Tài liệu Skkn ứng dụng cntt trong công việc quản lý thu – chi ( kế toán quỹ) tại trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH ĐỒNG NAI Mã số: ................................ (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THU – CHI ( KẾ TOÁN QUỸ) TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH Người thực hiện: TRẦN THỊ HIỀN Lĩnh vực nghiên cứu: - Lĩnh vực khác : Kế toán Quỹ Năm học: 2012-2013 SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: Trần Thị Hiền 2. Ngày tháng năm sinh: 24 -03-1977 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: số 2, tổ 39A, KP 4, phường Bình Đa, Biên Hòa – Đồng Nai 5. Điện thoại: 0613829837 (CQ)/ 6. Fax: 0613829837 (NR); ĐTDĐ : 0918864500 E-mail : 7. Chức vụ: Chuyên viên 8. Đơn vị công tác: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân - Năm nhận bằng : 2005 - Chuyên ngành đào tạo: công nghệ thông tin III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm : Thủ quỹ Số năm có kinh nghiệm: 06 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 6 năm gần đây: − Ứng dụng CNTT trong quản lý văn thư lưu trữ ở Trung tâm GDTX tỉnh Đồng Nai − Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hành chính tại Trung tâm GDTX tỉnh Đồng Nai I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thúc đẩy ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin là một trong những nội dung cốt lõi của Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ thông tin – truyền thông và Chương trình Quốc gia về ứng dụng Công nghệ thông tin – truyền thông trong các cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt năm 2010. Kết quả triển khai năm 2011 tại các cơ quan, đơn vị cho thấy phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và trong cơ quan nhà nước nói riêng đã được đẩy mạnh và triển khai một cách bài bản. Việc này tiếp tục khẳng định vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống xã hội; giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí; giúp chính quyền các cấp nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, góp phần nâng cao công khai minh bạch và chống tham nhũng, lãng phí. Công nghệ thông tin và truyền thông là động lực quan trọng góp phần bảo đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân Nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước đối với hoạt động quản lý thu - chi ở Trung tâm, trong những năm qua Trung tâm đã tập trung hoàn thành công tác quản lý thu –chi ngày càng có nề nếp, để tiện bề theo dõi. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý thu -chi là công tác nhằm đảm bảo minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi các thu –chi được chia ra làm 2 quỹ : quỹ cung ứng dịch vụ và quỹ công đoàn ở trung tâm; quản lý thu - chi bằng công nghệ thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; Trên thực tế, công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do các quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong thực tế hay không….. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác quản lý quỹ( kế toán quỹ) Trong hoạt động quản lý thu - chi ở trong các cơ quan nhà nước hiện nay, đều thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa vào sổ sách . Do đó, vai trò của công nghệ thông tin giúp người quản lý quỹ theo dõi con số được nhanh chóng rõ ràng và chính xác. - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học viên và sinh viên - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt công việc quản lý thu -chi đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác kế toán quỹ là toàn bộ công việc liên quan về tiền bạc và rõ ràng minh bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi trong phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, nhẹ nhàng. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác thu -chi nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ.. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian. Ngoài ra người làm nhiệm vụ quản lý thu –chi cần nắm vững mẫu quản lý quỹ chung. +Theo dõi học phí các lớp ( nôp kho bạc va chuyển về trường) + Phân loại quỹ − Ngày tháng ghi sổ − Ngày tháng chứng từ − Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi) − Diễn giải − Số tiền ( thu, chi, tồn) − Ghi chú Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác thu -chi tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý các quỹ như sau: + Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế . + Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của trung tâm, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trung tâm trong quá trình hoạt động. + Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới. 1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là chuyên viên làm công tác quản lý quỹ. Bàn ghế để ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. 2. Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải ứng dụng chuyên môn mình đã học vào công việc thực tế để công việc trôi chảy, nhanh chóng và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình. 3. Thực trạng việc tiếp nhận, quản lý các loại tiền với những mục đích khác nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau: a. Theo dõi học phí các lớp : - Căn cứ theo phiếu thu biết tổng số tiền để nộp vào kho bạc được theo dõi trên sổ sách. b.Theo dõi các loại quỹ : - Các loại quỹ của các năm được lập trong 1 file gọi là sotheodoiquy.doc Ở đó các quỹ được dùng Hyperlink liên kết đến các file excel chứa các con số thực tế theo dõi theo từng năm, khi cần kiểm tra ở mục quỹ nào thì chỉ cần nhấn chức năng liên kết là có thể kiểm rtra được con số thực tế. Sau đây có 2 ví dụ để kiểm tra Ví dụ 1: . Ở mục quỹ Công đoàn được theo dõi làm 2 đợt trong năm ( 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm ). Quỹ Công đoàn khi cần kiểm tra, ta đưa con trỏ chuột vào mục công đoàn năm 2012, kết quả hiển thị trên màn hình là 6 tháng cuối năm 2012 Ví dụ 2 : ở mục quỹ cung ứng dịch vụ được theo dõi theo từng tháng của năm( mười hai tháng có được lưu trên 12 sheet khác nhau, khi cần kiểm tra, ta đưa con trỏ chuột vào mục cung ứng dịch vụ năm 2012 trên màn hình cho ta thấy 12 sheet, khi cần kiểm tra sheet nào thì nhắp chuột vào sheet đó khi đó sẽ hiện lên kết quả cần kiểm tra , hiện tại trên màn hình hiện lên tháng 12. III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Thời đại ngày nay là thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin Những công cụ và sự kết nối kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống. công nghệ thông tin trở thành một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý nhà nước đang hình thành và ngày càng trở nên phổ biến. thực tế như ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Giáo dục Thường xuyên tỉnh Đồng nai vào quản lý thu – Chi giúp cho các quyết định của lãnh đạo được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác và tiết kiệm thông qua các hoạt động sinh hoạt hàng ngày nâng cao chất lượng công việc, đóng góp vào việc phát triển giáo dục – đào tạo. Từ khi ứng dụng Công nghệ thông tin vào công việc quản lý thu- chi, tôi nhận thấy kết quả cộng các con số rõ ràng, chính xác, nhanh chóng , tiết kiệm được chi phí về giấy, mực cho việc nhập vào sổ. − Số liệu nhận được trong năm 2012 : đã nộp kho bạc 5.990.000.000, đã chuyển đến các trường liên kết 4.756.000.000đ. − Về quỹ Công đoàn tồn 6thansg cuối năm là 5.446.915đ, quỹ Cung ứng dịch vụ tồn cuối năm 104.212đ VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Qua thực tế công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý ThuChi tại trung tâm có kết quả tốt, để việc ứng dụng đạt kết quả tốt cho các đơn vị khác trong ngành giáo dục . Trên cơ sở đó, đề xuất: − Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở cơ quan giáo dục có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của các cơ quan giáo dục − Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, tập trung vào một số nội dung chính. − Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, nâng cao nhận thức về cơ quan điện tử, chính quyền điện tử cho cán bộ, công chức. − Tổ chức tham quan học tập các đơn vị điển hình về ứng dụng công nghệ thông tin trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị, hội thảo về ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học; TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quyết đinh 1755/QĐ-TTg về việc “ Phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông” 2. Quyết định 1605/QĐ-TTg về việc “phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015” NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ họ tên) SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRUNG TÂM GDTX TỈNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đồng Nai, ngày 30 tháng 5 năm 2013 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2012-2013 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: .Ứng.. dung CNTT trong công việc quản lý Thu –chi ( kế toán quỹ) tại trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh. Họ và tên tác giả: .Trần Thị Hiền. Chức vụ: Chuyên viên phòng Hành chính Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: ..............................  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: Kế toán quỹ. . Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)  - Có giải pháp hoàn toàn mới - Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có  2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây) - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả  3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây) - Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: Tốt  Khá  Đạt  - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt  - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt  Sau khi duyệt xét SKKN, Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận và chịu trách nhiệm của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm. XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên và ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)