Tài liệu Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần thanh hương

PHẦN 1 - MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời các yếu tố cơ bản: Lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động mà yếu tố quyết định, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội đầu tiên phải kể đến là lao động. Để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục, trước hết cần phải tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được trả bằng thù lao. Tiền lương chính là phần thù lao bằng tiền mặt và hiện vật mà doanh nghiệp trả cho người lao động và là một khoản chi phí sản xuất của doanh nghiệp, nó là một trong những yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp tạo ra. Có thể nói, tiền lương và các khoản trích theo lương là mối quan tâm lớn từ người lao động và cả các nhà quản lý doanh nghiệp. Đối với người lao động, tiền lương là công cụ đánh giá hiệu quả làm việc của mình, từ đó tạo động lực thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Và nhà quản lý, thông qua công tác tiền lương để đánh giá chính sách của doanh nghiệp đã hiệu quả chưa, đã khích lệ tinh thần tích cực của người lao động và nâng cao năng suất hay chưa. Đặc biệt với chính sách tiền lương đó, doanh nghiệp đã tiết kiệm được bao nhiêu chi phí, đã hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch như thế nào. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hình thành là để giải quyết những mối quan tâm đó của doanh nghiệp cũng như người lao động. Công ty cổ phần Thanh Hương là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua, công ty đã có những đóng góp quan trọng cho việc phát triển kinh tế trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Để đạt được những thành công đó, một phần nhờ vào đội ngũ lao động dồi dào, trẻ trung và rất năng động vậy nên công tác tiền lương và các khoản trích theo lương rất được chú trọng... Nhận thấy tầm quan trọng đó, vận dụng những kiến thức đã được học kết hợp với nghiêm cứu tài liệu thu thập được từ Công ty cổ phần Thanh Hương em lựa chọn đề tài: “ Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thanh Hương” làm chuyên đề khóa luận tốt nghiệp của mình. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa cơ sở lý luận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tìm hiểu thực trạng công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Thanh Hương. - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thanh Hương. 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Công ty cổ phần Thanh Hương - Thời gian: + Thời gian số liệu: giai đoạn 2014-2016 và Tháng 2/2017 + Thời gian thực hiện: từ ngày 06/02 đến ngày 17/03/2017 4. Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp thu thập - Số liệu sử dụng trong đề tài được thu thập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Thanh Hương gồm 2 nguồn số liệu sơ cấp và thứ cấp, giúp cho việc tìm hiểu thông tin ban đầu về doanh nghệp và sử dụng để tiến hành phân tích. 4.2 Phương pháp phân tích - Đề tài sử dụng các phương pháp thống kê mô tả, so sánh biến động và tổng hợp để phân tích thực trạng, tình hình biến động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp suy luận để đề xuất các giải pháp. 4.3 Các phương pháp kế toán - Phương pháp hạch toán kế toán để xây dựng các hạch toán đúng với nguyên tắc kế toán đặt ra. - Sử dụng các sơ đồ hạch toán kế toán, chứng từ và sổ sách kế toán vận dụng vào bài nghiên cứu để hiểu rõ hơn bản chất của các hình thức kế toán cũng như áp dụng hạch toán trong bài làm. 2 4.4 Phương pháp điều tra trực tiếp - Là phương pháp phỏng vấn trực tiếp nhân viên kế toán tìm hiểu về kế toán tiền lương của công ty và các vấn đề liên quan đến tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua; tham khảo ý kiến trong quá trình thực tập và viết báo cáo. 5. Kết cấu chuyên đề Kết cấu chuyên đề gồm có: Phần I: MỞ ĐẦU Phần II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thanh Hương Chương 3: Những vấn đề đặt ra từ thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty cổ phần Thanh Hương Phần III: KẾT LUẬN 3 PHẦN 2 – NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy tiền lương thực chất là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động, vừa tiết kiệm chi phí về lao động, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.2.1 Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động. Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm bảo ngày công và kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say lao động. 1.1.2.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Hoạt động sản 4 xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng hiệu quả thì tiền lương của lao động sẽ càng gia tăng. Tuy nhiên, mức tăng của tiền lương về nguyên tắc không được vượt mức tăng về năng suất lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp, BHXH, Tiền thưởng… Đối với doanh nghiệp thì chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động và tính đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản liên quan kịp thời sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động từ đó nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Lao động có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên hạch toán lao động, tiền lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý tại doanh nghiệp. Hạch toán tốt lao động giúp cho công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp đi vào nề nếp. có kỷ luật, đồng thời tạo cơ sở để trả lương, thưởng tưởng xứng với đóng góp của người lao động. Hạch toán tốt lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính toán đúng đắn các khoản trợ cấp BHXH cho người lao động trong trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản… Tổ chức hạch toán lao động, tiền lương còn giúp cho việc quản lý quỹ lương được chặt chẽ, đảm bảo việc trả lương, thưởng đúng với chính sách của Nhà nước và của doanh nghiệp; đồng thời làm căn cứ để tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí kinh doanh được hợp lý. 1.1.3. Các chế độ tiền lương Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình đọc quản ý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. 1.1.3.1. Tiền lương theo thời gian Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán… Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lương theo thời gian có thể chia ra: 5 - Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cở sở hợp đồng lao động. Cách tính lương: Trên cơ sở bảng chấm công của các phòng ban và cán bộ quản lý tại các hạng mục công trình, cán bộ phòng tổ chức tiền lương tính ra tiền lương tháng cho từng người lao động theo công thức: Lương thời gian = Hệ số lương ×1.210.000 × Số ngày làm việc + PCCV + PCTN 26 ngày - Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng. - Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc Cách tính lương: Trên cơ sở bảng chấm công của các phòng ban và cán bộ quản lý tại các hạng mục công trình, cán bộ phòng tổ chức tiền lương tính ra tiền lương tháng cho từng người lao động theo công thức: Lương ngày = Lương cấp bậc / 30 ngày - Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả tiền lương theo thời gian có thể được kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. 1.1.3.2 Tiền lương trả theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như sau: - Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo khối lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. Đây là hình thức được doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính tiền lương phải trả cho người lao động trực tiếp. Công thức: Lương sản phẩm trực tiếp = Sản lượng sản phẩm * Đơn giá sản phẩm - Hình thức tiền lương trả theo sản phẩm gián tiếp: Thường được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị… 6 Công thức: Lương sản phẩm gián tiếp = Sản lượng sản phẩm * Đơn giá sản phẩm - Hình thức tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Theo hình thức này, ngoài tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp, người lao động còn được hưởng trong sản xuất như thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Ngược lại, nếu làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư thì trừ vào thu nhập. - Hình thức khoán khối lượng hoặc khoán từng việc: Áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, hàng hóa… Công thức: Tiền lương = Mức lương khoán * Tỷ lệ % hoàn thành công việc - Hình thức khoán quỹ lương: là dạng đặc biệt của tiền lương sản phẩm được sử dụng để trả lương cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Công thức: Tiền lương = Đơn giá khoán * Sản lượng sản phẩm 1.1.4 Các khoản trích theo lương 1.1.4.1 Bảo hiểm xã hội Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như đau ốm, mất khả năng lao động, thai sản, hưu trí, tai nạn lao động, tử tuất. Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH hình thành từ hai nguồn: - Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) hàng tháng có trách nhiệm đóng 18% so với tổng quỹ lương của người tham gia BHXH trong đơn vị. Phần đóng góp này tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. - Người lao động bằng 8% từ thu nhập của mình để chi các chế độ hưu trí, tử tuất. Tổng quỹ lương tháng làm căn cứ đóng BHXH gồm tiền lương theo ngạch bậc, chức vụ, hợp đồng và các khoản phụ cấp khu vực, chức vụ, thâm niên, hệ số chênh lệch bảo lưu ( nếu có ). Toàn bộ số tiền BHXH trích được nộp lên cho cơ quan BHXH tỉnh, huyện. Các doanh nghiệp có trách nhiệm nộp BHXH cho cơ quan BHXH theo quy định. Trường hợp các doanh nghiệp nộp chậm BHXH thì số tiền nộp chậm sẽ phải nộp phạt theo lãi suất tiền gửi ngắn hạn của ngân hàng vào thời điểm truy nộp. Để đảm bảo việc chi trả trợ cấp BHXH kịp thời cho người lao động làm việc tai doanh nghiệp, chế độ hiện hành quy định các doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trợ cấp BHXH trong trường hợp nghỉ việc do ốm đau và thai sản. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch chi BHXH để nhận kinh phí do cơ quan BHXH cấp hàng tháng. Cuối mỗi 7 tháng, doanh nghiệp và cơ quan BHXH sẽ tiến hành thanh toán với số tiền chi trả thực tế trợ cấp trong tháng. Nếu số thực chi lớn hơn chi phí được cấp, doanh nghiệp sẽ được cấp bù. Trường hợp thực chi nhỏ hơn số kinh phí được cấp, phần kinh phí chưa sử dụng sẽ chuyển cho phần cấp kinh phí tháng sau. Việc chi trợ cấp chỉ áp dụng cho người lao động có tham gia đóng quỹ BHXH và mức chi sẽ tùy thuộc vào tiền lương dùng để đóng góp quỹ trước khi nghỉ hưởng trợ cấp, thời gian đã tham gia quỹ, số ngày nghỉ thực tế được hưởng và phần trăm trợ cấp theo luật định. 1.1.4.2 Bảo hiểm y tế Quỹ BHYT là quỹ dùng để kéo dài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Việc hình thành quỹ BHXH cũng góp phần giảm gánh nặng các khoản chi khám chữa bệnh cho những ai tham gia đóng quỹ. Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 4.5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1.5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới y tế khi khám bệnh và chữa bệnh. Vì vậy, doanh nghiệp phải có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền BHYT trích lập cho cơ quan BHYT để đóng BHYT cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp mình. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế 1.1.4.3 Kinh phí công đoàn KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Quỹ KPCĐ ở nước ta được hình thành do người ta sử dụng lao động đóng góp với mức trích là 2% trên tổng tiền lương thực trả mức trích tính vào chi phí của doanh nghiệp. Khoản trích KPCĐ này được xem là chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành, quỹ KPCĐ được để lại doanh nghiệp 50% để chi cho hoạt động công đoàn cơ sở, và 50% nộp lên tổ chức công đoàn cấp trên. KPCĐ là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ 8 quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của công đoàn tại doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Quản lý tốt việc trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tính phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh vào giá thành sản phẩm được chính xác 1.1.4.4 Bảo hiểm thất nghiệp Theo luật Bảo hiểm xã hội, BHTN bắt buộc áp dụng đối với đối tượng lao động và người sử dụng lao động như sau: - Người lao động: tham gia BHTN là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ mười hai tháng đến ba mươi sáu tháng với người sử dụng lao động. Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN - Người sử dụng lao động: tham gia BHTN bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác,… Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN cho những người lao động tham gia BHTN. - Hằng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của người lao động tham gia BHTN và mỗi năm chuyển một lần. - Mức hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng của người lao động tối đa không quá 05 lần mức lương cơ sở đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định hoặc không quá 05 lần mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Bộ luật Lao động đối với người lao động đống bảo hiểm thất nghiệp theo chế dộ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định. 9 Bảng 1.1: Các khoản trích phải nộp theo lương năm 2017 Tỷ lệ trích nộp các khoản Bảo Hiểm năm 2017 Loại Bảo Hiểm tham gia Doanh nghiệp (%) Người lao động (%) Cộng Bảo Hiểm Xã Hội 18 8 26 Bảo Hiểm Y Tế 3 1,5 4,5 Bảo Hiểm Thất Nghiệp 1 1 2 Kinh Phí Công Đoàn 2 Cộng 24 2 10,5 34,5 (Nguồn Quyết định 1111/QĐ-BHXH) Quy định trích nộp các khoản bảo hiểm năm 2017 - Hàng tháng chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương, tiền công tháng của những người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, đồng thời trích từ tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH. - Đơn vị có trách nhiệm tự kê khai, tự trích đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định hiện hành. + Căn cứ để xác định số tiền phải nộp: là tiền lương, các khoản phụ cấp và mức đóng theo quy định. + Chứng từ: bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu quy định tại Chế độ kế toán đang áp dụng tại đơn vị. 1.1.5 Quỹ tiền lương - Quỹ tiền lương là tổng số tiền phải trả cho tất cả lao động mà doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng tại các bộ phận của doanh nghiệp. Để quản lý tốt quỹ tiền lương cần tìm hiểu nội dung của quỹ lương doanh nghiệp. Quỹ tiền lương về nguyên tắc bao gồm các khoản sau: + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không tham gia vào sản xuất theo chế độ của công nhân viên như: nghỉ phép năm, nghỉ lễ, đi học. 10 + Tiền lương bổ sung bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp cho lao động trong điều kiện lao động đặc biệt hoặc do đặc tính nghề nghiệp. Trong kế toán, quỹ tiền lương phân thành tiền lương chính và tiền lương phụ: * Tiền lương chính là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ, được tính: Tiền lương chính = (Lương cơ bản* hệ số lương) + mức thưởng + tiền làm thêm giờ * Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, hội họp, học tập, tiền lương trong thời gian nghỉ việc ngừng sản xuất. Việc phân chia quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng và công tác phân tích tình hình tiền lương tại doanh nghiệp. - Lương làm thêm giờ: Lương ngoài giờ= Đơn giá lương giờ* tỷ lệ tính lương ngoài giờ Đơn giá lương giờ= Tổng lương/ 200 giờ - Tỷ lệ lương ngoài giờ làm + Ngoài giờ hành chính: 150% + Ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật): 200% + Ngày lễ, tết: 300% 1.1.6 Kế toán trích trước lương nghỉ phép cho CNV Theo quy định hàng năm người lao động nghỉ phép theo chế độ mà vẫn được hưởng lương .Trích trước tiền lương nghỉ phép là để tránh sự biến động lớn không đồng đều vào giá thành sản phẩn do việc nghỉ phép của công nhân giữa các tháng không đồng đều. Mức trích trước lương nghỉ phép được xác định như sau: Mức trích trước Tiền lương thực tế = tiền lương nghỉ phép trả cho CNSX * Tỷ lệ trích trước Trong đó : Tỷ lệ trích trước Tổng số TL nghỉ phép theo KH của CNSX = Tổng số TL chính theo KH của CNSX 11 1.2 NỘI DUNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động . - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ),bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN. - Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh - Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. 1.2.2 Nguyên tắc hạch toán Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh bởi vì trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ… Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau: 1.2.2.1 Phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: 12 - Phân theo thời gian lao động Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách và lao động tạm thời, manh tính thời vụ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với Nhà nước được chính xác. - Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động của lao động thành hai loại sau: + Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Bao gồm những người điều khiển thiết bị,máy móc để sản xuất sản phẩm, những người phục vụ quá trình sản xuất. + Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. thuộc bộ phận này bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. - Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại: + Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sảm xuất, nhân viên phân xưởng… + Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường… + Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính… 13 Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. 1.2.2.2 Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương có nhiều loại cới tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại tiền lương theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân theo đối tượng trả lương (lương trực tiếp, lương gián tiếp), phân theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý)… Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm 2 loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại, tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngùng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 1.2.3 Thủ tục, chứng từ liên quan Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập các chứng từ sau: - Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công - Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội - Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH - Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh - Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán - Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động 14 Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. 1.2.4 Sổ sách kế toán, tài khoản sử dụng 1.2.4.1 Sổ sách kế toán Khi tính toán và thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động kế toán tiền lương phải sử dụng các sổ sách kế toán sau: - Theo hình thức Nhật ký chung + Sổ Nhật ký chung + Sổ Nhật ký đặc biệt + Sổ chi tiết tài khoản 334 + Sổ cái tài khoản 334 + Sổ chi tiết tài khoản 338 + Sổ cái tài khoản 338 + Sổ quỹ - Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái + Sổ Quỹ + Sổ Nhật ký- Sổ cái + Sổ chi tiết tài khoản 334 + Sổ cái tài khoản 334 + Sổ chi tiết tài khoản 338 + Sổ cái tài khoản 338 - Theo hình thức Chứng từ ghi sổ + Chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ chi tiết tài khoản 334 + Sổ cái tài khoản 334 + Sổ chi tiết tài khoản 338 + Sổ cái tài khoản 338 - Theo hình thức Nhật ký -Chứng từ + Nhật ký chứng từ 15 + Bảng kê + Sổ chi tiết tài khoản 334 + Sổ cái tài khoản 334 + Sổ chi tiết tài khoản 338 + Sổ cái tài khoản 338 1.2.4.2 Tài khoản sử dụng a) Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” TK 334 “Phải trả cho công nhân viên” : TK này được dùng để phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của DN. Nội dung và kết cấu của TK 334 Bên Nợ: - Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động đầu kỳ. - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có chất lượng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động đầu kỳ - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động Dư Nợ: Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. Dư Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải cho người lao động. - Tài khoản cấp 2: TK này có 2 tài khoản cấp 2 + TK 3341: Phải trả cho công nhân viên + TK 3348: Phải trả cho người lao động 16 b) Tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhập trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, chênh lệch đánh giá lại các tài sản đưa đi góp vốn liên doanh và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động. Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý - Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn - Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản - Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính - Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu từ cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước - Xử lý giá trị tài sản thừa - Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu bán hang tương ứng kỳ kế toán - Các khoản đã trả, đã nộp và chi phí khác Bên Có: - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân). - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn vị. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên. - BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù. - Các khoản phải trả phải nộp khác. - Tổng số doanh thu chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ. Dư Nợ: 17 Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp ( nếu có ) Dư Có: - Số tiền còn phải trả, phải nộp khác. - Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết - Tài khoản cấp 2: Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2. + TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế + TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa + TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp + TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện + TK 3388: Phải trả nộp khác c) Tài khoản 335 “Chi phí phải trả” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà nó sẽ phát sinh trong kỳ hoặc nhiều kỳ sau. Bên Nợ: - Các chi phí thực tế phát sinh thuộc khoản chi phí phải trả. - Số chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. Bên Có: Chi phí phải trả dự tính trước khi đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Dư Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Ngoài các tài khoản 334, 338, 335 kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN còn liên quan đến các tài khoản khác như tài khoản 622 “Chi phí công nhân trực tiếp”, tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”, tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”, tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”. 18 1.2.5 Phương pháp kế toán 1.2.5.1 Hạch toán lương cho công nhân viên TK 141,138,338,333 TK 334 TK 622,627,623 (1a) (4) TK 111,112 TK 641,642 (5) (1b) TK 512 TK 431 (6) (2) TK3331 TK 3383 (3) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả CNV Từ sơ đồ trên ta có các nghiệp vụ cụ thể sau: (1) Khi phân bổ tiền lương và các khoản có tính chất lương vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 (3341,3348): Phải trả người lao động (2) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng… phải trả cho người cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 431: Tiền thưởng thi đua, trợ cấp từ quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334: Phải trả công nhân viên (3) Tính số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên kế toán phản ánh theo qui định, kế toán ghi: Nợ TK 338 : Phải trả phải nộp khác (3383) 19 Có TK 334 : Phải trả công nhân viên (4) Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp… kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 141: Tiền tạm ứng thừa Có TK 338: Tiền phạt, tiền bồi thường phải thu Có TK 138: Thu hộ các quỹ BHXH, BHYT Có TK 333: Thu hộ thuế TNCN (5) Khi thanh toán lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (6) Thanh toán lương bằng sản phẩm, kế toán ghi nhận giá vốn trước khi hạch toán: Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 521: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 1.2.5.2 Hạch toán các khoản phải trích theo lương TK111,112 TK338 (3) TK622,627,641,642 (1) TK 334 TK 334 (4) (2) TK 111,112,152 TK111,112 (5) (6) Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản phải trích theo lương 20