Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần kỹ nghệ gỗ tiến đạt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN LÊ THỊ THU TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ •• TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT ••• LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN •• TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN Bình Định - Năm 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÊ THỊ THU TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ •• TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT ••• Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60340301 Người hướng dẫn: GS. TS. TRƯƠNG BÁ THANH LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng ai công Bình Định - Năm 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Lê Thị Thu Bình Định - Năm 2017 MỤC LỤC •• LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................ 1 2 . Tổng quan về đề tài nghiên cứu ............................................................... 2 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài ............................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4 6. Những đóng góp của đề tài ..................................................................... 5 7. Kết cấu của đề tài .................................................................................... 5 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ ........................ 6 KIỂM SOÁT NỘI BỘ................................................................................... 6 1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ............................................6 1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ......................................... 6 1.1.2. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất .......................... 10 1.1.3. Ý nghĩa và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ ....................... 11 1.1.4. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................... 12 1.2. Nội dung cơ bản của hệ thống kiể m soát nội bộ trong doanh nghiệp.. 13 1.2.1. Môi trường kiểm soát................................................................... 14 1.2.2. Đánh giá rủi ro ........................................................................... 18 1.2.3. Hoạt động kiểm soát ................................................................... 19 1.2.4. Thông tin và truyền thông ........................................................... 22 1.2.5. Hoạt động giám sát...................................................................... 23 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT ............................................................. 26 2.1. Khái quát về công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt ........................ 26 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt 26 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.............. 27 2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty............................................ 28 2.1.4. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Công ty ................ 32 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................. 35 2.1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán...................................................... 35 2.1.5.2. Bộ máy kế toán..................................................................... 36 2.1.5.3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty................................ 38 2.1.5.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt từ năm 2014 đến năm 2016 ......................................................... 39 2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt41 2.2.1. Mục tiêu, đối tượng và phương pháp khảo sát .......................... 41 2.2.2. Môi trường kiểm soát.................................................................. 42 2.2.2.1. Sự trung thực, đạo đức nghề nghiệp.................................... 42 2.2.2.2. Triết lỷ quản lỷ và phong cách điều hành.............................44 2.2.2.3. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm ........ 47 2.2.2.4. Chính sách nhân sự và Năng lực nhân viên........................ 49 2.2.3. Đánh giá rủi ro .......................................................................... 52 2.2.4. Hoạt động kiểm soát .................................................................. 54 2.2.5. Thông tin và truyền thông ......................................................... 56 2.2.6. Hoạt động giám sát.................................................................... 58 2.3. Đánh giá thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt 60 2.3.1. Môi trường kiểm soát.................................................................. 60 2.3.2. Đánh giá rủi ro .......................................................................... 61 2.3.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................. 62 2.3.4. Thông tin và truyền thông .......................................................... 62 2.3.5. Hoạt động giám sát..................................................................... 63 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT ........................................ 66 3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt.......................................................................... 66 3.1.1. Sự cần thiết phải tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt ............................................................... 66 3.1.2. Tiếp cận và từng bước tạo nên sự phù hợp COSO 1992 và cập nhật 2013 67 3.1.3. Các quan điểm để tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 68 3.2. Một số giải pháp tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt.......................................................................... 69 3.2.1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát .............................................. 69 3.2.2. Hoàn thiện Đánh giá rủi ro........................................................ 73 3.2.3. Hoàn thiện Hoạt động kiểm soát................................................ 74 3.2.4. Hoàn thiện Thông tin và truyền thông........................................ 75 3.2.5. Hoàn thiện Hoạt động giám sát ................................................. 78 3.3. Một số kiến nghị về tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ ............. 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................. 82 KẾT LUẬN CHUNG ........................................................................................ 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (Bản sao) STT 1 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT Viết tắt Nguyên văn TẮT AICPA American Institute of Certified Public Accountants: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ. 2 COSO The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission: Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. 3 International Federation of Accountants: Liên đoàn kế IFAC toán quốc tế. 4 INTOSAI Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao 5 KSNB Kiểm soát nội bộ 6 7 HĐQT Hội đồng quản trị QĐPX Quản đốc phân xưởng DANH MỤC BẢNG BIỂU Số hiệu Tên bảng bảng Trang Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến 2.1 2.2 Đạt từ năm 2014 - 2016 Tổng hợp kết quả khảo sát về sự trung thực và giá trị đạo đức 41 43 Tổng hợp kết quả khảo sát về Triết lý quản lý và phong cách 2.3 điều hành 46 Tổng hợp kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức phân chia quyền 2.4 hạn, trách nhiệm 48 Tổng hợp kết quả khảo sát về Chính sách nhân sự và năng lực 2.5 nhân viên 50 2.6 2.7 Tổng hợp kết quả khảo sát về Đánh giá rủi ro 53 Tổng hợp kết quả khảo sát về Hoạt động kiểm soát 55 2.8 2.9 Tổng hợp kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông 57 Tổng hợp kết quả khảo sát về Giám sát 3.1 Bộ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp Công ty 60 71 3.2 Quy định hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm tại Công ty 78 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty 29 2.2 2.3 Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty 33 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 37 2.4 Sơ đồ Trình tự xử lý số liệu trên máy vi tính 2.5 Sơ đồ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 39 40 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Tăng cường thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng để giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp trong và ngoài nước phải cạnh tranh khốc liệt để tồn tại và phát triển. Do đó, tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt có ý nghĩa sống còn trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt” là thiết thực. Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế, từ đó đưa ra giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty nhằm giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra. 2 . Tổng quan về đề tài nghiên cứ u Về lý luận, tác giả đã nghiên cứu giáo trình kiểm soát nội bộ do Bộ môn kế toán - kiểm toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh biên soạn, giáo trình đã trình bày về các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa, các nội dung cơ bản của hệ thống kiể m soát nội bộ theo khuôn mẫu COSO cũng như kiểm soát nội bộ 2 3 ' ' trong một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu và một số giáo trình tài liệu khác. Từ đó tác giả đã liên hệ với những đặc thù của Công ty để vận dụng lý luận về KSNB cho phù hợp. Những năm gần đây có khá nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB trong số đó có các đề tài như: Tác giả Hoàng Thị Thanh Thùy (2010) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam” - Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Trên cơ sở đánh giá thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam, ưu nhược điểm của hệ thống này trong môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát và hệ thống thông tin. Qua đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam trên nền tảng có sẵn, nhằm đảm bảo Tổng công ty hoạt động hiệu quả, an toàn và đạt được mục tiêu đề ra. Tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013), “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định ” - luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng trong đề tài này ở chương 1 tác giả nêu những lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, ở phần thực trạng tác giả nêu công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền cũng như có những đánh giá về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Qua chương 3 tác giả nêu sự cần thiết phải tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện. Tuy nhiên các giải pháp vẫn chưa bám sát thực trạng tại công ty để có những giải pháp thiết thực hơn. Tác giả Nguyễn Thị Hải (2014), “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng” - luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Trong nghiên cứu này ở phần cơ sở lý luận tác giả nêu tổng quan về kiểm soát nội bộ cũng như về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền. Vào 3 phần thực trạng tác giả nêu về môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, quy trình kiể m soát thực tế và có những đánh giá về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty. Ở phần hoàn thiện tác giả đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện sát với thực trạng tại công ty. Nhưng vẫn chưa thể đưa ra các giải pháp cơ bản hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các công ty Dệt may trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. PGS.TS Hoàng Tùng (2013), “Kiểm soát nội bộ hoạt động công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp” - bài báo đăng trên tạp chí kế toán và kiểm toán, số 07/2013. Theo đó tác giả đã đề cập đến phương thức quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều hành, trên cơ sở đó ứng dụng vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị. PGS.TS Ngô Hà Tấn, TS Đường Nguyễn Hưng (2016) “Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng th ương mại Việt Nam” - bài báo đăng trên tạp chí kế toán, kiểm toán, số 04/2016. Theo đó tác giả đã đánh giá tính hữu hiệu và những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Thông qua việc phân tích, đánh giá các ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại để đưa ra các giải pháp khắc phục các nhược điểm của hệ thống nhằm đem lại khả năng kiểm soát tối ưu của các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngoài ra còn có nhiều đề tài nghiên cứu về tăng cường kiểm soát nội bộ tại các công ty doanh nghiệp của nhiều tác giả với cách tiếp cận khác nhau đã nêu nhiều vấn đề lý luận và thực trạng cũng như những giải pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào về tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Vì vậy tôi đã kế thừa và chọn lọc những công trình nghiên cứu ở trên và nghiên cứu khác để thực hiện đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt ”, nhằm tổng kết những vấn đề lý luận và thực tiễn tìm ra giải pháp tối ưu về kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài 4 3 ' ' Mục đích nghiên cứu của đề tài là làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ, từ đó tìm ra nội dung, giải pháp nhằm hoàn thiện tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Để thực hiện mục đích trên, luận văn hướng đến các mục tiêu sau: Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp. Phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Đề xuất các giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào kiể m soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. 5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể như sau: - Phương pháp so sánh: So sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO 1992, cập nhật 2013 với mô hình kiểm soát nội bộ đang áp dụng tại Công ty. - Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát để tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. - Phương pháp phỏng vấn, khảo sát: Phỏng vấn trực diện, qua điện thoại, qua email các cá nhân có trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty và bảng câu hỏi khảo sát đối tượng là Ban quản trị, Ban giám đốc và các phòng ban (cụ thể xem phụ lục 1). 6. Những đóng góp của đề tài Luận văn làm rõ các lý luận cơ bản về công tác kiểm soát nội bộ tại các doanh 5 nghiệp. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất một số giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo thì đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiể m soát nội bộ Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 3 ' •• _ ĩ *ĩ .1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các quy định khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản đơn vị [1, Khoản 10]. Theo PGS.TS. Trần Thị Giang Tân chủ biên và các tác giả Bộ môn kiểm toán 6 3 ' ' khoa kế toán - kiểm toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí minh (2010) trích dẫn Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) cho rằng: “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” [2, trang 6]. Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động [4, tr.82]. Với định nghĩa này đã đề cập tương đối đầy đủ các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ và nhấn mạnh đến các mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật và đảm bảo độ tin cậy của thông tin và độ an toàn của tài sản. Khái niệm này có tính khái quát hoá cao và có thể sử dụng làm nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau. Theo Ủy ban các Tổ chức Đồng bảo trợ về KSNB (COSO) 1992: [9] Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy Các luật lệ và quy định được tuân thủ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Định nghĩa trên đã đưa ra 4 nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. 7 Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra [9]. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà bao gồm tất cả những con người trong doanh nghiệp từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến các nhân viên trong các bộ phận. Vì vậy, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng ở mọi nơi, mọi công đoạn trong quá trình làm việc [9]. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện Khi vận hành hệ thống kiểm soát, những rủi ro có thể xảy ra do sai lầm của con người làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Thêm vào đó, nguyên tắc cơ bản khi đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Vì vậy, mặc dù người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro [9]. Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, xong nhìn chung mục đích của hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiể m soát và hạn chế được rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Kiểm soát nội bộ được chia làm hai loại: Kiể m soát kế toán và kiể m soát quản lý. Kiểm soát kế toán Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ 8 3 ' ' tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác tin cậy. Kiểm soát quản lý Để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. Hai loại kiểm soát này có mối quan hệ mật thiết và hỗ trợ cho nhau. Hiệu quả của loại kiểm soát này có tác động đáng kể đến tính hiệu quả của loại kiểm soát kia. Theo tổ chức Quốc tế các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI) 1992 cập nhật 2001: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức đơn vị [11, tr 6]. Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là: KSNB là một quá trình KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình [11, tr 6]. KSNB chịu sự chi phối của con người KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức [11, tr 6]. KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn. KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ động phòng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu [11, tr 6]. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý 9 Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng. Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý... Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối [11, tr 6]. Các mục tiêu của KSNB Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề ra. Ở khu vực công, mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công và lợi ích cộng đồng, bao gồm: Mục tiêu hoạt động: Nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. Mục tiêu về báo cáo: Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng. Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan. Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng lãng phí nguồn lực quốc gia [11, tr 6]. 1.1.2. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để tăng cường KSNB cho mỗi doanh nghiệp, trước hết, cần xác định rõ những 1 0 3 ' ' đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể. Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ ràng, minh bạch để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu quả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB, với các nội dung chủ yếu như sau: - Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp. - Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp. - Xây dưng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB, căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.3. Ý nghĩa và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. - Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? - Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: 11 + Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). + Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, thất thoát, mất mát bởi hao hụt, gian lận. + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. + Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. + Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực. + Bảo vệ quyền lợi người lao động, gây dựng niềm tin cho nhà đầu tư. + Bảo đảm việc chấp hành tuân thủ chính sách, pháp luật của nhà nước. 1.1.4. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư nhiều trong thiết kế và vận hành nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm. Hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng luôn chứa đựng những hạn chế tiềm tàng. Nguyên nhân của những hạn chế tiềm tàng là: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới... - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ ít phát sinh. Do đó, những sai phạm trong những nghiệp vụ này thường dễ bị bỏ ra. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại được ước tính do sai sót, gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các nhân viên có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền