Tài liệu Tài liệu môn Kỹ năng làm việc nhóm

Lớp tập huấn Kỹ năng TEAMWORK HRI Việt Nam & Trường đại học Đông Á Copyright ©HR Institute Vietnam Teamwork là gì? Copyright ©HR Institute Vietnam Hình dung về teamwork Trong thể thao, nghệ thuật Dàn nhạc, Đội vũ công Đội bóng đá Trong học tập Làm bài tập nhóm Nghiên cứu khoa học Trong công việc Brain Storming Thực hiện các project Công việc của từng phòng ban… Teamwork trong hình dung của bạn như thế nào? Copyright ©HR Institute Vietnam Hình dung về Teamwork • 10 người với năng lực hết sức bình thường kết hợp cùng làm việc với nhau có thể cho ra thành quả đáng kinh ngạc • Để đạt được mục tiêu chung cần có tinh thần phê bình đóng góp ý kiến mang tính xây dựng; hỗ trợ lẫn nhau (không phải phó thác cho người khác). Thừa nhận ưu điểm và biết được nhược điểm của các thành viên khác trong nhóm là thành công bước đầu của Teamwork. • Mỗi cá nhân có một điểm mạnh riêng tạo nên tính đa dạng cho tập thể, các cá nhân phải nhìn nhận sự khác biệt của nhau. Không phải chỉ nhìn nhận mặt tốt của nhau mà còn dám nói lên những điều mà mình cho là không đúng. Thêm vào đó, để tăng sức mạnh đoàn kết cần thiết phải phân chia nhiệm vụ thích hợp sao cho mỗi người phát huy điểm mạnh của mình, bổ sung hỗ trợ điểm yếu của người khác. Copyright ©HR Institute Vietnam Ba điều kiện để hình thành teamwork Xác lập những mục tiêu có thể chia sẻ cùng nhiều người Chia sẻ mục đích, mục tiêu Hướng đến mục tiêu mang lại lợi ích chung cho cộng đồng Không thể đạt được mục tiêu nếu không dốc toàn lực Teamwork Cùng hợp tác hướng về mục tiêu chung Vai trò của mỗi thành viên trong nhóm Copyright ©HR Institute Vietnam Tin tưởng lẫn nhau Trao đổi thông tin thường xuyên và chi tiết Phê bình thẳng thắn Những việc bản thân có thể làm được, đóng góp được là gì? Bản thân có thể hỗ trợ những gì cho ai đó trong nhóm? Tất cả cùng hợp tác thì có thể vượt qua mọi khó khăn So sánh giữa Teamwork và những hình thái khác Độc tài Teamwork Bạn bè Chia sẻ mục tiêu chung Tôn thờ cá nhân. Mục tiêu của một cá nhân (thủ lĩnh) Mỗi cá nhân tìm được mục tiêu của mình trong mục tiêu chung. Hợp tác hướng về mục tiêu chung (đối thoại) Loại bỏ những tư tưởng trái ngược Cùng điều hòa, lắng Có những cá nhân nghe, đồng cảm, ỷ lại, những cá chia sẻ và hợp tác. nhân khác sẵn sàng bỏ qua những sai lầm của người khác… Sự đóng góp của mỗi người Tuân theo chỉ thị, Nỗ lực hết sức không thể đóng mình vì mục tiêu góp chung. Copyright ©HR Institute Vietnam Mang yếu tố tình cảm, vị nể. Không phát huy được hết năng lực mỗi cá nhân. Tại sao cần phải có Teamwork? Copyright ©HR Institute Vietnam Tại sao cần có Teamwork? Nếu không có Teamwork thì sẽ thế nào? Tại sao cần có Teamwork? Có Teamwork thì thực sự tốt hơn hay không? Khó khăn của Teamwork? Tốn nhiều thời gian, công việc không tiến triển Đổ lỗi cho người khác, gây tổn thương lẫn nhau. Chỉ chăm chăm làm việc của mình Có thể làm được những việc mà một người không thể thực hiện Có thể phát huy năng lực của cá nhân Nâng cao tinh thần làm việc tập thể Không hiểu công việc được yêu cầu? không hiểu ý nghĩa của Teamwork Chỉ nhìn vào lợi hại của bản thân, không lắng nghe người khác Không thực hiện những điều đã hứa, gây mất lòng tin trong nội bộ Copyright ©HR Institute Vietnam Làm thế nào để hình thành Teamwork? Copyright ©HR Institute Vietnam Thực tiễn =Nguyên nhân thúc đẩy - Nguyên nhân trì hoãn Tốn nhiều thời gian, công việc không tiến triển Đổ lỗi lẫn nhau, gây tổn hại đến người khác Chỉ chăm chăm vào công việc của mình Nguyên nhân trì hoãn Có thể làm những việc mà một người không thể làm Nếu không có Teamwork Nếu có Teamwork Có thể phát huy năng lực của mỗi cá nhân Nâng cao tinh thần làm việc của cả nhóm Chỉ nhìn vào lợi hại của bản thân, không lắng nghe người khác Hành động cụ thể, dốc toàn lực để có thể đạt được mục tiêu Chia sẻ thông tin, thừa nhận sự có mặt lẫn nhau Không thực hiện những điều đã hứa, gây mất lòng tin Bản thân chủ động nhận nhiệm vụ, trách nhiệm Không hiểu công việc được yêu cầu, không hiểu ý nghĩa của Teamwork Yếu tố thúc đẩy Hành động như thế nào? • Trong thực tế giảm bớt những hoạt động không cần thiết trong Teamwork là cực kì khó Copyright ©HR Institute Vietnam Trở ngại lớn nhất của Teamwork là vấn đề trong suy nghĩ của mỗi người Lỗ lãi Thắng thuat Ưu việ Hoàn thiện bản thân Bản thân sai Bản thân có quyền lợi Chiến thắng bản thân Muốn thoải mái Nhận biết cơ hội, tiế p cận những cách thức dẫn đến thành công: *Nỗ lực sống hết mì nh. *Thách thức những công việc đòi hỏi tính sáng tạo *Làm những việc có ý nghĩa, cống hiến cho xã hội *Nâng cao kết quả công việc, đáp ứng lại kỳ vọng của mọi ngườ i Lười nhác Chú ý đến những bấ t an. Để làm giảm đi những nhược điểm của con người: *Vui vẻ, lạc quan *Suy nghĩ tốt về ngư ời khác *Suy nghĩ sẽ đơn giản hơn hành động *Sẽ không cảm thấy hài lòng nếu không là m xong việc. Như thế này chẳng phải tốt hơn sao? Trở ngại lớn nhất xuất phát từ chính bản thân mình • Từ thời Edo, Nhật Bản đã hình thành thói quen chào hỏi, thói quen đã khắc sâu trong mỗi người dân Copyright ©HR Institute Vietnam Quan hệ giữa người và người là điểm căn bản giúp mang lại thành quả tối ưu! Thành quả Nhu cầu tự thể hiện Nhu cầu được tôn trọng Nhu cầu được yêu thương Kiến thức・Kỹ năng・Sự hăng hái Nhu cầu xã hội Sự hiệp lực tương trợ Tài nguyên con người Tài nguyên xã hội Tin tưởng-Kỷ luật – Mạch nguồn xã hội Nhu cầu an toàn Nhu cầu sinh lý (ăn, mặc, ở…) • Một người không thể nào làm nên những kỹ thuật xuất sắc hay những kiến thức siêu việt. Nếu không có nguồn lực xã hội thì không thể đạt được nhiều thành quả. • Đã từng có thời người Nhật biết tận dụng nguồn lực xã hội để tạo nên những thành quả xuất sắc trên cở sở kết hợp kiến thức, kỹ năng và lòng quyết tâm Copyright ©HR Institute Vietnam Yếu tố thúc đẩy trong Teamwork Hành động cụ thể, dốc toàn lực để có thể đạt được mục tiêu đề ra Yếu tố thúc đẩy trong Teamwork Chia sẻ thông tin, thừa nhận sự có mặt lẫn nhau Bản thân chủ động nhận nhiệm vụ Copyright ©HR Institute Vietnam Mục tiêu chung phải có sự đồng thuận của tập thể Tham khảo các điển hình thành công (Bench Marking) Đưa ra thời hạn, lập kế hoạch Chào hỏi (thừa nhận sự có mặt của người khác), chia sẻ với nhau đến những điều nhỏ nhất Đối thoại, kêu gọi giúp đỡ khi gặp khó khăn Trước hết, nhìn nhận điểm mạnh của người khác, nghiêm khắc góp ý lẫn nhau Xung phong những nhận nhiệm vụ bản thân có thể. Xem xét yêu cầu của người khác, đề ra phương án Đưa ra luật chung và chấp hành. Đối với vấn đề quan trọng, bàn bạc trước khi hành động. Mục tiêu và phương pháp củaTeamwork Chia sẻ mục đích – mục tiêu Mỗi cá nhân đều tìm thấy mục tiêu của riêng mình trong mục tiêu chung của tập thể Hài lòng khi tham gia vào hoạt động có ý nghĩa , mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội. Mức độ khó khăn của mục tiêu: nếu không dốc toàn lực thì không đạt được mục tiêu Quyết định khi có sự đồng thuận của tất cả Tham khảo những điển hình trong thực tế Đưa ra thời hạn, lập kế hoạch Hành động cụ thể, dốc toàn lực để đạt được mục tiêu Phương diện công việc Team work Ý thức hợp tác Tôn trọng lẫn nhau Trao đổi thông tin thường xuyên và chi tiết Phê bình thẳng thắn Phương diện cá nhân Cống hiến cho tập thể Tổ chức Những việc bản thân có thể đóng góp Có thể hỗ trợ được gì cho ai đó trong nhóm Tin tưởng lẫn nhau, cùng vượt qua mọi khó khăn Chào hỏi (thừa nhận sự có mặt của nhau). Chia sẻ với nhau đến những điều nhỏ nhất Đối thoại – lắng nghe Trước hết, nhìn nhận điểm mạnh của người khác, nghiêm khắc góp ý lẫn nhau Xung phong nhận nhiệm vụ (ví dụ viết biên bản) Xem xét yêu cầu của người khác, đề ra phương án Đưa ra luật chung và mọi người phải tuân theo. Bàn bạc trước khi giải quyết vấn đề khó khăn Copyright ©HR Institute Vietnam Chia sẻ thông tin, thừa nhận sự có mặt của người khác Bản thân chủ động nhận vai trò, trách nhiệm 1+1= 2+ α Gợi ý hành động Để mỗi cá nhân tìm thấy được mục đích, mục tiêu riêng trong mục tiêu chung của tập thể Thì thường xuyên trao đổi, bàn nghĩa bạc cho đến khi tất cả đồng thuận Để chia sẻ mục đích, mục tiêu Ý Giá trị Hành động cụ thể, dốc toàn lực để đạt mục tiêu đã đề ra Mức độ khó khăn Phương diện công việc Team work Để mọi người có ý thức hợp tác Chia sẻ thông tin, thừa nhận sự có mặt của nhau Phương diện cá nhân Để đóng góp cho tập thể Bản thân chủ động nhận vai trò trách nhiệm Tổ chức Để cảm thấy hài lòng khi tham gia vào hoạt động mang lại ích lợi cho xã hội Lập bench marking Để đạt được mục tiêu đề ra ( không đạt được mục tiêu nếu không dốc toàn lực) Thì đưa ra thời hạn, lập kế hoạch Để thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau Chào hỏi, tinh ý với biểu hiện của người khác Để chia sẻ thông tin thường xuyên và chi tiết Thì phải chia sẻ với nhau thông tin chi tiết nhất Quy định thời gian họp, không vội vàng, lắng nghe người khác Để mọi người dễ theo dõi nên sử dụng tranh, biểu đồ khi phát b Sử dụng câu hỏi trong khi phát biểu để nghe ý kiến của người kh Tập hợp các thông tin mọi người dễ dàng hình dung, chia sẻ Tìm kiếm những ví dụ đã thành công Lắng nghe, tham khảo ý kiến của người khác Viết ra thời gian và mục tiêu muốn đạt được ra giấy Vẽ hình biểu đồ minh họa những yếu tố quan trọng Sắp xếp các yếu tố theo trình tự, phân bố thời gian Tôn trọng người khác, chào hỏi nhau bằng nụ cười Các cộng sự bình đẳng với nhau Thể hiện sự kính trọng cả với những người lao công Thường xuyên trao đổi sự tiến bộ trong công việc cùng với cộng sự Đứng trên lập trường của người khác, lắng nghe và chia sẻ Lắng nghe chân thành, khách quan, tránh định kiến Nhìn ra điểm tốt của người khác ĐểCông có thể phêưubình thắn nhận điểmthẳng của người khác, đồng thời thẳng thắn góp ý. Tiếp nhận lời phê bình, góp ý của người khác Để đóng góp cho tập thể Không suy nghĩ lợi hại, xung phong nhận việc Chủ động nhận nhiệm vụ được cho là phức tạp Để có thể hỗ trợ được gì cho ai đó trong nhóm Xem xét yêu cầu của họ rồi đề ra phương án Không giấu diếm những việc bản thân không thể Nghĩ ra phương pháp tạo hứng thú cho công việc Noi gương những người dám xung phong Nhìn những đóng góp của người khác, biết lắng nghe Thử tự nhìn mình trên lập trường của người khác Đưa ra nhiều phương án và xin ý kiến của mọi người Để tạo ra luật chung Giữ lời hứa Tạo ra luật và mọi người phải tuân Đối với những người thất hứa, buộc họ phải giữ lời theo. Thông báo cho mọi người cầnCopyright biết khi có ©HR vấn đềInstitute khó khăn.Vietnam Nếu câu chuyện có chiều hướng xấu, thay đổi đề tài Bàn bạc cho đến khi có sự đồng thuận của tập thể • Thảo luận cho đến khi đạt được sự đồng thuận của tập thể. Trong mục tiêu chung, mỗi cá nhân lại xác lập cho mình những mục tiêu riêng. - Thông thường, do thời gian có hạn nên chỉ một số ít đưa ra ý kiến, theo đấy mục tiêu chung được xác lập. Tuy nhiên, khi bắt đầu hành động một số cá nhân sẽ không bằng lòng, cho cách nghĩ của mình là đúng... Kết quả là họ tùy tiện thực hiện theo ý mình, phá vỡ hoạt động chung của cả nhóm. Để có thể bàn bạc cho đến khi có được sự đồng thuận của tất cả? • Quy định thời gian, lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người: - Quy định về thời gian và thảo luận cho đến khi đạt được kết quả trong thời gian đó. Mọi người thường cho rằng việc bàn bạc cho đến khi đạt được kết quả chung sẽ rất mất thời gian, nhưng hãy thử bắt đầu bằng cách quy định thời gian. • Sử dụng bảng biểu, hình vẽ trong quá trình thảo luận trao đổi để dễ theo dõi - Thay vì chỉ trao đổi miệng, cần sử dụng hệ thống bảng biểu với số liệu, dữ kiện giúp dễ theo dõi, hệ thống… • Đưa ra câu hỏi trong khi phát biểu để người khác có thể đóng góp ý kiến - Không phải chỉ có một người nói, mà tất cả mọi người cùng phát biểu, huy động được trí tuệ của tập thể. Copyright ©HR Institute Vietnam So sánh với những điển hình thành công (lập Bench Marking) • Lập bench marking để so sánh, tìm ra ý nghĩa, sự đóng góp của hoạt động: – Nếu không chia sẻ đầy đủ về mục tiêu chung, mỗi người sẽ khó lòng hình dung mình nên làm gì, từ đấy dẫn tới việc nhận lệnh một cách thụ động. Vậy làm thế nào để chia sẻ được “hình ảnh” đầy đủ nhất về mục tiêu của nhóm? • Chia sẻ những hình ảnh, ví dụ thực tế giúp mọi người dễ hình dung về mục tiêu: – Tập hợp những ví dụ tương tự như điều mình muốn làm. Không thể có ví dụ hoàn toàn giống mà mỗi ví dụ có thể giống một phần. Từ cách kết hợp những hình ảnh tương tự đấy ta sẽ xây dựng hình ảnh tổng thể. • Tìm kiếm, tham khảo những ví dụ đã thành công – Trước hết, tìm những ví dụ thành công xung quanh. Cho dù là một kế hoạch có tính độc đáo thế nào đi chăng nữa cũng bắt đầu từ sự tham khảo, gợi ý... • Không những vậy, tham khảo người khác đã tạo ra cho mình như thế nào cũng là một cách lắng nghe có hiệu quả. Dĩ nhiên, sau khi tham khảo, cần phải có nhận định của riêng bản thân. Copyright ©HR Institute Vietnam Đưa ra thời hạn, lập kế hoạch • Để đạt được mục tiêu đề ra (mục tiêu đòi hỏi phải dốc toàn lực mới có thể thực hiện) thì phải đưa ra thời hạn, lập kế hoạch – Nếu mục tiêu quá đơn giản, mọi người thường nghĩ rằng nếu mình không làm thì cũng có người khác làm. Bằng cách điều chỉnh mức độ khó dễ (gia tăng độ khó của mục tiêu, thiết lập thời gian hoàn thành ngắn…) ta có thể thiết lập mục tiêu phù hợp đảm bảo huy động được sức mạnh của tập thể trong Teamwork. Để có thể đưa ra thời hạn và lập kế hoạch • Viết ra thời gian và mục tiêu muốn đạt được ra giấy – Trước hết viết ra giấy những gì mình nghĩ (mục tiêu, thời gian hoàn thành). Từ đấy dần dần triển khai tăng mức độ cụ thể của kế hoạch, đánh giá được mức độ khó khăn một cách khách quan. • Dùng tranh, biểu đồ minh họa những điểm quan trọng – Sau khi đã lập ra mục tiêu, viết ra giấy những yếu tố quan trọng, sẽ xem xét lại đã mục tiêu xác lập đã hợp lý hay chưa? Không chỉ xem mục tiêu đó có thể thực hiện hay không, mà còn phải cân nhắc xem có hứng thú với mục tiêu đó hay không? • Sắp xếp các vấn đề cần làm theo trình tự, phân bổ thời gian hợp lý – Sau khi xem xét lại các yếu tố quan trọng, sắp xếp theo trình tự và phân bổ thời gian. Bằng cách phân bố thời gian, lên kế hoạch, chúng ta có thể định hướng cần thiết phải làm gì, làm đến bao giờ, cần thiết phải làm đến đâu? Copyright ©HR Institute Vietnam Chào hỏi, tinh ý với biểu hiện của người khác • Thể hiện sự tôn trọng người khác bằng cách chào hỏi, chú ý đến biểu hiện của họ – Nếu chỉ dừng ở việc chia sẻ mục tiêu thì không thể thực hiện teamwork. Thông tin thường xuyên thay đổi từng ngày từng giờ. Vì vậy việc chia sẻ thông tin của bản thân cũng như tiếp nhận thường xuyên hiện trạng của nhóm, của người khác là điều hết sức quan trọng. Tất nhiên điều này cực kì khó. Nếu các cộng sự không cùng cảm thấy hứng thú với mục tiêu đã lập ra, không biết về nhau thì chia sẻ thông tin sẽ không đầy đủ. • Nhìn nhau, chào hỏi nhau niềm nở – Để thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau điều thể hiện đầu tiên là chào hỏi niềm nở. Tất nhiên chỉ lên tiếng chào hỏi thôi là chưa đủ. Chào như thế nào đó cho người đối diện cảm nhận được thiện cảm của mình. Không những vậy, mỗi cá nhân chào hỏi to rõ cũng làm tăng tinh thần làm việc trong nhóm • Các cộng sự bình đẳng với nhau, thái độ thể hiện không gây áp lực cho người khác – Không xem thường, cũng không tán tụng người khác. Mọi người đều công bằng, không gây áp lực cho nhau là điều cần thiết. Phải thật tinh ý nhận ra ai tự mãn, tự ti. Đây là một trong những điều khó thực hiện trong Teamwork. • Thể hiện sự kính trọng cả đối với những người làm những việc bình thường – Chìa khóa để làm được điều này chính là thái độ tôn trọng ngay cả với những người lao công. Tất cả mọi vai trò đều quan trọng như nhau, không có việc nào là không quan trọng. Việc thể hiện sự tôn trọng những người làm những công việc không được chú ý mang tính quyết định sự thành công hay thất bại của Teamwork. Copyright ©HR Institute Vietnam Đối thoại và trao đổi • Để chia sẻ thông tin thường xuyên và chi tiết thì phải thường xuyên đối thoại và trao đổi – Để chia sẻ thông tin, cần phải tin tưởng rằng cộng sự sẵn sàng lắng nghe mình nói. Để không xảy ra tình trạng không nghe không biết, bản thân không chỉ đơn giản lắng nghe mà cần phải hiểu được người khác đã nói gì. • Thường xuyên trao đổi sự tiến bộ trong công việc cùng với cộng sự. – Thường xuyên trao đổi tiến độ công việc với các cộng sự của mình. Hãy trao đổi thông tin khi muốn biết thông tin của người khác và người khác cũng muốn biết thông tin của mình • Đứng trên lập trường của người khác để lắng nghe và chia sẻ – Có những lúc ý kiến của mình đối nghịch với người khác, hoặc không thể hiểu được những điều người khác nói. Lúc đó, nên đứng trên lập trường của họ, thử hình dung vì sao họ lại nói như vậy • Lắng nghe chân thành, khách quan, tránh định kiến – Những lời người khác có thể trái ngược với ý kiến của mình, cũng có lúc mình cho điều đó là rỗng tuếch... Nhưng có thể đó là do định kiến, hay có thể người khác biết những điều mà mình không hiểu. Thế nên hãy suy ngẫm kỹ những gì đã nghe vì… có thể là mình sai. Copyright ©HR Institute Vietnam