêu cầu khi nêu thực trạng kế toán thanh toán,
tác giả đã đƣa ra đƣợc thực trạng và các giải pháp về hạn chế trong công tác kế
toán thanh toán tại đơn vị về trích lập dự phòng phải thu khó đòi, chính sách
chính sách chiết khấu trong thanh toán, về tình hình thanh toán và khả năng
thanh toán rất chi tiết và rõ ràng, dễ hiểu để đơn vị quản lý hiệu quả hơn. Tuy
nhiên, trong bài khóa luận tác giả chƣa đi sâu vấn đề. Nhƣ trong phần phƣơng
hƣớng và mục tiêu hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần
thƣơng mại tổng hợp Hồng Doanh tác giả nêu rất chƣa cụ thể.
Từ những hạn chế của các bài nghiên cứu trƣớc, nhận thấy đề tài: “Thực
trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC”, là một đề
tài cần thiết để khắc phục các hạn chế của các bài nghiên cứu trên chƣa làm
đƣợc và cập nhập chế độ kế toán mới.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
3.1 Mục tiêu chung
Đề tài phản ánh thực trạng và đánh giá Kế toán thanh toán tại công ty
TNHH thiết bị văn phòng TPC. Từ đó đề xuất ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty.
3.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
thƣơng mại
3
- Phản ánh thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết
bị văn phòng TPC.
- Đánh giá về thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn
phòng TPC.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH
thiết bị văn phòng TPC.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp cũng nhƣ
kế toán thanh toán trong khi thực hiện nghĩa vụ với nhà nƣớc và hoạt động thanh
toán với ngƣời lao động tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC
- Về không gian: Nghiên cứu tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC.
Tại số nhà 1560- đại lộ Hùng Vƣơng- Phƣờng Gia Cẩm- TP. Việt Trì.
- Về thời gian: Số liệu sử dụng nghiên cứu là tài liệu của công ty từ 20142017,tập trung vào quý IV năm 2016.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập tài liệu thông tin bao gồm việc sƣu tầm và thu thập những tài
liệu, số liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh và công tác kế toán
thanh toán của công ty, cụ thể:
- Phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp: dùng để thu thập thông tin về tên công
ty, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh, các công việc của kế toán thanh toán
làm tại công ty hằng ngày.
- Phƣơng pháp quan sát: dùng để thu thập về cơ cấu bộ máy công ty, quy
trình hoạt động của hoạt động kê thoanh toán trong công ty.
4
Việc xử lý thông tin, sau khi thông tin đƣợc thu thập thì sẽ đƣợc trình bày
vào bản báo cáo. Một số thông tin nhƣ bảng tình hình lao động, bảng kết quả
tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm thì cần dùng phần mềm
Excel để tổng hơp, tính toán các chỉ tiêu nhƣ số tƣơng đối, số tuyệt đối và số
trung bình để tiền hành phân tích.
5.2 Phương pháp thống kê so sánh
Phƣơng pháp thống kê so sánh đƣợc sử dụng sau khi thông tin đƣợc thu
thập từ phƣơng pháp thu thập thông tin.
Đây là phƣơng pháp đƣợc sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định
mức độ, xu thế biến động của các chỉ tiêu phân tích cụ thể là ở bảng phân tích
kết quả kinh doanh, bảng tình hình lao động của công ty, phân tích tình hình
thanh toán của công ty.
Phƣơng pháp này cho phép ta phát hiện những điểm giống nhau và khác
nhau giữa các thời điểm nghiên cứu đã và đang tồn tại trong những giai đoạn
lịch sử phát triển nhất định đồng thời giúp cho ta phân tích đƣợc các động thái
phát triển của chúng.
5.3 Phương pháp chuyên gia
Là phƣơng pháp đƣợc thể hiện qua những cuộc đối thoại, những câu hỏi
giữa ngƣời nghiên cứu với ngƣời cung cấp thông tin nhằm tìm kiếm thông tin,
kinh nghiệm, nhận thức và sự đánh giá của ngƣời cung cấp thông tin.
Tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC trong qua trính nghiên cứu làm
bài báo cáo có những cuộc trao đổi với nhân viên kế toán tại công ty, kế toán
trƣởng (hoặc giám đốc) để tìm hiểu về tổ chức kế toán, công việc hàng ngày,
kinh nghiệm làm việc, những sai sót thƣờng xảy ra của công tác kế toán nói
chung và kế toán thanh toán nói riêng
Ngoài ra phƣơng pháp chuyên gia còn đƣợc sử dụng trong cuộc trao đổi
với giảng viên hƣớng dẫn, các giảng viên sẽ cho mình những định hƣớng trong
5
quá trình làm bài báo cáo. Giúp bản thân giải đáp những thắc mắc chƣa có lời
đáp ở doanh nghiệp trong giới hạn cho phép của giảng viên.
5.4 Phương pháp kế toán
Các phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng trong đề tài bao gồm:
5.4.1 Phương pháp chứng từ kế toán
Là phƣơng pháp kế toán sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ)
kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát
sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán,
công tác quản lý.
5.4.2 Phương pháp tài khoản kế toán
Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phân loại kế toán (từ đối tƣợng
chung của kế toán thành các đối tƣợng kế toán cụ thể), ghi chép, phản ánh và
kiểm tra một cách thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và có sự
vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ
thống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo,
quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập đƣợc báo cáo kế toán định kỳ.
5.4.3 Phương pháp tính giá
Là phƣơng pháp kế toán sử dụng thƣớc đo tiền tệ để xác định trị giá thực
tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ: Nhờ phƣơng pháp tính giá
xuất kho “Bình quân gia quyền” thì mình sẽ kiểm tra đƣợc xem lƣợng giá vốn
phần mềm tính theo phƣơng pháp đó có chính xác.
5.4.4 Phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán
Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế
toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tƣợng kế toán nhằm cung cấp
các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán phục
vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
6
6. Kết cấu cảu bài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận
gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán.
Chƣơng 2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết
bị văn phòng TPC.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán
tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC.
7
B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI
DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI
1.1. Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm
Quan hệ thanh toán đƣợc hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh
nghiệp có quan hệ mua và bán trao đổi để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Bên
này có trách nhiệm hoàn trả cho bên thứ kia một tài sản có giá trị tƣơng đƣơng đối
với một cái gì đó đã nhận từ bên kia.
Cụ thể hơn, trong doanh nghiệp thƣơng mại, nghiệp vụ thanh toán là quan
hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác nhƣ nhà cung cấp, khách hàng, nhà nƣớc,
nhân viên, các tổ chức... về các khoản phải thu, phải trả trong quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò của hoạt động thanh toán
Trong bất cứ doanh nghiệp thƣơng mại nào hoạt động thanh toán luôn giữ
một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ đầu của
quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hóa đầu vào từ nhà
cung cấp đến khi doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh là bán hàng hóa
cho khách hàng.
Thông tin về quan hệ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có ý nghĩa
trong việc quản lí công tác tài chính cũng nhƣ trong việc luân chuyển vốn kinh
doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc
điều tiết quan hệ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán là rất quan trọng. Mối
quan hệ này đƣợc điểu tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị
chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng
tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng đƣợc nguồn vốn
chiếm dụng đƣợc của nhà cung cấp.
8
Quan hệ thanh toán với ngƣời bán thực chất là hoạt động doanh nghiệp
chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhƣng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty
trong thanh toán nợ. Tạo uy tín với nhà cung cấp giúp công ty có đƣợc hàng hóa
đầu vào với chất lƣợng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang
nhƣ hiện nay. Hàng hóa đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo đƣợc lợi thế cạnh
tranh cho doanh nghiệp.
Trong quan hệ thanh toán với ngƣời mua doanh nghiệp phải đảm bảo làm
sao giữ đƣợc khách hàng nhƣng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng
vốn dẫn đến không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu
quả sử dụng vốn.
Ngoài ra, quan hệ thanh toán còn diễn ra với các cơ quan nhà nƣớc và
ngƣời lao động nội bộ trong doanh nghiệp.
Tóm lại, quan hệ thanh toán có sức ảnh hƣởng trọng yếu đến tình hình tài
chính của doanh nghiệp. Quản lí tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh
nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành
mạnh.
1.1.3. Đặc điểm của hoạt động thanh toán
Hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp thƣờng có liên quan đến nhiều đối
tƣợng. Các nghiệp vụ thƣờng phát sinh nhiều, thƣờng xuyên và yêu cầu phải
theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng thanh toán. Việc thanh toán ảnh hƣởng lớn
tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thƣờng có các quy định rất chặt chẽ
trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thƣờng xuyên để các quy tắc
đƣợc đảm bảo. Hoạt động thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tƣ, hàng
hóa đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thì nó tham
gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng).
1.1.4. Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp thương mại
1.1.5.1. Căn cứ theo thời hạn thanh toán
9
Theo thời hạn thanh toán thì có các hình thức sau:
- Thanh toán trƣớc: Là hình thức thanh toán ngƣời mua sẽ trả tiền trƣớc
cho ngƣời bán một thời gian để đảm bảo việc mua hàng. Ngƣời bán sẽ có thuận
lợi là chắc chắn bán đƣợc hàng, còn ngƣời mua sẽ bị thiệt thòi khi bị chiếm dụng
vốn một thời gian, nhƣng bù lại ngƣời mua chắc chắn sẽ mua đƣợc hàng khi
nguồn hàng khan hiếm.
- Thanh toán ngay: Ngay khi bên bán giao hàng cho bên mua thì bên mua
cũng có nghĩa vụ trả tiền cho bên bán. Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng khi
các đối tác còn chƣa tin tƣởng vào nhau, hay khi mua những mặt hàng có giá trị
nhỏ, ngƣời mua sẽ trả tiền ngay.
- Thanh toán sau: Ngƣời mua sau khi đã nhận đủ hàng, một thời gian
sau theo thỏa thuận mới trả tiền cho ngƣời bán. Hình thức này đƣợc áp dụng
khi các bên tham gia là đối tác quen thuộc của nhau. Việc thanh toán sau sẽ
làm cho ngƣời bán bị chiếm dụng vốn, nhƣng bù lại họ có thể bán đƣợc nhiều
hàng hơn và có thể thu thêm đƣợc một khoản chi phí tài chính qua giá bán sản
phẩm.
Hiện tại, hình thức thanh toán sau là hình thức thanh toán chủ yếu. Cùng
với thanh toán trƣớc, nó đã tạo ra các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.5.2. Căn cứ theo công cụ thanh toán
a. Thanh toán bằng tiền mặt
Tiền mặt là số tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp
bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và
ngân phiếu.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nhƣ: thanh
toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại
giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. Khi nhận đƣợc vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua
10
xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho ngƣời bán. Hình thức thanh toán này trên
thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lƣợng nhỏ và đơn giản, bởi vì
với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an
toàn. Thông thƣờng hình thức này đƣợc áp dụng trong thanh toán với công nhân
viên, với các nhà cung cấp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào nhỏ.
b. Thanh toán không bằng tiền mặt
Đây là hình thức thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách tính chuyển tài
khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình
thức cụ thể bao gồm:
- Thanh toán bằng Séc
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của
ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị đƣợc
hƣởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử
dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dƣ. Séc thanh toán
gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức.
Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị
trong cùng một địa phƣơng. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có
giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhƣng chỉ đƣợc ngân hàng đảm
bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng
để thanh toán trong cùng địa phƣơng hoặc khác địa phƣơng. Khi phát hành, đơn
vị chỉ đƣợc phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành
phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc
phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.
Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, đƣợc ngân
hàng đảm bảo thanh toán.
11
Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản đƣợc ngân hàng đảm bảo chi số tiền
ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đƣa đến ngân hàng
để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu
giữa các đơn vị mua bán vật tƣ, hàng hoá trong cùng một địa phƣơng nhƣng
chƣa tín nhiệm lẫn nhau.
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm thu: Là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng
thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tƣợng khác.
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Uỷ nhiệm chi: Là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục
vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách
Nhà nƣớc, và một số thanh toán khác.
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Thẻ tín dụng đƣợc phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệt
chấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại các
điểm bán hàng chấp nhận loại thẻ. Khi mua sắm, ngƣời dùng thẻ cam kết trả tiền
cho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùng
với số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân. Chủ thẻ không cần phải trả
tiền mặt ngay khi mua hàng. Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trƣớc tiền cho
ngƣời bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch.
Hình thức này đƣợc sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
- Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C
Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng
tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao
hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho
ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phƣơng,
không tín nhiệm lẫn nhau.
12
Trong thực tế, hình thức này ít đƣợc sử dụng trong thanh toán nội địa
nhƣng lại phát huy tác dụng và đƣợc sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế,
với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
- Thanh toán bù trừ
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá
hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên
phải đối chiếu giữa số tiền đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau
do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh
lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận
rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
1.1.5.3. Căn cứ theo chủ thế
Thông thƣờng, khi phân loại hình thức thanh toán theo đối tƣợng chủ thể,
theo thì có các nghiệp vụ thanh toán sau:
- Thanh toán với nhà cung cấp
Nhà cung cấp là đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp cho doanh
nghiệp hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau khi nhà
cung cấp tiến hành trao đổi cho doanh nghiệp hàng hóa, dịch vụ thì doanh
nghiệp cũng có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp căn cứ và nhà cung cấp
thỏa thuận trƣớc đó.
- Thanh toán với khách hàng
Khách hàng là đối tƣợng mà doanh nghiệp cần phục vụ nhƣ cầu của họ để
thu về lợi ích cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp bán vật tƣ, hàng hoá, tài sản,
dịch vụ của mình thì cần thu về lợi ích tƣơng ứng theo thỏa thuận từ trƣớc.
- Thanh toán với người lao động
Ngƣời lao động là đối tƣợng bên trong doanh nghiệp. Đây là đối tƣợng
cung cấp cho doanh nghiệp sức lực trí tuệ trong công việc phục vụ hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp để nhận về lƣơng và phúc lợi của doanh nghiệp.
13
- Thanh toán với nhà nước
Doanh nghiệp luôn hoạt động kinh doanh dƣới những quy định và sự
quản lý của nhà nƣớc. Hàng năm doanh nghiệp cần có nghĩa vụ thanh toán với
nhà nƣớc các khoản nhƣ: đóng thuế, phí, lệ phí.
1.2 Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp thƣơng mại
1.2.1 Khái niệm về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp thương mại
Kế toán thanh toán là việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, xây dựng
hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ
kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình phát sinh các
nghiệp vụ thanh toán, định kì lập báo cáo theo quy định.
1.2.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thanh toán
1.2.2.1. Vai trò
Kế toán thanh toán là công cụ quản lí duy nhất đối với các nghiệp vụ
thanh toán. Khác với các phần hành khác nhƣ tiền mặt, vật tƣ, hàng hóa hiện
hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh
toán chỉ đƣợc biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách.
Kế toán thanh toán giúp cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình công nợ,
khả năng thanh toán đối với các khoản nợ phải trả, phải thu của doanh nghiệp.
Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm
bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
Thu thập, tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin kế toán thanh toán nhanh
chóng kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách nhằm tham mƣu, đề xuất các giải
pháp phục vụ yêu cầu quản trị để đƣa ra các quyết định trong vấn đề thanh toán.
Các khoản thanh toán đƣợc theo dõi riêng trên từng đối tƣợng phải thu, phải trả
theo từng khoản và từng thời gian thanh toán
14
Kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ phải thu, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Mặt khác nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán nợ cá nhân, tổ chức và cơ
quan quản lí nhà nƣớc để đảm bảo uy tín của đơn vị.
1.2.3. Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán trong doanh
nghiệp thương mại
1.2.3.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán
a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu :
- Nợ phải thu đƣợc hạch toán chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu, theo
từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tƣợng phải thu
là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng
hoá, nhận cung cấp dịch vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich
vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng).
- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ
trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định
số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ
phải thu không đòi đƣợc.
b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả :
- Nợ phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp dịch vụ cần đƣợc hạch toán
chi tiết từng đối tƣợng phải trả. Đối tƣợng phải trả ngƣời bán, ngƣời cung cấp,
có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tƣ, hàng hoá, cung
cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tƣợng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số
tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp nhƣng chƣa nhận hàng hoá, lao
vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tƣ, hàng hoá, dich vụ trả tiền
ngay (tiền mặt, séc).
15
- Những vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhƣng chƣa đến cuối
tháng chƣa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về
giá thực tế khi nhận đƣợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán.
1.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán.
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần
quán triệt các nguyên tắc sau :
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả
về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dƣ theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi
tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dƣ theo giá thực tế.
- Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà
phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì.
- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tƣợng;
thƣờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán đƣợc kịp
thời.
- Đối với các đối tƣợng có quan hệ giao dịch, mua bán thƣờng xuyên, có
số dƣ nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng
khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận
bằng văn bản.
1.3 Phƣơng pháp kế toán thanh toán chủ yếu trong doanh nghiệp thƣơng
mại
1.3.1. Phương pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp
1.3.1.1. Nội dung nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thƣờng xảy ra trong quan hệ mua
bán vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với ngƣời bán. Nghiệp vụ này
phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phƣơng thức thanh toán trả chậm
16
- Xem thêm -
.PDF 
157 
1 
80 
