Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần giày bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN TRẦN THỊ TUYỀN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU •• TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN TRẦN THỊ TUYỀN Bình Định - Năm 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU •• TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 Người hướng dẫn: GS.TS. Trương Bá Thanh Bình Định - Năm 2017 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi tự thực hiện. Mọi kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất cứ một công trình nào khác. Tác giả luận văn A A Trần Thị Tuyền rp .A_____________________________________________________________________________________________________________________________rrii_ • rri_____________________ LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự giúp đỡ, góp ý tận tình của thầy giáo GS.TS. Trương Bá Thanh, cùng các anh chị trong Công ty CP Giày Bình Định. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ••' DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU .........................................................................................................i 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Tổng quan các đề tài nghiên cứu có liên quan ........................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 2 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 3 6. Kết cấu của đề tài ....................................................................................... 3 CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP......................................4 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ................................................................................................................. 4 1.1.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ ................................................... 4 1.1.1.1. Khái niệm ............................................................................... 4 1.1.1.2. Bản chất ................................................................................. 5 1.1.1.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ............................................. 5 1.1.1.4. Mục tiêu của kiểm soát nộibộ ................................................ 6 1.1.2. Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ ............................. 7 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát.............................................................. 7 1.1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán...................................................... 9 1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát ................................................................... 10 1.1.2.4. Đánh giá rủi ro ...................................................................... 14 1.1.2.5. Kiểm toán nội bộ................................................................... 15 1.1.3. Hạn chế của kiểm soát nội bộ .................................................. 15 1.2. CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ............. 15 1.2.1. Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng ...................... 15 1.2.1.1. Nội dung và đặc điểm chu trình bán hàng............................ 15 1.2.1.2. Phương thức tiêu thụ và thanh toán ..................................... 16 1.2.1.3. Chứng từ sổ sách liên quan kế toán liên quan đến chu trình bán hàng............................................................................................... 16 ì.2.1.4. Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền... 16 1.2.2. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng..........17 1.2.3. Các rủi ro trong ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng .. 18 1.3. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP .....................................................................18 1.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng ..........18 1.3.2. Tổ chức thông tin và truyền thông phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng................................................................................19 1.3.2.1. Thông tin ...............................................................................19 1.3.2.2. Truyền thông .........................................................................21 1.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng .........................22 1.3.3.1. Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng của người mua.. 22 1.3.3.2. Kiểm soát xét duyệt bán chịu .................................................22 1.3.3.3. Kiểm soát xuất kho chuyển giao hàng hóa ............................23 1.3.3.4. Kiểm soát quá trình lập hóa đơn bán hàng ...........................23 1.3.3.5. Kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán...............23 1.3.3.6. Thẩm định và xóa sổ khoản nợ phải thu không thu được......24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................26 CHƯƠNG 2:THựC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH..................27 2.1. TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH ............................................ 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.................... 27 2.1.2. Chức năng hoạt động sản xuất của Công ty .......................... 31 2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ....................................... 34 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty .................................... 37 2.1.5. Đặc điểm doanh thu và hoạt động thu tiền bán hàng của Công ty ....................................................................................................... 39 2.1.5.1. Đặc điểm môi trường kinh doanh ......................................... 39 2.1.5.2. Phương thức tiêu thụ ............................................................ 40 2.1.5.3. Phương thức thanh toán ....................................................... 41 2.2. GIỚI THIỆU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH........................................................................ 42 2.2.1. Môi trường kiểm soát.................................................................42 2.2. Ì.Ì. Nhân tố bên trong...................................................................42 2.2.1.2. Nhân tố bên ngoài...................................................................44 2.2.2. Các quy định, quy chế tại Công ty...........................................44 2.2.3. Đặc điểm công tác kế toán ....................................................... 45 2.2.3. Ì. Tổ chức chứng từ tại Công ty ............................................... 45 2.2.3.2. Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính ... 46 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH.... 47 2.3.1. 2.3. Đối với nghiệp vụ bán hàng ..................................................... 47 Ì.Ì. Mục tiêu kiểm soát ............................................................. 47 2.3. Ì.2. Thủ tục kiểm soát kế toán tại Công ty .................................. 49 2.3.2. Thủ tục kiểm soát vật chất........................................................63 2.3.3. Đối với nghiệp vụ thu tiền ....................................................... 65 2.3.2. Ì. Mục tiêu kiểm soát ............................................................. 65 2.3.2.2. Kiểm soát kế toán.................................................................. 65 2.3.4. Kiểm soát vật chất .................................................................... 71 2.3.5. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty .................................................................... 72 2.3.5.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty ........................................ 72 2.3.5.2. Những hạn chế và rủi ro trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty ........................................ 76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................79 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH ............................................................................................................. 80 3.1. CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH .................................................................................. 80 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH ......................................................................................................... 82 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát và công tác kế toán...........82 3.2.1.1. Hoàn thiện phân cấp quản lý................................................ 82 3.2.1.2. Hoàn thiện chính sách nhân sự ............................................ 83 3.2.1.3. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch ........................................ 84 3.2.1.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống kế toán .................................... 86 3.2.1.5. Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ............................ 86 3.2.1.6. Hoàn thiện hệ thống báo cáo................................................87 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng.. 87 3.2.2.1. Hoàn thiện thủ tục xét duyệt bán chịu và lập hóa đơn ......... 87 3.2.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng ............... 88 3.2.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng ........ 89 3.2.2.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng .................................................................. 92 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG................................................................................. 97 3.3.1. Kiến nghị với cấp trên Công ty Cổ phần Giày Bình Định.... 97 3.3.2. Kiến nghị với các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng .... 97 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..............................................................................98 KẾT LUẬN CHUNG .................................................................................. 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ ( Bản sao) DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ••' Từ viết tắt Ý nghĩa CT Chứng từ CP Cổ phần DNTN Doanh nghiệp tư nhân GTGT Giá trị gia tăng HĐKT Hợp đồng kinh tế HĐ Hóa đơn HĐBH Hóa đơn bán hàng KSNB Kiểm soát nội bộ KH Khách hàng KCS Bộ phận kiểm tra chất lượng hàng L/C Tín dụng chứng từ NH Ngân hàng PX Phân xưởng PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB ................. 10 Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả qua các năm 2014 - 2016 .......... 31 Bảng 2.2: Bảng báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng của Công ty CP Giày Bình Định ...................................................................................................... 55 Bảng 2.3: Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng của Công ty CP Giày Bình Định ............................................................................................. 56 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ ......................................... 7 Sơ đồ 1.2: Khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền ................ 25 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty.......................................................... 36 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty............................................... 37 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kiểm soát quy trình bán hàng cho các đại lý, nhà phân phối 49 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kiểm soát quy trình bán lẻ .................................................. 59 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình bán hàng xuất khẩu ............................................. 61 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kiểm soát quy trình thu tiền qua ngân hàng ....................... 67 Sơ đồ 3.1:Sơ đồ quy trình thẩm định khách hàng.......................................... 90 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình kiểm soát doanh thu bán hàng bằng tiền mặt ..... 94 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ quy trình kiểm soát doanh thu thanh toán qua ngân hàng... 96 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt... các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Trong hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật. Công ty Cổ phần Giày Bình Định là doanh nghiệp Cổ phần, hạch toán độc lập. Hiện nay mức độ cạnh tranh về sản phẩm của Công ty trên thị trường trong nước và thế giới ngày càng tăng với sự xuất hiện của rất nhiều Công ty sản xuất khác ở thị trường trong nước và hàng nhập khẩu từ các nước. Do đó, để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn đòi hỏi phải hoàn thiện và tăng cường kiểm tra, kiểm soát để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ. 2 . Tổng quan các đề tài nghiên cứu có liên quan Đề tài: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định là đề tài mang tính thực tiễn cao trong thời kì hiện nay, 2 phù hợp với nhu cầu hiện tại đáp ứng mục tiêu phát triển toàn diện cho đất nước. Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy các tài liệu sau có thể tham khảo: Đề tài: "Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng” và các tài liệu, giáo trình tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát doanh thu và thu tiền bán hàng trong các loại hình doanh nghiệp. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ về hoạt động này tại Công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định. Để thực hiện hóa mục tiêu nghiên cứu đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu luận văn đặt ra là: • Làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ • Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công ty để chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế và nguyên nhân chủ yếu. • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công ty phù hợp với bối cảnh hiện nay. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, phân tích kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công ty Cổ phần Giày Bình Định Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: nghiên cứu những vấn đề liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định Về thực trạng: lấy số liệu thực tế thông qua các báo cáo của Công ty Cổ phần Giày Bình Định 3 5. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp.... dựa trên phương pháp thu thập số liệu được lấy từ các báo cáo, bản công bố thông tin, từ cơ quan thống kê, tạp chí... và được xử lý. Các phương pháp cụ thể được sử dụng như: quan sát, thu thập, xử lý số liệu, so sánh......... nhằm làm rõ thực trạng doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định. Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giày Bình Định. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Khái niệm Trong mọi đơn vị thì kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng của quản lý. Chính vì vậy khi tổ chức hoạt động cho đơn vị, bên cạnh những sắp xếp về nhân sự, cơ sở vật chất thì những biện pháp kiểm soát luôn được các nhà quản lý quan tâm nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một số quan điểmsau: - Theo chu ẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơnvị. - Theo chuẩ n mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. - Theo Ủy ban các nhà tài tr ợ COSO (Committee of Sponsoring Organization): Kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau: • Bảo vệ tài sản • Hiệu lực và hiệu quả quản lý • Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tàichính • Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành - Theo liên đoàn quốc tế (IFAC) kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: • Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản kém hiệuquả. • Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy. • Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơnvị. • Đánh giá việc chấp hành các chính sách, quy định của đơnvị. Như vậy KSNB là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, liên tục hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất. Nó bao gồm toàn bộ các hoạt động, chính sách và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị có hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong đơn vị. KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản xuất... 1.1.1.2. Bản chất Bản chất của kiểm soát nội bộ được hiểu là việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan trong đơn vị, để thực hiện được điều đó thì phải đề ra những biện pháp và hành động phụ trợ thực hiện kế hoạch nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. 1.1.1.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các giải pháp. Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó. Ngăn chặn, phát hiện, xử lý kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanhnghiệp. Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ kinh tế và hoạt động kinh doanh xảy ra. Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài. Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị không bị mất mát, lãng phí, lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.1.4. Mục tiêu của kiểm soát nộibộ • Bảo vệ tài sản của đơn vị; • Bảo đảm độ tin cậy các thông tin; • Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; • Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. 1.1.2. Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên kiểm soát nội bộ chính là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Vì vậy khi các hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên trong đơn vị. Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh sẽ làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong một Công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc: • Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. • Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. • Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Chính sách nhân sự: Trong kiểm soát nội bộ nhân tố con người luôn được chú trọng đặc biệt vì nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên để có được một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và phẩm chất thì các nhà quản lý cần có những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên cụ thể, rõ ràng, phù hợp. Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính... Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Ủy ban kiểm soát: Các Công ty CP có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của Công ty. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: • Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty • Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nộibộ • Giám sát tiến trình lập báo cáo tàichính • Dung hoà những bất đồng giữa Ban giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài Các yếu tố bên ngoài: Bên cạnh những nhân tố bên trong, môi trường kiểm soát chung của một Công ty còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài. Đó là sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước.. .Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. 1.1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện nghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách