1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điều
kiện cho các doanh nghiệp trong nước có thời cơ để phát triển, nhưng
bên cạnh đó, cùng với cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh
tế toàn cầu, kinh tế Việt Nam cũng gặp phải nhiều thách thức, buộc
các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với
tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và
doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực
quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triển ngày càng
cao của xã hội.
Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là công ty chuyên sản xuất,
kinh doanh lĩnh vực dệt và may mặc, vì vậy có những đặc trưng
riêng của ngành dệt may, đó là nguyên phụ liệu rất đa dạng, phong
phú, nhiều chủng loại, màu sắc; nguyên phụ liệu của ngành dệt may
lại chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài. Cho nên mua nguyên phụ
liệu là vấn đề rất quan trọng, vừa đảm bảo chi phí hợp lý, vừa đảm
bảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sản xuất.
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty chưa được quan tâm đúng mức. Vì vậy, cần thiết phải tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty. Xuất
phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ
chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may
29/3” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở lý luận và thực tế KSNB chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty, tác giả đã đánh giá thực trạng và rút ra được
2
những nhược điểm. Trên cơ sở đó, luận văn đã đề ra các giải pháp
nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công
ty CP Dệt may 29/3.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: KSNB chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty CP Dệt may 29/3.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và
sử dụng các phương pháp: phân tích, quan sát, phỏng vấn, thu thập
thông tin, đối chiếu.
5. Những đóng góp của đề tài
Hệ thống hoá cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và
thanh toán. Trên cơ sở đó, tìm hiểu và đánh giá KSNB chu trình mua
hàng và thanh toán tại Công ty. Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng
cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty CP Dệt
may 29/3.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn kết cấu thành ba
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty CP Dệt may 29/3.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty CP Dệt may 29/3.
3
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp
luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm
bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO),
kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: sự hữu hiệu
và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuân
thủ pháp luật và các quy định.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông
tin; bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả của
hoạt động và năng lực quản lý.
1.1.3. Các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ
1.1.3.1 Môi trường kiểm soát
Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị, cơ cấu tổ chức,
chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch và môi trường bên ngoài
4
1.1.3.2 Hệ thống kế toán
Bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và
hệ thống báo cáo kế toán.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh,
phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính chính xác
của các số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng và môi
trường tin học; kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết; kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế
toán; đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; so sánh, đối chiếu kết
quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; giới hạn việc tiếp cận
trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán; phân tích, so sánh giữa số
liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được các nhà quản lý xây dựng dựa trên
ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân
công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
1.1.3.4 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi
ro có thể đe doạ đến việc đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu
cụ thể cho từng hoạt động.
1.1.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB theo thời
gian. Những khiếm khuyết của KSNB cần được phát hiện kịp thời để
có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán
5
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các
quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá
trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt đầu bằng sự khởi
xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa
hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về
hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
* Xử lý các đơn đặt hàng
Điểm khởi đầu của nghiệp vụ mua hàng là đơn đề nghị mua
hàng của người phụ trách bộ phận cần mua hàng hóa, thường là quản
đốc phân xưởng, hoặc phòng kinh doanh. Sau khi đơn đề nghị mua
hàng được phê duyệt thì phải có đơn đặt mua hàng. Khi thực hiện
những giao dịch lớn và phức tạp thì phải ký kết hợp đồng cung ứng.
* Nhận hàng hóa hay dịch vụ
Bộ phận nhận hàng kiểm tra hàng đúng với đơn đặt hàng về
chủng loại, chất lượng hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời
gian giao hàng, số tiền thanh toán.
* Ghi nhận các khoản nợ người bán
Để ghi nhận đúng đắn khoản nợ đối với nhà cung cấp hàng
hóa thì đòi hỏi việc ghi sổ phải chính xác và nhanh chóng.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Các hoá đơn thường do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho
đến khi thanh toán. Thanh toán được thực hiện bằng Ủy nhiệm chi,
séc, hoặc phiếu chi.
1.2.1.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh
toán
Các khoản mua vào có thể bị ghi tăng một cách giả tạo (ghi
khống) về giá trị để hình thành các khoản thanh toán phụ trội, hoặc
6
khi công ty muốn điều hòa lợi nhuận giữa các năm tài chính; yêu cầu
hàng không đúng nhu cầu; mua hàng không đúng quy cách, phẩm
chất; mua hàng với giá cao; thanh toán nhiều lần cho cùng một lô
hàng giao; sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo
1.2.2 Sự cần thiết KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò rất quan trọng
trong việc thực hiện chức năng cung ứng đầu vào. KSNB chu trình
mua hàng và thanh toán tốt sẽ giúp cho công ty hạn chế sai sót, rủi ro
và gian lận.
1.2.3 Nội dung KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
Để đạt được mục tiêu có tính hiệu lực, hiệu quả trong hoạt
động; BCTC đáng tin cậy; tính tuân thủ pháp luật và các quy định
của Nhà nước, KSNB chu trình mua hàng và thanh toán cần phải đạt
được một số mục tiêu sau:
Các nghiệp vụ mua hàng phải có đầy đủ chứng từ đi kèm, có
sự phê chuẩn của đúng cấp thẩm quyền, mua đúng, mua đủ, mua kịp
thời theo sự phê duyệt mua hàng.
Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được ghi nhận
và báo cáo trung thực, hợp lý; ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn
hàng tồn kho.
Ghi sổ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng chi tiết công
nợ phải trả.
Các hoạt động mua hàng phải chịu sự chi phối của pháp luật
và tuân thủ các quy định nội bộ.
1.2.3.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan
7
a. Các chứng từ kế toán: Phiếu yêu cầu hàng hóa, bảng báo giá, đơn
đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, Hóa đơn bán hàng,
phiếu chi, ủy nhiệm chi.
b. Các sổ sách kế toán: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp của các Tài khoản:
331, 133, 152, 153, 111, 112.
1.2.3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
a. Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá
Đây là bước khởi đầu của chu trình mua hàng, việc này được
thực hiện thông qua so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch
sử dụng từng loại vật tư hoặc số lượng tồn kho tối thiểu.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là giấy đề xuất mua hàng phải
đảm bảo các thông tin chủ yếu về chủng loại hàng hoá cần mua, số
lượng, chất lượng, quy cách, người đề nghị mua hàng, phiếu đề xuất
mua hàng phải được đánh số thứ tự trước của từng phòng ban đề
nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề xuất mua được đặt hàng,
quan trọng là phải có lãnh đạo phê duyệt mua hàng. Chỉ những người
có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục này nhằm
đối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề xuất mua hàng khi chưa
thật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết, do
nhân viên đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng
lợi từ việc mua hàng.
b. Xử lý đơn đặt hàng
Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp
phù hợp, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm các
thủ tục và ký kết hợp đồng kinh tế.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là đơn đặt hàng và nhà cung
cấp phải được phê duyệt đúng cấp có thẩm quyền, đơn đặt hàng phải
được đánh số thứ tự trước và phải được tham chiếu đến phiếu đề xuất
8
mua hàng trước đó. Phải có báo giá từ nhiều nhà cung cấp và phải
căn cứ vào thông tin về giá của các lần mua trước. Yêu cầu nhà cung
cấp có bằng chứng xác thực về giá bán của nhà cung cấp là hợp lý
nhất trên thị trường, cam kết không có mối quan hệ nào về lợi ích
giữa người đi mua hàng và nhà cung cấp, kỷ luật nghiêm khắc nếu
phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng, nên ban hành quy tắc đạo
đức trong đó nghiêm cấm nhân viên nhận quà cáp hay các lợi ích
khác từ nhà cung cấp. Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên
mua hàng.
c. Nhận hàng hoá
Nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho được bộ phận nhận
hàng thực hiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm
hàng được giao, thể hiện trên biên bản giao nhận hàng hoá, sau đó bộ
phận nhận hàng làm thủ tục nhập kho hàng hóa hoặc giao thẳng cho
người sử dụng.
Thủ tục kiểm soát đối với việc nhận hàng là bộ phận nhận
hàng đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hoá thực
tế được nhập với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp,
phiếu nhập kho cần được đánh số thứ tự trước để kiểm soát chặt chẽ.
d. Trả lại hàng hoá và giảm giá hàng mua
Khi nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu trong đơn
đặt hàng của công ty, hai bên lập biên bản trả lại hàng, hoặc nhà cung
cấp chấp nhận giảm giá hàng mua.
1.2.3.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
a. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Kế toán công nợ ghi sổ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh. Thủ
tục KSNB đối với nghiệp vụ này là kế toán công nợ phải kiểm tra đối
chiếu hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp với đề xuất mua hàng, đơn
9
đặt hàng, các chứng từ nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo
hàng mua đúng với yêu cầu và các khoản thanh toán là hợp lệ và
chính xác trước khi hạch toán vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
b. Thanh toán cho người cung cấp
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán đã thỏa thuận trước, kế
toán thanh toán tiến hành các thủ tục cần thiết để chuyển tiền vào tài
khoản của nhà cung cấp hoặc chi bằng tiền mặt.
Thủ tục KSNB là UNC, phiếu chi phải do đúng người có
trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Các phiếu chi, UNC phải đánh
số trước, cẩn thận khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng.
c. Chiết khấu mua hàng
DN mua hàng với số lượng lớn, nhà cung cấp có thể thực hiện
khoản giảm trừ trên giá niêm yết. Thủ tục kiểm soát là nên đưa vào
điều khoản hợp đồng mua bán.
d. Chi phí mua hàng
DN phải thanh toán các khoản chi phí liên quan đến quá trình
mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí bảo hiểm,…
Chương 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Dệt may 29/3 tiền thân là một doanh nghiệp
Nhà nước trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng. Ngày
29/3/2007 nhân kỷ niệm 32 năm ngày thành lập, công ty chính thức
công bố cổ phần hoá với tên gọi mới là “Công ty cổ phần Dệt may
10
29/3”, với tên giao dịch là HACHIBA, công ty có đầy đủ tư cách
pháp nhân, được quyền XNK trực tiếp, trụ sở công ty đóng tại 60 Mẹ
Nhu, Quận Thanh Khê, Tp Đà Nẵng.
2.1.2 Chức năng và hoạt động của Công ty
Chức năng: chuyên SX các mặt hàng khăn, KD và gia công
hàng may mặc.
Hoạt động: Công ty hoạt động cả hai lĩnh vực Dệt và May.
2.1.3 Tổ chức bộ máy tại Công ty
Công ty CP Dệt may 29/3 vừa là DN sản xuất vừa là DN
thương mại. Bộ máy tổ chức của công ty gồm có các bộ phận, có
chức năng riêng biệt, giữa các bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau.
2.1.4 Đặc điểm sản xuất mặt hàng may của Công ty
2.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm may của Công ty
Đặc điểm sản phẩm may là SX hàng loạt và khác nhau về
mục đích hay nhu cầu sử dụng nên sản phẩm rất đa dạng.
2.1.4.2 Tổ chức sản xuất sản phẩm may của Công ty
Bộ phận sản xuất: trực tiếp SX các loại khăn bông, hàng may
mặc xuất khẩu.
Bộ phận phục vụ sản xuất: đảm bảo cho quá trình sản xuất
liên tục.
Hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán
theo mô hình tập trung.
2.1.5.2 Tổ chức thông tin kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế
toán Bravo.
2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT
MAY 29/3
11
2.2.1
Môi trường kiểm soát
2.2.1.1 Phương pháp điều hành của lãnh đạo công ty
Ban giám đốc thường xuyên liên hệ chặt chẽ với người đứng
đầu ở các phòng ban, xí nghiệp và nắm tình hình hoạt động qua các
báo cáo từ các phòng ban.
Để điều hành công việc, lãnh đạo công ty đã ban hành Qui chế
quản lý tài chính, trong đó quy định về quyền hạn của các bộ phận,
đồng thời xác định mục tiêu cụ thể của từng hoạt động.
2.2.1.2 Công tác nhân sự tại Công ty
Hiện nay đội ngũ lao động của công ty với hơn 2000 lao động,
về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ và từng bước thích
nghi với cơ chế quản lý mới của Ban giám đốc công ty đề ra.
Công ty phát huy tinh thần làm việc theo nhóm, khuyến khích
tính sáng tạo của CBCNV.
2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại Công ty
Cơ cấu tổ chức được phân định tương đối rõ ràng quyền hạn,
nhiệm vụ của từng phòng ban.
2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch tại Công ty
Cuối năm công ty tiến hành lập kế hoạch tổng quát về doanh
thu, chi phí phát sinh trong năm tiếp theo, trên cơ sở đó công ty sẽ
tiến hành phân khai kế hoạch doanh thu, chi phí cho các quý trong
năm.
Đối với các đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào kế
hoạch sản xuất để lập định mức cho từng đơn đặt hàng về chủng loại
vật liệu, định mức bao nhiêu, đơn giá như thế nào cho từng vật liệu
có trong một đơn hàng.
2.2.1.5 Môi trường bên ngoài
12
2.2.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến KSNB chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3
2.2.2.1 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty gồm các chứng
từ kế toán sau: Đề xuất mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Hoá
đơn, Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị thanh
toán, Uỷ nhiệm chi (hoặc lệnh chi, phiếu chi).
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán
Hệ thống tài khoản được cụ thể hoá thêm một số tài khoản
chi tiết.
TK1521- nguyên vật liệu dệt, TK 15211- nguyên vật liệu dệt
trực tiếp, TK 15212- nguyên vật liệu dệt phụ
TK 1522- nguyên vật liệu may, TK 15221- nguyên vật liệu
may trực tiếp, TK 15222- nguyên vật liệu may phụ
TK 331- Các khoản phải trả, TK 3311- phải trả nội địa, TK
3312- phải trả nước ngoài.
TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, được chi tiết cho từng ngân
hàng, TK 111- Tiền mặt.
Tổ chức sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức chứng
từ ghi sổ.
2.2.3 Quy trình KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty Cổ phần Dệt may 29/3
KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty CP Dệt
may 29/3 được trình bày trên cơ sở kết hợp giữa kiểm soát quản lý
và kiểm soát kế toán.
2.2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
a. Kiểm soát quy trình đặt hàng
13
Phòng Kinh doanh- xuất nhập khẩu được Tổng Giám đốc công
ty giao nhiệm vụ chính trong việc mua hàng. Nhân viên phụ trách
đơn hàng lập Đề xuất mua nguyên phụ liệu trình cho Tổng giám đốc
để duyệt mua, nhân viên phòng kinh doanh lựa chọn nhà cung cấp,
xem xét ba bảng báo giá của ba nhà cung cấp và lựa chọn nhà một
nhà cung cấp uy tín nhất, đảm bảo chất lượng và giá cả, sau khi bảng
báo giá được duyệt, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi đến
nhà cung cấp, đối với những đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh sẽ
gửi cả mẫu nguyên phụ liệu cần đặt mua kèm theo đơn đặt hàng cho
nhà cung cấp.
Các thủ tục kiểm soát đặt hàng tại Công ty là đơn đặt hàng gửi
cho nhà cung cấp phải đúng với số lượng, chủng loại, chất lượng
hàng cần mua; thông tin mua hàng trên Đề xuất mua hàng phù hợp
với thông tin trên đơn đặt hàng và phải có sự phê duyệt đúng đắn của
cấp có thẩm quyền trên giấy đề xuất mua hàng và đơn đặt hàng.
b. Kiểm soát quy trình nhận hàng
Đối với các đơn hàng lớn, mua nguyên phụ liệu tại nước
ngoài, sau khi ký hợp đồng và đồng ý các thủ tục mua bán giữa hai
bên, nhân viên Phòng kinh doanh- XNK mở Tờ khai hàng hoá xuất
nhập khẩu tại hải quan để chuẩn bị nhận hàng tại cảng, tại Công ty
thường làm thủ tục nhận hàng tại cảng Sài Gòn hoặc cảng Đà Nẵng.
Khi hàng đến kho công ty, nhân viên kho nhận hàng, kiểm tra
số lượng hàng theo đúng hợp đồng, thủ kho kiểm đếm số lượng từng
kiện hàng, so sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên hợp
đồng, hai bên nhận hàng và giao hàng cùng ký xác nhận vào Phiếu
giao nhận hàng hoá.
Kết thúc quá trình nhận hàng là thủ kho cập nhật số lượng
hàng hoá đã nhập kho vào chương trình kế toán, nhân viên phòng
14
Kinh doanh kiểm tra chứng từ đầy đủ và hợp lệ, lập phiếu tính giá
thành vật tư và in phiếu nhập kho. Nhân viên kinh doanh căn cứ trên
Hoá đơn, hợp đồng làm giấy đề nghị thanh toán; bộ chứng từ gồm
Hợp đồng, Hoá đơn, Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho
chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi và thực hiện các thủ tục thanh
toán.
* Thủ tục kiểm soát quy trình nhận hàng tại Công ty là thủ kho
đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá thực tế được
nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp; kế toán
vật tư tổng hợp đầy đủ chứng từ mua hàng từ các phòng ban liên
quan chuyển sang rồi tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào máy tính;
Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra
dễ dàng, NPL nhập kho phát hiện thừa thiếu được xử lý kịp thời.
2.2.3.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
a. Kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Kế toán vật tư đối chiếu các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ
mua hàng để kiểm tra sự chính xác của các chứng từ, sau đó kế toán
vật tư sẽ kiểm tra số lượng và giá trị nguyên phụ liệu đã nhập vào
chương trình kế toán máy, kế toán vật tư theo dõi nguyên phụ liệu
theo từng kho hàng.
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều được thể hiện trên tài
khoản 331, khi kế toán vật tư nhập liệu thì đồng thời số liệu đã tự cập
nhật đến tài khoản 331, Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ không
nhập lại lần thứ hai mà chỉ kiểm tra, đối chiếu trên tài khoản 331 với
Giấy đề nghị thanh toán mà phòng kinh doanh- XNK chuyển đến. Kế
toán công nợ sẽ kiểm tra thời hạn thanh toán tiền để được hưởng
chiết khấu thanh toán từ phía nhà cung cấp.
b. Kiểm soát nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp
15
Phòng kinh doanh-XNK lập Giấy đề nghị thanh toán tiền gửi
cho Phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra số lượng và số tiền
nguyên phụ liệu đã nhập vào phần mềm, sau đó chuyển Giấy đề nghị
thanh toán cho kế toán thanh toán để lập UNC chuyển khoản cho nhà
cung cấp hoặc lập phiếu chi nếu là chi tiền mặt, UNC được kế toán
trưởng, tổng giám đốc duyệt và chuyển cho ngân hàng để chuyển vào
tài khoản nhà cung cấp.
Đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi ký hợp
đồng kinh tế, kế toán tiền gửi ngân hàng kiểm tra số dư tiền gửi, lập
Giấy đề nghị phát hành thư tín dụng gửi ngân hàng để yêu cầu ngân
hàng mở L/C và thực hiện các thủ tục thanh toán bằng L/C.
* Thủ tục KSNB là uỷ nhiệm chi, phiếu chi do Tổng giám đốc
công ty ký duyệt, uỷ nhiệm chi, phiếu chi được đánh số thứ tự.
Người thực hiện chứng từ thanh toán không phải là người giữ tiền.
Giấy đề nghị thanh toán được nhân viên phòng kinh doanh-XNK lập
là bằng chứng của sự phát sinh nghiệp vụ thanh toán tiền.
2.3 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HẠN CHẾ CỦA KSNB
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
2.3.1 Những kết quả đạt được
a. Môi trường kiểm soát
Cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
của các phòng tại công ty. Việc lập kế hoạch và định mức sản xuất
cho từng lô hàng được quan tâm đúng mức. Công tác tập huấn, đào
tạo cán bộ được chú trọng, vì vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên tại
công ty cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
b. Hệ thống kế toán
Lập, luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ.
16
c. Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán
Trước khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp, phòng kinh
doanh-XNK và kế toán vật tư có kiểm tra, đối chiếu cụ thể, các hợp
đồng kinh tế được phòng KD-XNK và Tổng giám đốc xem xét và ký
duyệt, khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra các bút
toán định khoản, Tổng giám đốc luôn là người ký duyệt cuối cùng ở
tất cả các khâu mua hàng.
2.3.2 Những hạn chế của KSNB chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty CP Dệt may 29/3
a. Hạn chế về môi trường kiểm soát
Chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ trong công ty.
Cán bộ công nhân viên trong công ty thường làm việc theo
thói quen, dẫn đến KSNB gặp nhiều khó khăn.
Chưa xây dựng được chính sách thưởng, phạt đối với
CBCNV.
b. Hạn chế về quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán
Tuy công ty có Quy chế tài chính, nhưng chưa xây dựng cụ
thể các qui định về mua hàng và thanh toán, chưa tính toán khoa học
thời gian đặt hàng, thời gian sản xuất tại công ty, dẫn đến tình trạng
có những đơn hàng đặt mua quá sớm, vốn bị đầu tư không hiệu quả,
ngược lại có những lúc đơn hàng mua về trễ dẫn đến chậm trễ cho
tiến độ sản xuất và giao hàng bị trễ.
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thủ kho là người trực tiếp
nhận hàng theo số lượng thực tế từng kiện hàng, sau đó Phòng Kỹ
thuật chất lượng may mới kiểm tra lại chất lượng và số lượng cụ thể
của từng mặt hàng, điều này sẽ dễ xảy ra sai sót trong việc nguyên
phụ liệu nhập kho không đúng chất lượng theo hợp đồng, nếu thiếu
17
hàng trong từng kiện hàng hoặc có vấn đề gì về chất lượng thì không
có sự có mặt của đại diện nhà cung cấp để chứng nhận điều này.
Phòng Kế toán không tham gia phối hợp cùng với Phòng kinh
doanh trong quá trình mua nguyên phụ liệu, chỉ khi mua xong rồi
mới đưa chứng từ qua để thanh toán và theo dõi trên sổ sách.
Hàng mua đang đi trên đường vào cuối niên độ kế toán chưa
theo dõi trên sổ sách kế toán.
Không qui định cụ thể thời hạn luân chuyển chứng từ lên
phòng kế toán, từ đó dẫn đến chậm trễ.
Công ty chưa xác định chính xác giá gốc hàng mua nhập kho,
vì không tính các chi phí phát sinh ngoài giá mua mà chỉ hạch toán
vào chi phí SX chung.
Nhân viên kinh doanh có thể thông đồng với nhà cung cấp để
nhận báo giá có giá cao.
Công ty chưa xây dựng được phiếu đánh giá nhà cung cấp để
lựa chọn được những nhà cung cấp tối ưu.
Nghiệp vụ thanh toán tiền chủ yếu qua ngân hàng, nhưng công
việc này chỉ do một kế toán tiền gửi ngân hàng đảm nhiệm, từ việc
làm Uỷ nhiệm chi trình kế toán trưởng duyệt rồi chuyển ngân hàng
thanh toán, ghi sổ nghiệp vụ mua hàng, đối chiếu với sổ phụ ngân
hàng, vì vậy có trường hợp bị trả tiền nhầm nhà cung cấp, hoặc trả
nhầm tiền cho lô hàng khác.
c. Nguyên nhân của những hạn chế
Ban giám đốc công ty chưa quan tâm đúng mức đến công tác
kiểm soát nội bộ.
Chưa gắn trách nhiệm của từng cá nhân với qui chế thưởng,
phạt một cách triệt để.
Công ty chưa có hướng đổi mới trong từng công việc cụ thể.
18
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3
Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
tại công ty nhằm giúp cho kiểm soát nội bộ tại công ty hoạt động
hiệu quả hơn, giảm các rủi ro và những sai sót xảy ra, như mua hàng
với giá cao, chất lượng kém, nhận hàng thiếu, không đúng như đã
cam kết trong hợp đồng,…
Để cạnh tranh được với các doanh nghiệp dệt may lớn trên thị
trường như Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, Công ty dệt may
Hòa Khánh, …cạnh tranh về giá cả, chất lượng sản phẩm, cần thiết
phải tối ưu hóa ở các chu trình, mà trong đó chu trình mua hàng và
thanh toán là chu trình đầu tiên của quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh tại công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến các chu trình khác.
Nguyên phụ liệu ở ngành dệt may rất đa dạng, phong phú,
nhiều chủng loại, nhiều màu sắc, nhiều kích cỡ, vì vậy mua nguyên
phụ liệu ngành may cũng rất phức tạp, dễ xảy ra những gian lận, sai
sót, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xuất kho.
Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
nhằm đề ra một số giải pháp để khắc phục những hạn chế đang tồn
tại mà hiện nay công ty đang gặp phải.
19
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CP
DỆT MAY 29/3
3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát
a. Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ
Với quy mô như hiện nay, Công ty nên thiết lập bộ phận kiểm
toán nội bộ có từ 4 đến 5 người, đó là những người thực sự am hiểu
về lĩnh vực kinh doanh và tài chính, gồm có một người trưởng bộ
phận kiểm toán nội bộ và các thành viên bộ phận kiểm toán giúp
việc.
b. Hoàn thiện công tác nhân sự
Công ty cần quy định rõ yêu cầu về trình độ ở mỗi vị trí. Cần
xây dựng cụ thể qui chế khen thưởng, xử phạt một cách hợp lý. Công
tác tuyển dụng lao động cần quan tâm đúng mức. Cần thường xuyên
luân chuyển cán bộ ở các vị trí thích hợp.
3.2.2 Hoàn thiện các báo cáo nội bộ phục vụ kiểm soát chu trình
mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3
Báo cáo chi tiết kho: Tại công ty thủ kho sẽ nhập vào chương trình
kế toán máy số lượng hàng hoá nhập kho, sau đó kế toán lấy số liệu đó để
xử lý tiếp các công đoạn sau đó. Vì vậy để kiểm soát được sai sót thủ kho
nhập thiếu phiếu nhập kho, hoặc nhập sai số lượng hàng đã nhập kho,
hoặc nhập không đúng mã nguyên vật liệu nhập kho; căn cứ vào Biên bản
kiểm kê thực tế nguyên phụ liệu, hằng quý thủ kho cần lập Báo cáo chi
tiết kho. Báo cáo chi tiết kho nhằm báo cáo cho Trưởng phòng kế toán,
Tổng giám đốc và được sử dụng để đối chiếu nguyên phụ liệu nhập kho,
xuất kho trong quý giữa số liệu trên sổ sách của kế toán với số liệu thực tế
của thủ kho.
20
Báo cáo chi tiết hàng mua đang đi trên đường: tại công ty,
việc nhập khẩu nguyên phụ liệu từ nước ngoài về rất nhiều, vì vậy
mất khá nhiều thời gian để làm thủ tục và vận chuyển nguyên phụ
liệu về đến kho công ty, báo cáo này nhằm kiểm soát được sự phát
sinh của hàng mua đang đi trên đường, kiểm soát được sự đầy đủ của
số nguyên phụ liệu trên báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán,
báo cáo hàng mua đang đi trên đường nhằm làm cơ sở để hạch toán
vào TK151, kiểm soát được số lượng hàng đang đi đường cũng như
kiểm soát được số lượng hàng đã nhập kho. Báo cáo này được lập để
theo dõi chặt chẽ hàng mua chưa về tới kho công ty, đặt biệt là đối
với những đơn hàng tại nước ngoài, báo cáo thống kê thời gian gửi
hàng, thời gian dự kiến hàng về kho công ty, giúp cho tổng giám đốc
nắm được tình hình nguyên phụ liệu của các đơn hàng tại công ty.
Báo cáo chi tiết công nợ phải trả: báo cáo này được lập nhằm
kiểm soát được tình hình trả nợ trong tháng đến, thời hạn thanh toán,
chiết khấu thanh toán được hưởng, dự kiến ngày trả nợ, dự kiến
nguồn tiền sử dụng để trả nợ. Báo cáo được lập để trình tổng giám
đốc xem xét, phê duyệt tình hình nợ còn phải trả trong tháng tiếp
theo, cũng như chỉ đạo để được hưởng chiết khấu hoặc tránh khỏi nợ
quá hạn. Báo cáo chi tiết công nợ phải trả là báo cáo cần thiết đối với
công ty trong lĩnh vực dệt may vì sử dụng nhiều nguyên phụ liệu,
mua của nhiều nhà cung cấp, do vậy báo cáo dùng để thống kê tình
hình nợ còn phải thanh toán, để kiểm soát chặt chẽ tình hình công nợ
tại công ty.
3.2.3 Hoàn thiện một số thủ tục KSNB chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3
3.2.3.1. Hoàn thiện kiểm soát quy trình đặt hàng
- Xem thêm -
.DOC 
24 
100 
111 
