Tài liệu Sự hình thành phát triển quan hệ việt-mỹ

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu HiÖn nay , chóng ta ®ang ®i vµo cuéc c¸ch m¹ng C«ng nghiÖp ho¸ - HiÖn ®¹i ho¸ ®Êt níc . C¸c doanh nghiÖp , c¸c c«ng ty , xÝ nghiÖp liªn tôc ®îc thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng . Kh¸c víi sù bao cÊp tríc ®©y cña nhµ níc , c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay ®ang ®øng tríc sù c¹nh tranh cùc kú gay g¾t cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng , tù chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ho¹t ®«ng cña c«ng ty m×nh . V× vËy khi thµnh lËp vµ vËn hµnh c«ng ty , doanh nghiÖp ( hay bÊt kú mét tæ chøc nµo ) th× ®iÒu quan träng nhÊt lµ ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n cña tæ chøc th× mèi cã thÓ ®a doanh nghiÖp vµo ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt , mang l¹i lîi Ých kinh tÕ nhiÒu nhÊt . Tuy nhiªn trªn thùc tÕ cÇn quan t©m tíi mèi quan hÖ gi÷a c¸c nguyªn t¾c tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp ®Ó vËn dông mét c¸ch linh ho¹t , phï hîp víi tõng doanh nghiÖp , tõng nghµnh nghÒ kinh doanh. ViÖc tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c vÒ tæ chøc cña doanh nghiÖp lµ mét ®iÒu hÕt søc quan träng . §ã còng chÝnh lµ lý do v× sao t«i chän ®Ò tµi : “Liªn hÖ thùc tiÔn doanh nghiÖp ®Ó ph©n tÝch ý nghÜa vµ mèi quan hÖ biÖn chøng gi÷a 8 nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc“. Lµm ®Ò tµi tiÓu luËn cho bé m«n nµy Tæ Chøc Qu¶n Lý . 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Mçi tæ chøc lµ mét thùc thÓ x· héi cã c¬ cÊu riªng , vËn ®éng theo mét c¬ cÊu nhÊt ®Þnh vµ ®îc ®iÒu khiÓn bëi mét trung t©m ®Çu n·o ®Ó thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô nh»m ®¹t ®îc môc tiªu do chñ thÓ ®Ò ra . Khi nhËn tr¸ch nhiÖm qu¶n lý mét doanh nghiÖp víi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh , ngêi gi¸m ®èc ph¶i quan t©m ngay ®Õn viÖc xem xÐt tæ chøc qu¶n lý hiÖn cã liÖu ®· hîp lý vµ t¬ng xøng víi nhiÖm vô cha , tõ ®ã ph©n tÝch c¸c ®iÓm yÕu kÐm bÊt cËp ®Ó suy nghÜ thiÕt kÕ l¹i hoÆc c¶i tiÕn , kiÖn toµn mét sè kh©u nµo ®ã . Muèn lµm ®îc nh vËy th× cÇn ph¶i hiÓu râ vÒ nh÷ng nguyªn t¾c tæ chøc . kh¸I niÖm c¬ b¶n vÒ tæ chøc . .Tæ chøc lµ mét tõ ng÷ rÊt thêng gÆp trong ®êi sèng , víi t c¸ch mét danh tõ ( chØ mét thùc thÓ ) , mét ®éng tõ ( chØ mét hµnh ®éng ). Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi , tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p , tõ vi m« ®Õn vÜ m« . C¸c nhµ khoa häc ®· cè g¾ng ®a ra c¸c c¸ch ®Þnh nghÜa kh¸c nhau vÒ tæ chøc , song khã x¸c ®Þnh ®îc mét ®Þnh nghÜa xóc tÝch vµ chÝnh x¸c nhÊt ( nãi nªn néi dung ®Çy ®ñ vµ thuùc chÊt mét c¸ch chÆt chÏ , râ rµng , ng¾n gän ). Theo tõ ®iÓn tiÕng ViÖt phæ th«ng , tæ chøc cã c¸c nghÜa : t¹o thµnh mét chØnh thÓ cã cÊu t¹o vµ chøc n¨ng nhÊt ®Þnh , ho¹t ®éng cã trËt tù nÒ nÕp ; lµm nh÷ng viÖc cÇn thiÕt ®Ó tiÕn hµnh mét ho¹t ®éng co hiÖu qu¶ , tËp hîp mét sè ngêi ho¹t ®éng v× quyÒn lîi chung , môc dÝch chung . ë ®©y chóng ta chó ý mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸I niÖm tæ chøc qu¶n lý : Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu ( bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y ) ®îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng ®îc hîp thøc ho¸ ), trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc ®îc ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nhµm ®¹t tíi môc tiªu chung .  XuÊt ph¸t tõ c¸c nhiÖm vô cÇn tiÕn hµnh ®Ó ®¹t tíi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh ( kh«ng v× lý do nµo kh¸c vµ kh«ng phôc vô ®ång thêi bÊt kú môc tiªu nµo kh¸c ).  Cã sù ph©n c«ng lao ®éng rµnh m¹ch ( mèi ngêi , mçi nhãm ngêi ph¶i hoµn thµnh mét kh©u , mét phÇn nhiÖm vô ) vµ ®îc liªn kÕt víi nhau trong mét tæng thÓ ho¹t ®éng chung .  Cã cÊu t¹o hîp lý nhiÒu bé phËn hîp thµnh vµ cã mét c¬ cÊu ®iÒu khiÓn thèng nhÊt ( ®Ó vËn hµnh c¶ guång m¸y mét c¸ch nhÞp nhµng vµ ®¹i diÖn cho khèi thèng nhÊt ®ã trong quan hÖ víi bªn ngoµi ). ii. néi dung vµ ý nghÜa cña c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc . I. Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú méy tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ , vËn dông c¸c quy t¾c chung vÒ tæ chøc tæ chøc , nh÷ng nguyªn t¾c nµy xuÊt ph¸t tõ thùc tiÔn vÒ qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan . 1. Nguyªn t¾c 1: 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc , tõ chøc n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp , vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ngêi ®¸p øng yªu cÇu . §©y lµ tr×nh tù logic cña tæ chøc , kh«ng ®îc lµm ngîc l¹i hoÆc tuú tiÖn . a) §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®· ®Ò ra ( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt , th¬ng m¹i hoÆc mét dÞch vô nµo ®ã ) , cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp , xuÊt ph¸t tõ 4 chøc n¨ng cña qu¶n lý : ho¹ch ®Þnh , tæ chøc , ®iÒu khiÓn , phèi hîp vµ kiÓm tra . Mçi bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®Ó thùc hÖn phÇn viÖc ®îc ph©n c«ng , ph©n cÊp qu¶n lý . chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ sÏ kh«ng cã c¨n cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu . Chøc n¨ng chïng chÐo sÏ lµm cho bé m¸y cång kÒnh , tr¸ch nhiÖm kh«ng râ , ho¹t ®éng trôc trÆc . b) Bé m¸y ®îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng , cã chøc n¨ng th× ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng . Kh«ng thÓ lËp ra mét bé m¸y tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn quan ®Õn chøc n¨ng ( ch¼ng h¹n ®Ó cã cho sè ngêi d thõa hoÆc sao chÐp m« h×nh cña tæ chøc kh¸c ... ). Yªu cÇu ®ã tríc hÕt ®îc thùc hiÖn b»ng c¸ch lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc thÝch hîp , x¸c ®Þnh sè lîng tèi u ( võa ®ñ ) c¸c bé phËn cÇn thiÕt ®Ó qu¶n lý cã hiÖu lùc , ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ víi tr¸ch nhiÖm râ rµng . Tiªu chÝ tæng qu¸t ®Ó kiÓm nghiÖm tÝnh hîp lý cña bé m¸y lµ : mäi chøc n¨ng cña tæ chøc ®Òu cã n¬i thùc hiÖn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm , ho¹t ®éng cã hÖu qu¶ cao , cã thÓ kiÓm so¸t ®îc , c¶ guång m¸y ho¹t ®éng g¾n bã , nhÞp nhµng cïng híng vµo môc tiªu chung . c) Bé m¸y ho¹t ®éng ®îc lµ nhê cã con ngêi víi n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ngêi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò ( c¸c lo¹i c¸n bé nh©n viªn ), sè lîng ( cÇn thiÕt ®Ó b¶o ®¶m c¸c phÇn viÖc ) vµ tiªu chuÈn ( tr×nh ®é , n¨ng lùc , phÈm chÊt ). Kh«ng thÓ v× con ngêi mµ sinh ra bé m¸y kh«ng thùc sù cÇn thiÕt .ViÖc ph©n c«ng , x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ rµng lµ c¬ së ®Ó cã bä m¸y hîp lý ( gän nhÑ , cã chÊt lîng . Sù bè trÝ , ph©n c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng " võa thõa " , " võa thiÕu " ngêi , nhiÖm vô kh«ng hoµn thµnh tèt , tr¸ch nhiÖm thiÕu râ rµng , h¬n n÷a cßn t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng , láng lÎo kû c¬ng . 2.Nguyªn t¾c 2: Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®îc ph©n chia thµnh c¸c phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý , rµnh m¹ch cho mçi bé phËn , mçi c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn . 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 a) Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ngêi thùc hiÖn cã thÓ hoµn thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn . Nã còng ph¶i t¹o ®îc vµ duy tr× mèi kiªn kÕt , phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc . TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®îc kiÓm nghiÖm qua c¸c c©u hái :  Nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung cha ?  Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn , tõng ngêi ®· râ rµng cha ? Ngêi ®îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng cha ?  Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng ? NhiÖm vô nµo cha ®îc ph©n c«ng ?  Khèi lîng viÖc ®îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng ? PhÇn viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ ?  C¸ch ph©n chia , ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ngêi ®iÒu hµnh( phô tr¸ch chung ) n¾m ®îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng? b)Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang ( chuyªn m«n ho¸ ) vµ sô ph©n cÊp theo chiÒu däc ( cÊp bËc ) . Sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn sö dông , thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp ( hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ ) vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iªï hµnh . ë níc ta , ®©y cßn lµ vÊn ®Ò cßn cha ®îc lµm râ ( ®èi víi doanh nghiÖp nhµ níc ). C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt - dÞch vô vµ c¸c phßng , ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph¬ng thøc phèi hîp cïng phôc tïng . Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bËc qu¶n lý tõ trªn xuèng díi , th«ng thêng gåm 3 cÊp c¬ b¶n : cÊp cao ( toµn doanh nghiÖp ), cÊp trung gian ( , doanh nghiÖp thµnh viªn , ph©n xëng , bé phËn dÞch vô , chi nh¸nh ) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi ) . øng víi c¸c cÊp qu¶n lý ®ã lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch : gi¸m ®èc ( cïng c¸c phßng , ban ), qu¶n ®èc ( cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp ) , tæ trëng hoÆc ®éi trëng ... HÖ thèng däc ®îc ®iÒu hµnh theo chÕ ®é thñ trëng qua quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng víi thø tù bËc thang ( t¸c ®éng theo tõng nÊc ) . 3.Nguyªn t¾c 3: NhiÖm vô quyÒn h¹n vµ chøc n¨ng ph¶i t¬ng xøng . a) Chøc n¨ng (l©u dµi ) hoÆc nhiÖm vô ( tõng viÖc ) giao cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo ®ã phÈi ®¶m b¶o hoµn thµnh . CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ : chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ai ? ChØ khi nhËn râ tr¸ch nhiÖm , mçi ngêi míi tËn t©m tËn lùc , ¸m nghÜ d¸m lµm vµ d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Vµ do ®ã chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ngêi thùc hiÖn cã ®ñ kh¶ n¨ng ®¶m ®¬ng . 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Cã 4 lo¹i tr¸ch nhiÖm : tr¸ch nhiÖm tËp thÎ , tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n , tr¸ch nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng . Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vÝ dô chÕ ®é lµm viÖc cña héi ®ång qu¶n trÞ ) , trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång .Trong chÕ ®é thñ trëng ( hÖ thèng ®iªuf hµnh ) ph¶i x¸c ®Þnh c¸ nh©n cña ngêi phô tr¸ch còng nh ngêi ®îc ph©n c«ng . §èi víi nh÷ng bé phËn , nh÷ng ngêi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi tøc lµ mét phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp . Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ chia sÎ tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cña c¶ doanh nghiÑp , chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ . Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ hµnh chÝnh vµ vÒ ph¸p lý , cã trêng hîp ph¶i båi thêng thiÖt h¹i ®· g©y ra . b) QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyÒn lùc ®îc giao ®Ó cã thÓ thùc thi nhiÖm vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù ph©n ®Þnh quyÒn lùc t¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm , ph¶i võa ®ñ ( kh«ng thiÕu , kh«ng thõa ) vµ ph¶i râ rµng . Giao quyÒn h¹n kh«ng ®óng sÏ kh«ng thÓ quy tr¸ch nhiÖm , hËu qu¶ lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ®îc san sÎ , t¹o ra sù tËp trung qu¸ møc , h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp díi , dÔ sinh tÖ quan liªu vµ láng lÎo kû c¬ng . Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n sÏ t¹o c¬ héi cho sù léng quyÒn , chuuªn quyÒn , dÔ sÈy ra c¸c vi ph¹m v« nguyªn t¾c mµ khã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm . Kh«ng x¸c ®Þnh râ quyÒn h¹n ( th¶ næi quyÒn lùc ) lµ t×nh huèng xÊu nhÊt , t¹o ra t×nh tr¹ng kh«ng thÓ kiÓm so¸t ®îc hµnh ®éng cña cÊp díi , hËu qu¶ cã thÓ theo hai híng : hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®îc nhiÖm vô , kh«ng quy ®îc tr¸ch nhiÖm ( do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã ) , hoÆc lµ l¹m dông tuú tiÖn quyÒn lùc , lÊn s©n vµ can thiÖp vît cÊp . Mét nhµ nghiªn cøu vÒ qu¶n lý ®· nhÊn m¹nh : " l·nh ®¹o chÝnh lµ ë chç biÕt ph©n ®Þnh quyÒn lùc ". Ngêi qu¶n lý cÇn ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm :  §· giao cho cÊp díi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt cha , cßn thiÕu quyÒn h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm ? Cã quyÒn h¹n nµo giao qua møc khong ?  CÊp díi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®îc giao cha nh÷ng ®iÓm nµo quy ®Þnh cha ®ñ râ ?  Khi thÊy cÊp díi vît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt ng¨n ch¹n , xö lý vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng?  B¶n th©n cã tù cho phÐp m×nh vît qu¸ quyÒn h¹n ®îc giao kh«ng ? Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ò ph¶i x©y dùng chÕ ®ä tr¸ch nhiÖm víi néi dung vµ giíi h¹n rµnh m¹ch , g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n cho mçi cÊp , mçi chøc danh qu¶n lý . §ã lµ c¬ së ®Ó duy tr× kû c¬ng vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé , t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc . 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 4.Nguyªn t¾c 4: CÇn x¸c lËp vµ sö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc . Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè trong c¬ chÕ vËn hµnh ( phÇn mÒn ) cña tæ chøc , thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc . X¸c lËp vµ sö lý ®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé , hµi hoµ cña bé m¸y ho¹t ®éng , kh«ng chång chÐo , víng m¾c , m©u thuÉn nhau . CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông cho phï hîp , trªn c¬ së mét sè ®iÓm chung nh sau :  Tríc hÕt cÇn nhËn thøc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo ( ngang hay däc ) trong mèi quan hÖ xö lý . Tõ ®ã thÊy ®îc ®èi t¸c quan hÖ ( liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nh thÕ nµo ) , nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi quan hÖ ( qua v¨n b¶n , qua ®iÖn tho¹i hay gÆp mÆt trùc tiÕp ) .  CÇn ph©n biÖt c¸c mèi quan hÖ l©u dµi , thêng xuyªn vµ c¸c mèi quan hÖ ®ét xuÊt , t¹m thêi ®Î xö lý ®óng . Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr× liªn tôc ( thêng cã ®Þnh kú ), tr¸nh ®øt qu·ng l©u . Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt , cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm .  ChÕ ®ä c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu chØnh hµnh vi cña c¸c ®èi tîng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng , ®îc x©y dùng thµnh nÒ nÕp vµ thãi quen , thÓ hiÖn sù rµng buéc cña tæ chøc . ChÕ ®ä æn ®Þnh mang tÝnh æn ®Þnh t¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ , ®ã lµ c¸c chÕ ®ä sinh ho¹t tËp thÓ ( héi nghÞ , héi ý , héi b¸o ) , chÕ ®ä th«ng tin ( b¸o c¸o , truyÒn ®¹t , th«ng b¸o , thØnh thÞ ) , chÕ ®ä kiÓm tra ®«n ®èc ( thêng xuyªn , ®Þnh kú ) ,chÕ ®é tr¸ch nhiÖm ( ®¸nh gi¸, xö lý tr¸ch nhiÖm ) , chÕ ®ä khen thëng kû luËt , v.v... LÒ lèi lµm viÖc cÇn kh«ng ngõng ®îc söa ®æi , c¶i tiÕn ®Î phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi .  C¬ së cña viÖc xö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ tõng chøc n¨ng cña tõng bé phËn , tõng chøc danh víi ®êng ranh giíi ®óng vµ râ , song kh«ng biÖt lËp . Trªn thùc tÕ , c¸c vïng tr¸ch nhiÖm thêng cã sù giao thoa , chång lÊn , thÓ hiÖn tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc . Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt ph¶i vît ranh giíi trong trõng mùc nµo ®Êy , thËm chÝ can thiÖp vît cÊp , song kh«ng ®îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi t¸c th«ng c¶m tr¸nh nÈy sinh th¾c m¾c , nghi kþ , ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh thêng . NÕu qu¸ c©u nÖ , cøng nh¾c cã thÓ lµm háng viÖc vµ sinh ra tÖ quan liªu . 5. Nguyªn t¾c 5: B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi , trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao . Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt cã hiÖu lùc thêng xuyªn ®ßi hái sù trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i trêng ho¹t ®éng , vÒ t×nh h×nh , vÒ chñ tr¬ng , biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nghiÖm . Nh÷ng th«ng tin ®ã gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Î ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n , s¸t hîp vµ ®iÒu hµnh , phèi hîp mäi ho¹t ®éng nh»m ®¹t tíi môc tiªu víi kÕt qu¶ cao nhÊt . §©y lµ hÖ thèng thÇn 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 kinh cña c¬ thÓ tæ chøc , cÇn cã ph¶n øng nhanh nhËy víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c . Ngêi phô tr¸ch ë mçi cÊp , mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch gi¶i ®¸p c¸c c©u hái :  Nh÷ng th«ng tin g× cÇn ®îc biÕt ®Ó qu¶ lý vµ ®iÒu hµnh tèt ?  CÊp díi cã ph¶n ¸nh , b¸o c¸o thêng xuyªn , kÞp thêi kh«ng ?  C¸c th«ng tin nhËn ®îc cã chÝnh x¸c , trung thùc ®¸ng tin cËy kh«ng ? CÇn thÈm tra l¹i nh÷ng th«ng tin g× ?  C¸c th«ng tin ®· truyÒn ( theo c¸c chiÒu ) ®· ®îc tiÕp nhËn nh thÕ nµo , cã ph¶n øng g× ?  B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi , ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt cha ?  C¸c bé ph©n cung cÊp cã thêng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ kinh nghiÖm víi nhau kh«ng ?  CÇn chÊn chØnh , cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m b¶o t«ng suèt cã hiÖu qu¶ ? 6.Nguyªn t¾c 6: Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Î kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô , qua ®ã sö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh , thóc ®Èy tiÕn ®ä vµ ®óc kÕt kinh nghiÖm. Theo H.Fayol , kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý , nh»m kiÓm chøng xem mäi viÖc ®· diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®· ®Ì ra hay kh«ng . Qua ®ã ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt , chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a , gi¶i quyÕt hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n . Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®îc tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp , tõng ngêi ®Ó ®«ng ®èc , uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n bé , ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ , c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc , thËm chÝ ph¶i tæ chøc l¹i bé m¸y . Trªn nguyªn t¾c , ngêi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ngêi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn thÈm tra . Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò , ph©n tÝch sù viÖc , cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ , chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m ®¸nh gi¸ , kÕt luËn vµ xö lý . Ngêi ®iÒu hµnh cÇn biÕt , cÇn kiÓm tra c¸i g× , ë kh©u nµo , träng t©m kiÓm tra ë ®©u , phËm vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp . Bu«ng láng kiÓm tra vµ l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i . KiÓm tra chung chung , dµn ®Òu vµ h×nh thøc khong nh÷ng v« bæ mµ cßn v« t×nh dung tóng , khuyÕn khÝch c¸c sai ph¹m , g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc . KiÓm tra th¸i qu¸ (dån dËp , trµn lan ) thêng g©y , kh«ng khÝ c¨ng th¼ng , thiÕu tin tëng lÉn nhau , h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp díi , h¬n n÷a cßn g©y x¸o trén , ®×nh trÖ ho¹t ®éng cña guång m¸y . CÇn b×nh thêng ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra thêng xuyªn , khi kiÓm tra ®ét xuÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã kÕt luËn râ rµng , xö lý døt ®iÎm vµ rót kinh nghiÖm . 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 VÒ phÝa c¸c ngêi bÞ kiÓm tra , ph¶i ý thøc ®îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm tra , s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc , t¹o ddieeuf kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®îc thuËn lîi , th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy ®ñ c¬ së vÒ c¸c ®iÓm cha nhÊt trÝ . Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh , kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp díi ®èi víi cÊp trªn. Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c , thÓ hiÖn quyÒn lµm chñ cña tËp thÓ ngêi lao ®éng , ®îc tiÕn hµnh cã tæ chøc , cã l·nh ®¹o nh»m vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh . 7. Nguyªn t¾c 7 : T¹o sù g¾n bè gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc , gi÷a ngêi ®iÒu hµnh víi tËp thÓ ngêi lao ®éng , híng vµo môc tiªu chung . Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng , bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng nh»m khai th¸c , ®éng viªn dîc nhiÖt t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ , t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc , t¹o ra b©u kh«ng khÝ ®«ng thuËn , høng thó . Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®îc thÓ hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ : quan hÖ chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þn chøc n¨ng vµ ®îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ ( luËt ph¸p , quy ®Þnh hµnh chÝnh vµ kû luËt néi bé ) vµ quan hÖ kh«ng chÝnh thøc dùa trªn sù giao tiÕp mang tÝnh tin cËy lÉn nhau v× lîi Ých chung , kh«ng ®ßi hái thñ tôc ph¸p lý vµ thñ tôc hµnh chÝnh . Quan hÖ chÝnh thøc ®îc gäi lµ quan hÖ chøc n¨ng , quan hÖ kh«ng chÝnh thøc lµ sù hîp t¸c gi÷a nh÷ng c¸ nh©n trong tËp thÓ . Quan hÖ hîp t¸c kh«ng hoµn toµn mang tÝnh tù ph¸t , mµ còng cã sù rµng buéc nhÊt ®Þnh , qua chÕ ®é lµm viÖc vµ lÒ lèi lµm viÖc , nhiÒu khi cã tæ chøc víi c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ( do thñ trëng lËp ra vµ t¹o ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng , do tËp thÓ lao ®éng tù tæ chøc víi vai trß cña c«ng ®oµn ) . C¸c héi ®ång t vÊn tõng lÜnh vùc , c¸c tiÓu ban liªn tÞch , c¸c nhãm chuyªn gia lµ nh÷ng h×nh thøc hîp t¸c thêng ®îc sö dông , tuy nhiªn cÇn ®i vµo thùc chÊt , thiÕt thùc trong ho¹t ®éng . Ngêi qu¶n lý cÇn träng thÞ , l¾ng nghe sau khi nªu vÊn ®Ò ®Ých ®¸ng vµ gîi ý cô thÓ ®Ó tho¶ luËn ®ung yªu cÇu , cã chÊt lîng . 8.Nguyªn t¾c 8: TuyÓn chän chÆt chÏ vµ bè trÝ sö dông ®óng c¸n bé , nh©n viªn , t¹o ®iÒu kiÖn cho mäi ngêi ph¸t huy cao kh¶ n¨ng kh«ng ngõng phat triÓn vÒ n¨ng lùc vµ phÈm chÊt . Con ngêi víi t c¸ch mét lo¹i tµi nguyªn quý gi¸ lµ tÕ bµo cña tæ chøc , lµ nh©n tè cñ yÐu cÊu thµnh tæ chøc . Søc m¹nh cña tæ chøc tríc hÕt phô thuéc vµo n¨ng lùc vµ phÈm chÊt cña tõng c¸ nh©n , song søc m¹nh ®ã ®îc nh©n lªn gÊp béi khi ®îc liªn kÕt g¾n bã trong tæ chøc . Tæ chøc quy ®Þnh vÞ trÝ vµ chøc tr¸ch cña tõng ngêi , quy dÞnh ph¬ng híng vµ môc tiªu hµnh ®éng cña con ngêi , lµm n¶y në vµ ph¸t triÓn nh÷ng tè chÊt cña con ngêi . Khi ®· h×nh thµnh bé m¸y , cÇn ph¶i tuyÓn chän con ngêi ®¸p øng yªu cÇu theo tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh vÒ tr×nh ®é , n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®Î bè trÝ vµo c¸c chøc danh theo sù ph©n chia nhiÖm vô . Trong khi sö 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 dông , ph¶i qua c«ng viÖc mµ thö th¸ch , ®µo luyÖn ph¸t huy kh¶ n¨ng së trêng cña tõng ngêi theo ph¬ng ch©m " dông nh©n nh dông méc ". Ph¶i cã chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn nguån tµi nguyªn nh©n lùc , ®¸p øng yªu c©u ph¸t triÓ l©u dµi cña tæ chøc . Ph¶i cã chÝnh s¸ch , chÕ ®é ®·i ngé tho¶ ®¸ng ®Î bï ®¾p søc lao ®éng , t¹o ®éng lùc m¹nh mÏ , ®Ò cao tr¸ch nhiÖm vµ b¶o vÖ ngêi lao ®éng trong khu«n khæ ph¸p luËt . Nh÷ng viÖc lµm ®ã lµ néi dung cña qu¶n lý nh©n sù , mét bé phËn träng yÕu trong chøc n¨ng qu¶n lý nãi chung vµ chøc nang tæ chøc nãi riªng. iii. mèi quan hÖ biÖn chøng gi÷a c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc . Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang , c¸c bé phËn ®ã bao giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o sù liªn kÕt chÆt chÏ , hµi hoµ rong tæ chøc . Trong c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc , ta ®· thÊy viÖc sö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng , t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc . Khi ®Ò cËp ®Õn kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng , ta còng nhÊn m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc , nÕu sö lý ®óng sÏ t¹o ®îc ®éng lùc vµ kû c¬ng cho tæ chøc , ngîc l¹i sÏ g©y víng m¾c , xung ®ét trong néi bé tæ chøc , cã thÓ lµm rèi lo¹n , v« hiÖu ho¸ tæ chøc . Mçi nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ tæ chøc ®Òu cã t¸c dông riªng , quyÕt ®Þnh nhiÒu hay Ýt tÝnh hiÖu lùc cña tæ chøc qu¶n lý . Nhng trªn thùc tÕ , khi xÐt trong mét doanh nghiÖp ( hay bÊt cø mét tæ chøc nµo ) tÊt c¶ mäi h¹ot ®éng ®Ó nh»m mét môch ®Ých chung th× ta thÊy nh÷ng nguyªn t¾c nµy cã mèi quan hÖ phô thuéc nhau , cã nguyªn t¾c nµy th× míi cã nguyªn t¾c kia vµ mét tæ chøc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× kh«ng thÓ thiÕu ®îc nh÷ng nguyªn t¾c nµy . VÝ dô :  Muèn x¸c lËp vµ xö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng , chÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc th× ph¶i thiÕt lËp bé m¸y phï hîp vµ bè trÝ con ngêi ®¸p øng yªu cÇu .  Muèn ®¶m b¶o quan hÖ t¬ng xøng gi÷a nhiÖm vô , tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n th× cÇn ph¶i ph©n chia caca phÇn viÖc rµnh m¹ch , ph©n c«ng hîp lý víi tr¸ch nhiÖm râ rµng .  Muèn kiÓm tra s©u s¸t, kÞp thêi xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh th× ph¶i b¶o ®¶m cung cÊp th«ng tin qua l¹i th«ng suèt ( ®Çy ®ñ , kÞp thêi , trung thùc , cã ®é tin cËy cao ).  Muèn cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i t¹o sù hîp t¸c g¾n bã trong tæ chøc híng vµo môc tiªu chung , bè trÝ sö dông ®óng vµ t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy con ngêi trong tæ chøc .v.v... 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Tæng kÕt. HiÖn nay trªn thùc tÕ ë ViÖt Nam cã rÊt Ýt doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c nguyªn t¾c cña tæ chøc cho nªn khi ®i vµo ho¹t ®éng thêng gÆp khã kh¨n bé m¸y , nh©n sù vµ rÊt nhiÒu vÊn ®Ò kh¸c n÷a , dÉn ®Õn viÖc néi bé lñng cñng , tan r· hoÆc ho¹t ®«ng thiÕu hiÖu qu¶ .Bªn c¹nh ®ã nh÷ng doanh nghiÖp biÕt vËn dông nh÷ng nguyªn t¾c cña qu¶n lý mét c¸ch triÖt ®Ó th× ho¹t ®éng ngµy mét cã hiÖu qu¶ h¬n vÒ kinh tÕ , t¹o ®îc uy tÝn vµ vÞ thÕ cña m×nh trªn th¬ng trêng . Qua ®ã ta còng thÊy ®îc tÇm quan träng cña c¸c nguyªn t¾c vÒ qu¶n lý . ChÝnh v× vËy mµ khi thµnh lËp mét doanh nghiÖp ( hay mét tæ chøc ) chóng ta kh«ng thÓ xem thêng vÊn ®Ò nµy . §ã lµ mét ®iÒu kiÖn tèi thiÓu hÕt søc quan träng trong viÖc doanh nghiÖp cã tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®îc hay kh«ng . 11