Skkn hướng dẫn cán bộ, công chức lập hổ sơ công việc

  • Số trang: 13 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 66 |
  • Lượt tải: 1
nguyen-thanhbinh

Đã đăng 8358 tài liệu

Mô tả:

TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: HƯỚNG DẪN CÁN BỘ, CÔNG CHỨC LẬP HỔ SƠ CÔNG VIỆC I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong giai đoạn hiện nay, trong thời kỳ phát triển của nền kinh tế được điều tiết trong cơ chế thị trường, thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới mà chúng ta đang chứng kiến, thì công tác văn thư lưu trữ cần phải được nhận thức đúng đắn tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn về giá trị của vai trò công tác văn thư tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước hiện nay và sau này. Trong quá trình đổi mới nhận thức về công tác văn thư lưu trữ hiện nay, cần được chú trọng đến vai trò tài liệu đối với hoạch định đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, trong đó nhiệm vụ trung tâm là phát triển kinh tế nước nhà. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ cũng cần được nhìn nhận từ những yêu cầu đảm bảo thông tin và chủ động cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho các yêu cầu rộng lớn của xã hội. Với cách nhìn nhận đó cấp ủy Đảng và chính quyền các cấp cần xây dựng nhận thức mới cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ là biết hướng toàn bộ hoạt động của mình vào mục đích sử dụng có hiệu quả các công việc hàng ngày. Văn bản sản sinh trong hoạt động của các cơ quan gồm nhiều thể loại, của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó nếu để trong tình trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài. - Lập hồ sơ, tài liệu là việc tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu thành quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm mục đích để theo dõi, xử lý các nội dung có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng một đặc điểm chung về thể loại hoặc về tác giả, thời gian … được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân. - Tất cả cán bộ, công chức trong các phòng ban Sở trong quá trình giải quyết công việc đều phải lập cho mình một tập hồ sơ, tài liệu và tài liệu trong hồ sơ phải là những bản chính, có giá trị và đầy đủ thể thức, là những bằng chứng xác thực về những vấn đề được nêu trong hồ sơ. - Lập hồ sơ công việc hàng ngày là việc làm rất quan trọng và cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức. Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan và căn cứ vào nhiệm vụ được giao mỗi cán bộ công chức phải tự sắp xếp các công văn, giấy tờ, tài liệu cho từng vấn đề, sự việc thuộc phạm vi mình phụ trách một cách khoa học để thuận tiện cho việc nghiên cứu và giải quyết công việc kịp thời để khi cần nghiên cứu tài liệu thì tra tìm được ngay đồng thời chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ sau này. - Việc lập hồ sơ, tài liệu đối với mỗi cơ quan, đơn vị là nhằm quản lý toàn bộ các công việc trong cơ quan một cách khoa học nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả trong công tác tham mưu trên từng lĩnh vực đã được phân công. - Do đó, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ ngăn nắp, rõ ràng là một công việc cần thiết trong họat động của mọi cơ quan, tổ chức. Vậy, hồ sơ là gì và lập hồ sơ công việc là gì? II. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HỒ SƠ: 1. Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc của một cá nhân. Ví dụ: Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ. * Một số loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan. - Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….) - Các hồ sơ chuyên môn khác: hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi tốt nghiệp THPT, hồ sơ thanh tra….. 2. Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định. - Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. - Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ. Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn. Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu, 2 tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ. Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí. 3. Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức: Là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong năm, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ. 4. Tiêu đề hồ sơ: là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ, đúng các yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. 5. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Là việc định kỳ chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. III. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ: 1. Mở hồ sơ: a. Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ: - Vào đầu năm khi cơ quan đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân sao danh mục hồ sơ gửi các phòng ban trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ để xác định những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào mà cá nhân phải lập. - Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ). - Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể chính xác tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ sung hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ và ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ. Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm. Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau. b. Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ: Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình 3 thànhcác hồ sơ cụ thể, cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau: - Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu đó phản ảnh về một vấn đề, vụ việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể lập một hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về việc thực hiện cuộc vận động “ Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” - Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): là tên loại của thể loại văn bản như: Quyết định, chỉ thị, cáo cáo, kế hoạch… Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nữa năm, cả năm hay một nhiệm kỳ) có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan. Ví dụ: Tập báo cáo tháng cải cách hành chính của Sở giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. - Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản, các văn bản có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến. Ví dụ: Tập lưu công văn đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 2011. - Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có thể lập một hồ sơ. Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai vói trường Đại Học Đồng Nai về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhóm lớp mầm non ngoài công lập trên địa bàn tỉnh năm 2010. - Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố,Quận, huyện, xã, phường....hoặc phạm vi chỉ chung cho các vùng, miền, khu vực...Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được các cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi một phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo của Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai về tình hình thực hiện Kinh tế - Xã hội, An ninh - Quốc phòng trong năm 2010. - Đặc trưng thời gian: là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản. Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Tập báo cáo tổng kết năm học 2011-2012 của các Phòng Giáo dục và Đào tạo,các Trung tâm GDTX, các trường THPT và đơn vị trực thuộc của các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ. 4 a. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: - Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc,cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ. - Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ. - Khi thu thập,cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị. b. Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Phân chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bào quản): Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn (quá 200 trang) thì ta chia hồ sơ đó ra thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Phải căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đó. Mỗi tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. Ví dụ: Hồ sơ về Quyết định của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai về việc nâng lương đối với giáo viên, công chức, viên chức năm 2010. Căn cứ vào khối lượng quyết định, ta có thể phân chia quyết định của hồ sơ trên thành các tập (đơn vị bảo quản) như sau: Tâp 1: Quyết định nâng lương đối với giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 của phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Biên Hòa. Tập 2: Quyết định nâng lương đối với giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 của phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Long Khánh. Tập 3: Quyết định nâng lương đối với giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 của phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Vĩnh Cửu. Tập 4: Quyết định nâng lương đối với giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 của phòng Giáo dục và Đào tạo Long Thành. ............................ Phía trên tiêu đề từng tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ. - Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản: Trong quá trình thu thập,cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành sắp xếp những văn bản, tài liệu đó trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm bảo đảm mối liên hệ về nội dung của vấn đề, sự việc có trong hồ sơ như sau: * Sắp xếp theo số văn bản: Nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản như Quyết định, báo cáo... của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng đề sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành. 5 * Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản: Nếu trong hồ sơ chì có một loại văn bản như chỉ thị, quyết định của một cơ quan khác gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành văn bản sớm thì xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành văn bản muộn thì xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ được lập theo đặc trưng tác giả. * Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc: Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc. Cánh này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản, tài liệu trong các hồ sơ được lập theo đặc trung vấn đề. * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản của cùng một cơ quan ban hành thành một hồ sơ. Trong hồ sơ các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng loại văn bản ( Ví dụ: thể loại quyết định xếp trên, công văn xếp dưới) * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản: Nếu trong một hồ sơ gồm văn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản, tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản, tài liệu của cơ quan cấp dưới thì xếp dưới; Nếu văn bản, tài liệu của cơn quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự các cơ quan: đảng, chính quyến, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội …;trong từng cơ quan, văn bản tài liệu xếp theo thứ tụ ngày tháng ban hành. * Sắp xếp theo tên vần chữ cái Triếng Việt: Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa phương cùng cấp hoặc được nhiền cá nhân, những văn bản, tài liệu đó được sắp xếp thứ tự tên các cơ quan địa phương hoặc tên các nhân theo vần chữ cái tiếng Việt A, B, C…. - Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Trong một hồ sơ mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sau để lưu thay thế. Nếu có tư liệu (sách,báo, tạp chí…) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tài liệu ấy cũng sắp xếp vào hồ sơ . c. Kết thúc và biên mục hồ sơ: - Kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư, hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ, để: + Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu. + Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị. + Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ, nếu chưa hợp lý thì sắp xếp loại. + Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hổ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ. Nếu hết năm văn thư, công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “Chuyển năm sau”. - Biên mục hồ sơ: Khi hồ sơ kết thức, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ theo trình tự sau: 6 + Đánh số trang: là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ ARập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số, số trang phải đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1cm. + Khi đánh số trang cần lưu ý:  Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ)  Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gấp đôi đóng ghim ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.  Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó trên bì.  Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài… cắt rời từ các sách, báo, tạo chí, tài liệu… khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số.  Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí…) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó (không có số trang cho các trang trong tư liệu) - Viết mục lục văn bản, tài liệu: là ghi các thông tin về từng bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ “Mục lục văn bản, tài liệu” nhằm thống kế và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bàn, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa. Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước (Mẫu phụ lục văn bản, tài liệu xem phụ lục số 01). - Viết chứng từ kết thúc: là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng them các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm…) và tình trang vật lý (mốc, ố, nhàu nát…) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “Chứng từ kết thúc”. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ, Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng (mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 2). - Viết bìa hồ sơ: là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: tên Phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản hồ sơ. Lưu Ý: - Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sách đẹp, bắng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước. - Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong danh mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả,nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp 7 các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng đề lập hồ sơ. Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (phụ lục số 3). Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ trong các cơ quan cần lập hồ sơ nguyên tắc đề làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn… của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó. Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về “ Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản…..”. Năm 1990-2005. IV. NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN: 1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: - Tài liệu hành chính: sau một năm, kề từ năm công việc kết thúc. - Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ khi công trình nghiên cứu được nghiệm thu chính thức. - Tài liệu về xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết kế được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền và tài liệu khác có liên quan đến công trình xây dựng): sau 3 tháng kề từ khi công trình được quyết toán. 2. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp: - Tới hạn giao nộp,với sự hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiềm tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu - đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ…). Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ. Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đề đính kèm” Biên bản giao nhận tài liệu”. “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Luu trữ Nhà nước. - Cán bộ công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu do mình giải quyết đề bàn giao cho người thay thế hoặc bàn giao những hồ sơ đến hạn nộp lưu cho lưu trữ cơ quan. 3.Giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản). Mẫu biên bản giao nhận tài liệu xem phụ lục số 3. 8 Lưu trữ cơ quan khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem nếu thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị nộp bồ sung cho đủ rồi mới nhận. V. KẾT QUẢ: - G iúp công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được chặt chẽ, khoa học, tăng cường ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong công tác lập hồ sơ - Giúp cho việc giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách. Đồng thời, giúp cho việc quản lý kiểm tra công việc cơ quan được chặt chẽ. - Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. - Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm phục vụ việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắc và nộp vào lưu trữ nghiên cứu sử dụng lâu dài, để phục vụ công tác Giáo dục và Đào tạo nghiên cứu phát triển tại đơn vị . VI. KẾT LUẬN: - Trong quá trình công tác tại Sở Giáo dục và Đào tạo, với công việc chuyên môn chính là nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ hồ sơ công văn của Văn phòng Sở. Bản thân tôi đã gặp không ít những khó khăn trong công việc, vì thế tôi có mong muốn đưa ra một giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn để đưa chất lượng và hiệu quả trong công việc trở nên tốt hơn. Mặt khác, có thể phổ biến cho toàn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp ngày càng hoàn thiện, hiệu quả hơn, để phục vụ tốt hơn cho công tác lưu trữ, cũng muốn góp một phần công sức vào sự nghiệp phát triển của ngành giáo dục nói riêng và của đất nước ta nói chung. - Cuối cùng rất mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp, Ban Giám đốc và tất cả mọi người để phương pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày càng hoàn thiện. Xin chân thành cảm ơn. VII .TÀI LIỆU THAM KHẢO - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày ngày 08 thàng 4 năm 2008 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư./. Ngưởi Thực hiện 9 Huỳnh Thị Ánh Trinh Phụ lục số 1: MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số:…………. STT Sồ ký hiệu Ngày Tác giả Tên loại và trích yếu nội văn bản tháng văn bản dung văn bản văn bản 1 2 3 4 5 Tờ Ghi số chú 6 7 Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột số 1: Ghi số thứ tự của văn bản được đăng ký vào mục lục Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi số ngày tháng văn bản. Cột số 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản. Cột số 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột số 6: Ghi tờ số của văn bản (mỗi tờ văn bản đã được đánh một số thứ tự riêng, cần ghi rõ văn bản được đăng ký vào mục lục có số tờ từ số mấy đến số mấy?) Cột số 7: Ghi các thông tin cần thiết khác (bản sao, văn bản Mật…) 10 Phụ lục số 2: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số:…………..( Đơn vị bảo quản số:……….) (1) 1. Hồ sơ này có:………………..tờ (2) (Viết bằng chữ:……………..) tờ. Được đánh số từ… đến ….. Có số trang trùng số……, khuyết số…….. 2. Mục lục văn bản có:………….tờ (3). ( Viết bằng chữ: …………………………………………….tờ). 3. Tình trạng của tài liệu: …………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………, ngày…. Tháng….năm….. NGUỜI LẬP HỒ SƠ Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. (2): Ghi tổng số tài liệu có trong hồ sơ. (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ. (4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như; Ngôn ngữ, vật liệu cấi thành, mức độ hư hại…. Ví dụ: Tờ 56 bị ố vàng và rách… Chứng từ kết thúc được viết trên tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ. 11 Phụ lục số 3: Mẫu bìa hồ sơ UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỒ SƠ …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………. Từ ngày:……………………đến ngày:…………….. Gồm:………tờ Phông số:………………………. Mục lục số:…………………….. Hồ sơ số:………………………. THỜI HẠN BẢO QUẢN 12 13
- Xem thêm -