B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
Lêi nãi ®Çu
Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y cïng víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt níc, x· héi th×
c«ng t¸c v¨n th trong c¸c c¬ quan ngµy cµng ®îc më réng vµ n©ng cao ®Ó phï
hîp víi xu híng cña ®Êt níc. Cïng víi yªu cÇu c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh quèc gia
c«ng t¸c v¨n th trë nªn quan träng trong mäi ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, doanh
nghiÖp.
Dùa trªn tinh thÇn ®ã, ngµy 18 th¸ng 12 n¨m 1971 Trêng Trung häc V¨n
th Lu tr÷ ( nay lµ Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi ) ®îc thµnh lËp theo QuyÕt
®Þnh sè 109/Q§ - BT cña Bé trëng Phñ Thñ tíng ( nay lµ Chñ nhiÖm V¨n phßng
ChÝnh phñ ). Tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, Trêng ®· cã nhiÒu bíc ph¸t triÓn trong
c«ng t¸c ®µo t¹o. Hµng n¨m, Trêng cung cÊp cho ®¸t níc mét ®éi ngò kh«ng nhá
c¸n bé, nh©n viªn v¨n th cho tÊt c¶ c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp. Trong thêi ®¹i ®Êt níc
®ang dÇn ®îc ®æi míi ®ßi hái mçi c¸ nh©n ph¶i lu«n t×m tßi, häc hái nh÷ng kinh
nghiÖm vµ trao dåi kiÕn thøc cho b¶n th©n bëi thÕ song song víi viÖc d¹y lý
thuyÕt, hµng n¨m Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi ®· tæ chøc cho c¸c häc sinh,
sinh viªn n¨m cuèi ®i thùc tÕ t¹i c¬ quan, ®¬n vÞ.
Thùc tËp t¹i c¬ quan gióp cho häc sinh cñng cè nh÷ng kiÕn thøc ®· häc,
n©ng cao n¨ng lùc, vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn, rÌn luyÖn kü n¨ng nghÒ
nghiÖp vµ t¸c phong cña ngêi c¸n bé v¨n th t¬ng lai. §ã còng chÝnh lµ hµnh trang
cho mçi häc sinh, sinh viªn khi bíc vµo cuéc sèng.
§îc sù híng dÉn cña Khoa V¨n th – Lu tr÷ cïng sù ®ång ý cña l·nh ®¹o
Uû ban MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng em ®Õn thùc tËp t¹i ban
Thêng trùc MÆt TrËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng, tõ ngµy 13 th¸ng 4 ®Õn ngµy 31
th¸ng 7 n¨m 2009, b¶n th©n em ®· nghiªm tóc, cè g¾ng t×m tßi häc hái vµ thùc
hiÖn ®óng néi quy, quy ®Þnh cña c¬ quan.
Trong suèt thêi gian thùc tËp em ®· cè g¾ng kÕt hîp kiÕn thøc ®· ®îc häc
t¹i Trêng vµo thùc tiÔn c¸c c«ng viÖc trong c«ng t¸c v¨n th, c«ng t¸c lu tr÷, c«ng
t¸c v¨n phßng ë mét sè kh©u nghiÖp vô c¬ b¶n nh : ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn;
chuyÓn giao v¨n b¶n; ®ãng dÊu; tæ chøc phßng lµm viÖc khoa häc; tiÕp kh¸ch
.....tõ ®ã cñng cè, n©ng cao kiÕn thøc vµ tõng bíc rÌn luyÖn phong c¸ch lµm viÖc
chuyªn nghiÖp.
§Ó n©ng cao h¬n n÷a môc ®Ých ®· ®Ò ra trong thêi gian thùc tËp vµ tæng
hîp kÕt qu¶ qu¸ tr×nh lµm viÖc t¹i ban Thêng trùc MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam
huyÖn VÜnh Têng, em xin tr×nh bµy b¶n b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc tËp tèt nghiÖp gåm
nh÷ng phÇn sau :
Lêi nãi ®Çu.
PhÇn I – kh¸i qu¸t vÒ t×nh h×nh c¬ quan ®Õn thùc tËp.
PhÇn II - Néi dung vµ kÕt qu¶ thùc tËp.
I – T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ t¹i c¬ quan
II – NhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷ t¹i c¬ quan
PhÇn III – KÕt luËn
Khoa V¨n th – Lu tr÷
1
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
Phô lôc
Do thêi gian cã h¹n, kh¶ n¨ng tiÕp cËn thùc tÕ cßn h¹n chÕ nªn b¶n b¸o
c¸o kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt, v× vËy em rÊt mong nhËn ®îc nh÷ng ý
kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy, c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó b¸o c¸o cña em ®îc hoµn thiÖn
h¬n.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n !
VÜnh Têng, ngµy 01 th¸ng 8 n¨m 2009
Häc sinh
PhÝ Minh NguyÖt
PhÇn I
Kh¸i qu¸t vÒ t×nh h×nh c¬ quan ®Õn thùc tËp
ñy ban mÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng ®îc t¸i lËp n¨m 1996(
tiÒn th©n lµ ñy ban mÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh L¹c) cã trô së ®Æt t¹i
ThÞ trÊn VÜnh Têng, huyÖn VÜnh Têng. Tõ ®ã cho ®Õn nay Uû ban MTTQ ViÖt
Nam huyÖn VÜnh Têng ®· tr¶i qua 04 kú §¹i héi: 1996 – 1998, 1998 – 2003,
2003 – 2008, 2008 -2013.
1. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Uû ban MTTQ, ban Thêng trùc MTTQ huyÖn
VÜnh Têng.
1.1. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng
Khoa V¨n th – Lu tr÷
2
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
Cã nhiÖm vô tËp hîp x©y dùng khèi ®¹i ®oµn kÕt toµn d©n téc trong huyÖn,
t¨ng c¬ng sù nhÊt trÝ vÒ chÝnh trÞ vµ tinh thÇn trong nh©n d©n, tuyªn truyÒn, vËn
®éng nh©n d©n ph¸t huy quyÒn lµm chñ, thùc hiÖn ®êng lèi, chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch
cña §¶ng, nghiªm chØnh thi hµnh HiÕn ph¸p, Ph¸p luËt, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña
c¸c c¬ quan nhµ níc, ®¹i biÓu d©n cö vµ c¸n bé c«ng chøc nhµ níc, tËp hîp ý
kiÕn, kiÕn nghÞ cña nh©n d©n ®Ó ph¶n ¸nh kiÕn nghÞ víi §¶ng, nhµ níc. Tham gia
x©y dùng vµ cñng cè chÝnh quyÒn nh©n d©n.
Th¶o luËn vµ quyÕt ®Þnh ch¬ng tr×nh vµ biÖn ph¸p ho¹t ®éng hµng n¨m.
ChuÈn bÞ §¹i héi ®¹i biÓu khãa sau.
1.2. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Thêng trùc UB mttq huyÖn VÜnh Têng
ChuÈn bÞ néi dung c¸c kú häp cña ñy ban mttq.
Cô thÓ hãa, tæ chøc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh hµnh ®éng cña ñy ban mttq cÊp
m×nh vµ ch¬ng tr×nh c«ng t¸c cña mttq cÊp trªn, c¸c chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña
§¶ng, ph¸p luËt cña nhµ níc, NghÞ quyÕt cña huyÖn ñy – h®nd, QuyÕt ®Þnh cña
ubnd cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña mttq.
Híng dÉn, kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña mttq cÊp díi.
Gi÷ mèi liªn hÖ vµ phèi hîp c«ng t¸c víi c¸c c¬ quan nhµ níc vµ c¸c tæ
chøc thµnh viªn.
Xem xÐt c«ng nhËn viÖc cö, bæ sung hoÆc thay ®æi chøc danh Chñ tÞch,
Phã chñ tÞch mttq cÊp díi.
Híng dÉn t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng cña tæ chøc t vÊn, céng t¸c viªn cña
mttq.
Tæ chøc qu¶n lý ®iÒu hµnh bé m¸y gióp viÖc ë c¬ quan ñy ban mttq.
ChuÈn bÞ néi dung ch¬ng tr×nh cho ®¹i héi ®¹i biÓu nhiÖm kú ñy ban mttq
quyÕt ®Þnh.
Thay mÆt UB mttq b¸o c¸o c«ng t¸c mÆt trËn víi thêng trùc huyÖn ñy, mttq
cÊp trªn vµ th«ng b¸o cÊp díi.
2. C¬ cÊu tæ chøc cña ban Thêng trùc MTTQ huyÖn VÜnh Têng
ñy ban MTTQ c¸c cÊp hiÖp th¬ng cö ra Ban Thêng trùc - ®©y lµ c¬ quan thêng trùc cña UB MTTQ.
Ban thêng trùc do héi nghÞ phiªn häp ®Çu tiªn hiÖp th¬ng cö ra, ban thêng
trùc Uû ban MTTQ huyÖn VÜnh Têng cã 05 thµnh viªn( vÒ tr×nh ®é chÝnh trÞ cã
02 cö nh©n, 02 trung cÊp; vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cã 03 ®¹i häc, 02 trung cÊp )
gåm:
- Chñ tÞch: chÞu tr¸ch nhiÖm chung vµ phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé.
- 02 Phã Chñ tÞch:
+ 01 Phã chñ tÞch thêng trùc, kiªm trëng ban ®¹i diÖn Héi ngêi cao tuæi
huyÖn.
+ 01 Phã chñ tÞch phô tr¸ch c«ng t¸c t«n gi¸o.
- 02 ñy viªn thêng trùc:
+ 01 c¸n bé lµm c«ng t¸c tæng hîp kiªm kÕ to¸n c¬ quan.
3
Khoa V¨n th – Lu tr÷
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
+ 01 c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng kiªm thñ quü c¬ quan.
3. Nguyªn t¾c, chÕ ®é ho¹t ®éng cña UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng
3.1. Nguyªn t¾c ho¹t ®éng
ñy ban MTTQ huyÖn ho¹t ®éng ®Æt díi sù l·nh ®¹o, chØ ®¹o cña huyÖn ñy
vµ trùc tiÕp lµ thêng trùc huyÖn ñy, chÞu sù chØ ®¹o vÒ nghiÖp vô cña ñy ban
MTTQ tØnh.
ñy ban MTTQ huyÖn ho¹t ®éng theo chÕ ®é tËp thÓ, bµn b¹c quyÕt ®Þnh
theo ®a sè, ph©n c«ng c¸ nh©n phô tr¸ch.
§¶m b¶o nguyªn t¾c hiÖp th¬ng d©n chñ, hîp t¸c b×nh ®¼ng, ®oµn kÕt, ch©n
thµnh, t«n träng lÉn nhau, phèi hîp thèng nhÊt hµnh ®éng.
3.2. ChÕ ®é ho¹t ®éng
ñy ban MTTQ thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o s¬ kÕt, tæng kÕt theo quy ®Þnh cña
®iÒu lÖ, 6 th¸ng häp 1 lÇn( s¬ kÕt 6 th¸ng vµ tæng kÕt 1 n¨m).
Ban thêng trùc MTTQ huyÖn häp th¸ng 1 lÇn vµo c¸c ngµy 25 hµng th¸ng
( nÕu trïng vµo ngµy thø 7, chñ nhËt, ngµy lÔ th× cã thÓ häp tríc hoÆc sau ngµy
®ã).
Ban thêng trùc MTTQ huyÖn héi ý c«ng viÖc vµo thø 6 hµng tuÇn hoÆc héi
ý bÊt thêng khi cÇn thiÕt.
§Þnh kú 3 th¸ng mét lÇn, ñy ban MTTQ huyÖn häp víi Chñ tÞch MTTQ x·,
thÞ trÊn vµo c¸c ngµy tõ 15-20 cña th¸ng cuèi quý( cã c«ng v¨n triÖu tËp). HoÆc
ph¶n ¶nh côm ®Ó nghe b¸o c¸o ho¹t ®éng c«ng t¸c MÆt trËn c¬ së vµ phæ biªn
qu¸n triÖt nhiÖm vô c«ng t¸c MÆt trËn quý sau.
Hµng n¨m, mçi thµnh viªn ñy ban MTTQ thùc hiÖn tù phª b×nh vµ phª
b×nh viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô, chÊp hµnh quy chÕ ho¹t ®éng cña ñy ban MTTQ.
4. Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th cña MTTQ.
C«ng t¸c v¨n th lµ mét bé phËn g¾n liÒn víi ho¹t ®éng chØ ®¹o, ®iÒu hµnh
c«ng viÖc cña c¸c c¬ quan, tæ chøc. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¸c c¬ quan,
c¸c tæ chøc mét phÇn phô thuéc vµo c«ng t¸c v¨n th lµm cã tèt hay kh«ng? Còng
chÝnh v× ®iÒu ®ã mµ c«ng t¸c v¨n th trong c¸c c¬ quan, tæ chøc ngµy cµng ®îc
quan t©m nhiÒu h¬n.
C«ng t¸c v¨n th ®îc x¸c ®Þnh lµ mét mÆt ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý
nhµ níc nãi chung vµ lµ mét kh©u nghiÖp vô kh«ng thÓ thiÕu trong ho¹t ®éng v¨n
phßng. C«ng t¸c v¨n th lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu ®îc cña c«ng t¸c qu¶n lý vµ
cã ¶nh hëng kh«ng nhá tíi tÝnh kÞp thêi, nhanh chãng, chÝnh x¸c còng nh hiÖu
qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý.
T¹i ñy ban MTTQ huyÖn VÜnh Têng c«ng t¸c v¨n th ®îc tæ chøc theo m«
h×nh tËp trung nghÜa lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n, giÊy tê ®i, ®Õn ®Òu ®îc tËp trung
t¹i v¨n th ®Ó tiÕp nhËn, ®¨ng ký, chuyÓn giao. UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng
kh«ng tæ chøc v¨n th riªng mµ chØ cã mét c¸n bé v¨n phßng lµm nhiÖm vô tiÕp
nhËn v¨n b¶n, ®¸nh m¸y vµ chuyÓn giao. Tr×nh ®é c¸n bé ®Òu ®· ®îc båi dìng vÒ
nghiÖp vô v¨n th, lu tr÷ tõ trung cÊp trë lªn.
Trong phßng ®îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c lo¹i m¸y vµ ph¬ng tiÖn lµm viÖc nh:
m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y photocopy, bµn ghÕ, tñ ®ùng tµi liÖu vµ hå
Khoa V¨n th – Lu tr÷
4
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
s¬..........Tr×nh ®é tin häc cña c¸n bé ®· häc xong ch¬ng tr×nh tin häc v¨n phßng
c¬ b¶n, sö dông m¸y vi tÝnh thµnh th¹o ®¶m b¶o kÞp thêi viÖc ®¸nh m¸y vµ in Ên
ph¸t hµnh c¸c v¨n b¶n tµi liÖu phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña c¬
quan.
ý thøc ®îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th nªn c¸n bé v¨n th cña MÆt
trËn lu«n lµm tèt, ®Çy ®ñ, kh«ng û l¹i, kh«ng bá sãt c«ng viÖc ®îc giao. Do ®ã
viÖc ®Ó x¶y ra sai sãt v¨n b¶n hoÆc vi ph¹m c¸c quy ®Þnh cña nhµ níc vÒ c«ng
v¨n, giÊy tê lµ rÊt Ýt x¶y ra.
Bªn c¹nh ®ã, hµng n¨m UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng cßn tæ chøc cho c¸n
bé ®i tËp huÊn ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô trong c«ng t¸c v¨n
th, lu tr÷. §ång thêi ban thêng trùc còng lu«n ®«n ®èc, nh¾c nhë c¸n bé lµm tèt
c«ng viÖc ®îc giao theo ®óng quy ®Þnh vµ sù híng dÉn cña cÊp trªn ®Æc biÖt trong
viÖc lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ vµo lu tr÷ nh»m b¶o qu¶n tèt tµi liÖu cña c¬ quan.
PhÇn iI
Néi dung vµ kÕt qu¶ thùc tËp
I.T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ t¹i ñy ban MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam
huyÖn VÜnh Têng
1.Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th trong c¬ quan
1.1.c«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n
1.1.1.ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng ban hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n
sau:
Quy ®Þnh; Quy chÕ ho¹t ®éng; Ch¬ng tr×nh héi nghÞ (cuéc häp); Biªn b¶n
häp; B¸o c¸o; KÕ ho¹ch; Tê tr×nh; C«ng v¨n tr¶ lêi; C«ng v¨n mêi; C«ng v¨n cña
Ban chØ ®¹o; C«ng v¨n th«ng thêng; Th«ng b¸o;Th«ng b¸o kÕt luËn héi nghÞ,
cuéc häp; GiÊy mêi häp, GiÊy ®Ò nghÞ, GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n, GiÊy ®Ò nghÞ
t¹m øng...
1.1.2. Tr×nh tù thñ tôc ban hµnh, thÈm quyÒn ký t¹i ñy ban MÆt trËn nh sau:
Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan th× ho¹t ®éng ®¶m b¶o th«ng
tin b»ng v¨n b¶n ®îc coi lµ chÝnh x¸c nhÊt, chÝnh v× thÕ mét v¨n b¶n ®îc ban
hµnh ph¶i ®ñ tr×nh tù c¸c bíc sau:
- So¹n th¶o v¨n b¶n: Tríc khi so¹n th¶o v¨n b¶n ngêi so¹n th¶o ph¶i x¸c
®Þnh râ môc ®Ých, tÇm quan träng cña v¨n b¶n cÇn so¹n th¶o. C¨n cø vµo chøc
n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan vµ ®èi tîng thi hµnh ®Ó x¸c ®Þnh lo¹i v¨n b¶n nµo
cho phï hîp råi míi tiÕn hµnh thu thËp vµ xö lý th«ng tin h×nh thµnh lªn b¶n
th¶o.
- DuyÖt b¶n th¶o: Sau khi b¶n th¶o ®îc hoµn chØnh ngêi c¸n bé so¹n th¶o
ph¶i tr×nh cho ngêi cã ®ñ thÈm quyÒn duyÖt b¶n th¶o.
- §¸nh m¸y v¨n b¶n vµ lµm c¸c thñ tôc ph¸t hµnh v¨n b¶n.
* ThÈm quyÒn ký v¨n b¶n:
T¹i ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng, tæ chøc lµm viÖc theo chÕ
®é tËp thÓ, ngêi ®øng ®Çu lµ chñ tÞch cã thÈm quyÒn ký tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n
Khoa V¨n th – Lu tr÷
5
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
cña c¬ quan vµ khi ký v¨n b¶n ngêi ký lµ thay mÆt tËp thÓ nªn ph¶i ®Ò thay mÆt
(TM).
Chñ tÞch cã thÓ giao cho cÊp phã cña m×nh ký thay c¸c v¨n b¶n ®îc ph©n
c«ng phô tr¸ch th× ghi lµ: KT.
* ThÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n cña MTTQ
ThÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n cña MTTQ ®îc ¸p dông theo Th«ng
t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngµy 06 th¸ng 5 n¨m 2005 cña Bé Néi
vô – V¨n phßng ChÝnh phñ gåm cã 09 phÇn nh sau :
(1). Quèc hiÖu.
(2). Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n.
(3). Sè, ký hiÖu v¨n b¶n : Sè v¨n b¶n lµ sè thø tù ®¨ng ký v¨n b¶n do MÆt
trËn ban hµnh trong n¨m, ký hiÖu v¨n b¶n lµ ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n.
(4). §Þa danh, ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n.
(5). Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n: lµ mét c©u v¨n ng¾n gän ph¶n
¸nh kh¸i qu¸t néi dung v¨n b¶n.
(6). Néi dung v¨n b¶n.
(7). Chøc vô, hä tªn vµ ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn: ngêi ký v¨n b¶n
ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung v¨n b¶n do m×nh ký.
(8). DÊu: viÖc ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n ®îc MÆt trËn thùc hiÖn theo ®óng quy
®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh
phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th. DÊu ®îc ®ãng trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i, sö
dông mùc dÊu mµu ®á.
(9). N¬i nhËn v¨n b¶n: ghi tªn c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, tæ chøc hoÆc c¸ nh©n
cã tr¸ch nhiÖm thi hµnh v¨n b¶n.
* NhËn xÐt:
Tuy nhiªn viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cña MTTQ huyÖn VÜnh Têng vÉn cßn nhiÒu v¨n b¶n sai thÓ thøc, kh«ng ®óng víi quy ®Þnh trong Th«ng t
liªn tÞch sè 55/TTLT-BNV-VPCP.
VD. V¨n b¶n sè 27/TH-MT, ngµy 24 th¸ng 4 n¨m 2007.theo nh v¨n b¶n
nµy th× dßng ch÷ “ §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc ” ®îc viÕt in hoa lµ kh«ng
®óng mµ ph¶i viÕt ch÷ in thêng.
Vµ thÈm quyÒn ký v¨n b¶n còng kh«ng ®óng, do ngêi ký lµ Phã chñ tÞch
nªn ph¶i ®Ò dßng “ KT.Chñ tÞch” trªn dßng “Phã chñ tÞch”.
* Quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n:
So¹n th¶o v¨n b¶n lµ kh©u quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña mçi c¬
quan, ®¬n vÞ. ChÊt lîng v¨n b¶n cã ¶nh hëng rÊt lín tíi hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ c«ng
viÖc cña c¬ quan qu¶n lý. ViÖc tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ®îc tiÕn hµnh
mét c¸ch thËn träng vµ khoa häc. Quy tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n ®îc
tiÕn hµnh theo tr×nh tù c¸c bíc sau:
(1). ChuÈn bÞ:
Khoa V¨n th – Lu tr÷
6
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
- C¸n bé chuyªn m«n x¸c ®Þnh môc ®Ých, néi dung vÊn ®Ò cÇn ban hµnh vµ
tr×nh l·nh ®¹o. Sau ®ã tiÕn hµnh thu thËp th«ng tin cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò, sù
viÖc bao gåm c¶ th«ng tin ph¸p lý vµ th«ng tin thùc tÕ.
(2). X©y dùng b¶n th¶o:
- X©y dùng ®Ò c¬ng
- ViÕt dù th¶o: C¸n bé chuyªn m«n c¨n cø vµo ®Ò c¬ng ®· cã ®Ó viÕt b¶n
dù th¶o. Sau khi dù th¶o xong th× cÇn tæ chøc héi th¶o xin ý kiÕn c¸c ®¬n vÞ cã
liªn quan ®Ó ®¶m b¶o chÊt lîng cña b¶n dù th¶o.
(3). DuyÖt b¶n th¶o:
Sau khi so¹n th¶o xong, tríc khi tr×nh ký v¨n b¶n ph¶i ®îc duyÖt b¶n th¶o
- Tr×nh l·nh ®¹o phßng, ban chøc n¨ng xem xÐt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi
dung cña v¨n b¶n. L·nh ®¹o phßng, ban cÇn ký t¾t vµo phÇn sau cña ch÷ cuèi
cïng cña néi dung v¨n b¶n.
- Tr×nh Trëng phßng Hµnh chÝnh tæ chøc duyÖt vÒ thÓ thøc vµ tÝnh ph¸p lý
cña v¨n b¶n. Trëng phßng ký t¾t vµo vÞ trÝ sau phÇn lu v¨n th.
- Tr×nh ngêi ký v¨n b¶n duyÖt b¶n th¶o
(4). §¸nh m¸y: Khi nµo cã ch÷ ký cña ngêi ký v¨n b¶n vµo dù th¶o th×
nh©n viªn ®¸nh m¸y míi ®îc ®¸nh m¸y v¨n b¶n. Sau khi ®¸nh m¸y xong, cÇn
xem xÐt l¹i lÇn cuèi vÒ thÓ thøc, lçi chÝnh t¶ sau ®ã chuyÓn l¹i cho ®¬n vÞ so¹n
th¶o.
(5). Hoµn thiÖn c¸c thñ tôc ®Ó ban hµnh v¨n b¶n
1.1.3. C¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhµ níc hiÖn hµnh ®îc ¸p dông trong c¬ quan.
HiÖn nay, MÆt trËn cha ban hµnh v¨n b¶n cô thÓ vÒ c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷
nhng MÆt trËn ®· nhiÒu lÇn cö c¸n bé v¨n th ®i häc c¸c líp båi dìng vµ n©ng cao
nghiÖp vô.
HiÖn t¹i c«ng t¸c v¨n th lu tr÷ ë MÆt trËn ®îc thùc hiÖn thèng nhÊt theo c¸c
v¨n b¶n cña chÝnh phñ nh:
- NghÞ ®Þnh 110/2004/ N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña chÝnh phñ
vÒ c«ng t¸c v¨n th.
- NghÞ ®Þnh 38/2001/N§-CP, ngµy 24 th¸ng 8 n¨m 2001 cña chÝnh phñ vÒ
qu¶n lý vµ sö dông dÊu.
- NghÞ ®Þnh 111/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña chÝnh phñ vÒ
c«ng t¸c lu tr÷.
- C«ng v¨n 425/VTLTNN-NVTW, ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña côc v¨n
th vµ lu tr÷ nhµ níc vÒ híng dÉn qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn.
1.2. C«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña MÆt trËn.
ViÖc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i, ®Õn lµ kh©u nghiÖp vô quan träng
cña c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷: “ TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i, ®Õn cña c¬ quan, tæ chøc trõ
trêng hîp ph¸p luËt cã quy ®Þnh kh¸c ®Òu ph¶i ®îc qu¶n lý tËp trung, thèng
nhÊt...v¨n b¶n ®i, v¨n b¶n ®Õn thuéc ngµy nµo ph¶i ®îc ®¨ng ký, ph¸t hµnh hoÆc
chuyÓn giao trong ngµy, chËm nhÊt lµ trong ngµy lµm viÖc tiÕp theo...”( TrÝch
Khoa V¨n th – Lu tr÷
7
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
c«ng v¨n sè 425/VTLTNN-NVTW ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc v¨n th vµ
lu tr÷ nhµ níc).
1.2.1.Quy tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n ®i
TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n bao gåm : V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n
hµnh chÝnh, v¨n b¶n chuyªn ngµnh ( kÓ c¶ b¶n sao v¨n b¶n, v¨n b¶n lu chuyÓn
néi bé, v¨n b¶n mËt ) do c¬ quan, tæ chøc ph¸t hµnh ®îc gäi chung lµ v¨n b¶n ®i.
V¨n b¶n ®i cña c¬ quan thùc chÊt lµ c«ng cô ®iÒu hµnh, qu¶n lý trong qu¸
tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n ®îc giao. V× vËy, viÖc tæ chøc
qu¶n lý v¨n b¶n ®i ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c tËp trung, thèng nhÊt, chÝnh x¸c, kÞp
thêi, tiÕt kiÖm vµ theo quy tr×nh mµ nhµ níc ®· quy ®Þnh.
Quy tr×nh nghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n ®i ¸p dông t¹i MÆt trËn tæ quèc gåm
cã 05 bíc, cô thÓ nh sau :
a- Tr×nh v¨n b¶n ®i:
Theo quy ®Þnh vÒ viÖc tr×nh v¨n b¶n th× c¸c v¨n b¶n ®i cña c¬ quan th«ng
thêng ®îc giao cho c¸c chuyªn viªn am hiÓu vÒ tõng lÜnh vùc chuyªn m«n chuÈn
bÞ, so¹n th¶o. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc so¹n vµ in Ên xong th× ph¶i tr×nh cho thñ trëng hoÆc ngêi ®îc thñ trëng ñy quyÒn ký tríc khi ban hµnh.
T¹i MÆt trËn c¸c v¨n b¶n ®i th«ng thêng ®îc giao cho c¸n bé v¨n phßng
chuÈn bÞ so¹n th¶o. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc so¹n vµ in Ên xong th× tr×nh cho chñ
tÞch ký tríc khi ban hµnh.
ViÖc tr×nh v¨n b¶n ®i thuéc vµo c¬ cÊu tæ chøc cña c¬ quan. Tuy nhiªn ë
bÊt cø trêng hîp nµo th× vai trß vµ vÞ thÕ cña v¨n th vÉn kh«ng thay ®æi.
Khi tr×nh ký v¨n b¶n cã nhiÒu c¸ch vµ phô thuéc vµo møc ®é quan träng
cña v¨n b¶n, gi¸ trÞ cña v¨n b¶n, cã hai c¸ch tr×nh ký:
+ ChuyÓn trùc tiÕp v¨n b¶n in ®· ®îc kiÓm tra kü vÒ néi dung, thÓ thøc cho
ngêi cã thÈm quyÒn ®Ó ký chÝnh thøc ®èi víi c¸c v¨n b¶n th«ng thêng, néi dung
kh«ng phøc t¹p.
+ §èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung phong phó, phøc t¹p (vÝ dô c¸c v¨n
b¶n quy ph¹m díi luËt, c¸c ®Ò ¸n, kÕ ho¹ch dµi h¹n...) khi tr×nh cho ngêi cã thÈm
quyÒn ký nhÊt thiÕt ph¶i kÌm theo c¸c v¨n b¶n cã liªn quan( gäi lµ hå s¬ tr×nh
ký) ®Ó ngêi ký kiÓm tra l¹i néi dung v¨n b¶n khi cÇn thiÕt.
ViÖc tr×nh ký v¨n b¶n cã thÓ do ngêi phô tr¸ch v¨n phßng hoÆc phßng hµnh
chÝnh hoÆc còng cã thÓ do c¸c chuyªn viªn, c¸c bé phËn chuyªn m«n thùc hiÖn.
Nhng nhÊt thiÕt ph¶i qua bé phËn hµnh chÝnh cña c¬ quan ®Ó tiÖn theo dâi, qu¶n
lý, kiÓm tra.
V¨n b¶n tríc khi tr×nh cho ngêi cã thÈm quyÒn ph¶i ®îc kiÓm tra kü vÒ thÓ
thøc, néi dung, cã ch÷ ký t¾t cña ngêi phô tr¸ch ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n. Sau ®ã
ph¶i ®îc s¾p xÕp khoa häc, theo trËt tù, ®îc ®a vµo cÆp tr×nh ký vµ nªn tr×nh vµo
mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh trong ngµy.
* NhËn xÐt: T¹i MÆt trËn do chØ ban hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n th«ng thêng cã
néi dung kh«ng phøc t¹p nªn khi tr×nh v¨n b¶n th× tr×nh v¨n b¶n in ®· ®îc c¸n bé
v¨n phßng kiÓm tra kü vÒ néi dung, thÓ thøc tríc khi tr×nh v¨n b¶n cho Chñ tÞch
hoÆc Phã chñ tÞch ký chÝnh thøc.
Khoa V¨n th – Lu tr÷
8
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
b- KiÓm tra thÓ thøc, ghi sè ngµy th¸ng v¨n b¶n ®îc quy ®Þnh t¹i §iÒu 29
NghÞ ®Þnh 110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng
t¸c v¨n th.
v¨n b¶n sau khi ®· ®îc tr×nh cho thñ trëng c¬ quan, ®¬n vÞ duyÖt vµ ký ban
hµnh thi ®îc chuyÓn l¹i cho v¨n th c¬ quan, ®¬n vÞ. Víi môc ®Ých rµ so¸t l¹i lÇn
cuèi vÒ thÓ thøc, h×nh thøc, kü thuËt tr×nh v¨n b¶n xem ®· thùc hiÖn theo ®óng
quy ®Þnh hay cha? HÇu hÕt c¸c v¨n b¶n kh«ng cã ®Çy ®ñ thÓ thøc ®Òu ®îc göi tr¶
l¹i cho bé phËn so¹n th¶o ®Ó chØnh söa l¹i tríc khi chuyÓn giao ®Õn c¸c ®èi tîng
nhËn v¨n b¶n.
Sau khi v¨n b¶n ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c thÓ thøc th× c¸n bé v¨n th cã tr¸ch
nhiÖm ghi sè, ngµy, th¸ng ®èi víi tÊt v¶ v¨n b¶n ®i. §èi víi v¨n b¶n cã sè vµ
ngµy díi 10 vµ th¸ng díi 3 th× ®Òu ph¶i thªm sè 0 ë ®»ng tríc ®Ó tr¸nh trêng hîp
nhÇm lÉn cã thÓ x¶y ra.
ViÖc ghi sè, ngµy, th¸ng v¨n b¶n còng ®îc quy ®Þnh cô thÓ. §èi víi v¨n
b¶n cña MÆt trËn ban hµnh th× sè v¨n b¶n do c¸n bé v¨n th cung cÊp theo thø tù
trong ngµy, tuÇn, th¸ng, quý, n¨m; ký hiÖu ®îc lÊy ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n vµ
ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n ®ã ®Æt ra.
Th«ng thêng sè cña v¨n b¶n do v¨n th ghi, ký hiÖu v¨n b¶n ®îc ®¸nh m¸y
s½n( trêng hîp ®Æc biÖt cã thÓ ®îc xin tríc khi ký chÝnh thøc “ v¨n b¶n mËt”).
Ghi sè, ngµy, th¸ng ®èi víi v¨n b¶n ®i lµ yªu cÇu b¾t buéc kh«ng lo¹i trõ
bÊt cø 1 v¨n b¶n nµo.
Mçi v¨n b¶n ®îc ghi mét sè vµ mét ngµy th¸ng nhÊt ®Þnh tÝnh tõ sè 01 vµo
ngµy ®Çu tiªn cña n¨m vµ kÕt thóc vµo ngµy 31 th¸ng 12 cña n¨m, n¨m ban hµnh
ph¶i ghi ®Çy ®ñ c¸c sè( theo kho¶n 3 môc II cña th«ng t liªn tÞch sè 55/TTLTBNV-VPCP ban hµnh ngµy 06 th¸ng 5 n¨m 2005). Sè cña v¨n b¶n ®îc ghi ë díi
t¸c gi¶ v¨n b¶n; ngµy, th¸ng ghi díi quèc hiÖu.
ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng ®¸nh sè v¨n b¶n theo tªn lo¹i
v¨n b¶n( quyÕt ®Þnh ®îc ®¸nh sè riªng; c«ng v¨n, th«ng b¸o, kÕ ho¹ch...®¸nh sè
chung).
c- §ãng dÊu v¨n b¶n.
Con dÊu thÓ hiÖn vÞ trÝ ph¸p lý vµ t c¸ch ph¸p nh©n cña c¬ quan, tæ chøc vµ
kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý ®èi víi c¸c v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬ quan, tæ chøc.
DÊu lµ mét thµnh phÇn thÓ thøc cña v¨n b¶n, thÓ hiÖn gi¸ trÞ ph¸p lý cña
v¨n b¶n.
DÊu chØ ®îc ®ãng vµo v¨n b¶n, giÊy tê ®· cã ch÷ ký hîp lÖ cña ngêi cã
thÈm quyÒn.
§ãng dÊu lµ kh©u cuèi cïng ®Ó hoµn thµnh mét v¨n b¶n. NÕu v¨n b¶n
kh«ng ®îc ®ãng dÊu c¬ quan th× v¨n b¶n ®ã kh«ng cã hiÖu lùc ph¸p lý, mäi ®¬n
vÞ kh«ng cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®ã. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc kiÓm tra
lÇn cuèi vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n sÏ ®îc tr×nh lªn thñ trëng c¬
quan ký, c¸n bé v¨n th cã tr¸ch nhiÖm ®ãng dÊu c¬ quan, dÊu chøc danh, dÊu hä
tªn cña thñ trëng c¬ quan. Sau ®ã v¨n b¶n ®îc ®¨ng ký vµo sæ vµ chuyÓn giao cho
c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ theo ®óng thêi h¹n quy ®Þnh.
Khoa V¨n th – Lu tr÷
9
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
§Æc biÖt ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n ký kh«ng ®óng quy ®Þnh hoÆc do ngêi cña
c¬ quan kh¸c mang ®Õn c¸n bé v¨n th kh«ng cã tr¸ch nhiÖm ®ãng dÊu, ®ång thêi
chuyÓn v¨n b¶n ®ã lªn ngêi cã thÈm quyÒn gi¶i quyÕt.
DÊu ph¶i ®îc ®ãng ngay ng¾n, râ rµng, ®óng chiÒu vµ dïng ®óng mùc dÊu
®· ®îc quy ®Þnh. Khi ®ãng th× dÊu ph¶i trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i.
C¸c c¬ quan ®îc sö dông con dÊu nh»m kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n
b¶n hµnh chÝnh trong quan hÖ giao dÞch gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc vµ c¸ nh©n.
DÊu cña c¬ quan chØ ®îc ®ãng vµo v¨n b¶n cã c¸c ch÷ ký hîp lÖ do thñ trëng c¬
quan hoÆc ngêi ®îc thñ trëng ñy quyÒn ký tïy theo møc ®é quan träng cña v¨n
b¶n. TuyÖt ®èi kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ( giÊy tr¾ng).
Ngoµi ra trong mét sè trêng hîp ®Æc biÖt nh v¨n b¶n lµ c¸c ®Ò ¸n, kÕ
ho¹ch, b¸o c¸o, ch¬ng tr×nh ®Ó thÓ hiÖn tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n dÊu ®îc ®ãng
lªn gãc tr¸i phÝa trªn cña v¨n b¶n kÌm theo ®îc gäi lµ dÊu treo.
C¸c v¨n b¶n cã nhiÒu tê cßn ®îc ®ãng dÊu vµo kho¶ng gi÷a mÐp ph¶i cña
v¨n b¶n hoÆc phô lôc v¨n b¶n, trïm lªn mét phÇn c¸c giÊy tê gäi lµ dÊu gi¸p lai.
ViÖc ®ãng dÊu gi¸p lai, dÊu næi trªn v¨n b¶n, tµi liÖu chuyªn ngµnh ®îc thùc hiÖn
theo quy ®Þnh cña Bé trëng, Thñ trëng c¬ quan qu¶n lý ngµnh.
ViÖc ®ãng dÊu c¸c møc ®é mËt (mËt, tèi mËt, tuyÖt mËt), møc ®é khÈn
(khÈn, thîng khÈn, háa tèc) do ngêi ký v¨n b¶n quyÕt ®Þnh hoÆc do ngêi, ®¬n vÞ
so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ò xuÊt.
VÞ trÝ ®ãng dÊu møc ®é mËt, khÈn ë díi sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n (nÕu lµ v¨n
b¶n cã tªn lo¹i) hoÆc díi trÝch yÕu néi dung ( nÕu lµ c«ng v¨n hµnh chÝnh).
d-§¨ng ký v¨n b¶n ®i
lµ viÖc ghi chÐp hoÆc cËp nhËt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vÒ v¨n b¶n ®i nh
sè, ký hiÖu v¨n b¶n, ngµy, th¸ng v¨n b¶n, tªn lo¹i, trÝch yÕu néi dung.... vµo ph¬ng tiÖn ®¨ng ký nh sæ hoÆc c¬ së d÷ liÖu qu¶n lý trªn m¸y vi tÝnh nh»m phôc vô
cho viÖc qu¶n lý vµ tra t×m.
®¨ng ký v¨n b¶n ®i (hay vµo sæ v¨n b¶n ®i) lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc
hiÖn tríc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan.
HiÖn nay, viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i thêng ¸p dông 02 h×nh thøc : ®¨ng ký
truyÒn thèng ( b»ng sæ ) vµ ®¨ng ký v¨n b¶n b»ng m¸y tÝnh víi môc ®Ých qu¶n lý
chÆt chÏ v¨n b¶n do c¬ quan ban hµnh ra vµ phôc vô viÖc tra t×m v¨n b¶n ®îc
nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi.
Tuy nhiªn, c¶ 02 c¸ch ®¨ng ký trªn ®Òu cã u, nhîc ®iÓm nhÊt ®Þnh. C¸ch
®¨ng ký b»ng sæ tuy th«ng dông, ®¬n gi¶n dÔ thùc hiÖn, mang tÝnh æn ®Þnh nhng
l¹i mÊt nhiÒu thêi gian, khã tra t×m vµ dÔ x¶y ra sai xãt. Ngîc l¹i, c¸ch ®¨ng ký
b»ng m¸y tÝnh tuy lµ ph¬ng tiÖn ®¨ng ký hiÖn ®¹i h¬n, tra t×m nhanh chãng, dÔ
dµng, chÝnh x¸c, cã tÝnh khoa häc cao nhng l¹i kh«ng th«ng dông, tÝnh æn ®Þnh
thÊp vµ phô thuéc vµo ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt cña tõng c¬ quan, ®¬n vÞ.
Qua ®ît thùc tËp em thÊy viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i cña MÆt trËn ®Òu sö
dông c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i b»ng sæ.
Do mçi n¨m MÆt trËn chØ ban hµnh kho¶ng 500 v¨n b¶n nªn ë ®©y chØ lËp
mét sæ duy nhÊt lµ “ sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ”, vµ ®îc lËp theo mÉu cña C«ng v¨n
Khoa V¨n th – Lu tr÷
10
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
sè 425/VTLTNN-NVTW, ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc V¨n th vµ Lu tr÷
nhµ níc híng dÉn qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn.
TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i ®îc ®¨ng ký vµo sæ theo mÉu mét c¸ch râ
rµng, ®óng vµ ®Çy ®ñ c¸c cét, môc theo quy ®Þnh. Khi ®¨ng ký kh«ng dïng bót
ch×, kh«ng dËp xãa hoÆc viÕt t¾t nh÷ng tõ Ýt th«ng dông, dÔ g©y sù nhÇm lÉn, khã
kh¨n trong viÖc tra t×m.
- MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ( lo¹i thêng )
+B×a sæ vµ trang ®Çu :
ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam
HuyÖn vÜnh têng
Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i
N¨m:...(1)
Tõ ngµy........®Õn ngµy......(2)
Tõ sè.......®Õn sè......(3)
QuyÓn sè :....(4)
Híng dÉn c¸ch ghi b×a sæ :
(1). N¨m më sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i.
(2). Ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ®¨ng ký v¨n b¶n trong sæ.
(3). Sè thø tù ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ®Çu tiªn vµ cuèi cïng trong quyÓn sæ.
(4).Sè thø tù cña quyÓn sæ.
Trªn trang ®Çu cña c¸c lo¹i sæ cÇn cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn vµ
®ãng dÊu tríc khi sö dông, tuy nhiªn t¹i MÆt trËn c¸c lo¹i sæ chØ ®îc ®ãng dÊu c¬
quan lªn trang ®Çu.
+ PhÇn ®¨ng ký bªn trong :
Sè,
ký
hiÖu
v¨n
b¶n
Ngµy
th¸ng
v¨n
b¶n
Tªn lo¹i vµ
trÝch yÕu néi
dung
Khoa V¨n th – Lu tr÷
Ngêi
ký
11
N¬i nhËn
v¨n b¶n
§¬n vÞ, Sè lîng
ngêi
b¶n
nhËn
b¶n lu
Ghi
chó
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
(1)
112/
TBMT
(2)
24/12/
2007
(3)
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
(4)
Th«ng
b¸o - ¤ng
c«ng t¸c MÆt Kh¶m
trËn tæ quèc
tham gia x©y
dùng
chÝnh
quyÒn
n¨m
2007
(5)
(6)
- MTTQ - MT
tØnh
- H§ND
huyÖn
- UBND
huyÖn
-29 x·, thÞ
trÊn
(7)
(8)
32
§èi víi v¨n b¶n mËt, do ®Æc ®iÓm cña MÆt trËn cã Ýt v¨n b¶n mËt nªn t¹i
®©y kh«ng cã sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt riªng mµ ®¨ng ký chung vµo sæ ®¨ng ký
v¨n b¶n ®i vµ chØ bæ sung thªm cét “ møc ®é mËt ” sau cét “ tªn lo¹i vµ trÝch yÕu
néi dung ”.
e- ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i.
TÊt c¶ nh÷ng v¨n b¶n do c¬ quan ban hµnh sau khi lµm thñ tôc ®¨ng ký
xong th× ®îc göi tíi c¸c ®èi tîng cã liªn quan vµ ph¶i thùc hiÖn theo mét nguyªn
t¾c chung lµ: chÝnh x¸c, ®óng ®èi tîng vµ kÞp thêi, nguyªn t¾c nµy nh»m ®¶m b¶o
cho mäi v¨n b¶n khi chuyÓn giao kh«ng bÞ nhÇm lÉn, chËm trÔ vÒ thêi gian g©y
¸ch t¾c trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc, lµm gi¶m hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña v¨n b¶n ®·
®îc ban hµnh. §Ó nguyªn t¾c chÝnh x¸c, ®óng ®èi tîng vµ kÞp thêi thùc sù cã ý
nghÜa, ngêi cã thÈm quyÒn ký v¨n b¶n ph¶i c¨n cø vµo yªu cÇu cô thÓ cña tõng
viÖc vµ theo ®óng nh÷ng quy ®Þnh vÒ quyÒn h¹n, nhiÖm vô, quan hÖ c«ng t¸c cña
tõng c¬ quan mµ quyÕt ®Þnh viÖc göi vµ sao v¨n b¶n. C¨n cø vµo quyÕt ®Þnh cña
ngêi ký v¨n b¶n vÒ c¸c ®èi tîng liªn quan ®Ó lËp danh s¸ch vµ tr¸nh t×nh tr¹ng bá
sãt c¸c ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n cã liªn quan ph¶i göi v¨n b¶n
Th«ng thêng v¨n b¶n cña c¬ quan tríc khi chuyÓn ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn
quan ph¶i ®îc ®Ó trong b× cÈn thËn nh»m tr¸nh thÊt l¹c vµ tiÕt lé th«ng tin. Phong
b× göi v¨n b¶n ph¶i lµm b»ng giÊy bÒn, dai, bªn ngoµi kh«ng nh×n râ ch÷ bªn
trong, kh«ng bÞ Èm ít, r¸ch, mñn. Tïy theo sè lîng v¨n b¶n ®i nhiÒu hay Ýt vµ ®é
dµy cña v¨n b¶n mµ lùa chän b× cho thÝch hîp. B× cã 04 lo¹i kÝch thíc th«ng dông
cô thÓ nh sau: lo¹i 307mm*220mm, lo¹i 220mm*158mm, lo¹i 220mm*109mm,
lo¹i 158mm*115mm.
MÉu b× v¨n b¶n:
ñy ban mÆt trËn tæ quèc huyÖn vÜnh têng
BiÓu tîng mttq ®Þa chØ: thÞ trÊn vÜnh têng- vÜnh têng vÜnh phóc
®iÖn tho¹i: (0211).839.105
To:.......................................
...........................................
...........................................
Khoa V¨n th – Lu tr÷
12
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
Sau ®ã ®a v¨n b¶n vµo b× : Sau khi tr×nh bµy phong b×, gÊp v¨n b¶n nhá l¹i
( thêng ®îc gÊp lµm 4 phÇn b¨ng nhau, mÆt ch÷ quay vµo trong) vµ cho vµo
phong b× råi d¸n cÈn thËn.
§èi víi v¨n b¶n TuyÖt mËt ph¶i lµm 2 b×:
+ B× trong: Ghi sè, ký hiÖu cña tµi liÖu ®ãng dÊu “ TuyÖt mËt”. NÕu göi
®Ých danh ngêi nhËn th× ph¶i ®ãng dÊu “ChØ ngêi cã tªn míi ®îc bãc b×”
+ B× ngoµi: Ghi nh göi tµi liÖu thêng, vµ ®ãng dÊu chØ møc ®é tuyÖt mËt.
Khi tr×nh bµy b× kh«ng viÕt t¾t nh÷ng tõ kh«ng th«ng dông, kh«ng xuèng
dßng tïy tiÖn, kh«ng nªn dïng phong b× qu¸ hÑp vµ giÊy qu¸ máng.
Khi d¸n b× kh«ng ®îc ®Ó hå dÝnh vµo v¨n b¶n ®Ó khi bãc b× kh«ng lam
r¸ch tµi liÖu hoÆc bÞ mÊt ch÷, g©y trë ng¹i cho ngêi nhËn khi xö lý, gi¶i quyÕt.
§èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung quan träng hoÆc dÊu hiÖu “mËt” khi
chuyÓn nhÊt thiÕt ph¶i kÌm theo phiÕu göi ®Ó tiÖn cho viÖc kiÓm tra, theo dâi
trong qu¸ tr×nh xö lý, gi¶i quyÕt.
PhiÕu göi còng ph¶i ®¸nh sè thø tù, kh«ng ®¸nh sè v¨n b¶n. C¬ quan nhËn
®îc v¨n b¶n ph¶i ký x¸c nhËn vµo phiÕu göi vµ chuyÓn tr¶ cho c¬ quan göi ®Ó
tiÖn theo dâi, kiÓm tra, xö lý trong c¸c trêng hîp cÇn thiÕt.
V¨n b¶n tríc khi ®îc chuyÓn giao tíi c¸c ®èi tîng cã liªn quan ph¶i ®îc
®¨ng ký vµo “ sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®i ”.
Tuy nhiªn, ë MÆt trËn sè lîng v¨n b¶n ban hµnh trong mét n¨m Ýt ( chØ
kho¶ng 500 v¨n b¶n ) nªn dïng lu«n sæ ®¨ng ký thµnh sæ chuyÓn giao.
ë MÆt trËn v¨n b¶n chñ yÕu ®îc chuyÓn qua ®êng bu ®iÖn vµ v¨n b¶n ®îc
®¨ng ký vµo “ sæ göi v¨n b¶n ®i bu ®iÖn ”. MÉu sæ gåm 02 phÇn nh sau:
+ B×a sæ vµ trang ®Çu:
ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam
HuyÖn vÜnh têng
Sæ göi v¨n b¶n
®i bu ®iÖn
N¨m:......(1)....
Tõ ngµy..........®Õn ngµy......(2)
QuyÓn sè:......(3)..
Híng dÉn c¸ch ghi b×a sæ:
(1). Ghi n¨m quyÓn sæ ®îc lËp
Khoa V¨n th – Lu tr÷
13
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
(2). Ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc chuyÓn giao v¨n b¶n trong sæ
(3). Sè thø tù quyÓn sæ
+ PhÇn ®¨ng ký bªn trong:
Ngµy
chuyÓn
Sè, ký hiÖu
v¨n b¶n
N¬i nhËn v¨n b¶n
Sè lîng b×
(1)
(2)
(3)
(4)
25/4
27/TH-MT
- CT H§ND tØnh
- CT MTTQ tØnh
- CT H§ND huyÖn
Ký nhËn, Ghi chó
dÊu bu ®iÖn
(5)
(6)
03
Híng dÉn ®¨ng ký:
(1). Ghi ngµy th¸ng göi v¨n b¶n
(2). Ghi sè, ký hiÖu v¨n b¶n
(3). Ghi tªn c¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n nhËn v¨n b¶n
(4). Ghi sè lîng b× cña v¨n b¶n
(5). Ch÷ ký cña nh©n viªn bu ®iÖn hoÆc dÊu bu ®iÖn
(6). Ghi chó.
f- S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô sö dông b¶n lu v¨n b¶n ®i
Mçi mét v¨n b¶n do c¬ quan lµm ra ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng ®iÒu hµnh,
qu¶n lý ®Òu ®îc gi÷ l¹i 02 b¶n chÝnh ®Ó lu :
- 01 b¶n lu t¹i ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ó lËp hå s¬ c«ng viÖc
- 01 b¶n lu t¹i v¨n th c¬ quan ®Ó lËp tËp lu
ViÖc lu v¨n b¶n ®i ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 19 cña NghÞ ®Þnh
110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ vÒ C«ng t¸c v¨n th.
B¶n lu t¹i v¨n th lµ b¶n cã ch÷ ký trùc tiÕp cña ngêi cã thÈm quyÒn vµ nh©n viªn
v¨n th cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp v¨n b¶n lu thËt khoa häc lµm c¬ së ®Ó phôc vô cho
viÖc tra t×m tµi liÖu khi cÇn thiÕt.
ViÖc s¾p xÕp b¶n lu ®îc s¾p xÕp theo tõng th¸ng, mçi th¸ng lËp tËp lu
nh»m phôc vô trùc tiÕp cho viÖc tra t×m, khai th¸c sö dông tríc m¾t còng nh l©u
dµi.
Do tËp lu ®îc lËp theo tõng th¸ng vµ v¨n b¶n ®îc ®¸nh sè tæng hîp nªn
viÖc s¾p xÕp v¨n b¶n trong tËp lu ®îc s¾p xÕp theo sè, ký hiÖu v¨n b¶n. Th«ng thêng v¨n b¶n nµo cã sè nhá h¬n, ban hµnh tríc th× xÕp lªn tríc, sè lín ban hµnh
sau xÕp xuèng díi. Hµng th¸ng c¸n bé v¨n th tiÕn hµnh tæng hîp mét lÇn theo thø
tù råi s¾p xÕp vµo cÆp ®Ó l¹i t¹i v¨n th mét n¨m råi nép vµo v¨n th c¬ quan.
V¨n b¶n lu sau khi s¨p xÕp xong kh«ng ®îc ghi tiªu ®Ò cho tËp lu mµ ®ùng
trong tói tµi liÖu bªn ngoµi cã ghi th¸ng.
Khoa V¨n th – Lu tr÷
14
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
tËp lu.
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
Sau ®ã c¸c tói tµi liÖu ®îc s¾p xÕp tÊt c¶ vµo mét cÆp bªn ngoµi cã ghi tªn
Cã 02 c¸ch s¾p xÕp v¨n b¶n lu:
- S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo tªn lo¹i cña v¨n b¶n, mÉu tiªu ®Ò tËp lu nh sau:
TËp lu + tªn lo¹i + t¸c gi¶ + thêi gian.
- S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo thêi gian ban hµnh v¨n b¶n,mÉu tiªu ®Ò tËp lu
nh sau:
TËp lu + v¨n b¶n + t¸c gi¶ + thêi gian
Do MÆt trËn trong mét n¨m cã sè lîng ban hµnh v¨n b¶n Ýt nªn b¶n lu ®îc
¸p dông h×nh thøc s¾p xÕp theo thêi gian ban hµnh v¨n b¶n.
TÊt c¶ c¸c tËp “v¨n b¶n lu”ph¶i do bé phËn v¨n th thuéc phßng Hµnh chÝnh
hoÆc V¨n phßng c¬ quan qu¶n lý chÆt chÏ vµ thèng nhÊt.
1.3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu
DÊu lµ t c¸ch ph¸p nh©n cña c¬ quan, thµnh phÇn biÓu hiÖn tÝnh hîp ph¸p
vµ thÓ hiÖn tÝnh ch©n thùc cña v¨n b¶n. Trong mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, con
dÊu lµ thñ tôc hµnh chÝnh trong quan hÖ giao dÞch gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc lµ
c«ng cô quan träng tham gia ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¬ quan. Do vËy, con dÊu lµ
thµnh phÇn kh¼ng ®Þnh tÝnh chÝnh x¸c vµ hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n.
a- VÒ qu¶n lý con dÊu c¬ quan
Theo quy ®Þnh chung, dÊu cña c¬ quan bao gåm : dÊu c¬ quan, dÊu v¨n
phßng, dÊu chøc vô, dÊu hä tªn, dÊu chØ møc ®é mËt, khÈn, dÊu niªm phong, dÊu
næi.....®Òu ph¶i ®îc b¶o qu¶n chÆt chÏ t¹i v¨n th c¬ quan vµ do c¸n bé v¨n th trùc
tiÕp qu¶n lý vµ sö dông.
DÊu nÕu mang ra khái n¬i quy ®Þnh ph¶i cã lÖnh cña ngêi cã thÈm quyÒn.
Ngêi ®îc giao nhiÖm vô mang dÊu ph¶i gi÷ g×n cÈn thËn, lu«n ®Ó bªn ngêi vµ
ph¶i ®¶m b¶o tuyÖt ®èi an toµn.
DÊu chØ ®îc giao cho mét ngêi trùc tiÕp qu¶n lý vµ sö dông. Ngêi ®ã ph¶i
lµ biªn chÕ chÝnh thøc, cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu
nghiÖp vô. Khi ngêi trùc tiÕp qu¶n lý, sö dông dÊu v¾ng mÆt th× thñ trëng c¬ quan
ph¶i cö ngêi kh¸c thay thÕ vµ thùc hiÖn viÖc giao nhËn dÊu b»ng v¨n b¶n.
®èi víi MÆt trËn, dÊu ®îc thùc hiÖn theo ®óng quy tr×nh, dÊu ®îc qu¶n lý
tuyÖt ®èi an toµn, tõ ngµy thµnh lËp ®Õn nay cha x¶y ra hiÖn tîng mÊt dÊu hoÆc sö
dông dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh bÞ xö lý theo quy ®Þnh cña c¬ quan hoÆc ph¸p
luËt.
b- Sö dông con dÊu
DÊu ®îc sö dông ®Ó ®ãng vµo c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu ®· cã ch÷ ký ®óng quy
®Þnh cña ngêi cã thÈm quyÒn nh»m kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n, tµi
liÖu.
Ngêi ®îc giao nhiÖm vô qu¶n lý con dÊu cã nhiÖm vô :
- Gi÷ g×n, b¶o qu¶n cÈn thËn, an toµn.
- Kh«ng tù ý giao dÊu cho ngêi kh¸c.
Khoa V¨n th – Lu tr÷
15
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
- KiÓm tra ch÷ ký tríc khi ®ãng dÊu.
- Trùc tiÕp ®ãng dÊu theo quy ®Þnh vµo c«ng v¨n, tµi liÖu cã ch÷ ký ®óng
quy ®Þnh cña ngêi cã thÈm quyÒn, kh«ng nhê ngêi kh¸c thùc hiÖn thay viÖc ®ãng
dÊu.
- Kh«ng ®îc ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n cha cã ch÷ ký, kh«ng ®îc ®ãng dÊu
khèng chØ ( giÊy tr¾ng ).
- Kh«ng ®Ó ngêi kh«ng cã tr¸ch nhiÖm vµo khu vùc ®Ó dÊu.
- Hµng ngµy tríc vµ sau khi lµm viÖc ph¶i kiÓm tra dÊu, kÕt thóc buæi lµm
viÖc ph¶i niªm phong dÊu. Khi ph¸t hiÖn dÊu bÞ biÕn d¹ng, bÞ mÊt hoÆc cã dÊu
hiÖu mÊt an toµn ph¶i b¸o ngay cho thñ trëng c¬ quan, ®¬n vÞ biÕt ®Ó cã biÖn
ph¸p kh¾c phôc.
c- T¹i MÆt trËn cã c¸c lo¹i dÊu sau :
- DÊu c¬ quan
- DÊu chøc danh
- DÊu hä tªn
DÊu ®îc ®Ó trong tñ cã khãa ch¾c ch¾n trong còng nh ngoµi giê lµm viÖc
vµ ®îc c¸n bé v¨n phßng kiªm v¨n th qu¶n lý chÆt chÏ.
1.4. Quy tr×nh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn.
V¨n b¶n ®Õn lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n bao gåm v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p
luËt, v¨n b¶n hµnh chÝnh vµ v¨n b¶n chuyªn ngµnh( kÓ c¶ b¶n Fax, v¨n b¶n
chuyÓn qua m¹ng, v¨n b¶n mËt ) vµ ®¬n th göi ®Õn c¸c c¬ quan, tæ chøc ®îc gäi
chung lµ v¨n b¶n ®Õn.
* Nguyªn t¾c chung:V¨n b¶n ®Õn dï díi bÊt kú d¹ng nµo ®Òu ®îc xö lý kÞp
thêi, chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt.
Nh÷ng v¨n b¶n cã dÊu chØ møc ®é khÈn ph¶i lµm thñ tôc ph©n phèi ngay
sau khi nhËn ®îc.
ViÖc nhËn göi, ph©n phèi v¨n b¶n mËt ph¶i theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p
luËt vÒ b¶o vÖ bÝ mËt nhµ níc.
§Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt, c¸c v¨n b¶n ®Õn
ph¶i ®îc xö lý ngay, kh«ng ®Ó bÞ lÉn lén, kh«ng g©y nªn sù chËm trÔ vµ tèn thêi
gian, c«ng søc.
* Quy tr×nh qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn.
V¨n b¶n ®Õn còng nh v¨n b¶n ®i do c¸c c¬ quan lµm ra lµ ph¬ng tiÖn, c«ng
cô quan träng trong ho¹t ®éng ®iÒu hµnh, qu¶n lý cña c¸c c¬ quan
a- TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn vµ kiÓm tra.
V¨n b¶n ®Õn cña MÆt trËn tËp trung ë v¨n th chñ yÕu lµ ®îc göi qua bu
®iÖn. Ngoµi ra cßn cã c¸c tµi liÖu do c¸ nh©n mang tõ héi nghÞ vÒ. Khi tiÕp nhËn
v¨n b¶n ®Õn cÇn kiÓm tra s¬ bé vÒ sè lîng b×, t×nh tr¹ng b×, n¬i nhËn, dÊu niªm
phong ( nÕu cã ). §èi víi v¨n b¶n mËt ®Õn ph¶i kiÓm tra ®èi chiÕu víi n¬i göi tríc khi nhËn vµ ký nhËn.
Khoa V¨n th – Lu tr÷
16
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
NÕu ph¸t hiÖn thiÕu hoÆc mÊt b×, b× kh«ng nguyªn vÑn hoÆc v¨n b¶n ®îc
chuyÓn ®Õn muén h¬n thêi gian ghi trªn b× ®èi víi v¨n b¶n cã dÊu “ háa tèc ”, “
khÈn ”, “ thîng khÈn ”, ph¶i b¸o ngay cho ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm, trong trêng
hîp cÇn thiÕt ph¶i lËp biªn b¶n vµ yªu cÇu ngêi chuyÓn giao v¨n b¶n ký nhËn.
§èi víi v¨n b¶n ®îc chuyÓn qua m¸y Fax hoÆc qua m¹ng, c¸n bé v¨n th
còng ph¶i kiÓm tra vÒ sè lîng v¨n b¶n, sè trang cña v¨n b¶n.
b- Ph©n lo¹i, bãc b× vµ ®ãng dÊu ®Õn.
* Sau khi tiÕp nhËn, b× v¨n b¶n ®Õn ph¶i ®îc xö lý s¬ bé.
V¨n b¶n ®Õn gåm hai lo¹i:
- Lo¹i kh«ng ®¨ng ký: th riªng, s¸ch b¸o, t¹p chÝ...
- Lo¹i ®¨ng ký:
lo¹i ®îc bãc b×
lo¹i kh«ng ®îc bãc b×.
- Lo¹i ®îc bãc b× lµ lo¹i v¨n b¶n göi chung cho c¬ quan vµ sau ®ã tiÕn
hµnh thñ tôc ®¨ng ký.
- §èi víi th riªng göi cho c¸ nh©n trong c¬ quan th× ®îc chuyÓn th¼ng tíi
c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n ®ã( kh«ng cÇn bãc b× vµ ®ãng dÊu ®Õn ).
* Bãc b× v¨n b¶n ®Õn.
V¨n th c¬ quan bãc b× c¸c v¨n b¶n ®Õn göi chung cho c¬ quan. Khi bãc b×
v¨n b¶n v¨n th ph¶i dån v¨n b¶n vÒ phÝa kh«ng d¸n tem vµ dïng kÐo c¾t mét ®êng däc theo chiÒu tem vµ ®Þa chØ n¬i nhËn. Nh÷ng b× v¨n b¶n cã dÊu chØ møc ®é
khÈn th× phØa ®îc bãc tríc ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi. NÕu b× v¨n b¶n ®ång thêi ®ãng
dÊu mËt vµ khÈn th× v¨n b¶n ®ã ph¶i ®îc chuyÓn ngay cho ngêi cã tr¸ch nhiÖm
gi¶i quyÕt.
Tríc khi bãc b× v¨n b¶n nÕu b× v¨n b¶n cã kÌm theo phiÕu göi v¨n th tiÕn
hµnh ®èi chiÕu v¨n b¶n víi phiÕu göi. NÕu kh«ng cã sai sãt g× th× tiÕn hµnh ®ãng
dÊu ký x¸c nhËn cña c¬ quan vµo gãc tr¸i phiÕu göi, chuyÓn tr¶ l¹i c¬ quan göi ®Ó
theo dâi xö lý kÞp thêi.
§èi víi v¨n b¶n lµ ®¬n th, khiÕu n¹i, tè c¸o th× khi bãc b× ph¶i gi÷ l¹i b×
®Ýnh kÌm v¨n b¶n ®Ó lµm b»ng chøng
*§ãng dÊu ®Õn.
TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn thuéc diÖn ®¨ng ký t¹i v¨n th ®Òu ph¶i ®îc ®ãng
dÊu ®Õn. §èi víi v¨n b¶n fax th× cÇn chôp l¹i tríc khi ®ãng dÊu ®Õn, ®èi víi c¸c
v¨n b¶n ®îc chuyÓn qua m¹ng trong trêng hîp cÇn thiÕt cã thÓ in ra vµ lµm thñ
tôc ®ãng dÊu ®Õn.
DÊu ®îc ®ãng râ rµng, ngay ng¾n vµo kho¶ng giÊy tr¾ng díi sè, ký hiÖu
hoÆc díi trÝch yÕu néi dung ®èi víi v¨n b¶n cã tªn lo¹i hoÆc díi kho¶ng giÊy
tr¨ng díi ®Þa danh, ngµy th¸ng ban hµnh.
MÉu dÊu ®Õn ®îc quy ®Þnh nh sau:
Tªn c¬ quan
Khoa V¨n th – Lu tr÷
17
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
®Õn
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
- Sè................
- Ngµy...........
- ChuyÓn........
Néi dung cña dÊu ®Õn :
- Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n
- Sè ®Õn : Lµ sè thø tù v¨n b¶n ®Õn c¬ quan nhËn ®îc tÝnh tõ ngµy ®Çu tiªn
c¬ quan nhËn ®îc v¨n b¶n cho ®Õn ngµy cuèi cïng trong n¨m
- Ngµy ®Õn : Lµ ngµy c¬ quan, tæ chøc nhËn ®îc v¨n b¶n
- ChuyÓn ®Õn : ChuyÓn ®Õn ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt.
Tuy nhiªn, do ®Æc ®iÓm thùc tÕ ë MÆt trËn kh«ng cã dÊu ®Õn nªn c¸c v¨n
b¶n ®Õn kh«ng ®îc ®ãng dÊu ®Õn nªn c¸c v¨n b¶n ®Õn ®îc ®¨ng ký vµo sæ chØ cã
ngµy ®Õn.
c- §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn.
®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tríc khi chuyÓn
giao v¨n b¶n tíi c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n cã liªn quan.
HiÖn nay, ë hÇu hÕt c¸c c¬ quan ®Òu ¸p dông c¶ hai ph¬ng ph¸p ®¨ng ký
v¨n b¶n ®Õn:
- §¨ng ký truyÒn thèng
- §¨ng ký b»ng m¸y vi tÝnh.
HiÖn nay ë MÆt trËn ®ang ¸p dông ph¬ng ph¸p ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn truyÒn
thèng ®ã lµ ®¨ng ký b»ng sæ vµ do mét n¨m MÆt trËn huyÖn chØ tiÕp nhËn kho¶ng
2000 v¨n b¶n nªn chØ lËp mét sæ duy nhÊt lµ “sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn ”, ®îc ¸p
dông theo C«ng v¨n 425/VTLTNN-NVTW ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc
V¨n th Lu tr÷ nhµ níc híng dÉn vÒ viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn.
MÉu sæ ®¨ng ký nh sau:
+ B×a sæ vµ trang ®Çu:
Khoa V¨n th – Lu tr÷
18
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam
huyÖn vÜnh têng
Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
N¨m:.....(1).
Tõ ngµy......®Õn ngµy....(2)..
Tõ sè .......®Õn sè.......(3)..
QuyÓn sè :......(4).
Híng dÉn ghi b×a sæ :
(1). N¨m më sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
(2). Ngµy th¸ng ®Çu tiªn v¨n b¶n ®Õn c¬ quan cho ®Õn ngµy th¸ng cuèi
cïng ®îc ®¨ng ký trong quyÓn sæ.
(3). Sè thø tù v¨n b¶n ®Õn ®Çu tiªn vµ sè thø tù v¨n b¶n ®Õn cuèi cïng ®îc
®¨ng ký trong sæ.
(4). Sè thø tù ®Õn cña quyÓn sæ.
Trªn trang ®Çu cña sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cña MTTQ huyÖn VÜnh Têng
kh«ng cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn mµ chØ ®îc ®ãng dÊu cña MÆt trËn tríc
khi sö dông.
+ Néi dung cña sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
Ngµy
®Õn
Sè
®Õn
T¸c gi¶
v¨n b¶n
Sè ký
hiÖu
v¨n
b¶n
Ngµy
th¸ng
v¨n
b¶n
Tªn lo¹i vµ
trÝch yÕu néi
dung
§¬n vÞ
hoÆc c¸
nh©n
nhËn
Ký
nhËn
Ghi
chó
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
15/10
ñy ban 16/HD 12/10/
MTTQ
-MT
2007
ViÖt
Nam
tØnh
Khoa V¨n th – Lu tr÷
19
Híng dÉn tæ Chñ
chøc ngµy “ tÞch
Héi ®¹i ®oµn MTTQ
kÕt toµn d©n
” ë khu d©n
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi
VÜnh
Phóc
c nh©n ngµy
kû niÖm 77
n¨m
ngµy
thµnh
lËp
MÆt trËn d©n
téc
thèng
nhÊt
ViÖt
Nam
( 18/11/1930
18/11/2007 )
C¸ch ghi:
(1). Ngµy th¸ng v¨n b¶n ®Õn
(2). Sè thø tù v¨n b¶n ®Õn.
(3). Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n.
(4). Sè ký hiÖu v¨n b¶n ®Õn.
(5). Ngµy th¸ng cña v¨n b¶n.
(6). Tªn lo¹i trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n.
(7). §¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n nhËn v¨n b¶n.
(8). Ngêi nhËn v¨n b¶n ký tªn.
(9). Ghi chó.
Do t×nh h×nh thùc tÕ ë MÆt trËn kh«ng cã v¨n b¶n mËt ®Õn nªn kh«ng lËp
sæ d¨ng ký v¨n b¶n mËt riªng.
d- Tr×nh v¨n b¶n ®Õn.
TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn sau khi ®¨ng ký, tïy theo chÕ ®é c«ng t¸c v¨n th
cña c¬ quan mµ c¸n bé v¨n th lùa chän viÖc tr×nh v¨n b¶n cho phï hîp . Sau khi
cã ý kiÕn chØ ®¹o vÒ viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn, v¨n th c¬ quan c¨n cø vµo ®ã ®Ó
chuyÓn v¨n b¶n ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan trong thêi gian ng¾n nhÊt. §èi víi
v¨n b¶n cã liªn quan tíi nhiÒu ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n thi cÇn x¸c ®Þnh râ ®¬n vÞ hoÆc
c¸ nh©n chñ tr×, nh÷ng ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n tham gia vµ thêi h¹n gi¶i quyÕt cña
mçi ®¬n vÞ, c¸ nh©n ph©n phèi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®îc ghi ë dßng “chuyÓn” trªn
dÊu “®Õn”.
T¹i mÆt trËn c¸n bé v¨n th c¬ quan tr×nh v¨n b¶n cho chñ tÞch, c¨n cø vµo
néi dung v¨n b¶n ®Õn, quy chÕ lµm viÖc cña ñy ban, nhiÖm vô, kÕ ho¹ch ®îc giao
®Ó giao cho c¸ nh©n xem xÐt vµ cho ý kiÕn chØ ®¹o vÒ viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n
®Õn.
e- Sao v¨n b¶n ®Õn.
Trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña c¬ quan, ®¬n vÞ cÇn ph¶i sao in
v¨n b¶n ®Õn ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc cña c¬ quan ®îc gi¶i quyÕt mét c¸ch chÝnh
Khoa V¨n th – Lu tr÷
20
PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
- Xem thêm -
.DOC 
30 
89 
61 
