Tài liệu Thực trạng công tác văn phòng tại công ty tnhh dịch vụ mêkông

LỜIMỞĐẦU Du lịch là một ngành công nghiệp không khói. Hiện nay, trên thế giới có hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng ngày càng gia tăng. Du lịch không những làđộng lực chủ yếu thúc đẩy nền kinh tế thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao lưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa các quốc gia. Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nước, hàng năm chính phủđầu tư một lượng vốn không nhỏđể phái triển ngành du lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từđó Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rất nhiều khách du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng. Từđó công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ra đời đểđáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển của ngành du lịch. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà giờđây đãđược nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểm tra các hoạt động .... của công ty. Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn phòng tại công ty nói riêng. Hiểu được thực tế hoạt động của một văn phòng diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao... Có thể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy văn phòng. Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần: Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Phần II: Thực trạng công tác văn phòng Phần III: Đánh giá chung 1 Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. PHẦN 1 KHÁIQUÁTCHUNGVỀ CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG I. KHÁIQUÁT VÀINÉTVỀCÔNGTYTNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủđô Hà Nội là một trong những thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay. Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta. Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày 30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước. Ngay trong năm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đãđược Sở Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội. Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những đơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả. Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện được chỗđứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nói riêng. 2 2. Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác. Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cưở nước ngoài đi du lịch vào Việt Nam. Những khách này có thểđến với công ty thông qua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủđộng đến với công ty. Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ Việt Nam đi du lịch sang các nước khác. Những khách này có thể là người Việt Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam. Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước. Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại sân bay… Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách. Thực hiện phục vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau. 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông. 3 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau: Sơđồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông HỘIĐỒNGQUẢNTRỊ Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Thị trƣờng Phòng Điều hành Phó Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Tổ chức HC Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp vụ du lịch và bộ phận bổ trợ. Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ. Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ phận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho nhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty. 4 * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban - Hội đồng quản trị: Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty như chiến lược, chính sách. - Giám đốc : Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó giám đốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người phụ trách Marketing, một người phụ trách điều hành. - Khối các bộ phận tổng hợp: Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: + Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp. Tổng hợp, thanh quyết toán chếđộ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc + Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ theo Bộ luật lao động quy định. Quản lý con dấu, các sổđăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu..., in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày. Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty. Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chếđộ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp. - Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch: 5 + Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủđộng trong việc đưa ra những ýđồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách du lịch Việt Nam. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong nước và trên thế giới. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách. + Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty, nó tiến hành các công việc đểđảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty. Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô...) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Phòng điều hành có các nhiệm vụ sau đây: Làđầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi đến. Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển ..., đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan) 6 Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn, hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy tín và chất lượng. Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chếđó là phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng. 3. Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông. CƠCẤUVỐNCỦACÔNGTY Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Tổng vốn Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh tăng giảm 04/03 So sánh tăng giảm 05/04 Tuyệt đối % Tuyệt đối % 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43 + Vốn lưu động 95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94 + Vốn cốđịnh 80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90 110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33 1. Chia theo tính chất 2. Chia theo sở hữu + Vốn 7 chủsở hữu + Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00 Sau gần 6 năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cốđịnh của công ty ngày một tăng lên. Công ty đã tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một đầy đủ vàđồng bộ hơn. Các phương tiện làm việc tiên tiến, hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế tạo điều kiện rất lớn trong quá trình làm việc của cán bộ nhân viên trong công ty. Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003 là 31,43% (55.000 nghìn đồng). Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43% (70.000 nghìn đồng). Trong đó vốn cốđịnh năm 2004 tăng so với năm 2003 là 44.000 nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng (12,90%) 4. Đặc điểm nguồn nhân lực Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên là 14 người. Đội ngũ này còn rất trẻ, cóđộ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi. Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau: - Một giám đốc công ty . -Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó giám đốc phụ trách marketing. -Một kế toán trưởng . -Bộ phận nghiệp vụ du lịch. +Phòng marketing: Gồm 2 người . +Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó : Phụ trách mảng khách quốc tếđi vào(Inbound):3 người. Phụ trách mảng khách quốc tếđi ra (Outbound):1 người. Phụ trách mảng khách nội địa :1 người. -Bộ phận bổ trợ +Phong kế toán: 2 người (trong đó có một là kế toán trưởng). 8 +Phòng Tổ chức hành chính: 7 người Tất cả nhân viên làm công tác chuyên môn trong công ty đều tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học. Trong bộ phận nghiệp vụ du lịch, bộ phận quan trọng nhất của công ty các nhân viên đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch tại Trường đại học KTQD. Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá. Điều này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch. Đặc biệt khi thị trường mục tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN. Do vậy việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng. Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng sau: TRÌNHĐỘHỌCVẤNVÀTRÌNHĐỘNGOẠINGỮCỦA CÔNGTY Bộ phận Tổng số Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ lượn (%) lượn (%) lượn (%) lượn (%) g g g g Marketing 2 1 50 1 50 1 50 1 50 Điều hành 6 0 0 6 100 1 17 5 83 Kế toán 2 0 0 2 100 0 0 3 100 Tổng số 10 1 9 2 9 ( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ) Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không cóđội ngũ hướng dẫn viên riêng 9 của mình nhưng công ty cóđủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên nghiệp cóđủ năng lực trình độđểđảm bảo hướng dẫn cho các khách du lịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch II. THỰCTRẠNGHOẠTĐỘNGKINHDOANHCỦACÔNGTY 1. Thị trƣờng của Công ty Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là: + Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam + Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam + Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường Hà nội. Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tếđi vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau. Số lượt khách của Công ty trong năm 2005 CƠCẤUKHÁCHCỦACÔNGTY Khách Khách Khách nội Tổng lƣợt Inbound Outbound địa khách 1472 100 483 Tổng số 2055 Từđó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau: Inbound = 1473 .100% = 71% 2055 10 Outbound = 100 .100% = 4,8% 2055 Nội địa 483 .100% = 23,5% 2055 = Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ vụ chủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy mảng Inbound của công ty đã hoạt động khá tốt vàđóng góp một phần rất lớn vào sự phát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong cả năm số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của công ty, số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự chuyển đổi cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận Outbound sang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc. Mảng phục vụ khách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công ty không phải là mảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào làm du lịch nội địa ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ tháng 6 đến tháng 8. Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công ty là 483 lượt chiếm 23,5% tổng lượt khách của toàn công ty. Số ngày khách bình quân Số ngày khách bình quân của công ty từ 2003-2005 tăng liên tục được thể hiện qua bảng sau SỐNGÀYKHÁCHBÌNHQUÂNCỦACÔNGTY Chỉ tiêu Số ngày khách bình quân 2003 2004 2005 3,50 4,25 4,50 (Nguồn : báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Số ngày khách bình quân của công ty tăng chứng tỏ khả năng thu hút, giữ chân khách của công ty là tốt đồng thời điều đó cũng thể hiện khả năng 11 tổchức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất làđối với các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất lượng cao hơn. Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn kéo dài chương trình cộng với khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầu phát sinh của khách hàng. 2. Kết quả kinh doanh Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả. Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều biến động về kinh tế, chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫn làm ăn có lãi đóng góp đáng kể vào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhà nước. Sau đây là bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước của Công ty từ năm 2003-2005. KẾTQUẢKINHDOANHCỦA CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG Đơn vị:1.000 VND Chỉ tiêu Năm Năm Năm 2003 2004 2005 So sánh 04/03 So sánh 05/04 Tuyệt Tuyệt % đối 1.Doanh thu 405.824 640.632 720.831 234.808 57,85 % đối 80.119 12,51 12 2.Chi phí 340.037 545.156 3.Lợi nhuận 65.787 4.Nộp 19.571 ngân 615.294 205.119 60,32 70.138 12,86 95.476 105.537 29.689 45,12 10.061 10,53 23.978 27.236 4.407 22,51 3.258 13,58 sách (Nguồn :Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đãổn định về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhất định trong hoạt đông kinh doanh của mình. Những thành công đó phần nào được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian qua liên tục tăng lên. Quá trình sử dụng vốn của công ty được coi là khá hiệu quả thể hiện ở kết quả kinh doanh trong những năm gần đây. Lợi nhuận và doanh thu của công ty liên tục tăng lên qua các năm. - Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt 640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005 đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%). - Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156 nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86% - Tuy chi phí tăng nhưng mức độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng chi phí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn đồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005 là 105.357 nghìn đồng. Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là 19.571 nghìn, năm 2004 là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động có hiệu quả, kinh doanh phát triển và có tính ổn định. Trong đó phần doanh thu 13 tăng nhanh hơn so với chi phíở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối. Nó thể hiện sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty. Lý do chính là vì sau sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là một trong những điểm đến an toàn trên thế giới. Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang bao trùm lên khắp nơi thì Việt Nam vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn. Chính vì lẽđó mà lượng khách đến Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành du lịch Việt Nam nói chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi và hoạt động hiệu quả. Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba năm vừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông làđón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước. Các chương trình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn (từ 20 – 30 người), thời gian đi du lịch dài. Bên cạnh đó khách du lịch đến với công ty chủ yếu là khách Châu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vị khách đòi hỏi chất lượng cao. Vì thếđểđáp ứng được nhu cầu của thị trường mục tiêu này, trước sự cạnh tranh gay gắt của các công ty du lịch khác, công ty đã vàđang có sựđầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo cũng như tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng của chương trình. Công ty thường xuyên cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn tham gia các hội chợ quốc tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằm tăng cường các môí quan hệ với các bạn hàng. Đồng thời trong nước công ty cũng thường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà ngành tổ chức. Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm quảng cáo như: các tập gấp, bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các chương trình du lịch,… . PHẦN II THỰCTRẠNGCÔNGTÁCVĂNPHÒNG CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG 14 I. SƠLƢỢCVỀPHÒNG TỔCHỨC HÀNHCHÍNH 1. Chức năng và nhiệm vụ a. Chức năng Phòng Tổ chức Hành chính của công ty có hai chức năng: chức năng tham mưu- tổng hợp và chức năng hậu cầu. Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt được những thông tin về nhân sự. Mặt khác phòng Tổ chức Hành chính còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan. Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến công tác xa cho giám đốc. b. Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính - Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày của cơ quan, đông thời đôn đốc theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó. - Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng cơ quan đơn vị. - Biên tập văn bản và xử lý văn bản. - Theo dõi và quản lý fax đi, đến của Công ty - Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và các loại giấy tờ khác. - Quản lý sử dụng các loại con dấu của Công ty theo đúng chếđộ, điều lệ văn thư lưu trữ - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm, quản lý tài sản. - Soạn thảo văn bản - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho Công ty. 15 - Quản lý lịch trình hoạt động của đội xe, bố tríđiều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác - Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở cơ quan được sạch sẽ. - Thực hiện công tác y tếđối với cán bộ nhân viên 2. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính Sơđồ tổ chức phòng Hành chính công ty Mêkông TRƢỞNGPHÒNG PHÓTRƢỎNGPHÒNG Nhân viên Nhân viên văn thư – lưu đánh máy, in trữ sao tài liệu Nhân viên kỹ thuật tổng đài Nhân viên lái xe con Nhân viên bảo vệ + Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chếđộ chính sách, hành chính, y tế, phục vụ. Nhiệm vụ: Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụđược giao. - Tuyển dụng, bố trí vàđiều động cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. - Ký các sao lục giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên. - Tổ chức khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên theo định kỳ. 16 - Đánh giá, nhận xét và thực hiện các chếđộ chính sách có liên quan của cán bộ quản lý theo phân cấp. + Phó phòng Tổ chức Hành chính: - Giúp việc cho trưởng phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của phòng đồng thời phó phòng thay mặt trưởng phòng đi vắng để giải quyết điều hành công việc chung của phòng. Ký những văn bản được giám đốc uỷ quyền. - Quản lý công tác trang trí khách tiết phục vụ trong các hội nghị, hội thảo, lễ tế. - Quản lý việc lập kế hoạch, mua trang thiết bị, phương tiện làm việc của lãnh đạo và có phòng ban trong Công ty. + Nhân viên văn thư - lữu trữ. - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định. - Kiểm tra giấy tờ văn bản chữ ký theo qui định. - Thực hiện nghiêm chỉnh quy định bản mật của công tác văn thư. - Quản lýđóng dấu các văn bản theo đúng quy chế, - Tiếp đón khách đến làm việc hay thăm quan tại phòng lễ tân theo quy định tai Công ty. + Nhân viên đánh máy, sao in văn bản, tài liệu: - Giúp cho trưởng phó phòng về công tác đánh máy, sao in các tài liệu theo quy định. - Bảo quản tốt máy móc, thiết bịđược giao. Thực hiện quá trình bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo đúng quy định. - Thực hiện nghiêm chỉnh quy định bảo mật nội dung văn bản tài liệu. + Nhân viên kỹ thuật tổng đài: - Giúp cho trưởng, phó phòng về công tác kỹ thuật tổng đài, trang trí, thư viện, lữu trữ. - Sửa chữa bảo dưỡng hệ thống điện thoại nội bộ Công ty. + Nhân viên lái xe con: 17 - Lái xe phục vụ cán bộ công nhân viên trong Công ty theo đúng quy định. - Tuân thủ chấp hành sựđiều hành của lãnh đạo phòng. - Quản lý, vệ sinh, bảo dưỡng, sử dụng xăng dầu phụ tùng thay thế cho xe theo quy định. + Nhân viên bảo vệ. - Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm thường trực bảo vệ cơ quan liên tục 24/24 giờ trong ngày, quản lý người cư trú trong cơ quan. - Nhận xe, trông xe, giao trả xe trước, trong và sau giờ làm việc đúng quy định. 3. Trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã chủđộng đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng khá hiện đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có một môi trường làm việc tốt nhất. Trang thiết bị máy móc văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông: Tên thiết bị Vi tính Điện thoại Photos Fax cốđịnh Đơn vị Số lượng Điều Xe ô tô hoà Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 3 10 1 1 3 1 (Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Như vậy, với việc trang bị các phương tiện làm việc như trên là kháđầy đủ vàđồng bộ. Mỗi một người làm việc trong công ty được sủ dụng một máy vi tính, một máy điện thoại cốđịnh. Ngoài ra công ty còn nối mạng nội bộ giữa các máy tính với nhau và nối mạng bên ngoài bằng Internet tạo cho công ty một hệ thống thông tin tương đối hiện đại. Điều này phục vụđắc lực cho việc kinh doanh của công ty tạo ra năng lực cạnh tranh cao so với các công ty lữ hành khác. II. THỰCTRẠNGCÔNGTÁCVĂNPHÒNG 1. Công tác văn thƣ - Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến. 18 Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận văn thư. Văn thư nhận và phân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến cóđúng thủ tục hành chính hay không. Đối với những văn thư mật, thưđích danh, thư cá nhân không được phép bóc bì. Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên trong xem xét kỹở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư. Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình thủ trưởng và các phòng ban chức năng trong Công ty. Công văn đến ngày nào thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất làđến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận được. Tất cả các văn bản đều được vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu quy định như sau: Ngày đến Sốđến Tên cơ Số và Ngày quan ký tháng hiệu của văn bản Tên loại và trích yếu Đơn vị Ký và nhận người nhận Ghi chú (1) (2) (3) (6) (7) (9) (4) (5) (8) - Thủ tục giải quyết văn bản đi. Sau khi soạn thảo văn bản xong, văn thư kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đóđưa lên thủ trưởng để trình ký. Trước khi văn bản chuyển ra bên ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản. Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi. Mẫu sổđăng ký văn bản đi: Ngày tháng Số và ký Tên loại và Người ký của văn bản hiệu trích yếu Nơi nhận Số lượng Ghi bản chú (1) (5) (6) (2) (3) (4) (7) 19 - Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Trước khi đóng dấu lên văn bản thì nhân viên văn thư kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu. 2. Công tác lƣu trữ Tất cả những văn bản đã qua xử lý, văn bản đến và bản lưu của văn bản đi (bản chính), những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ là nhằm để khai thác, xử lý thông tin. Hồ sơđược lưu trữ tại được vào sổ theo mẫu: STT (1) Số và ký Ngày, Trích hiệu tháng yếu (2) (3) (4) Tác giả Tờ số Ghi chú (5) (6) (7) 3. Công tác hậu cần - Văn phòng đã chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác một cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: về thời gian công tác, danh sách người đến bằng công văn, điện thoại, fax giúp cho Công ty vàđối tác có thể chủđộng trong công việc. - Mua sắm trang thiết bị. Văn phòng của Công ty đảm bảo việc mua sắm các trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế... phục vụ cho hoạt động của công ty. Ngoài ra hàng năm phòng Hành chính cũng tổ chức các cuộc đi tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán bộ nhân viên. 4. Công tác xử lý thông tin Hàng ngày tại Công ty Mêkông có rất nhiều thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng 20