Tài liệu Skkn một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn bản là phương tiện chủ yếu, quan trọng để ghi lại, chuyển tải các thông tin quản lý; là hình thức để cụ thể hóa pháp luật nhằm điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước hoặc trình bày ý kiến của cá nhân về một vấn đề nào đó. Nhà nước ta không thể quản lý xã hội nếu thiếu các loại hình văn bản. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại một số trường học cho thấy vẫn còn tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chưa thể hiện hết nội dung trong văn bản... Nguyên nhân là do người trực tiếp soạn thảo văn bản ở phương diện nào đó vẫn còn hạn chế nhất định trong nhận thức đối với việc soạn thảo văn bản dẫn tới chất lượng của văn bản chưa cao. Trong thời đại nền kinh tế tri thức đang ngày một khẳng định vị trí hàng đầu, khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao đòi hỏi chúng ta cần phải có tính chính xác tuyệt đối. Vì vậy việc xây dựng văn bản và phương pháp soạn thảo văn bản cần phải vận dụng công nghệ thông tin nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Để có một văn bản mang tính chính xác cao đòi hỏi người soạn thảo phải có những kĩ năng, kĩ thuật về xây dựng văn bản, phương pháp soạn thảo văn bản theo đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do nhà nước quy định. Trình bày văn bản trong trường học đúng theo mẫu quy định là một việc làm rất quan trọng đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỉ mỉ và chính xác. Thực tế trong những năm học qua, công tác soạn thảo văn bản đã góp phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 1 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học sống xã hội. Đặc biệt sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, phần nào khắc phục những nhược điểm và hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ những khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức: thiếu mạch lạc, không đảm bảo tính pháp lí… Những tồn tại, yếu kém trên đều do nguyên nhân khách quan và chủ quan, nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ hạn chế về kỹ thuật soạn thảo văn bản cũng như sự tùy tiện, thiếu cẩn thận của một số cán bộ, viên chức trong nhà trường. Do đó, yêu cầu đặt ra trước mắt là cán bộ, viên chức một mặt phải được trang bị kiến thức và kinh nghiệm làm việc, mặt khác cũng cần rèn luyện thái độ nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và nhiệt tình đối với công việc. Xuất phát từ những lí do trên, nhằm góp phần nâng cao tính pháp lí các văn bản trong nhà trường, tôi quyết định chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học.” 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài Chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong trường học theo Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác trình bày văn bản. 3. Đối tượng nghiên cứu Kĩ năng soạn thảo, trình bày văn bản của cán bộ, viên chức, nhân viên một số trường Tiểu học trong huyện. 4. Phạm vi nghiên cứu Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 2 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Nghiên cứu thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, viên chức, nhân viên một số trường Tiểu học trên địa bàn huyện Krông Ana từ năm học 20122013 đến nay và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc soạn thảo, ban hành văn bản trong nhà trường. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp điều tra; - Phương pháp nghiên cứu; - Phương pháp trải nghiệm thực tế; - Phương pháp thống kê. II. PHẦN NỘI DUNG 1. Cơ sở lí luận Trình bày văn bản là công việc nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các nhà trường. Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được Nhà nước, các cơ quan nói chung hết sức chú trọng. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được các cấp quan tâm, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây. 2. Thực trạng 2.1. Thuận lợi, khó khăn Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 3 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học * Thuận lợi - Cơ sở vật chất tương đối đảm bảo, có giáo viên phụ trách công nghệ thông tin và giảng dạy ở các trường học. - Một số viên chức đã có Chứng chỉ tin học văn phòng, có khả năng soạn thảo văn bản. * Khó khăn - Hầu hết giáo viên đã lớn tuổi, chưa có Chứng chỉ tin học văn phòng nên kỹ năng trình bày, soạn thảo văn bản còn hạn chế. - Một số giáo viên chưa hiểu được tác dụng của văn bản cũng như chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong nhà trường. 2.2. Thành công, hạn chế * Thành công Một số cán bộ, giáo viên, nhân viên đã thành thạo trong việc soạn thảo, kĩ thuật trình bày văn bản, xác định đúng mục đích, yêu cầu, thẩm quyền của người ban hành. * Hạn chế - Lãnh đạo một số trường chưa thực sự quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản. Không ít cán bộ quản lí không phân biệt được đâu là văn bản Quy phạm pháp luật, đâu là văn bản hành chính thông thường, các quy định về thể thức trình bày văn bản… Hệ thống thuật ngữ, văn phong trong văn bản hành chính vẫn còn nhiều hạn chế, ít nhiều ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ làm cho văn bản không đảm bảo tính khả thi. - Việc quản lí văn bản còn thiếu chặt chẽ. Bộ phận văn thư nhà trường chưa phát huy vai trò trách nhiệm trong việc lưu trữ văn bản. - Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất. Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 4 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học - Trình độ công nghệ thông tin còn thấp, nhiều cán bộ, giáo viên, nhân viên không nắm được quy trình, kỹ năng soạn thảo văn bản. 2.3. Mặt mạnh, mặt yếu * Mặt mạnh Một số trường đã tổ chức tập huấn trình bày văn bản cho cán bộ, giáo viên theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. * Mặt yếu Trong quá trình soạn thảo văn bản, lỗi chính tả còn nhiều, sử dụng câu từ không chính xác. Sai về thể thức của văn bản như ở mục số, ký hiệu văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản... 2.4. Các nguyên nhân, các yếu tố tác động * Nguyên nhân của thành công - Công nghệ thông tin phát triển nhanh, cơ hội và điều kiện tiếp cận thuận lợi đến tất cả đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường học. - Cán bộ quản lí các trường đã chú trọng và có sự quan tâm, nhận thức đúng mức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong quản lý, điều hành các hoạt động của nhà trường. * Nguyên nhân của hạn chế Đội ngũ giáo viên các trường đa phần đã lớn tuổi nên ngại học hỏi; việc tiếp cận với công nghệ thông tin còn nhiều lúng túng, hạn chế. 2.5. Phân tích, đánh giá các vấn đề về thực trạng mà đề tài đặt ra * Thành công, ưu điểm, mặt mạnh Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 5 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Thường xuyên nhận được sự quan tâm của Lãnh đạo, chuyên viên phòng Giáo dục và Đào tạo, cụ thể là: nhiều trường được trang bị phòng máy vi tính, các trang thiết bị liên quan đến công nghệ thông tin. Hầu hết các đơn vị trường học đều kết nối mạng internet từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên được khai thác mạng tham khảo tài liệu để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. Các trường được biên chế giáo viên phụ trách công nghệ thông tin giảng dạy, đội ngũ giáo viên được hướng dẫn các thao tác nên không còn lúng túng khi soạn thảo văn bản. Nhiều giáo viên đã không ngừng nâng cao ý thức tự học tự rèn, ngoài việc giảng dạy trên lớp còn tham gia bồi dưỡng chương trình Chứng chỉ tin học văn phòng để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Ngay từ khi Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Nội vụ được ban hành, có hiệu lực, cán bộ quản lí một số trường đã tiến hành tập huấn cho giáo viên về kĩ năng soạn thảo và trình bày văn bản, nhờ đó các văn bản đều được trình bày đảm bảo đúng quy định. * Tồn tại, hạn chế, mặt yếu Lãnh đạo một số trường chưa thật chú trọng đến công tác soạn thảo văn bản dẫn đến nhiều văn bản ban hành còn sai sót cả về hình thức lẫn nội dung. Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn thì lại ban hành bằng kế hoạch. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản chưa đúng quy định. Công tác tự kiểm tra, rà soát lại văn bản trước khi ban hành chưa được coi trọng. Chính vì vậy có nhiều văn bản sau khi đưa vào vận dụng gặp nhiều sai sót. Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 6 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ. Cán bộ văn thư nhiều trường không làm nhiệm vụ phân loại công văn đi, công văn đến; xử lí văn bản không kịp thời. Ngôn ngữ trong nhiều văn bản sử dụng không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý. Về thể thức và kỹ thuật trình bày, một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 như: ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm … đối với từng loại văn bản hành chính cụ thể; khoảng cách giữa các đoạn văn và khoảng cách giữa các dòng không đúng quy định; sử dụng không thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc) trong các văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v… Nhiều văn bản không thể hiện đúng các yếu tố thể thức theo quy định (bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung đáp ứng yêu cầu hành chính trong những trường hợp cụ thể). Chẳng hạn: - Tên cơ quan chủ quản Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 7 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Thực tế có một số trường do không xác định được tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản nên thường xảy ra những sai sót như sau: UBND THỊ TRẤN BUÔN TRẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC … - Số và ký hiệu văn bản Do không hiểu được tác dụng của số và kí hiệu văn bản nên nhiều trường văn thư vào sổ các loại văn bản rất tùy tiện, có khi văn bản ra trước thì đánh số lớn hơn văn bản ra sau, cũng có trường hợp hai văn bản khác nhau nhưng cùng chung một số. Đa số các trường đánh số văn bản không tuân theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà tính theo thời gian năm học. - Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản Một số giáo viên khi xây dựng kế hoạch, ghi địa danh, lấy ngay tên trường mình đang công tác, chẳng hạn: Lý Tự Trọng, ngày … tháng … năm… Hoặc: Trần Phú, ngày … tháng … năm… - Chữ kí của người có thẩm quyền Rất nhiều trường học, người kí văn bản giữ chức phó Thủ trưởng nhưng khi kí văn bản vẫn không ghi chữ KT (kí thay) trước chức danh thủ trưởng. Chẳng hạn: PHÓ HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Thị B - Nơi nhận Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 8 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Hầu hết văn bản của các trường viết xong đều kết thúc bằng cách thủ trưởng kí tên và đóng dấu của cơ quan chứ không ghi nơi nhận, hoặc có chăng thì cũng ghi không đúng địa chỉ. 3. Giải pháp, biện pháp 3.1. Mục tiêu của giải pháp, biện pháp Đề tài đưa ra một số giải pháp, biện pháp nhằm thống nhất về nội dung cũng như hình thức một số loại văn bản hành chính trong nhà trường. 3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp Để đạt hiệu quả, trước hết tôi cung cấp cho mọi người hiểu được khái niệm về văn bản, tầm quan trọng của việc ban hành văn bản trong trường tiểu học, sau đó tổ chức các chuyên đề về kĩ năng soạn thảo văn bản trong nhà trường bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, chú trọng hướng dẫn thể thức trình bày văn bản một cách chi tiết kèm theo ví dụ minh học cụ thể. 3.2.1. Khái niệm văn bản Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau. Văn bản trong nhà trường là văn bản hành chính thông thường, bao gồm nhiều loại như: công văn, kế hoạch, báo cáo, quyết định, biên bản, thông báo, tờ trình, hợp đồng… 3.2.2. Thể thức trình bày văn bản Một văn bản được coi là trình bày đúng thể thức khi có đầy đủ các yếu tố tạo thành văn bản và được thiết lập, bố trí khoa học theo đúng các quy định hiện hành. Đây là yêu cầu cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 9 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản. Bởi vì, thể thức là điều kiện đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản. Do đó, cần phải nghiên cứu kỹ nội dung, vị trí, ý nghĩa các yếu tố thể thức để thể hiện đúng với từng loại hình văn bản. Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với mỗi loại văn bản nhất định. a) Về kết cấu Thường được thể hiện gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn), phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực pháp lý), Trong đó: * Phần mở đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do, mục đích ban hành văn bản. * Phần nội dung chính: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù hợp với chủ đề văn bản. Tùy vào từng loại hình (hình thức) văn bản mà phần này được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn nghị luận". * Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những yêu cầu trách nhiệm thực hiện văn bản. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để thể hiện nội dung từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất. b) Về ngôn ngữ Văn bản hành chính thông thường được thể hiện bằng ngôn ngữ viết, tiếng Việt (tiếng Việt phổ thông). Đây là phương tiện để chủ thể quản lý thể Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 10 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học hiện và truyền đạt ý chí của mình dưới dạng văn bản tới đối tượng có liên quan. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính thông thường cần đảm bảo: tính nghiêm túc, chính xác; tính phổ thông; tính khách quan; tính trang trọng, lịch sự. Để ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phản ánh đầy đủ các đặc điểm đó đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải sử dụng từ, câu và dấu câu đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt. Một văn bản hành chính thông thường chỉ được coi là hợp lệ và có tính khả thi khi ban hành phải đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và tuân thủ các yêu cầu về thể thức, nội dung, ngôn ngữ. c) Thể thức của một văn bản Cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây: * Tiêu ngữ - Khái niệm: Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (Đối với văn bản của nhà trường) Hoặc: ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH (Đối với văn bản của Đoàn thanh niên) ĐỘI THIẾU NIÊN TIỀN PHONG HỒ CHÍ MINH (Đối với văn bản của Liên đội) - Tác dụng: Thể hiện quyền quản lý hành chính của một nhà nước trên phương diện văn bản hành chính. Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 11 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học * Tên cơ quan ban hành văn bản - Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị soạn thảo ra văn bản. Vì trường học là đơn vị trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo (cơ quan chủ quản) nên cần phải ghi thêm tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Hoặc: HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG - Tác dụng: + Cho biết cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản. + Cho biết vị trí của cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản trong hệ thống tổ chức. + Thể hiện mối liên hệ giữa các cơ quan. + Giúp cho việc sử dụng, quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi, chính xác. * Số và ký hiệu văn bản - Khái niệm: Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm đối với một cơ quan công tác (một nhiệm kỳ với các cơ quan làm việc theo nhiệm kỳ). Số văn bản được bắt đầu từ số 01 tính từ ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ví dụ: Số: 10/KH-THLTT Trong đó: - KH: Tên gọi của một kế hoạch - THLTT: Tên đơn vị ban hành văn bản (Tiểu học Lý Tự Trọng) Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 12 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học * Lưu ý: Có 02 cách đánh số cho một văn bản phù hợp với phương pháp đăng ký quản lý văn bản. Cách 1: Đánh số tổng hợp: Nghĩa là đánh số chung cho tất cả các văn bản của cơ quan ban hành, không phân biệt theo tên loại của văn bản, văn bản nào ra trước thì số nhỏ, văn bản nào ra sau thì số lớn. Phương pháp này thường dùng cho các cơ quan có số văn bản không nhiều, chẳng hạn các trường học. Cách 2: Đánh số theo tên loại văn bản: Nghĩa là đánh số riêng cho từng loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản thì văn bản nào ra trước thì đánh số nhỏ, văn bản nào ra sau đánh số lớn. Thường các cơ quan đánh số theo phương pháp này lập thành hai hệ thống số thứ tự: một cho các văn bản quy phạm pháp luật, một cho các văn bản thông thường. - Tác dụng: Số và ký hiệu của văn bản tiện cho việc đăng ký, phân loại và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, giúp cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nắm được số lượng văn bản mà cơ quan ban hành. * Tên loại và trích yếu - Khái niệm: Là tên gọi chính thức của một văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành như báo cáo, kế hoạch, quyết định… trừ công văn, còn lại các loại văn bản khác khi ban hành đều phải ghi tên loại. Trích yếu là câu hay cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của văn bản. Trích yếu văn bản phải được viết ngắn gọn, đủ ý và phản ánh đúng nội dung chính của văn bản và được trình bày dưới tên loại, riêng đối với công văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và kí hiệu. Chẳng hạn: - Trích yếu một Quyết định (đặt dưới tên loại) Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 13 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Hội thi gi áo viên dạy giỏi cấp trường - Trích yếu một Công văn (đặt dưới số và kí hiệu) Số: 12/THLTT V/v Thành lập tổ Tư vấn thực hiện Thông tư 30/2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định đánh giá học sinh tiểu học * Địa danh và ngày tháng năm - Khái niệm: Địa danh là nơi cơ quan soạn thảo văn bản; thời gian ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được hoàn tất, bắt đầu có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Ví dụ: Buôn Trấp, ngày 10 tháng 12 năm 2014 - Tác dụng: Cho ta biết được văn bản được thiết lập ở đâu, thời gian văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. * Nội dung văn bản - Khái niệm: Là toàn bộ thông tin mà văn bản cần đề cập đến. Tùy theo mỗi loại văn bản khác nhau mà thể hiện nội dung phù hợp. - Tác dụng: + Giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan một cách hữu hiệu. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của cơ quan. + Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu về quản lý như: tính khả thi, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan nói riêng và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 14 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học quả công tác của các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước nói chung (các trường, Phòng, Sở, Bộ GD&ĐT). * Chữ ký của người có thẩm quyền Thể hiện thẩm quyền của người quản lí trong cơ quan đơn vị. Ví dụ: HIỆU TRƯỞNG (Chữ ký) Nguyễn Văn A Trong trường hợp người ký văn bản giữ chức phó Thủ trưởng cơ quan phải ghi chữ (KT) trước chức danh thủ trưởng. Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG (Chữ ký) Nguyễn Thị B - Tác dụng: Giúp cho văn bản có hiệu lực thi hành. * Dấu cơ quan Thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan (đơn vị) trong giao dịch với các cơ quan và trước pháp luật của Nhà nước. - Tác dụng: Đảm bảo tư cách hợp pháp của văn bản và của chữ ký trên văn bản. * Nơi nhận Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản. Ví dụ: Nơi nhận: - Phòng GD&ĐT Krông Ana; - Lãnh đạo nhà trường; - Tổ trưởng tổ chuyên môn; Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 15 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học - Lưu: VT. - Tác dụng: Giúp cho chúng ta gửi văn bản đúng đối tượng tiếp nhận và xác định rõ yêu cầu xử lý văn bản đối với đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản. 3.2.5. Phương pháp soạn thảo Quyết định Quyết định hành chính cá biệt là loại hình văn bản áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết công việc cụ thể, do đó, phải được viết dưới dạng điều, khoản (thông thường có từ 03 đến 05 điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội dung nhất định. Quyết định gồm có 2 phần: Phần mở đầu và phần nội dung a) Phần mở đầu Gồm 3 loại căn cứ: + Căn cứ thẩm quyền + Căn cứ áp dụng + Căn cứ thực tế (thực tiễn) Căn cứ thẩm quyền là loại căn cứ phải nêu đầu tiên, đây là cơ sở pháp lý chứng minh thẩm quyền được ban hành Quyết định của chủ thể ban hành Quyết định. Ví dụ: Đối với Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, viện dẫn căn cứ thẩm quyền là: Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Căn cứ áp dụng là loại căn cứ được nêu ngay sau căn cứ thẩm quyền dùng để chứng minh nội dung điều chỉnh trong Quyết định dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản của hệ thống luật hiện hành. Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 16 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Căn cứ nhiệm vụ năm học 2015-2016 của trường Tiểu học Lý Tự Trọng; Căn cứ thực tiễn là loại căn cứ nêu sau cùng dựa trên các văn bản, đề nghị của cơ quan, đơn vị tổ chức có thẩm quyền quản lý có liên quan đến nội dung điều chỉnh của Quyết định. Nêu tên cơ quan, đơn vị, cá nhân đề nghị (tại văn bản nào?) hoặc dựa vào cơ sở thực tiễn nào? và thường được bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu: "Xét đề nghị của..."; " Xét nhu cầu..."; "Căn cứ biên bản họp...", Xét nhu cầu và khả năng công tác của viên chức; Theo đề nghị của Chuyên môn, * Cách trình bày các căn cứ Mỗi căn cứ là một (hoặc hai) dòng, sau mỗi căn cứ là một dấu chấm phẩy(;), căn cứ cuối cùng là dấu phẩy(,) Căn cứ pháp lý trình bày trước căn cứ thực tiễn. b) Phần nội dung chính của Quyết định Thông thường nội dung một Quyết định gồm từ 3 đến 5 Điều, song về cơ bản gồm 3 Điều với các chức năng cụ thể như sau: Điều 1. Thể hiện đối tượng, thành phần tham gia giải quyết công việc Điều 2. Nêu lên các quyền lợi và nghĩa vụ của đối tượng đã được điều chỉnh ở điều 1. Điều 3. Nêu thời gian có hiệu lực, đối tượng có trách nhiệm thi hành văn bản và quy định về xử lý văn bản cũ (nếu có). Chẳng hạn, đối với Quyết định thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường "văn điều khoản" để diễn đạt nội dung các điều như sau: Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 17 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường (nêu tên gọi đầy đủ gồm: họ tên, chức vụ hiện giữ, phân công trách nhiệm). Điều 2. Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường có nhiệm vụ chỉ đạo Hội thi theo đúng quy định của Ngành (nêu nhiệm vụ quyền hạn). Điều 3. Phụ trách Chuyên môn, Tài vụ nhà trường và cá nhân có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./. Mẫu Quyết định: Mẫu 1: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ- (1) Địa danh, ngày….tháng….năm … QUYẾT ĐỊNH CỦA (Chủ thể ra quyết định) (2) (V/v:……………………….) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ…………..; Căn cứ…………..; Căn cứ…………..; Theo đề nghị của………., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. …………… Điều 2.… ………... Điều 3.… ………… Nơi nhận: - Tên cơ quan đơn vị nhận văn bản; - Lưu: VT. CHỦ THỂ KÍ VĂN BẢN Họ tên người kí văn bản Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 18 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học (3) Ghi chú: (1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản (viết tắt, bằng chữ in hoa) (2) Nếu cơ quan hoạt động theo chế độ lãnh đạo thủ trưởng (Hiệu trưởng) phần tên cơ quan được ghi bằng chức danh của thủ trưởng cơ quan. (3) Phần này ghi thể thức ký văn bản và chức danh người ký Sau đây là một số ví dụ cụ thể đối với Quyết địnhcủa Nhà trường và của Liên đội PHÒNG GD & ĐT K RÔNG ANA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 82/QĐ-THLTT Buôn Trấp, ngày 05 tháng 12 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Về việc Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường Năm học 2014-2015 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Căn cứ vào nhiệm vụ năm học 2014 – 2015; Xét khả năng, phẩm chất cán bộ, viên chức; Theo đề nghị của Chuyên môn, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường năm học 2014-2015 gồm các ông, bà có tên sau: 01. Bà Nguyễn Thị A - Hiệu trưởng - Chủ tịch 02. Bà Lê Thị B - Phó Hiệu trưởng - Phó Chủ tịch 03. Ông Đinh Văn T - Giáo viên - Thư kí 04. Bà Trần Thị H - Tổ trưởng tổ 1 - Thành viên Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 19 Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học 05. Bà Đậu Thị P - Tổ trưởng tổ 2 - Thành viên 06. Bà Hồng Thị M - Tổ trưởng tổ 4 - Thành viên 07. Bà Lê Thị C - Giáo viên - Thành viên Điều 2. Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh có nhiệm vụ tổ chức và điều hành Hội thi theo đúng quy định. Thời gian: Từ 07 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 ngày 12 tháng 01 năm 2015. Điều 3. Bộ phận Tài vụ và các ông, bà có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí./. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT. (Đã kí) Nguyễn Thị A HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TH LÝ TỰ TRỌNG Số: 27/QĐ- LĐTHLTT ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH Buôn Trấp, ngày 08 tháng 9 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH (Về việc Thành lập Ban phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng Hồ Chí Minh - Năm học 2014-2015 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TTBGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Căn cứ vào Điều lệ và hướng dẫn thực hiện điều lệ Đội TNTP Hồ Chí Minh của Hội Đồng Đội Trung Ương; Căn cứ vào chương trình công tác Đội và phong trào Thiếu nhi năm học 2014 – 2015; Xét khả năng và nhu cầu công tác của cán bộ, giáo viên. Theo đề nghị của Tổng phụ trách đội, Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng 20