Skkn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách các khóa học

  • Số trang: 10 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 39 |
  • Lượt tải: 0
nguyen-thanhbinh

Đã đăng 8358 tài liệu

Mô tả:

Tên sáng kiến kinh nghiệm : NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI : - Trong 12 năm công tác tại Khoa kế toán thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với công việc chủ yếu là quản lý và lưu trữ hồ sơ liên kết, sổ sách của các lớp trong suốt quá trình học tập tại trung tâm. Trong quá trình làm việc tôi đã gặp không ít những khó khăn trong việc quản lý, tìm kiếm lại các loại hồ sơ, sổ sách đã được lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ cho công việc thống kê, báo cáo số liệu. Mỗi lần như vậy làm tôi mất rất nhiều thời gian và công sức. Để nhằm khắc phục những khó khăn nêu trên, nên tôi đã có ý tưởng đưa ra phương pháp nào đó, cách làm nào đó để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách. - Nội dung đề tài này theo tôi được biết thì đã được đề cập đến rất nhiều và cũng có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung của đề tài này tôi chỉ bổ sung, cải tiến để cho đề tài hoàn thiện hơn trong công việc thực tế của đơn vị tôi đang công tác. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận - Hiện tại tôi đang trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên quan đến toàn khoá học nên nắm được những khó khăn thực tế mà tôi đã gặp phải, có thể đưa ra nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào ngay công việc hàng ngày của bản thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp khi thấy không đạt hiệu quả và phù hợp với công việc thực tế. - Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách cũng được ban giám đốc Trung tâm quan tâm, chú trọng, luôn đưa ra những ý kiến đóng góp, chỉ đạo và luôn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo trong mọi công việc, động viên và ủng hộ khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc, cũng như hướng dẫn, nhắc nhở khi công việc thực hiện chưa tốt. Điều đó đã tạo thuận lợi cho tôi rất nhiều trong việc đề ra các giải pháp giải quyết công việc, nhằm đạt hiệu quả cao. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp đề tài - Do trung tâm thường xuyên liên kết mở các lớp hệ THCN, cao đẳng, liên thông, đại học nên trung bình mỗi năm khoảng từ 5 đến 10 lớp, vì vậy trong thời gian tôi công tác tại trung tâm thì có nhiều lớp và cấp độ đào tạo mà phòng khoa cũng như cá nhân tôi quản lý và đào tạo. Số lớp quản lý thì nhiều nhưng Trang 1 cách lưu trữ thì chưa có khoa học. Do đó khi cần tìm hồ sơ lưu trữ các năm về trước thì gặp rất nhiều trở ngại và khó khăn. - Cách quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước đây của Khoa kế toán - Giao diện bên ngoài của tủ lưu trữ TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH TCKT 124 Liên thông Đại học khóa 2005 Đại học khóa 2006 Khóa 2008 Hồ sơ và các giấy tờ liên quan Hồ sơ và các giấy tờ liên quan Hồ sơ và các giấy tờ liên quan Hồ sơ và các giấy tờ liên quan Liên thông khoá 1 + 2 + 3 TC06KEDN TC05KEDNA TC06QTDN TC08QTDN TC05KEDNB TC06AVDNA TC08AVDN TC05QTDN TC06AVDNB Bảng điểm Đại học Hồ sơ và các giấy tờ liên quan TC05DTDN - Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất cả 4 ngăn, trên mỗi ngăn lưu trữ của kệ có ghi tên của từng lớp cụ thể, mà lại không ghi niên khóa vậy để chúng ta biết được lớp này bắt đầu học từ năm nào, năm nào tốt nghiệp thì chúng ta phải tiến hành xem lại hồ sơ, sổ sách, bên cạnh đó việc thống kê học viên được tuyển sinh, tốt nghiệp trong nhiều năm liên tiếp cũng sẽ gặp khó khăn. - Hồ sơ trong các ngăn được lưu trữ trong các bìa nút, bìa clear, bìa 3 dây được đóng kiện cẩn thận, nhưng lại không phân loại chi tiết các loại hồ sơ, sổ sách để khi tìm kiếm lại mất rất nhiều thời gian. - Tóm lại việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trong các khóa trước gặp nhiều khó khăn và việc tìm kiếm lại mất khá nhiều thời gian. III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI - Với việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách trong công việc hàng ngày và việc tổng hợp, báo cáo, thống kê mất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ công việc, làm giảm năng lực bản thân và làm giảm sự tín nhiệm của ban giám đốc, nên tôi đã rất cố gắng, quyết tâm, tìm tòi đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.  Qua cách lưu hồ sơ nêu trên việc tìm kiếm rất mất thời gian, vì vậy tôi suy nghĩ và tự tìm cách sắp xếp, bố trí tủ hồ sơ để lưu trữ theo từng lớp và khoá học. Việc bố trí lại giao diện của tủ lưu trữ hồ sơ, sổ sách như sau : Trang 2 TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH Khóa 2009-2011 Khóa 2010-2012 Khóa 2009-2012 Khóa 2005-2009 TCKT -123 TCKT -124 Khoá 2010-2013 Khoá 2006-2010 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN) Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN) Khóa 2011-2014 Khoá 2008-2012 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ liên thông) Liên kết trường ĐH Nông Lâm (hệ đại họcVHVL) Hồ sơ, các quyết định và giấy tờ liên quan Hồ sơ, các quyết định và giấy tờ liên quan Hồ sơ, các quyết định và giấy tờ liên quan Hồ sơ, các quyết định và giấy tờ liên quan Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, các mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, các mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, các mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, các mẫu giấy tờ  Sắp xếp, phân loại hồ sơ, sổ sách trong mỗi ngăn - Trong mỗi ngăn của kệ lưu trữ sẽ lưu trữ , hợp đồng liên kết đào tạo, hồ sơ và sổ sách của lớp và theo khóa học, sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. - Tiếp theo trong mỗi ngăn lưu trữ hồ sơ, sổ sách của các lớp riêng biệt nhau, lớp có số thứ tự nhỏ đặt bên trái và lớp có số thứ tự lớn đặt bên phải của ngăn lưu trữ. - Hồ sơ, sổ sách của từng lớp trong một ngăn được phân chia thành 3 loại sau : hồ sơ đầu vào, hồ sơ trong quá trình đào tạo, hồ sơ đầu ra ... Hồ sơ đầu vào gồm :  Hợp đồng và phụ lục hợp đồng đào tạo  Thông báo tuyển sinh  Các quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh, ra đề thi, chấm thi…  Mỗi học viên 1 bộ hồ sơ tuyển sinh  Các loại hồ sơ liên quan đến công tác tuyển sinh  Danh sách trúng tuyển ( kèm theo quyết định của đơn vị liên kết ký ) Hồ sơ trong quá trình đào tạo gồm :  Chương trình đào tạo Trang 3  Các loại hợp đồng khác như : quân sự, giáo viên thỉnh giảng  Hồ sơ cá nhân của các giáo viên đang giảng dạy  Các biểu mẫu do Bộ giáo dục qui định trong quá trình đào tạo gồm : + Sổ đăng bộ + Sổ lên lớp + Kế hoạch giảng dạy + Tiến độ giáo viên + Sổ tay giáo viên  Sổ kiểm danh học viên trong từng môn học (lưu trữ theo học kỳ)  Kế hoạch giảng dạy cho từng học kỳ, từng năm học  Danh sách cấm thi từng môn  Bài thi và bảng điểm từng môn ( thi lần 1 và lần 2)  Bảng điểm tổng hợp của từng học kỳ  Quyết định xóa tên học viên do tự ý bỏ học …  Biên bản và quyết định cấp học bổng cho học viên trong từng học kỳ  Các loại giấy tờ liên quan đến học viên (giấy xác nhận, đơn xin các loại…) Hồ sơ đầu ra gồm :  Bảng điểm tổng hợp toàn khóa học  Quyết định thành lập Hội đồng xét tư cách dự thi tốt nghiệp  Quyết định xét tư cách dự thi tốt nghiệp  Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp, ra đề thi, chấm thi …  Các bảng điểm thi tốt nghiệp của từng môn ( thi lần 1 và lần 2)  Quyết định công nhận tốt nghiệp  Biên bản và quyết định khen thưởng cuối khóa (ban cán sự, HS khá, giỏi)  Bảng điểm cá nhân (phát cho học viên khi nhận bằng tốt nghiệp)  Sổ cấp bằng tốt nghiệp. - Trong 3 loại hồ sơ trên phải được lưu trữ riêng trong bìa 3 dây, mỗi bìa 3 dây phải có 1 tờ danh mục gồm các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ được ghi chi tiết như trên và phải được sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự từ trên xuống, nhưng cũng có Trang 4 một số hồ sơ quá nặng, quá lớn chúng ta có thể điều chỉnh cho xuống dưới cùng của ngăn lưu trữ hồ sơ.  Minh họa cụ thể như sau - Khóa học có 15 lớp : Khóa học 2008 – 2010 Khóa học 2009 – 2011 Hồ sơ trong QTĐT Hồ sơ đầu raHồ sơ Hồ sơ trong QTĐT đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trênTCKT 124 TCKT 123 Hồ sơ đầu raHồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Liên thông – khoá 1 Hồ sơ trong QTĐT Liên thông- khoá Hồ sơ trong QTĐT 2Hồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Hồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Hồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Hồ sơ trong QTĐT Khoá 2005 Hồ sơ trong QTĐTKhoá 2006Hồ sơ Hồ sơ trong QTĐT đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Hồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Hồ sơ đầu vào được sắp xếp theo trình tự nêu trên Trang 5 Hồ sơ trong QTĐT  Song song với việc lưu trữ trong tủ tài liệu, việc lưu trữ trên máy vi tính cũng rất cần thiết, đôi khi có những vấn đề không cần thiết phải tra cứu trong hồ sơ mà chỉ cần tra cứu trên máy vi tính, điều này giúp ta tra cứu nhanh và thuận lợi hơn, chẳng hạn như tra cứu điểm, danh sách sinh viên tham gia khoá học của từng lớp, một số mẫu biểu, .. Việc lưu trữ được quản lý trên máy như sau; Ví dụ : Có cán bộ ngành công an đến xác minh sinh viên có theo học tại trung tâm hay không, quá trình học tập, điểm các môn, sổ cấp bằng, số hiệu bằng, ngày ký nhận bằng cán bộ quản lý chỉ cần tra cứu trên máy Tên sinh viên : Trần Thị Tú Anh Lớp : Liên thông – khoá 1 Mã số SV : 04 Trang 6 Niên khoá : 2009 – 2012 - Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách luôn được thực hiện trong thời gian dài, vì thế số lượng hồ sơ, sổ sách được lưu trữ là tương đối nhiều, do đó đến một lúc nào đó kệ lưu trữ sẽ đầy nên hồ sơ của những khóa trước chúng ta phải đóng thành kiện theo trật tự đã được qui định và cho vào thùng lưu trữ ở trong kho, chỉ để trên kệ lưu trữ khóa đang học và 2 khóa trước đó. - Mở rộng thêm là trong một khóa học không chỉ có 1 hoặc 2 lớp mà có nhiều lớp, theo diễn giải bên trên chúng ta cũng sắp xếp các khóa học, các lớp, các hệ đào tạo theo trình tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới và cũng tiến hành lưu trữ theo danh mục h/sơ đầu vào, h/sơ trong quá trình đào tạo, h/sơ đầu ra.  Một số mẫu lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính - Mẫu thống kê số lượng học viên : Nhằm để nắm được tình hình học viên hiện đang còn theo học ở các khoá. - Mẫu ghi chú chi tiết số lượng học viên bị xóa tên, lưu ban : danh sách những học viên còn đang học tập, danh sách những học viên bị xóa tên và lưu ban ghi chú số quyết định xóa tên và lưu ban, ngày ra quyết định đó. - Bảng điểm tổng hợp của từng học kỳ : là bảng điểm chi tiết các điểm của từng môn học trong từng học kỳ, xếp loại của từng học kỳ, số môn thi lại, học lại, tổng số tiết nghỉ trong học kỳ. - Bảng điểm chi tiết của những học viên được xét cấp học bổng từng học kỳ và từng năm học để tiện cho việc thống kê, báo cáo. - Bảng thông tin học viên : gồm tất cả các thông tin về 1 học viên như : mọi thông tin cá nhân về học viên và phụ huynh học viên, bảng điểm từng học kỳ, điểm tốt nghiệp (nếu có), quyết định tốt nghiệp và nơi làm việc khi ra trường (nếu có). Bảng thông tin này sử dụng 1 file Microsoft Excel làm nguồn dữ liệu sau đó tiến hành Mail Merge bằng chương trình Microsoft Word để tạo liên kết thông tin học viên. Được thể hiện cụ thể theo mẫu sau : Trang 7 THÔNG TIN HỌC SINH -----o0o----A. SƠ YẾU LÝ LỊCH: Họ và tên khai sinh : Nguyễn Thị Tuyết Hạnh Sinh ngày : 16/5/1988 Nơi sinh : Bình Dương Nguyên quán : Bình Dương Địa chỉ thường trú : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Địa chỉ liên lạc : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Dân tộc : kinh - Tôn giáo : Không Thành phần gia đình : CB.CNV Trình độ học vấn trước khi vào học : 12/12 Ngày tham gia Đảng CSVN : ………………………….. Ngày kết nạp Đoàn TNCS HCM : 26/3/2005 Họ tên bố : Nguyễn Văn Mười Họ tên mẹ : Trần Thị Hòa Họ và tên vợ hoặc chồng : …….. Đối tượng thuộc diện chính sách : Ngành học : Hạch toán kế toán B. KẾT QUẢ HỌC TẬP : Soá tín Stt Teân moân hoïc chæ 1 4 Giaùo duïc theå chaát 2 3 Thoáng keâ doanh nghieäp 3 6 Chính trò 4 4 Tin hoïc ñaïi cöông 5 4 Thueá 6 5 Giaùo duïc quoác phoøng 7 2 Giaùo duïc phaùp luaät 8 3 Nghieäp vuï tín duïng 9 4 Keá toaùn ñaïi cöông 10 3 Quaûn trò doanh nghieäp 11 6 Keá toaùn saûn xuaát 12 4 Anh vaên chuyeân ngaønh I 13 3 Marketing CB 14 2 Luaät kinh teá 15 3 Lyù thuyeát taøi chính tieàn teä 16 4 Anh vaên chuyeân ngaønh II 17 4 Keá toaùn quaûn trò 18 3 Phaân tích hoïat ñoäng KD 19 3 Keá toùan HCSN 20 2 Nghieäp vuï vaên phoøng 21 6 Keá toùan thöông maïi 22 6 Taøi chính doanh nghieäp Trang 8 Nam, nữ : Nữ MSHS : 00144 Nghề nghiệp : Công nhân Nghề nghiệp : Công nhân Nghề nghiệp :………. Không Khóa : 2006-2008 – Lớp KT116 Ñieåm thi Laàn 1 6 6 5 6 8 7 6 5 5 5 5 9 6 7 5 6 8 Laàn 2 6 6 8 6 5 23 24 25 26 27 28 Thaåm ñònh döï aùn Soå saùch chöùng töø keá toùan Keá toaùn maùy Kieåm toaùn ñaïi cöông Thaåm ñònh giaù Tieåu luaän Ñieåm trung bình Ñieåm caùc moân thi toát nghieäp Stt Teân moân hoïc 1 Chính trò 2 Soå saùch CT keá toùan 3 Keá toùan doanh nghieäp 3 4 4 2 3 4 7 5 9 7 8 8 6.33 Ñieåm thi 8 5 6 IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG - Sau khi áp dụng phương pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngay tại đơn vị trong khoảng thời gian là 1 năm tôi nhận thấy công việc được tiến triển nhanh, tìm kiếm hồ sơ, sổ sách một cách thuận tiện và nhanh chóng, đem lại hiệu quả trong công việc của bản thân. Bên cạnh đó, phương pháp này còn được phổ biến toàn đơn vị cho các phòng ban áp dụng và cũng mang lại hiệu quả cao. - Cụ thể kết quả như sau :  Tìm kiếm 1 loại hồ sơ, sổ sách : Đối với phương pháp cũ mất khoảng 15 – 20 phút. Phương pháp mới chỉ mất khoảng 3 – 5 phút  Thống kê số lượng học viên được đào tạo trong 5 năm qua : đối với phương pháp cũ có khi mất cả 1 buổi (4 giờ). Phương pháp mới chỉ mất khoảng 10 – 30 phút. - Trong quá trình công tác tại Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai khoảng 10 năm, với công việc chuyên môn chính là quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Bản thân tôi đã gặp không ít những khó khăn trong công việc, vì thế tôi có mong muốn đưa ra một giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn để đưa chất lượng và hiệu quả trong công việc trở nên tốt hơn. Mặt khác, có thể phổ biến cho toàn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp ngày càng hoàn thiện, hiệu quả hơn, để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý và lưu trữ, cũng muốn góp một phần công sức vào sự nghiệp phát triển của ngành giáo dục nói riêng và của đất nước ta nói chung. - Cuối cùng rất mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp, ban giám đốc và tất cả mọi người để phương pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày càng hoàn thiện. NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ họ tên) Trang 9 Nguyễn Tuân Trang 10
- Xem thêm -