Tài liệu Tài liệu ôn tập môn quản trị văn phòng

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Câu 1: Nêu khái niệm chức năng của Văn Phòng?  Khái niệm: Văn phòng là nơi làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.  Chức năng: a) Giúp việc điều hành  Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc  Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch  Tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan. b) Tổ chức tham mưu tổng hợp Tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. c) Hậu cần, quản trị Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện điều kiện làm việc cho cơ quan. Câu 2: Nêu khái niệm, chức năng của quản trị? Phân biệt công việc quản trị và công việc hành chính văn phòng?  Khái niệm Administration: sự quản trị, sự hợp tác của một số người trong 1 tổ chức để thực hiện mục tiêu mà cả người theo đuổi bằng một phương cách có hiệu quả nhất. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đề ra.  Chức năng:  Hoạch định: Xây dựng chương trình mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quy định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hình thành các mục tiêu đó.  Tổ chức: Lựa chọn, bồi dưỡng và săp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân bộ phận đó.  Lãnh đạo: Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ thể, động viên, khuyến khích nhân viên.  Kiểm tra: + Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình và kết quả của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch áp dụng các biện pháp xử lí (khen thưởng, xử phạt) +Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình biện pháp tổ chức thực hiện.  Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị Giống nhau: Mọi thành viên đều thực hiện công việc HCVP, nhưng cấp quản trị càng cao thì các công việc HCVP càng ít và công việc quản trị càng nhiều. Khác nhau: Công việc HCVP Công việc quản trị Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại…do các nhân viên HCVP thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng. Câu 3: Nêu khái niệm và chức năng của thư ký?  Khái niệm: Là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ HCVP, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.  Chức năng:  Nhóm chức năng liên quan đến văn bản Xử lý văn bản đi - đến (đăng kí các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, qui định của thủ trưởng, khảo sát văn bản…).  Nhóm chức năng thuộc quản lí công việc: Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác. Câu 4: Nêu phương pháp phân loại thông tin trong quản lý hành chính? Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau: a) Phân loại theo kênh tiếp nhận Thông tin có hệ thống: Là những thông tin được cập nhật theo chuỗi chu kỳ hệ thống đã định sẵn như: Bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm,… Thông tin không hệ thống: Là những thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, không đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin. b) Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước VD: Những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phamj pháp luật, thông tin về thành tựu khoa học – kĩ thuật,… Thông tin báo cáo: Tình hình sự kiện, hoạt động. Các nhà quản lý cần được cung cấp các bản tin hằng ngày, tháng, … c) Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động Thông tin kinh tế: Những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế như: Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, thị trường, … Thông tin Chính trị - Văn hóa: Những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, giáo dực, y tế, dân số, an ninh quốc phòng, môi trường, ngoại giao,… d) Theo tính chất thời điểm nội dung Thông tin quá khứ Thông tin hiện hành Thông tin dự báo e) Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác Theo quan hệ quản lý: Thông tin từ trên xuống dưới, Thông tin từ dưới lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo. Theo nguồn thông tin: Thông tin chính thức và thông tin không chính thức. Câu 5: Qui định xử lý thông tin trong Doanh Nghiệp? Cần xây dựng quyết định trong việc báo cáo xử lý thông tin của công việc hằng ngày của doanh nghiệp cụ thể gồm các loại thông tin như sau: + Thông tin từ bên ngoài công ty + Thông tin từ công ty ra ngoài + Thông tin truyền đạt giữa các bộ phận Nhằm giải quyết công việc theo chức năng thông tin từ ban giám đốc chỉ đạo cho các bộ phận. a) Nguyên tắc truyền đạt và xử lý thông tin Thông tin có thể truyền đạt qua các loại hình như: Điện thoại, Fax, email, trực tiếp,… Việc giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn. Khi nhận được thông tin bộ phận nhận bắc buộc phải có phản hồi thông tin ngay trong bộ phận chuyển giao nếu không làm được theo thời hạn thì phải có phản hồi để bộ phận hoặc cá nhân giao thông tin sắp xếp. b) Phương pháp xử lý với các loại thông tin  Với thông tin từ bên ngoài công ty Với thông tin từ các công văn, thư từ từ bên ngoài, Nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mẫu. Sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào, chuyển đến bộ phận thì yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến. Với thông tin khác bằng điện thoại: Trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến các bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết. Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết và xử lý thông tin theo mẫu.  Với thông tin từ trong công ty ra bên ngoài Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuân thủ các yêu cầu sau: phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh. Toàn bộ các nội dung kiểm soát văn bản ra bên ngoài công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi.  Thông tin từ bộ phận này qua bộ phận khác Thông tin của bộ phận bao gồm chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua các bộ phận và các nơi khác trong công ty. Khi chuyển thông tin phải dưới dạng văn bản như: Công văn, thông báo, Fax, hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan.  Thông tin do Giám đốc triển khai Đối với các thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên. Ngay sau khi triển khai, mọi người tham gia cuộc họp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuối biên bản (ghi trong sổ họp cuộc họp). Câu 6: Nêu khái niệm và phân loại hoạch định công việc HCVP?  Khái niệm: Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gốm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là xây dựng kế hoạch, chương trình công tác Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai các bước thực hiện.  Phân loại a) Hoạch định chiến lược Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn (trên 5 năm) và do nhà quản trị cấp cao thực hiện. b) Hoạch định chiến thuật Là đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn, có tính trung hạn (từ 1 đến 5 năm) và do cấp quản trị trung gian thực hiện. c) Hoạch định tác vụ, tác nghiệp ` Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (trong đó có hoạch định HCVP) và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện, thời gian dưới 1 năm. Câu 7: Khái niệm và vai trò, mức độ kiểm tra công việc HCVP?  Khái niệm: a) Kiểm tra chiến lược Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm,… Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính:  Môi trường vĩ mô: Yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KH-KT, yếu tố tự nhiên…Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô.  Môi trường vi mô: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới…Nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức. b) Kiểm tra chiến thuật Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết. Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng. c) Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai yêu cầu. Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện. Câu 8: Nêu khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư?  Khái niệm: Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thưc tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức Kiểm tra nhằm mục đích:  Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp.  Vai trò:  Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động hành vi không phù hợp.  Vai trò:  Khám phá ra những cái bất thường Là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,…của toàn xã hội.  Đặc điểm:  Xác định các cơ hội  Chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị lịch sử và thực tiễn.  Xử lý những tình huống phức tạp  Có độ chính xác cao  Phân quyền có hiệu quả hơn  Do nhà nước thống nhất quản lý  Đối phó với bất trắc  Mức độ:  Ý nghĩa: Câu 9: Nêu khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?  Khái niệm: