Thực tập tại ban thường trực mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tường

  • Số trang: 30 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi Lêi nãi ®Çu Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y cïng víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt níc, x· héi th× c«ng t¸c v¨n th trong c¸c c¬ quan ngµy cµng ®îc më réng vµ n©ng cao ®Ó phï hîp víi xu híng cña ®Êt níc. Cïng víi yªu cÇu c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh quèc gia c«ng t¸c v¨n th trë nªn quan träng trong mäi ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, doanh nghiÖp. Dùa trªn tinh thÇn ®ã, ngµy 18 th¸ng 12 n¨m 1971 Trêng Trung häc V¨n th Lu tr÷ ( nay lµ Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi ) ®îc thµnh lËp theo QuyÕt ®Þnh sè 109/Q§ - BT cña Bé trëng Phñ Thñ tíng ( nay lµ Chñ nhiÖm V¨n phßng ChÝnh phñ ). Tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, Trêng ®· cã nhiÒu bíc ph¸t triÓn trong c«ng t¸c ®µo t¹o. Hµng n¨m, Trêng cung cÊp cho ®¸t níc mét ®éi ngò kh«ng nhá c¸n bé, nh©n viªn v¨n th cho tÊt c¶ c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp. Trong thêi ®¹i ®Êt níc ®ang dÇn ®îc ®æi míi ®ßi hái mçi c¸ nh©n ph¶i lu«n t×m tßi, häc hái nh÷ng kinh nghiÖm vµ trao dåi kiÕn thøc cho b¶n th©n bëi thÕ song song víi viÖc d¹y lý thuyÕt, hµng n¨m Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi ®· tæ chøc cho c¸c häc sinh, sinh viªn n¨m cuèi ®i thùc tÕ t¹i c¬ quan, ®¬n vÞ. Thùc tËp t¹i c¬ quan gióp cho häc sinh cñng cè nh÷ng kiÕn thøc ®· häc, n©ng cao n¨ng lùc, vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn, rÌn luyÖn kü n¨ng nghÒ nghiÖp vµ t¸c phong cña ngêi c¸n bé v¨n th t¬ng lai. §ã còng chÝnh lµ hµnh trang cho mçi häc sinh, sinh viªn khi bíc vµo cuéc sèng. §îc sù híng dÉn cña Khoa V¨n th – Lu tr÷ cïng sù ®ång ý cña l·nh ®¹o Uû ban MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng em ®Õn thùc tËp t¹i ban Thêng trùc MÆt TrËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng, tõ ngµy 13 th¸ng 4 ®Õn ngµy 31 th¸ng 7 n¨m 2009, b¶n th©n em ®· nghiªm tóc, cè g¾ng t×m tßi häc hái vµ thùc hiÖn ®óng néi quy, quy ®Þnh cña c¬ quan. Trong suèt thêi gian thùc tËp em ®· cè g¾ng kÕt hîp kiÕn thøc ®· ®îc häc t¹i Trêng vµo thùc tiÔn c¸c c«ng viÖc trong c«ng t¸c v¨n th, c«ng t¸c lu tr÷, c«ng t¸c v¨n phßng ë mét sè kh©u nghiÖp vô c¬ b¶n nh : ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn; chuyÓn giao v¨n b¶n; ®ãng dÊu; tæ chøc phßng lµm viÖc khoa häc; tiÕp kh¸ch .....tõ ®ã cñng cè, n©ng cao kiÕn thøc vµ tõng bíc rÌn luyÖn phong c¸ch lµm viÖc chuyªn nghiÖp. §Ó n©ng cao h¬n n÷a môc ®Ých ®· ®Ò ra trong thêi gian thùc tËp vµ tæng hîp kÕt qu¶ qu¸ tr×nh lµm viÖc t¹i ban Thêng trùc MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng, em xin tr×nh bµy b¶n b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc tËp tèt nghiÖp gåm nh÷ng phÇn sau : Lêi nãi ®Çu. PhÇn I – kh¸i qu¸t vÒ t×nh h×nh c¬ quan ®Õn thùc tËp. PhÇn II - Néi dung vµ kÕt qu¶ thùc tËp. I – T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ t¹i c¬ quan II – NhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷ t¹i c¬ quan PhÇn III – KÕt luËn Khoa V¨n th – Lu tr÷ 1 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi Phô lôc Do thêi gian cã h¹n, kh¶ n¨ng tiÕp cËn thùc tÕ cßn h¹n chÕ nªn b¶n b¸o c¸o kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt, v× vËy em rÊt mong nhËn ®îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy, c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó b¸o c¸o cña em ®îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! VÜnh Têng, ngµy 01 th¸ng 8 n¨m 2009 Häc sinh PhÝ Minh NguyÖt PhÇn I Kh¸i qu¸t vÒ t×nh h×nh c¬ quan ®Õn thùc tËp ñy ban mÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng ®îc t¸i lËp n¨m 1996( tiÒn th©n lµ ñy ban mÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh L¹c) cã trô së ®Æt t¹i ThÞ trÊn VÜnh Têng, huyÖn VÜnh Têng. Tõ ®ã cho ®Õn nay Uû ban MTTQ ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng ®· tr¶i qua 04 kú §¹i héi: 1996 – 1998, 1998 – 2003, 2003 – 2008, 2008 -2013. 1. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Uû ban MTTQ, ban Thêng trùc MTTQ huyÖn VÜnh Têng. 1.1. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng Khoa V¨n th – Lu tr÷ 2 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi Cã nhiÖm vô tËp hîp x©y dùng khèi ®¹i ®oµn kÕt toµn d©n téc trong huyÖn, t¨ng c¬ng sù nhÊt trÝ vÒ chÝnh trÞ vµ tinh thÇn trong nh©n d©n, tuyªn truyÒn, vËn ®éng nh©n d©n ph¸t huy quyÒn lµm chñ, thùc hiÖn ®êng lèi, chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng, nghiªm chØnh thi hµnh HiÕn ph¸p, Ph¸p luËt, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan nhµ níc, ®¹i biÓu d©n cö vµ c¸n bé c«ng chøc nhµ níc, tËp hîp ý kiÕn, kiÕn nghÞ cña nh©n d©n ®Ó ph¶n ¸nh kiÕn nghÞ víi §¶ng, nhµ níc. Tham gia x©y dùng vµ cñng cè chÝnh quyÒn nh©n d©n. Th¶o luËn vµ quyÕt ®Þnh ch¬ng tr×nh vµ biÖn ph¸p ho¹t ®éng hµng n¨m. ChuÈn bÞ §¹i héi ®¹i biÓu khãa sau. 1.2. NhiÖm vô, quyÒn h¹n cña Thêng trùc UB mttq huyÖn VÜnh Têng ChuÈn bÞ néi dung c¸c kú häp cña ñy ban mttq. Cô thÓ hãa, tæ chøc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh hµnh ®éng cña ñy ban mttq cÊp m×nh vµ ch¬ng tr×nh c«ng t¸c cña mttq cÊp trªn, c¸c chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng, ph¸p luËt cña nhµ níc, NghÞ quyÕt cña huyÖn ñy – h®nd, QuyÕt ®Þnh cña ubnd cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña mttq. Híng dÉn, kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña mttq cÊp díi. Gi÷ mèi liªn hÖ vµ phèi hîp c«ng t¸c víi c¸c c¬ quan nhµ níc vµ c¸c tæ chøc thµnh viªn. Xem xÐt c«ng nhËn viÖc cö, bæ sung hoÆc thay ®æi chøc danh Chñ tÞch, Phã chñ tÞch mttq cÊp díi. Híng dÉn t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng cña tæ chøc t vÊn, céng t¸c viªn cña mttq. Tæ chøc qu¶n lý ®iÒu hµnh bé m¸y gióp viÖc ë c¬ quan ñy ban mttq. ChuÈn bÞ néi dung ch¬ng tr×nh cho ®¹i héi ®¹i biÓu nhiÖm kú ñy ban mttq quyÕt ®Þnh. Thay mÆt UB mttq b¸o c¸o c«ng t¸c mÆt trËn víi thêng trùc huyÖn ñy, mttq cÊp trªn vµ th«ng b¸o cÊp díi. 2. C¬ cÊu tæ chøc cña ban Thêng trùc MTTQ huyÖn VÜnh Têng ñy ban MTTQ c¸c cÊp hiÖp th¬ng cö ra Ban Thêng trùc - ®©y lµ c¬ quan thêng trùc cña UB MTTQ. Ban thêng trùc do héi nghÞ phiªn häp ®Çu tiªn hiÖp th¬ng cö ra, ban thêng trùc Uû ban MTTQ huyÖn VÜnh Têng cã 05 thµnh viªn( vÒ tr×nh ®é chÝnh trÞ cã 02 cö nh©n, 02 trung cÊp; vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cã 03 ®¹i häc, 02 trung cÊp ) gåm: - Chñ tÞch: chÞu tr¸ch nhiÖm chung vµ phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé. - 02 Phã Chñ tÞch: + 01 Phã chñ tÞch thêng trùc, kiªm trëng ban ®¹i diÖn Héi ngêi cao tuæi huyÖn. + 01 Phã chñ tÞch phô tr¸ch c«ng t¸c t«n gi¸o. - 02 ñy viªn thêng trùc: + 01 c¸n bé lµm c«ng t¸c tæng hîp kiªm kÕ to¸n c¬ quan. 3 Khoa V¨n th – Lu tr÷ PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi + 01 c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng kiªm thñ quü c¬ quan. 3. Nguyªn t¾c, chÕ ®é ho¹t ®éng cña UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng 3.1. Nguyªn t¾c ho¹t ®éng ñy ban MTTQ huyÖn ho¹t ®éng ®Æt díi sù l·nh ®¹o, chØ ®¹o cña huyÖn ñy vµ trùc tiÕp lµ thêng trùc huyÖn ñy, chÞu sù chØ ®¹o vÒ nghiÖp vô cña ñy ban MTTQ tØnh. ñy ban MTTQ huyÖn ho¹t ®éng theo chÕ ®é tËp thÓ, bµn b¹c quyÕt ®Þnh theo ®a sè, ph©n c«ng c¸ nh©n phô tr¸ch. §¶m b¶o nguyªn t¾c hiÖp th¬ng d©n chñ, hîp t¸c b×nh ®¼ng, ®oµn kÕt, ch©n thµnh, t«n träng lÉn nhau, phèi hîp thèng nhÊt hµnh ®éng. 3.2. ChÕ ®é ho¹t ®éng ñy ban MTTQ thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o s¬ kÕt, tæng kÕt theo quy ®Þnh cña ®iÒu lÖ, 6 th¸ng häp 1 lÇn( s¬ kÕt 6 th¸ng vµ tæng kÕt 1 n¨m). Ban thêng trùc MTTQ huyÖn häp th¸ng 1 lÇn vµo c¸c ngµy 25 hµng th¸ng ( nÕu trïng vµo ngµy thø 7, chñ nhËt, ngµy lÔ th× cã thÓ häp tríc hoÆc sau ngµy ®ã). Ban thêng trùc MTTQ huyÖn héi ý c«ng viÖc vµo thø 6 hµng tuÇn hoÆc héi ý bÊt thêng khi cÇn thiÕt. §Þnh kú 3 th¸ng mét lÇn, ñy ban MTTQ huyÖn häp víi Chñ tÞch MTTQ x·, thÞ trÊn vµo c¸c ngµy tõ 15-20 cña th¸ng cuèi quý( cã c«ng v¨n triÖu tËp). HoÆc ph¶n ¶nh côm ®Ó nghe b¸o c¸o ho¹t ®éng c«ng t¸c MÆt trËn c¬ së vµ phæ biªn qu¸n triÖt nhiÖm vô c«ng t¸c MÆt trËn quý sau. Hµng n¨m, mçi thµnh viªn ñy ban MTTQ thùc hiÖn tù phª b×nh vµ phª b×nh viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô, chÊp hµnh quy chÕ ho¹t ®éng cña ñy ban MTTQ. 4. Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th cña MTTQ. C«ng t¸c v¨n th lµ mét bé phËn g¾n liÒn víi ho¹t ®éng chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña c¸c c¬ quan, tæ chøc. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¸c c¬ quan, c¸c tæ chøc mét phÇn phô thuéc vµo c«ng t¸c v¨n th lµm cã tèt hay kh«ng? Còng chÝnh v× ®iÒu ®ã mµ c«ng t¸c v¨n th trong c¸c c¬ quan, tæ chøc ngµy cµng ®îc quan t©m nhiÒu h¬n. C«ng t¸c v¨n th ®îc x¸c ®Þnh lµ mét mÆt ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý nhµ níc nãi chung vµ lµ mét kh©u nghiÖp vô kh«ng thÓ thiÕu trong ho¹t ®éng v¨n phßng. C«ng t¸c v¨n th lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu ®îc cña c«ng t¸c qu¶n lý vµ cã ¶nh hëng kh«ng nhá tíi tÝnh kÞp thêi, nhanh chãng, chÝnh x¸c còng nh hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý. T¹i ñy ban MTTQ huyÖn VÜnh Têng c«ng t¸c v¨n th ®îc tæ chøc theo m« h×nh tËp trung nghÜa lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n, giÊy tê ®i, ®Õn ®Òu ®îc tËp trung t¹i v¨n th ®Ó tiÕp nhËn, ®¨ng ký, chuyÓn giao. UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng kh«ng tæ chøc v¨n th riªng mµ chØ cã mét c¸n bé v¨n phßng lµm nhiÖm vô tiÕp nhËn v¨n b¶n, ®¸nh m¸y vµ chuyÓn giao. Tr×nh ®é c¸n bé ®Òu ®· ®îc båi dìng vÒ nghiÖp vô v¨n th, lu tr÷ tõ trung cÊp trë lªn. Trong phßng ®îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c lo¹i m¸y vµ ph¬ng tiÖn lµm viÖc nh: m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y photocopy, bµn ghÕ, tñ ®ùng tµi liÖu vµ hå Khoa V¨n th – Lu tr÷ 4 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi s¬..........Tr×nh ®é tin häc cña c¸n bé ®· häc xong ch¬ng tr×nh tin häc v¨n phßng c¬ b¶n, sö dông m¸y vi tÝnh thµnh th¹o ®¶m b¶o kÞp thêi viÖc ®¸nh m¸y vµ in Ên ph¸t hµnh c¸c v¨n b¶n tµi liÖu phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña c¬ quan. ý thøc ®îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th nªn c¸n bé v¨n th cña MÆt trËn lu«n lµm tèt, ®Çy ®ñ, kh«ng û l¹i, kh«ng bá sãt c«ng viÖc ®îc giao. Do ®ã viÖc ®Ó x¶y ra sai sãt v¨n b¶n hoÆc vi ph¹m c¸c quy ®Þnh cña nhµ níc vÒ c«ng v¨n, giÊy tê lµ rÊt Ýt x¶y ra. Bªn c¹nh ®ã, hµng n¨m UB MTTQ huyÖn VÜnh Têng cßn tæ chøc cho c¸n bé ®i tËp huÊn ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô trong c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷. §ång thêi ban thêng trùc còng lu«n ®«n ®èc, nh¾c nhë c¸n bé lµm tèt c«ng viÖc ®îc giao theo ®óng quy ®Þnh vµ sù híng dÉn cña cÊp trªn ®Æc biÖt trong viÖc lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ vµo lu tr÷ nh»m b¶o qu¶n tèt tµi liÖu cña c¬ quan. PhÇn iI Néi dung vµ kÕt qu¶ thùc tËp I.T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ t¹i ñy ban MÆt trËn tæ quèc ViÖt Nam huyÖn VÜnh Têng 1.Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th trong c¬ quan 1.1.c«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n 1.1.1.ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng ban hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n sau: Quy ®Þnh; Quy chÕ ho¹t ®éng; Ch¬ng tr×nh héi nghÞ (cuéc häp); Biªn b¶n häp; B¸o c¸o; KÕ ho¹ch; Tê tr×nh; C«ng v¨n tr¶ lêi; C«ng v¨n mêi; C«ng v¨n cña Ban chØ ®¹o; C«ng v¨n th«ng thêng; Th«ng b¸o;Th«ng b¸o kÕt luËn héi nghÞ, cuéc häp; GiÊy mêi häp, GiÊy ®Ò nghÞ, GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n, GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng... 1.1.2. Tr×nh tù thñ tôc ban hµnh, thÈm quyÒn ký t¹i ñy ban MÆt trËn nh sau: Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan th× ho¹t ®éng ®¶m b¶o th«ng tin b»ng v¨n b¶n ®îc coi lµ chÝnh x¸c nhÊt, chÝnh v× thÕ mét v¨n b¶n ®îc ban hµnh ph¶i ®ñ tr×nh tù c¸c bíc sau: - So¹n th¶o v¨n b¶n: Tríc khi so¹n th¶o v¨n b¶n ngêi so¹n th¶o ph¶i x¸c ®Þnh râ môc ®Ých, tÇm quan träng cña v¨n b¶n cÇn so¹n th¶o. C¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan vµ ®èi tîng thi hµnh ®Ó x¸c ®Þnh lo¹i v¨n b¶n nµo cho phï hîp råi míi tiÕn hµnh thu thËp vµ xö lý th«ng tin h×nh thµnh lªn b¶n th¶o. - DuyÖt b¶n th¶o: Sau khi b¶n th¶o ®îc hoµn chØnh ngêi c¸n bé so¹n th¶o ph¶i tr×nh cho ngêi cã ®ñ thÈm quyÒn duyÖt b¶n th¶o. - §¸nh m¸y v¨n b¶n vµ lµm c¸c thñ tôc ph¸t hµnh v¨n b¶n. * ThÈm quyÒn ký v¨n b¶n: T¹i ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng, tæ chøc lµm viÖc theo chÕ ®é tËp thÓ, ngêi ®øng ®Çu lµ chñ tÞch cã thÈm quyÒn ký tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n Khoa V¨n th – Lu tr÷ 5 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi cña c¬ quan vµ khi ký v¨n b¶n ngêi ký lµ thay mÆt tËp thÓ nªn ph¶i ®Ò thay mÆt (TM). Chñ tÞch cã thÓ giao cho cÊp phã cña m×nh ký thay c¸c v¨n b¶n ®îc ph©n c«ng phô tr¸ch th× ghi lµ: KT. * ThÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n cña MTTQ ThÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n cña MTTQ ®îc ¸p dông theo Th«ng t liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngµy 06 th¸ng 5 n¨m 2005 cña Bé Néi vô – V¨n phßng ChÝnh phñ gåm cã 09 phÇn nh sau : (1). Quèc hiÖu. (2). Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. (3). Sè, ký hiÖu v¨n b¶n : Sè v¨n b¶n lµ sè thø tù ®¨ng ký v¨n b¶n do MÆt trËn ban hµnh trong n¨m, ký hiÖu v¨n b¶n lµ ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n. (4). §Þa danh, ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n. (5). Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n: lµ mét c©u v¨n ng¾n gän ph¶n ¸nh kh¸i qu¸t néi dung v¨n b¶n. (6). Néi dung v¨n b¶n. (7). Chøc vô, hä tªn vµ ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn: ngêi ký v¨n b¶n ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung v¨n b¶n do m×nh ký. (8). DÊu: viÖc ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n ®îc MÆt trËn thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th. DÊu ®îc ®ãng trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i, sö dông mùc dÊu mµu ®á. (9). N¬i nhËn v¨n b¶n: ghi tªn c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, tæ chøc hoÆc c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm thi hµnh v¨n b¶n. * NhËn xÐt: Tuy nhiªn viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cña MTTQ huyÖn VÜnh Têng vÉn cßn nhiÒu v¨n b¶n sai thÓ thøc, kh«ng ®óng víi quy ®Þnh trong Th«ng t liªn tÞch sè 55/TTLT-BNV-VPCP. VD. V¨n b¶n sè 27/TH-MT, ngµy 24 th¸ng 4 n¨m 2007.theo nh v¨n b¶n nµy th× dßng ch÷ “ §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc ” ®îc viÕt in hoa lµ kh«ng ®óng mµ ph¶i viÕt ch÷ in thêng. Vµ thÈm quyÒn ký v¨n b¶n còng kh«ng ®óng, do ngêi ký lµ Phã chñ tÞch nªn ph¶i ®Ò dßng “ KT.Chñ tÞch” trªn dßng “Phã chñ tÞch”. * Quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n: So¹n th¶o v¨n b¶n lµ kh©u quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña mçi c¬ quan, ®¬n vÞ. ChÊt lîng v¨n b¶n cã ¶nh hëng rÊt lín tíi hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña c¬ quan qu¶n lý. ViÖc tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ®îc tiÕn hµnh mét c¸ch thËn träng vµ khoa häc. Quy tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n ®îc tiÕn hµnh theo tr×nh tù c¸c bíc sau: (1). ChuÈn bÞ: Khoa V¨n th – Lu tr÷ 6 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi - C¸n bé chuyªn m«n x¸c ®Þnh môc ®Ých, néi dung vÊn ®Ò cÇn ban hµnh vµ tr×nh l·nh ®¹o. Sau ®ã tiÕn hµnh thu thËp th«ng tin cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò, sù viÖc bao gåm c¶ th«ng tin ph¸p lý vµ th«ng tin thùc tÕ. (2). X©y dùng b¶n th¶o: - X©y dùng ®Ò c¬ng - ViÕt dù th¶o: C¸n bé chuyªn m«n c¨n cø vµo ®Ò c¬ng ®· cã ®Ó viÕt b¶n dù th¶o. Sau khi dù th¶o xong th× cÇn tæ chøc héi th¶o xin ý kiÕn c¸c ®¬n vÞ cã liªn quan ®Ó ®¶m b¶o chÊt lîng cña b¶n dù th¶o. (3). DuyÖt b¶n th¶o: Sau khi so¹n th¶o xong, tríc khi tr×nh ký v¨n b¶n ph¶i ®îc duyÖt b¶n th¶o - Tr×nh l·nh ®¹o phßng, ban chøc n¨ng xem xÐt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung cña v¨n b¶n. L·nh ®¹o phßng, ban cÇn ký t¾t vµo phÇn sau cña ch÷ cuèi cïng cña néi dung v¨n b¶n. - Tr×nh Trëng phßng Hµnh chÝnh tæ chøc duyÖt vÒ thÓ thøc vµ tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n. Trëng phßng ký t¾t vµo vÞ trÝ sau phÇn lu v¨n th. - Tr×nh ngêi ký v¨n b¶n duyÖt b¶n th¶o (4). §¸nh m¸y: Khi nµo cã ch÷ ký cña ngêi ký v¨n b¶n vµo dù th¶o th× nh©n viªn ®¸nh m¸y míi ®îc ®¸nh m¸y v¨n b¶n. Sau khi ®¸nh m¸y xong, cÇn xem xÐt l¹i lÇn cuèi vÒ thÓ thøc, lçi chÝnh t¶ sau ®ã chuyÓn l¹i cho ®¬n vÞ so¹n th¶o. (5). Hoµn thiÖn c¸c thñ tôc ®Ó ban hµnh v¨n b¶n 1.1.3. C¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhµ níc hiÖn hµnh ®îc ¸p dông trong c¬ quan. HiÖn nay, MÆt trËn cha ban hµnh v¨n b¶n cô thÓ vÒ c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ nhng MÆt trËn ®· nhiÒu lÇn cö c¸n bé v¨n th ®i häc c¸c líp båi dìng vµ n©ng cao nghiÖp vô. HiÖn t¹i c«ng t¸c v¨n th lu tr÷ ë MÆt trËn ®îc thùc hiÖn thèng nhÊt theo c¸c v¨n b¶n cña chÝnh phñ nh: - NghÞ ®Þnh 110/2004/ N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña chÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th. - NghÞ ®Þnh 38/2001/N§-CP, ngµy 24 th¸ng 8 n¨m 2001 cña chÝnh phñ vÒ qu¶n lý vµ sö dông dÊu. - NghÞ ®Þnh 111/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña chÝnh phñ vÒ c«ng t¸c lu tr÷. - C«ng v¨n 425/VTLTNN-NVTW, ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña côc v¨n th vµ lu tr÷ nhµ níc vÒ híng dÉn qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn. 1.2. C«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña MÆt trËn. ViÖc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i, ®Õn lµ kh©u nghiÖp vô quan träng cña c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷: “ TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i, ®Õn cña c¬ quan, tæ chøc trõ trêng hîp ph¸p luËt cã quy ®Þnh kh¸c ®Òu ph¶i ®îc qu¶n lý tËp trung, thèng nhÊt...v¨n b¶n ®i, v¨n b¶n ®Õn thuéc ngµy nµo ph¶i ®îc ®¨ng ký, ph¸t hµnh hoÆc chuyÓn giao trong ngµy, chËm nhÊt lµ trong ngµy lµm viÖc tiÕp theo...”( TrÝch Khoa V¨n th – Lu tr÷ 7 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi c«ng v¨n sè 425/VTLTNN-NVTW ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc v¨n th vµ lu tr÷ nhµ níc). 1.2.1.Quy tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n ®i TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n bao gåm : V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n hµnh chÝnh, v¨n b¶n chuyªn ngµnh ( kÓ c¶ b¶n sao v¨n b¶n, v¨n b¶n lu chuyÓn néi bé, v¨n b¶n mËt ) do c¬ quan, tæ chøc ph¸t hµnh ®îc gäi chung lµ v¨n b¶n ®i. V¨n b¶n ®i cña c¬ quan thùc chÊt lµ c«ng cô ®iÒu hµnh, qu¶n lý trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n ®îc giao. V× vËy, viÖc tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n ®i ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c tËp trung, thèng nhÊt, chÝnh x¸c, kÞp thêi, tiÕt kiÖm vµ theo quy tr×nh mµ nhµ níc ®· quy ®Þnh. Quy tr×nh nghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n ®i ¸p dông t¹i MÆt trËn tæ quèc gåm cã 05 bíc, cô thÓ nh sau : a- Tr×nh v¨n b¶n ®i: Theo quy ®Þnh vÒ viÖc tr×nh v¨n b¶n th× c¸c v¨n b¶n ®i cña c¬ quan th«ng thêng ®îc giao cho c¸c chuyªn viªn am hiÓu vÒ tõng lÜnh vùc chuyªn m«n chuÈn bÞ, so¹n th¶o. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc so¹n vµ in Ên xong th× ph¶i tr×nh cho thñ trëng hoÆc ngêi ®îc thñ trëng ñy quyÒn ký tríc khi ban hµnh. T¹i MÆt trËn c¸c v¨n b¶n ®i th«ng thêng ®îc giao cho c¸n bé v¨n phßng chuÈn bÞ so¹n th¶o. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc so¹n vµ in Ên xong th× tr×nh cho chñ tÞch ký tríc khi ban hµnh. ViÖc tr×nh v¨n b¶n ®i thuéc vµo c¬ cÊu tæ chøc cña c¬ quan. Tuy nhiªn ë bÊt cø trêng hîp nµo th× vai trß vµ vÞ thÕ cña v¨n th vÉn kh«ng thay ®æi. Khi tr×nh ký v¨n b¶n cã nhiÒu c¸ch vµ phô thuéc vµo møc ®é quan träng cña v¨n b¶n, gi¸ trÞ cña v¨n b¶n, cã hai c¸ch tr×nh ký: + ChuyÓn trùc tiÕp v¨n b¶n in ®· ®îc kiÓm tra kü vÒ néi dung, thÓ thøc cho ngêi cã thÈm quyÒn ®Ó ký chÝnh thøc ®èi víi c¸c v¨n b¶n th«ng thêng, néi dung kh«ng phøc t¹p. + §èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung phong phó, phøc t¹p (vÝ dô c¸c v¨n b¶n quy ph¹m díi luËt, c¸c ®Ò ¸n, kÕ ho¹ch dµi h¹n...) khi tr×nh cho ngêi cã thÈm quyÒn ký nhÊt thiÕt ph¶i kÌm theo c¸c v¨n b¶n cã liªn quan( gäi lµ hå s¬ tr×nh ký) ®Ó ngêi ký kiÓm tra l¹i néi dung v¨n b¶n khi cÇn thiÕt. ViÖc tr×nh ký v¨n b¶n cã thÓ do ngêi phô tr¸ch v¨n phßng hoÆc phßng hµnh chÝnh hoÆc còng cã thÓ do c¸c chuyªn viªn, c¸c bé phËn chuyªn m«n thùc hiÖn. Nhng nhÊt thiÕt ph¶i qua bé phËn hµnh chÝnh cña c¬ quan ®Ó tiÖn theo dâi, qu¶n lý, kiÓm tra. V¨n b¶n tríc khi tr×nh cho ngêi cã thÈm quyÒn ph¶i ®îc kiÓm tra kü vÒ thÓ thøc, néi dung, cã ch÷ ký t¾t cña ngêi phô tr¸ch ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n. Sau ®ã ph¶i ®îc s¾p xÕp khoa häc, theo trËt tù, ®îc ®a vµo cÆp tr×nh ký vµ nªn tr×nh vµo mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh trong ngµy. * NhËn xÐt: T¹i MÆt trËn do chØ ban hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n th«ng thêng cã néi dung kh«ng phøc t¹p nªn khi tr×nh v¨n b¶n th× tr×nh v¨n b¶n in ®· ®îc c¸n bé v¨n phßng kiÓm tra kü vÒ néi dung, thÓ thøc tríc khi tr×nh v¨n b¶n cho Chñ tÞch hoÆc Phã chñ tÞch ký chÝnh thøc. Khoa V¨n th – Lu tr÷ 8 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi b- KiÓm tra thÓ thøc, ghi sè ngµy th¸ng v¨n b¶n ®îc quy ®Þnh t¹i §iÒu 29 NghÞ ®Þnh 110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th. v¨n b¶n sau khi ®· ®îc tr×nh cho thñ trëng c¬ quan, ®¬n vÞ duyÖt vµ ký ban hµnh thi ®îc chuyÓn l¹i cho v¨n th c¬ quan, ®¬n vÞ. Víi môc ®Ých rµ so¸t l¹i lÇn cuèi vÒ thÓ thøc, h×nh thøc, kü thuËt tr×nh v¨n b¶n xem ®· thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh hay cha? HÇu hÕt c¸c v¨n b¶n kh«ng cã ®Çy ®ñ thÓ thøc ®Òu ®îc göi tr¶ l¹i cho bé phËn so¹n th¶o ®Ó chØnh söa l¹i tríc khi chuyÓn giao ®Õn c¸c ®èi tîng nhËn v¨n b¶n. Sau khi v¨n b¶n ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c thÓ thøc th× c¸n bé v¨n th cã tr¸ch nhiÖm ghi sè, ngµy, th¸ng ®èi víi tÊt v¶ v¨n b¶n ®i. §èi víi v¨n b¶n cã sè vµ ngµy díi 10 vµ th¸ng díi 3 th× ®Òu ph¶i thªm sè 0 ë ®»ng tríc ®Ó tr¸nh trêng hîp nhÇm lÉn cã thÓ x¶y ra. ViÖc ghi sè, ngµy, th¸ng v¨n b¶n còng ®îc quy ®Þnh cô thÓ. §èi víi v¨n b¶n cña MÆt trËn ban hµnh th× sè v¨n b¶n do c¸n bé v¨n th cung cÊp theo thø tù trong ngµy, tuÇn, th¸ng, quý, n¨m; ký hiÖu ®îc lÊy ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n vµ ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n ®ã ®Æt ra. Th«ng thêng sè cña v¨n b¶n do v¨n th ghi, ký hiÖu v¨n b¶n ®îc ®¸nh m¸y s½n( trêng hîp ®Æc biÖt cã thÓ ®îc xin tríc khi ký chÝnh thøc “ v¨n b¶n mËt”). Ghi sè, ngµy, th¸ng ®èi víi v¨n b¶n ®i lµ yªu cÇu b¾t buéc kh«ng lo¹i trõ bÊt cø 1 v¨n b¶n nµo. Mçi v¨n b¶n ®îc ghi mét sè vµ mét ngµy th¸ng nhÊt ®Þnh tÝnh tõ sè 01 vµo ngµy ®Çu tiªn cña n¨m vµ kÕt thóc vµo ngµy 31 th¸ng 12 cña n¨m, n¨m ban hµnh ph¶i ghi ®Çy ®ñ c¸c sè( theo kho¶n 3 môc II cña th«ng t liªn tÞch sè 55/TTLTBNV-VPCP ban hµnh ngµy 06 th¸ng 5 n¨m 2005). Sè cña v¨n b¶n ®îc ghi ë díi t¸c gi¶ v¨n b¶n; ngµy, th¸ng ghi díi quèc hiÖu. ñy ban MÆt trËn tæ quèc huyÖn VÜnh Têng ®¸nh sè v¨n b¶n theo tªn lo¹i v¨n b¶n( quyÕt ®Þnh ®îc ®¸nh sè riªng; c«ng v¨n, th«ng b¸o, kÕ ho¹ch...®¸nh sè chung). c- §ãng dÊu v¨n b¶n. Con dÊu thÓ hiÖn vÞ trÝ ph¸p lý vµ t c¸ch ph¸p nh©n cña c¬ quan, tæ chøc vµ kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý ®èi víi c¸c v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬ quan, tæ chøc. DÊu lµ mét thµnh phÇn thÓ thøc cña v¨n b¶n, thÓ hiÖn gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n. DÊu chØ ®îc ®ãng vµo v¨n b¶n, giÊy tê ®· cã ch÷ ký hîp lÖ cña ngêi cã thÈm quyÒn. §ãng dÊu lµ kh©u cuèi cïng ®Ó hoµn thµnh mét v¨n b¶n. NÕu v¨n b¶n kh«ng ®îc ®ãng dÊu c¬ quan th× v¨n b¶n ®ã kh«ng cã hiÖu lùc ph¸p lý, mäi ®¬n vÞ kh«ng cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®ã. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc kiÓm tra lÇn cuèi vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n sÏ ®îc tr×nh lªn thñ trëng c¬ quan ký, c¸n bé v¨n th cã tr¸ch nhiÖm ®ãng dÊu c¬ quan, dÊu chøc danh, dÊu hä tªn cña thñ trëng c¬ quan. Sau ®ã v¨n b¶n ®îc ®¨ng ký vµo sæ vµ chuyÓn giao cho c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ theo ®óng thêi h¹n quy ®Þnh. Khoa V¨n th – Lu tr÷ 9 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi §Æc biÖt ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n ký kh«ng ®óng quy ®Þnh hoÆc do ngêi cña c¬ quan kh¸c mang ®Õn c¸n bé v¨n th kh«ng cã tr¸ch nhiÖm ®ãng dÊu, ®ång thêi chuyÓn v¨n b¶n ®ã lªn ngêi cã thÈm quyÒn gi¶i quyÕt. DÊu ph¶i ®îc ®ãng ngay ng¾n, râ rµng, ®óng chiÒu vµ dïng ®óng mùc dÊu ®· ®îc quy ®Þnh. Khi ®ãng th× dÊu ph¶i trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i. C¸c c¬ quan ®îc sö dông con dÊu nh»m kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n hµnh chÝnh trong quan hÖ giao dÞch gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc vµ c¸ nh©n. DÊu cña c¬ quan chØ ®îc ®ãng vµo v¨n b¶n cã c¸c ch÷ ký hîp lÖ do thñ trëng c¬ quan hoÆc ngêi ®îc thñ trëng ñy quyÒn ký tïy theo møc ®é quan träng cña v¨n b¶n. TuyÖt ®èi kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ( giÊy tr¾ng). Ngoµi ra trong mét sè trêng hîp ®Æc biÖt nh v¨n b¶n lµ c¸c ®Ò ¸n, kÕ ho¹ch, b¸o c¸o, ch¬ng tr×nh ®Ó thÓ hiÖn tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n dÊu ®îc ®ãng lªn gãc tr¸i phÝa trªn cña v¨n b¶n kÌm theo ®îc gäi lµ dÊu treo. C¸c v¨n b¶n cã nhiÒu tê cßn ®îc ®ãng dÊu vµo kho¶ng gi÷a mÐp ph¶i cña v¨n b¶n hoÆc phô lôc v¨n b¶n, trïm lªn mét phÇn c¸c giÊy tê gäi lµ dÊu gi¸p lai. ViÖc ®ãng dÊu gi¸p lai, dÊu næi trªn v¨n b¶n, tµi liÖu chuyªn ngµnh ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Bé trëng, Thñ trëng c¬ quan qu¶n lý ngµnh. ViÖc ®ãng dÊu c¸c møc ®é mËt (mËt, tèi mËt, tuyÖt mËt), møc ®é khÈn (khÈn, thîng khÈn, háa tèc) do ngêi ký v¨n b¶n quyÕt ®Þnh hoÆc do ngêi, ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ò xuÊt. VÞ trÝ ®ãng dÊu møc ®é mËt, khÈn ë díi sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n (nÕu lµ v¨n b¶n cã tªn lo¹i) hoÆc díi trÝch yÕu néi dung ( nÕu lµ c«ng v¨n hµnh chÝnh). d-§¨ng ký v¨n b¶n ®i lµ viÖc ghi chÐp hoÆc cËp nhËt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vÒ v¨n b¶n ®i nh sè, ký hiÖu v¨n b¶n, ngµy, th¸ng v¨n b¶n, tªn lo¹i, trÝch yÕu néi dung.... vµo ph¬ng tiÖn ®¨ng ký nh sæ hoÆc c¬ së d÷ liÖu qu¶n lý trªn m¸y vi tÝnh nh»m phôc vô cho viÖc qu¶n lý vµ tra t×m. ®¨ng ký v¨n b¶n ®i (hay vµo sæ v¨n b¶n ®i) lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tríc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan. HiÖn nay, viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i thêng ¸p dông 02 h×nh thøc : ®¨ng ký truyÒn thèng ( b»ng sæ ) vµ ®¨ng ký v¨n b¶n b»ng m¸y tÝnh víi môc ®Ých qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n do c¬ quan ban hµnh ra vµ phôc vô viÖc tra t×m v¨n b¶n ®îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi. Tuy nhiªn, c¶ 02 c¸ch ®¨ng ký trªn ®Òu cã u, nhîc ®iÓm nhÊt ®Þnh. C¸ch ®¨ng ký b»ng sæ tuy th«ng dông, ®¬n gi¶n dÔ thùc hiÖn, mang tÝnh æn ®Þnh nhng l¹i mÊt nhiÒu thêi gian, khã tra t×m vµ dÔ x¶y ra sai xãt. Ngîc l¹i, c¸ch ®¨ng ký b»ng m¸y tÝnh tuy lµ ph¬ng tiÖn ®¨ng ký hiÖn ®¹i h¬n, tra t×m nhanh chãng, dÔ dµng, chÝnh x¸c, cã tÝnh khoa häc cao nhng l¹i kh«ng th«ng dông, tÝnh æn ®Þnh thÊp vµ phô thuéc vµo ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt cña tõng c¬ quan, ®¬n vÞ. Qua ®ît thùc tËp em thÊy viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i cña MÆt trËn ®Òu sö dông c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i b»ng sæ. Do mçi n¨m MÆt trËn chØ ban hµnh kho¶ng 500 v¨n b¶n nªn ë ®©y chØ lËp mét sæ duy nhÊt lµ “ sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ”, vµ ®îc lËp theo mÉu cña C«ng v¨n Khoa V¨n th – Lu tr÷ 10 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi sè 425/VTLTNN-NVTW, ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc V¨n th vµ Lu tr÷ nhµ níc híng dÉn qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i ®îc ®¨ng ký vµo sæ theo mÉu mét c¸ch râ rµng, ®óng vµ ®Çy ®ñ c¸c cét, môc theo quy ®Þnh. Khi ®¨ng ký kh«ng dïng bót ch×, kh«ng dËp xãa hoÆc viÕt t¾t nh÷ng tõ Ýt th«ng dông, dÔ g©y sù nhÇm lÉn, khã kh¨n trong viÖc tra t×m. - MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ( lo¹i thêng ) +B×a sæ vµ trang ®Çu : ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam HuyÖn vÜnh têng Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i N¨m:...(1) Tõ ngµy........®Õn ngµy......(2) Tõ sè.......®Õn sè......(3) QuyÓn sè :....(4) Híng dÉn c¸ch ghi b×a sæ : (1). N¨m më sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i. (2). Ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ®¨ng ký v¨n b¶n trong sæ. (3). Sè thø tù ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ®Çu tiªn vµ cuèi cïng trong quyÓn sæ. (4).Sè thø tù cña quyÓn sæ. Trªn trang ®Çu cña c¸c lo¹i sæ cÇn cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn vµ ®ãng dÊu tríc khi sö dông, tuy nhiªn t¹i MÆt trËn c¸c lo¹i sæ chØ ®îc ®ãng dÊu c¬ quan lªn trang ®Çu. + PhÇn ®¨ng ký bªn trong : Sè, ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung Khoa V¨n th – Lu tr÷ Ngêi ký 11 N¬i nhËn v¨n b¶n §¬n vÞ, Sè lîng ngêi b¶n nhËn b¶n lu Ghi chó PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp (1) 112/ TBMT (2) 24/12/ 2007 (3) Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi (4) Th«ng b¸o - ¤ng c«ng t¸c MÆt Kh¶m trËn tæ quèc tham gia x©y dùng chÝnh quyÒn n¨m 2007 (5) (6) - MTTQ - MT tØnh - H§ND huyÖn - UBND huyÖn -29 x·, thÞ trÊn (7) (8) 32 §èi víi v¨n b¶n mËt, do ®Æc ®iÓm cña MÆt trËn cã Ýt v¨n b¶n mËt nªn t¹i ®©y kh«ng cã sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt riªng mµ ®¨ng ký chung vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i vµ chØ bæ sung thªm cét “ møc ®é mËt ” sau cét “ tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung ”. e- ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i. TÊt c¶ nh÷ng v¨n b¶n do c¬ quan ban hµnh sau khi lµm thñ tôc ®¨ng ký xong th× ®îc göi tíi c¸c ®èi tîng cã liªn quan vµ ph¶i thùc hiÖn theo mét nguyªn t¾c chung lµ: chÝnh x¸c, ®óng ®èi tîng vµ kÞp thêi, nguyªn t¾c nµy nh»m ®¶m b¶o cho mäi v¨n b¶n khi chuyÓn giao kh«ng bÞ nhÇm lÉn, chËm trÔ vÒ thêi gian g©y ¸ch t¾c trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc, lµm gi¶m hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña v¨n b¶n ®· ®îc ban hµnh. §Ó nguyªn t¾c chÝnh x¸c, ®óng ®èi tîng vµ kÞp thêi thùc sù cã ý nghÜa, ngêi cã thÈm quyÒn ký v¨n b¶n ph¶i c¨n cø vµo yªu cÇu cô thÓ cña tõng viÖc vµ theo ®óng nh÷ng quy ®Þnh vÒ quyÒn h¹n, nhiÖm vô, quan hÖ c«ng t¸c cña tõng c¬ quan mµ quyÕt ®Þnh viÖc göi vµ sao v¨n b¶n. C¨n cø vµo quyÕt ®Þnh cña ngêi ký v¨n b¶n vÒ c¸c ®èi tîng liªn quan ®Ó lËp danh s¸ch vµ tr¸nh t×nh tr¹ng bá sãt c¸c ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n cã liªn quan ph¶i göi v¨n b¶n Th«ng thêng v¨n b¶n cña c¬ quan tríc khi chuyÓn ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan ph¶i ®îc ®Ó trong b× cÈn thËn nh»m tr¸nh thÊt l¹c vµ tiÕt lé th«ng tin. Phong b× göi v¨n b¶n ph¶i lµm b»ng giÊy bÒn, dai, bªn ngoµi kh«ng nh×n râ ch÷ bªn trong, kh«ng bÞ Èm ít, r¸ch, mñn. Tïy theo sè lîng v¨n b¶n ®i nhiÒu hay Ýt vµ ®é dµy cña v¨n b¶n mµ lùa chän b× cho thÝch hîp. B× cã 04 lo¹i kÝch thíc th«ng dông cô thÓ nh sau: lo¹i 307mm*220mm, lo¹i 220mm*158mm, lo¹i 220mm*109mm, lo¹i 158mm*115mm. MÉu b× v¨n b¶n: ñy ban mÆt trËn tæ quèc huyÖn vÜnh têng BiÓu tîng mttq ®Þa chØ: thÞ trÊn vÜnh têng- vÜnh têng vÜnh phóc ®iÖn tho¹i: (0211).839.105 To:....................................... ........................................... ........................................... Khoa V¨n th – Lu tr÷ 12 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi Sau ®ã ®a v¨n b¶n vµo b× : Sau khi tr×nh bµy phong b×, gÊp v¨n b¶n nhá l¹i ( thêng ®îc gÊp lµm 4 phÇn b¨ng nhau, mÆt ch÷ quay vµo trong) vµ cho vµo phong b× råi d¸n cÈn thËn. §èi víi v¨n b¶n TuyÖt mËt ph¶i lµm 2 b×: + B× trong: Ghi sè, ký hiÖu cña tµi liÖu ®ãng dÊu “ TuyÖt mËt”. NÕu göi ®Ých danh ngêi nhËn th× ph¶i ®ãng dÊu “ChØ ngêi cã tªn míi ®îc bãc b×” + B× ngoµi: Ghi nh göi tµi liÖu thêng, vµ ®ãng dÊu chØ møc ®é tuyÖt mËt. Khi tr×nh bµy b× kh«ng viÕt t¾t nh÷ng tõ kh«ng th«ng dông, kh«ng xuèng dßng tïy tiÖn, kh«ng nªn dïng phong b× qu¸ hÑp vµ giÊy qu¸ máng. Khi d¸n b× kh«ng ®îc ®Ó hå dÝnh vµo v¨n b¶n ®Ó khi bãc b× kh«ng lam r¸ch tµi liÖu hoÆc bÞ mÊt ch÷, g©y trë ng¹i cho ngêi nhËn khi xö lý, gi¶i quyÕt. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung quan träng hoÆc dÊu hiÖu “mËt” khi chuyÓn nhÊt thiÕt ph¶i kÌm theo phiÕu göi ®Ó tiÖn cho viÖc kiÓm tra, theo dâi trong qu¸ tr×nh xö lý, gi¶i quyÕt. PhiÕu göi còng ph¶i ®¸nh sè thø tù, kh«ng ®¸nh sè v¨n b¶n. C¬ quan nhËn ®îc v¨n b¶n ph¶i ký x¸c nhËn vµo phiÕu göi vµ chuyÓn tr¶ cho c¬ quan göi ®Ó tiÖn theo dâi, kiÓm tra, xö lý trong c¸c trêng hîp cÇn thiÕt. V¨n b¶n tríc khi ®îc chuyÓn giao tíi c¸c ®èi tîng cã liªn quan ph¶i ®îc ®¨ng ký vµo “ sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®i ”. Tuy nhiªn, ë MÆt trËn sè lîng v¨n b¶n ban hµnh trong mét n¨m Ýt ( chØ kho¶ng 500 v¨n b¶n ) nªn dïng lu«n sæ ®¨ng ký thµnh sæ chuyÓn giao. ë MÆt trËn v¨n b¶n chñ yÕu ®îc chuyÓn qua ®êng bu ®iÖn vµ v¨n b¶n ®îc ®¨ng ký vµo “ sæ göi v¨n b¶n ®i bu ®iÖn ”. MÉu sæ gåm 02 phÇn nh sau: + B×a sæ vµ trang ®Çu: ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam HuyÖn vÜnh têng Sæ göi v¨n b¶n ®i bu ®iÖn N¨m:......(1).... Tõ ngµy..........®Õn ngµy......(2) QuyÓn sè:......(3).. Híng dÉn c¸ch ghi b×a sæ: (1). Ghi n¨m quyÓn sæ ®îc lËp Khoa V¨n th – Lu tr÷ 13 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi (2). Ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc chuyÓn giao v¨n b¶n trong sæ (3). Sè thø tù quyÓn sæ + PhÇn ®¨ng ký bªn trong: Ngµy chuyÓn Sè, ký hiÖu v¨n b¶n N¬i nhËn v¨n b¶n Sè lîng b× (1) (2) (3) (4) 25/4 27/TH-MT - CT H§ND tØnh - CT MTTQ tØnh - CT H§ND huyÖn Ký nhËn, Ghi chó dÊu bu ®iÖn (5) (6) 03 Híng dÉn ®¨ng ký: (1). Ghi ngµy th¸ng göi v¨n b¶n (2). Ghi sè, ký hiÖu v¨n b¶n (3). Ghi tªn c¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n nhËn v¨n b¶n (4). Ghi sè lîng b× cña v¨n b¶n (5). Ch÷ ký cña nh©n viªn bu ®iÖn hoÆc dÊu bu ®iÖn (6). Ghi chó. f- S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô sö dông b¶n lu v¨n b¶n ®i Mçi mét v¨n b¶n do c¬ quan lµm ra ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng ®iÒu hµnh, qu¶n lý ®Òu ®îc gi÷ l¹i 02 b¶n chÝnh ®Ó lu : - 01 b¶n lu t¹i ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ó lËp hå s¬ c«ng viÖc - 01 b¶n lu t¹i v¨n th c¬ quan ®Ó lËp tËp lu ViÖc lu v¨n b¶n ®i ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 19 cña NghÞ ®Þnh 110/2004/N§-CP, ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004 cña ChÝnh phñ vÒ C«ng t¸c v¨n th. B¶n lu t¹i v¨n th lµ b¶n cã ch÷ ký trùc tiÕp cña ngêi cã thÈm quyÒn vµ nh©n viªn v¨n th cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp v¨n b¶n lu thËt khoa häc lµm c¬ së ®Ó phôc vô cho viÖc tra t×m tµi liÖu khi cÇn thiÕt. ViÖc s¾p xÕp b¶n lu ®îc s¾p xÕp theo tõng th¸ng, mçi th¸ng lËp tËp lu nh»m phôc vô trùc tiÕp cho viÖc tra t×m, khai th¸c sö dông tríc m¾t còng nh l©u dµi. Do tËp lu ®îc lËp theo tõng th¸ng vµ v¨n b¶n ®îc ®¸nh sè tæng hîp nªn viÖc s¾p xÕp v¨n b¶n trong tËp lu ®îc s¾p xÕp theo sè, ký hiÖu v¨n b¶n. Th«ng thêng v¨n b¶n nµo cã sè nhá h¬n, ban hµnh tríc th× xÕp lªn tríc, sè lín ban hµnh sau xÕp xuèng díi. Hµng th¸ng c¸n bé v¨n th tiÕn hµnh tæng hîp mét lÇn theo thø tù råi s¾p xÕp vµo cÆp ®Ó l¹i t¹i v¨n th mét n¨m råi nép vµo v¨n th c¬ quan. V¨n b¶n lu sau khi s¨p xÕp xong kh«ng ®îc ghi tiªu ®Ò cho tËp lu mµ ®ùng trong tói tµi liÖu bªn ngoµi cã ghi th¸ng. Khoa V¨n th – Lu tr÷ 14 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp tËp lu. Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi Sau ®ã c¸c tói tµi liÖu ®îc s¾p xÕp tÊt c¶ vµo mét cÆp bªn ngoµi cã ghi tªn Cã 02 c¸ch s¾p xÕp v¨n b¶n lu: - S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo tªn lo¹i cña v¨n b¶n, mÉu tiªu ®Ò tËp lu nh sau: TËp lu + tªn lo¹i + t¸c gi¶ + thêi gian. - S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo thêi gian ban hµnh v¨n b¶n,mÉu tiªu ®Ò tËp lu nh sau: TËp lu + v¨n b¶n + t¸c gi¶ + thêi gian Do MÆt trËn trong mét n¨m cã sè lîng ban hµnh v¨n b¶n Ýt nªn b¶n lu ®îc ¸p dông h×nh thøc s¾p xÕp theo thêi gian ban hµnh v¨n b¶n. TÊt c¶ c¸c tËp “v¨n b¶n lu”ph¶i do bé phËn v¨n th thuéc phßng Hµnh chÝnh hoÆc V¨n phßng c¬ quan qu¶n lý chÆt chÏ vµ thèng nhÊt. 1.3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu DÊu lµ t c¸ch ph¸p nh©n cña c¬ quan, thµnh phÇn biÓu hiÖn tÝnh hîp ph¸p vµ thÓ hiÖn tÝnh ch©n thùc cña v¨n b¶n. Trong mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, con dÊu lµ thñ tôc hµnh chÝnh trong quan hÖ giao dÞch gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc lµ c«ng cô quan träng tham gia ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¬ quan. Do vËy, con dÊu lµ thµnh phÇn kh¼ng ®Þnh tÝnh chÝnh x¸c vµ hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n. a- VÒ qu¶n lý con dÊu c¬ quan Theo quy ®Þnh chung, dÊu cña c¬ quan bao gåm : dÊu c¬ quan, dÊu v¨n phßng, dÊu chøc vô, dÊu hä tªn, dÊu chØ møc ®é mËt, khÈn, dÊu niªm phong, dÊu næi.....®Òu ph¶i ®îc b¶o qu¶n chÆt chÏ t¹i v¨n th c¬ quan vµ do c¸n bé v¨n th trùc tiÕp qu¶n lý vµ sö dông. DÊu nÕu mang ra khái n¬i quy ®Þnh ph¶i cã lÖnh cña ngêi cã thÈm quyÒn. Ngêi ®îc giao nhiÖm vô mang dÊu ph¶i gi÷ g×n cÈn thËn, lu«n ®Ó bªn ngêi vµ ph¶i ®¶m b¶o tuyÖt ®èi an toµn. DÊu chØ ®îc giao cho mét ngêi trùc tiÕp qu¶n lý vµ sö dông. Ngêi ®ã ph¶i lµ biªn chÕ chÝnh thøc, cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu nghiÖp vô. Khi ngêi trùc tiÕp qu¶n lý, sö dông dÊu v¾ng mÆt th× thñ trëng c¬ quan ph¶i cö ngêi kh¸c thay thÕ vµ thùc hiÖn viÖc giao nhËn dÊu b»ng v¨n b¶n. ®èi víi MÆt trËn, dÊu ®îc thùc hiÖn theo ®óng quy tr×nh, dÊu ®îc qu¶n lý tuyÖt ®èi an toµn, tõ ngµy thµnh lËp ®Õn nay cha x¶y ra hiÖn tîng mÊt dÊu hoÆc sö dông dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh bÞ xö lý theo quy ®Þnh cña c¬ quan hoÆc ph¸p luËt. b- Sö dông con dÊu DÊu ®îc sö dông ®Ó ®ãng vµo c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu ®· cã ch÷ ký ®óng quy ®Þnh cña ngêi cã thÈm quyÒn nh»m kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n, tµi liÖu. Ngêi ®îc giao nhiÖm vô qu¶n lý con dÊu cã nhiÖm vô : - Gi÷ g×n, b¶o qu¶n cÈn thËn, an toµn. - Kh«ng tù ý giao dÊu cho ngêi kh¸c. Khoa V¨n th – Lu tr÷ 15 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi - KiÓm tra ch÷ ký tríc khi ®ãng dÊu. - Trùc tiÕp ®ãng dÊu theo quy ®Þnh vµo c«ng v¨n, tµi liÖu cã ch÷ ký ®óng quy ®Þnh cña ngêi cã thÈm quyÒn, kh«ng nhê ngêi kh¸c thùc hiÖn thay viÖc ®ãng dÊu. - Kh«ng ®îc ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n cha cã ch÷ ký, kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ ( giÊy tr¾ng ). - Kh«ng ®Ó ngêi kh«ng cã tr¸ch nhiÖm vµo khu vùc ®Ó dÊu. - Hµng ngµy tríc vµ sau khi lµm viÖc ph¶i kiÓm tra dÊu, kÕt thóc buæi lµm viÖc ph¶i niªm phong dÊu. Khi ph¸t hiÖn dÊu bÞ biÕn d¹ng, bÞ mÊt hoÆc cã dÊu hiÖu mÊt an toµn ph¶i b¸o ngay cho thñ trëng c¬ quan, ®¬n vÞ biÕt ®Ó cã biÖn ph¸p kh¾c phôc. c- T¹i MÆt trËn cã c¸c lo¹i dÊu sau : - DÊu c¬ quan - DÊu chøc danh - DÊu hä tªn DÊu ®îc ®Ó trong tñ cã khãa ch¾c ch¾n trong còng nh ngoµi giê lµm viÖc vµ ®îc c¸n bé v¨n phßng kiªm v¨n th qu¶n lý chÆt chÏ. 1.4. Quy tr×nh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. V¨n b¶n ®Õn lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n bao gåm v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n hµnh chÝnh vµ v¨n b¶n chuyªn ngµnh( kÓ c¶ b¶n Fax, v¨n b¶n chuyÓn qua m¹ng, v¨n b¶n mËt ) vµ ®¬n th göi ®Õn c¸c c¬ quan, tæ chøc ®îc gäi chung lµ v¨n b¶n ®Õn. * Nguyªn t¾c chung:V¨n b¶n ®Õn dï díi bÊt kú d¹ng nµo ®Òu ®îc xö lý kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt. Nh÷ng v¨n b¶n cã dÊu chØ møc ®é khÈn ph¶i lµm thñ tôc ph©n phèi ngay sau khi nhËn ®îc. ViÖc nhËn göi, ph©n phèi v¨n b¶n mËt ph¶i theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ b¶o vÖ bÝ mËt nhµ níc. §Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt, c¸c v¨n b¶n ®Õn ph¶i ®îc xö lý ngay, kh«ng ®Ó bÞ lÉn lén, kh«ng g©y nªn sù chËm trÔ vµ tèn thêi gian, c«ng søc. * Quy tr×nh qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. V¨n b¶n ®Õn còng nh v¨n b¶n ®i do c¸c c¬ quan lµm ra lµ ph¬ng tiÖn, c«ng cô quan träng trong ho¹t ®éng ®iÒu hµnh, qu¶n lý cña c¸c c¬ quan a- TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn vµ kiÓm tra. V¨n b¶n ®Õn cña MÆt trËn tËp trung ë v¨n th chñ yÕu lµ ®îc göi qua bu ®iÖn. Ngoµi ra cßn cã c¸c tµi liÖu do c¸ nh©n mang tõ héi nghÞ vÒ. Khi tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn cÇn kiÓm tra s¬ bé vÒ sè lîng b×, t×nh tr¹ng b×, n¬i nhËn, dÊu niªm phong ( nÕu cã ). §èi víi v¨n b¶n mËt ®Õn ph¶i kiÓm tra ®èi chiÕu víi n¬i göi tríc khi nhËn vµ ký nhËn. Khoa V¨n th – Lu tr÷ 16 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi NÕu ph¸t hiÖn thiÕu hoÆc mÊt b×, b× kh«ng nguyªn vÑn hoÆc v¨n b¶n ®îc chuyÓn ®Õn muén h¬n thêi gian ghi trªn b× ®èi víi v¨n b¶n cã dÊu “ háa tèc ”, “ khÈn ”, “ thîng khÈn ”, ph¶i b¸o ngay cho ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm, trong trêng hîp cÇn thiÕt ph¶i lËp biªn b¶n vµ yªu cÇu ngêi chuyÓn giao v¨n b¶n ký nhËn. §èi víi v¨n b¶n ®îc chuyÓn qua m¸y Fax hoÆc qua m¹ng, c¸n bé v¨n th còng ph¶i kiÓm tra vÒ sè lîng v¨n b¶n, sè trang cña v¨n b¶n. b- Ph©n lo¹i, bãc b× vµ ®ãng dÊu ®Õn. * Sau khi tiÕp nhËn, b× v¨n b¶n ®Õn ph¶i ®îc xö lý s¬ bé. V¨n b¶n ®Õn gåm hai lo¹i: - Lo¹i kh«ng ®¨ng ký: th riªng, s¸ch b¸o, t¹p chÝ... - Lo¹i ®¨ng ký: lo¹i ®îc bãc b× lo¹i kh«ng ®îc bãc b×. - Lo¹i ®îc bãc b× lµ lo¹i v¨n b¶n göi chung cho c¬ quan vµ sau ®ã tiÕn hµnh thñ tôc ®¨ng ký. - §èi víi th riªng göi cho c¸ nh©n trong c¬ quan th× ®îc chuyÓn th¼ng tíi c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n ®ã( kh«ng cÇn bãc b× vµ ®ãng dÊu ®Õn ). * Bãc b× v¨n b¶n ®Õn. V¨n th c¬ quan bãc b× c¸c v¨n b¶n ®Õn göi chung cho c¬ quan. Khi bãc b× v¨n b¶n v¨n th ph¶i dån v¨n b¶n vÒ phÝa kh«ng d¸n tem vµ dïng kÐo c¾t mét ®êng däc theo chiÒu tem vµ ®Þa chØ n¬i nhËn. Nh÷ng b× v¨n b¶n cã dÊu chØ møc ®é khÈn th× phØa ®îc bãc tríc ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi. NÕu b× v¨n b¶n ®ång thêi ®ãng dÊu mËt vµ khÈn th× v¨n b¶n ®ã ph¶i ®îc chuyÓn ngay cho ngêi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. Tríc khi bãc b× v¨n b¶n nÕu b× v¨n b¶n cã kÌm theo phiÕu göi v¨n th tiÕn hµnh ®èi chiÕu v¨n b¶n víi phiÕu göi. NÕu kh«ng cã sai sãt g× th× tiÕn hµnh ®ãng dÊu ký x¸c nhËn cña c¬ quan vµo gãc tr¸i phiÕu göi, chuyÓn tr¶ l¹i c¬ quan göi ®Ó theo dâi xö lý kÞp thêi. §èi víi v¨n b¶n lµ ®¬n th, khiÕu n¹i, tè c¸o th× khi bãc b× ph¶i gi÷ l¹i b× ®Ýnh kÌm v¨n b¶n ®Ó lµm b»ng chøng *§ãng dÊu ®Õn. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn thuéc diÖn ®¨ng ký t¹i v¨n th ®Òu ph¶i ®îc ®ãng dÊu ®Õn. §èi víi v¨n b¶n fax th× cÇn chôp l¹i tríc khi ®ãng dÊu ®Õn, ®èi víi c¸c v¨n b¶n ®îc chuyÓn qua m¹ng trong trêng hîp cÇn thiÕt cã thÓ in ra vµ lµm thñ tôc ®ãng dÊu ®Õn. DÊu ®îc ®ãng râ rµng, ngay ng¾n vµo kho¶ng giÊy tr¾ng díi sè, ký hiÖu hoÆc díi trÝch yÕu néi dung ®èi víi v¨n b¶n cã tªn lo¹i hoÆc díi kho¶ng giÊy tr¨ng díi ®Þa danh, ngµy th¸ng ban hµnh. MÉu dÊu ®Õn ®îc quy ®Þnh nh sau: Tªn c¬ quan Khoa V¨n th – Lu tr÷ 17 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp ®Õn Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi - Sè................ - Ngµy........... - ChuyÓn........ Néi dung cña dÊu ®Õn : - Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n - Sè ®Õn : Lµ sè thø tù v¨n b¶n ®Õn c¬ quan nhËn ®îc tÝnh tõ ngµy ®Çu tiªn c¬ quan nhËn ®îc v¨n b¶n cho ®Õn ngµy cuèi cïng trong n¨m - Ngµy ®Õn : Lµ ngµy c¬ quan, tæ chøc nhËn ®îc v¨n b¶n - ChuyÓn ®Õn : ChuyÓn ®Õn ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt. Tuy nhiªn, do ®Æc ®iÓm thùc tÕ ë MÆt trËn kh«ng cã dÊu ®Õn nªn c¸c v¨n b¶n ®Õn kh«ng ®îc ®ãng dÊu ®Õn nªn c¸c v¨n b¶n ®Õn ®îc ®¨ng ký vµo sæ chØ cã ngµy ®Õn. c- §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn. ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tríc khi chuyÓn giao v¨n b¶n tíi c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n cã liªn quan. HiÖn nay, ë hÇu hÕt c¸c c¬ quan ®Òu ¸p dông c¶ hai ph¬ng ph¸p ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: - §¨ng ký truyÒn thèng - §¨ng ký b»ng m¸y vi tÝnh. HiÖn nay ë MÆt trËn ®ang ¸p dông ph¬ng ph¸p ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn truyÒn thèng ®ã lµ ®¨ng ký b»ng sæ vµ do mét n¨m MÆt trËn huyÖn chØ tiÕp nhËn kho¶ng 2000 v¨n b¶n nªn chØ lËp mét sæ duy nhÊt lµ “sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn ”, ®îc ¸p dông theo C«ng v¨n 425/VTLTNN-NVTW ngµy 18 th¸ng 7 n¨m 2005 cña Côc V¨n th Lu tr÷ nhµ níc híng dÉn vÒ viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn. MÉu sæ ®¨ng ký nh sau: + B×a sæ vµ trang ®Çu: Khoa V¨n th – Lu tr÷ 18 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi ñy ban mÆt trËn tæ quèc viÖt nam huyÖn vÜnh têng Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn N¨m:.....(1). Tõ ngµy......®Õn ngµy....(2).. Tõ sè .......®Õn sè.......(3).. QuyÓn sè :......(4). Híng dÉn ghi b×a sæ : (1). N¨m më sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn (2). Ngµy th¸ng ®Çu tiªn v¨n b¶n ®Õn c¬ quan cho ®Õn ngµy th¸ng cuèi cïng ®îc ®¨ng ký trong quyÓn sæ. (3). Sè thø tù v¨n b¶n ®Õn ®Çu tiªn vµ sè thø tù v¨n b¶n ®Õn cuèi cïng ®îc ®¨ng ký trong sæ. (4). Sè thø tù ®Õn cña quyÓn sæ. Trªn trang ®Çu cña sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cña MTTQ huyÖn VÜnh Têng kh«ng cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn mµ chØ ®îc ®ãng dÊu cña MÆt trËn tríc khi sö dông. + Néi dung cña sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn Ngµy ®Õn Sè ®Õn T¸c gi¶ v¨n b¶n Sè ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung §¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n nhËn Ký nhËn Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 15/10 ñy ban 16/HD 12/10/ MTTQ -MT 2007 ViÖt Nam tØnh Khoa V¨n th – Lu tr÷ 19 Híng dÉn tæ Chñ chøc ngµy “ tÞch Héi ®¹i ®oµn MTTQ kÕt toµn d©n ” ë khu d©n PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Trêng Cao ®¼ng Néi vô Hµ Néi VÜnh Phóc c nh©n ngµy kû niÖm 77 n¨m ngµy thµnh lËp MÆt trËn d©n téc thèng nhÊt ViÖt Nam ( 18/11/1930 18/11/2007 ) C¸ch ghi: (1). Ngµy th¸ng v¨n b¶n ®Õn (2). Sè thø tù v¨n b¶n ®Õn. (3). Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. (4). Sè ký hiÖu v¨n b¶n ®Õn. (5). Ngµy th¸ng cña v¨n b¶n. (6). Tªn lo¹i trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n. (7). §¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n nhËn v¨n b¶n. (8). Ngêi nhËn v¨n b¶n ký tªn. (9). Ghi chó. Do t×nh h×nh thùc tÕ ë MÆt trËn kh«ng cã v¨n b¶n mËt ®Õn nªn kh«ng lËp sæ d¨ng ký v¨n b¶n mËt riªng. d- Tr×nh v¨n b¶n ®Õn. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn sau khi ®¨ng ký, tïy theo chÕ ®é c«ng t¸c v¨n th cña c¬ quan mµ c¸n bé v¨n th lùa chän viÖc tr×nh v¨n b¶n cho phï hîp . Sau khi cã ý kiÕn chØ ®¹o vÒ viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn, v¨n th c¬ quan c¨n cø vµo ®ã ®Ó chuyÓn v¨n b¶n ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan trong thêi gian ng¾n nhÊt. §èi víi v¨n b¶n cã liªn quan tíi nhiÒu ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n thi cÇn x¸c ®Þnh râ ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n chñ tr×, nh÷ng ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n tham gia vµ thêi h¹n gi¶i quyÕt cña mçi ®¬n vÞ, c¸ nh©n ph©n phèi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®îc ghi ë dßng “chuyÓn” trªn dÊu “®Õn”. T¹i mÆt trËn c¸n bé v¨n th c¬ quan tr×nh v¨n b¶n cho chñ tÞch, c¨n cø vµo néi dung v¨n b¶n ®Õn, quy chÕ lµm viÖc cña ñy ban, nhiÖm vô, kÕ ho¹ch ®îc giao ®Ó giao cho c¸ nh©n xem xÐt vµ cho ý kiÕn chØ ®¹o vÒ viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. e- Sao v¨n b¶n ®Õn. Trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña c¬ quan, ®¬n vÞ cÇn ph¶i sao in v¨n b¶n ®Õn ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc cña c¬ quan ®îc gi¶i quyÕt mét c¸ch chÝnh Khoa V¨n th – Lu tr÷ 20 PhÝ Minh NguyÖt – Líp HCVTK35
- Xem thêm -