Tài liệu Tài liệu tham khảo sử dụng microsoft office 2007 giao diện tiếng việt

Giáo trình Tin học văn phòng PHẦN I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT OFFICE 2007 GIAO DIỆN TIẾNG VIỆT WINWORD, EXCEL, POWER POINT 1. Đặc điểm của Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 so với các phiên bản trước thì phiên bản 2007 đã khắc phục được hầu hết các hạn chế, mở rộng thêm các chức năng và các nhóm lệnh linh hoạt hơn. Đặc biệt hãng phần mềm Microsoft đã hỗ trợ gói sản phẩm ngôn ngữ giao diện Tiếng Việt đem lại thuận lợi cho những người sử dụng máy tính chưa thành thạo Tiếng Anh, gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng Việt này chỉ hỗ trợ cho bộ Microsoft Office 2007 có bản quyền. Microsoft Office 2007 có màn hình giao diện làm việc khác biệt so với các phiên bản trước về cả cấu trúc đến các Modul lệnh, đặc biệt được bổ sung thêm nhiều chức năng xử lý văn bản, xử lý dữ liệu nhanh chóng mà các phiên bản Office trước không có. 2. Màn hình làm việc và cấu trúc các nhóm lệnh. Lấy màn hình giao diện của Microsoft Winword để mô phỏng (Hình 1) Thanh chức năng Tab chức năng Các nhóm lệnh của Tab chức năng Thước căn lề và khổ giấy Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái Hình 1 Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 2 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng 3. Các thao tác cơ bản khi sử dụng Microsoft Office 2007. - Thanh chức năng: Chứa các nút lệnh hay dùng (dùng thường xuyên) như Lưu văn bản, In ấn, mở văn bản, sao chép, cắt dán … Các nút lệnh này hoàn toàn do người sử dụng thiết lập để phù hợp với công việc của từng người. Cách thiết lập thanh chức năng như sau. Bấm chuật vào nút Office ở góc trên bên trái màn hình làm việc của chương trình, sau đó chon Tuỳ chỉnh Word (hoặc Tuỳ chỉnh Excel, Tuỳ chỉnh Power Point) xuất hiện 1 cửa sổ, sau đó chọn tiếp vào mục “Tuỳ chỉnh” để cho phép chúng ta thiết lập các nút lệnh cho Thanh chức năng (hình 2). Các nút lệnh hay dùng khi thao tác Lựa chọn nhóm lệnh hiện thị Chú ý Mỗi nút lệnh được gán 1 số theo thứ tự để sử dụng làm phím nóng Mục “Tuỳ chỉnh” VD: Để mở văn bản ta nhấn Alt + 4, Liệt kê các nút lệnh của nhóm lệnh Để Ghi văn bản ta nhấn Alt + 1, Thêm nút lệnh vào thanh chức năng Thay đổi thứ tự của các nút lệnh Hình 2 Kết thúc các thiết lập chọn nút OK để ghi lại những thiết lập. - Tab chức năng: Chứa các nhóm lệnh theo chủ đề công việc: Tuỳ theo gói sản phẩm mà các Tab chức năng chứa các nhóm lệnh phù hợp với gói sản phẩm (Word, Excel, Power Point). Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 3 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng + Tab Trang đầu: Chứa các nhóm lệnh Bảng tạm, Phông, Đoạn văn, Kiểu, Soạn thảo. Trong các nhóm lệnh này chứa tất cả các lệnh thực hiện một công việc cụ thể của nhóm lệnh đã lựa chọn: Các lệnh phục vụ việc sao chép, di chuyển, các lệnh thay đổi về kiểu chữ, loại chữ, cỡ chữ, và các hiệu ứng đặc biệt của phông chữ. + Tab Chèn: Chứa các nhóm lệnh phục vụ chèn đối tượng vào văn bản như: Bảng biểu, hình ảnh, Hình dạng, ký hiệu đặc biệt, công thức toán học, chèn tiêu đề đầu, cuối của trang văn bản, đánh số trang văn bản … + Tab Bố trí trang: Chứa các nhóm lệnh về chủ đề văn bản, Thiết lập trang in (chọn khổ giấy, hướng in, đặt lề cho trang in …), Nền trang, Đoạn văn (thay đổi khoảng cách dãn dòng, dãn đoạn, căn lề đoạn văn bản), Sắp đặt … + Tab Xem lại: Chứa các nhóm lệnh soát lỗi văn bản, chú thích cho văn bản, theo dõi quá trình sửa chữa văn bản, nhóm lệnh bảo mật cho tài liệu … + Tab Xem: Chứa các nhóm lệnh chọn Dạng xem tài liệu, Hiện/ Ẩn các thanh thước hay đường lưới, Thu/phóng để xem tài liệu, các lệnh với Cửa sổ, Macro … Chú ý 1: Để sử dụng các Phím tắt trong Microsoft Office 2007 ta nhấn phím Alt và kết hợp với các chữ cái, chữ số được hiện thị khi nhấn phím Alt Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 4 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Các chữ cái và chữ số để sử dụng làm phím nóng Ví dụ: Để chọn Tab chức năng “Trang đầu” ta nhấn Alt + U Để chọn Tab chức năng “Bố trí trang” ta nhấn Alt + A Để chọn Tab chức năng “Tham chiếu” ta nhấn Alt + M Để chọn Tab chức năng “Gửi thư” ta nhấn Alt + I Để chọn Tab chức năng “Xem lại” ta nhấn Alt + X Để chọn Tab chức năng “Xem” ta nhấn Alt + Z Để chọn nút lệnh “Ghi” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 1 Để chọn nút lệnh “Undo” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 2 Để chọn nút lệnh “OPen” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 4 Chú ý 2: Ngoài việc sử dụng phím nóng để chọn chức năng nào? nhóm lệnh nào?Người sử dụng nhấn chuột trái tại đối tượng đó: Ví dụ: Để chọn nhóm lệnh “Đoạn văn” ta làm như sau: Nhấn nút trái chuột tại biểu tượng nhóm lệnh cần chọn (mũi tên) ở góc dưới, bên trái của Bấm chuột trái tại đây để mở cửa sổ chứa các lệnh và chức năng dùng để trình bày đoạn văn bản Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đoạn văn bản vào giữa Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đều đoạn văn bản theo hai lề Trái và Phải Chú ý 3: Tuỳ thuộc vào các gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint mà các Tab chức năng là khác nhau, các nhóm lệnh của Tab chức năng là khác nhau để phù hợp với công việc cụ thể của từng gói sản phẩm. Chú ý 4: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có một tính năng rất thuận tiện cho người sử dụng là bấm phải chuột vào đối tượng cần thao tác sẽ xuất hiện một thực đơn nhanh cung cấp các lệnh, nhóm lệnh phụ thuộc vào đối tượng mà lệnh tác động. Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 5 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Ví dụ 1: Đang làm việc trong bảng biểu mà bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Bảng biểu. Ví dụ 2: Chọn một khối văn bản sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Đoạn văn bản. Ví dụ 3: Chọn vùng các ô bảng tính của gói sản phẩm Excel sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Ô bảng tính (Căn chỉnh, định dạng dữ liệu cho các ô đã chọn …). Chú ý 5: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có rất nhiều cách để thực hiện một Lệnh, một công việc nhưng trong phạm vi cuốn tài liệu này thì sẽ cung cấp cho người sử dụng cách làm đơn giản nhất, dễ dùng nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. 4. Soạn thảo văn bản Tiếng Việt trên Microsoft Office 2007. 4.1 Nhập văn bản. Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu. a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 ký tự La tinh (các phím chữ, các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt). Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm. Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang được sử dụng như: VNI- được sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- được sử dụng nhiều ở miền Trung và ABC, Vietkey, UniKey thì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc. Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn. Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode. Với hệ thống Font chữ chuẩn mới này nên việc trao đổi thông tin đã trở thành đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ vẫn đang được sử dụng. Hiện nay tất cả các văn bản đã và đang sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode. Phần mềm Tiếng Việt giới thiệu trong cuốn tài liệu này là Vietkey hoặc UniKey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 6 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Để soạn thảo được văn bản tiếng Việt cần đồng thời thoả mãn các yêu cầu sau (Phần mềm Tiếng Việt VietKey hay Unikey phải được kích hoạt, Kiểu gõ và Bảng mã của phần mềm gõ tiếng Việt, Phông chữ của chương trình soạn thảo) * Phần mềm gõ Tiếng Việt. Khi nào xuất hiện biểu tượng hoặc ở góc dưới phải của màn hình Windows hoặc biểu tượng ở trên màn hình nền của Windows là khi “Phần mềm gõ Tiếng Việt” đã được kích hoạt - Nếu biểu tượng xuất hiện chữ V gõ văn bản tiếng Việt, chữ E gõ văn bản Tiếng Anh. Để chuyển đổi giữa gõ văn bản Tiếng Việt và văn bản Tiếng Anh, người sử dụng nhấn chuột lên biểu tượng V hoặc E hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển đổi chế độ gõ văn bản. * Kiểu gõ và Bảng mã của “Phần mềm gõ Tiếng Việt”. Nhấn phải chuột vào biểu tượng chữ V hoặc E để mở bảng điều khiển của phần mềm Tiếng Việt UniKey 4.0 chọn vào Tab bảng mã và kiểu gõ như sau: Hình 3 + Bảng mã: Chọn bảng mã Unicode nếu dùng Phông chữ Times New Roman, Tahoma, Arial … Chọn bảng mã TCVN3 nếu dùng Phông chữ VnTime, VnTimeH … (các phông chữ có vn ở trước tên) …. + Kiểu gõ: Chọn kiểu gõ Telex (Đây là kiểu gõ thường dùng nhất) * Phông chữ của phần mềm Soạn thảo (Word, Excel, PowerPoint). Trên chương trình soạn thảo văn bản người dùng phải chọn phông chữ theo bảng mã và kiểu gõ đã thiết lập (thiết lập ở bước Bảng mã và Kiểu gõ) Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 7 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Chọn phông chữ Times New Roman cho bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex Hình 4 Qui tắc gõ văn bản tiếng Việt như sau: Gõ Được chữ Gõ Được dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô j nặng ow ơ r hỏi w (uw) ư x ngã dd đ z Xoá dấu ee ê Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b. Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là: 1- Các phím chữ a, b, c, .. z; 2- Các phím số từ 0 đến 9; 3- Các phím dấu: ‘ , > < ?[ ] { }… 4- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu đặc biệt; 5- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường; Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 8 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 9 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng 6- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản (chấp nhận lệnh); 7- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab, di chuyển con trỏ; 8- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; 9- Sử dụng các phím mũi tên: ← ↑ ↓ → để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu (kết hợp với phím Shift để chọn hay bôi đen khối văn bản); 10- Sử dụng phím Page Up à Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình; 11- Phím Home, End đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản; 12- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ và đối tượng đã chọn như các tệp, thư mục, biểu tượng Shortcut, khối văn bản. 13- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ. 4.2 Thao tác trên khối văn bản. Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản (đối tượng chọn để sao chép như: Khối văn bản, ô bảng tính) bao gồm: Sao chép, Cắt Dán, Di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản. a. Sao chép. Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau: - Bấm giữ chuột và di chuyền qua vùng văn bản cần chọn. - Dùng các phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó. Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách: Bấm phải chuột ở giữa vùng đã được “Bôi đen” chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng “Sao” trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” thực hiện theo cách sau: Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 2 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Bấm phải chuột ở vị trí cần dán khối văn bản chọn Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 3 hoặc bấm Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng chuột vào biểu tượng trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của Tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V Sau khi thực hiện sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. người sử dụng có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất. b. Di chuyển khối văn bản. Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau: Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển; Bước 2: Ra lệnh di chuyển khối văn bản bằng một trong các cách: Bấm phải chuột ở giữa vùng đã bị “Bôi đen” chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng “Cắt” trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” bằng một trong các cách sau: Bấm phải chuột ở vị trí cần dán khối văn bản chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của Tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V. Chú ý: Thao tác Sao chép và Di chuyển được thực hiện tương tự khi thao tác trên gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint (đối tượng bôi đen có thể khác nhau). 5. Thiết lập đồng bộ ngày giờ cho máy tính. (Cài đặt ngày, giờ, đơn vị sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn Việt Nam) 5.1. Cài đặt ngày giờ hệ thống cho hệ điều hành. (Để thống nhất việc gửi báo cáo hay các văn bản có dữ liệu kiểu ngày tháng, đơn vị đo hay số liệu là kiểu số) - Mở START \Setting\Control Panel xuất hiện hộp thoại: Hình 5a Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 2 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Thay đổi ngày giờ hệ thống Hình 5a - Mở biểu tượng Regional and Language Options xuất hiện hộp thoại Hình 5b. Chọn mục Customize để khai báo Hình 5b Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 3 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng * Cài đặt định dạng ngày hệ thống. Hình 5c Kiểu định dạng ngày tháng mẫu Khai báo kiểu định dạng ngày tháng (dd-ngày; MM-tháng; yyyynăm) Kiểu ngày tháng hiện thị ở khay đồng hồ Hình 5c * Cài đặt kiểu dữ liệu là số (thập phân). Hình 5d Kiểu hiện thị mẫu khi thay đổi Ký hiệu phần thập phân (dấu thập phân) Số chữ số thập phân ngầm định Ký hiệu phân lớp hàng nghìn Hình 5c (Khai báo các thông số theo mẫu trong hình trên) Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 4 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng * Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu tiền tệ. Hinh 5d Kiểu hiện thị mẫu khi thay đổi Khai báo đơn vị tiền tệ Kiểu hiện thị tiền tệ Hình 5d * Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu giờ hệ thống Hình 5e. Ký hiệu và giải thích kiểu định dang giờ hệ thống Hình 5e Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 5 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng 5.2. Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 2007. - Chọn các ô cần định dạng dữ liệu. - Mở Tab chức năng “Trang đầu” chọn mục “Căn chỉnh” sau đó chọn tiếp nhãn “Số” để định dang dữ liệu.Hình 5f Danh sách các kiểu dữ liệu cần định dạng theo một mẫu có sẵn hay do người sử dụng tự khai báo (Tuỳ chỉnh) Hình 5f Kết thúc các khai báo, thiết lập chọn OK. Ghi chú: Yêu cầu tất cả các đơn vị sau khi tập huấn sẽ tiến hành cài đặt lại toàn bộ máy tính của đơn vị mình theo tiêu chuẩn gợi ý ở trên, để sau này tất cả các báo cáo, văn bản gửi về Sở giáo dục và Đào tạo được thống nhất và đúng theo quy định của tiêu chuẩn Việt Nam. (ngày, tháng, năm, số thập phân ...) Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 6 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng PHẦN II HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WINWORD 2007 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Winword 2007 là gói sản phẩm đã được hãng phần mềm Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung nhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt đã có ngôn ngữ Tiếng Việt hỗ trợ về giao diện cũng như về hướng dẫn sử dụng chương trình hoàn toàn bằng ngôn ngữ tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao. Là một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word 2007 của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword 2007. 1- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng; 2- Khả năng đồ hoạ mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v. 3- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. 4- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet. 1. Khởi động Winword 2007. - Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 theo như Hình 5: Hình 5 - Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word 2007 nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền (Desktop) của Windows … Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 7 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng 2. Môi trường làm việc của Winword 2007. Sau khi Winword 2007 được khởi động, màn hình làm việc như sau: Thanh chức năng Tab chức năng Các nhóm lệnh của Tab chức năng Thước căn lề và khổ giấy Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái Hình 6 2.1. Mở một tài liệu mới. Khi khởi động chương chình Word 2007 luôn mở sẵn một tài liệu mới (Documents) với tên tài liệu ngầm định là Document xx. Khi đang làm việc với một tài liệu của Word 2007 muốn mở một tài liệu mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. 2.2. Lưu trữ (Ghi) tài liệu vào đĩa cứng (Hard Disk). Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh (Tuỳ đặt) và phần mở rộng DOCX nếu ghi theo đinh dạng Word 2007 còn phần mở rộng là DOC nếu ghi theo định dang Word 97/Word 2003. Theo ngầm định của hệ thống khi cài đặt thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được cất vào thư mục C:\Documents and Settings\All Users\Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thư mục này bằng cách chọn đến thư mục cần thiết khi Ghi văn bản (tài liệu). Để thực hiện ghi tài liệu lên đĩa ta thực hiện như sau: Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 8 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 7) xuất hiện hộp thoại để thực hiện các thao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 8) kết thúc thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn. Lưu văn bảnvới định dạng Word2007 có phần mở rộng là DOCX Lưu văn bảnvới định dạng theo khuôn mẫu của tài liệu đã trình bày Lưu văn bảnvới định dạng Word2003 có phần mở rộng là DOC Lưu văn bảnvới một định dạng khác (Rich Text Format - RTF) Hình 7 Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu tệp văn bản Nhập tên File đặt cho văn bản cần lưu chữ Chọn kiểu định dạng Lưu trữ cho File văn bản Hình 8 Chú ý 1: Cần thực hiện thao tác Ghi văn bản thường xuyên trong quá trình soạn thảo văn bản, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, hay những trục trặc khác của máy tính. (Nhấn Ctrl + S). Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 9 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của tệp văn bản mà chưa kip ghi hoặc tệp văn bản chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi Word hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 9 Hình 9 Chú ý 3: Khi thực hiện ghi File văn bản trong cùng một Thư mục mà cùng tên thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết, phù hợp để lưu văn bản. Nếu chọn mục “Thay thế tệp hiện có” thì nội dụng File văn bản cũ được thay thế bằng nội dung của văn bản mới. (nội dung của file cũ không thể khôi phục lại được nữa). Hình 10 Hình 10 2.3. Mở tài liệu đã có trên đĩa cứng (Hard Disk). Để mở một văn bản Word 2007 đã có trên đĩa cứng, thực hiện như sau: Khởi động Word 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn nút lệnh Open xuất hiện hộp thoại Hình 11 và thực hiện theo các chỉ dẫn trên hình vẽ để mở văn bản theo cầu, kết thúc các thao tác chọn nút . Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi Word để mở. Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 10 Điện thoại: 0913 308 777 Giáo trình Tin học văn phòng Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp văn bản cần mở Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang làm việc) Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh sách các File Hình 11 2.4. Thoát khỏi môi trường làm việc Word 2007. Khi không làm việc với Word 2007, thực hiện một trong các cách sau: Mở nút Office chọn nút Thoát khỏi Winword nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào dấu màn hình làm việc của Winword. hoặc ở góc trên bên phải 3. Định dạng văn bản. 3.1. Thiết lập Tab. Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập và trình bày văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột. Bài toán đặt ra: Hãy tạo văn bản với dữ liệu như sau (không dùng bảng biểu để xử lý dữ liệu) STT Họ và tên Địa chỉ 1. Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn 2. Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du 3. Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi 4. Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 11 Điện thoại: 0913 308 777