Tài liệu Thuc trang cong tac quan ly cua cong ty

 Chuyên ngành kế toán tổng hợp Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Đối với chủ doanh nghiệp và các nhà quản trị doanh nghiệp mối quan tâm hàng đầu của họ là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà quản trị doanh nghiệp còn rất quan tâm đến các vấn đề khác như giải quyết công ăn việc làm, nâng cao chất lượng sản phẩm, đóng góp phúc lợi xã hội, bảo vệ môi trường…Điều đó chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi. Nhận thức được điều đó để thấy được rằng công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy quản lý doanh nghiệp vì các báo cáo kế toán dù là kế toán tài chính hay quản trị đều đưa ra các thông tin quan trọng, phản ánh được toàn cảnh bức tranh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính từ thực tế đó, trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em đã đi sâu nghiên cứu về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần in Thái Nguyên nhằm tiếp thu được những kiến thức thực tế cho bản thân. Đồng thời, đưa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong công ty. Báo cáo thực tập được chia làm 3 phần: - Khái quát chung về Công ty Cổ phần in Thái Nguyên - Thực trạng công tác kế toán của Công ty Cổ phần in Thái Nguyên - Nhận xét và kết luận Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phạm Thanh Nga 1 K3KTTHA  Chuyên ngành kế toán tổng hợp Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN THÁI NGUYÊN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần in Thái Nguyên. 1.1.1 Tên và địa chỉ của công ty Tên giao dịch: Công ty cổ phần in Thái Nguyên Tên tiếng anh: Thai Nguyen Printingjoint Stock Company. Tên viết tắt : ITN Địa chỉ : Số 8 - Tổ 23 Phường Quang Trung, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. Cụ thể : Nằm trên địa bàn phường Quang Trung thành phố Thái Nguyên. Phía đông công ty giáp đường Lương Ngọc Quyến (chợ Đồng Quang), phía tây giáp với ga xe lửa thành phố Thái Nguyên, phía nam giáp với trường Đại học Y khoa Thái nguyên, phía bắc giáp Bến xe khách Thái Nguyên. Điên thoại: 02803 855823 02803 855590 02803 753624 Fax : 0280 650693 Email: [email protected] Website: WWW. inThaiNguyen.com.vn 1.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp Công ty cổ phần in Thái Nguyên là doanh nghiệp được hình thành dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nước là Công ty in Thái Nguyên thành Công ty cổ phần và tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp. Trước cách mạng tháng tám năm 1945 tỉnh Bắc Thái nay là tỉnh Thái Nguyên không có một cơ sở in nào thuộc chính quyền Pháp cũng như của tư nhân. Phạm Thanh Nga 2 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp Từ năm 1945 – 1960 có bốn cơ sở in được thành lập ở Bắc Thái, mỗi cơ sở in chỉ có một máy in hai tay đến 4 tay có từ 5 đến 30 hộp chữ các loại cùng một số đồ nghề như máy xén quay tay, máy khâu…. Trong suốt thời gian này mọi tài liệu của tỉnh Bắc Thái đều được in ở bốn cơ sở in trên, cho đến năm 1961 Quốc doanh in Thái Nguyên được thành lập và được trực thuộc Ty tuyên truyền. Đến ngày 18/10/1977, Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Thái Nguyên quyết định giao cho Quốc doanh in Bắc Thái tiếp nhận toàn bộ toàn bộ số công nhân của xí nghiệp in tự trị Việt Bắc với tổng số cán bộ công nhân viên lên tới 253 người, máy in các loại có tổng số 20 chiếc và đạt được 250 triệu đến 350 triệu trang in thành phẩm (13 x 19 cm) trong một kỳ ( 1 năm). Ngày 02/03/1993, Xí nghiệp in Bắc Thái được thành lập và trực thuộc sở văn hoá thông tin, trụ sở đặt tại số 8 - tổ 23 phường Quang Trung, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. Ngày 04/03/2003 Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Thái Nguyên đã quyết định đổi tên Xí nghiệp in Bắc Thái thành Công ty in Thái Nguyên. Ngày 30/09/2005 Công ty Cổ phần in Thái Nguyên được chuyển đổi từ loại hình doanh nghiệp công ty in Thái Nguyên theo quyết định cổ phần hoá số 2063/QĐ-UBND Ngày 30/09/2005 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp ngày 26/12/2005. Từ ngày 01/01/2006 công ty cổ phần in bắt đầu hoạt động theo loại hình doanh nghiệp là công ty cổ phần với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là - In sách báo vật tư, tạp chí, tài liệu - Chế bản, gia công - Kinh doanh vật tư thiết bị ngành in. Phạm Thanh Nga 3 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 1.2 Chức năng và hoạt động của Công ty. * Chức năng và hoạt động của Công ty Công ty cổ phần in Thái Nguyên được thực hiện theo chế độ hạch toán độc lập của tỉnh Thái Nguyên với phương thức hạch toán: Cân đối thu chi đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi và hoạt động theo luật doanh nghiệp cùng với điều lệ của công ty. Là doanh nghiệp nhiều năm kinh nghiệm trong ngành in, với đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, nhà xưởng khang trang, thiết bị hiện đại, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. * Vai trò : Sự tồn tại và phát triển của Công ty đã có những vai trò chủ yếu sau : - Tạo công ăn việc làm cho người lao động - Sản phẩm của công ty tạo ra đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là trong tỉnh bởi công ty nằm tại trung tâm Thành phố Thái Nguyên, nơi có nhiều trường đại học, cao đẳng… cơ quan hành chính của tỉnh do vậy lượng sách, báo cần in ấn rất nhiều. - Là nguồn thu cho ngân sách nhà nước thông qua các khoản thuế góp phần xây dựng đất nước ngày càng phát triển hơn. 1.3 Công nghệ sản xuất một số mặt hàng chủ yếu. Là một công ty cổ phần hoạt động theo cơ chế thị trường với điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay thì để những sản phẩm của công ty được thị trường chấp nhận và có đủ khả năng cạnh tranh với những đối thủ thì việc lựa chọn một quy trình công nghệ phù hợp để phát huy hiệu quả của đồng vốn là một việc vô cùng quan trọng và có ý nghĩa quyết định. Bên cạnh việc sử dụng những trang thiết bị có sẵn, những năm qua công ty luôn chú trọng đầu tư nâng cấp mở rộng dây chuyền sản xuất, nâng cao công nghệ sản xuất sản phẩm. Phạm Thanh Nga 4 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp Quy trình công nghệ in tại công ty cổ phần in Thái Nguyên được thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1: Quy trình công nghệ in tại Công ty cổ phần in Thái Nguyên. Ấn phẩm cần in Phân xưởng chế bản ( tổ bình bản) Chế bản ảnh, chữ Bình bản chụp bản ( sản phẩm là các bản in bằng kẽm) Phân xưởng in chuẩn bị lấy tay bê lấy tay bê cân bằng mực, dung dịch làm ẩm duyệt in in số lượng ( sản phẩm là các ấn phẩm in hàng loạt chưa cắt, xén, đóng cuốn) Phân xưởng sách Dỗ Cắt Soạn Khâu Vào bìa Ấn phẩm hoàn chỉnh (Nguồn : Phòng kỹ thuật - điều độ) Phạm Thanh Nga 5 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 1.4 Hình thức tổ chức sản xuất tại công ty cổ phần in Thái Nguyên. Công ty cổ phần in Thái Nguyên là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hình thức tổ chức sản xuất của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2: Sơ đồ hình thức tổ chức sản xuất tại công ty cổ phần in Thái Nguyên. Khách hàng Thành phẩm ( sau khi in xong, nhập kho) Bộ phận quản lý tổng hợp. Ban giám đốc, phòng kế hoạch thị trường,… Ba phân xưởng Phân xưởng sách Phân xưởng in Phân xưởng chế bản (Tổ bình bản) (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Khách hàng đến đặt hàng với công ty tại phòng kế hoạch sản xuất. Tại đây căn cứ vào từng đơn đặt hàng phòng kế hoạch sản xuất sẽ tính giá cho từng đơn đặt hàng đó, nếu khách hàng đồng ý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đó với đầy đủ các điều khoản cần thiết. Căn cứ vào thời gian quy định trên hợp đồng mà tại phòng này sẽ có kế hoạch sản xuất phù hợp. Khi thấy cần thiết phải tiến hành sản xuất cho đơn đặt hàng nào, phòng sản xuất sẽ viết lệnh sản xuất trên đó đã ghi rõ yêu cầu kỹ thuật và ngày tháng các phân xưởng nhận lệnh, giao hàng cho các bước tiếp theo. Qua ba phân xưởng sẽ được các sản phẩm như hợp đồng đã ký kết. Công ty sẽ tiến hành giao sản phẩm cho khách hàng như đã thoả thuận và kết thúc một chu trình sản xuất. Phạm Thanh Nga 6 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 1.5 Đặc điểm lao động của công ty Lao động là nguồn nhân lực rất quan trọng và có tính chất quyết định đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và sự thành bại trong chiến lược phát triển công ty. Trong thời gian từ khi thành lập và đi vào hoạt động đến nay, Công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ công nhân viên đủ về số lượng và chất lượng đảm bảo cho hoạt động sản xuất, song trong thời gian tới sẽ có bổ sung khi quy mô sản xuất kinh doanh của công ty được mở rộng. Cụ thể tình hình lao động của công ty cổ phần in Thái Nguyên được thể hiện trong bảng sau: BIỂU SỐ 1: Cơ cấu lao động của công ty cổ phần in Thái Nguyên năm 2008-2009. Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Tổng lao động 92 101 - Lao động gián tiếp 24 28 + Giám đốc 1 1 + Phó giám đốc 2 2 + Phòng tổ chức hành chính 5 7 + Phòng kế toán tài vụ 4 4 + Phòng kinh doanh dịch vụ 3 5 + Phòng kế hoạch sản xuất 4 4 + Phòng kỹ thuật điều độ 5 5 - Lao động trực tiếp 68 73 + Tổ vi tính bình bản 5 7 + Phân xưởng máy in 20 19 + Phân xưởng sách 43 47 Giới tính - Nam 37 42 - Nữ 55 59 1.450.000 1.650.000 Lương bình quân (đồng/người) Phạm Thanh Nga 7 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 1.6 Cơ cấu quản lý bộ máy của công ty. Công ty cổ phần in Thái Nguyên đang áp dụng cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ tư vấn và tham mưu cho lãnh đạo, những quyết định cuối cùng luôn do người lãnh đạo đưa ra. Với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nhưng nhà máy vẫn đảm bảo sự giám sát và quản lý chặt chẽ từ Ban lãnh đạo xuống các phòng ban, phân xưởng sản xuất cũng như các bộ phận sản xuất nhằm hoàn thiện tốt nhiệm vụ sản xuất của đơn vị, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và xã hội đem lại hiệu quả kinh tế, gớp phần cải thiện và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Tổ chức bộ máy quản lý là một điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đã hạn chế tình trạng chồng chéo công việc hay sự trốn tránh trách nhiệm, do có sự phân công nhiêm vụ rõ ràng, cụ thể với mỗi phòng ban, phân xưởng, đồng thời thúc đẩy lòng nhiệt tình, sự sáng tạo trong công việc. - Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty. - Hội đông quản trị: Có 3 người, là cơ quant hay mặt Đại hội đồng cổ đông quản trị công ty giữa hai nhiệm kỳ của đại hội. - Ban giám đốc : Gồm có 01 giám đốc điều hành và 01 phó giám đốc. - Ban kiểm soát : Gồm có 03 người. - Công ty có 05 phòng chức năng giúp việc điều hành và quản trị doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần in Thái Nguyên được thể hiện qua sơ đồ sau: Phạm Thanh Nga 8 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp SƠ ĐỒ 3: Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần in Thái Nguyên. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch tài vụ Tổ vi tính bình bản Ban kiểm soát Phòng kinh doanh, dịch vụ Phòng kế hoạch sản xuất Phân xưởng máy in Phòng kỹ thuật điều độ Phân xưởng sách (Nguồn: Phòng tổ chức - Hành chính) Phạm Thanh Nga 9 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp * Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành và theo điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ đông thông qua chủ trương chính sách dài hạn trong việc phát triển của Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. * Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc đại hội đồng cổ đông quyết định. Hội đồng quản trị định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. * Ban kiểm soát Ban kiểm soát là cơ quan thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông bầu. * Ban giám đốc Giám đốc là người triển khai các chủ trương, chính sách của công ty do Hội đồng quản trị quyết định, trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông về các quyết định của mình. Phó Giám đốc là người hỗ trợ cho Giám đốc trong hoạt động điều hành công ty. Phạm Thanh Nga 10 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp *Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức lao động hành chính giúp Ban giám đốc chỉ đạo việc tổ chức hướng dẫn thực hiện các công việc như : Tổ chức quản lý lao động và tiền lương, quản lý hành chính… Tổ chức nghiên cứu đề xuất công tác tổ chức quản lý hợp lý phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh theo cơ chế mới, nhằm đảm bảo hợp lý cho công tác quản lý, đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, còn tổ chức thực hiện việc kiểm tra các chế độ chính sách tiền lương cho cán bộ công nhân viên và người lao động trong Công ty, đồng thời cũng thực hiện công tác văn phòng hành chính của Công ty, soạn thảo văn bản. Giúp hội đồng quản trị và Ban giám đốc của Công ty. *Phòng kế toán- tài vụ: Phòng kế toán tài vụ giúp Ban giám đốc quản lý công tác kế toán, thống kê tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ giúp Ban giám đốc quản lý công tác kế toán thống kê tài chính của Công ty. Phòng có nhiệm vụ tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty một cách hợp lý, khoa học đồng thời kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính của Công ty tổ chức thực hiện các nội dung, phương pháp hạch toán kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, kế toán thống kê tài chính thu nhập, xử ký, phân tích thông tin, số liệu từng kỳ về các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật sản xuấtkinh doanh của Công ty. Tổ chức hạch toán, quyết toán tài chính theo dõi các khoản nợ, thu nộp đối với đơn vị trong và ngoài công ty chức năng, tham mưu cho giám đốc Công ty về công tác tổ chức triển khai thực hiện tiến hành kiểm tra, kiểm soát toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo quy định của Bộ tài chính. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, sổ sách kế toán hàng ngày. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định về tình hình vốn hiện có của công ty và sự biến động của các loại tài sản. Phạm Thanh Nga 11 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp *Phòng kỹ thuật điều độ Có nhiệm vụ thiết kế tiêu chuẩn cho một đơn vị sản phẩm, giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng, điều phối hoạt động của phân xưởng đảm bảo cho quá trình sản xuất được dièn ra cân đối, đồng bộ, và hiệu quả. Đồng thời phòng kỹ thuật điều độ sản xuất còn chỉ đạo điều hành sản xuất, giám sát kỹ thuật và công nghệ in. *Phòng kế hoạch sản xuất Tham gia xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất, tài chính xuất nhập nguyên, vặt liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng hoá của Công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty căn cứ vào khả năng, nhu cầu thị trường, khai thác nguồn hàng để tham gia đấu thầu in và nhận thầu. *Các phân xưởng sản xuất. Là bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm theo lệnh của theo lệnh của cấp trên. Phạm Thanh Nga 12 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN IN THÁI NGUYÊN. 2.1 Khái quát chung về công tác kế toán của công ty 2.1.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán công ty là nơi cung cấp thông tin rất cụ thể, chính xác các thông tin về tình hình tài sản của công ty theo định kỳ báo cáo kế toán của nhà nước. Để đáp ứng cho sự phát triển của công ty và để cung cấp các thông tin cho nhà quản lý một cách kịp thời, chính xác phòng kế toán công ty có sự phân công nhiệm vụ, chức năng của các phần hành kế toán để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý. Sự phân công đó được biểu hiện qua sơ đồ sau. SƠ ĐỒ 4: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán công ty cổ phần in Thái Nguyên KẾ TOÁN TRƯỞNG ( KẾ TOÁN TỔNG HỢP) Nguyễn Thị Oanh Kế toán thanh toán Trần Ngọc ánh Kế toán vật tư (Thủ quỹ) Kế toán tiền lương Nguyễn Thị Hằng Phạm Thị Huệ Thủ kho Nguyễn Thị Huyền (Nguồn: Phòng kế toán- Tài vụ) *Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Làm công việc tổng hợp và lập báo cáo tài chính, có nhiệm vụ quan sát, xem xét công việc cụ thể của từng kế toán viên trong phòng và tổng hợp số liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu, báo cáo tài chính gửi lên cấp trên. Theo dõi Phạm Thanh Nga 13 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp các chế độ kế toán mới ban hành để triển khai thực hiện. Tham gia nghiên cứu cải tiến, tổ chức sản xuất, xây dựng các phương án sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn. * Kế toán vật tư ( Kiêm thủ quỹ ) Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ số lượng và chất lượng vật tư, vật liệu nhập xuất kho, vào sổ đối chiếu theo kho, phát hiện ra điều bất thường phải báo ngay với kế toán trưởng kịp thời. Xem xét tính hợp lệ của các chứng từ gốc khi thực hiện việc thu chi tiền, theo dõi tiền tại quỹ, đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán thanh toán. * Kế toán thanh toán Theo dõi các khoản thanh toán có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kiểm tra, lập chứng từ thanh toán cho các chế độ theo đúng quy định của nhà nước, quy định của công ty trước khi nộp cho kế toán trưởng và lãnh đạo cấp trên duyệt. Theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu, … trong công ty. * Kế toán tiền lương Có nhiệm vụ kiểm tra quỹ lương các chế độ chính sách về tiền lương. Hàng tháng tính tiền lương cho cho công nhân viên trong công ty, các chế độ BHYT, BHXH và các khoản trợ cấp, phụ cấp phải trả cho người lao động, lập danh sách nộp BHXH số tăng, giảm trong kỳ, quyết toán với cơ quan BHXH. *Thủ kho Theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá. Xem xét tính hợp lệ của các chứng từ gốc khi thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá, vật tư. Các thành viên của bộ máy kế toán tuy có nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận lại có sự kết hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Phạm Thanh Nga 14 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 2.1.2. Mô hình tổ chức công tác kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty cổ phần in Thái Nguyên. 2.1.2.1.Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty Tổ chức công tác kế toán tại Công ty được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Ở các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng. Thực hiện theo đúng quyết đinh số 15/2006QĐ – BTC. Các chứng từ kế toán áp dụng đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước được lập theo mẫu in sẵn của bộ tài chính ban hành hoặc Công ty xây dựng có tính đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty. Một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. - Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Xác định trị giá NVL, CCDC, thành phẩm xuất kho theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng. - Kỳ kế toán: Tháng, quý, năm. - Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 của năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán là: VNĐ 2.1.2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần In Thái Nguyên. - Xuất phát từ điều kiện thực tế khách quan, đáp ứng được nhu cầu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty với các nhà quản lý. Công ty cổ phần in Thái Nguyên đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán “KẾ TOÁN MÁY” cụ thể là phần mềm kế toán máy 3C, - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi Phạm Thanh Nga 15 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp tính. Phần mềm kế toán của công ty được thiết kế theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Mẫu sổ của phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ này sẽ không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Đặc trưng cơ bản của hình thức “Chứng từ ghi sổ” đó là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào các chứng từ ghi sổ, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Tuy nhiên, tại công ty cổ phần in Thái Nguyên thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được ghi vào chứng từ ghi sổ mà khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo các chứng từ gốc thì kế toán cập nhật vào phần mềm kế toán, từ đó phần mềm sẽ tự động xuất ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết mà chúng ta cần. - Trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào kế toán thực hiện thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Vịêc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ, người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa số liệu kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Phạm Thanh Nga 16 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp Cuối tháng, cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. - Hệ thống sổ sách bao gồm: + Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái các tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt; sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; thẻ kho (sổ kho); sổ tài sản cố định; sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)…… Phạm Thanh Nga 17 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp 2.2 Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1 Đặc điểm vật tư và tình hình công tác quản lý vật tư tại công ty 2.2.1.1Đặc điểm vật tư Công ty cổ phần in Thái Nguyên, là một công ty có quy mô lớn và đang được đầu tư mở rộng sản xuất. Do đặc thù là sản xuất nhiều loại sản phẩm theo đơn đặt hàng trong cùng một thời điểm nên tại công ty phải sử dụng rất nhiều loại nguyên liệu, phụ liệu và phải được cung cấp một cách thường xuyên. - Với đặc thù của ngành in thì thì chi phí NVL trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thàng sản phẩm (60 đến 75%). Mặt khác, các loại NVL lại rất đa dạng với các thông số kỹ thuật cũng như các yêu cầu quản lý khác nhau. - Với mỗi mã hàng yêu cầu một danh mục các loại nguyên liệu, phụ liệu rất nhỏ, lẻ, nhiều: Các loại giấy, mực, bản kẽm, cồn, kim, chỉ, bìa , băng dính bình bản, ….… - Phân loại vật tư của Công ty Công ty cổ phần in Thái Nguyên có quy mô sản xuất lớn, nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu là rất nhiều với khối lượng lớn, với sự đa dạng về chủng loại, quy cách và tính chất. Do đó muốn quản lý vật tư một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật tư được thuận tiện, chi tiết tới từng loại vật tư phục vụ cho nhu cầu quản trị cần thiết phải phân loại vật tư. Đặc trưng để phân loại NVL là theo công dụng và yêu cầu quản lý NVL trong sản xuất. Vì thế NVL trong Công ty được phân loại thành: + NVL chính: là những nguyên vật liệu tham gia trực tiếp và quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: Giấy in, mực in, bản kẽm. Cụ thể: Mực in gồm có: ++ Mực đen Trung Quốc Phạm Thanh Nga 18 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp ++ Mực xanh Trung Quốc ++ Mực nhũ bạc ++ Mực phản quang ++ Mực đỏ ++ Mực đỏ sen ++ Mực trắng đục….. Giấy in gồm có nhiều loại như: ++ Giấy bãi bằng khổ 32.2x56/84-58 ++ Giấy bãi bằng khổ 42x52/84-58 ++ Giấy bãi bằng khổ 45x60/84-58 ++ Giấy bãi bằng khổ 48x65/90-65( giấy nhăn) ++ Giấy bãi bằng khổ 49x66/84-70 ( hụt khổ)…. Các bản kẽm gồm có các loại bản kẽm sau: ++Khổ 60.5x74 ++Khổ 51.5x40 ++ Khổ 50x60 ++Khổ 40.5x36.8 ++ Khổ 80x103….. + NVL phụ: Là những loại vật liệu không không trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm, có tác dụng hỗ trợ vật liệu chính để tạo thành sản phẩm như: Chỉ khâu, cồn, nẹp lịch,cao su, keo, nilông….. + Nhiên liệu: Là các loại vật liệu dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc, thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất như: Dầu hoả, mỡ bôi trơn,... + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ như: bóng đèn, vòng bi, dây đai, dây đai răng cưa, lò so, bi đũa, con lăn, trục máy gấp,… Phạm Thanh Nga 19 K3KTTHA Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Chuyên ngành kế toán tổng hợp + Phế liệu: Là những loại vật liệu thừa không dùng được nữa sau quá trình sử dụng như: Giấy thải,… + Nguyên vật liệu khác: bao bì - Nguồn cung cấp: Công ty nhập của nhiều nhà cung cấp ở nhiều tỉnh thành như: Công ty cổ phần giấy Việt Trì, Công ty xuất nhập khẩu Nam Kỳ, Công ty giấy An Thành, Công ty cổ phần giấy Tân Mai,.. - Công ty hạch toán doanh thu và phân bổ các loại chi phí theo từng mã hàng nên yêu cầu kế toán phải theo dõi cho từng mã hàng riêng biệt. - Số tồn kho nguyên liệu, phụ liệu thường không đáng kể vì các đơn đặt hàng liên tục thay đổi. Các loại nguyên liệu thường chỉ được sử dụng cho một mã hàng, một đơn đặt hàng cụ thể. 2.2.1.2 Tình hình công tác quản lý vật tư tại doanh nghiệp a. Công tác quản lý nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của mọi quá trình sản xuất, đòi hỏi Nhà máy phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, lưu trữ và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, hạ giá thành, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện: + Khâu thu mua: Hầu hết NVL của Công ty được thu mua từ những nơi có uy tín trên trị trường, có sự đảm bảo về chất lượng của các doanh nghiệp khác cùng mua, đồng thời doanh nghiệp cũng có một chế độ quản lý, kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, chất lượng nhằm giảm chi phí đến mức thấp nhất. + Khâu bảo quản: Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NVL về các kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng hay hư hỏng. Hàng tháng các đơn vị báo cáo việc sử dụng vật tư với Công ty thông qua phòng sản xuất. + Khâu dự trữ: Căn cứ vào quá trình sản xuất của quý trước, mức hao hụt thực tế, doanh nghiệp xây dựng các bảng định mức NVL hợp lý cho từng Phạm Thanh Nga 20 K3KTTHA