Tài liệu Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần toàn thịnh

ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ DUNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOÀN THỊNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán NGƢỜI HƢỚNG DẪN: THS. ĐỖ THỊ MINH HƢƠNG PHÚ THỌ, NĂM 2017 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG A.MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay công tác kế toán đóng vai trò ngày càng quan trọng tại các doanh nghiệp bởi nó là một công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý tài chính của nhà quản trị. Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Vì vậy đòi hỏi kế toán tại doanh nghiệp cần có những kiến thức chuyên môn sâu rộng, nhạy bén để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc. Trong doanh nghiệp, thanh toán là mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nội bộ hoặc với các thành phần kinh tế khác nhƣ: ngƣời lao động tại doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan Nhà nƣớc; hoạt động thanh toán trong một doanh nghiệp diễn ra thƣờng xuyên với số lƣợng nhiều. Thông qua tình hình thanh toán tại doanh nghiệp ta có thể đánh giá đƣợc tốc độ chu chuyển vốn cũng nhƣ khả năng tài chính của doanh nghiệp, qua đó thể hiện đƣợc uy tín của doanh nghiệp. Với cơ chế thị trƣờng hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo, kinh doanh có lãi để có thể bù đắp đƣợc khoản chi phí bỏ ra cũng nhƣ có thêm lợi nhuận để mở rộng hoạt động kinh doanh, đáp ứng đƣợc với điều kiện cạnh tranh hiện nay. Một trong những điều quyết định đến sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ về kế toán thanh toán, phân tích đƣợc tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp để từ đó nắm và chủ định đƣợc nguồn tài chính của mình, thông qua đó đánh giá đƣợc ƣu, nhƣợc điểm còn tồn tại để có những biện pháp xử lý tốt tình hình công nợ. Do tình hình tài chính của doanh nghiệp đƣợc phản ánh bằng các tỷ số tài chính, khi các công ty khác đầu tƣ vào doanh nghiệp họ sẽ quan tâm đến các tỷ số về khả năng thanh toán cũng nhƣ các tỷ số khác để quyết định xem có nên đầu tƣ vào doanh nghiệp hay không, vì vậy nhà quản trị không chỉ quan tâm tới doanh thu, 1 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG chi phí, lợi nhuận, mà cái họ phải thƣờng xuyên nắm bắt là tình hình thanh toán. Nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp xảy ra ở trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh từ khâu mua hàng đến quá trình tiêu thụ do đó hoạt động thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty cổ phần Toàn Thịnh là một công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng vì vậy công tác thanh toán là rất quan trọng đối với công ty nhằm nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của công ty. Tuy nhiên trong quá trình vận dụng những quy định, chế độ kế toán cả công ty không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán cũng nhƣ những kiến thức chuyên môn mà thầy cô đã trang bị ở trƣờng em quyết định nghiên cứu đề tài: “Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Toàn Thịnh” làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình. 1.2. Lịch sử các công trình nghiên cứu Với sự thay đổi không ngừng, kế toán ở giai đoạn khởi đầu chỉ đơn giản là việc ghi chép tình hình thu chi, chƣa phản ánh rõ nét các yêu cầu của kế toán.Theo thời gian sự mở rộng và phát triển của nền kinh tế ngày càng lớn mạnh và mở rộng, mối quan hệ thanh toán giữa ngƣời mua và ngƣời bán ngày càng nhiều.Vì vậy yêu cầu đối với kế toán thanh toán cũng cao hơn, do việc phản ánh kế toán thanh toán ảnh hƣởng lớn đến các quyết định tài chính của doanh nghiệp. Tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng có rất nhiều nghiên cứu khoa học cũng nhƣ khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp của cán bộ giảng viên và sinh viên. Tác giả Nguyễn Thị Yến(2016) – sinh viên đại học kế toán trƣờng Đại học Hùng Vƣơng đã viết đề tài khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về “ Kế toán 2 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG thanh toán tại công ty cổ phần Thƣợng Long”. Bài nghiên cứu đã nêu ra đƣợc cơ sở luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp nói chung, phản ánh thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Thƣợng Long và đƣa ra một số hạn chế trong công tác kế toán thanh toán nhƣ: chƣa đảm bảo yêu cầu phân công phân nhiệm cụ thể, dẫn đến sự nhầm lẫn, bộ máy kế toán công ty mới chỉ tập trung vào kế toán tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin tài chính cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp; chƣa thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phi tài chính phục vụ cho quản lý nội bộ để kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp. Tác giả Lê Ngọc Ánh(2015) – sinh viên trƣờng Đại học Hùng Vƣơng nghiên cứu về “ Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần xây lắp và cơ khí Phƣơng Nam” làm khóa luận tốt nghiệp. Tác giả cũng đã nêu ra những cơ sở lý luận về kế toán thanh toán nói chung trong các doanh nghiệp, phản ánh thực trạng và đƣa ra những ƣu điểm cũng nhƣ hạn chế từ đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty nhƣ: Phần mềm kế toán tại công ty đang sử dụng là MISA SME NET 2012 - đây là phiên bản cũ chƣa đƣợc cập nhật các thông tƣ mới, việc luân chuyển chứng từ còn chậm, công tác thu hồi nợ phải thu chƣa chặt chẽ… Tác giả Lê Thị Thu Hiền(2016) – sinh viên kế toán trƣờng Đại học Hùng Vƣơng đã viết khóa luận “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần vật tƣ tổng hợp Vĩnh Phú”. Đề tài đã nêu lên đƣợc nội dung,phản ánh thực trạng về tình hình thanh toán với khách hàng,nhà cung cấp và với nhà nƣớc của công ty. Đề tài đã nêu lên đƣợc 1 số hạn chế nhƣ: hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty chƣa đƣợc thực hiện 1 cách hữu hiệu, chƣa mở sổ chi tiết cho TK3339-Phí, lệ phí và các khoản phải nộp Nhà nƣớc, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi các khoản nộp của nhà nƣớc, không lập dự phòng phải thu khó đòi.....Tác giả đã đƣa ra 1 số giải pháp nhƣ: tăng cƣờng thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng qua đó đẩy mạnh hiệu quả của kế toán thanh toán, quản lý chặt chẽ tình 3 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG hình thanh toán và hoàn thiện kế toán thanh toán với nhà nƣớc, lặp bảng phân tích công nợ.... nhằm khắc phục và hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp.. Các đề tài nghiên cứu đã phản ánh đƣợc cơ sở lý luận, thực trạng tại một số đơn vị trên địa bàn Tỉnh Phú Thọ, đƣa ra những ƣu điểm, hạn chế và giải pháp khắc phục tuy nhiên chƣa có đề tài nghiên cứu về kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh vì vậy trong đề tài này em sẽ nghiên cứu về vấn đề “ Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh” 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2.1. Mục tiêu chung Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán từ đó vận dụng vào nghiên cứu thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh và đề xuất một số giải pháp chủ yếu giúp cho công tác kế toán thanh toán của công ty hoàn thiện hơn. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. - Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Toàn Thịnh. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ Phần Toàn Thịnh. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Toàn Thịnh. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán thanh toán + Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 4 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG + Kế toán thanh toán với khách hàng + Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại công ty - Về thời gian: Số liệu nghiên cứu đƣợc thu thập trong 3 năm từ năm 2014-2016 và tập trung chủ yếu nghiên cứu số liệu vào tháng 11 năm 2016 - Về không gian: Công ty cổ phần Toàn Thịnh Địa chỉ: Băng 2, đƣờng Nguyễn Du, khu Hƣơng Trầm, phƣờng Dữu Lâu,Thành phố Việt Trì tỉnh Phú Thọ 5 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận Hệ thống hóa về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp để vận dụng nói chung kế toán thanh toán vào công tác kế toán thanh toán để phân tích, nghiên cứu mối quan hệ công tác kế toán thanh toán tại công ty. 4.2. Phương pháp thống kê kinh tế - Phƣơng pháp thống kê số liệu từ báo cáo của phòng kế toán. - Phƣơng pháp xử lý số liệu: + Số liệu trong các bảng biểu đƣợc xử lý bằng các bảng tính excel. + Các thông tin định lƣợng đƣợc xử lý theo phƣơng pháp toán học. + Các thông tin định tính đƣợc xử lý theo phƣơng pháp lôgic. - Phƣơng pháp so sánh: Phƣơng pháp này sử dụng lý luận, các kiến thức đã học và dẫn chứng cụ thể để phân tích sự biến động của các chỉ tiêu liên quan. Tiến hành so sánh các chỉ tiêu có liên quan của các kỳ với nhau qua đó rút ra những nhận xét về những nhân tố làm hạn chế hoặc thúc đẩy hoạt động của công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty. 4.3. Phương pháp chuyên gia Đây là phƣơng pháp tham khảo ý kiến của các chuyên gia, những ngƣời có kinh nghiệm về lĩnh vực nghiên cứu nhƣ Giám đốc, các kế toán của Công ty và tham khảo các tài liệu có liên quan. 4.4. Phương pháp hạch toán kế toán a. Phƣơng pháp chứng từ kế toán Phƣơng pháp chứng từ kế toán là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ) kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh hoạt động đó vào bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. b. Phương pháp tài khoản kế toán Phƣơng pháp tài khoản kế toán là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để 6 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG phân loại đối tƣợng kế toán (từ đối tƣợng chung của kế toán thành đối tƣợng cụ thể); ghi chép, phản ánh, kiểm tra một cách thƣờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập báo cáo kế toán định kỳ. c. Phương pháp tính giá Phƣơng pháp tính giá là phƣơng pháp kế toán sử dụng thƣớc đo tiền tệ để xác định trị giá thực tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. d. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để tổng hợp số liệu từ các tổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tƣợng kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính dành cho các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu gồm 3 nội dung chính: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong doang nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh. 7 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số vấn đề chung về thanh toán và kế toán thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên (ngƣời hoặc tổ chức, công ty) sang một bên khác, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có rằng buộc về pháp lý [Ngô Thế Chi, 2010]. Trong các doanh nghiệp nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác nhƣ nhà cung cấp, khách hàng, nhà nƣớc, nhân viên, các tổ chức phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ thanh toán chỉ thực sự tồn tại khi có sự cam kết, thỏa thuận giữa chủ nợ và ngƣời đi vay về một khoản vay nợ theo đúng quy định của pháp luật đƣợc thông qua các hóa đơn, chứng từ, sổ sách hợp pháp, hợp lệ [Ngô Thế Chi, 2010]. 1.1.2. ai tr của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp cần nhiều vốn nhƣ doanh nghiệp xây dựng thì mối quan hệ thanh toán giữa ngƣời mua với ngƣời bán giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Thông tin về quan hệ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng nhƣ trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này đƣợc điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng đƣợc nguồn vốn chiếm dụng đƣợc của nhà cung cấp [Bộ Tài Chính, 2015]. 8 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Quan hệ thanh toán với ngƣời bán thực chất là việc doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhƣng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có đƣợc hàng hoá đầu vào với chất lƣợng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang nhƣ hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo đƣợc lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp [Bộ Tài Chính, 2015]. Trong quan hệ thanh toán với ngƣời mua doanh nghiệp phải đảm bảo làm sao giữ đƣợc khách hàng nhƣng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Quan hệ thanh toán với nhà nƣớc là việc mà các doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách nhà nƣớc về thuế nhƣ: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài, phí, lệ phí,… Qua việc thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nƣớc sẽ biết đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tốt hay không. Nhìn chung quan hệ thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán có ảnh hƣởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh [Bộ Tài Chính, 2015]. 1.1.3. Đặc điểm của hoạt động thanh toán - Trong các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp vừa có thể là chủ nợ, vừa có thể là chủ thể chịu nợ. - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tƣợng khác nhau yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra một cách thƣờng xuyên, liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần có những chính sách, chế độ quản lý chặt chẽ. 9 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tƣ, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). - Việc thanh toán ảnh hƣởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thƣờng có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán. Vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thƣờng xuyên để các quy tắc đƣợc tôn trọng. 1.1.4. Phân loại hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.4.1. Phân loại theo đối tượng thanh toán - Thanh toán với nhà cung cấp: Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tƣ, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Thuộc nhóm này bao gồm các khoản thanh toán với ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, thanh toán với ngƣời nhận thầu XDCB, nhận thầu sửa chữa lớn…[Ngô Thế Chi, 2010] - Thanh toán với khách hàng: phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh toán khối lƣợng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp đặt trƣớc tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán với ngƣời đặt hàng [Ngô Thế Chi, 2010]. - Thanh toán với nhà nƣớc: Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nƣớc về thuế và các khoản khác. Các khoản thanh toán này có thể khác nhau đối với từng doanh nghiệp, tuy nhiên thông thƣờng, các khoản thuế phải nộp nhƣ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, các phí và lệ phí [Ngô Thế Chi, 2010]. - Thanh toán nội bộ: Là quan hệ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, gồm thanh toán giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, giữa doanh nghiệp với các đơn vị trực thuộc về các khoản phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ [Ngô Thế Chi, 2010]. - Các quan hệ thanh toán khác: Nhƣ quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ về thế chấp, ký cƣớc, ký quỹ… 10 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1.4.2. Phân loại theo công cụ thanh toán - Thanh toán dùng tiền mặt: Thƣờng áp dụng khi khối lƣợng thanh toán nhỏ nhƣ thanh toán lƣơng, mua các mặt hàng có giá trị nhỏ. Hình thức thanh toán này gồm: + Thanh toán bằng tiền mặt VND + Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ + Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng + Thanh toán bằng vàng, bạc hay đá quý Tiền là phƣơng tiện thực hiện trao đổi hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi, lúc này tiền thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán. Sự vận động của tiền tệ có thể tách rời hay độc lập tƣơng đối với sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên, hình thức này không đƣợc an toàn nên các doanh nghiệp đang cố gắng hạn chế tối đa sử dụng hình thức này [Ngô Thế Chi, 2010]. - Thanh toán không dùng tiền mặt: Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là xu hƣớng trong thanh toán hiện nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ đang ngày càng phát triển. Hình thức thanh toán này có nhiều ƣu điểm so với việc dùng tiền mặt. Thanh toán không dùng tiền mặt là các quá trình tiền tệ thực hiện chức năng phƣơng tiện lƣu thông và phƣơng tiện thanh toán không trực tiếp bằng tiền mặt mà thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản ở Ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc bù trừ lẫn nhau giữa những ngƣời phải thanh toán và những ngƣời thụ hƣởng. Thanh toán không dùng tiền mặt chỉ đƣợc phát triển và hoàn thiện trong nền kinh tế thị trƣờng và đƣợc áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh tế tài chính đối nội cũng nhƣ đối ngoại. Sự phát triển rộng khắp của thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay là do yêu cầu phát triển vƣợt bậc của nền kinh tế hàng hoá. Kinh tế hàng hoá phát triển càng cao, khối lƣợng hàng hoá trao đổi trong và ngoài nƣớc càng lớn thì cần có những cách thức trả tiền thuận tiện, an toàn và tiết kiệm [Ngô Thế Chi, 2010]. 11 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Các hình thức cụ thể của thanh toán không dùng tiền mặt: + Ủy nhiệm chi: là một hình thức thanh toán khá phổ biến trong môi trƣờng kinh tế các nƣớc khi bắt đầu chuyển sang kinh tế thị trƣờng. Việc chuyển nợ có uỷ quyền nhƣ các doanh nghiệp nhờ Ngân hàng trả lƣơng vào tài khoản của công nhân, việc nộp các loại phí bảo hiểm… cũng là một dịch vụ thanh toán mới tƣơng tự nhƣ ủy nhiệm nhƣng hình thức luân chuyển thông tin có thể là đĩa hoặc băng từ hay qua mạng viễn thông. + Ủy nhiệm thu: ủy nhiệm thu do ngƣời thụ hƣởng lập gửi vào Ngân hàng phục vụ mình để thu tiền hàng đã giao hay dịch vụ đã cung ứng, thông thƣờng là các dịch vụ điện, nƣớc, điện thoại. Các loại séc chuyển khoản, bảo chi, định mức, chuyển tiền do ngƣời mua phát hành để trả tiền hàng hoá, dịch vụ. + Ngân phiếu thanh toán: Thực chất là một lệnh trả tiền đặc biệt của chủ sở hữu nào đó, việc trả tiền thực hiện theo đúng chứng từ thanh toán. Là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành cho một số khách hàng có tiền gửi tại ngân hàng của mình. Khi có nhu cầu sử dụng, ngƣời chủ ngân phiếu sẽ ghi rõ ngƣời nhận và số tiền đƣợc nhận lên tấm ngân phiếu đó, ngƣời nhận chỉ cần đem tấm séc đó đến ngân hàng trong thời gian nhất định sẽ lĩnh đƣợc tiền. + Thƣ tín dụng (thanh toán thông qua L/C): đối với thanh toán trong nƣớc đƣợc sử dụng ít, chủ yếu đƣợc sử dụng trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ. Theo hình thức này, ngƣời mua hàng phải mở một tài khoản tại ngân hàng để đảm bảo thanh toán cho phía đối tác, khi bên mua nhận đƣợc hàng đúng theo số lƣợng và chất lƣợng theo đúng theo hợp đồng thì ngân hàng sẽ có nghĩa vụ chuyển số tiền trong tài khoản mới đƣợc ở vào tài khoản của ngƣời bán tại một ngân hàng đã đƣợc xác định trƣớc. Hình thức này là hình thức thanh toán phổ biến trong thanh toán quốc tế, khi mà các bên tham gia không hiểu rõ về nhau, hình thức này đảm bảo các nghĩa vụ của các bên tham gia nhờ có ngân hàng làm trung gian. 12 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG + Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác, rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý thanh toán hay các quầy rút tiền tự động. Hình thức này mới xuất hiện ở nƣớc ta nên vẫn còn chƣa phổ biến rộng rãi. Việc áp dụng hình thức thanh toán nào cho phù hợp là tùy thuộc vào điều kiện và hoàn cảnh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp nhiều phƣơng thức thanh toán khác nhau để tạo thuận lợi cho việc lƣu thông hàng hóa. 1.1.4.3. Phân loại theo thời hạn thanh toán - Thanh toán trƣớc: Là hình thức mà ngƣời mua sẽ trả tiền trƣớc cho ngƣời bán một thời gian để đảm bảo việc mua hàng. Ngƣời bán sẽ có thuận lợi là chắc chắn bán đƣợc hàng và thu đƣợc tiền, còn ngƣời mua sẽ thiệt thòi hơn khi phải trả tiền mà chƣa nhận đƣợc hàng nhƣng bù lại họ nhận đƣợc một giá thấp hơn những ngƣời mua khác. Trƣờng hợp này cũng đƣợc áp dụng khi nguồn hàng là khan hiếm, để dành đƣợc quyền mua ngƣời mua sẽ phải trả trƣớc số tiền hàng [Ngô Thế Chi, 2010]. - Thanh toán ngay: Ngay khi bên bán giao hàng cho bên mua thì bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho bên bán. Hình thức này đƣợc áp dụng khi các đối tác chƣa tin tƣởng vào nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lƣợng nhỏ, ngƣời mua sẽ trả tiền ngay [Ngô Thế Chi, 2010]. - Thanh toán sau: Tức ngƣời mua sau khi đã nhận hàng đầy đủ, một thời gian sau, theo thỏa thuận mới chuyển trả số tiền hàng cho bên bán. Hình thức này áp dụng khi các bên tham gia đã là đối tác quen thuộc của nhau. Việc thanh toán sau sẽ làm cho ngƣời bán bị chiếm dụng vốn, nhƣng bù lại họ có thể bán đƣợc nhiều hàng hóa hơn và có thể thu đƣợc một khoản chi phí tài chính qua giá bán sản phẩm [Ngô Thế Chi, 2010]. 1.2. Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp. 1.2.1. ai tr , nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán 1.2.1.1. Vai trò của kế toán thanh toán 13 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Kế toán thanh toán là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hƣởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trìnhđộ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán thanh toán góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp [Nguyễn Văn Công, 2012]. 1.2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán thanh toán Để có đƣợc những thông tin chính xác kịp thời tình hình thanh toán với ngƣời mua ngƣời bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau: Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tƣợng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn. Đối với những khách nợ có quan hệ mua bán thƣờng xuyên hoặc có số dƣ nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng xây dựng các nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với 14 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG ngƣời bán, ngƣời mua sao cho khoa học hợp lý phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ [Nguyễn Văn Công, 2012]. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: - Đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dƣ theo tỉ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng tiền tệ cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh số dƣ theo tỉ giá thực tế. - Không bù trừ công nợ trực tiếp giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối cuối kỳ. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tƣợng, thƣờng xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán kịp thời. - Đối với các đối tƣợng có quan hệ giao dịch, mua bán thƣờng xuyên có số dƣ nợ thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. 1.2.3. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp 1.2.3.1. Kế toán thanh toán với khách hàng a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng thi công xây dựng công trình, hợp đồng báo giá - Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Biên bản bàn giao, nghiệm thu công trình - Biên bản bù trừ công nợ - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu (Mẫu số: 01-TT), Giấy báo có… b. Tài khoản sử dụng  Trƣờng hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán khôngh hạch toán thông qua tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng mà hạch toán trực tiếp vào 15 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG tài khoản 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc tài khoản 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.  Trƣờng hợp khách hàng trả trƣớc hoặc trả sau kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng.Tài khoản này dùng để phản ánh: - Các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. - Các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của ngƣời nhận thầu XDCB với ngƣời giao thầu về khối lƣợng công tác XDCB đã hoàn thành. Tài khoản đƣợc theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng khách hàng cụ thể Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 511, TK 515, TK 711, TK 3331, TK 642, TK 229… c. Phƣơng pháp hạch toán Trƣờng hợp khách hàng thanh toán trả ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH. Kế toán hạch toán trực tiếp ghi tăng tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, 112) đồng thời ghi vào các khoản liên quan nhƣ tài khoản doanh thu TK 511, TK711, thuế GTGT đầu ra TK 3331… Trƣờng hợp khách hàng trả trƣớc hoặc trả sau kế toán hạch toán vào TK TK 131- Phải thu của khách hàng theo sơ đồ sau: TK 131- Phải thu của khách hàng 16 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TK 511, 515 TK 635 (1) (5) TK 521 (6) TK 333(3331) TK 3331 TK 111, 112, 113 (7) TK 711 TK 331 (8) (2) TK229, 642 TK 111, 112 (3) (9) TK 413 (10) (4) TK 413 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán TK 131 phải thu của khách hàng 17 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Giải thích sơ đồ: (1) Doanh thu của khối lƣợng xây lắp hoàn thành bàn giao trong kỳ, hàng hóa xuất bán, dịch vụ đã cung cấp đƣợc xác định là tiêu thụ. (2) Thu nhập khác, số tiền do nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ chƣa thu đƣợc (3) Các khoản chi hộ khách hàng. (4) Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản thu của khách hàng bằng ngoại tệ. (5) Khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua. (6) Khối lƣợng hàng hóa đƣợc chiết khấu thƣơng mại, hoặc số hàng đƣợc giảm giá, bị khách hàng trả lại do số hàng không phù hợp với quy cách. (7) Khách hàng ứng trƣớc tiền hàng hoặc khách hàng thanh toán tiền. (8) Bù trừ nợ phải trả ngƣời bán nếu khách hàng đồng thời là ngƣời bán. (9) Nếu có khoản Nợ phải thu khó đòi thực sự không thể đòi đƣợc, phải xử lý xóa sổ. (10) Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản thu của khách hàng bằng ngoại tệ. 1.2.3.2. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng, đơn đặt hàng. - Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Biên bản đối chiếu công nợ. - Biên bản bù trừ công nợ. - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi; Phiếu thu; Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi … b. Tài khoản sử dụng  Trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay cho ngƣời bán không hạch toán thông qua tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán mà hạch toán trực tiếp qua tài 18 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG khoản 111 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TK 112 nếu trả bằng TGNH. Tài khoản 111, 112 thanh toán với khách hàng phản ánh các khoản công ty mua hàng trả ngay cho ngƣời bán.  Trƣờng hợp trả trƣớc hoặc trả sau, kế toán sử dụng TK 331- Phải trả ngƣời bán Tài khoản này dùng để phản ánh: + Tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, HHDV, ngƣời cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. + Tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ Tài khoản đƣợc theo dõi cho từng đối tƣợng phải trả. Tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng ngƣời bán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 153, TK 211, TK 611… 1.2.3.3 Phương pháp hạch toán Trƣờng hợp trả ngay cho ngƣời bán bằng tiền mặt hoặc TGNH. Kế toán hạch toán trực tiếp ghi giảm tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, 112) và ghi tăng các tài khoản khác liên quan (TK 152, 153, 211, , 133…) Trƣờng hợp trả trƣớc hoặc trả sau kế toán hạch toán vào TK 331 – Phải trả cho ngƣời bán. 19