Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý và mối liên hệ biện chứng với thực tế các ...

Tài liệu Tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý và mối liên hệ biện chứng với thực tế các doanh nghiệp

.PDF
31
98
81

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Më ®Çu Khi ho¹t ®éng cã quy m« ngµy cµng lín vµ møc ®é c¹nh tranh ngµy cµng quyÕt liÖt ng-êi ta ngµy cµng ®Æc biÖt quan t©m ®Õn yÕu tè tæ chøc qu¶n lý. V× trong tr-êng hîp ®ã nÕu qu¶n lý kh«mg tèt, kh«ng cã bµi b¶n, kh«ng khoa häc, th× trôc trÆc sÏ rÊt nhiÒu, l·ng phÝ tæn thÊt sÏ rÊt lí, hiÖu qu¶ kh«ng cao, rÊt dÔ bÞ ®æ vì, ph¸ s¶n. Tõ l©u §¶ng vµ Nhµ n-íc ®· quan t©m n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý Nhµ n-íc , qu¶n lý x· héi, qu¶n lý kinh tÕ , qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ …. §Æc biÖt trong giai ®o¹n c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n-íc .§¶ng vµ Nhµ n-íc ta ®· vµ ®ang cã nh÷ng quyÕt s¸ch cô thÓ cho viÖc ®µo t¹o nh©n lùc qu¶n lý. HiÖu lùc cña tæ chøc qu¶n lý lµ nh©n tè chñ yÕu quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng kinh doanh. Trong thùc tiÔn qu¶n lý doanh nghiÖp, nh÷ng sai lÇm hoÆc thiÕu sãt vÒ x©y dùng vµ vËn hµnh tæ chøc qu¶n lý th-êng dÉn ®Õn sù suy gi¶m hiÖu lùc ®iÒu hµnh, g©y rèi 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 lo¹n trong ho¹t ®éng kinh doanh ;hËu qu¶ khã tr¸nh khái lµ môc tiªu cña doanh nghiÖp kh«ng ®¹t ®-îc,thËm chÝ dÉn ®Õn nguy c« ®æ vì m¹c dï cã nh÷ng thuËn lîi kh¸c(nh- thÞ tr-êng,nguån vèn,c«ng nghÖ…) T×m kiÕm vµ thùc hiÖn tèt t¸m nguyªn t¾c c¬ cÊu b¶n cña qu¶n lý ®Ó øng dông vµo t×nh h×nh thùc tÕ cña c¸c doanh nghiÖp lµ mét viÖc rÊt h÷u Ých vµ cÇn thiÕt ®èi víi b¶n th©n doanh nghiÖp.víi thêi gian vµ hiÓu biÕt cßn Ýt.m xin tr×nh bµy bµi tiÓu luËn víi chñ ®Ò:T¸m nguyªn t¾c c¬ cÊu b¶n cña qu¶n lý vµ mèi liªn hÖ biÖn chøng víi thùc tÕ c¸c doanh nghiÖp" Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ThÇy C« ®· gióp ®ì em hoµn thµnh bµi tiÓu luËn. Do thêi gian vµ kh¶ n¨ng cã h¹n nªn bµi tiÓu luËn cßn cã nh÷ng h¹n chÕ, thiÕu sãt. V× vËy em rÊt mong ®-îc nh÷ng lêi chØ b¶o cña c¸c ThÇy, C« ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn tèt h¬n bµi tiÓu luËn nµy. 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Néi dung I. Nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú mét tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ, vËn dông c¸c nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc ; nh÷ng nguyªn t¾c nµy suÊt ph¸t tõ thùc tiÔn qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan . Nguyªn t¾c tËp chung d©n chñ ®-îc coi lµ nguyªn t¾c c¬ b¶n bao trïm c¸c lo¹i tæ chøc. Tuy nhiªn, nã cÇn ®-îc vËn dông s¸t hîp víi tÝnh chÊt tõng lo¹i tæ chøc cã ph-¬ng thøc ho¹t ®éng kh¸c nhau ( tæ chøc chÝnh trÞ , tæ chøc kinh doanh…) Víi tæ chøc qu¶n lý kinh doanh (doanh nghiÖp), ®ã lµ nguyªn t¾c: tù chñ, tù chÞu tr¸ch nhiÖm( 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 trong khu«n khæ thÓ chÕ, bao gåm luËt ph¸p vµ quy chÕ), cã hiÖu lùc ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Tõ nguyªn t¾c chung ®ã nhiÒu nhµ khoa häc qu¶n lý ®· x¸c lËp 8 nguyªn t¾c cô thÓ nh- sau: C«ng ty nhùa Hµ néi lµ mét doanh nghiÖp nhµ n-íc, lµ thµnh viªn cña tæng c«ng ty nhùa ViÖt nam, cã t- c¸ch ph¸p nh©n h¹ch to¸n ®äc lËp, c¬ së chÝnh t¹i 27 Hai Bµ Tr-ng Hµ néi. HiÖn trong c«ng ty ®©ng triÓn khai ®Ó x©y dùng c¬ së míi ë thÞ trÊn Sµi ®ång Gia l©m Hµ néi nh»m thùcc hiÖn chñ tr-¬ng cña thµnh phè di dêi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ra khái trung t©m thµnh phè. C«ng ty cã tiÒn th©n lµ mét ph©n x-ëng nhùa thuéc c«ng ty nhùa §¹i Kim. Nh- vËy kÓ tõ ngµy ®-îc thµnh lËp ®Õn nay c«ng ty lu«n hoµn thµnh kÕ ho¹ch trªn giao vµ v-ît chØ tiªu. C«ng ty lu«n cã nhøng s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn ®-îc ¸p dông vµo s¶n xuÊt,vµ lµm gi¶m chi phÝ vµ tiÕt kiÖm cho c«ng ty. Theo môc tiªu c«ng ty tæ chøc kinh doanh c¸c s¶n phÈm nhùa ( plastic) trong s¶n xuÊt c«ng nghiÖp còng nh- c¸c mÆt hµng gia dông nh- x«, chËu… 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 1 Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc; tõ chøc n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp ; vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ng-êi ®¸p øng yªu cÇu. §©y lµ tr×nh tù logÝc cña tæ chøc kh«ng ®-îc lµm ng-îc l¹i hoÆc tuú tiÖn . a. §Ó thùc hiªn môc tiªu ®· ®Ò ra( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt th-¬ng m¹i hoÆc dÞch vô nµo ®ã) cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp suÊt ph¸t tõ bèn chøc n¨ng cña qu¶n lý: ho¹ch ®Þnh , tæ chøc, ®iÒu kiÓn – phèi hîp vµ kiÓm tra. Mçi bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®-îc thùc hiÖn phÇn viÖc ®-îc ph©n c«ng, ph©n cÊp qu¶n lý. Chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ hoÆc kh«ng nhËn thøc râ sÏ kh«ng cã c¨n cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu. Chøc n¨ng trïng chÐo sÏ lµm cho bé m¸y cång kÒnh, tr¸ch nhiÖm kh«ng râ, ho¹t ®éng trôc trÆc. b. Bé m¸y ®-îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng; cã chøc n¨ng th× ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng. Kh«ng thÓ lËp ra bé m¸y mét c¸ch tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 quan ®Õn chøc n¨ng( ch¼ng h¹n ®Ó cã chç cho sè ng-êi d- thõa hay sao chÐp m« h×nh tæ chøc kh¸c…) c. Bé m¸y ho¹t ®éng ®-îc lµ nhê con ng-êi víi chøc n¨ng vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ng-êi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò( c¸c lo¹i c¸n bé, nh©n viªn) sè l-îng (cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o c¸c phÇn viÖc) vµ tiªu chuÈn ( tr×nh ®é, n¨ng lùc, phÈm chÊt). Kh«ng thÓ v× con ng-êi mµ sinh ra bé m¸y kh«ng thùc sù cÇn thiÕt. ViÖc ph©n c«ng, x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ rµng lµ c¬ së ®Ó cã bé m¸y hîp lý( gän nhÑ, cã ch©t l-îng). Sù bè trÝ, ph©n c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn” vôa thôa vôa thiÕu ng­êi” nhiÖm vó kh«ng ho¯n th¯nh tèt tr²ch nhiÖm thiÕu râ rµng; h¬n nòa cßn t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng láng lÎo kû c-¬ng. Chøc n¨ng, nhiÖm vô C«ng ty lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh. Ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng c«ng nghiÖp vµ gia dông b»ng nhùa cung cÊp b¸n thµnh phÈm cho c¸c c«ng ty kh¸c vµ b¸n c¸c mÆt hµng gia dông tíi ng-êi tiªu dïng. 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 2 Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®-îc ph©n chia thµnh c¸c phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý, dµnh m¹ch cho mçi bé phËn m«i c¸ nh©n chiu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. a. Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ng-êi thùc hiÖn cã thÓ hoµn thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Nã còng ph¶i t¹o ®-îc vµ duy tr× mèi liªn kÕt, phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc. TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®-îc kiÓm nghiÖm qua c¸c c©u hái. - Nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung ch-a? - Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn, tõng ng-êi ®· râ rµng ch-a? Ng-êi ®-îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng ch-a? - Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®-îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng ? NhiÖm vô nµo ch-a ®-îc ph©n c«ng? - Khèi l-îc viÖc ®-îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng? PhÇn viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ? 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - C¸ch ph©n chia ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ng-êi ®iÒu hµnh (phô tr¸ch chung) n¾m ®-îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng? b. Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang( chuyªn m«n ho¸) vµ sù ph©n cÊp theo chiÒu däc( cÊp bËc). Sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn sö dông, thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. ë n-íc ta, ®©y lµ vÊn ®Ò cßn ch-a ®-îc lµm ®ñ râ ( ®èi víi doanh nghiÖp nhµ n-íc).C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt – dÞch vô vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph-¬ng thøc phèi hîp cïng phôc tïng. Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®-îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bÊc qu¶n lý tõ trªn xuèng d-íi; th«ng th-ßng gåm ba cÊp c¬ b¶n: c©p cao(toµn doanh nghiÖp ), cÊp trung gian (doanh nghiÖp thµnh viªn, ph©n x-ëng , bé phËn dÞch vô chi nh¸nh) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi). øng víi c¸c cÊp qu¶n lý lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch: gi¸m 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ®èc (cïng c¸c phßng, ban); qu¶n ®èc ( cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp); tæ tr-ëng hoÆc ®éi tr-ëng…HÖ thèng däc ®-îc ®iÒu hµnh qua hÖ ®iÒu kiÓn – phóc tïng víi thø tù “bËc thang” ( t²c ®éng theo tõng nÊc). Tõ nguyªn t¾c 2 : Ta thÊy sù øng dông cña c«ng ty nhùa nh- sau : Néi dung cña tõng bé phËn ®· ®-îc ph©n c«ng mét c¸ch râ rµng.C¸c bé phËn ®-îc ph©n c«ng ®Òu ®· n¾m râ phÇn viÖc cña m×nh . - Ph©n x-ëng s¶n xuÊt cã nhiÖm vô s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm nhùa - Ph©n x-ëng hoµn thiÖn cã nhiÖm vô hoµn thiÖn c¸c b¸n thµnh phÈm ®Ó t¹o ra s¶n phÈm qua c¸c kh©u nh- gät,ba via,l¾p gi¸p,s¶n xuÊt bao b× ®ãng gãi. - Khèi l-îng cña c¸c ph©n x-ëng cã thÓ coi lµ ®ñ søc thùc hiÖn. - Víi c¸ch ph©n chia nµy gióp gi¸m ®èc c«ng ty n¾m ®-îc toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty. 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 3 NhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ quyªn h¹n ph¶i t-¬ng xøng. a. Chøc n¨ng( l©u dµi) hoÆc nhiÖm vô (tõng viÖc) giao cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo ph¶i g¾n víi tr¸ch nhiÖm mµ bé phËn hoÆc c¸ nh©n ®ã ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ng-êi chÞu tr¸ch nhiªm vµ tr-íc ai? ChØ khi nh©n râ tr¸ch nhiÖm, mçi ng-êi míi tËn t©m tËn lùc, d¸m nghÜ d¸m lµm vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Vµ do ®ã, chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ng-êi thùc hiÖn cã kh¶ n¨ng ®¶m ®-¬ng. Cã bèn lo¹i tr¸ch nhiÖm: tr¸ch nhiÖm tËp thÓ tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, tr¸ch nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng. Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vd chÕ ®é lµm viÖc cua héi ®«ng qu¶n trÞ), trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm , kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång. Trong chÕ ®é thñ tr-ëng( hÖ thèng ®iÒu hµnh) ph¶i x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n cña ng-êi phô tr¸ch còng nh- ng-êi ®ùoc ph©n c«ng. §èi víi nh÷ng bé ph©n , 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 nh÷ng ng-êi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi tøc lµ m«t phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp .Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ sù chia sÎ tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cu¶ c¶ doanh nghiÖp, chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ. Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ hµnh chÝnh hoÆc vÒ ph¸p lý; cã tr-êng hîp ph¶i båi th-¬ng thiÖt h¹i ®· g©y ra. b. QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyªn lùc ®-îc giao ®Ó thùc thi nhiÖm vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù ph©n ®Þnh quyÒn lùc t-¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm ph¶i võa ®ñ( kh«ng thiÕu kh«ng thõa) vµ ph¶i râ rµng. Giao quyÒn h¹n kh«ng ®ñ sÏ kh«ng quy tr¸ch nhiÖm,hËu qu¶ lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ph¶i san sÎ; tao ra sù tËp trung qu¸ møc , han chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d-íi dÔ sinh tÖ n¹n quan liªu vµ láng lÎo kû c-¬ng. 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n ( th¶ næi quyªn lùc) lµ t×nh huèng xÊu nhÊt, t¹o ra t×nh tr¹nh kh«ng kiÓm so¸t ®-îc hµnh ®éng cña cÊp d-íi; hËu qu¶ cã thÓ theo hai h-íng: hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®-îc nhiÖm vô, kh«ng quy ®-îc tr¸ch nhiÖm (do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã), hoÆc lµ tuú tiÖn l¹m dông quyÒn lùc, “lÊn s©n” v¯ can thiÖp v­ît cÊp. Mét nh¯ nghiªn cøu vÒ qu°n lý ®± nhÊn m³nh: “l±nh ®³o chÝnh l¯ biÕt ph©n ®Þnh quyÒn lùc”. Ng-êi qu¶n lý cÇn tù ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm: - §· giao cho cÊp d-íi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt ch-a , cßn thiÕu quyÒn h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh ®-îc tr¸ch nhiÖm ? Cã quyÒn h¹n nµo giao qu¸ møc kh«ng? - CÊp d-íi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®-îc giao ch-a, nh÷ng ®iÒm nµo quy ®Þnh ch-a ®ñ râ? - Khi thÊy cÊp d-íi v-ît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt sö lý ng¨n chÆn vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng? - B¶n th©n cã cho phÐp m×nh v-ît qu¸ quyÒn h¹n ®-îc giao kh«ng ? 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ó ph¶i x©y dùng chÕ ®é tr¸ch nhiÖm víi néi dung va giíi h¹n rµnh m¹ch; g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n cho mçi cÊp mçi chøc danh qu¶n lý. §ã lµ c¬ së duy tr× kØ c-¬ng vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc. Tõ nguyªn t¾c: 3 - Tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña gi¸m ®èc: T×m kiÕm c¸c hîp ®ång ,t¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho c«ng nh©n viªn… - §èi víi c¸c qu¶n ®èc th× gi¸m ®èc giao cho nhiÖm vô lµ ph¶i hoµn thµnh c¸c kÕ ho¹ch vµ chi tiªu¬ng ®-¬ng víi nã lµ c¸c quyÒn h¹n ®Ó thùc hiÖn ®-îc tr¸ch nhiÖm. - §èi víi tõng c¸n bé trong c«ng ty còng ph¶i thùc hiÖn tètc¸c nhiÖm vô cña mçi c¸ nh©n vµ ph¶i chiô tr¸ch nhiÖm tr-íc cÊp trªn qu¶n lý trùc thuéc…. Nguyªn t¾c 4 CÇn x¸c lËp vµ sö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng, chÕ ®é c«ng t¸c lÒ lèi lµm viÖc. 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè träng yÕu trong c¬ chÕ vËn hµnh ( phÇn mÒm) cña tæ chøc, thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc. X¸c lËp vµ sö lý ®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé, hµi hoµ cña guång m¸y ho¹t ®éng; kh«ng ch«ng chÐo, v-íng m¾c, m©u thuÉn nhau. CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông phï hîp, trªn c¬ së mét sè ®Æc ®iÓm chung sau: - Tr-íc hÕt,cÇn nhËn thøc ®-îc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo (ngang hay däc) trong mèi quan hÖ sö lý. Tõ ®ã thÊy ®-îc cô thÓ ®èi t¸c quan hÖ (liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nhthÕ nµo); nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi quan hÖ (qua v¨n b¶n, qua ®iÖn tho¹i hoÆc gÆp trùc tiÕp). - CÇn ph©n biÖt c¸c mèi qua hÖ l©u dµi, th-êng xuyªn vµ mèi quan hÖ ®ét xuÊt, t¹m thêi ®Ó sö lý ®óng. Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr× liªn tôc ( th-êng cã ®Þnh kú), tr¸nh ®øt qu·ng l©u. Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt, cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm. - ChÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu trØnh hµnh vi cña c¸c ®èi t-îng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng, ®-îc x©y dùng thµnh lÒ nÕp vµ thãi quen; thÓ hiÖn sù 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 rµng buéc cña tæ chøc. ChÕ ®é c«ng t¸c mang tÝnh æn ®Þnh t-¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ; ®ã lµ c¸c chÕ ®é sinh ho¹t tËp thÓ ( héi nghÞ, héi ý héi b¸o), chÕ ®é th«ng tin ( b¸o c¸o, truyÒn ®¹t, th«ng b¸o, thØnh thÞ) chÕ ®é kiÓm tra, ®«n ®èc, ( th-êng xuyªn, ®Þnh kú), chÕ ®é tr¸ch nhiÖm ( ®¸nh gi¸, sö lý tr¸ch nhiÖm), chÕ ®é khen th-ëng, kû luËt, .v.v…LÒ lèi lµm viÖc cÇn ®-îc kh«ng ngõng söa ®æi, c¶i tiÕn ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi. - C¬ së cña viÖc sö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ chøc n¨ng cña tõng bé phËn, tõng chøc danh víi ®-êng ranh giíi ®òng v¯ râ, song kh«ng biÖt lËp. Trªn thùc tÕ, c²c “vïng tr²ch nhiÖm” th­êng cã sù “giao thoa” “chèng lÊn”, thÓ tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc. Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt buéc ph¶i v-ît ranh giíi trong chõng mùc nµo ®ã, thËm chÝ can thiÖp v-ît cÊp; song kh«ng ®-îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi t¸c th«ng c¶m, tr¸nh n¶y sinh th¾c m¾c, ghi kþ, ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh th-êng. NÕu qu¸ c©u nÖ, cøng nh¾c, cã thÓ lµm háng viÖc vµ lµm n¶y sinh tÖ n¹n quan liªu. 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 5 B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ k×p thêi, trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao. Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt vµ cã hiÖu lùc th-êng xuyªn ®ßi hái sù trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i tr-êng ho¹t ®éng; vÒ t×nh h×nh, chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nhiÖm. Nh÷ng th«ng tin ®ã gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Ò ra ®óng ®¾n, s¸t hîp nhÊt. §©y lµ hÖ thèng thÇn kinh cña c¬ thÓ tæ chøc, cÇn cã ph¶n øng nhanh nh¹y víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c. Ng-êi phô tr¸ch ë mçi cÊp, mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch gi¶i ®¸p c¸c c©u hái: - Nh-ng th«ng tin g× cÇn ®-îc biÕt ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh tèt? - CÊp d-íi cã ph¶n ¸nh, b¸o c¸o th-êng xuyªn, kÞp thêi kh«ng? - C¸c th«ng tin nhËn ®-îc cã chÝnh x¸c, trung thùc, ®¸ng tin cËy kh«ng? CÇn thÈm tra l¹i th«ng tin g×? 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Qua c¸c th«ng tin ®· nhËn ®-îc, cÇn ph©n tÝch ®Ó rót ra nh÷n kÕt luËn thiÕt thùc g× cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh? - B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt ch-a? - C¸c bé phËn cïng cÊp cã th-êng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ kinh nhiÖm cho nhau kh«ng? - CÇn chÊn chØnh, cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m b¶o th«ng suèt vµ cã hiÖu qu¶. Tõ nguyªn t¾c 5. - Do yªu cÇu c«ng viÖc ®ßi hái ph¶i cã sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ,vµ kÞp thêi ,trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao . - Phßng kÕ ho¹ch cã thÓ coi lµ trung t©m cña c¸c kªnh th«ng tin ,tõ viÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ,hoµn thiÖn, c¬ cÊu khÝ,…§Ó c¸c ph©n x-ëng n¾m râ ®-îc th«ng tin tõ ®ã c¸c ph©n x-ëng còng cã c¸c th«ng tin qua l¹i theo chiÒu ngang ®Î phôc vô s¶n xuÊt 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 6 Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Ó kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô; qua ®ã xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh, thóc ®Èy tiÕn ®é vµ ®óc kÕt kinh nhiÖm. Theo H.Fayol, kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, nh»m kiÓm chøng xem moi viÖc diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®Ò ra hay kh«ng. Qua ®ã, ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt, chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a, gi¶i quyÕt hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n. Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®-îc tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp, tõng ng-êi ®Ó ®«n ®èc, uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n bé, ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ, c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc; thËm chÝ c¶ tæ chøc bé m¸y. Trªn nguyªn t¾c, ng-êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng-êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò, ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Trªn nguyªn t¾c, ng-êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng-êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh trùc tiÕp kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò. Ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Êy ®ñ, chÝnh x¸c kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. Ng-êi ®iÒu hµnh cÇn biÕt; cÇn kiÓm tra c¸i g×, ë ®©u khi nµo, trong t©m kiÓm tra ë ®©u, ph¹m vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp. Bu«ng láng kiÓm tra hoÆc l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i. KiÓm tra chung chung, dµn ®Òu vµ h×nh thøc kh«ng nh÷ng v« bæ vµ cßn v« h×nh dung tóng, khuyÕn khich sai ph¹m, g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc. KiÓm tra th¸i qu¸ dån dËp, trµn lan th-êng g©y kh«ng khÝ c¨ng th¼ng th-êng thiÕu tin t-ëng lÉn nhau, h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d-íi; h¬n n÷a cßn cã thÓ g©y s¸o trén, ®×nh trÖ ho¹t ®éng cña bé m¸y. CÇn b×nh th-ên ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm tra th-êng xuyªn; khi kiÓm tra ®ét suÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã kÕt luËn râ rµng, sö lý døt ®iÓm vµ rót kinh nhiÖm. 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 VÒ phÝa c¸c ng-êi bÞ kiÓm tra, ph¶i ý thøc ®-îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm tra, s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®-îc thuËn lîi th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy ®ñ c¬ së vÒ nh÷ng ®iÒm ch-a nhÊt trÝ. Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp d-íi ®èi víi cÊp trªn. Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c thÓ hiÖn quyÒn lµm chñ tËp thÓ cña ng-êi lao ®éng ®-îc tiÕn hµnh cã tæ chøc, cã l·nh ®¹o, nh»m vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. Nguyªn t¾c 7 T¹o sù hîp t¸c g¾n bã gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc , gi÷a ng-êi ®iÒu hµnh víi tËp thÓ ng-êi lao ®éng víi môc tiªu chung. Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng, bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng; nh»m khai th¸c ®éng viªn nhiÖt t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc; t¹o ra bÇu kh«ng khÝ ®ång thuËn høng thó. Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®-îc thùc hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ: quan hÖ chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þnh chøc n¨ng vµ ®-îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ ( luËt ph¸p, quy ®Þnh hµnh chÝn vµ kû luËt néi bé) 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan