Tài liệu Tài liệu ôn thi công chức văn phòng thống kê cấp xã

TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG VĂN PHÒNG THỐNG KÊ UBND XÃ Phần Quản trị văn phòng và văn hóa công sở của UBND xã Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong quản trị văn phòng u Bn D xa A. Những vấn đề chung về văn phòng và quản trị văn phòng UBND xã I. Khái niệm , chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và văn phòng UBND xã 1. Khái niệm Theo điều 110 Hiến pháp năm 2013, nước ta có các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia thành xã, thị trấn. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như: vụ, tổng cục thuộc bộ; sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố, các phòng, ban thuộc UBND huyện, thị xã... Trong UBND các cấp và các đơn vị chức năng thuộc UBND các cấp có một đơn vị làm công tác văn phòng, có tên gọi là văn phòng hoặc phòng Hành chính hoặc Phòng Hành chính Quản trị (sau đây gọi chung là văn phòng). Trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan. Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan ”. Khái niệm văn phòng có thể hiểu theo ba nghĩa: - Thứ nhất: Văn phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. - Thứ hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. - Thứ ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính. Từ đó có thể hiểu: Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc của UBND xã. Theo các văn bản hiện hành của chính phủ và Bộ Nội vụ, Theo qui định của Nghị định số 92/2009/NĐ-CP của Chính Phủ và Thông tư liên tịch số 03/2010/ TTLTBNV-BTC-BLĐTB&XH của Bộ nội vụ, Bộ tài chính và Bộ lao động thương binh - xã hội, ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban nhân dân có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê. Ngoài ra theo quyết định của UBND cấp tỉnh, căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của từng xã để bố trí thêm Công chức văn phòng- thống kê cấp xã. 2. Chức năng của văn phòng 1 Văn phòng (nói chung) có chức năng: tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Theo đó, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Theo đó, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. Chức năng của văn phòng UBND xã Văn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ sở vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Theo đó, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật. - Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Theo đó, văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban. Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã. 3. Nhiệm vụ Nhiệm vụ của văn phòng (nói chung): Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án. Bảo 2 đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã: a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình. Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban. b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương. Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản. c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã.. .Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp. d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có 3 trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua. đ) Tổ chức công tác tiếp dân Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết. e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa ” Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật. f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc. g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm... Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và UBND theo quy định hiện hành của nhà nước như: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm, trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc Uỷ ban nhân dân. h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật. 4 Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương. i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động. - Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. II. Quản trị văn phòng UBND xã 1. Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã “Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn phòng trong cơ quan và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.” Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội dung cơ bản là: Ở UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng Uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng Uỷ ban có cán bộ văn phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn phòng Uỷ ban do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo. Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở, thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn ở khu vực trung du, miền núi và dân tộc là trưởng thôn, bản. Trong công tác của trưởng thôn, bản có nhiều việc thuộc công tác văn phòng như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng bản làm ra gửi đi, đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến.. .Công tác văn phòng nói trên ở cấp thôn, bản cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng ở các cấp, các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. 2. Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể: a) Chức năng hoạch định trong Quản trị văn phòng UBND xã - Hoạch định trong Quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác định các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND phải thực hiện trong một 5 khoảng thời gian nhất định bao gồm việc: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ. Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác: Chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban; Chương trình công tác thường kỳ của văn phòng Uỷ ban; Chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch công tác; Xây dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần. Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. b) Chức năng tổ chức trong Quản trị văn phòng UBND xã Tổ chức trong Quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã, nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài liệu này. c) Chức năng Quản trị nhân lực Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu văn bản quy định của Nhànước về số dân, số lượng công chức và khối lượng công việc văn phòng tại cơ quan UBND xã để đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số lao động của văn phòng là mấy người; Xác định các chỉ số về lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v..để đề nghị UBND huyện tổ chức thi, tuyển dụng công chức cho UBND xã. d) Chức năng Kiểm tra trong Quản trị văn phòng UBND xã Kiểm tra trong Quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong Quản trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng như: Hoạch định; Tổ chức B. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng UBND xã I. Phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND xã 1. Khái niệm , ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ a) Khái niệm Trong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm riêng biệt so với các thể loại văn bản khác; Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp; Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương trình công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản. 6 Một là: chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng... Hai là: chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban như : Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn hoá, giáo dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản... b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳ Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian. UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi. 2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác một tuần; 3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thự hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v... Những nội dung công việc quan trọng cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn t h à n h .. Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết. 7 4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các căn cứ như: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v..; Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc, căc cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng bản thuộc quyền quản lý của Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Uỷ ban. Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã. Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành. 5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ Tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước. 6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác Trong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản. Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v.. 7. Tổng kết thực hiện chương trình 8 Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của ngành mình. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo của các ngành, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả Uỷ ban, biên tập thành văn bản trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký ban hành và đề ra chương trình công tác cho thời gian sau. II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã 1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lý Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác. Thông tin phục vụ quản lý có ba loại: - Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã. - Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã. - Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo UBND xã. 2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý a) Thu thập thông tin - Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp - Thông tin đến từ cấp dưới - Thông tin đến từ các cơ quan khác - Thông tin đến từ dư luận của xã hội - Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước - Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư v i ệ n . b) Phân tích thông tin Để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: - Thông tin có nội dung về nông nghiệp; - Thông tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; - Thông tin có nội dung về quân sự; - Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính q u y ề n . c) Cung cấp thông tin 9 Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân cô ng trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã, các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau: + Chủ tịch UBND: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội của địa phương. + Một Phó Chủ tịch UBND: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi trường. + Một Phó Chủ tịch UBND: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực công tác khác. + Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an. + Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự. Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí lãnh đạo. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã l. Tác dụng của các cuộc hội họp a) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã; Là cơ quan chấp hành của HĐND xã, có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hằng năm, quý, tháng, tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch. Việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng. Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong UBND được kịp thời nhanh chóng. b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tác Ở góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác dụng nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các cơ quan, tổ chức; Giữa UBND xã với nhân dân. Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm. Tránh được sự hiểu nhầm, suy luận, nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp, làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chínhquyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. 2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thểphân 10 chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây. a) Hội nghị Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị: Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề. Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác. b) Cuộc họp UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với Trưởng bản; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với Thường trực đảng uỷ, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân. 3. Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuan bị hội nghị Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo ... Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị. 11 b) Tổ chức hội nghị Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng. Trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v.. Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị; Đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị; Đảm bảo cho hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường. Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa, đài, y tế v.v.. phục vụ hội nghị. Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị; Tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị. c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúc Sau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan, cá nhân được thông báo. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn, không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác tháng, quý. Ở UBND xã, Chủ tịch thường là Chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để Chủ tài khoản quyết toán hội nghị. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 1) Tác dụng của đi công tác a) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã. b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng quan hệ công tác của UBND xã. 2). Các loại chuyến đi công tác của UBND xã 12 Ở cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây: + Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới; + Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học; + Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. 3). Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó. Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND phân công cho các bộ phận chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi. Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi nhiều hay ít. Việc chuẩn bị kinh phí cho chuyến đi phải xuất phát từ chế độ của nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí dự phòng. Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao, văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn. Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi công tác. Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian Chủ tịch Uỷ ban đi công tác để cán bộ, công chức biết và thực hiện. b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND xã đi công tác Trong trường hợp lãnh đạo đi công tác, văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức 13 thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo trước khi đi công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với lãnh đạo. c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo đi công tác về Sau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ tịch giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công tác. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã UBND xã là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. Vì vậy ngoài chế độ chung do các ngành các cấp ban hành, UBND xã cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù hợp với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND xã cần xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác dưới đây. 1. Nội quy ra vào cơ quan UBND xã. 2. Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND xã. 3. Quy định công tác ban hành văn bản của UBND xã. 3. Quy định công tác văn thư ở cơ quan UBND xã. 4. Quy định công tác lưu trữ của địa phương thuộc thẩm quản lý của UBND xã. 5. Quy chế làm việc của UBND xã. Thực hành Nội dung thứ nhất: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học viên đang công tác. 1. Mục đích Thông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao. 2. Yêu cầu Học viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được những nội dung phù hợp và khác so với bài học. 3. Phương pháp tiến hành - Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. - Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học viên làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn phòng cơ quan mình đang công tác. Học viên tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác hoặc chồng chéo so với bài học. 14 - Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung: + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm đúng như bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm nhưng không có trong bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác không phải làm so với bài học. Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế nào là phù hợp. Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo. - Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận. - Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung: + Ai (nêu chức danh) chỉ đạo. + Nhiệm vụ (làm những việc gì). Các học viên trao đổi ý kiến: + Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác. + Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn. Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức. Nội dung phần 2: Dự thảo bản báo cáo sơ kết công tác quý II và chương trình công tác quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác a) Mục đích - Thông qua soạn thảo, học viên nắm được các bước viết một bản báo cáo công tác thường kỳ. - Học viên biết được cụ thể hơn nội dung và bố cục của một bản báo cáo công tác thường kỳ. b) Yêu cầu Mỗi học viên tự viết bản báo cáo theo sự hướng dẫn của giáo viên. c) Phương pháp tiến hành - Giáo viên nhắc lại các bước viết bản báo cáo công tác thường kỳ. - Mỗi học viên tự viết bản báo cáo sơ kết công tác quý II và nhiệm vụ công tác quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác. - Một học viên viết bản báo cáo lên bảng. - Các học viên phát biểu về bản báo cáo của học viên viết trên bảng theo hướng dẫn của giáo viên: + Thể thức văn bản; + Bố cục bản báo cáo; + Nội dung bản báo cáo; 15 + Văn phong bản báo cáo. - Giáo viên nhận xét về bản báo cáo của học viên viết trên bảng và kết luận có tính định hướng cho học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo đó. Nội dung phần 3: Dự thảo chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của HĐND xã - nơi học viên công tác a) Mục đích Học viên biết lập bản chương trình của một hội nghị. Có thêm thực tế để vận dụng vào công tác của Uỷ ban nhân dân cấp xã đang công tác. b) Yêu cầu Học viên tự viết bản chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của HĐND cấp xã theo hướng dẫn của giáo viên. c) Phương pháp tiến hành - Giáo viên hướng dẫn những nội dung chính của một bản chương trình hội nghị. - Mỗi học viên tự viết bản chương trình hội nghị - Một học viên viết lên bảng bản chương trình hội nghị. - Các học viên phát biểu về bản chương trình hội nghị của học viên viết trên bảng: + Thể thức văn bản; + Nội dung của chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ HĐND xã; + Tính lô gích của một chương trình hội nghị HĐND xã tổng kết công tác một nhiệm kỳ; + Hình thức thể hiện của bản chương trình hội nghị; + Giáo viên nhận xét về bản chương trình của học viên viết trên bảng và kêt luận để học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản chương trình đó. Nội dung thứ 4: Dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên công tác a) Mục đích - Thông qua nội dung thực hành này, học viên nhận thức được đầy đủ hơn tác dụng của quy chế làm việc của UBND xã. - Sau thực hành, học viên có thêm kinh nghiệm về soạn thảo quy chế làm việc của Uỷ ban. Trên cơ sở đó, học viên có thể vận dụng cho thực tiễn của cơ quan đang công tác. b) Yêu cầu Học viên tự viết bản dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác. c) Phương pháp tiến hành - Lập đề cương bản quy chế: + Giáo viên hướng dẫn để học viên dự kiến khung đề mục (những mục lớn) của bản quy chế. + Một học viên viết dự thảo khung đề mục lên bảng. + Lớp thảo luận về khung đề mục của học viên viết trên bảng. + Giáo viên kết luận khung đề mục của bản quy chế. - Lập đề cương chi tiết của bản quy chế: + Giáo viên hướng dẫn cho học viên thảo luận về nội dung viết ở từng mục lớn 16 (mục lớn thứ nhất viết gì ? Mục lớn thứ hai viết gi ? ...). + Trên cơ sở phạm vi nội dung viết ở mỗi mục lớn, giáo viên hướng dẫn cho học viên phân chia nội dung ở mỗi mục thành các mục nhỏ. Học viên dự thảo đề cương chi tiết cho cả bản quy chế. + Một học viên viết lên bảng bản đề cương chi tiết. + Lớp thảo luận về bản đề cương chi tiết của học viên viết trên bảng. + Giáo viên kết luận về bản đề cương chi tiết của bản quy chế. - Dự thảo quy chế. + Trên cơ sở đề cương chi tiết đã thống nhất, mỗi học viên tự viết dự thảo bản quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác. + Một học viên viết bản dự thảo quy chế lên bảng. Giáo viên tổ chức cho lớp thảo luận từng phần của bản quy chế. + Giáo viên kết luận có tính định hướng về bản dự thảo quy chế làm cơ sở để mỗi học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản dự thảo của mình cho phù hợp với thực tiễn của cơ quan đang công tác. Bài 2. VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẢO ĐẢM VĂN HOÁ CÔNG SỞ CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG THỐNG KÊ Ở UBND XÃ I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 1. thiêt) Khái niệm về Văn hoá công sở (phần này bỏ đi một số nội dung không cần Trước khi tìm hiểu về Văn hóa công sở, ta tìm hiểu xem văn hóa là gì? Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo UNESCO lại có một định nghĩa khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua nhiều thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”. Còn theo học giả E.Heriôt thì “Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá” Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một loại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của mình với người khác. Hiện nay cách hiểu về Văn hóa công sở chưa hoàn toàn thống nhất. Có người quan niệm „rộng” cho rằng: Văn hóa công sở còn là một hệ thống giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tạo niềm tin về thái độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hiệu quả hoạt động. Văn hóa công sở bao gồm cả những quy định chính thức ghi thành văn bản pháp luật của nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị đã được thống nhất ban hành. Bên cạnh đó, trong mỗi cơ quan, tổ chức thường có những “tập quán” theo phong tục được mọi cá nhân trong tổ chức mặc nhiên thừa nhận và coi đó là quy 17 tắc ứng xử được mọi thành viên tuân thủ. Những quy định bất thành văn đó là những gì tinh túy nhất mà mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đúc kết bằng kinh nghiệm trong cuộc sống. Có quan điểm “hẹp” hơn thì lại cho rằng: Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; là phong cách làm việc; là ứng xử khi giao tiếp; là ý thức thực hành tiết kiệm và tự bảo vệ thương hiệu của chính đơn vị mình... Người cán bộ, công chức, viên chức dù làm việc trong loại hình tổ chức hành chính hay doanh nghiệp có khả năng thích ứng công việc trong các tổ chức khác nhau, có vốn kinh nghiệm sống phong phú và có hiểu biết hoặc kiến thức về Văn hóa công sở thì trong bất kỳ tình huống nào cũng tự mình điều chỉnh một cách hợp lý đạt hiệu quả cao trong công việc. Phong cách làm việc cũng tạo nét đẹp văn hóa của người cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Cần phải biết quý thời gian vàng ngọc, ngày 8 giờ làm việc và chịu tránh nhiệm trong công việc và cuộc sống. Vậy văn hoá công sở là gì? “Văn hoá công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần và vật chất được gây dựng nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một công sở. Văn hóa công sở bao gồm các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của cộng đồng, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của cộng đồng trong triển khai công việc và thực hiện các mục đích.” Hiểu một cách khái quát, Văn hóa công sở là một loạt các quy ước về hành vi mà các thành viên trong công sở dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hoá công sở còn là một hệ thống các giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin và thái độ của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc và hiệu quả hoạt động công sở. Cũng như văn hoá nói chung, Văn hoá công sở có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, Văn hoá công sở là sản phẩm của những người cùng làm trong một cơ quan, tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Rõ ràng Văn hoá công sở là nền tảng tạo nên giá trị, là yếu tố sống còn của cộng đồng. Trong những năm gần đây, rất nhiều học giả đã được Nhà nước đầu tư kinh phí và thời gian để nghiên cứu, xây dựng chuẩn mực Văn hoá công sở. Vấn đề Văn hoá công sở hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính Việt Nam. Chính vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐTTg Ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Nhiều địa phương, bộ ngành trên cả nước đã ban hành quy chế Văn hóa công sở tại địa phương, cơ quan. Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam cũng đã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể vân động phong trào xây dựng làng văn hoá, khu phố văn hoá, thôn buôn văn hoá nhưng thành công cũng mới chỉ là sự cảm nhận. Lý do đơn giản là chưa có công cụ đo lường và đặc biệt là chưa có một đội ngũ đông đảo công dân có kiến thức Văn hoá ứng xử thực hiện. Có người cho rằng: “Văn hóa công sở của một tổ chức là những nét đặc trưng cơ bản để phân biệt tổ chức này với tổ chức khác.” 18 2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại UBND xã ở Việt Nam (bỏ cụm từ cơ quan) 2.1 Văn hóa công sở là hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn tồn tại đan xen được mọi thành viên trong UBND xã thừa nhận. Khi nói đến Văn hóa công sở, người ta nghĩ ngay đến hệ thống các giá trị, bao gồm các giá trị vật thể và phi vật thể. Với các giá trị vật thể, ứng xử có thể dễ dàng xây dựng và quy ước. Tuy nhiên, các giá trị phi vật thể mới đóng vai trò cốt lõi. Các giá trị này được toàn thể thành viên ứng xử thừa nhận, chia sẻ, tôn vinh và các thành viên trong ứng xử cùng ứng xử theo nhằm theo đuổi sứ mệnh và đạt được mục tiêu của ứng xử. Hệ thống giá trị cốt lõi này trở thành động lực chủ yếu thúc đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong ứng xử với nhau, liên kết ứng xử giữa chủ thể với khách thể, liên kết ứng xử với xã hội nói chung. Tại nhiều cơ quan UBND xã đã có ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan; Nội quy khách ra, vào cơ quan; Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính; Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản; Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, Nội quy phòng cháy chữa cháy...Tất cả các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định này ngoài công cụ duy trì là luật pháp hành chính còn có sự hỗ trợ đắc lực của Văn hóa công sở. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính thì còn bị chê trách, lên án của cộng đồng thông qua Văn hóa công sở. Bởi vì, bên cạnh các quy chế, quy định hành chính tại bất kỳ cơ quan UBND xã nào cũng đều có tồn tại phong tục, tập quán văn hóa truyền thống mà các cá nhân khi tham gia vào hoạt động của cơ quan mang theo như một hành trang bất ly thân. Đó chính là cách ứng xử theo văn hóa vùng miền, dân tộc của xã hội mà cá nhân đó đang sống. Cụ thể tại hầu hết các xã ở Việt Nam hiện nay đều có thói quen tôn trọng, yêu thương đồng nghiệp tôn trọng các cá nhân khác lớn tuổi hơn, tôn trọng chức vụ hành chính, vị trí xã hội cao hơn, coi trọng và quý mến người cùng cơ quan, cùng quê hơn.v.v.. Trong đó yếu tố cao tuổi được đặt lên trên các yếu tố khác do tâm lý và tập quán “kính lão đắc thọ” của văn hóa Á đông Việt Nam. Yếu tố họ hàng, cùng cơ quan, cùng quê trong nhiều mối quan hệ được ưu tiên hơn các yếu tố khác vì từ xưa ông cha đã dạy: “trong họ ngoài làng” hoặc “đánh nhau hàng tổng, giữ hàng xã”. Những trường hợp vị phạm quy tắc ứng xử này sẽ bị chê bai, dè bỉu hoặc bị cô lập bởi dư luận. Khi giải quyết công việc tại các cơ quan UBND xã, hệ quy chiếu để xem xét vấn đề, giải quyết công việc thường kết hợp chặt chẽ cả hai yếu tố: Hành chính theo luật pháp và ứng xử theo chuẩn văn hóa chung đã được cả tập thể thừa nhận như một giá trị mặc nhiên. Chính vì vậy, trong một số trường hợp việc xử phạt của các chế tài hành chính của cơ quan UBND tác động đối với cá nhân vi phạm không hiệu quả bằng dư luận và thái độ của các thành viên khác trong cơ quan. Đặc biệt là đối với các hành vi vi 19 phạm chuyên môn nghiệp vụ nếu còn vi phạm thêm yếu tố thuộc phạm trù tình cảm, đạo đức hoặc ứng xử thì sẽ bị xem xét, đánh giá khác. Ví dụ như cùng với hành vi vi phạm là: Biển thủ công quỹ nhưng nếu là vì lý do nuôi người thân ốm đau sẽ được cả thủ trưởng cơ quan và dư luận xem xét đánh giá khác hoàn toàn với lý do biển thủ công quỹ dùng cho việc mưu lợi cá nhân khác.... Tóm lại, Văn hóa công sở định hướng suy nghĩ và hành động của các thành viên ứng xử, chi phối cảm nhận, suy nghĩ và hành động của chủ thể với khách thể và xã hội. Để Văn hóa công sở thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả, các nhà quản lý cần chủ động xác lập và phát triển hệ thống các giá trị cốt lõi phù hợp. Ngược lại, các giá trị văn hóa không phù hợp sẽ là trở lực lớn cho quá trình phát triển của cơ quan. 2.2 Văn hoá công sở được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, nếp sống chuẩn mực trong UBND xã. Văn hóa công sở có ảnh hưởng quan trọng trong việc điều hành một cơ quan, tổ chức. Văn hóa công sở hình thành phát triển và tạo nên một mối quan hệ gắn bó trong số cán bộ công sở, kết nối các cá nhân và cải thiện mối quan hệ làm việc trong công sở. Bên cạnh đó, Văn hóa công sở còn có một đặc điểm khác là nó góp phần quan trọng tạo nên đặc tính riêng của tổ chức. Hiệu quả tích cực từ Văn hoá công sở là tạo ra tiếng nói mạnh, có giá trị cao trong việc lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của công sở, đồng thời tạo ra được hình ảnh đẹp, toàn diện của một tổ chức và ngược lại. Trong hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và cơ quan UBND xã nói riêng, Văn hóa công sở đang tồn tại còn là một loại phong tục và là quy định không thành văn về hành vi ứng xử trong cơ quan. Trong một cơ quan nào cũng vậy, mọi thành viên của cơ quan khi giao tiếp, ứng xử nội bộ - đối nội và tiếp dân, tiếp khách - đối ngoại ngoài việc thực hiện các quy định của luật pháp các cá nhân còn phải luôn chú ý tuân thủ những “định ước ngầm” còn gọi là “lệ làng”. Phải thẳng thắn thừa nhận rằng: Quy định của nhà nước, trong một số trường hợp tại một số địa phương đã và đang có một số “biến tấu hoặc du di” theo lệ. Đây là một nét văn hóa đặc biệt của nhiều vùng làng xã Việt Nam còn bị ảnh hưởng nặng nề của quan niệm cổ xưa “phép vua thua lệ làng”. Hiện nay, tại nhiều địa phương, các cấp lãnh đạo đang cố gắng triển khai Quyết định số số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tại những điạ phương lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện có triển khai và chỉ đạo quyết liệt việc thực hiện văn bản thì tại cấp xã đã có nhiều chuyển biến. Bước đầu các cán bộ, công chức xã đã có tác phong làm việc, ứng xử theo chuẩn văn hóa. Từ đây, Văn hóa công sở đã bước đầu tác động tới các công dân khi đến làm việc tại cơ quan UBND xã, sau đó đã có tác động bước đầu tới mọi cá nhân khác ngoài cơ quan UBND. 2.3 Biểu hiện của hệ thống phân cấp quyền lực hành chính và vị trí xã hội tại UBNDxã . ụ U , I Tại cơ quan UBND xã hay tại bất kỳ một sơ quan, tổ chức nào đều tồn tại một hệ thống cấp bậc, chức vụ. Trong các cơ quan nói chung, tại cơ quan UBND nói riêng luôn tồn tại hình thức dây chuyền mệnh lệnh. Điều quan trọng nhất là dây chuyền 20