Tài liệu Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại côn ty virasimex

Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN LỜI MỞ ĐẦU Khoản phải trả nhà cung cấp là một trong những khoản mục trọng yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính. Đây là khoản mục có rủi ro tiềm tàng cao. Khi thực hiện kiểm toán khoản mục này, kiểm toán viên phải thiết kế và vận dụng các thủ tục kiểm toán sao cho rủi ro phát hiện là thấp nhất. Kiểm toán khoản mục này đòi hỏi sự chuẩn bị công phu và sự thực hiện chu đáo. Để thực hiện kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp, kiểm toán viên phải là người có kinh nghiệm và có khả năng xét đoán nghề nghiệp. Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, sau một thời gian thực tập tại Phòng Kiểm toán các ngành Thương mại - Dịch vụ Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), em đã có cơ hội tiếp xúc với quy trình kiểm toán báo cáo tài chính cũng như kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp do Công ty thực hiện. Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán khoản mục này trong kiểm toán báo cáo tài chính, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) thực hiện” cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Để minh hoạ cho quy trình kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp do AASC thực hiện, em đã đưa vào khoá luận tình hình thực tế kiểm toán khoản mục này do Công ty thực hiện tại hai khách hàng ABC và XYZ. Nhà máy ABC là chi nhánh của Công ty cổ phần E chuyên kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị bưu điện, là khách hàng thường xuyên của AASC. Nhà máy ABC chuyên sản xuất các thiết bị chuyên ngành bưu chính, viễn thông, điện tử. Còn Công ty XYZ là một doanh nghiệp thương mại chuyên buôn bán, xuất nhập khẩu các loại vật tư nông nghiệp. Nội dung của khoá luận gồm ba chương: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Chương I: Những vấn đề lý luận về kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính Chương II: Thực trạng kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) thực hiện Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do AASC thực hiện Do hạn chế về thời gian cũng như trình độ, khoá luận không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong Công ty và các bạn để khoá luận được hoàn thiện. Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Đặc điểm khoản mục phải trả nhà cung cấp với vấn đề kiểm toán 1.1.1. Khái niệm Theo quan niệm chung nhất, nợ phải trả bao gồm số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay nhằm bổ sung phần thiếu hụt vốn kinh doanh và các khoản phải trả khác phát sinh trong quan hệ thanh toán. Xét theo thời hạn phải trả thì nợ của doanh nghiệp được chia thành hai loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp sẽ phải trả trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ hoạt động kinh doanh thông thường nếu nó dài hơn 1 năm. Nợ dài hạn là các khoản phải trả có thời hạn trên 1 năm hoặc nhiều hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thường. Khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, điện, nước, sửa chữa tài sản cố định, bảo trì, bảo dưỡng… Theo thời hạn thanh toán, khoản phải trả nhà cung cấp có hai loại: phải trả nhà cung cấp ngắn hạn và phải trả nhà cung cấp dài hạn. Phải trả nhà cung cấp ngắn hạn là khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm các yếu tố đầu vào mà đơn vị phải thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh bình thường. Đối với các doanh nghiệp, hầu hết các khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ ngắn hạn. Tuy nhiên, cũng có những khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ dài hạn. Đó là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm vật tư, hàng hóa, tài sản mà đơn vị được phép trả góp trong nhiều năm. Theo mối quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp, khoản phải trả nhà Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN cung cấp được chia thành hai loại: phải trả nhà cung cấp bên ngoài và phải trả nhà cung cấp nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trong cùng tổng công ty…). Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Bên cạnh các khoản nợ tiền mua hàng thì cũng có những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Như vậy, khoản phải trả nhà cung cấp có mối liên hệ rất mật thiết với nghiệp vụ mua hàng, là một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. 1.1.2. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 1.1.2.1. Nguyên tắc hạch toán Theo Chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, khi hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:  Nợ phải trả nhà cung cấp phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.  Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng)  Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp. Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN  Phải hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp. Ngoài ra, cần lưu ý đối với các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ thì phải hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng đồng Việt Nam theo tỉ giá quy định. Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỉ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng tại thời điểm đó để phản ánh giá trị thực của chúng. 1.1.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới khoản phải trả nhà cung cấp, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 331 – Phải trả cho người bán TK 336 – Phải trả nội bộ TK 342 – Nợ dài hạn. Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. Tài khoản 331: Tài khoản 331 được sử dụng để hạch toán khoản phải trả ngắn hạn đối với nhà cung cấp bên ngoài. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 như sau: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Bên Nợ - Số tiền đã trả cho nhà cung cấp - - KHOA KẾ TOÁN TK 331 Bên Có - Số tiền phải trả cho nhà cung cấp Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá nhưng chưa nhận được vật tư, hàng tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số hoá, dịch vụ vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, Số tiền nhà cung cấp chấp thuận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã chính thức. giao theo hợp đồng - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được nhà cung cấp chấp thuận giảm trừ vào khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại nhà cung cấp. Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp hoặc số tiền đã trả lớn hơn số phải trả theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Tài khoản 336: Đối với các khoản nợ phải trả nhà cung cấp nội bộ, kế toán sử dụng tài khoản 336 – Phải trả nội bộ. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ - Các khoản phải trả nội bộ đã trả - TK 336 Bên Có - Khoản phải trả nội bộ phát sinh Bù trừ nợ phải trả nội bộ với phải thu trong kỳ nội bộ Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp nội bộ Tài khoản 342: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Để hạch toán các khoản nợ phải trả dài hạn đối với nhà cung cấp bên ngoài, kế toán sử dụng tài khoản 342 – Nợ dài hạn. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ TK 342 Bên Có - Chuyển nợ dài hạn thành nợ đến hạn - Nợ dài hạn phát sinh trong kỳ trả - Trả nợ trước hạn Số dư: Nợ dài hạn chưa đến hạn trả 1.1.2.3. Chứng từ sử dụng Liên quan đến khoản phải trả nhà cung cấp có các nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp và thanh toán với nhà cung cấp. Tương ứng với các nghiệp vụ đó, các chứng từ được sử dụng bao gồm:  Hoá đơn của nhà cung cấp: gồm các loại Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng thông thường, Hoá đơn bán lẻ. Đây là chứng từ do nhà cung cấp lập nhằm đề nghị thanh toán cho vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển giao.  Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Lệnh chi, Uỷ nhiệm chi… 1.1.2.4. Sổ sách kế toán áp dụng Để hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp, kế toán sử dụng các sổ tổng hợp và sổ chi tiết như sau:  Sổ tổng hợp: bao gồm Sổ Cái TK 331 (336, 342), Nhật ký mua hàng. Sổ Cái TK 331 (336, 342) được dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh đối với khoản phải trả nhà cung cấp trong niên độ kế toán. Nhật ký mua hàng liệt kê danh sách các hoá đơn, tên nhà cung cấp, Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN ngày lập hoá đơn và số tiền trên mỗi hoá đơn.  Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng ngoại tệ. Các sổ này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với mỗi nhà cung cấp. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng Bảng đối chiếu của nhà cung cấp. Đây là báo cáo do nhà cung cấp gửi (thường là hàng tháng) trong đó chỉ rõ các hoá đơn mà đơn vị chưa thanh toán. 1.2. Kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.2.1. Vai trò của kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính Trong quá trình kinh doanh, việc mua hàng trả chậm là hoạt động phát sinh thường xuyên, từ đó mỗi doanh nghiệp đều có các khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Đó là các khoản nợ liên quan đến việc mua các yếu tố đầu vào nhưng chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính của mỗi doanh nghiệp, có liên quan đến nhiều khoản mục khác như tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí… Do đó, các sai phạm về khoản phải trả nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng tới các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính, bao gồm cả các chỉ tiêu phản ánh tài sản, nguồn vốn cũng như các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Khoản phải trả nhà cung cấp có mối quan hệ trực tiếp với quá trình mua hàng của mỗi doanh nghiệp. Do đó, nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Khoản phải trả nhà cung cấp là một nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Sai lệch trong việc ghi chép và trình bày công nợ với nhà cung cấp sẽ dẫn đến hiểu sai về tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp. Như vậy, có thể nói khoản phải trả nhà cung cấp là một trong những khoản mục rất quan trọng trên báo cáo tài chính, nó ảnh hưởng tới rất nhiều các chỉ tiêu khác. Sai phạm trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp có thể ảnh hưởng tới ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán. Do đó, kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp là một phần hết sức quan trọng trong kiểm toán BCTC, là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán báo cáo tài chính. 1.2.2. Những sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính. Những sai lệch về khoản phải trả nhà cung cấp có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về các mặt: Thứ nhất, về tình hình tài chính, các tỉ suất quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính thường liên quan đến nợ phải trả trong đó có khoản phải trả nhà cung cấp. Do đó, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày khoản phải trả nhà cung cấp trên báo cáo tài chính có thể làm sai lệch các tỉ suất về khả năng thanh toán, làm cho người sử dụng hiểu sai tình hình tài chính của đơn vị. Thứ hai, về kết quả hoạt động kinh doanh, nợ phải trả nhà cung cấp có mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, những sai lệch trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp có Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :10 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN thể dẫn đến những sai lệch trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ những rủi ro tiềm tàng nêu trên, các sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp là: Một là, khoản phải trả nhà cung cấp bị cố tình ghi giảm hoặc không được ghi chép đầy đủ. Việc khai thiếu nợ phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết quả làm tăng khả năng thanh toán một cách giả tạo. Đồng thời, có thể dẫn đến khả năng chi phí không được tính toán đầy đủ, làm cho lợi nhuận cũng tăng lên một cách giả tạo so với thực tế. Do vậy, kiểm toán viên phải quan tâm đặc biệt đến mục tiêu Trọn vẹn – Tính đầy đủ của việc ghi chép các khoản phải trả nhà cung cấp. Hai là, ghi khống khoản phải trả nhà cung cấp. Việc phản ánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp không có thật làm thay đổi các tỉ suất tài chính, dẫn đến sai lệch tình hình tài chính của doanh nghiệp, cũng là dấu hiệu của hành vi gian lận rút tiền công quỹ. Ba là, không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, kết quả kinh doanh của kỳ kế toán không bị ảnh hưởng nhưng khả năng thanh toán thực tế của đơn vị bị hiểu sai do các tỉ suất về khả năng thanh toán bị sai lệch. Trên đây là các sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp, cũng là những vấn đề mà kiểm toán viên rất quan tâm khi tiến hành kiểm toán khoản mục này. 1.2.3. Công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả nhà cung cấp Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản mục gắn trực tiếp với quá trình mua hàng, là một phần rất quan trọng cấu thành chu trình mua hàng và thanh toán. Vì vậy, công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này không thể Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :11 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN tách rời kiểm soát nội bộ trong toàn bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Dưới đây mô tả tóm tắt quy trình KSNB trong chu trình mua hàng và thanh toán: a. Kho hàng (hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho) dựa vào nhu cầu của bộ phận sản xuất và định mức dự trữ của bộ phận kho để lập Phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo dõi tình hình thực hiện yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng hoàn thành, sau khi đối chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm các chứng từ liên quan như Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho… b. Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu đề nghị mua hàng để xem xét chủng loại, số lượng và các yêu cầu khác về hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng, giá cả… Sau đó, bộ phận này phát hành Đơn đặt hàng, nó phải được đánh số thứ tự trước và lập thành nhiều liên, gửi cho nhà cung cấp, bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả. c. Khi nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng,… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập Phiếu nhập kho (hoặc Báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho… Phiếu này phải được đánh số thứ tự trước, được lập thành nhiều liên và chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, kế toán nợ phải trả. Nhân viên bộ phận tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán. d. Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác được lập tại bộ phận này cần được kiểm soát bằng cách đánh số liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người kiểm tra phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình. Thông thường, có các cách kiểm tra, đối chiếu như sau: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :12 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN  So sánh số lượng trên Hoá đơn với số lượng trên Phiếu nhập kho (hoặc Báo cáo nhận hàng) và Đơn đặt hàng để đảm bảo không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận.  So sánh giá cả, chiết khấu trên Đơn đặt hàng và trên Hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả cho nhà cung cấp. e. Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách tời hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi duyệt chi, thông qua xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng. f. Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp với Sổ Cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi khi hậu kiểm. g. Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có thực hiện thủ tục: hàng tháng gửi cho các khách hàng một bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế, ở góc độ người mua ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu với Sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai khác (nếu có) và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp. 1.2.4. Mục tiêu kiểm toán đối với khoản phải trả nhà cung cấp Nói về mục tiêu kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 - Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :13 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN kiểm toán báo cáo tài chính có đoạn: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không”. Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin cũng như tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Là một bộ phận không thể tách rời của kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp có mục đích chung là đánh giá xem số dư khoản mục này có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ các mục tiêu chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp như sau: Một là, tính có thực của các khoản phải trả nhà cung cấp (mục tiêu hiệu lực): Có nghĩa là các thông tin phản ánh công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các khoản công nợ đó. Mục tiêu này hướng tới tính đúng đắn về nội dung kinh tế của công nợ trong quan hệ với nghiệp vụ hình thành nên nó là nghiệp vụ mua hàng và nghiệp vụ thanh toán. Hai là, tính đầy đủ của việc ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp (mục tiêu trọn vẹn): Tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp phải được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách, tài liệu kế toán có liên quan, phải đảm bảo rằng không có khoản công nợ nào bị bỏ sót trong quá trình ghi sổ. Mục tiêu này hướng vào việc xác minh tính đầy đủ về thành phần cấu thành số tiền phải trả nhà cung cấp. Đây là mục tiêu được chú trọng nhất trong kiểm toán khoản mục này. Ba là, tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày (mục tiêu về Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :14 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN phân loại và trình bày): Các khoản phải trả nhà cung cấp được ghi nhận, các nghiệp vụ thanh toán được hạch toán theo đúng các đối tượng chi tiết, ghi nhận đúng nợ phải thu và phải trả. Một nguyên tắc hết sức quan trọng khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là phải tiến hành hạch toán chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, việc hạch toán nhầm sẽ dẫn đến sai bản chất kế toán và sai sót trong việc trình bày trên báo cáo tài chính. Bốn là, tính đúng đắn trong việc tính giá (mục tiêu về tính giá): Việc tính toán khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với Hợp đồng mua bán, Hoá đơn và Biên bản giao nhận hàng hoá - dịch vụ. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại đều được ghi nhận một cách đúng đắn, phù hợp với các chứng từ, tài liệu liên quan. Năm là, tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ (mục tiêu về quyền và nghĩa vụ): Mục tiêu này hướng tới việc xác minh nghĩa vụ trong việc thanh toán công nợ của đơn vị đối với các nhà cung cấp. Sáu là, tính chính xác cơ học (mục tiêu về tính chính xác cơ học): Mục tiêu này hướng tới việc xác minh tính chính xác trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các khoản phải trả nhà cung cấp. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh giá mục tiêu hợp lý chung hướng tới khả năng sai sót cụ thể của các số tiền trên khoản mục từ đó đánh giá khả năng đạt được của các mục tiêu khác. Nếu kiểm toán viên nhận thấy mục tiêu hợp lý chung chưa đạt được thì phải sử dụng đến các mục tiêu chung khác. Từ đó kiểm toán viên lập kế hoạch thu thập những bằng chứng chi tiết hơn cho khoản mục với những mục tiêu xác định. 1.3. Quy trình kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp 1.3.1. Chuẩn bị kiểm toán Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :15 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Để đảm bảo công việc kiểm toán đạt hiệu quả và đúng tiến độ thì giai đoạn chuẩn bị kiểm toán phải được tiến hành một cách hết sức công phu. Các bước công việc trong giai đoạn này được thực hiện nhằm thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết, tạo cơ sở cho việc thực hiện kiểm toán một cách khoa học và hợp lý. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp bao gồm các bước cơ bản sau: 1.3.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán Để lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên có thể thảo luận với kiểm toán viên nội bộ, Giám đốc và các nhân viên của đơn vị được kiểm toán về những vấn đề liên quan đến kế hoạch kiểm toán và thủ tục kiểm toán nhằm nâng cao hiệu quả công việc kiểm toán và phối hợp công việc với các nhân viên của khách hàng. Đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp, kiểm toán viên đã lập kế hoạch kiểm toán trên cơ sở thực hiện các bước công việc sau: a. Thu thập thông tin cơ sở Trong bước công việc này, kiểm toán viên tìm hiểu về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán… nhằm thu thập những hiểu biết ban đầu về khách hàng. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng: Những hiểu biết về công việc kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận biết được những chủng loại hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh hay không, từ đó xác định được các khoản phải trả nhà cung cấp có thực sự phù hợp về nội dung kinh tế hay không. Tham khảo kết quả các cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :16 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán của những năm trước thường chứa đựng nhiều thông tin về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, về tổ chức bộ máy quản lý, điều lệ Công ty, các chính sách tài chính - kế toán… Tham khảo kết quả kiểm toán của năm trước giúp kiểm toán viên tiết kiệm thời gian, công sức trong việc nhanh chóng nắm bắt được bản chất của các số liệu, các vấn đề cần lưu ý, những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ cũng như các hoạt động kiểm soát đối với khoản mục. Thực hiện các cuộc phỏng vấn: Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán công nợ nhằm thu thập thông tin về trình độ nhân viên, về nội dung các thủ tục thực hiện cũng như ưu nhược điểm của những thủ tục này đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp. Từ đó đánh giá ảnh hưởng của các quy định đến việc hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp. b. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Công việc này được kiểm toán viên thực hiện nhằm nắm bắt các quy trình pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc đơn vị khách hàng gồm:  Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty: những tài liệu này cho kiểm toán viên những thông tin ban đầu về quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh… của khách hàng.  Báo cáo tài chính: cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho kiểm toán viên nhận thức tổng quát, đánh giá xu hướng về tình hình tài chính của đơn vị, đặc biệt là tình hình các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản ứng trước cho nhà cung cấp. Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :17 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN  Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra: giúp kiểm toán viên nắm bắt các khả năng sai phạm và dự kiến phương hướng kiểm toán có liên quan tới khoản mục.  Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc: giúp kiểm toán viên xác định những sự kiện có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, đặc biệt là ảnh hưởng tới khoản mục.  Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: giúp kiểm toán viên nắm được các khía cạnh pháp lý có ảnh hưởng đến công nợ phải trả của đơn vị.  Các nội quy, chính sách về mua hàng và thanh toán: là cơ sở để kiểm toán viên xem xét sự phù hợp của các quyết định của nhà quản lý với chính sách của công ty cũng như luật pháp. c. Thực hiện các thủ tục phân tích Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 – Quy trình phân tích: “… Quy trình phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỉ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến…” Thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm toán và thường được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Việc thực hiện thủ tục phân tích trong kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp giúp cho kiểm toán viên xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục cũng như đánh giá khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả. Thủ tục phân tích được kiểm toán viên sử dụng gồm hai loại:  Phân tích ngang: là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh trị số của cùng khoản mục trên BCTC như số tiền phải trả (hoặc ứng trước) cho nhà Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :18 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN cung cấp cuối kỳ này với cuối kỳ trước.  Phân tích dọc: là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỉ lệ tương quan qua các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên BCTC như: tỉ suất về khả năng thanh toán tức thời, tỉ suất về khả năng thanh toán nhanh… d. Đánh giá mức trọng yếu và rủi ro Để đánh giá tính trọng yếu, kiểm toán viên đưa ra mức trọng yếu ước lượng cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục phải trả nhà cung cấp và tiến tới đánh giá tính trọng yếu cho khoản mục này. Việc đánh giá tính trọng yếu chủ yếu phụ thuộc vào các xét đoán nghề nghiệp cũng như kinh nghiệm của kiểm toán viên. Do nhiều nguyên nhân khác nhau, khả năng kiểm toán viên có nhận xét không xác đáng về BCTC là điều luôn có thể xảy ra, đó chính là rủi ro kiểm toán. Mức rủi ro này cao hay thấp sẽ quyết định khối lượng công việc kiểm toán viên tiến hành. Do vậy, trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán (AR). Rủi ro kiểm toán được hình thành từ ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR). Rủi ro tiềm tàng (IR) nằm ngay trong bản chất các số dư tài khoản phải trả nhà cung cấp hay trong chức năng sản xuất của doanh nghiệp, cho dù có hay không tồn tại hệ thống KSNB. Rủi ro kiểm soát (CR) được kiểm toán viên đánh giá đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp thông qua việc tìm hiểu hệ thống KSNB của doanh nghiệp với chu trình mua hàng và thanh toán. Rủi ro phát hiện (DR) là khả năng mà các thủ tục kiểm toán không phát hiện được các sai phạm trọng yếu. Kiểm toán viên có trách nhiệm thực hiện Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :19 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN các thủ tục nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán, nhằm quản lý và kiểm soát đối với rủi ro phát hiện. Xác định mức trọng yếu và rủi ro là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như khả năng xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. e. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát Đây là một phần việc hết sức quan trọng mà kiểm toán viên phải thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán. Vấn đề này được quy định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả…” Theo đó, kiểm toán viên phải tìm hiểu về môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ.  Môi trường kiểm soát: Nhân tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát là thái độ, nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát cũng như hành động của nhà quản lý doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là không thể thiếu được đối với việc ghi nhận và thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp thì mỗi thành viên tham gia xử lý các nghiệp vụ phát sinh sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ nội quy quy định cũng như chế độ đề ra. Để có được hiểu biết đầy đủ về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên không chỉ xem xét sổ tay về thủ tục, chế độ của đơn vị được kiểm toán mà còn tiến hành phỏng vấn Ban lãnh đạo, nhân viên của đơn vị.  Thủ tục kiểm soát: Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :20 [email protected] Tel (: 0918.775.368 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với khoản phải trả nhà cung cấp là:  Cách ly trách nhiệm hợp lý và đối chiếu thường xuyên giữa bộ phận kế toán với bộ phận thanh toán.  Quy định về việc phê chuẩn đối với các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.  Đánh số thứ tự trước các Báo cáo nhận hàng, Phiếu nhập kho, các chứng từ thanh toán.  Thiết kế sơ đồ tài khoản đầy đủ, phù hợp với nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp.  Quy định về việc ghi sổ cập nhật đối với nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.  Quy định về việc đối chiếu định kỳ giữa Nhật ký mua hàng, Sổ kho, Báo cáo nhận hàng, Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho, Sổ hạch toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp.  Tiến hành đối chiếu với tài khoản ở ngân hàng. Các thủ tục kiểm soát trên được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: kiểm toán viên tìm hiểu sự phân chia nhiệm vụ, công việc giữa các bộ phận, các cá nhân trong bộ phận và tính độc lập của những người thực hiện công việc. Kiểm toán viên tìm hiểu nhiệm vụ của kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kiểm toán viên kiểm tra sự cách ly về trách nhiệm giữa kế toán công nợ với thủ kho, thủ quỹ, bộ phận nhận hàng. Lê Thị Thảo Kiểm toán 45A