ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN HỮU DANH
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI
CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ NỘI, 2009
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN HỮU DANH
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI
CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành : Lưu trữ
Mã số : 60.32.24
Người hướng dẫn khoa học : PGS. Nguyễn Văn Hàm
HÀ NỘI, 2009
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................... ….. Trang
1.Tính cấp thiết của đề tài. ............................................................................ 3
2. Mục tiêu của đề tài ................................................................................... 5
3. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................. 5
4.Đối tượng nghiên cứu………………….. ………………………………….6
5. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................. 6
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo ....................................................... 7
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 8
8. Bố cục của luận văn.................................................................................. 8
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
LƢU TRỮ .................................................................................................... 10
1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ........................................... 10
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............. 15
1.3. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ........................................ 18
1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành ............. 20
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử ................... 21
1.4. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong
giai đoạn hiện nay ........................................................................................ 23
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI
LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH .................................................. 30
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính
.....................................................................................................................
2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính ............. 30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính ............................ 33
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính ........................................................ 35
2.2. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài chính ............................................................ 39
2.2.1. Tài liệu quản lý chung của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ........................ 39
2.2.2. Tài liệu, văn bản quản lý chuyên ngành .............................................. 44
1
2.2.3. Tài liệu khối báo chí xuất bản ............................................................. 52
2.2.4. Tài liệu khối giáo dục-đào tạo ............................................................ 52
2.2.5 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên 52
2.2.6 Tài liệu nghe nhìn ................................................................................ 54
2.2.7 Tài liệu điện tử .................................................................................... 54
2.3. Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ Bộ Tài chính .............................................. 55
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................... 55
2.3.2. Cơ sở vật chất ..................................................................................... 56
2.3.3. Đội ngũ cán bộ ................................................................................... 57
2.4. Khái quát những quy định của Nhà nƣớc về công tác thu thập và bổ
sung tài liệu ................................................................................................. 58
2.5 Nguồn thu thập, bổ sung vào lƣu trữ Bộ Tài chính……………...…...63
2.6. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Tài chính ........ 64
2.6.1. Sự hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Bộ tài chính .................................................................................................. 64
2.6.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung
tài liệu .......................................................................................................... 65
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THU
THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH ........... 70
3.1 Nhận xét chung…………………………………………………………..70
3.2 Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu………..72
3.2.1 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ…………....72
3.2.2 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu……….75
3.2.3 Tích cực mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu………..….79
3.2.4 Nghiên cứu ban hành các quy định về thu thập,bổ sung tài liệu điện tử.83
3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ
Bộ...85
2
PHẦN KẾT LUẬN………………….................................………………....88
PHỤ LỤC……………………………………………………………………89
3
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong
các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn
của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này
chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của
những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích
khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người...
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân
dân, chúng ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là
Thông đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ
Chủ tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ
sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi
về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy
từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp
để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư
trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả
Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu
trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng”[1;2] .
Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi
4
và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý
đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì nếu chúng ta không thu thập được những tài
liệu chúng ta cần thì tất cả những khâu còn lại của công tác lưu trữ sẽ không thể
làm tốt được. Nó chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn
bộ các giai đoạn tiếp theo.
Bộ Tài chính là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng giúp Chính phủ quản
lý toàn bộ, thống nhất vấn đề tài chính của đất nước. Đây là vấn đề hết sức phức
tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh động trước những biến động
khó lường của tình hình trong nước và quốc tế. Trong những năm qua, được sự
quan tâm của Đảng và Nhà nước ngành tài chính đã có những bước tiến bộ vượt
bậc. Nền tài chính cơ bản ổn định, quản lí vững chắc khối lượng tiền tệ, giá trị của
đồng Viêt nam, lưu thông tiền tệ góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điều này có ý nghĩa to lớn trong quá trình hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên
cạnh những kết quả đạt được, ngành tài chính hiện nay cũng đang đứng trước một
thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt
như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dung chức vụ quyền hạn
gây hậu quả nghiêm trọng cho đất nước…Tất cả những vấn đề nêu trên đều được
phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị,
không chỉ trong hoạt động của ngành tài chính mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự
phát triển của quốc gia. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn
khối tài liệu này không chỉ là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ
quan nhà nước khác.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài
chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu
được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho
công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy
định về công tác văn thư, lưu trữ...
5
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những
hạn chế về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn bản hoàn
chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu
nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao
nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh
chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành,
nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Tài chính lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập,
quản lý loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh
khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu
không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên
ngành " Lưu trữ học và Quản trị văn phòng" của mình. Thông qua đề tài này, chúng
tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành tài chính hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Tài
chính nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính.
- Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Lưu trữ Bộ Tài chính
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu
trữ Bộ Tài chính đạt hiệu quả nhất.
6
3. Phạm vi nghiên cứu
Bộ Tài chính có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có ảnh hưởng đến
nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong
hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà
nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu
về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước
trong ngành Tài chính (Văn phòng, các Vụ, Thanh tra, Cục) và tài liệu được hình
thành ra ở chính những đơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn
và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn).
4. Đối tượng nghiên cứu
Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn bao gồm:
- Nguồn bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung.
- Lưu trữ Bộ Tài chính;
- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ngành Tài chính và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này.
5. Lịch sử nghiên cứu.
Có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không hề mới mẻ, có rất nhiều bài viết,
công trình nghiên cứu đề cập đến, tuy nhiên mỗi công trình đề cập đến ở những
khía cạnh khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng
ta hoàn toàn có thể nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng của mình.
Về mặt lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong
các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu
trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở
các cơ quan”- Dương Văn Khảm. Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp
ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu
7
thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới
các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học
của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã
hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn
Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để
bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ
nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý
Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)...
Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học
của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề
này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét
về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn
Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập
và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hàkhoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài
liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào
Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng năm 2000) và rất nhiều bài viết của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư
– Lưu trữ Việt nam.
Các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất
định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong
hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu rất tốt để chúng tôi tham khảo
khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng
công tác thu thập tài liệu ở Bộ Tài chính, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời
8
kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì theo chúng
tôi đây là khâu đầu tiên quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ.
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo
Để hoàn thiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham khảo sau đây:
- Giáo trình chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo
trình lưu trữ học…
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Tài chính.
- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Tài chính.
7. Phương pháp nghiên cứu.
Chúng tôi sử dụng một số phương pháp chính sau đây trong quá trình tiến hành
nghiên cứu đề tài này:
- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin : Chủ nghĩa duy vật biện chứng
và Chủ nghĩa duy vật lịc sử.
- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc : Nguyên
tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Phương pháp mô tả, phân tích, so sánh, phương pháp khảo sát thực tế .
8. Bố cục của luận văn
Chƣơng 1: Lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ
Tài chính
Chƣơng 3: Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ Bộ Tài chính
9
Có thể nói rằng để hoàn thiện được luận văn này tôi đã gặp rất nhiều khó
khăn trong việc tìm hiểu về khối tài liệu, điều tra khảo sát thực tế cũng như những
vấn đề về lý luận. Tất nhiên với trình độ có hạn trong luận văn của mình tôi không
thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của thầy cô và các nhà nghiên cứu để tôi kịp thời sửa chữa hoàn thiện. Qua đây tôi
xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của cơ quan nơi tôi đang công tác, Văn
phòng Bộ tài chính, Phòng lưu trữ Bộ Tài chính, đặc biệt là sự tận tình chỉ bảo của
thầy giáo hướng dẫn PGS Nguyễn Văn Hàm trong suốt quá trình thực hiện đề tài
này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà nội, ngày 29 tháng 12 năm 2009
Học viên
Nguyễn Hữu Danh
10
CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu
Chúng ta đang sống trong môi trường xã hội hết sức năng động và có những
biến đổi mạnh mẽ. Sự biến đổi đó làm cho mọi cá nhân tổ chức phải biến đổi theo
để tồn tại và phát triển. Với sự phát triển năng động và nhanh chóng đó các cơ
quan, tổ chức cũng hoạt động với cường độ rất lớn và khối lượng tài liệu sản sinh
ra ngày càng nhiều. Trước đây các cơ quan ít, chức năng nhiệm vụ đơn giản các
vấn đề cần giải quyết không nhiều do đó khối lượng tài liệu sản sinh ra cũng ít
nhưng ngày nay thì điều đó hoàn toàn ngược lại. Các cơ quan, tổ chức trong giai
đoạn hiện nay rất đa dạng từ trung ương đến địa phương. Các vấn đề cần giải quyết
hết sức phức tạp, tài liệu được sản sinh ra nhiều. Với khối lượng tài liệu ngày càng
nhiều như vậy cho nên người ta không thể giữ lại toàn bộ, mà phải lựa chọn những
tài liệu có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu trữ phục vụ
cho công tác khai thác, sử dụng xong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài. Chúng
ta không thể giữ lại tất cả các loại tài liệu đó bởi vì sẽ gặp những khó khăn rất lớn
về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư quá lớn
mà nhà nước ta không thể đáp ứng và điều đó cũng không thật sự cần thiết, khoa
học. Vấn đề đặt ra ở đây là với khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng lớn như
vậy làm thế nào chúng ta có thể giữ lại đúng những tài liệu cần thiết, loại hủy kịp
thời những tài liệu hết giá trị là điều hết sức khó khăn đòi hỏi một sự nghiên cứu
11
công phu, khoa học, lâu dài về công tác lưu trữ đặc biệt là vấn đề thu thập, bổ sung
tài liệu. Trên cơ sở đó các đơn vị lưu trữ mới đặt ra cho mình phương pháp thu
thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu không còn ý nghĩa, tác dụng. Qua
đây chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung rất quan trọng và cần làm sáng tỏ
thêm vấn đề này.
Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái
niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Trong giáo trình lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng:
“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định
nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn
bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nướ quy định” [9;130].
Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh giá
khác về vấn đề này. Chẳng hạn trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại hủy
tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như sau:
“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo
danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu
trữ” [19;96].
“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền
của phòng lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu
thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [19;96].
Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về
thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp vào các lưu trữ. Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi thu thập, bổ
sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu
12
vào các lưu trữ. Qua đây sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục
vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.
Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những
chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào
các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà
nước quy định.
Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo
đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan
lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực
hiện một cách nhanh chóng, khoa học.
Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ
cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc.
Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập, bổ
sung tài liệu. Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có
sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực
tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý
thức tự giác của các cán bộ thừa hành. Thông qua công tác nghiên cứu lý luận sẽ
giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài
liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu
thập bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ
sung tài liệu.
Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên
quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ.
13
Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định
nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu sự tác động mạnh
nhất. Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến
các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả
cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế.
Qua tìm hiểu khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu
thêm một số khái niệm khác có liên quan chặt chẽ tới vấn đề này là: nguồn tài liệu
bổ sung, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ.
Trong từ điển lưu trữ Việt Nam khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” như sau:
“Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài
liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định”. Như vậy, nguồn tài liệu bổ
sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng cơ
quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu
được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Những tài liệu được thu thập
này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó.
Như vậy nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân
là nguồn nộp lưu. Trong từng danh mục người ta sẽ xác định những thành phần tài
liệu chủ yếu, có ý nghĩa thực tiễn và lịch sử có thể sử dụng phục vụ khai thác sử
dụng trước mắt cũng như lâu dài. Chẳng hạn đối với một cơ quan bất kỳ là nguồn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong
cơ quan đó bao gồm:
- Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành.
- Các tài liệu về kế hoạch, thống kê.
- Các tài liệu về tổ chức, cán bộ.
- Các tài liệu về lao động, tiền lương.
- Các tài liệu về văn thư – lưu trữ.
14
- Các tài liệu về chuyên môn.
- Các tài liệu về nghiên cứu khoa học.
Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần
tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị
phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp
lưu vào các lưu trữ.
Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung ảnh hưởng đến rất nhiều các
công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử
muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu
nhưng trước hết phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác
nhất, tức là phải biết chính xác cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào là nguồn nộp lưu,
mình được thu thập tài liệu của những cơ quan nào. Điều đó có nghĩa là phảti làm
rõ được khái niệm “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu”.
Đó là vấn đề rất quan trọng và cần thiết.
“Thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là thuật ngữ chuyên ngành, đặc
trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong phạm vi hành chính – lãnh
thổ nhất định. Nó thể hiện mối quan hệ chặt chẽ, khăng khít hay không giữa cơ
quan lưu trữ và cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu thập tài liệu lưu trữ. Hầu
hết khu vực thẩm quyền đã được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật để
các cơ quan có liên quan thực hiện một cách nghiêm túc và thống nhất. Nguời ta
cũng phân biệt khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành và khu vực thẩm quyền
của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành là các cơ quan, đơn
vị thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị này phải nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành, thông thường là cuối năm, sau khi các vấn đề, sự
việc đó đã được giải quyết xong, được lập thành hồ sơ tập hợp và nộp vào lưu trữ.
Tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều nộp lưu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan chủ quản, bởi vì có thể nhà nước có quy định bảo quản tại đơn vị
15
hình thành tài liệu. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức
được nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Các cơ quan, tổ chức
đó phải có trách nhiệm nộp các tài liệu đã đến hạn vào lưu trữ lịch sử một cách đầy
đủ và đúng hạn.
Có thể nói trong một khu vực hành chính, lãnh thổ bất kỳ nào đó các cơ quan
lưu trữ phải xác định rõ được thẩm quyền thu thập tài liệu. Nếu làm tốt được vấn đề
này sẽ giúp loại trừ và tránh được những tranh chấp xảy ra khi tiến hành thu thập,
bổ sung tài liệu. Có nghĩa là nhiều cơ quan lưu trữ cùng thu thập tài liệu của một
hoặc một số cơ quan, tổ chức nào đó. Đồng thời cũng hạn chế được sự bỏ sót
những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập.
Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng để hiểu rõ được khái niệm thu thập, bổ
sung tài liệu là hết sức khó khăn, phức tạp. Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ
khác của công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ.
Đồng thời nó cũng liên quan đến nhiều khái niệm khác đòi hỏi cần có sự phân tích
và làm sáng tỏ. Đây đúng là vấn đề lý luận cần có sự đầu tư nghiên cứu và kiểm
nghiệm qua thực tế công tác lưu trữ.
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ.
Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội.
Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các
lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông
tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại
từ đầu. Chính vì thế đã từ rất lâu, trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến
công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc
nghiệt, phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu
của các thời kỳ đó. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài
liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội.
16
Để có được những đóng góp như thế công tác lưu trữ phải làm tốt tất cả các
khâu nghiệp vụ của mình như thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại
tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu đều có tầm quan trọng, vai trò, vị trí
nhất định và các khâu lại có mối quan hệ lôgic với nhau. Trong các khâu nghiệp vụ
này thì thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng
đầu và quan trọng. Các cơ quan lưu trữ cần tập trung mọi nguồn lực để làm tốt
công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Đây là vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu
nghiệp vụ khác, nó có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, tạo
ra cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan. Xét
về lâu dài nếu các tài liệu được bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao thì
sẽ góp phần to lớn vào việc mở rộng khả năng sử dụng, không những đóng góp
quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn có ý nghĩa trong việc nghiên
cứu lịch sử trong tương lai. Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần
thiết, quan trọng yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải xác định đúng tầm quan trọng
của nó mang tính xuyên suốt, lâu dài.
Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện
các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những
chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan,
đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được
thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng
không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để
phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng.
Mối quan hệ của thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ chuyên môn
khác của công tác lưu trữ là hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng quan trọng tới các lĩnh vực
chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả của chuyên môn đó.
17
Người ta có thể kết hợp thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ khác như phân
loại tài liệu, thống kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu.
Trên thực tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu người ta không thể tiến
hành thu thập tất cả các tài liệu của cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu. Khối lượng
tài liệu như vậy sẽ rất lớn, lẫn lộn giữa những tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị,
những tài liệu trùng thừa. Chính vì vậy khi thu thập, bổ sung tài liệu người ta phải
lựa chọn những tài liệu thật sự có giá trị, thật sự cần thiết cho công tác lưu trữ để
tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn. Sau khi đã lựa chọn được những tài liệu có giá
trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia một cách khoa học khối tài liệu đó
theo các đặc trưng nhất định của tài liệu nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có
hiệu quả nhất. Điều đó cho thấy thu thập và bổ sung tài liệu gắn liền với tổ chức sử
dụng tài liệu, đây là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ. Nếu
đầu vào chúng ta thu được tài liệu có giá trị thì đầu ra chúng ta sẽ phục vụ tốt công
tác sử dụng những tài liệu đó vào thực tế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội. Còn
ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì bản thân
cơ quan đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò,
vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội.
Thu thập, bổ sung tài liệu cũng liên quan tới công tác thống kê và kiểm tra
tài liệu. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu phải được kiểm tra và thống kê
theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thông qua công tác này các cơ quan lưu trữ sẽ
phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp để thu thập đầy đủ những tài
liệu còn thiếu, những tài liệu có thể sẽ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế và hạn
chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này. Điều này cho thấy khi thu thập tài liệu
người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm cách khắc phục những hạn chế.
Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phải tính
đến khả năng sử dụng những tài liệu này, tức là tính đến giá trị sử dụng của chúng
trong thực tế. Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập
18
- Xem thêm -