Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không đà nẵng (tt)

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ một công trình nào khác. PHAN THỊ XUÂN HÀ ii MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2 5. Bố cục của đề tài..........................................................................................2 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu...................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP................7 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP...........................................................................................7 1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................7 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ..........................................8 1.1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ...........................9 1.2. ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP............................................................20 1.2.1. Nội dung khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng..................20 1.2.2. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng................22 1.2.3. Các sai sót và gian lận trong ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng iii .................................................................................................................23 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG...24 1.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng .................................................................................................................24 1.3.2. Quá trình kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng........31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.............................................................................38 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG............................................39 2.1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG.........................................................................39 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng.......................................................................39 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Trung tâm................42 2.2. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG.........43 2.2.1. Môi trường kiểm soát....................................................................43 2.2.2. Hoạt động đánh giá rủi ro.............................................................50 2.2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông tại Trung tâm.......................50 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG.........................................................................57 2.3.1. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng...........................................................................................58 2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng..................................60 2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH iv THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG............................................76 2.4.1. Những kết quả đạt được................................................................76 2.4.2. Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm........................................................77 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm.......................................................78 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.............................................................................80 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG.................................81 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG...............................81 3.2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG...................82 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm.............................................................82 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng........................................................................................................89 3.2.3. Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng..............................................................................97 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3...........................................................................106 KẾT LUẬN...................................................................................................107 v TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ KTNB Kiểm toán nội bộ TSCĐ Tài sản cố định BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ Kinh phí công đoàn CBCNV Cán bộ công nhân viên WTO Tổ chức thương mại thế giới KHKD Kế hoạch kinh doanh GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng TC-TK Tài chính thống kê vi DANH MỤC HÌNH VẼ Số hiệu hình vẽ Tên hình vẽ Trang Hình 1.1 Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ 10 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 45 Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán 54 Hình 2.3 Hình thức kế toán tại Trung tâm 56 Hình 2.4 Lưu đồ kiểm soát doanh thu tại Trung tâm 65 Hình 2.5 Lưu đồ kiểm soát khoản bán hàng thu tiền ngay 71 Hình 3.1 Bảng báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng 88 Hình 3.2 Quy trình kiểm soát doanh thu tại Trung tâm và các quầy hàng 89 Hình 3.3 Sơ đồ trình tự xét duyệt bán chịu 92 vii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Bảng 1.1 Bảng 1.2 Tên bảng Mục tiêu và công việc KSNB chủ yếu nghiệp vụ doanh thu Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ thu tiền Trang 28 30 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm 41 Bảng 2.2 Cơ cấu doanh thu hoạt động qua các năm 41 Bảng 2.3 Số lượng và cơ cấu lao động năm 2012 47 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cơ chế kinh tế thị trường với những cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá các mặt hàng, hạ thấp giá bán đầu ra, mà còn yêu cầu các nhà quản lí luôn phải có những quyết định chính xác, kịp thời nhận thấy và nắm bắt được các cơ hội kinh doanh. Để doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững và dành được lợi thế trong kinh doanh, nhà nước đã và đang cố gắng tạo một môi trường pháp lý kinh doanh rõ ràng, sòng phẳng cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng vấn đề cũng không kém phân quan trọng là từng doanh nghiệp, từng tổ chức kinh tế cần hình thành và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Chức năng kiểm soát luôn chiếm vị trí quan trọng trong công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thực trạng hoạt động tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác quản lý và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Do vậy một yêu cầu cấp thiết đặt ra trong phạm vi các doanh nghiệp nói chung và Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng nói riêng là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu. Thực chất đó là công tác xây dựng các chính sách, thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng để điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động của mình. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng là một việc cần thiết. Chính vì tầm quan trọng của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tai Trung tâm dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại Trung tâm trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc 2 tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng" là rất cần thiết, có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay. 2. Mục tiêu nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau: - Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về doanh thu, kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp. - Mô tả và đánh giá thực trạng KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng, nhận biết những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm. Trên cơ sở đó, đề tài đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn của đề tài là kiểm soát về kế toán đối với doanh thu và tiền thu hoạt động dịch vụ có doanh số lớn tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài dựa trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn gồm có 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp 3 - Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu - Ở trên thế giới Ở trên thế giới kiểm soát nội bộ đã được nhiều tác giả nghiên cứu trong nhiều nghiên cứu khác nhau: + Năm 1905, Robert Montgomery - sáng lập viên của Công ty kiểm toán Lybrand, Ross Bros & Montgomery - đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán”. Trong tác phẩm này, tác giả đã đưa ra các vấn đề cơ bản về lý thuyết và thực hành kiểm toán, trong đó có trình bày một thuật ngữ trong kiểm toán là thuật ngữ kiểm soát nội bộ. Đây chỉ mới là vấn đề những nghiên cứu ban đầu về kiểm soát nội bộ. + Năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin). Theo công bố này, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. + Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo thủ tục kiểm toán 29 (SAP – Statement Auditing Procedure) về “phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”. SAP 29 đã phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán. + Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ” trong đó đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán (đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi 4 nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê). + Nghiên cứu của tác giả J. C. Shaw (1980) về “kiểm soát nội bộ – Một yếu tố cần thiết cho hoạt động quản lý hiệu quả”; Trong nghiên cứu này, tác giả đã đưa ra nhiều yếu tố cần thiết cho việc quản lý hiệu quả, tuy nhiên, tác giả nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động. Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng (Framework for Internal Control System in Banking Organisations). Trong báo cáo này, ủy ban Basel đã đưa ra các nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể kiểm soát các ngân hàng bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông, giám sát. Ngoài ra, các tác giả cũng đã có những nghiên cứu chuyên sau về kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực cụ thể như: + Các tác giả Reisner, Franz, Drsocoec (1990) về “Cơ sở của kiểm soát nội bộ trong các công ty bảo hiểm”; Trong nghiên cứu này, hai tác giả đã nêu các nhân tố nằm trong môi trường kiểm soát của các công ty bảo hiểm và các thủ tục chính để kiểm soát các hoạt động trong các công ty bảo hiểm ở Đức. + Hai tác giả Spraakman, Gary Peter (1996) về “Sử dụng các phát hiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức chính phủ”. Trong nghiên cứu này các tác giả đã tìm hiểu các thủ tục kiểm soát được xây dựng và vận dụng chúng để kiểm soát các hoạt động trong các tổ chức chính phủ. 5 - Ở Việt Nam Có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu - tiền thu bán hàng nói riêng tại các doanh nghiệp đặc thù như: + Ngô Tri Tuệ và cộng sự (2004), “ Xây dựng hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài chính tại Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam” Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu được vai trò của kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính. Sau đó các tác giả đã xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ để quản lý tài chính bao gồm ba nhân tố: hoàn thiện môi trường kiểm soát hoàn thiện hệ thống kế toán và xây dựng các thủ tục kiểm soát thích hợp. + Hồ Tuấn Vũ (2005), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty dệt may Hòa Thọ”. Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu được thực trạng của chu trình bán hàng thu tiền của Công ty dệt may Hòa Thọ và xây dựng được các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty theo hướng hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống kế toán và xây dựng các thủ tục kiểm soát. + Vũ Ngọc Nam (2007), “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu từ bán hàng tại Công ty thông tin di động(VMS)”, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng. Trong nghiên cứu này, tác giả đã chỉ ra được những ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty VMS, đồng thời đưa ra những kiến nghị để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình này tại Công ty. Những nghiên cứu nói trên mặc dù đã đề cập đến vấn đề về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại các doanh nghiệp nói riêng. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến thực 6 trạng kiểm soát nội bộ tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng và đề ra giải pháp nhằm tằng cường kiểm soát nội bộ tại Trung tâm để phù hợp với tình hình của Trung tâm. Do đó, đề tài mong muốn đưa ra đánh giá về thực trạng tại Trung tâm, trên cơ sở đó có một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức và có liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị của doanh nghiệp. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này: - Theo quan điểm của tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organization): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị mong muốn là: bảo vệ tài sản, cung cấp thông tin tài chính tin cậy, hiệu lực và hiệu quả các hoạt động, sự tuân thủ các luật lệ và các quy định hiện hành.” [13, tr. 10-15] - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài 8 sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát” [2, tr. 5-10]. - Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: + Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo + Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định + Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động + Bảo vệ các tài sản của đơn vị. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có những mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên. 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp phải đảm bảo các mục tiêu sau:  Hệ thống KSNB góp phần cung cấp thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời. Hệ thống KSNB sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để cung cấp cho các cấp điều hành của doanh nghiệp, các cá nhân có liên quan trong doanh nghiệp, các cơ quan có chức năng giám sát doanh nghiệp và các đối tác bên ngoài khác. Trong đó, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo tài chính là một mục tiêu quan trọng mà HĐQT đặt ra và hệ thống KSNB có thể giúp đạt được điều đó thông qua việc kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ, hạch toán kế toán, chế độ báo cáo. 9  Hệ thống KSNB góp phần thực hiện việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ Doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đối với nền kinh tế. Do đó, có rất nhiều quy định của các cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp an toàn, hiệu quả. Vì vậy, mọi nghiệp vụ và hoạt động trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định, chính sách, pháp luật hiện hành. Ngoài việc bảo đảm tuân thủ pháp luật, hệ thống KSNB còn phải bảo đảm nhân viên tuân thủ các nguyên tắc, quy chế, quy định nội bộ mà HĐQT, ban giám đốc xây dựng nhằm giúp cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp tốt hơn, đạt được mục tiêu đề ra.  Hệ thống KSNB góp phần bảo đảm tính hợp lý tính hiệu lực, hiệu quả và an toàn cho các hoạt động trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống KSNB mà các quyết định quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp của các cấp có thẩm quyền ban hành được thực hiện với chi phí hợp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước những thua lỗ do các rủi ro gặp phải trong quá trình kinh doanh, bảo đảm an toàn cho hoạt động doanh nghiệp.  Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản vật chất : Tài sản hữu hình và tài sản vô hình; tài sản phi vật chất khác như: sổ sách, các tài liệu quan trọng,... Chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, có hiệu quả, tránh sự lãng phí. 1.1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu thế nhưng theo tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organization), hệ 10 thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát. Các yếu tố này không phải tồn tại một cách độc lập trong hệ thống KSNB mà chúng có mối quan hệ đan xen, tác động qua lại tạo nên tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Có thể mô hình hoá các yếu tố của hệ thống KSNB như sau: Hình 1.1. Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm: 11 - Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của nhà quản lý cấp cao Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào những nguyên tắc và quan điểm của nhà quản lý. Nếu người quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng thì các thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, khi nhà quản lý không thực tâm chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao, các mục tiêu kiểm soát chắc chắn sẽ không đạt được. Phong cách điều hành của nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền trong quản lý thì hoạt động KSNB rất khó có hiệu quả. Môi trường KSNB cũng không chặt chẽ nếu ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của một tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi sai phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ thống KSNB cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của mình. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa 12 các bộ phận. + Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. + Đảm bảo độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. - Chính sách nhân sự Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB. Nếu lực lượng này của doanh nghiệp yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho doanh nghiệp có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB. Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của doanh nghiệp đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong doanh nghiệp. - Kế hoạch và dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định. Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hiệu quả hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. 13 - Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. - Các nhân tố bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, hoạt động của doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Ví dụ như: luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ. Những nhân tố bên ngoài là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong việc thiết kế và vận hành các quy chế, thủ tục trong hệ thống KSNB. b. Đánh giá rủi ro Cùng với việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt thì đơn vị cần phải duy trì sự đánh giá rủi ro thường xuyên ở các cấp khác nhau nhằm thiết kế hoặc bổ sung những biện pháp ngăn ngừa, kiểm soát kịp thời những rủi ro ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Trong hệ thống KSNB thì đánh giá rủi ro có thể được xem là cơ sở để thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp. Đánh giá rủi ro là quá trình xác định, phân tích và quản lý những rủi ro trong hoạt động của đơn vị. Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm: - Xác định rủi ro Đánh giá rủi ro trước hết là xác định những rủi ro đối với từng nghiệp vụ hay đối với cả đơn vị thông qua việc đánh giá những nhân tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho đơn vị.