Tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý và mối liên hệ biện chứng với thực tế các doanh nghiệp

  • Số trang: 31 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 22 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24635 tài liệu

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Më ®Çu Khi ho¹t ®éng cã quy m« ngµy cµng lín vµ møc ®é c¹nh tranh ngµy cµng quyÕt liÖt ng-êi ta ngµy cµng ®Æc biÖt quan t©m ®Õn yÕu tè tæ chøc qu¶n lý. V× trong tr-êng hîp ®ã nÕu qu¶n lý kh«mg tèt, kh«ng cã bµi b¶n, kh«ng khoa häc, th× trôc trÆc sÏ rÊt nhiÒu, l·ng phÝ tæn thÊt sÏ rÊt lí, hiÖu qu¶ kh«ng cao, rÊt dÔ bÞ ®æ vì, ph¸ s¶n. Tõ l©u §¶ng vµ Nhµ n-íc ®· quan t©m n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý Nhµ n-íc , qu¶n lý x· héi, qu¶n lý kinh tÕ , qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ …. §Æc biÖt trong giai ®o¹n c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n-íc .§¶ng vµ Nhµ n-íc ta ®· vµ ®ang cã nh÷ng quyÕt s¸ch cô thÓ cho viÖc ®µo t¹o nh©n lùc qu¶n lý. HiÖu lùc cña tæ chøc qu¶n lý lµ nh©n tè chñ yÕu quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng kinh doanh. Trong thùc tiÔn qu¶n lý doanh nghiÖp, nh÷ng sai lÇm hoÆc thiÕu sãt vÒ x©y dùng vµ vËn hµnh tæ chøc qu¶n lý th-êng dÉn ®Õn sù suy gi¶m hiÖu lùc ®iÒu hµnh, g©y rèi 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 lo¹n trong ho¹t ®éng kinh doanh ;hËu qu¶ khã tr¸nh khái lµ môc tiªu cña doanh nghiÖp kh«ng ®¹t ®-îc,thËm chÝ dÉn ®Õn nguy c« ®æ vì m¹c dï cã nh÷ng thuËn lîi kh¸c(nh- thÞ tr-êng,nguån vèn,c«ng nghÖ…) T×m kiÕm vµ thùc hiÖn tèt t¸m nguyªn t¾c c¬ cÊu b¶n cña qu¶n lý ®Ó øng dông vµo t×nh h×nh thùc tÕ cña c¸c doanh nghiÖp lµ mét viÖc rÊt h÷u Ých vµ cÇn thiÕt ®èi víi b¶n th©n doanh nghiÖp.víi thêi gian vµ hiÓu biÕt cßn Ýt.m xin tr×nh bµy bµi tiÓu luËn víi chñ ®Ò:T¸m nguyªn t¾c c¬ cÊu b¶n cña qu¶n lý vµ mèi liªn hÖ biÖn chøng víi thùc tÕ c¸c doanh nghiÖp" Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ThÇy C« ®· gióp ®ì em hoµn thµnh bµi tiÓu luËn. Do thêi gian vµ kh¶ n¨ng cã h¹n nªn bµi tiÓu luËn cßn cã nh÷ng h¹n chÕ, thiÕu sãt. V× vËy em rÊt mong ®-îc nh÷ng lêi chØ b¶o cña c¸c ThÇy, C« ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn tèt h¬n bµi tiÓu luËn nµy. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Néi dung I. Nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú mét tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ, vËn dông c¸c nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc ; nh÷ng nguyªn t¾c nµy suÊt ph¸t tõ thùc tiÔn qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan . Nguyªn t¾c tËp chung d©n chñ ®-îc coi lµ nguyªn t¾c c¬ b¶n bao trïm c¸c lo¹i tæ chøc. Tuy nhiªn, nã cÇn ®-îc vËn dông s¸t hîp víi tÝnh chÊt tõng lo¹i tæ chøc cã ph-¬ng thøc ho¹t ®éng kh¸c nhau ( tæ chøc chÝnh trÞ , tæ chøc kinh doanh…) Víi tæ chøc qu¶n lý kinh doanh (doanh nghiÖp), ®ã lµ nguyªn t¾c: tù chñ, tù chÞu tr¸ch nhiÖm( 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 trong khu«n khæ thÓ chÕ, bao gåm luËt ph¸p vµ quy chÕ), cã hiÖu lùc ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Tõ nguyªn t¾c chung ®ã nhiÒu nhµ khoa häc qu¶n lý ®· x¸c lËp 8 nguyªn t¾c cô thÓ nh- sau: C«ng ty nhùa Hµ néi lµ mét doanh nghiÖp nhµ n-íc, lµ thµnh viªn cña tæng c«ng ty nhùa ViÖt nam, cã t- c¸ch ph¸p nh©n h¹ch to¸n ®äc lËp, c¬ së chÝnh t¹i 27 Hai Bµ Tr-ng Hµ néi. HiÖn trong c«ng ty ®©ng triÓn khai ®Ó x©y dùng c¬ së míi ë thÞ trÊn Sµi ®ång Gia l©m Hµ néi nh»m thùcc hiÖn chñ tr-¬ng cña thµnh phè di dêi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ra khái trung t©m thµnh phè. C«ng ty cã tiÒn th©n lµ mét ph©n x-ëng nhùa thuéc c«ng ty nhùa §¹i Kim. Nh- vËy kÓ tõ ngµy ®-îc thµnh lËp ®Õn nay c«ng ty lu«n hoµn thµnh kÕ ho¹ch trªn giao vµ v-ît chØ tiªu. C«ng ty lu«n cã nhøng s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn ®-îc ¸p dông vµo s¶n xuÊt,vµ lµm gi¶m chi phÝ vµ tiÕt kiÖm cho c«ng ty. Theo môc tiªu c«ng ty tæ chøc kinh doanh c¸c s¶n phÈm nhùa ( plastic) trong s¶n xuÊt c«ng nghiÖp còng nh- c¸c mÆt hµng gia dông nh- x«, chËu… 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 1 Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc; tõ chøc n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp ; vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ng-êi ®¸p øng yªu cÇu. §©y lµ tr×nh tù logÝc cña tæ chøc kh«ng ®-îc lµm ng-îc l¹i hoÆc tuú tiÖn . a. §Ó thùc hiªn môc tiªu ®· ®Ò ra( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt th-¬ng m¹i hoÆc dÞch vô nµo ®ã) cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp suÊt ph¸t tõ bèn chøc n¨ng cña qu¶n lý: ho¹ch ®Þnh , tæ chøc, ®iÒu kiÓn – phèi hîp vµ kiÓm tra. Mçi bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®-îc thùc hiÖn phÇn viÖc ®-îc ph©n c«ng, ph©n cÊp qu¶n lý. Chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ hoÆc kh«ng nhËn thøc râ sÏ kh«ng cã c¨n cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu. Chøc n¨ng trïng chÐo sÏ lµm cho bé m¸y cång kÒnh, tr¸ch nhiÖm kh«ng râ, ho¹t ®éng trôc trÆc. b. Bé m¸y ®-îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng; cã chøc n¨ng th× ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng. Kh«ng thÓ lËp ra bé m¸y mét c¸ch tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 quan ®Õn chøc n¨ng( ch¼ng h¹n ®Ó cã chç cho sè ng-êi d- thõa hay sao chÐp m« h×nh tæ chøc kh¸c…) c. Bé m¸y ho¹t ®éng ®-îc lµ nhê con ng-êi víi chøc n¨ng vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ng-êi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò( c¸c lo¹i c¸n bé, nh©n viªn) sè l-îng (cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o c¸c phÇn viÖc) vµ tiªu chuÈn ( tr×nh ®é, n¨ng lùc, phÈm chÊt). Kh«ng thÓ v× con ng-êi mµ sinh ra bé m¸y kh«ng thùc sù cÇn thiÕt. ViÖc ph©n c«ng, x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ rµng lµ c¬ së ®Ó cã bé m¸y hîp lý( gän nhÑ, cã ch©t l-îng). Sù bè trÝ, ph©n c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn” vôa thôa vôa thiÕu ng­êi” nhiÖm vó kh«ng ho¯n th¯nh tèt tr²ch nhiÖm thiÕu râ rµng; h¬n nòa cßn t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng láng lÎo kû c-¬ng. Chøc n¨ng, nhiÖm vô C«ng ty lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh. Ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng c«ng nghiÖp vµ gia dông b»ng nhùa cung cÊp b¸n thµnh phÈm cho c¸c c«ng ty kh¸c vµ b¸n c¸c mÆt hµng gia dông tíi ng-êi tiªu dïng. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 2 Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®-îc ph©n chia thµnh c¸c phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý, dµnh m¹ch cho mçi bé phËn m«i c¸ nh©n chiu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. a. Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ng-êi thùc hiÖn cã thÓ hoµn thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Nã còng ph¶i t¹o ®-îc vµ duy tr× mèi liªn kÕt, phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc. TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®-îc kiÓm nghiÖm qua c¸c c©u hái. - Nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung ch-a? - Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn, tõng ng-êi ®· râ rµng ch-a? Ng-êi ®-îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng ch-a? - Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®-îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng ? NhiÖm vô nµo ch-a ®-îc ph©n c«ng? - Khèi l-îc viÖc ®-îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng? PhÇn viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ? 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - C¸ch ph©n chia ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ng-êi ®iÒu hµnh (phô tr¸ch chung) n¾m ®-îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng? b. Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang( chuyªn m«n ho¸) vµ sù ph©n cÊp theo chiÒu däc( cÊp bËc). Sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn sö dông, thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. ë n-íc ta, ®©y lµ vÊn ®Ò cßn ch-a ®-îc lµm ®ñ râ ( ®èi víi doanh nghiÖp nhµ n-íc).C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt – dÞch vô vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph-¬ng thøc phèi hîp cïng phôc tïng. Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®-îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bÊc qu¶n lý tõ trªn xuèng d-íi; th«ng th-ßng gåm ba cÊp c¬ b¶n: c©p cao(toµn doanh nghiÖp ), cÊp trung gian (doanh nghiÖp thµnh viªn, ph©n x-ëng , bé phËn dÞch vô chi nh¸nh) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi). øng víi c¸c cÊp qu¶n lý lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch: gi¸m 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ®èc (cïng c¸c phßng, ban); qu¶n ®èc ( cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp); tæ tr-ëng hoÆc ®éi tr-ëng…HÖ thèng däc ®-îc ®iÒu hµnh qua hÖ ®iÒu kiÓn – phóc tïng víi thø tù “bËc thang” ( t²c ®éng theo tõng nÊc). Tõ nguyªn t¾c 2 : Ta thÊy sù øng dông cña c«ng ty nhùa nh- sau : Néi dung cña tõng bé phËn ®· ®-îc ph©n c«ng mét c¸ch râ rµng.C¸c bé phËn ®-îc ph©n c«ng ®Òu ®· n¾m râ phÇn viÖc cña m×nh . - Ph©n x-ëng s¶n xuÊt cã nhiÖm vô s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm nhùa - Ph©n x-ëng hoµn thiÖn cã nhiÖm vô hoµn thiÖn c¸c b¸n thµnh phÈm ®Ó t¹o ra s¶n phÈm qua c¸c kh©u nh- gät,ba via,l¾p gi¸p,s¶n xuÊt bao b× ®ãng gãi. - Khèi l-îng cña c¸c ph©n x-ëng cã thÓ coi lµ ®ñ søc thùc hiÖn. - Víi c¸ch ph©n chia nµy gióp gi¸m ®èc c«ng ty n¾m ®-îc toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 3 NhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ quyªn h¹n ph¶i t-¬ng xøng. a. Chøc n¨ng( l©u dµi) hoÆc nhiÖm vô (tõng viÖc) giao cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo ph¶i g¾n víi tr¸ch nhiÖm mµ bé phËn hoÆc c¸ nh©n ®ã ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ng-êi chÞu tr¸ch nhiªm vµ tr-íc ai? ChØ khi nh©n râ tr¸ch nhiÖm, mçi ng-êi míi tËn t©m tËn lùc, d¸m nghÜ d¸m lµm vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Vµ do ®ã, chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ng-êi thùc hiÖn cã kh¶ n¨ng ®¶m ®-¬ng. Cã bèn lo¹i tr¸ch nhiÖm: tr¸ch nhiÖm tËp thÓ tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, tr¸ch nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng. Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vd chÕ ®é lµm viÖc cua héi ®«ng qu¶n trÞ), trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm , kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång. Trong chÕ ®é thñ tr-ëng( hÖ thèng ®iÒu hµnh) ph¶i x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n cña ng-êi phô tr¸ch còng nh- ng-êi ®ùoc ph©n c«ng. §èi víi nh÷ng bé ph©n , 10 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nh÷ng ng-êi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi tøc lµ m«t phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp .Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ sù chia sÎ tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cu¶ c¶ doanh nghiÖp, chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ. Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ hµnh chÝnh hoÆc vÒ ph¸p lý; cã tr-êng hîp ph¶i båi th-¬ng thiÖt h¹i ®· g©y ra. b. QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyªn lùc ®-îc giao ®Ó thùc thi nhiÖm vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù ph©n ®Þnh quyÒn lùc t-¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm ph¶i võa ®ñ( kh«ng thiÕu kh«ng thõa) vµ ph¶i râ rµng. Giao quyÒn h¹n kh«ng ®ñ sÏ kh«ng quy tr¸ch nhiÖm,hËu qu¶ lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ph¶i san sÎ; tao ra sù tËp trung qu¸ møc , han chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d-íi dÔ sinh tÖ n¹n quan liªu vµ láng lÎo kû c-¬ng. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n ( th¶ næi quyªn lùc) lµ t×nh huèng xÊu nhÊt, t¹o ra t×nh tr¹nh kh«ng kiÓm so¸t ®-îc hµnh ®éng cña cÊp d-íi; hËu qu¶ cã thÓ theo hai h-íng: hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®-îc nhiÖm vô, kh«ng quy ®-îc tr¸ch nhiÖm (do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã), hoÆc lµ tuú tiÖn l¹m dông quyÒn lùc, “lÊn s©n” v¯ can thiÖp v­ît cÊp. Mét nh¯ nghiªn cøu vÒ qu°n lý ®± nhÊn m³nh: “l±nh ®³o chÝnh l¯ biÕt ph©n ®Þnh quyÒn lùc”. Ng-êi qu¶n lý cÇn tù ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm: - §· giao cho cÊp d-íi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt ch-a , cßn thiÕu quyÒn h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh ®-îc tr¸ch nhiÖm ? Cã quyÒn h¹n nµo giao qu¸ møc kh«ng? - CÊp d-íi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®-îc giao ch-a, nh÷ng ®iÒm nµo quy ®Þnh ch-a ®ñ râ? - Khi thÊy cÊp d-íi v-ît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt sö lý ng¨n chÆn vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng? - B¶n th©n cã cho phÐp m×nh v-ît qu¸ quyÒn h¹n ®-îc giao kh«ng ? 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ó ph¶i x©y dùng chÕ ®é tr¸ch nhiÖm víi néi dung va giíi h¹n rµnh m¹ch; g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n cho mçi cÊp mçi chøc danh qu¶n lý. §ã lµ c¬ së duy tr× kØ c-¬ng vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc. Tõ nguyªn t¾c: 3 - Tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña gi¸m ®èc: T×m kiÕm c¸c hîp ®ång ,t¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho c«ng nh©n viªn… - §èi víi c¸c qu¶n ®èc th× gi¸m ®èc giao cho nhiÖm vô lµ ph¶i hoµn thµnh c¸c kÕ ho¹ch vµ chi tiªu¬ng ®-¬ng víi nã lµ c¸c quyÒn h¹n ®Ó thùc hiÖn ®-îc tr¸ch nhiÖm. - §èi víi tõng c¸n bé trong c«ng ty còng ph¶i thùc hiÖn tètc¸c nhiÖm vô cña mçi c¸ nh©n vµ ph¶i chiô tr¸ch nhiÖm tr-íc cÊp trªn qu¶n lý trùc thuéc…. Nguyªn t¾c 4 CÇn x¸c lËp vµ sö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng, chÕ ®é c«ng t¸c lÒ lèi lµm viÖc. 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè träng yÕu trong c¬ chÕ vËn hµnh ( phÇn mÒm) cña tæ chøc, thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc. X¸c lËp vµ sö lý ®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé, hµi hoµ cña guång m¸y ho¹t ®éng; kh«ng ch«ng chÐo, v-íng m¾c, m©u thuÉn nhau. CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông phï hîp, trªn c¬ së mét sè ®Æc ®iÓm chung sau: - Tr-íc hÕt,cÇn nhËn thøc ®-îc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo (ngang hay däc) trong mèi quan hÖ sö lý. Tõ ®ã thÊy ®-îc cô thÓ ®èi t¸c quan hÖ (liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nhthÕ nµo); nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi quan hÖ (qua v¨n b¶n, qua ®iÖn tho¹i hoÆc gÆp trùc tiÕp). - CÇn ph©n biÖt c¸c mèi qua hÖ l©u dµi, th-êng xuyªn vµ mèi quan hÖ ®ét xuÊt, t¹m thêi ®Ó sö lý ®óng. Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr× liªn tôc ( th-êng cã ®Þnh kú), tr¸nh ®øt qu·ng l©u. Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt, cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm. - ChÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu trØnh hµnh vi cña c¸c ®èi t-îng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng, ®-îc x©y dùng thµnh lÒ nÕp vµ thãi quen; thÓ hiÖn sù 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 rµng buéc cña tæ chøc. ChÕ ®é c«ng t¸c mang tÝnh æn ®Þnh t-¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ; ®ã lµ c¸c chÕ ®é sinh ho¹t tËp thÓ ( héi nghÞ, héi ý héi b¸o), chÕ ®é th«ng tin ( b¸o c¸o, truyÒn ®¹t, th«ng b¸o, thØnh thÞ) chÕ ®é kiÓm tra, ®«n ®èc, ( th-êng xuyªn, ®Þnh kú), chÕ ®é tr¸ch nhiÖm ( ®¸nh gi¸, sö lý tr¸ch nhiÖm), chÕ ®é khen th-ëng, kû luËt, .v.v…LÒ lèi lµm viÖc cÇn ®-îc kh«ng ngõng söa ®æi, c¶i tiÕn ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi. - C¬ së cña viÖc sö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ chøc n¨ng cña tõng bé phËn, tõng chøc danh víi ®-êng ranh giíi ®òng v¯ râ, song kh«ng biÖt lËp. Trªn thùc tÕ, c²c “vïng tr²ch nhiÖm” th­êng cã sù “giao thoa” “chèng lÊn”, thÓ tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc. Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt buéc ph¶i v-ît ranh giíi trong chõng mùc nµo ®ã, thËm chÝ can thiÖp v-ît cÊp; song kh«ng ®-îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi t¸c th«ng c¶m, tr¸nh n¶y sinh th¾c m¾c, ghi kþ, ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh th-êng. NÕu qu¸ c©u nÖ, cøng nh¾c, cã thÓ lµm háng viÖc vµ lµm n¶y sinh tÖ n¹n quan liªu. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 5 B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ k×p thêi, trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao. Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt vµ cã hiÖu lùc th-êng xuyªn ®ßi hái sù trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i tr-êng ho¹t ®éng; vÒ t×nh h×nh, chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nhiÖm. Nh÷ng th«ng tin ®ã gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Ò ra ®óng ®¾n, s¸t hîp nhÊt. §©y lµ hÖ thèng thÇn kinh cña c¬ thÓ tæ chøc, cÇn cã ph¶n øng nhanh nh¹y víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c. Ng-êi phô tr¸ch ë mçi cÊp, mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch gi¶i ®¸p c¸c c©u hái: - Nh-ng th«ng tin g× cÇn ®-îc biÕt ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh tèt? - CÊp d-íi cã ph¶n ¸nh, b¸o c¸o th-êng xuyªn, kÞp thêi kh«ng? - C¸c th«ng tin nhËn ®-îc cã chÝnh x¸c, trung thùc, ®¸ng tin cËy kh«ng? CÇn thÈm tra l¹i th«ng tin g×? 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Qua c¸c th«ng tin ®· nhËn ®-îc, cÇn ph©n tÝch ®Ó rót ra nh÷n kÕt luËn thiÕt thùc g× cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh? - B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt ch-a? - C¸c bé phËn cïng cÊp cã th-êng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ kinh nhiÖm cho nhau kh«ng? - CÇn chÊn chØnh, cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m b¶o th«ng suèt vµ cã hiÖu qu¶. Tõ nguyªn t¾c 5. - Do yªu cÇu c«ng viÖc ®ßi hái ph¶i cã sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ,vµ kÞp thêi ,trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao . - Phßng kÕ ho¹ch cã thÓ coi lµ trung t©m cña c¸c kªnh th«ng tin ,tõ viÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ,hoµn thiÖn, c¬ cÊu khÝ,…§Ó c¸c ph©n x-ëng n¾m râ ®-îc th«ng tin tõ ®ã c¸c ph©n x-ëng còng cã c¸c th«ng tin qua l¹i theo chiÒu ngang ®Î phôc vô s¶n xuÊt 17 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyªn t¾c 6 Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Ó kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô; qua ®ã xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh, thóc ®Èy tiÕn ®é vµ ®óc kÕt kinh nhiÖm. Theo H.Fayol, kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, nh»m kiÓm chøng xem moi viÖc diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®Ò ra hay kh«ng. Qua ®ã, ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt, chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a, gi¶i quyÕt hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n. Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®-îc tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp, tõng ng-êi ®Ó ®«n ®èc, uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n bé, ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ, c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc; thËm chÝ c¶ tæ chøc bé m¸y. Trªn nguyªn t¾c, ng-êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng-êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò, ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. 18 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trªn nguyªn t¾c, ng-êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng-êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh trùc tiÕp kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò. Ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Êy ®ñ, chÝnh x¸c kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. Ng-êi ®iÒu hµnh cÇn biÕt; cÇn kiÓm tra c¸i g×, ë ®©u khi nµo, trong t©m kiÓm tra ë ®©u, ph¹m vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp. Bu«ng láng kiÓm tra hoÆc l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i. KiÓm tra chung chung, dµn ®Òu vµ h×nh thøc kh«ng nh÷ng v« bæ vµ cßn v« h×nh dung tóng, khuyÕn khich sai ph¹m, g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc. KiÓm tra th¸i qu¸ dån dËp, trµn lan th-êng g©y kh«ng khÝ c¨ng th¼ng th-êng thiÕu tin t-ëng lÉn nhau, h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d-íi; h¬n n÷a cßn cã thÓ g©y s¸o trén, ®×nh trÖ ho¹t ®éng cña bé m¸y. CÇn b×nh th-ên ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm tra th-êng xuyªn; khi kiÓm tra ®ét suÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã kÕt luËn râ rµng, sö lý døt ®iÓm vµ rót kinh nhiÖm. 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 VÒ phÝa c¸c ng-êi bÞ kiÓm tra, ph¶i ý thøc ®-îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm tra, s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®-îc thuËn lîi th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy ®ñ c¬ së vÒ nh÷ng ®iÒm ch-a nhÊt trÝ. Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp d-íi ®èi víi cÊp trªn. Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c thÓ hiÖn quyÒn lµm chñ tËp thÓ cña ng-êi lao ®éng ®-îc tiÕn hµnh cã tæ chøc, cã l·nh ®¹o, nh»m vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. Nguyªn t¾c 7 T¹o sù hîp t¸c g¾n bã gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc , gi÷a ng-êi ®iÒu hµnh víi tËp thÓ ng-êi lao ®éng víi môc tiªu chung. Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng, bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng; nh»m khai th¸c ®éng viªn nhiÖt t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc; t¹o ra bÇu kh«ng khÝ ®ång thuËn høng thó. Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®-îc thùc hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ: quan hÖ chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þnh chøc n¨ng vµ ®-îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ ( luËt ph¸p, quy ®Þnh hµnh chÝn vµ kû luËt néi bé) 20
- Xem thêm -