Tài liệu T__ch_c_và_qu_n_lư_các_c__quan_tt tv_c_c,_v_,_vi_n

THẢO LUẬN NHÓM Đề tài: Thực trạng tổ chức thư viện hiện đại khối Cục, Vụ, Viện: Cơ cấu tổ chức? Chức năng của các phòng, ban ? Nguồn nhân lực được bố trí như thế nào? Sự thay đổi của quy trình công nghệ ? Bài Làm Thư viện hiện đại là thư viện được áp dụng những thành tựu mới nhất về khoa học kĩ thuật, mà cụ thể là công nghệ thông tin. Tuy nhiên chưa phải tự động hóa về các khối hoạt động, như vậy về bản chất không khác thư viện truyền thống. Điểm khác biệt lớn nhất là tổ chức các hoạt động nghiệp vụ và tổ chức quản lý theo quy trình công nghệ hiện đại. Về thực trạng tổ chức của thư viện hiện đại khối Cục, Vụ, Viện được thể hiện ở những nội dung sau: I. Khái quát lịch sử của Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Thư viện Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam 1. Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia trực thuộc Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia mà tiền thân là Thư viện của Học viện Viễn đông Bác cổ do Nhà nước đô hộ Pháp thành lập tháng 1 năm 1901 chuyên nghiên cứu về Viễn đông và Đông Dương Năm 1958, khi Uỷ ban Khoa học Nhà nước ra đời, Nhà nước Việt nam Dân chủ Cộng hòa đã quyết định lấy cơ sở thư viện của Học viện Viễn đông Bác cổ ở Hà Nội tổ chức thành Thư viện Khoa học Trung ương vào ngày 6 tháng 2 năm 1960. Năm 1968, Thư viện Khoa học Trung ương được tách thành hai thư viện là Thư viện KH&KTTW trực thuộc Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước và Thư viện Khoa học Xã hội trực thuộc Uỷ ban Khoa học Xã hội. 1 Từ tháng 9 năm 1990, Thư viện KH&KTTW cùng với Viện Thông tin KH&KTTW hợp nhất thành Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia). Năm 2010 Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia được nâng lên là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, bao gồm 12 trung tâm và Thư Thư viện KH&KTTW được gọi là Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia – một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Gần 45 năm xây dựng và phát triển, Thư viện KH&KTTW đã xây dựng được một nguồn tin khoa học và công nghệ (KH&CN) lớn nhất Việt Nam, bao quát hầu hết các ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực công nghệ quan trọng, phục vụ phát triển nền khoa học và công nghệ nước nhà. 2. Thư viện Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam Thư viện Viện Lịch sử quân sự Việt Nam trực thuộc Phòng Thông tin - Tư liệu, có nhiệm vụ: Xây dựng CSDL (gồm tư liệu thành văn và các loại tư liệu khác); tổ chức khai thác, thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu phục vụ công tác lịch sử quân sự và tổng kết chiến tranh; tham mưu cho Thủ trưởng Viện về việc tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác thông tin - tư liệu lịch sử của Viện và Ngành Lịch sử quân sự trong toàn quân. II. Thực trạng tổ chức thư viện hiện đại Dưới tác động của công nghệ thông tin, thư viện Việt Nam nói chung và Thư viện của khối Cục, Vụ, Viện nói riêng đang diễn ra sự thay đổi lớn về: Cơ cấu tổ chức, Vốn tài liệu; Quy trình công nghệ; Cơ sở vật chất và nguồn ngân sách cho hoạt động thư viện. 1. Về cơ cấu tổ chức * Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia - Là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục, thực hiện chức năng như: Tổ chức và thực hiện hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực thông tin-thư viện theo quy định của 2 pháp luật; Thực hiện nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực thông tin và thư viện khoa học và công nghệ; Quản lý cán bộ, tài sản, hồ sơ tài liệu được Cục trưởng giao; Những nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao. Cơ cấu tổ chức: Bao gồm 40 cán bộ, trong đó có 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc, được chia làm 06 phòng như: Phòng phát triền nguồn tin; phòng phân loại-biên mục; phòng đọc sách; phòng đọc tạp chí; phòng tra cứu chỉ dẫn; văn phòng Liên hiệp thư viện. Chức năng của từng phòng được thể hiện: 1- Phòng Phát triển nguồn tin; - Gồm 07 cán bộ - Nhiệm vụ: - Xây dựng chính sách, tổ chức cập nhật, bổ sung, trao đổi và phát triển, phát hiện nguồn thông tin khoa học và công nghệ cho cả nước; - Trọng tâm chính trong chính sách phát triển nguồn tin của Thư viện là bổ sung các loại sách, tạp chí trong nước thuộc tất cả các lĩnh vực KH&CN, đồng thời bổ sung có lựa chọn các sách, tạp chí, cơ sở dữ liệu về KH&CN của các nước có nền KH&CN tiên tiến trên thế giới, phù hợp với điều kiện và thực tiễn Việt Nam. 2.- Phòng Phân loại - biên mục; - Gồm 03 cán bộ - Phân loại và biên mục tài liệu, xây dựng và cập nhật các cơ sở dữ liệu sách, tạp chí,…; Biên mục chi tiết trên phần mềm Libol 6.0 3 - Phòng Tra cứu- chỉ dẫn; - Gồm 05 cán bộ - Trước có tên là Phòng tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử - Hướng dẫn tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử dưới hình thức bao gói thông tin và chuyên đề 4. – Hệ thống phòng đọc sách. - Gồm 13 cán bộ, gồm 02 phòng đọc: 3 * Phòng đọc sách: - Thực hiện công tác bạn đọc, phục vụ bạn đọc tại chỗ và trực tuyến, từ xa dưới phương thức “ Dịch vụ bạn đọc đặc biêt”; - Lưu giữ, bảo quản và phục chế tài liệu thư viện; - Lưu giữ, bảo quản kho lưu trữ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ; * Phòng đọc kết quả nghiên cứu - Trước là một phòng riêng, nay nằm thuộc phòng đọc sách - Phòng đọc các kết quả nghiên cứu lưu giữ các báo cáo kết quả thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ từ cấp cơ sở, cấp Bộ, tỉnh đến cấp Nhà nước được thực hiện trên phạm vi cả nước. - Phục vụ bạn đọc tại thư viện dưới hình thức kho đóng, ngoài ra còn cung cấp tài liệu được số hóa nếu bạn đọc có nhu cầu và phải trả một khoản phí nhất định theo quy định. 5. Phòng Đọc tạp chí; - Gồm 08 cán bộ - Giới thiệu hơn 600 tên tạp chí của bốn năm gần nhất. Các số tạp chí các năm trước được phục vụ theo phiếu yêu cầu của bạn đọc. - Tại phòng đọc tạp chí, bạn đọc có thể đọc các tài liệu dưới dạng vi phim. Việc phục vụ bạn đọc tài liệu dưới dạng vi phim cũng giống như phục vụ tài liệu in trên giấy 6. - Văn phòng Liên hợp Thư viện. - Được thành lập năm 2010, gồm 02 cán bộ - Là đầu mối thường trực của Liên hiệp thư viện Việt Nam về các nguồn thông tin khoa học và công nghệ (Vietnam Library Consortium on S&T resources), có chức năng giải về nội dung của các tài liệu: 4 + CSDL STD là cơ sở dữ liệu toàn văn về tài liệu KH&CN Việt Nam, do Cục Thông tin KH&CN Quốc gia xây dựng và cập nhật từ năm 1987 + KQNC là cơ sở dữ liệu thư mục lớn nhất Việt Nam vể các báo cáo kết quả của các đề tài nghiên cứu KH&CN các cấp đăng ký và giao nộp tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia. + Proquest Central là bô ô cơ sở dữ liê ôu lớn bao gồm 25 cơ sở dữ liê ôu đa ngành, xử lý trên 19.000 tạp chí, trong đó hơn 13.000 tạp chí toàn văn + Credo Reference là CSDL tra cứu, tham khảo trực tuyến đa ngành, đa lĩnh vực được tổng hợp từ nguồn dữ liệu của nhiều nhà xuất bản khác nhau, với hàng trăm bộ bách khoa thư, từ điển.. * Thư viện Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam - Tổng số biên chế của Phòng là 6 cán bộ, trong đó có 1 trưởng phòng, 1 trợ lý tư liệu, 1 cán bộ biên dịch và 3 cán bộ thư viện. - Thư viện Viện Lịch sử quân sự Việt Nam được tổ chức thành 2 bộ phận: + Bộ phận bổ sung - biên mục (1 người) + Bộ phận phục vụ bạn đọc: phòng đọc (1), phòng mượn (1) Tuy nhiên, việc phân chia trên chỉ mang tính chất tương đối vì thực tế cán bộ thư viện phải kiêm nhiệm nhiều việc. 2. Về vốn tài liệu. * Tại Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia - Về loại hình tài liệu: Do tác động to lớn của công nghệ thông tin tới lĩnh vực in ấn, xuất bản và để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin, ngoài các dạng tài liệu in trên giấy, Thư viện còn bổ sung các loại tài liệu dưới mọi dạng vật mang tin khác nhu trên vi phim, trên đĩa CD-ROM. CSDL Sciendirect, Web of science, IEEE…. 5 - Về cơ cấu tài liệu: 2/3 kinh phí bổ sung tài liệu hàng năm được dùng để mua tạp chí và các ấn phẩm tiếp tục, 1/3 còn lại dùng để mua sách và các dạng tài liệu khác. - Về ngôn ngữ: Các ngôn ngữ được chú trọng khi bổ sung tài liệu là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp và tiếng Trung Quốc. Tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác như tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha cũng có thể được xem xét bổ sung khi cần thiết. - Thư viện có quan hệ trao đổi tài liệu với hơn 60 cơ sở từ châu Á, châu Âu, châu Mỹ và châu Úc * Thư viện Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam Cho đến nay, Phòng Thông tin - Tư liệu đã xây dựng được cơ sở tư liệu phong phú với hàng nghìn tư liệu quý hiếm được được tổ chức, bảo quản, phân loại và đưa vào sử dụng một cách có hiệu quả. Từ số lượng sách, tài liệu ít ỏi ban đầu, đến nay Phòng TT-TL của Viện đã sưu tầm, bổ sung, phân loại và đưa vào sử dụng gần 44.000 tư liệu (trong đó có hơn 9000 đầu sách và gần 21.000 đầu tài liệu). Hiện tại, Phòng TT-TL đã xây dựng được hơn 18.000 biểu ghi, số hóa được gần 120.000 trang tư liệu. Kết quả thể hiện bằng việc tạo lập được CSDL thư mục và CSDL toàn văn như sau: CSDL thư mục: + CSDL sách tiếng Việt và ngoại văn (8162 biểu ghi) + CSDL tài liệu mật (8970 biểu ghi) gồm các khối tài liệu: Tổng kết, Quân khu, Trung ương, Trung ương Cục. + CSDL luận án (208 biểu ghi) + CSDL tài liệu tham khảo (807 biểu ghi) CSDL toàn văn: 120.000 trang 3. Về Quy trình công nghệ * Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia 6 - Đối với Thư viện + Trước đây, Toàn bộ các quy trình, thao tác chu trình đường đi của tài liệu, chu trình thực hiện phiếu yêu cầu của người dùng tin, chu trình tra cứu được thực hiện dưới hình thức thủ công: Cán bộ thư viện phải đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký cá biệt, viết phiếu nhập máy cho tài liệu… + Hiện nay thư xây dựng thư viện điện tử, sử dụng phần mềm Loibol 6.0, tích hợp các dịch vụ thư viện vào một hệ thống thống nhất nhằm phục vụ bạn đọc ngày một tốt hơn. - Đối với bạn đọc: + Thông qua cổng Z39.50, bạn đọc không chỉ tìm được những tài liệu có tại Thư viện mà còn với tới được các nguồn thông tin của các thư viện khác trong nước cũng như các thư viện lớn trên thế giới. + Bên cạnh đó, bạn đọc có thể tra cứu thông tin tài liệu phân hệ OPAC của thư viện đối với sách và tạp chí giấy, Sử dụng tài liệu điện tử, các CSDL của thư viện qua trang db.vista.gov.vn - “Dịch vụ bạn đọc đặc biệt” bằng cách đăng ký tài khoản tại thư viện + Ngoài ra, bạn đọc còn có thể tìm tài liệu, thông tin và các số liệu qua các bách khoa toàn thư, niên giám, từ điển, sổ tay tra cứu, thư mục tại phòng tra cứu và các CSDL do Trung tâm tạo lập và được kết nối bằng mạng máy tính và kết nối với mạng Internet. * Thư viện Viện Lịch sử quân sự Việt Nam Bắt đầu từ năm 2011, Phòng Thông tin - Tư liệu đã tham gia Dự án Thư viện số dùng chung trong Bộ Quốc phòng, được cung cấp phần mềm nghiệp vụ Ilib 4.6 và Dilib 3.0. Điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác nghiệp vụ của Phòng: 7 - Nếu trước kia cán bộ thư viện phải đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký cá biệt, viết phiếu nhập máy cho tài liệu thì hiện nay cán bộ thư viện sẽ nhập dữ liệu trực tiếp cho tài liệu đó vào biên mục MARC 21. - Trước đây, bạn đọc phải tra cứu tài liệu thông qua hệ thống tủ phích mục lục thì ngày nay, với phần mềm Ilib, Dlib, cổng thông tin Portal, bạn đọc có thể tra cứu, tìm kiếm, khai thác tài liệu trên máy tính thông qua các CSDL. + Người dùng tin của Viện có thể khai thác online tại thư viện hoặc sử dụng mạng LAN kết nối đến từng Phòng. + Người dùng tin ngoài Viện có nhu cầu khai thác tài liệu của Viện cũng có thể khai thác thông qua mạng MISTEN (mạng Thông tin - Khoa học - Công nghệ Môi trường quân sự). Từ cổng thông tin điện tử của Viện cũng cho phép truy cập tới website của các đơn vị khác trong toàn quân. 4. Về cơ sở vật chất * Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia - Có trụ sở và trang thiết bị hiện đại, + Mỗi phòng đều có hệ thống máy tính được nối mạng 24/24h, đảm bảo 01 máy tính/cán bộ + Hệ thống máy điều hòa + Quạt điện; Bóng điện + Tủ sách, giá kệ đảm bảo đầy đủ và ngăn nắp 5. Về ngân sách - Mua sách: Hằng năm Thư viện được cung cấp hơn 10 tỷ dành cho chính sách phát triển nguồn tin của Cục, trong đó nguồn tin điện tử chiếm 70% - Ngân sách để bảo trì mạng được cấp lãnh đạo quan tâm duy trì và phát triển. - Ngân sách đào tạo cán bộ: 8 Hằng năm Cục dành một nguồn ngân sách đáng kể cho việc đào tạo và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và kiến thức ngoại ngữ cho cán bộ trong cơ quan VD: Hàng năm Cục đều tổ chức “Lớp Cs Thông Tin, Thư Viện Và Thống Kê Kh&CN” cho cán bộ trẻ trong cơ quan về kiến thức chuyên ngành, vì vẫn có một số cán bộ được tuyển và từ các ngành khác III. Nhận xét và giải pháp - Không có sự thống nhất về mặt cơ cấu tổ chức và quản lý trong các loại hình thư viện: thư viện đại học, thư viện công cộng, thư viện thuộc các lực lượng vũ trang,… Mạnh ai nấy làm. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tầm nhìn, nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin - thư viện - tư liệu của ban lãnh đạo cơ quan đó. - Quản lý chồng chéo. Ví dụ: thư viện 1 trường đại học phải chịu sự quản lý của 2 cơ quan cấp trên: Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Quốc phòng (Đại học Văn hóa nghệ thuật Quân đội). - Về chất lượng cán bộ: + Thư viện Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam cần bổ sung thêm cán bộ chuyên trách về thư viện, Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia cần bổ sung thêm cán bộ chuyên ngành tại phòng phân loại – biên mục nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn + Mặc dù đa phần cán bộ được tuyển đúng chuyên ngành, nhưng vẫn còn một bộ phận không nhỏ cán bộ từ các ngành khác không hiểu được quy trình xử lý tài liệu…cơ quan lại phải mất thời gian và công sức đào tạo lại. + Một lượng không nhỏ cán bộ chưa sử dụng thành thạo máy tính và khả năng thành thạo tiếng Anh còn hạn chế. 9 + Cần có sự luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban nhằm giúp cán bộ hiểu rõ được quy trình xử lý tài liệu, bên cạnh đó ban lãnh đạo có thể biết khả năng của từng cán bộ, từ đó có hướng phát triển năng lực cán bộ hiệu quả. + Mặc dù tại Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia có thành lập đội ngũ Marketing, tuy nhiên hoạt động chưa hiệu quả. Do vậy, cần đưa ra các hoạt động để đội ngũ này phát huy được những thế mạnh của mình, quảng bá nguồn lực thông tin đến bạn đọc. - Về vốn tài liệu Cần chú trọng đến vấn đề trao đổi và chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin không chỉ trên giấy mà còn nguồn thông tin điện tử, không chỉ trong nước và ngoài nước dưới hình thức biếu tặng. - Về cơ sở vật chất Mặc dù cán bộ đều có máy tính để sử dụng, tuy nhiên đa phần là máy cũ… - Về nguồn ngân sách Cần đẩy mạnh hơn nữa việc đào tạo cán bộ, chú trọng đến vấn đề sử dụng máy tính và ngôn ngữ nước ngoài, dành nguồn ngân sách hợp lý cho cán bộ đi học chuyên ngành trong và ngoài nước. 10