Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty tnhh m...

Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty tnhh mtv cấp nước đà nẵng (tt)

.DOC
25
107
127

Mô tả:

1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng là doanh nghiệp Nhà Nước, lĩnh vực kinh doanh chính là nước sạch và đây là nguồn thu chủ yếu của công ty, số lượng khách hàng đông nên doanh thu tiêu thụ nước cũng rất lớn, đòi hỏi công ty phải tăng cường công tác quản lý, đặc biệt là chú trọng công tác KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng đảm bảo doanh thu tính đúng, đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng. Xuất phát từ thực tế đó, tôi chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng” để nghiên cứu, với hy vọng sẽ có những đóng góp nhất định giúp doanh kiểm soát tốt doanh thu và tiền thu bán hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh để có thể phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường. 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như các luận văn cao học trước đây. Tuy nhiên tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này trong khi hoạt động KSNB tại công ty còn nhiều hạn chế. Đề tài đã đi vào phân tích thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài Trên cơ sở hệ thống những vấn đề lý luận chung về KSNB, KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng, luận văn đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, qua đó đề xuất các giải pháp cụ thể, khoa học nhằm góp phần nâng cao chất lượng KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty. 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng là đơn vị cung cấp dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh chính là nước sạch. Vì vậy, luận văn tập trung vào công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng hoạt động kinh doanh nước sạch tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Đề tài nghiên cứu được thực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, kết hợp với phương pháp phỏng vấn, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. 6. Những đóng góp của đề tài Luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về KSNB, kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp. Qua phân tích và đánh giá thực trạng KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn đã nêu lên những hạn chế và đưa ra một số giải pháp tăng cường công tác KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty. 7. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1 – Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp. Chương 2 – Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu, tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. Chương 3 – Một số giải pháp nhằm tăng 3 cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Hiện nay, khi tìm hiểu về hệ thống KSNB thì có rất nhiều khái niệm khác nhau, từ đó cho thấy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. 1.1.2. Vai trò của công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hệ thống KSNB được thiết lập nhằm giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả; bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức; ngăn chặn, phát hiện các sai phạm, gian lận trong hoạt động của doanh nghiệp; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác; đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời; bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát: Bao gồm các yếu tố bên trong như: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác lập 4 kế hoạch và dự toán, ủy ban kiểm toán, bộ phận kiểm toán nội bộ và các yếu tố bên ngoài như: các chính sách, quy định của cơ quan quản lý Nhà Nước. 1.1.3.2. Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ ban đầu và cách vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông qua 3 giai đoạn của quá trình kế toán đó là: Lập chứng từ, phản ánh vào sổ sách kế toán, lập báo cáo kế toán. 1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát: Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các nhà quản lý sẽ xây dựng, thiết kế các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với yêu cầu KSNB của mình và dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. 1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ Hệ thống KSNB là một chức năng của quản lý, nó gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có KSNB, do đó doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống KSNB khoa học vì đây chính là chìa khóa thành công của công tác quản lý. 1.2.1. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 1.2.2. Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ 1.3. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Đặc điểm của doanh thu và tiền thu bán hàng Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán sản phẩm, hàng hóa, tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản thu 5 thêm ngoài giá bán. Số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng. 1.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng 1.3.2.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu bán hàng: Nhằm đảm bảo doanh thu không bị thất thoát để nâng cao năng lực quản lý, hoạt động kinh doanh hiệu quả. Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành các chính sách, quy định và quản lý doanh thu, … ngăn chặn và phát hiện những rủi ro, gian lận cũng như xử lý các sai phạm đó. 1.3.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với tiền thu bán hàng: Phải đảm bảo các khoản tiền ghi sổ là đã thực tế nhận được (Tính có thật), các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng theo quy định (Sự đánh giá), chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền (Tính đầy đủ), các khoản chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (Sự phê chuẩn), các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (Phân loại), các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn (Kịp thời). 1.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại các doanh nghiệp Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và quy chế quản lý sử dụng chứng từ kế toán cho từng đối tượng kế toán theo đúng Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ của mình để xác định danh mục tài khoản cần phải sử dụng và phải tuân thủ các quy định tại Luật kế toán. Hàng tháng kế toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm cung 6 cấp một cách toàn diện các thông tin về sản lượng, doanh thu bán hàng trong tháng, số tiền thu được, công nợ của khách hàng. 1.3.4. Kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng 1.3.4.1. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ của khách hàng: Hoạt động xử lý đơn đặt hàng chính là tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ, chu kỳ bán hàng bắt đầu từ việc nhân viên giao dịch tại các chi nhánh cấp nước nhận đơn xin cung cấp nước, sau đó khách hàng sẽ được ký kết Hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước. 1.3.4.2. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động xét duyệt bán chịu: Đối với ngành nước thì hầu như không xảy ra việc xét duyệt bán chịu do đặc điểm của sản phẩm nước là không tồn tại dưới hình thái vật chất cụ thể mà là hình thức mua đứt bán đoạn, sản xuất đến đâu thì tiêu thụ đến đó. Chính vì vậy, nếu khách hàng không thanh toán thì doanh nghiệp sẽ tạm ngừng cung cấp nước hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng 1.3.4.3. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Với ngành nước thì không có xuất hàng hóa. Việc chuyển giao hàng hóa được bắt đầu khi đơn vị lắp đặt và hình thành việc bơm nước qua các đường ống nhánh cho khách hàng. 1.3.4.4. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động xử lý, ghi sổ doanh thu và theo dõi thanh toán: Đối với ngành nước, hóa đơn chỉ được lập sau khi đã cung cấp dịch vụ cho khách hàng sử dụng, kế toán ghi nhận doanh thu và giao cho nhân viên thu ngân đi thu tiền khách hàng, khi nhân viên thu ngân thu được tiền của khách hàng thì mới giao hóa đơn cho khách hàng và ký xác nhận trên hóa đơn. 1.3.4.5. Kiểm soát nội bộ đối với việc xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại: Đối với ngành nước thì không có trường hợp hàng bán bị trả lại 7 bởi nhu cầu khách hàng sử dụng đến đâu thì đơn vị sẽ cung cấp đến đó và sử dụng ngay. 1.3.4.6. Kiểm soát nội bộ đối với việc thẩm định và xóa sổ các khoản nợ phải thu không thu hồi được: Tại đơn vị ngành nước thì không thực hiện chính sách bán chịu nhưng dịch vụ thường trả sau khi khách hàng đã sử dụng, do đó khách hàng có thể bỏ luôn không dùng nước sạch của doanh nghiệp và cũng không chịu thanh toán, nếu điều này xảy ra sẽ là tổn thất của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm các thủ tục cần thiết và yêu cầu pháp luật can thiệp, với trường hợp này mà cũng không thu hồi được nợ thì lập văn bản trình lãnh đạo xem xét để xóa nợ. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng được hình thành khoảng những năm 1945 – 1950. Năm 2000, các chi nhánh cấp nước tại các quận lần lượt được ra đời nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu trong công tác quản lý và giao dịch với khách hàng. Tháng 6/2010, Công ty Cấp Nước Đà Nẵng đã chuyển mô hình tổ chức hoạt động từ Doanh nghiệp Nhà Nước sang Công ty TNHH MTV nhằm nâng cao năng lực hoạt động, chất lượng và hiệu quả quản lý doanh nghiệp. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 8 2.1.2.1. Chức năng: Khai thác sản xuất kinh doanh nước sạch phục vụ sinh hoạt, sản xuất và các nhu cầu khác trên toàn thành phố; cải tạo, nâng cấp các công trình cấp nước. 2.1.2.2. Nhiệm vụ: Đảm bảo cung cấp nước đạt tiêu chuẩn nước sạch cho nhân dân và các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ trong và cận địa bàn thành phố. 2.1.3. Mục tiêu của công ty Đổi mới công tác quản lý trong SXKD, quan hệ khách hàng; nâng cao hiệu quả SXKD và thu nhập của người lao động, mở rộng mạng lưới cấp nước; đảm bảo cấp nước an toàn. 2.1.4. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian đến Định hướng đến năm 2015 hoàn thành Dự án cấp nước thành phố giai đoạn II, nâng khả năng cấp nước lên 325.000m 3/ngày đêm. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Hiện nay, công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Nước Đà Nẵng có 3 địa điểm cấp nước, đó là: Nhà máy nước Cầu Đỏ, Nhà máy nước Sân Bay, Trạm cấp nước Sơn Trà. 2.2. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.2.1. Môi trường kiểm soát tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.2.1.1. Tổ chức quản lý tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng: Bộ máy quản lý tại công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này thì Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty, các phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp và chi nhánh cấp nước là các đơn vị được giao thực hiện nhiệm vụ SXKD nước, dịch vụ khách hàng và các nhiệm vụ khác theo phân công của công ty. 9 2.2.1.2. Chính sách nhân sự của công ty: Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng là một công ty lớn có các xí nghiệp, chi nhánh, do đó công ty sử dụng rất nhiều lao động đặc biệt là công nhân sửa chữa đường ống, nhân viên biên đọc và nhân viên thu ngân. Nhận thức được tầm quan trọng trên nên mục tiêu của công ty là xây dựng đội ngũ cán bộ - công nhân viên mạnh về số lượng và chất lượng. 2.2.1.3. Công tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh của công ty: Cuối năm, Phòng Kế hoạch – Xây dựng cơ bản của công ty lập biểu mẫu kế hoạch và gởi các phòng ban, xí nghiệp, chi nhánh. Các đơn vị này căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị mình để điền vào theo mẫu rồi gởi về Phòng Kế hoạch – Xây dựng cơ bản để xây dựng bảng kế hoạch cho toàn công ty trình lên Ban lãnh đạo công ty duyệt và sau đó giao xuống các đơn vị trực thuộc thực hiện. 2.2.1.4. Các nhân tố bên ngoài: Ngoài những nhân tố trên, KSNB của công ty còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố bên ngoài như: Sự kiểm tra của Cục thuế thành phố, Thanh tra của Bộ tài chính, Kiểm toán Nhà Nước. 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phòng Kế toán – Tài chính tại công ty chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán, thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ở các chi nhánh trực thuộc chỉ bố trí kế toán viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và xử lý chứng từ, tổ chức ghi chép ban đầu. 2.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.3.1. Yêu cầu và mục tiêu kiểm soát của quy trình 10 Kiểm soát được doanh thu và tiền thu bán hàng do các bộ phận báo cáo lên là chính xác, đầy đủ, các nhân viên thu ngân nộp tiền đầy đủ, đúng hạn, công tác chấm xóa nợ cho khách hàng được kịp thời, nghiêm túc và chính xác nhằm đảm bảo doanh thu tiêu thụ nước không bị ghi nhận thiếu, giảm thiểu việc thất thoát tiền thu về. 2.3.2. Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng 2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu a. Giai đoạn ký kết hợp đồng: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng nước thì đến chi nhánh cấp nước trên cùng địa bàn để yêu cầu được sử dụng nước. Nhân viên giao dịch sẽ hướng dẫn khách và điền vào mẫu hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước được giám đốc công ty phê duyệt sẵn ở các chi nhánh, rồi đưa cho khách hàng xem lại và ký vào hợp đồng. b. Giai đoạn lắp đặt hệ thống nước: Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng thì nhân viên lắp đặt tại chi nhánh sẽ đến địa chỉ của khách hàng để khảo sát và kiểm tra, khoảng 3 ngày sau thì đến lắp đặt hệ thống nước. Khi lắp đặt xong nhân viên lắp đặt sẽ lập Biên bản nghiệm thu và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản, biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng và 1 bản được nhân viên lắp đặt chuyển về chi nhánh để lưu. c. Giai đoạn ghi chỉ số đồng hồ nước: Hàng tháng, từ ngày 1 đến ngày 26, căn cứ vào lịch ghi nước, nhân viên biên đọc sẽ tiến hành đi ghi trực tiếp chỉ số nước tiêu thụ trên đồng hồ nước của khách hàng vào sổ ghi chỉ số hàng ngày để làm cơ sở đối chiếu khi kiểm tra sổ sách sau này và chuyển về cho bộ phận kiểm tra chỉ số của chi nhánh cấp nước để nhập vào hệ thống phần mềm máy tính. d. Giai đoạn lập và in hoá đơn:Hàng tháng, từ ngày 3 trở đi, Tổ phát hành hóa đơn của Phòng Thương vụ công ty căn cứ vào thông tin 11 khách hàng và chỉ số nước tiêu thụ của khách hàng mà các chi nhánh cấp nước đưa lên chương trình phần mềm, Tổ phát hành hoá đơn sẽ tiến hành đưa dữ liệu vào, áp giá để lập hóa đơn và phát hành hóa đơn cho từng khách hàng cả khối tư nhân và khối cơ quan. e. Giai đoạn thu tiền khách hàng: Sau khi Tổ phát hành hoá đơn in hoá đơn ra thì sẽ giao cho Tổ trưởng công nợ để tiến hành phân loại hóa đơn theo các hình thức đã ký kết: khách hàng trả bằng chuyển khoản, đăng ký trả tại chi nhánh, quầy thu của công ty, hay thu trực tiếp tại nhà, sau đó Tổ công nợ sẽ giao cho các bên liên quan, khi bàn giao sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận hoá đơn. Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì nhân viên thu ngân chỉ đến nhà đưa thông báo nộp tiền nước và hóa đơn tiền nước tháng trước, đồng thời hàng ngày kế toán công nợ sẽ theo dõi trên hệ thống mạng thông qua ngân hàng thu hộ để kiểm tra được lượng chuyển khoản của khách hàng trên hệ thống. f. Lập báo cáo Hàng ngày, bộ phận kế toán chi nhánh lập báo cáo thu tiền trong ngày và nộp tiền về cho thủ quỹ. Cuối tháng, lập bảng kê mức nước ghi thu, báo cáo tổng hợp thu tiền. Các báo cáo được tập hợp lưu giữ và gởi về Phòng Kế toán - Tài chính. g. Quy trình cung cấp và tiêu thụ nước: 12 KHÁCH HÀNG CHI NHÁNH CẤP NƯỚC Nhâ âp dữ liê âu Khách hàng Xem xét hồ sơ khách hàng (1) Điền phiếu yêu cầu (2) Phiếu yêu cầu CMND, hộ khẩu, GPĐKKD Hợp đồng PHÒNG THƯƠNG VỤ (5) (3) (14) (20) Hóa đơn Thông báo (16) hiện lắp đặt Cập nhật kiểm tra số liệu (21) Thu tiền khách hàng (8) Thực (9) Nộp tiền (15) Khảo sát địa điểm KH (4) (19) Cập nhật dữ liệu và áp giá tính tiền nước (7) Biên bản nghiệm thu B A Hợp đồng (6) P.KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Phiếu thu (22) Lập, ký biên bản nghiệm thu (23) B (11) (10) Thông báo B (17) (24) Theo dõi phải thu BB nghiệm thu Ghi chỉ số (12) hồ đồng Thông báo Nhâ âp dữ liê âu (13) sách liên quan (26) Kết thúc nước (18) Hóa đơn (25) cáo sổ Báo Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước A Thông báo Hóa đơn A Nhâ p dữ liê âu â 13 2.3.2.2. Kiểm soát nội bộ về tiền thu bán hàng a. Kiểm soát tiền thu bán hàng * Đối với hình thức thu tiền tại nhà: Tổ trưởng thu ngân sẽ giao cho nhân viên thu ngân đi thu tiền theo từng lộ trình, cuối ngày về nộp tiền cho thủ quỹ công ty. Đến cuối tháng Tổ trưởng thu ngân sẽ tiến hành quyết toán hóa đơn, cụ thể qua sơ đồ 2.5: Giao hóa đơn đi thu Thu tiền và đánh dấu khách hàng nộp tiền vào bảng kê hóa đơn Nộp tiền thu và nhận bảng kê nộp tiền Kiểm tra, kiểm soát việc đến kỳ quyết toán Gạt nợ trên hệ thống Thực hiện quyết toán hóa đơn Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát thu tiền tại nhà * Đối với hình thức thu tiền tại quầy thu công ty: Sau khi khách hàng đến thanh toán thì nhân viên thu ngân sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi vào bảng kê nộp tiền, Tổ công nợ sẽ thực hiện gạt nợ trên hệ thống. Cuối ngày, nhân viên thu ngân tại quầy sẽ 14 nộp lại số tiền thu được cho thủ quỹ, đồng thời nộp báo cáo thu tiền trong ngày cho kế toán qua sơ đồ 2.6: Khách hàng thanh toán Thu và xuất hóa đơn Gạt nợ trên hệ thống Kiểm tra, kiểm soát tổng tiền thu, danh sách KH chưa nộp Nộp tiền và báo cáo thu tiền trong ngày cho thủ quỹ và kế toán công nợ Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm soát thu tiền tại quầy thu của công ty * Đối với hình thức thu tiền tại các chi nhánh: Nếu khách hàng có yêu cầu nộp tiền tại chi nhánh thì sơ đồ quy trình này tương tự như sơ đồ 2.5, tuy nhiên đối với khách hàng không có yêu cầu thanh toán tại chi nhánh thì cuối ngày sau khi thu tiền của khách hàng xong, nhân viên của các chi nhánh sẽ về nộp lại cho thủ quỹ số tiền đã thu được trong ngày. Thủ quỹ kiểm tra và ký vào bảng kê nộp tiền rồi chuyển cho Phòng Thương vụ để nhận lại hóa đơn trả cho khách hàng. b. Kiểm soát khoản nợ phải thu khách hàng: Khi khách hàng chưa thanh toán tiền nước thì nhân viên thu ngân sẽ nộp lại các Hoá đơn tiền nước chưa thu được về Tổ phát hành hóa đơn, đồng thời Tổ công 15 nợ theo dõi và nếu quá hạn mà khách hàng chưa thanh toán thì Tổ công nợ phát hành giấy tạm ngừng cung cấp nước đến khách hàng. 2.4. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.4.1. Khảo sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng 2.4.1.1. Thực hiện kiểm soát nội bộ đối với doanh thu: a. Giai đoạn ký hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước: Hiện nay, việc kiểm soát thông tin trên hợp đồng thường ít được chú trọng, thông tin khách hàng khai báo trên hợp đồng chủ yếu do khách hàng tự khai mà không có sự kiểm tra, kiểm soát kỹ, chính vì vậy, khách hàng có thể khai không đúng. Không thể kiểm soát được trường hợp khách hàng thông đồng nhân viên giao dịch để lập hợp đồng với giá nước thấp hơn hoặc cũng có trường hợp nhân viên giao dịch lập hợp đồng sai quy định. b. Giai đoạn lắp đặt hệ thống nước: Sau khi lắp đặt hệ thống nước cho khách hàng xong thì theo quy định nhân viên lắp đặt phải lập biên bản nghiệm thu ghi rõ ngày giờ lắp đặt, yêu cầu khách hàng và nhân viên lắp đặt ký vào, tuy nhiên việc này chưa được thực hiện tốt, mặc dù có lập nhưng lại thiếu chữ ký của khách hàng hoặc đôi lúc thiếu chữ ký của nhân viên lắp đặt. c. Giai đoạn ghi chỉ số đồng hồ nước: Hàng tháng không có sự phân công thay phiên giữa các nhân viên biên đọc, chính điều này dễ dẫn đến gian lận xảy ra như nhân viên biên đọc dễ cấu kết với các khách hàng tiêu thụ với lượng nước lớn như các hộ sản xuất, cơ quan, … để gian lận. Còn đối với những hộ gia đình không có người ở nhà thì nhân viên biên đọc sẽ tạm tính bằng số nước tiêu thụ tháng trước, điều 16 này vừa làm ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ nước và vừa ảnh hưởng đến sản lượng nước tiêu thụ thực tế . d. Giai đoạn lập và in hóa đơn: Việc kiểm tra hóa đơn sau khi in lại do chính nhân viên thực hiện in hóa đơn kiểm tra, do đó việc in ấn rất có thể xảy ra sai sót . 2.4.1.2. Thực hiện kiểm soát nội bộ đối với tiền thu bán hàng a. Đối với tiền thu bán hàng do các nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng: Qua phỏng vấn kế toán Phòng Kế toán – Tài chính, tại công ty đã có xảy ra một vài trường hợp là nhân viên thu ngân thu tiền trong ngày và sau khi Tổ trưởng thu ngân kiểm tra, Tổ quản lý công nợ in bảng kê nộp tiền và nhân viên thu ngân nhận bảng kê này nhưng lại không nộp tiền cho thủ quỹ, Tổ công nợ chủ quan chỉ kiểm tra theo lời nói của nhân viên thu ngân mà không kiểm tra bảng kê nộp tiền nên đã cho nhân viên thu ngân nhận hoá đơn lộ trình mới. Tuy nhiên, công ty chưa có biện pháp xử lý rõ ràng và cụ thể nên các nhân viên thu ngân thường chỉ bị khiển trách, làm bản kiểm điểm nếu vi phạm. Bên cạnh đó, cũng qua quan sát thực tế thì thấy nhân viên thu ngân không ký và ghi tên vào Phiếu thông báo thanh toán tiền nước, nhân viên thu ngân không đeo thẻ và mặc đồng phục. b. Đối với tiền thu tại các chi nhánh cấp nước: Tại 2 chi nhánh này, hiện nay chưa có bộ phận nào kiểm tra số hóa đơn thực tế đã thu với số hóa đơn còn lại, chính điều này dễ xảy ra sai sót và gian lận. c. Đối với tiền thu của khách hàng đăng ký nộp tiền tại quầy: Hình thức thu này cũng có thể xảy ra trường hợp nhân viên thu ngân để gần cuối tháng mới nộp tiền này về công ty và vào tháng tiếp theo mới giao hóa đơn tháng này cho khách hàng, như vậy nhân viên thu ngân có thể chiếm dụng tiền trong một thời gian. d. Đối với tiền thu qua ngân hàng, kho bạc, thẻ ATM: Mặc dù công ty chuyển thông báo thanh toán đến khách hàng quá 2 ngày nhưng vẫn 17 chưa nhận được tiền vào tài khoản, đến khi khách hàng nhận được thông báo tháng sau thì mới chuyển tiền tháng trước. 2.4.2. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.4.2.1. Về công tác kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng: Công tác quản lý, kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước cần quan tâm triệt để hơn để giảm thiểu tình trạng thất thoát nước. Chưa nghiêm túc thực hiện liệt kê và phân tích nguyên nhân số dư nợ tiền nước của khách hàng và xử lý nợ khó đòi. Công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước ít được coi trọng nên dễ xảy ra rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ. Công tác lắp đặt hệ thống nước cho khách hàng cũng chưa được kiểm soát kỹ. Công tác kiểm tra việc ghi chỉ số đồng hồ nước chưa được thực hiện, dễ xảy ra sai sót, gian lận. 2.4.2.2. Về thủ tục kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng a. Đối với doanh thu tiêu thụ nước: Hiện nay vẫn chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát và tại các chi nhánh thường xảy ra trường hợp nhân viên biên đọc ghi sai chỉ số đồng hồ nước rồi tháng sau phát hiện và điều chỉnh lại. Việc kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước và tiền thu bán hàng chưa được thực hiện tốt. Việc ghi nhận doanh thu ngay trong tháng tuy phù hợp với qui trình kinh doanh của ngành nước nhưng lại chưa phù hợp với mục tiêu kiểm soát bởi doanh thu phát sinh liên quan đến 2 tháng làm ảnh hưởng đến tính đánh giá và tính đúng kỳ của doanh thu. b. Đối với tiền thu bán hàng * Đối với tiền thu bán hàng do nhân viên thu ngân đi thu trực tiếp tại nhà khách hàng: Quá trình kiểm soát việc thu nộp và quyết toán hóa đơn chưa được thực hiện nghiêm túc, triệt để dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn ngắn hạn. 18 * Đối với tiền thu bán hàng tại các chi nhánh cấp nước và tại quầy thu tiền nước công ty: Hình thức kiểm soát này không hiệu quả nếu nhân viên thu tiền tại các chi nhánh và tại quầy thu cố tình không ghi khách hàng đã nộp tiền vào bảng kê trong ngày. c. Đối với tiền thu nhờ thu qua hệ thống ngân hàng: Công tác kiểm soát của kế toán phải đảm bảo số liệu khách hàng được gạt nợ chính xác và phải trùng khớp với sổ phụ ngân hàng theo từng ngày. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG Thực tế, KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng trong thời gian qua đã không ngừng được nâng cao, tuy nhiên, những rủi ro và bất cập trong quản lý doanh thu và tiền thu bán hàng vẫn còn rất nhiều, ảnh hưởng đến lợi nhuận của đơn vị, có những khoản doanh thu, tiền thu bán hàng không được kiểm soát chặt chẽ, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Xuất phát từ những hạn chế còn tồn tại trong quy trình kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng, việc tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng là một vấn đề cần được quan tâm và giải quyết. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 3.2.1. Xây dựng hệ thống thông tin hữu hiệu phục vụ kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 19 3.2.1.1.Xây dựng kế hoạch và dự toán: Công ty cần giao công tác lập kế hoạch cho các chi nhánh cấp nước tự lập và đưa lên công ty để tổng hợp.Ngoài việc xây dựng kế hoạch kinh doanh đúng hướng, cần lập bảng phân công công việc cho từng cá nhân, bộ phận và phải được giám đốc phê duyệt. 3.2.1.2. Về chứng từ kế toán: Các hóa đơn tiền nước phải đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan cũng như của người kiểm soát, cần phải đánh số liên tục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nước trong sổ theo dõi chỉ số đồng hồ nước nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát được dễ dàng hơn. 3.2.1.3. Thiết lập báo cáo phân tích biến động doanh thu: Việc thiết lập báo cáo phân tích doanh thu hầu như không được chú trọng, trong khi các báo cáo này lại đảm bảo cung cấp thông tin cho những nhà quản trị của doanh nghiệp nhằm kiểm soát được sự biến động của doanh thu có hợp lý không. Vì vậy công ty cần bổ sung báo cáo này. 3.2.1.4. Tăng cường kiểm soát dữ liệu thông qua ứng dụng công nghệ thông tin: Kiểm soát môi trường máy tính, kiểm soát quyền sử dụng máy tính, hạn chế rủi ro do máy tính, quản lý dữ liệu máy tính. 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng 3.2.2.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước a. Tăng cường kiểm soát quá trình ký hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước: Tăng cường kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thông tin khách hàng trên các giấy tờ liên quan để ghi đúng đối tượng khách hàng nhằm xác minh rõ mục đích sử dụng nước để áp giá cho phù hợp, giám đốc cần phải kiểm tra kỹ các thông tin trên hợp đồng trước khi ký. b. Tăng cường kiểm soát công tác quản lý ghi chỉ số đồng hồ nước: Luân chuyển các nhân viên biên đọc và thành lập bộ phận phúc tra ghi chỉ số tại các chi nhánh cấp nước nhưng phải hoạt động độc lập với bộ phận ghi chỉ số đồng hồ nước. Các khách hàng thường xuyên đóng 20 cửa và tạm tính, thì công ty cần theo dõi liên hệ để thông báo cho khách hàng. Đối với khách hàng sử dụng nước nhiều thì nhân viên biên đọc nên đi ghi 2 -3 lần /tháng. Tăng cường kiểm soát sản lượng nước thất thoát. Tuyệt đối không cho phép nhân viên ghi chỉ số đồng hồ nước kiêm nhiệm công tác sửa chữa, tháo gỡ, lắp đặt đồng hồ nước.Các chi nhánh cấp nước thường xuyên theo dõi, chủ động tiến hành kiểm tra, sửa chữa các ống nhánh. c. Tăng cường kiểm soát công tác nhập liệu và in hóa đơn: Tại các chi nhánh cấp nước cần có bộ phận kiểm tra số liệu chỉ số đồng hồ nước được nhập vào phần mềm và đối chiếu với đồng hồ tổng của các trạm bơm báo về để phát hiện nếu tỷ lệ thất thoát cao hơn so với kỳ trước. Khi Tổ phát hành hóa đơn in hóa đơn thì cần có bộ phận kiểm tra hóa đơn được in ra đồng thời ký vào hóa đơn tiền nước để tránh sai phạm xảy ra. Quy trình kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước sau khi hoàn thiện được thể hiện qua sơ đồ 3.1 như sau:
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan