Tài liệu Thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh vĩnh phúc thực trạng và giải pháp

t ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ==================== CAO ĐỨC BỘ THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ học HÀ NỘI, 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ==================== CAO ĐỨC BỘ THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm HÀ NỘI, 2015 1 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 5 1. Tính cấp thiết của đề tài. ................................................................................ 5 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài ................................................................... 8 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài ....................................................................... 8 4. Đối tƣợng nghiên cứu ...................................................................................... 9 5. Lịch sử nghiên cứu .......................................................................................... 9 6. Các nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................... 11 7. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................. 11 8. Bố cục nội dung luận văn.............................................................................. 12 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC......................... 14 1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ ...................... 14 1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu................................................................. 14 1.1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ.......................... 15 1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ......................................... 16 1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ ............................... 18 1.1.5. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ..................................................................................................... 19 1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc ...................................... 20 1.2.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành ............................... 20 1.2.2. Vị trí và chức năng của các Sở ................................................................ 20 1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Sở ........................................................ 21 1.2.4. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các Sở ....................................... 23 1.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở ................................................. 24 1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc ................................................................................. 29 2 Tiểu kết chƣơng 1 .............................................................................................. 32 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC ............... 33 2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục văn thƣ lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc...................................................................................... 33 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc ................................................................................................... 33 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh........................ 34 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh .................................. 36 2.2. Những quy định của cơ quan có thẩm quyền về thu thập tài liệu vào lƣu trữ ......................................................................................................... 36 2.3. Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc .................................................... 39 2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ............ 39 2.3.2. Cơ sở vật chất và tình hình bảo quản tài liệu của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ................................................................................................... 40 2.3.3. Đội ngũ cán bộ của lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc ........................................... 43 2.3.4. Các nghiệp vụ lưu trữ của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh .............................. 45 2.4. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh ......... 49 2.4.1. Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ....................................................................................... 49 2.4.2. Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ................................................................................. 52 2.5. Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. .......................................................................................... 66 2.5.1. Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh................................................................... 67 2.5.2. Tổ Chức thực hiện ................................................................................... 69 2.6. Đánh giá kết quả và hạn chế ............................................................... 70 Tiểu kết chƣơng 2 .............................................................................................. 73 3 Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC. .................................... 76 3.1. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ............................................................................. 76 3.1.1. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu. .......... 76 3.2.2. Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ ................. 78 3.2.3. Nghiên cứu, xác định rõ các loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh ...................................................................................... 80 3.2.4. Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ lưu trữ .... 81 3.2.5. Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu .......................................................................................... 83 3.2.6. Nghiên cứu các quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử ..... 84 Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 90 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 93 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, với những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin có trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Nội dung của tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác lưu trữ còn giúp các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết những bài học và rút ra những kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh…. Bộ máy hành chính Nhà nước là yếu tố quan trọng nhất của nền hành chính nhà nước và được tổ chức thành một hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương. Trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thì các sở, ban, ngành thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương, và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự ủy quyền của UBND cấp 5 tỉnh và pháp luật cho phép và thuộc cơ quan quản lý có thẩm quyền riêng, thực hiện chức năng giúp nhà nước quản lý thống nhất các vấn đề về kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của đất nước. Đây là một lĩnh vực quản lý rộng có tính hệ thống với nhiều vấn đề hết sức phức tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhạy bén, linh động trước những diến biến khó lường của tình hình trong nước và quốc tế. Trong những năm qua được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, tỉnh Vĩnh Phúc đã đạt được những thành tựu to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, kết cấu cơ sở hạ tầng giao thông được chú trọng, môi trường đầu tư thuận lợi, các vấn đề về y tế, văn hóa, giáo dục được quan tâm đúng mức, bộ mặt đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng được nâng cao,Vĩnh Phúc luôn nằm trong tốp đầu so với các tỉnh khác về nhiều chỉ số phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, đặc biệt về lĩnh vực thu hút các dự án đầu tư nước ngoài, đây là yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế trên địa bàn của tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và có ý nghĩa to lớn đối với quá trình xây dựng và phát triển đất nước trong nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay cũng đang đứng trước nhiều thách thức của nền kinh tế thị trường, trong quá trình xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa và xã hội của tỉnh như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dụng chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng, các vấn đề về đầu tư nước ngoài, y tế, giáo dục vẫn còn những tồn tại nhật định cần khắc phục …. Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, cùng với các loại tài liệu lưu trữ hình thành ở các cơ quan quản lý Nhà nước khác nhau trong tỉnh , thì khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có giá trị trên nhiều phương diện điều này không chỉ trong hoạt động của riêng từng sở, ngành mà còn có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển chung của tỉnh và đất nước. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu 6 này là một nhiệm vụ quan trọng và không chỉ là trách nhiệm của từng sở, ngành và Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc mà còn là trách nhiệm và sự phối hợp đồng bộ của cả một hệ thống, của nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác của tỉnh và đất nước. Hiện nay bên cạnh các ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm tra thường xuyên của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy rằng công tác lưu trữ tại các sở, ngành tại Vĩnh Phúc vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ tài liệu về lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo quy định, chưa có hệ thống văn bản hoàn chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc tại tất cả các sở, ngành nên khối lượng tài liệu điện tử đang được hình thành nhanh , nhưng trên thực tế tại các lưu trữ của các Sở, cũng như Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc chưa có một phương pháp hữu hiệu đề thu thập và quản lý hiệu quả khối tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao,qua những vấn đề thực tiễn này, tác giả quyết định chọn đề tài “ Thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành “ Lưu trữ học ” của mình. Thông qua đề tài này tác giả hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý của các sở, ngành, cũng như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác tại Vĩnh Phúc hiểu và quan tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan mình hơn nữa, đồng thời Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về công tác lưu trữ, đặc biệt là thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, nhằm hướng tới một sự nghiệp lưu trữ nói chung của cả nước. 7 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài Trong đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu các mục tiêu và nhiệm vụ chính sau: * Mục tiêu của đề tài: - Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay. - Nghiên cứu về nguồn và danh mục thành phần tài liệu của các Sở thuộc diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. * Nhiệm vụ của đề tài: - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. - Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao nhất. 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Cùng với hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác thì các sở, ban, ngành giữ một vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội của Vĩnh Phúc, khối các cơ quan này có phạm vi hoạt động rộng, chức năng, nhiệm vụ có ảnh hưởng tới nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành là một trong những nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng cần được thu thập, bảo quản chu đáo trong kho lưu trữ để tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Nhận thức được tầm quan trọng này chi Cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng, ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Mặt khác, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một lĩnh vực nghiên cứu rộng. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này tác giả chỉ tập trung vào nghiên cứu các vấn đề như sau: - Nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc. 8 - Nghiên cứu về thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Đặc biệt là những thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong chính quá trình hoạt động của các Sở thuộc danh mục tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn). 4. Đối tƣợng nghiên cứu Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn là các nguồn bổ sung và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh và thực trạng thực hiện vấn đề này ở tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian vừa qua. 5. Lịch sử nghiên cứu Công tác lưu trữ đặc biệt là thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không còn mới và đã có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Tuy nhiên, ở mỗi công trình nghiên cứu đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hoàn toàn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng của đề tài. Các công trình nghiên cứu đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Dưới đây là các công trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu như: Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện từng khâu nhiệm vụ như sau: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu. Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, các vấn đề cụ thể của tài liệu lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng, thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận và 9 thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm). Vấn đề này còn được đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các tạp chí khác như: “Lý luận và thức tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hàm - Tạp chí Khoa học, Đại học quốc gia Hà Nội, Số 3, 2003; “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc – Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01, 2002; “ Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng – Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004; “ Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Ngô Thiếu HiệuTạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04, 2002;... các bài viết này tập trung nghiên cứu mặt lý luận và thực tiễn chung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này như: Khóa luận tốt nghiệp năm 2006 của sinh viên Nguyễn Thị Minh Hạnh, chuyên ngành Lưu trữ học “ Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc”. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ,Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội; Ngoài ra, còn có các báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 gắn với việc tổng kết thực hiện Chỉ thị số 66/2006/CT- UBND và Quyết định số 32/2010/QĐ- UBND của UBND tỉnh về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian vừa qua ở Vĩnh Phúc. Đây cũng là những tài liệu rất tốt để tác giả tham khảo khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này tác giả tập trung đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác thu thập 10 tài liệu tại các sở, ngành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc từ đó chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì đây là khâu đầu tiên quyết định đến tính hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo Để hoàn thiện đề tài luận văn này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham khảo sau đây: - Tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ học… - Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh và các sở, ban, ngành trong tỉnh. - Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của các Bộ. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chính sau đây: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng khi phân tích, xử lý số liệu, tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu được. - Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thông tin, ý kiến cán bộ viên chức trong Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Sở. - Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có những số liệu phản ánh thực trạng tình hình tài liệu thu thập của các sở vào lưu 11 trữ lịch sử tỉnh cũng như các vấn đề về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các Sở và Trung tâm lưu trữ tỉnh. - Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc : Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. - Phương pháp mô tả, so sánh và một số phương pháp khác. 8. Bố cục nội dung luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tác giả được trình bày thành ba phần chính cụ thể như sau: Chƣơng 1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Trong mỗi một công trình nghiên cứu khoa học việc đưa ra được những cở sở lý luận có một vai trò quan trọng đối với quá trình nghiên cứu. Vì vậy, trong phần nội dung chương 1 này tác giả tập trung trình bày những cở sở kiến thức cở bản về lý luận và thực tiễn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cũng như giới thiệu được thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị cơ bản của tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả nghiên cứu về mặt lý luận của chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả có thể so sánh, đối chiếu với thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ đó nắm được thực trạng và đưa ra những đề xuất tối ưu nhất. Chƣơng 2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Nội dung chương này sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đặc biệt là tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ và tại các Sở. Cũng như, khảo sát cơ sở vật chất và các công tác nghiệp vụ lưu trữ, tình hình bảo quản tài liệu. Vì đây là là yếu tố quan trọng liên quan tới việc tổ chức tốt công tác lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cấp Sở đang nghiên cứu trong đề tài. 12 Cuối cùng là việc tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, kèm theo đó là sự phân tích, đánh giá những mặt đạt được và những điều còn tồn tại trong công tác này. Chƣơng 3. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Trên cở sở phân tích thực trạng những ưu điểm và tồn tại trong công tác thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đồng thời căn cứ vào cơ sở lý luận và tính pháp lý cũng như tình hình thực tiễn nghiên cứu trong chương 2, với nội dung chương này tác giả đi vào tập trung nghiên cứu đưa ra một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các giải pháp đó là: bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu; tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; nghiên cứu, xác định rõ các tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ tỉnh; giải pháp liên quan tới trách nhiệm của phòng văn thư - lưu trữ; tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu; và cuối cùng là nghiên cứu các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử. Trong quá trình thực hiện luận văn này, mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn. Đồng thời, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới quý thầy, cô giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của thầy PGS. Nguyễn Văn Hàm đã giúp tôi hoàn thành đề tài luận văn này. Hà Nội, ngày tháng năm Học viên 13 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ 1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ. Đã có rất nhiều tài liệu, bài viết về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu. Qua phân tích và tìm hiểu, tác giả thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận nào thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ. Vì vậy, theo quan điểm của tác giả việc thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu vào các lưu trữ. Qua đó sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau: Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng. Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định. Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng tiến hành công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học. 14 Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc. Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định. Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, tài liệu còn thiếu hoặc tài liệu chưa hoàn chỉnh để bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. Thu thập bổ sung tài liệu vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng của xã hội. 1.1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội. Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại từ đầu. Chính vì thế, đã từ rất lâu trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là do chiến tranh, do thời tiết khắc nghiệt, do phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu của các thời kỳ đó. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, 15 thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình và không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng. 1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này, ở nước ta tài liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945. Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa: tài liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ. Thông thường người ta lấy Cách mạng thành công làm mốc phân chia thời đại. Đối với Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945. Nhưng ở địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng địa phương đó. * Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo Phông lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu theo Phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị… Do đó, nó phá vỡ mọi liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của Phông. Vì vậy, tài liệu của một Phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau. Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho Phông nào đó thì nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của nó. Thực hiện nguyên tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của Phông 16 khác thì phải đưa về đúng vị trí của nó. Mặt khác, phải thường xuyên sưu tầm, thu thập, bổ sung hoàn chỉnh các tài liệu vẫn còn bị phân tán vào các Phông lưu trữ. * Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối Phông lưu trữ Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn phải chú ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối Phông lưu trữ. Khối Phông lưu trữ bao gồm những Phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau, khi để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối với bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng trong việc bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, dây ghi âm. * Nguyên tắc thu thập, bổ sung theo khu vực thẩm quyền Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ theo khu vực thẩm quyền thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử. Theo nguyên tắc này, lưu trữ lịch sử chỉ được quyền thu thập những tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu phải thực hiện một số nghiệp vụ trước khi giao nộp tài liệu như: chỉnh lý thống kê, phân loại, lập mục lục hồ sơ,… và phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn đã được pháp luật quy định. Đối với lưu trữ hiện hành, cơ quan, tổ chức cũng phải xác định thẩm quyền thu thập và xác định danh mục các đơn vị phải giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ hiện hành. Thông thường, chỉ có các đơn vị chức năng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức mới phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Các đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, ví dụ như các doanh nghiệp, được lập phông lưu trữ riêng, không phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức. 17 1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ * Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự vật, hiện tượng nào. Đối với công tác lưu trữ chúng ta không được phép để tài liệu phát tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác sử dụng, hoàn thiện hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định). Do đó lưu trữ hiện hành ở đây được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ. Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ hiện hành làm không tốt thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tất cả công tác lưu trữ nói chung. Tất cả các cơ quan sau khi giải quyết xong các công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách phải tập hợp lại, chuyển vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày. * Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử của đất nước. Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt, quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho. Để thu thập được đầy đủ các tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu trữ lịch sử mà là trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức có liên quan. Nếu thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho nhà nước và cá nhân. Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng. Đó chính là danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền là phạm vi hành chính – lãnh thổ mà trên đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và quản lý thống 18 nhất. Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất quan trọng, đặc biệt ở những khu vực có nhiều các lưu trữ lịch sử của đất nước. 1.1.5. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay Do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức và quản lý văn bản ở hầu hết các cơ quan. Do vậy, tài liệu điện tử đang hàng ngày, hàng giờ sản sinh ra với khối lượng rất lớn và gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ. Có rất nhiều các cuộc hội thảo, các nghiên cứu, trao đổi về vấn đề này nhưng nói chung còn nhiều vấn đề chưa thống nhất, giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử chưa được chấp nhận trên bình diện rộng, nó chỉ mang tính chất tham khảo, còn giá trị pháp lý còn nhiều bất cập. Các nhà lưu trữ học cho rằng “Tài liệu lưu trữ điện tử là một bộ phận của tài liệu điện tử, có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực về hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản với mục đích sử dụng cho nhu cầu chính đáng trước mắt cũng như lâu dài của xã hội, của từng cơ quan, tổ chức và mỗi người”. Nói cách khác nó là tài liệu điện tử có giá trị cần phải bảo quản để đảm bảo thông tin cho thế hệ tương lai. Hiện tại, chúng chủ yếu được bảo quản là căn cứ pháp lý để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của chính những cơ quan sản sinh ra tài liệu điện tử. Còn tương lai, chúng được bảo quản với mục đích là một nguồn tin phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu khoa học – lịch sử, phát triển nền văn hóa dân tộc và nhân loại. Hiện nay, có thể nói rằng tài liệu điện tử rất phù hợp với hoạt động của mọi cơ quan, nó đang chiếm ưu thế rất lớn so với các tài liệu khác. Hầu hết các cơ quan đã làm quen và thành thạo với tài liệu điện tử. Nhưng trên thực tế, các nhà khoa học chưa xác định được chính xác vòng đời của tài liệu điện tử. Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức bên cạnh sử dụng tài liệu điện tử thì cũng sử dụng các loại hình tài liệu truyền thống khác như giấy. Tài liệu điện tử chưa thể thay thế hoàn toàn các tài liệu khác, nó vẫn tồn tại song song hỗ trợ cho nhau. Hầu hết các cơ quan cũng sử dụng phối hợp nhiều loại hình, như vậy sẽ trở nên đa dạng 19