Sơ lược về cơ cấu tổ chức quản lý

  • Số trang: 22 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 16 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24906 tài liệu

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lêi Giíi ThiÖu Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý thµnh c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang,c¸c bé phËn ®ã bao giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o ra sù liªn kÕt chÆt chÏ,hµi hoµ trong tæ chøc.ViÖc x¸c lËp vµ xö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè träng yÕu ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng,t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc.Khi ®Ò cËp kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng,ta còng ®· nhÊn m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,nÕu xö lý ®óng sÏ t¹o ®-îc ®éng lùc vµ kû c-¬ng cho tæ chøc,ng-îc l¹i sÏ g©y v-íng m¾c ,xung ®ét trong néi bé tæ chøc,cã thÓ lµm rèi lo¹n,v« hiÖu ho¸ tæ chøc Khi x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,cÇn x¸c ®Þnh râ c¸c yÕu tè:quan hÖ däc (theo thø bËc qu¶n lý )hay hÖ ngang (theo chøc n¨ng );quan hÖ l©u dµi,th-êng xuyªn hay quan hÖ ®ét xuÊt ;quan hÖ chÝnh thøc hay quan hÖ kh«ng chÝnh thøc.Kh¸i qu¸t l¹i cã 2 lo¹i quan hÖ c¬ b¶n:quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng vµ quan hÖ phèi hîp-céng 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 t¸c.Nh-ng trong bµi tiÓu luËn nµy em muèn ®Ò cËp ®Õn mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 S¬ L-îc VÒ C¬ CÊu Tæ Chøc Qu¶n Lý 1/Kh¸i NiÖm: Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi,tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p,tõ vi m« ®Õn vÜ m«.Nãi chung nã mang mét ý nghÜa rÊt réng nh-ng ë ®©y chóng ta chó ý ®Õn mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸i niÖm Tæ Chøc Qu¶n Lý:Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu(bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y)®-îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng(®-îc hîp thøc ho¸),trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc ®ù¬c ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nh»m ®¹t tíi môc tiªu chung Tæ chøc qu¶n lý gåm 3 yÕu tè t¹o thµnh: -Chøc n¨ng lµ lý do h×nh thµnh vµ tån t¹i cña mét tæ chøc ®-îc kh¸i qu¸t tõ c¸c nhiÖm vô chÝnh ph¶i lµm th-êng xuyªn ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc -C¬ cÊu lµ ph-¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng,bao gåm c¸c bé phËn hîp thµnh tæ chøc -C¬ chÕ vËn hµnh lµ ph-¬ng thøc vËn hµnh ®Ó c¬ cÊu ho¹t ®éng ®óng chøc n¨ng. 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc hoÆc hiÖu lùc ®iÒu hµnh cña tæ chøc qu¶n lý phô thuéc c¶ 3 yÕu tè nãi trªn.Chøc n¨ng kh«ng râ sÏ kh«ng phôc vô ®óng môc tiªu,c¬ cÊu kh«ng hîp lý sÏ kh«ng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng,c¬ chÕ kh«ng phï hîp sÏ g©y rèi lo¹n sù vËn hµnh cña c¬ cÊu 2/C¬ CÊu Tæ Chøc Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®-îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo còng bao gåm c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc,bëi lÏ chØ riªng c¬ cÊu chÝnh thøc kh«ng thÓ thùc hiÖn ®-îc ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong qu¶n lý.Trong ®ã c¬ cÊu chÝnh thøc lµ bé khung cña tæ chøc lµm nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý A/C¬ cÊu chÝnh thøc: -C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®-îc ghi nhËn chÝnh thøc trong c¸c v¨n b¶n ph¸p lý,®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp;còng cã tr-êng hîp kh«ng ®-îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®-îc hîp thøc ho¸ theo truyÒn thèng,®-îc mäi ng-êi ghi nhËn nh- lµ mét thÓ chÕ -C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß,vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ mçi ng-êi trong tæ chøc;víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong néi bé tæ 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 chøc(bao gåm quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm,chÕ ®é lµm viÖc)®Ó thùc hiÖn sù ph©n c«ng,ph©n cÊp vµ liªn kÕt trong tæ chøc,b¶o ®¶m kû c-¬ng vµ hiÖu lùc tæ chøc,phôc vô môc tiªu cña doanh nghiÖp -Trong c¬ cÊu chÝnh thøc,thùc hiÖn chÕ ®é thñ tr-ëng vµ chÕ ®é bæ nhiÖm c¸n bé b»ng quyÒn lùc hµnh chÝnh.Gi÷a ng-êi phô tr¸ch vµ ng-ßi thõa hµnh cã quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng theo chøc vô,b»ng ph-¬ng ph¸p c-ìng chÕ chÊp hµnh.Mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cïng cÊp ®-îc quy ®Þnh râ rµng,kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu B/C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc: -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ nh÷ng h×nh thøc tæ chøc"phi h×nh thÓ"nh»m thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ"mÒm"trong néi bé tæ chøc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng-êi cã ®Æc ®iÓm,lîi Ých riªng cÇn ®-îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu chung.Nã bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ cao chøc n¨ng cña tæ chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc còng cã ng-êi chñ tr× ho¹t ®éng do c¸c thµnh viªn cö ra trªn c¬ së uy tÝn,kh«ng cã quyÒn h¹n hµnh chÝnh mµ chØ dùa vµo tr×nh ®é hiÓu biÕt vµ kh¶ n¨ng ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kh«ng chÝnh thøc,t¹o ®-îc sù ®ång thuËn vÒ ý chÝ,t×nh c¶m.Ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc gióp Ých nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p,tÕ nhÞ trong qu¶n lý -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®-îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ chøc;còng cã tr-êng hîp ®-îc ghi nhËn nh- mét ph©n hÖ bæ sung.Th-êng ®ã lµ c¸c Héi ®ång t- vÊn vÒ tõng lÜnh vùc,c¸c tiÓu ban,c¸c nhãm chuyªn gia......C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn biªn chÕ chuyªn tr¸ch,mµ sö dông nh÷ng ng-êi trong bé m¸y lµm kiªm nhiÖm;ho¹t ®éng th-êng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi gian.KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®-îc ng-êi ®iÒu hµnh tæ chøc qu¶n lý tham kh¶o,tiÕp nhËn ®Ó bæ sung,hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý Sù ®an chÐo vµo nhau c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ kh«ng chÝnh thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm 2 hÖ,gióp cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt qu¶ cao.Trong qu¶n lý,®iÒu cùc kú quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc møc ®é tèi -u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc kh«ng chÝnh thøc vµ cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc.§ã còng chÝnh lµ viÖc kÕt hîp sù hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Quan HÖ §iÒu KhiÓn-Phôc Tïng 1/Vai trß cña quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng: *Quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ lo¹i quan hÖ chñ yÕu trong mét tæ chøc víi t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn vµ cÊp d-íi (trªn xuèng vµ d-íi lªn),gi÷a ng-êi phô tr¸ch vµ ng-êi thõa hµnh. *Hµnh vi ®iÒu khiÓn lµ hµnh vi ®¬n gi¶n nhÊt cña qu¶n lý ®Ó gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô ®¬n nhÊt sau khi ®· cã nh÷ng quyÕt ®Þnh chung.§ã lµ h×nh thøc t¸c ®éng tÝch cùc nhÊt vµ còng linh ho¹t nhÊt,nh»m thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ kiÓm tra ®Ó ng¨n chÆn,kh¾c phôc c¸c sai lÖch cña c¸c bé phËn thõa hµnh. *Dï mang tÝnh linh ho¹t ®Ó øng phã víi mäi t×nh huèng cô thÓ n¶y sinh h»ng ngµy,sù ®iÒu khiÓn vÉn ph¶i dùa trªn c¸c ph-¬ng thøc t¸c ®éng cã tæ chøc vµ dùa vµo chøc n¨ng,quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm cña mçi cÊp trong thø bËc cña hÖ thèng tæ chøc qu¶n lý.NÕu kh«ng nhvËy,sù ®iÒu khiÓn sÏ r¬i vµo t×nh tr¹ng chñ quan tuú tiÖn,xö lý ®èi phã vôn vÆt;cã thÓ g©y lén xén,mÊt ®ång bé trong ho¹t ®éng qu¶n lý.Sù ®iÒu khiÓn cã thÓ mang tÝnh hµnh chÝnh(c-ìng chÕ thi hµnh),hoÆc mang tÝnh h-íng dÉn.TÝnh hµnh chÝnh ë ®©y thÓ hiÖn qua c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh: 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ c¸c ph-¬ng ph¸p t¸c ®éng dùa vµo c¸c mèi quan hÖ tæ chøc cña hÖ thèng qu¶n lý vµ kû luËt cña doanh nghiÖp BÊt kú hÖ thèng qu¶n lý nµo còng h×nh thµnh mèi quan hÖ tæ chøc trong hÖ thèng .VÒ ph-¬ng diÖn qu¶n trÞ ,nã biÓu hiÖn thµnh mèi quan hÖ gi÷a quyÒn uy vµ phôc tïng .Ng-êi x-a th-êng nãi :qu¶n trÞ con ng-êi cã 2 c¸ch ,dïng ©n vµ dïng uy.Dïng ©n th× v÷ng bÒn nh-ng khã kh¨n vµ dÔ trë thµnh phï phiÕm ,dïng uy th× nhanh chãng vµ dÔ mÊt tÝnh ng-êi .Cho nªn ,Qu¶n trÞ tr-íc tiªn ph¶i dïng uy sau ®ã míi tÝnh ®Õn viÖc ©n C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh chÝnh lµ c¸c c¸ch t¸c ®éng trùc tiÕp cña chñ doanh nghiÖp lªn tËp thÓ nh÷ng ng-êi lao ®éng d-íi quyÒn b»ng c¸c quyÕt ®Þnh døt kho¸t ,mang tÝnh b¾t buéc ,®ßi hái ng-êi lao ®éng ph¶i chÊp hµnh nghiªm ngÆt ,nÕu vi ph¹m sÏ bÞ xö lý kÞp thêi,thÝch ®¸ng Vai trß cña c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh rÊt to lín.Nã x¸c lËp trËt tù kû c-¬ng lµm viÖc trong doanh nghiÖp .Lµ kh©u nèi c¸c ph-¬ng ph¸p qu¶n trÞ kh¸c l¹i ;Ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong doanh nghiÖp rÊt nhanh chãng ;T¸c ®éng hµnh chÝnh cã hiÖu lùc ngay tõ khi ban hµnh quyÕt 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ®Þnh .V× vËy c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh hÕt søc cÇn thiÕt trong nh÷ng tr-êng hîp hÖ thèng bÞ r¬i vµo nh÷ng t×nh huèng khã kh¨n, phøc t¹p C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh t¸c ®éng vµo ®èi t-îng qu¶n trÞ theo 2 h-íng :t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc vµ t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi cña ®èi t-îng qu¶n trÞ -Theo h-íng t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc :chñ doanh nghiÖp ban hµnh c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ quy m«,c¬ cÊu ,diÒu lÖ ,ho¹t ®éng tiªu chuÈn ......nh»m thiÕt lËp tæ chøc vµ x¸c ®Þnh nh÷ng mèi quan hÖ ho¹t ®éng trong néi bé -Theo h-íng t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi cña ®èi t-îng qu¶n trÞ :chñ doanh nghiÖp ®-a ra nh÷ng chØ thÞ ,mÖnh lÖnh hµnh chÝnh b¾t buéc cÊp d-íi thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ,hoÆc ho¹t ®éng theo nh÷ng ph-¬ng h-íng nhÊt ®Þnh nh»m ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong hÖ thèng ho¹t ®éng ¨n khíp vµ ®óng h-íng ,uèn n¾n nh÷ng lÖch l¹c .... Sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái c¸c cÊp qu¶n trÞ ph¶i n¾m v÷ng nh÷ng yªu cÇu chÆt chÏ sau ®©y: 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 -Mét lµ ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶ cao khi quyÕt ®Þnh ®ã cã c¨n cø khoa häc ,®-îc luËn chøng ®Çy ®ñ vÒ mÆt kinh tÕ .Khi ®-a ra mét quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ph¶i c©n nh¾c ,tÝnh to¸n ®Õn c¸c lîi Ých kinh tÕ .TÊt nhiªn ,c¸c quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh tËp trung th-êng ®-îc tÝnh to¸n xuÊt ph¸t tõ viÖc kÕt hîp hîp lý c¸c lo¹i lîi Ých .Ngoµi ra quyÕt ®Þnh ph¶i hiÓu râ t×nh h×nh thùc tÕ ,n¾m v÷ng t×nh huèng cô thÓ .Cho nªn khi ®-a ra quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ,nªn cè g¾ng cã ®ñ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh.Chñ doanh nghiÖp chØ ra quyÕt ®Þnh trªn c¬ së cã ®¶m b¶o vÒ th«ng tin .TËp hîp ®ñ th«ng tin ,tÝnh to¸n ®Çy ®ñ ®Õn c¸c lîi Ých vµ c¸c khÝa c¹nh tiªu cùc cã thÓ diÔn ra khi quyÕt ®Þnh ®-îc thi hµnh .Tõ ®ã s½n sµng bæ sung c¸c biÖn ph¸p ph¸t huy mÆt tÝch cùc vµ h¹n chÕ mÆt tiªu cùc nÕu cã -Hai lµ khi sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ph¶i g¾n chÆt quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña ng-êi ra quyÕt ®Þnh .Mçi bé phËn,mçi c¸n bé khi sö dông quyÒn h¹n cña m×nh ph¶i cã tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc sö dông c¸c quyÒn h¹n ®ã .§èi víi quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh th× cÊp d-íi b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn kh«ng ®-îc lùa chän .ChØ ng-êi cã thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh míi cã quyÒn thay ®æi quyÕt ®Þnh -Ba lµ c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái chñ doanh nghiÖp ph¶i cã quyÕt ®Þnh døt kho¸t ,râ rµng,dÔ hiÓu ,cã ®Þa chØ ng-êi thùc 10 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hiÖn ,lo¹i trõ kh¶ n¨ng cã sù gi¶i thÝch kh¸c nhau ®èi víi nhiÖm vô ®-îc giao CÇn ph©n biÖt c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh víi kiÓu qu¶n lý hµnh chÝnh quan liªu do viÖc l¹m dông c¸c kû luËt hµnh chÝnh,sö dông mÖnh lÖnh hµnh chÝnh thiÕu c¬ së khoa häc,theo ý muèn chñ quan.Th-êng nh÷ng mÖnh lÖnh kiÓu ®ã g©y ra nhiÒu tæn thÊt cho doanh nghiÖp,h¹n chÕ søc s¸ng t¹o cña ng-êi lao ®éng.§ã còng lµ nh-îc ®iÓm cña ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh.C¸n bé qu¶n lý vµ c¬ quan qu¶n lý nÕu thiÕu tØnh t¸o say s-a víi mÖnh lÖnh ®Òu ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm,chèng viÖc l¹m dông quyÒn hµnh nh-ng kh«ng cã tr¸ch nhiÖm,còng nh- chèng hiÖn t-îng trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm,kh«ng chÞu sö dông nh÷ng quyÒn h¹n ®-îc phÐp sö dông vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm Tãm l¹i,c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ hoµn toµn cÇn thiÕt ,kh«ng cã ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh th× kh«ng thÓ qu¶n trÞ kinh doanh cã hiÖu qu¶ .§iÒu ®ã t-¬ng tù nh- viÖc qu¶n lý mét ®Êt n-íc mµ kh«ng cã luËt ph¸p th× kh«ng lµm sao cã thÓ qu¶n lý næi *TÝnh hµnh chÝnh ®-îc thÓ hiÖn qua c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ tÝnh h-íng dÉn ®-îc thùc hiÖn qua c¬ cÊu chøc n¨ng: -C¬ cÊu trùc tuyÕn(®-êng th¼ng theo chiÒu däc) 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lo¹i h×nh nµy chiÕm vÞ trÝ quan träng trong hÖ thèng qu¶n lý thuéc bÊt kú doanh nghiÖp nµo.Néi dung c¬ b¶n cña c¬ cÊu trùc tuyÕn lµ mét c¸i thang gåm nhiÒu bËc,trong ®ã cÊp bËc trªn ®iÒu khiÓn(quyÕt ®Þnh,ra mÖnh lÖnh,trùc tiÕp,kiÓm tra)cÊp d-íi;cÊp d-íi phôc tïng cÊp trªn.§ã lµ mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng mang tÝnh b¾t buéc.Víi c¬ cÊu nµy,nguyªn t¾c ®iÒu hµnh tËp trung-xuyªn suèt víi chÕ ®é thñ tr-ëng ®-îc ®¶m b¶o thùc hiÖn;lo¹i trõ t×nh tr¹ng m©u thuÉn,chÖch cho¹c gi÷a c¸c nhiÖm vô ®-îcc ph©n cÊp.Mét c¬ cÊu trùc tuyÕn hîp lý ph¶i ®¸p øng c¸c ®iÒu kiÖn: +Sè cÊp qu¶n lý cµng Ýt th× cµng Ýt ng-êi can thiÖp vµo qu¸ tr×nh qu¶n lý,t¹o ®-îc sù æn ®Þnh cho ®èi tuîng cho ®èi t-îng ®-îc qu¶n lý(tr¸nh t×nh tr¹ng chËm trÔ,mÖnh lÖnh bÞ sai l¹c,quan liªu c¸ch bøc) +Th«ng tin qu¶n lý ®-îc v©n ®éng trùc tiÕp,chØ truyÒn dÉn theo chiÒu däc trªn-d-íi vµ kh«ng v-ît cÊp +G¾n chÆt víi c«ng nghÖ,trong ®ã mçi c«ng ®o¹n ®-îc chuyªn m«n ho¸;sù phèi hîp ho¹t ®éng trong c¶ chu tr×nh kinh doanh chØ ®-îc thùc hiÖn ë cÊp cao nhÊt +B¶o ®¶m tû lÖ hîp lý gi÷a c¸n bé qu¶n lý vµ ng-êi thõa hµnh(qu¸ nhiÒu c¸n bé phô tr¸ch th× gi¶m tÝnh linh ho¹t cña qu¶n lý) 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 +Phi tËp trung hãa quyÒn lùc ë møc ®é hîp lý,chuyÓn giao mét phÇn quyÒn lùc vµ tr¸ch nhiÖm cho cÊp d-íi ®Ó ph¸t huy tÝnh chñ ®éng,s¸ng t¹o vµ ý thøc d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm cña cÊp d-íi song vÉn kiÓm so¸t ®-îc toµn bé t×nh h×nh C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn ®-îc vËn dông víi tr×nh ®é kh¸c nhau tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p: H.1 H.2 Trªn H.1,ta cã tr-êng hîp ®¬n gi¶n nhÊt,trong ®ã «ng bè h-íng dÉn c«ng viÖc(lµm g×,lµm nh- thÕ nµo)vµ ph©n c«ng 2 ng-êi con lµm 2 phÇn viÖc Trªn H.2lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn më réng theo chiÒu däc,trong ®ã ph¶i ph©n c«ng cho nhiÒu ng-êi thùc hiÖn c¸c phÇn viÖc kh¸c nhau 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Më réng h¬n n÷a th× chia ra nhiÒu cÊp,trong ®ã mçi cÊp l¹i cã H.3 Gi¸m §èc Doanh NghiÖp Qu¶n §èc Qu¶n §èc Ph©n X-ëng §èc C«ng §èc C«ng §èc C«ng Tæ Tr-ëng Tæ Tr-ëng Tæ Tr-ëng Qu¶n §èc ng-êi ®iÒu khiÓn vµ kiÓm tra c¸c kh©u trùc thuéc(H.3) ë mçi cÊp qu¶n lý,ng-êi ®øng ®Çu th-êng kh«ng thÓ trùc tiÕp qu¸n xuyÕn mäi mÆt v× vËy cÇn cã nh÷ng ng-êi phã ®Æc tr¸ch tõng phÇn viÖc;do thñ tr-ëng ph©n c«ng(æn ®Þnh l©u dµi)vµ trùc tÕp chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc thñ tr-ëng(kh«ng ph¶i lµ 1 cÊp qu¶n lý trung gian).§Õn l-ît nh÷ng ng-êi phã l¹i ph¶i cã mét sè trî lý gióp søc.H×nh 4 lµ mét vÝ dô ®èi víi mét doanh nghiÖp cã quy m« t-¬ng ®èi lín 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 H.4 Gi¸m §èc Phã Gi¸m §èc ph¸t triÓn Trî lý s¶n xuÊt s¶n phÈm 1 Phã Gi¸m §èc s¶n xuÊt Trî lý s¶n xuÊt s¶n phÈm 2 Phã Gi¸m §èc marketing Phã Gi¸m §èc tµi chÝnh Trî lý s¶n xuÊt s¶n phÈm 3 -C¬ cÊu chøc n¨ng Sù ph¸t triÓn ®ßi hái cã sù më réng c¬ cÊu theo chiÒu ngang,trong ®ã ë mçi cÊp qu¶n lý(theo trùc tuyÕn)ph¶i thùc hiÖn chøc n¨ng cña mét kh©u qu¶n lý víi nhiÒu viÖc phøc t¹p ®ßi hái kiÕn thøc chuyªn s©u mµ ng-êi qu¶n lý ph¶i dùa vµo ®ã míi n¾m ®-îc t×nh vµ quyÕt ®Þnh ®-îc ®óng ®¾n(kh«ng thÓ tù m×nh thùc hiÖn).§ã lµ c¬ cÊu c¸c phßng,ban chøc n¨ng ë mçi cÊp;n»m ë hµng ngang trong s¬ ®å tæ chøc ë mçi cÊp(H.5) 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 H.5 Gi¸m §èc Phã Gi¸m §èc marketing Phßng kÕ ho¹ch Phã Gi¸m §èc s¶n xuÊt Phßng vËt t- Phã Gi¸m §èc Tµi chÝnh Phßng c«ng nghÖ Phã Gi¸m §èc nh©n sù Phßng n¨ng l-îng C¸c c¬ quan chøc n¨ng chØ lµ c«ng cô qu¶n lý cña ng-êi ®øng ®Çu mçi cÊp,lµm nhiÖm vô chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh vµ theo dâi t×nh h×nh vÒ tõng lÜnh vùc(kÕ ho¹ch,vËt t-,tµi chÝnh...)kh«ng cã quyÒn chØ ®¹o cÊp d-íi mµ chØ h-íng dÉn;do ®ã kh«ng m©u thuÉn víi chÕ ®é thñ tr-ëng Víi c¸c häat ®éng t-¬ng ®èi phøc t¹p(doanh nghiÖp võa),c¬ cÊu chøc n¨ng cã hiÖu qu¶ h¬n c¬ cÊu trùc tuyÕn.Nã kh«ng ®ßi hái ng-êi gi¸m ®èc ph¶i tù m×nh ph©n tÝch tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò vµ tù m×nh theo dâi s©u tõng mÆt.C¸c bé phËn chøc n¨ng gåm nh÷ng chuyªn gia vµ nh©n viªn chuyªn s©u vÒ kinh tÕ,kü thuËt,nghiÖp vô vµ n¾m v÷ng c¸c thÓ chÕ hiÖn hµnh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp;hä còng cã kinh nghiÖm xö lý c¸c t×nh huèng cô thÓ ®Ó gióp gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Tuy nhiªn,c¬ cÊu chøc n¨ng còng cã nh-îc ®iÓm lµ lµm cho bé m¸y qu¶n lý cång kÒnh,c¸ch bøc,gi¸m ®èc dÔ quan liªu;c¸c kªnh liªn l¹c qua trung gian qóa phøc t¹p cã thÓ lµm cho cÊp qu¶n lý cao nhÊt bÞ "qu¸ t¶i" trong qu¸ tr×nh n¾m t×nh h×nh vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.C¬ cÊu nµy thóc ®Èy h-íng ®µo t¹o hÑp ®èi víi c¸n bé,nh©n viªn trong bé m¸y qu¶n lý;khiÕn hä thiÕu tÇm nh×n toµn diÖn .Sù chuyªn m«n ho¸ c¸c ph©n hÖ chøc n¨ng qu¶n lý cã thÓ dÉn tíi xu h-íng phiÕn diÖn,côc bé.nh- nhÊn qu¸ m¹nh lÜnh vùc chuyªn m«n cña m×nh(vÝ dô:kü thuËt thuÇn tuý,hiÖu qu¶ kinh tÕ ®¬n thuÇn..),kh«ng muèn phèi hîp ®Ó h-íng vµo môc tiªu chung *Sù ®iÒu khiÓn hµnh chÝnh cã khi lµ tuyÖt ®èi(ph¶i chÊp hµnh ®Çy ®ñ,v« ®iÒu kiÖn)song còng cã nh÷ng tr-êng hîp cÊp d-íi ®Ò nghÞ xem xÐt l¹i trong khi vÉn ph¶i chÊp hµnh cho ®Õn khi cã quyÕt ®Þnh míi.MÆt kh¸c h-íng dÉn còng cã thÓ lµ b¾t buéc hoÆc chØ lµ tham kh¶o ®Ó vËn dông 2/C¸c h×nh thøc ®iÒu khiÓn vµ sù vËn dông trong qu¶n lý doanh nghiÖp: §iÒu khiÓn ®-îc thùc hiÖn qua c¸c h×nh thøc quyÕt ®Þnh kh¸c nhau,nh- chØ thÞ,mÖnh lÖnh,th«ng b¸o(b»ng v¨n b¶n hay truyÒn miÖng) 17 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 *LÖnh:lµ yªu cÇu cña cÊp trªn(hoÆc ng-êi phô tr¸ch)®èi víi cÊp d-íi(hoÆc ng-êi thõa hµnh),®ßi hái hä ph¶i thùc hiÖn mét nhiÖm vô nhÊt ®Þnh,cã chØ râ thêi h¹n ph¶i hoµn thµnh hoÆc nh÷ng yªu cÇu ®Æc biÖt ph¶i ®¶m b¶o.ChØ nh÷ng c¸n bé qu¶n lý trùc tuyÕn(thñ tr-ëng cÊp trªn)míi cã quyÒn ra lÖnh.NÕu lÖnh cã tÝnh b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tuyÖt ®èi th× nã ph¶i ®¸p øng c¸c tiªu chuÈn ph¸p lý ®Ó cã hiÖu lùc cao *ChØ thÞ:lµ yªu cÇu ®èi víi ng-êi d-íi quyÒn khi xö lý nh÷ng sù viÖc riªng biÖt.C¸c phã gi¸m ®èc,qu¶n ®èc,tr-ëng phßng...cã quyÒn ra nh÷ng chØ thÞ trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®-îc giao(theo quy chÕ cña doanh nghiÖp),kh«ng vi ph¹m c¸c mèi quan hÖ chÝnh thøc ChØ thÞ cã thÓ ®-îc ng-êi d-íi quyÒn khiÕu n¹i th¼ng lªn gi¸m ®èc doanh nghiÖp nÕu thÊy kh«ng hîp lý.C¸c chØ thÞ quan träng ph¶I dïng v¨n b¶n.Nh÷ng ng-êi phô tr¸ch cÊp thÊp(tæ tr-ëng,®éi tr-ëng...)chØ cÇn chØ thÞ miÖng song cÇn râ rµng,døt kho¸t *Th«ng b¸o:cã tÝnh nhÑ nhµng h¬n,chñ yÕu cung cÊp th«ng tin cho cÊp d-íi vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn l-u ý §iÒu khiÓn bao hµm sù kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c quyÕt ®Þnh vµ sau ®ã cã thÓ cã quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh,bæ sung 18 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 KÕt LuËn Tæ chøc x· héi h×nh thµnh vµ vËn ®éng theo ý chÝ cña con ng-êi víi h×nh thøc ®a d¹ng,”cøng”hay”mÒm”v¯ cã mèi quan hÖ t­¬ng t¸c th-êng ®-îc gäi lµ liªn hÖ h÷u c¬.§iÒu ®ã cho ta thÊy mèi quan hÖ gi÷a ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ mét yÕu tè quan träng nh- thÕ nµo ®èi víi viÖc sèng cßn cña mét doanh nghiÖp;Còng nh- thÓ hiÖn bé mÆt cña mét doanh nghiÖp cã v¨n ho¸ hay kh«ng v× khi cÊp trªn ra quyÕt ®Þnh th× cÊp d-íi ë ®ã sÏ ph¶i nhÊt nhÊt tu©n theo vµ cïng bæ sung,gãp ý víi c¸c quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc.Vµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ngµy nay,khi mµ c¸c doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng nh- nh÷ng cç m¸y th× ®iÒu nµy cµng cÇn ph¶i ¨n khíp víi nhau h¬n 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh tæ chøc qu¶n lý. 2. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh. 20
- Xem thêm -