Tài liệu Skkn thu thập tài liệu, bổ sung và xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: THU THẬP TÀI LIỆU, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong giai đoạn hiện nay, trong thời kỳ phát triển của nền kinh tế được điều tiết trong cơ chế thị trường, thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới mà chúng ta đang chứng kiến, thì công tác văn thư lưu trữ cần phải được nhận thức đúng đắn tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn về giá trị của vai trò công tác văn thư tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước hiện nay và sau này. Trong quá trình đổi mới nhận thức về công tác văn thư lưu trữ hiện nay, cần được chú trọng đến vai trò tài liệu đối với hoạch định đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, trong đó nhiệm vụ trung tâm là phát triển kinh tế nước nhà. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ cũng cần được nhìn nhận từ những yêu cầu đảm bảo thông tin và chủ động cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho các yêu cầu rộng lớn của xã hội. Với cách nhìn nhận đó cấp ủy Đảng và chính quyền các cấp cần xây dựng nhận thức mới cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ là biết hướng toàn bộ hoạt động của mình vào mục đích sử dụng có hiệu quả các công việc hàng ngày. Văn bản sản sinh trong hoạt động của các cơ quan gồm nhiều thể loại, của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó nếu để trong tình trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài. Tài liệu Lưu trữ được xem là một di sản quý báu của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, vì vậy cần được quản lý thống nhất, cho dù tài liệu Lưu trữ thuộc phông nào, bảo quản ở đâu thì việc thu thập, bảo quản, xác định giá trị tài liệu và chế độ khai thác sử dụng phải được thực hiện theo một quy trình thống nhất, góp phần nâng cao và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Công tác Lưu trữ gồm có nhiều khâu nghiệp vụ, mỗi khâu nghiệp vụ đều có tầm quan trọng và ý nghĩa khác nhau, trong đó công tác thu thập, bảo quản và xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ và là khâu phức tạp, khó khăn đòi hỏi người cán bộ làm công tác này phải có sự nhiệt tình với nghề cùng với việc nghiên cứu, đầu tư nhiều trong quá trình thực hiện. Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ Lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. 1 Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tàI liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và phông Lưu trữ lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan. Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông lưu trữ và thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo những quy định của Nhà nước. Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý về Giáo dục và Đào tạo, vì vậy nguồn tài liệu rất nhiều: văn bản đi do cơ quan ban hành, văn bản đến do các cơ quan Trung ương, trong tỉnh và ngoài tỉnh gửi đến nên khối lượng tài liệu rất nhiều, vì vậy việc thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đòi hỏi phải khoa học và chính xác nhằm quản lý tài liệu được tốt hơn, phục vụ cho công tác tra cứu lâu dài. 2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1. Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một hệ thống các biện pháp đề xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu của lưu trũ một cơ quan hay Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam từ đó lựa chọn nguồn tài liệu có giá trị bổ sung vào phòng, kho lưu trữ bảo quản theo phạm vi, quyền hạn được Nhà nước xác định. Như vậy, đối với lưu trữ các cơ quan phải xác định được cụ thể, chính xác nguồn tài liệu, thành phần tài liệu nào phải nộp lưu và phải được xác định một cách đầy đủ, không bỏ sót. Chỉ những tài liệu có giá trị thực tiễn và phục vụ được cho nghiên cứu lâu dài mới giao nộp vào lưu trữ cơ quan. 2. Khái niệm xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là dựa trên các nguyên tắc, phương pháp của Lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thời hạn bảo quản phụ thuộc vào giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn được tài liệu có giá trị đề bảo quản. Giá trị tài liệu là lượng thông tin chứa đựng trong các tài liệu đó. Các thông tin có khả năng phục vụ cho nhu cầu cá nhân, xã hội: - Giá trị hiện hành: Phục vụ cho lãnh đạo, điều hành, quản lý các công việc của cơ quan. Tài liệu có tính chất thường xuyên, đang ở giai đoạn văn thư. - Giai đoạn lưu trữ cơ quan: là tài liệu vẫn được sử dụng nhưng không có tính chất thường xuyên, thời điểm này công việc đã được giải quyết xong. - Giai đoạn lưu trữ lịch sử: Không có giá trị hiện hành, tài liệu chỉ phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử. Công tác xác định giá trị tài liệu có quan hệ vô cùng mật thiết với khâu thu thập, bổ sung giá trị tài liệu, xác định giá trị tài liệu là cầu nối giữa thu thập và bổ sung, có xác định giá trị tài liệu thì thu thập, bổ sung mới chính xác, chặt chẽ. - Phân loại tài liệu: kết quả cuối cùng là tài liệu ta có được là hồ sơ hay đơn vị bảo quản. - Bảo quản tài liệu lưu trữ: áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu. Từ khái niệm trên có thể thấy được công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phải xác định được thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy đòi hỏi phải 3 nắm vững được các mặt tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị có tài liệu cần xác định giá trị lưu trữ. 3.Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: a. Xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư: - Việc xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ cho cơ quan, chủ yếu là việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ và dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ. - Khi lập hồ sơ công việc phải lựa chọn những văn bản có giá trị để lưu lại trong hồ sơ, bổ sung những văn bản còn thiếu, loại ra những giấy tờ không còn giá trị như tài liệu trùng thừa, tư liệu tham khảo khác… những hồ sơ này được để lại đơn vị công tác của mình trong thời hạn 1 năm. Hết thời hạn các hồ sơ có giá trị phải đưa vào lưu trữ cơ quan. b. Xác định giái trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan: - Nhiệm vụ xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan là kiểm tra lại giá trị các hồ sơ nhận được từ văn thư, lưu trữ cơ quan phải lựa chọn được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản ở lưu trữ cố định. Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này có thể kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung khác: khi thu thập, thống kê, phân loại và chỉnh lý hoặc có thể tiến hành độc lập. c. Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định): - Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là kiểm tra và lựa chọn những hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan, thông qua nguồn nộp lưu theo quy định của nhà nước. Tại đây các hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng và được quyết định bảo quản cố định. - Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông. Tài liệu lựa chọn không chính xác ở giai đoạn trước , tài liệu đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI 1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai: Do đặc trưng về tổ chức và hoạt động là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nên khối tài liệu được hình thành tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai chủ yếu là văn bản hành chính. Về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai được thực hiện đúng với quy định của Nhà nước và theo một trình tự nhất định là ban hành các văn bản để quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ như: Quy chế thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan, quy định khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình 4 thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm cho các phòng, ban, các cá nhân lập hồ sơ công việc, công văn hướng dẫn thực hiện về trình bày kỹ thuật và thể thức văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, và các loại dụng cụ, sổ sách biểu mẫu phục vụ công tác được cung cấp đầy đủ. Tại Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo, các phòng ban căn cứ vào bảng Danh mục hổ sơ nộp lưu của cơ quan đã lập từ đầu năm để lập hồ sơ công việc mình phụ trách, và theo định kỳ vào cuối năm sẽ nộp lưu lại cho lưu trữ cơ quan toàn bộ số tài liệu hình thành trong năm của phòng mình, Văn thư sẽ tổng hợp tài liệu rồi tiến hành phân loại, lập mục lục hồ sơ lưu trữ. Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai đã trang bị kho lưu trữ riêng với diện tích là 24m, các phương tiện cần thiết cho việc bảo đảm tài liệu lưu trữ như: Quạt, kệ, hộp, cặp dựng hồ sơ, bìa hồ sơ, bình chữa cháy…. Được trang bị đầy đủ. Tài liệu được lưu trữ theo từng hồ sơ công việc và theo cấp độ tác giả theo từng năm ban hành. Các hộp tài liệu lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp trên các kệ nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết. Tuy nhiên, việc thu thập, bổ sung tài liệu tại Văn phòng Sở vẫn còn những hạn chế. Trong quá trình thu thập vẫn còn một số hồ sơ công việc do phải giải quyết thường xuyên (như hồ sơ thanh tra, khiếu nại tố cáo), các hồ sơ hướng dẫn liên tục về chuyên môn và đồng thời còn làm thất lạc văn bản, gây khó khăn cho việc thu thập. 2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu: Đây là công tác đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững mọi mặt về tổ chức hoạt động của cơ quan mới có thể xác định được giá trị của tài liệu và quy định thời hạn bảo quản thích hợp cho từng hồ sơ, tài liệu để đưa vào lưu trữ bảo quản, đồng thời tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Công tác xác định giá trị tài liệu có được thực hiện chính xác thì mới chọn lọc ra được những tài liệu có giá trị lưu trữ thật sự, đây là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác lưu trữ, có mới quan hệ chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác. Hiện nay, Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai đã xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, do đó đã tạo thuận lợi nhiều cho việc xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên trên thực tế việc thực hiện công tác này không được thực hiện theo đúng quy định. Mặc dù hàng năm vẫn lập Danh mục hồ sơ đầy đủ nhưng việc thu thập vẫn còn hạn chế vì thực tế mọi công tác về lưu trữ đều do cán bộ làm công tác văn thư cơ quan kiêm nhiệm, vì thế việc phân loại, kiểm tra, chỉnh lý tài liệu… chưa thực hiện được đúng theo quy định. 5 3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu: - Từ những thực trạng nêu trên, nguyên nhân chủ yếu là do công tác lưu trữ tại cơ quan còn chưa được quan tâm đúng mức, tài liệu lưu trữ tràn lan, việc lập hồ sơ công việc của mỗi chuyên viên còn mang tính đối phó, chưa khoa học. Một số cán bộ trong cơ quan còn chưa thấy hết vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, nên chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong việc giao nộp tài liệu đúng thời hạn. Tình trạng vật lý của một số tài liệu, hồ sơ khi thu thập còn chưa tốt, tài liệu lộn xộn, bụi bậm, ố vàng, rách và còn bó gói chưa lập hồ sơ đúng quy định. - Có những hồ sơ thời hạn giải quyết kéo dài hoặc những văn bản mà cán bộ giải quyết công việc đến thời hạn không giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng lại tại các phòng ban; Lưu trữ phải thu thập, bổ sung nhiều lần làm cho việc sắp xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ cũng khó khăn hơn. - Đối với công tác xác định giá trị tài liệu do có yêu cầu về chuyên môn, về tổ chức bộ máy của cơ quan. Mặt khác do cơ quan một cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ nên văn bản chưa được chỉnh lý tồn đọng nhiều, công tác lưu trữ chưa được đầu tư thực hiện đúng mức. - Việc xác định giá trị tài liệu còn mang tính hình thức, còn rất nhiều văn bản đã hết giá trị chưa được tiêu hủy mà vẫn đưa vào lưu trữ. Việc xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu còn mang tính chủ quan của cán bộ lưu trữ, tâm lý sợ tài liệu hủy có giá trị nên lưu trữ tràn lan, không đưa vào tiêu hủy. Chưa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định những hồ sơ tài liệu không còn giá trị. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Qua thực tế làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, bản thân tôi đã nhìn nhận được những việc làm được cùng như chưa làm được trong công tác này tại đơn vị. Từ những nguyên nhân trên, đề làm tốt hơn nữa công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu thì cần thực hiện một số giải pháp sau: - Mở các đợt tập huấn bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, chuyên viên các phòng ban trong cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ để nhằm giúp họ có ý thức tốt hơn trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu hướng dẫn họ lập được hồ sơ công việc để tránh tình trạng tài liệu để lộn xộn gây khó khăn cho công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu có như vậy thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công tác lưu trữ sau này. 6 - Cần hoàn chỉnh các thủ tục trong giao nộp tài liệu lưu trữ cho chặt chẽ, lưu trữ cơ quan không nhận hồ sơ, tài liệu còn bó gói, chưa lập thành hồ sơ công việc từ các phòng ban. - Xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu của cơ quan cho xác thực với tình hình giải quyết công việc của cơ quan, của từng các nhân và được tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc. - Cần thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu theo quy định của Nhà nước. - Cơ quan cần bố trí cán bộ làm công tác hợp lý, cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ và không kiêm nhiệm để họ tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn góp phần làm tốt công tác lưu trữ của cơ quan. - Điều quan trọng là Lãnh đạo các cơ quan phải quan tâm và chấn chỉnh công tác lưu trữ cơ quan, khắc phục những thiếu sót, hạn chế. Cần đầu tư đầy đủ trang thiết bị trong kho lưu trữ để phục vụ tốt cho quá trình làm việc của cán bộ làm công tác lưu trữ và cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó cũng cần phải có chế độ phụ cấp, chính sách thỏa đáng cho cán bộ làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác lâu dài. Trên đây là những ý kiến về thực trạng công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng như những giải pháp, kiến nghị của bản thân để có thể thực hiện tốt hơn công tác này, mong được góp ý, hướng dẫn thêm./. NGƯỜI THỰC HIỆN Huỳnh Thị Ánh Trinh 7 8