Tài liệu Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần lilama 7 (tt)

-1- MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Vấn đề thất thoát trong công tác xây lắp là mô ôt bài toán kho chung đối với các doanh nghiê p xây lắp hiê ôn nay. Điều này đă ôt ra ô cho các nhà quản lý là phải làm thế nào co thể kiểm soát được chi phí trong quá trình thi công mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Công ty Cổ phần Lilama 7 được thành lập và đong tại Miền Trung đến nay đã được hơn 30 năm, cơ sở vật chất, máy moc thiết bị từng bước được hiện đại hoá nhằm đáp ứng được với yêu cầu kỹ thuật của các sản phẩm chế tạo hiện tại. Với mục tiêu chất lượng cả về công tác quản lý lẫn sản phẩm cung cấp cho khách hàng, Công ty không ngừng cải tiến và xây dựng mới các thủ tục kiểm soát nô i bô . Tuy ô ô nhiên, trong điều kiê n nền kinh tế hiê n nay, khủng hoảng kinh tế kéo ô ô dài, chính sách cân đối vĩ mô không ổn định, lãi suất ngân hàng cao làm cho chi phí sản xuất tăng, do đo giá thành sản phẩm xây lắp tăng theo. Mă t khác, với cơ chế đấu thầu cạnh tranh, công khai thì để thắng thầu ô các công trình, Công ty cần phải co các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mă t, mà trong đo hiê u quả của công tác kiểm soát nô i bô ô về chi phí ô ô ô sản xuất sản phẩm xây lắp nhằm khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong quá trình thi công sẽ gop phần quan trọng giúp Công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra. Với thực tế đo đă t ra cho Công ty Cổ ô phần Lilama 7 mô t yêu cầu cần phải giải quyết đo là phải tăng cường ô kiểm soát nô i bô ô về chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp. Đo cũng là lý ô do tác giả nghiên cứu và chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7” làm đề tài luâ n văn cho mình. ô 2. Mục đích nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiê ôp xây lắp. -2- Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7 trong điều kiện sản xuất hiện tại của Công ty. Qua đo, phát hiện những hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí xây lắp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí cho Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Lilama 7. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty. Qua đo, suy luận logic để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Luâ ôn văn tổng hợp cơ sở lý luâ ôn về công tác kiểm soát nô ôi bô ô chi phí sản xuất tại các doanh nghiê ôp xây lắp. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nô ôi bô ô về chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7. Qua đo, nhâ ôn diê ôn các điểm còn yếu trong công tác kiểm soát nô ôi bô ô tại Công ty và đưa ra mô ôt số hướng giải quyết nhằm tăng cường công tác kiểm soát nô i bô ô về chi phí sản xuất tại ô Công ty giúp giảm giá thành sản phẩm xây lắp. 6. Kết cấu của luận văn Nội dung chính của luận văn bao gồm 3 chương. -3- Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1. Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nô ôi bô ô 1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nô ôi bô ô Theo chuẩn mực kiểm toán Viê ôt Nam hiê ôn hành: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sot; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng co hiệu quả tài sản của đơn vị.” 1.1.2. Mục tiêu của hê ôthống kiểm soát nô ôi bô ô - Đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC. - Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. - Giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần,… 1.2. Các bô ô phâ ôn cấu thành hệ thống kiểm soát nô ôi bô ô 1.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm: đă ôc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và dự toán, bô ô phâ ôn kiểm toán nô ôi bô ô, các nhân tố bên ngoài. 1.2.2. Hệ thống kế toán Kiểm soát nô i bô ô trong hê ô thống kế toán nhằm đảm bảo: ô Nghiê p vụ kinh tế, tài chính được thực hiê n sau khi đã co sự chấp ô ô thuâ n của những người co thẩm quyền; Các nghiê p vụ kinh tế phát ô ô sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lâ p báo BCTC phù hợp với chế ô đô ô kế toán theo quy định hiê n hành; Chỉ được tiếp câ n trực tiếp với ô ô -4- tài sản hay tài liê u kế toán khi co sự đồng ý của Ban Giám đốc; Các tài ô sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực tế và co biê n pháp thích hợp để xử lý nếu co chênh lê ch. ô ô 1.2.3. Thủ tục kiểm soát Theo chuẩn mực kiểm toán Viê t Nam hiê n hành: “Thủ tục kiểm ô ô soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể”. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn. 1.2.3.1. Kiểm soát trực tiếp Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lâ ôp nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu của hê ô thống kiểm soát nô ôi bô ô. Thuô ôc loại này gồm co: kiểm soát bảo vê ô tài sản, thông tin; kiểm soát xử lý; kiểm soát quản lý. 1.2.3.2. Kiểm soát tổng quát Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hê ô thống, nhiều công viê ôc khác nhau. 1.3. Kiểm soát nô i bô ô chi phí sản xuất trong doanh nghiê p xây lắp ô ô 1.3.1. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nô ôi bô ô chi phí sản xuất 1.3.1.1. Đặc điểm về sản phẩm xây lắp - Sản phẩm xây lắp co quy mô, kết cấu phức tạp. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy thi công, thiết bị, vật tư, người lao động,…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. - Sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng của môi trường sinh thái, cảnh quan. Sau khi hoàn thành, sản phẩm xây lắp -5- rất kho thay đổi. Khi nghiệm thu, nếu không đạt chất lượng như thiết kế thì phải phá đi làm lại làm cho chi phí sản xuất tăng lên. 1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp xây lắp Cơ cấu tổ chức và quản lý của các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng và co sự thay đổi, do sản phẩm xây lắp co những đặc thù riêng so với các sản phẩm công nghiệp khác. 1.3.1.3. Đặc điểm về chi phí sản xuất trong hoạt động xây lắp Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoa phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp của doanh nghiê p ở mô t ô ô thời kỳ nhất định và chi phí này cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp. Phân loại chi phí xây lắp theo công dụng kinh tế gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. 1.3.2. Nô ôi dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiêp xây lắp ô 1.3.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Để tạo lập môi trường kiểm soát trong các công trình xây dựng, cần sử dụng tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố như: triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,… 1.3.2.2. Hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp a/ Hệ thống thông tin dự toán Hệ thống thông tin dự toán chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí. Hệ thống định mức chi phí bao gồm: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sử dụng máy thi công và định mức chi phí -6- chung. Điều thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các công trình là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp. b/ Hệ thống thông tin thực hiện Hệ thống thông tin thực hiện chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp là hệ thống thông tin kế toán cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công xây lắp. 1.3.2.3. Chính sách kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Các chính sách kiểm soát nô ôi bô ô do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro co thể gặp phải. a/ Kiểm soát chi phí nguyên vâ ât liêu trực tiếp â * Đối với kiểm soát hiê ân hành: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: Kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liê ôu và kiểm soát sử dụng nguyên vâ ôt liê ôu. * Đối với kiểm soát sau: là phân tích sự biến đô ông của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vâ ôt liê ôu trực tiếp bằng phương pháp thay thế liên hoàn. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q). + Định mức tiêu hao vật liệu cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp (m). + Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng (p). - Đối tượng phân tích: ∆Cv = Cv1 - Cvk = Q1m1i p1i - Q1mki pki - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của định mức nguyên vâ ôt liê ôu tiêu hao: ∆m Cv = Q1 ( m1i - mki) pki = Q1m1i pki - Q1mki pki + Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu: ∆p Cv = Q1 m1i (p1i - pki) = Q1m1i p1i - Q1m1i pki -7- + Tổng hợp các nhân tố: ∆Cv = ∆m Cv + ∆p Cv b/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: * Đối với kiểm soát hiê ân hành Xây dựng các chính sách nhằm kiểm soát về số lượng lao đô ông, năng suất lao đô ông, giá lao đô ông,… * Đối với kiểm soát sau Chi phí nhân công trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q). + Định mức hao phí lao đô ng cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp (m). ô + Đơn giá lao đô ông (đ). - Đối tượng phân tích: CL = CL1 - CLk =  Q1 mki đki -  Q1 m1i đ1i - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của định mức hao phí lao động: m CL = Q1 (m1i - mki) đki =  Q1 m1i đki -  Q1 mki đki + Ảnh hưởng của đơn giá lao động: đ CL = Q1 m1i (đ1i - đki) =  Q1 m1i đ1i -  Q1 m1i đki + Tổng hợp các nhân tố: CL = m CL + đ CL c/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: * Đối với kiểm soát hiê ân hành Xây dựng các chính sách nhằm kiểm soát về nhiên liê ôu sử dụng cho máy thi công, số giờ máy hoạt đô ông, tiền lương công nhân điều khiển máy thi công, hiê ôn trạng máy thi công,… * Đối với kiểm soát sau: Chi phí sử dụng máy thi công chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q). + Định mức ca máy cho một đơn vị khối lượng xây lắp (m). + Đơn giá ca máy thi công (p). -8- - Đối tượng phân tích: CM = CM1 - CMk =  Q1m1i pM1i -  Q1mki pMki - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp: m CM =  Q1 (m1i - mki) pMki =  Q1m1i pMki -  Q1mki pMki + Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công: p CM =  Q1 m1i (pM1i – pMki) =  Q1m1i pM1i -  Q1m1i pMki + Tổng hợp nhân tố: CM = m CM + p CM d/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung: * Đối với kiểm soát hiê ân hành: Bao gồm: Kiểm soát nguyên vâ ôt liê ôu phục vụ chung cho công trình, kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của quản lý công trình, kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ, kiểm soát chi phí chi phí khác bằng tiền,… * Đối với kiểm soát sau Chi phí sản xuất chung bao gồm: Định phí sản xuất chung và biến phí sản xuất chung. Cần thực hiê ôn tách biê ôt giữa định phí sản xuất chung và biến phí sản chung thì mới co thể kiểm soát được. KẾT LUÂôN CHƯƠNG 1 Trong chương 1 của luâ ôn văn, trên cơ sở những lý luâ ôn chung về hê ô thống kiểm soát nô i bô ô và đă ôc thù riêng biê ôt của ngành xây ô dựng để đưa ra lý luâ ôn về kiểm soát nô ôi bô ô chi phí sản xuất tại các doanh nghiê ôp xây lắp. Luâ ôn văn cũng đã khẳng định: Mô ôt hê ô thống kiểm soát nô i ô bô ô về chi phí sản xuất hiê ôu quả thì cần phải co mô ôt môi trường kiểm soát tốt; hê ô thống thông tin khoa học, linh hoạt và kịp thời; đồng thời, phải co các chính sách kiểm soát hữu hiê ôu. Vì vâ ôy, để đánh giá -9- thực trạng công tác kiểm soát nô i bô ô chi phí sản xuất tại Công ty Cổ ô phần Lilama 7, luâ ôn văn sẽ đi sâu tìm hiểu các nô ôi dung trên. Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 7 2.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Lilama 7 2.1.1. Quá trình hình thành Công ty Tiền thân Công ty là Xí nghiệp lắp máy số 7 được thành lập vào tháng 12 năm 1977. Năm 1993, Bộ xây dựng co quyết định thành lập lại Xí nghiệp thành doanh nghiệp Nhà nước và đến ngày 02/01/1996 Bộ xây dựng ra quyết định đổi tên thành Công ty lắp máy và xây dựng số 7. Ngày 04/01/2005, Bộ xây dựng ra quyết định thực hiện sắp xếp, đổi mới, phát triển các Tổng công ty Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước độc lập thuộc Bộ Xây dựng theo hướng cổ phần hoa. Công ty chính thức chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Lilama 7 từ ngày 01/06/2007. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động của Công ty 2.1.2.1. Ngành, nghề kinh doanh Lắp đặt máy moc, thiết bị, dây chuyền công nghệ và gia công chế tạo kết cấu thép, đường ống, bồn, bể áp lực, các thiết bị tiêu chuẩn và phi tiêu chuẩn; Xây dựng, lắp đặt, thí nghiệm và hiệu chỉnh các thiết bị ngành điện, trạm biến áp và đường dây truyền tải lên đến 500KV; … 2.1.2.2. Phạm vi kinh doanh và hoạt động: Công ty tiến hành các hoạt động kinh doanh trên phạm vi cả nước và ở nước ngoài. 2.1.2.3. Cơ sở hạ tầng: gồm 01 nhà máy cơ khí và 01 xưởng cơ khí. 2.1.2.4. Các dự án đã và đang thực hiện: Công ty đã ký hợp đồng thi công các công trình như: trạm 500 KVA Đà Nẵng, thuỷ điện Rào Quán - Quảng Trị,… Hiê ôn nay, Công ty đang thi công các công trình như: nhà máy nhiê ôt điê ôn Vũng Áng, công trình thủy điê ôn Hủa Na,… - 10 - 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bô ô máy quản lý của Công ty 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức - 11 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN TC-LĐ-TL PHÓ TGĐ KỸ THUẬT THI CÔNG PHÓ TGĐ TÀI CHÍNH PHÓ TGĐ NỘI CHÍNH PHÒNG CUNG ỨNG –VÂôT TƯ PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÓ TGĐ KỸ THUẬT THI CÔNG PHÒNG KINH TẾ – KỸ THUÂôT PHÒNG QUẢN LÝ MÁY BỘ PHẬN HC- QT BAN ĐIỀU HÀNH VŨNG ÁNG NHÀ MÁY CHẾ TẠO CƠ KHÍ LILAMA7 ĐỘI LẮP MÁY II ĐỘILẮP MÁY I Ghi chú: Quan hê ô trực tuyến ĐỘI LẮP MÁY III ĐỘI LẮP MÁY IV ĐỘI LẮP MÁY V ĐỘI XÂY DỰNG ĐỘI SƠN (Nguồn: Công ty Cổ phần Lilama 7) Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bô ô máy quản lý của Công ty Cổ phần Lilama 7 Quan hê ô chức năng ĐỘI ĐIỆN ĐỘI CƠ GIỚI SỬA CHỮA - 12 - 2.1.3.2. Chức năng, nhiê ôm vụ của từng bô ô phâ ôn 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bô ô máy kế toán của Công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Thủ quỹ Kế toán Kế toán ngân hàng, tiền lương, thanh toán khoản trích theo lương Kế toán vâ ôt tư, tài sản cố định Kế toán tiền mă ôt, thanh toán Kế toán công trình Ghi chú: Quan hê ô trực tuyến Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bô ô máy kế toán của Công ty Cổ phần Lilama 7 Quan chứng năng 2.1.4.2. Hê ô thống hê ô chứctừ kế toán Công ty sử dụng các biểu mẫu và chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bô ô trưởng Bô ô Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của Bô ô Tài chính. 2.1.4.3. Hê ô thống tài khoản Hê ô thống tài khoản kế toán của Công ty được xây dựng chi tiết dựa trên hê ô thống tài khoản kế toán Viê t Nam được ban hành theoQuyết ô định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bô ô trưởng Bô ô Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của Bô ô Tài chính. 2.1.4.4. Hê ô thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính là Nhâ ôt ký chung. 2.1.4.5. Hê ô thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị. - 13 - 2.2. Thực trạng công tác kiểm soát nô ôi bô ô tại Công ty Cổ phần Lilama 7 Để tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7, tác giả đã thực hiê ôn quan sát thực tế tại các công trình xây dựng, nghiên cứu tài liê ôu, chứng từ kế toán, phỏng vấn các nhân viên thuô ôc khối văn phòng Công ty và các đô ôi xây dựng. 2.2.1. Thực trạng về môi trường kiểm soát của Công ty 2.2.1.1. Quan điểm điều hành của ban lãnh đạo Công ty: Luôn hướng đến mục tiêu chất lượng trong công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức: Công ty đã thực hiê ôn phân chia quyền hạn và trách nhiê ôm đối với các nhân viên và phòng ban. 2.2.1.3. Chính sách nhân sự: Công ty đã xây dựng các chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luâ ôt,… 2.2.1.4. Công tác kế hoạch: Công ty đã thực hiê ôn xây dựng kế hoạch từ tổng quát đến cụ thể nhằm kiểm tra tiến đô ô thi công và kiểm soát chi phí sản xuất. 2.2.1.5. Kiểm toán nô ôi bô : Công ty chưa co bô ô phâ ôn này. ô 2.2.1.6. Ban kiểm soát: Chưa phát huy được vai trò của mình. 2.2.1.7. Các nhân tố bên ngoài: Co nhiều nhân tố không thuâ ôn lợi đối với hoạt đô ông của Công ty như: khủng hoảng kinh tế, lãi suất ngân hàng, đối thủ cạnh tranh,… 2.2.2. Các thủ tục kiểm soát mà Công ty đang áp dụng Công ty đã xây dựng gần như đầy đủ các thủ tục kiểm soát quản lý từ các hoạt đô ông nhỏ nhất tại đơn vị và đã ban hành thành văn bản cụ thể, trong đo quy định rõ nô ôi dung của thủ tục như: Mục đích, phạm vi áp dụng, trình tự các bước thực hiê ôn thủ tục, lưu hồ sơ, các biểu mẫu liên quan, các bô ô phâ ôn liên quan,… - 14 - 2.3. Thực trạng công tác kiểm soát nô ôi bô ô chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7 2.3.1. Hê thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí xây lắp ô 2.3.1.1. Hê ô thống thông tin dự toán Đối tượng lâ p dự toán chi phí là từng nô i dung công viê c, hạng ô ô ô mục công trình, công trình; Hê ô thống thông tin dự toán chi phí xây lắp được thiết lâ p dựa trên hê ô thống định mức chi phí, bao gồm: Định mức ô chi phí trực tiếp, định mức chi phí chung, định mức thu nhâ p chịu thuế ô tính trước, định mức lán trại tạm; Chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí vâ t ô liê u, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí trực tiếp khác. ô 2.3.1.2. Hê ô thống thông tin thực hiê ôn Hê ô thống thông tin thực hiê ôn của Công ty chủ yếu là hê ô thống thông tin kế toán. Hê ô thống thông tin này được thực hiê ôn thông qua sự kết hợp của hạch toán kỹ thuâ ôt nghiê ôp vụ và hạch toán kế toán. 2.3.2. Nô ôi dung công tác kiểm soát nô ôi bô ô chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7 2.3.2.1. Kiểm soát hiê ôn hành đối với chi phí xây lắp a/ Kiểm soát chi phí nguyên vâ ât liê âu trực tiếp * Kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vâ ât liêu: Kiểm soát quá â trình cung ứng nguyên vâ t liê u được hình thành dưới hai hình thức: ô ô - Nguyên vâ ât liêu do Công ty trực tiếp mua nhâ âp tại kho công â trình: Công ty thường áp dụng hình thức này đối với những vâ ôt liê ôu co giá trị lớn như sắt, thép, xi măng,… - Nguyên vâ ât liê âu do đô âi xây lắp tự mua theo ủy quyền của Công ty nhâ âp tại kho công trình: Công ty thường áp dụng hình thức này đối với các loại vâ ôt liê ôu như cát, sỏi,… * Kiểm soát quá trình xuất sử dụng nguyên vâtâ liêu: Khi co nhu cầu â vâ t liê u, các Tổ xây lắp sẽ làm Giấy đề nghị xuất vâ t liê u trình kỹ thuâ t ô ô ô ô ô - 15 - công trình kiểm tra và chuyển cho Chỉ huy trưởng duyê t. Sau đo, kế toán ô công trình lâ p Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất vâ t liê u. ô ô ô * Kiểm soát bảo quản nguyên vâ ât liê âu: Toàn bô ô vâ ôt liê ôu phải được nhâ ôn dạng, co mã hiê ôu hoă ôc treo bảng tên vâ ôt tư; Các loại vâ ôt liê ôu được bảo quản trong kho thì được phân loại, sắp xếp để thuâ ôn tiê ôn khi xuất ra và theo dõi; Vâ ôt liê ôu ngoài bãi phải được kê lot, sắp xếp, che đâ y theo từng chủng loại, kích cỡ và nguồn gốc vâ ôt liê ôu. ô b/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp * Kiểm soát đối với công viêc giao khoán: â Căn cứ vào đơn giá công viê ôc đã được xác định thông qua sự thỏa thuâ ôn và đồng ý giữa Chỉ huy trưởng và bên nhâ ôn khoán, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng giao khoán. Công ty cử nhân viên kỹ thuâ ôt giám sát chất lượng thi công hoă ôc giao cho Chỉ huy trưởng giám sát. Cuối tháng, nhân viên kỹ thuâ ôt công trình hoă ôc Chỉ huy trưởng tiến hành nghiê ôm thu, xác nhâ ôn khối lượng công viê ôc thực tế hoàn thành trên Phiếu xác nhâ ôn khối lượng xây lắp hoàn thành, sau đo chuyển cho kế toán để làm căn cứ tính lương. * Kiểm soát đối với công viêc trả theo thời gian: â - Kiểm soát về số lượng ngày công: Hàng ngày, các đô i trưởng ô sẽ thực hiê ôn chấm công cho các công nhân. Các trường hợp nghỉ do ốm đau, tai nạn,… phải được báo cáo đầy đủ. - Kiểm soát đơn giá ngày công: Đối với công nhân làm viê ôc theo hợp đồng dài hạn thì thống nhất mức lương tại Công ty. Đối với công nhân thuê ngoài thì đơn giá tiền lương được thỏa thuâ ôn trước khi thuê tùy theo trình đô ô tay nghề, tình hình nhân lực ở địa phương. - Kiểm soát năng suất lao đô ng: Cuối tháng, các đô i trưởng sẽ ô ô thực hiê n xếp loại kết quả công viê c theo A, B, C và quy ra hê ô số, co ô ô sự phê duyê t của Chỉ huy trưởng. Dựa vào bảng chấm công, bảng xếp ô - 16 - loại kết quả lao đô ng để kế toán tiến hành tính lương cho công nhân. ô c/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công - Đơn vị thi công căn cứ vào nhu cầu và kế hoạch thi công của mình mà lập Phiếu yêu cầu thiết bị gửi Phòng Kinh tế – Kỹ thuâ t. Nếu ô yêu cầu phù hợp thì chuyển cho Phòng Quản lý máy, sau đo trình Tổng giám đốc phương án thuê ngoài hay điều đô ng thiết bị thi công. ô - Đối với máy thi công thuê ngoài: Hằng ngày, nhân viên kỹ thuâ t công trình giám sát công viê c của máy thi công trong Nhâ t trình ô ô ô máy thi công về thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Khi công viê c ô hoàn thành, nhân viên kỹ thuâ t trình Nhâ t trình máy thi công cho Chỉ ô ô huy trưởng duyê t, sau đo chuyển cho kế toán để thực hiê n thanh toán. ô ô - Đối với máy thi công của đơn vị: Sau khi Tổng giám đốc duyê t ô Phiếu yêu cầu thiết bị, Phòng Quản lý máy lập quyết định điều động hoặc lệnh điều động thiết bị thi công cùng với quyết định giao thợ vâ n ô hành trình lên Tổng giám đốc duyê t, sau đo chuyển cho Phòng Quản lý ô máy để thực hiện bàn giao thiết bị thi công và lâ p Biên bản bàn giao. ô Kiểm soát chi phí máy thi công bao gồm: Kiểm soát đối với nhiên liê u, ô vâ t liê u phụ sử dụng máy thi công, kiểm soát đối với ca máy hoạt đô ng ô ô ô và kiểm soát đối với tình trạng máy thi công. d/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung chỉ mới được theo dõi, tổng hợp theo từng công trình chứ không tổ chức theo dõi theo từng loại chi phí cấu thành. 2.3.2.2. Kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp Báo cáo kế toán quản trị của Công ty chỉ mới ở dạng so sánh giữa số liê ôu dự toán và số liê ôu thực thế của các khoản mục chi phí theo từng công trình, hạng mục công trình sau khi hoàn thành, đánh giá chênh lê ôch. Từ đo, xác định mô ôt số nguyên nhân và rút ra bài học kinh nghiê ôm cho các công trình khác. - 17 - 2.3.3. Nhân xét về thực trạng hê ô thống kiểm soát nô ôi đối với chi ô phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7 2.3.3.1. Về môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát của Công ty co nhiều yếu tố thuâ ôn lợi để phát huy hiê ôu lực của hê ô thống kiểm soát nô ôi bô ô. Tuy nhiên, bên cạnh đo vẫn còn mô ôt số nhược điểm như: chưa xây dựng quy trình tuyển dụng lao đô ông, ban kiểm soát chưa phát huy được vai trò, chưa thành lâ p bô ô phâ ôn kiểm toán nô ôi bô ô. ô 2.3.3.2. Về hê ô thống thông tin Hê ô thống thông tin dự toán được lâ p với sự hỗ trợ của phần mềm ô lâ p dự toán và co sự kiểm tra, tính toán lại của các nhân viên Phòng Kinh ô tế – Kỹ thuâ t; Hê ô thống thông tin thực hiê n với hê ô thống kế toán tương ô ô đối hoàn thiê n về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính, ô đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, hê ô thống thông tin dự toán chưa phù hợp với hê ô thống thông tin thực hiê n, đối ô tượng hạch toán chi phí chưa tương ứng với đối tượng lâ p dự toán chi ô phí, do đo gây kho khăn trong viê c kiểm soát nô i bô ô chi phí xây lắp. ô ô 2.3.3.3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp Công ty đã ban hành thành văn bản nhiều quy chế kiểm soát nô ôi bô ô và no cũng đã đem lại nhiều hiê ôu quả nhất định trong công tác quản lý, tuy nhiên bên cạnh đo, vẫn tồn tại các khe hở là điều kiê ôn cho các sai phạm xảy ra hoă ôc chưa kiểm soát thâ ôt tốt chi phí xây lắp: * Đối với kiểm soát chi phí nguyên vâ ât liê âu trực tiếp: - Công ty chỉ thực hiê ôn mua vâ ôt liê ôu khi co đề xuất của các đơn vị sử dụng chứ không thực hiê ôn lâ ôp kế hoạch từ trước. Do đo, chưa tạo sự chủ đô ông về vâ ôt liê ôu cho công tác xây lắp. - Công ty chưa xây dựng bảng điểm cụ thể để đánh giá về nhà cung cấp mà chỉ đánh giá cảm tính. - 18 - - Các loại vâ ôt liê ôu do đô ôi xây lắp tự mua theo ủy quyền của Công ty nhâ ôp tại kho công trình được cung cấp bởi nhà cung cấp do Chỉ huy trưởng lựa chọn nên dễ xảy ra gian lâ ôn trong viê ôc khai khống về giá vâ ôt liê ôu. Bên cạnh đo, giao dịch thực hiê ôn mà không co ký kết Hợp đồng hoă ôc Đơn đă ôt hàng nên không co sự ràng buô ôc về thời gian giao hàng, số lượng,… - Công ty chỉ thực hiê ôn kiểm tra, đánh giá vâ ôt liê ôu khi bàn giao chứ không thực hiê ôn đánh giá lại trước khi đưa vâ ôt liê ôu vào sử dụng. * Đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Viê ôc tuyển dụng lao đô ông chỉ thực hiê ôn khi các bô ô phâ ôn sử dụng co nhu cầu đề xuất nên không chủ đô ông về nguồn lao đô ông. - Chưa kiểm soát chă ôt chẽ đối với lao đô ông theo thời vụ vì các lao đô ông này thường xuyên thay đổi, viê ôc kiểm soát phụ thuô ôc vào sự giám sát của đô i trưởng. ô * Đối với kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: - Thiết bị thi công chỉ được đưa đến công trình khi co giấy đề nghị của đơn vị thi công mà không xây dựng kế hoạch từ trước. - Tại công trình, máy thi công khi được sử dụng chưa được bảo quản tốt nên ảnh hưởng đến chất lượng và tuổi thọ của máy. - Viê ôc theo dõi giờ máy hoạt đô ông đã thực hiê ôn dưới sự giám sát của kỹ thuâ ôt công trình, tuy nhiên mới chỉ theo dõi về thời gian máy hoạt đô ông chứ chưa ghi nhâ ôn về khối lượng công viê ôc đã thực hiê ôn để đánh giá năng suất làm viê ôc của bô ô phâ ôn này. - Định kỳ, không thực hiê ôn kiểm tra kiến thức về quy trình vâ ôn hành máy thi công nhằm đánh giá kiến thức cũng như trình đô ô tay nghề của công nhân vâ ôn hành máy thi công. - Viê ôc sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thi công không co kế hoạch trước, chủ yếu sửa khi thiết bị hư hỏng, gây ra thế bị đô ông cho viê ôc sử - 19 - dụng thiết bị thi công, làm ảnh hưởng đến tiến đô ô thi công. * Đối với kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung được theo dõi theo từng công trình chứ không được theo dõi chi tiết theo từng loại chi phí cấu thành nên không thực hiê ôn viê ôc phân tích, đánh giá chi phí sản xuất chung thực hiê ôn so với dự toán, do đo không phát hiê ôn được nhân tố ảnh hưởng mà co biê ôn pháp điều chỉnh hợp lý. KẾT LUÂôN CHƯƠNG 2 Bằng cách nghiên cứu tài liê u, quan sát thực tế, trực tiếp phỏng ô vấn, kết hợp với lý luâ n về kiểm soát nô i bô ô chi phí sản xuất tại các ô ô doanh nghiê p xây lắp, trong chương này, bên cạnh viê c giới thiê u về ô ô ô Công ty Cổ phần Lilama 7, luâ n văn đã trình bày thực trạng công tác ô kiểm soát nô i bô ô chi phí xây lắp tại Công ty với sự minh họa thực tế về ô kiểm soát nô i bô ô chi phí xây lắp hạng mục công trình “Phun cát, sơn ô kết cấu thép khu nhà ở CBCNV”. Từ thực tế Công ty, luâ n văn đã đúc ô kết các ưu điểm, nhược điểm, từ đo đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nô i bô ô chi phí xây lắp tại Công ty. ô Chương 3 MÔôT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔôI BÔô VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 7 3.1. Đối với môi trường kiểm soát - Cần phải xây dựng và ban hành thành văn bản quy trình tuyển dụng lao đô ông. - Cần phải nâng cao vai trò của Ban kiểm soát để bảo vê ô lợi ích của các cổ đông. - Thành lâ p bô ô phâ n kiểm toán nô i bô ô làm viê c trực tiếp dưới sự ô ô ô ô điều hành của Tổng giám đốc và hoàn toàn đô c lâ p với các bô ô phâ n khác. ô ô ô - 20 - 3.2. Đối với hê ô thống thông tin - Nâng cao vai trò của báo cáo kế toán quản trị. - Công ty co thể trang bị thêm phần mềm quản lý công trình giúp kiểm soát chi phí xây lắp chă ôt chẽ hơn. - Điều chỉnh, bổ sung mô ôt số bảng biểu tại Công ty phù hợp với thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát chi phí xây lắp chă ôt chẽ hơn. 3.3. Đối với công tác kiểm soát chi phí xây lắp 3.3.1. Đối với kiểm soát chi phí nguyên vâ ôt liêu trực tiếp ô - Cần lâ p kế hoạch trước trong viê c mua vâ t tư: Các đơn vị trực ô ô ô thuô c Công ty tiến hành lâ p dự trù về nhu cầu vâ t tư, trong đo dự trù về ô ô ô chủng loại vâ t tư, về thời gian giao hàng. Sau đo, gửi cho Phòng Kinh tế ô – Kỹ thuâ t hoă c Ban kỹ thuâ t công trình kiểm tra và trình Tổng giám ô ô ô đốc phê duyê t. Sau đo, Tổng giám đốc chỉ định bô ô phâ n thực hiê n. ô ô ô Nhờ viê c lâ p dự trù về nhu cầu vâ t tư từ trước nên trong Hợp ô ô ô đồng mua vâ t tư, Công ty co thể ấn định rõ vâ t tư mua làm bao nhiêu ô ô đợt, mỗi đợt với số lượng bao nhiêu, gồm những loại gì, thời gian giao hàng là khi nào,…Như vâ y, Công ty vừa giảm được chi phí bảo quản, ô hạn chế viê c thất thoát, mất cắp mà vẫn đảm bảo tiến đô ô thi công. ô - Cần xây dựng bảng điểm đánh giá nhà cung cấp: Căn cứ vào danh sách nhà cung ứng của Công ty để chọn ra mô ôt số nhà cung ứng co tính khả thi cao, sau đo gửi Phiếu khảo sát nhà cung ứng. Sau khi thu thâ p thông tin từ nhà cung ứng, bô ô phâ n mua hàng ô ô tiến hành thành lâ p hô i đồng để đánh giá nhà cung ứng bằng Phiếu đánh ô ô giá nhà cung ứng theo thang điểm đánh giá cụ thể. Sau đo, lâ p danh sách ô nhà cung ứng được chấp nhâ n để trình Tổng giám đốc duyê t. ô ô Sau khi thực hiê ôn xong thủ tục giao nhâ ôn hàng, bô ô phâ ôn mua hàng cần phải đánh giá lại nhà cung ứng trong Bảng đánh giá lại nhà cung ứng theo hợp đồng hoă ôc định kỳ hàng năm, sau đo xếp loại theo