Tài liệu Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần vinatex quốc tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ Họ và tên học viên: Lại Thị Thim Lớp: Merchandiser khóa 1 Đơn vị công tác: Công ty TNHH Kotiti Người hướng dẫn: Thầy Nguyễn Văn Thản Hà Nội, năm 2016 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên học viên: ........................................................................................................... Đơn vị công tác:................................................................................................................. Địa điểm thực tập:............................................................................................................. Sau thời gian học viên:...........................................................thực tập tại đơn vị, chúng tôi tôi có một số nhận xét như sau: 1. Về ý thức chấp hành nội quy, quy định của cơ quan: ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 2. Về đạo đức, tác phong: ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 3. Về năng lực chuyên môn: ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 4. Kết luận: - Nhận xét............................................................................................................................ - Điểm.................................................................................................................................. ...................., ngày ... tháng ... năm 2016 Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Người hướng dẫn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên học viên: …………………………………….................................................. Đơn vị thực tập:................................................................................................................. Giáo viên hướng dẫn:........................................................................................................ Sau thời gian học viên:..............................................................thực tập tại đơn vị, tôi có một số nhận xét như sau: 1. Tiến độ và thái độ thực tập của sinh viên: - Mức độ liên hệ với giáo viên:........................................................................................... - Tiến độ thực hiện:............................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. 2. Nội dung báo cáo: (Nhận xét chung về báo cáo và nhận xét về các phần 1, 2, 3) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ................................................................................................................................ 3. Đánh giá chung: - Nhận xét............................................................................................................................ - Điểm.................................................................................................................................. ....., ngày ... tháng ... năm 2016 Giáo viên hướng dẫn LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, ngành dệt may Việt Nam có những bước phát triển mới. Ngành quản lý đơn hàng trong ngành dệt may cũng cần phát triển trong đó ở các công ty mới phát triển như công ty cổ phần Vinatex quốc tế. Vì thế, những lớp học merchandiser sẽ giúp bổ sung và nâng cao kiến thức của học viên về quy trình quản lý đơn hàng. Công ty cổ phần Vinatex quốc tế có nhiều nhãn hàng mới về quần, áo và váy của các hang thời trang trên thế giới. Phương thức hoạt động chủ yếu theo FOB (mua nguyênphụ liệu đến xuất hàng). Các doanh nghiệp chủ động tham gia vào quá trình sản xuất từ việc mua nguyên phụ liệu đến cho ra sản phẩm cuối cùng thay cho việc được cung cấp trực tiếp từ các người mua của họ. FOB được chia thành hai loại là FOB chỉ định và FOB tự search. FOB chỉ định là các doanh nghiệp thực hiện theo phương thức này sẽ thu mua nguyên liệu đầu vào từ một nhóm các nhà cung cấp do khách mua yêu cầu. Trong phương thức này, các doanh nghiệp dệt may phải chịu trách nhiệm về tài chính để thu mua và vận chuyển nguyên phụ liệu. Còn đối với FOB tự search, các doanh nghiệp sẽ nhận mẫu thiết kế sản phẩm từ các khách mua nước ngoài và chịu trách nhiệm tìm nguồn nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm tới cảng của khách mua. Do đó em đã chọn làm báo cáo với tựa đề:” Quy trình triển khai đơn hàng tại Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế”. PHẦN I. GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty - Tên công ty : Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế Tên giao dịch: VTJ.,JSC Giám đốc: Ông Đặng Vũ Hùng Ngày cấp giấy phép: 16/07/2013 Văn phòng đại diện :460 Minh Khai,Phường Vĩnh Tuy,Quận Hoàng Mai,TP Hà Nội - Điện thoại :04-7300-0806 - Mã số thuế: 0106234350 Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế được thành lập vào tháng 7 năm 2013 dựa trên nhu cầu phát triển và mở rộng của tập đoàn dệt may Việt Nam (Vinatex).Tập đoàn dệt may lớn nhất cả nước với 120 chi nhánh với các sản phẩm chất lượng cao.Với chuỗi cung ứng nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim, may… Công ty đang hội nhập toàn cầu và phát triển tối đa trong ngành dệt may với các sản phẩm chính như: sợi, vải, Jacket, veston, sơ mi….theo phương thức FOB cho thị trường quốc tế.  Các đơn vị thành viên:  Văn phòng tại Hà Nôi, là trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm với 45 nhân viên.  Chi nhánh Hưng Yên.Tổng công ty may HưngYên (HUGACO) sản xuất các sản phẩm từ vải dệt thoi với 200 cán bộ công nhân viên.  Chi nhánh Hưng Yên với sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với 300 cán bộ công nhân viên.  Chi nhánhVinatex Đồng Văn với 700 sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với cán bộ công nhân viên.  Nhà máy Đông Bình sản xuất áo sơ mi với 700 cán bộ công nhân viên.  Nhà máy Vĩnh Bảo-Hải Phòng,sản xuất Veston nam với 700 công nhân và đồ cho nữ giới với 500 công nhân.  Vinatex Tuyên Quang: Sản xuất veston nam với 2000 công nhân viên và hàng Jacket với 1200 công nhân viên Vinatex-Doximex chuyên sản xuất hàng dệt thoi với 2000 cán bộ công nhân viên.  Vinatex- Nam Đàn chuyên sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 1500 cán bộ công nhân viên.  VTJ-Đà Nẵng: Nhà máy sản xuât quần với 400 cán bộ công nhân viên Nhà máy sản xuất vải với năng xuất 4.500.000m/tháng VTJ- Văn phòng tai Thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 700 cán bộ công nhân viên. 1.2 Chức năng lĩnh vực sản xuất 1.2.1 Chức năng: Xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, uy tín và chất lượng.Phát triển bền vững phương thức FOB.Nghiên cứu phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giữ khách hàng truyền thống và tìm kiếm khách hàng mới. Tạo uy tín trên thị trường trong và ngoài nước và tạo việc làm ổn định cho hàng nghìn lao động ở các địa phương trong nước. 1.2.2. Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất, cung ứng các sản phẩm từ nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim và may 1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế có cơ cấu tổ chức như sau: Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Quản lý đơn hàng Trưởng phòng Kỹ thuật Trưởng phòng Mẫu Trưởng phòng Xuất nhập khẩu Trưởng phòng Kế toán Trưởng phòng Hành chính nhân sự Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chức năng của các bộ phận phòng ban trong công ty như sau:  Giám đốc. Là người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động trong công ty. Phó giám đốc: Chỉ đạo các phòng ban thực hiện kế hoạch kinh doanh sản xuất theo tháng, quý, năm. Phòng Quản lý đơn hàng: Trưởng phòng: Chỉ đạo các nhóm lập kế hoạch theo dõi đơn hàng, báo cáo kết quả theo tuần, tháng, quý. Hướng dẫn giải quyết các vấn đề phát sinh giữa nhóm với khách hàng hoặc nhà máy. Tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp. Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho các nhà máy,dịch tài liệu kỹ thuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác với các nhà máy để thực hiện đơn hàng.  Phòng kỹ thuật: Trưởng phòng: Làm việc trực tiếp với khách hàng và nhà máy về kỹ thuật may, giác sơ đồ của đơn hàng. Nhân viên: Phụ trách mảng kỹ thuật, xây dựng bảng giác sơ đồ chi tiết cho từng mã hàng. Phòng xuất- nhập khẩu: Trưởng phòng: Hướng dẫn các thành viên trong nhóm về thực hiện thủ tục hải quan. Nhân viên: Phụ trách làm thủ tục hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất hàng ra nước ngoài cho từng đơn hàng.  Phòng mẫu: Trưởng phòng: Nhận tài liệu kỹ thuật của đơn hàng mới, phối hợp với phòng kỹ thuật để thống nhất quy trình và kỹ thuât may. Nhân viên Nhân viên: Nhận nguyên phụ liệu đầy đủ của đơn hàng, may hoàn thiện mẫu theo đúng quy cách và tiêu chuẩn của khách hàng.  Phòng Hành chính: Trưởng phòng: Quyết định các vấn đề về hành chính, hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ nhanh, chính xác. Nhân viên: Phụ trách các vấn đề về hành chính ( đặt xe,vé máy bay cho cán bộ đi công tác,lễ tân,tiếp đón khách,quản lý trang thiết bị ,văn phòng phẩm. Phòng kế toán: Trưởng phòng: Kiểm tra đôn đốc các thành viên trong phòng thực hiện thu chi chính xác, kiểm soát các hoạt động thu, chi của công ty.Kiểm tra và duyệt các chi phí theo quyền và nghĩa vụ trong công ty. Nhân viên: Phụ trách công tác về kế toán tài chính, kiểm tra giám sát các khoản thu chi, hoạch toán kinh doanh, tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.  Phòng hành chính nhân sự: Trưởng phòng: Đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo hợp đồng lao động, luật lao động. Nhân viên: Thực hiên các nhiệm vụ được giao, tổ chức tuyển dụng lao động, lập kế hoach khen thưởng, đãi ngộ. 1.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế. Bộ phận quản lý đơn hàng tìm kiếm khách hàng và đơn hàng phù hợp với điều kiện sản xuất, quy mô của các nhà máy để đảm bảo đơn hàng đươc hoàn thành tốt sau khi nhận đơn hàng. Sau đó văn phòng tại Hà Nội gửi thông tin đơn hàng cho các nhà máy thuộc quản lý của công ty.Các nhà máy kiểm tra kế hoạch sản xuất của mình và lên lịch sản xuất gửi cho công ty. 1.5 Thị trường và sản phẩm chính. 1.5.1: Thị trường xuất khẩu chính: Hoa Kỳ, EU và Nhật ngoài ra còn có các thị trường khác như Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan…..và thị trường nội địa. 1.5.2: Các sản phẩm chính của công ty: + Các sản phẩm dành cho nam giới: +Các cho 1.6. Các sản phẩm dành nữ giới: khách hàng, đối tác. Dưới đây là một số khách hàng và đối tác tiêu biểu của công ty: 1.7. Các nhà cung cấp chính. Dưới đây là một số nhà cung cấp: Về chỉ: COAT, A&E. Về khóa: YKK Nhãn mác: Avery Dennion 1.8. Mô hình quản lý của công ty Mô hình quản lý của công ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có chức năng liên quan tới nhau, được chuyên môn hóa và đảm nhiệm từng bộ phận, phòng ban theo năng lực để thực hiện chức năng quản lý công ty. 1.9. Kết quả hoạt động kinh doanh của công công ty. Bảng 1: Doanh thu công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế Trong các năm 2014 đếến 2016 Tiêu đề Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV Tổng Doanh thu 2014 1,152,145.06 1,868,268.98 2,111,546.86 2,182,322.56 Doanh thu 2015 1,172,335.66 2,477,178.32 2,910,305.09 2,340,798.07 8,900,617.14 Doanh thu 2016 5,216,817.65 3,141,254.81 Ước tính 3,176,468.00 Ước tính 3,868,289.04 15,402,829.50 7,314,283.56 Dựa vào bảng trên ta có thể nhận thấy doanh thu của công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế không ngừng phát triển.Trong đó có thể thấy Qúy I năm 2016 đạt doanh thu cao nhất là 5,216,817.65 USD tăng gấp 445 lần so với Qúy I năm 2015 và gấp 452.7 lần so với năm 2014.Công ty luôn chú trọng đào tạo tay nghề công nhân, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạn chế sản phẩm sai hỏng trong quá trình sản xuất. Bảng 2: Bảng chia theo thị trường tếu thụ Năm 2014 2015 Năm 2016 (ước tính) Doanh thu ( tỷ đồng) Thị trường Hoa Kỳ 3.510.856.10 Châu 1.894.399.44 Âu Nhật 1.023.999.69 Bản Khác 870.399.74 Tổng 7,314,283.56 Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu Doanh thu ( tỷ đồng) Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu Doanh thu ( tỷ đồng) Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu 48.00 4.345.501.11 48.79 7.085.301.57 46.17 25.89 2.198.452.43 24.75 4.620.848.85 30.06 14.23 1.237.185.78 13.88 1.694.311.24 11.40 11.88 1.121.477.75 12.58 1.909.950.85 12.37 100 8,900,617.14 100 100 15,402,829.50 Dựa vào bảng trên ta thấy được thị trường Hoa Kỳ chiếm tỷ lệ % tiêu thụ sản phẩm may mặc nhiều nhất của công ty đạt mức tăng trưởng 48% năm 2014. Bằng nỗ lực của mình công ty đã đạt được chứng nhận của các tổ chức lớn về chất lượng sản phẩm, trách nhiệm xã hội,an ninh như : PHẦN II. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG VÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ. Giới thiệu Mã hàng: Tên mã hàng: EEWH64T55A Số lượng đơn hàng: 4,960 pcs Hình thức sản xuất: FOB - Khách hàng: ELAND - Màu: M/Grey, Burgundy - Item: Váy ngắn skirt Trong quy trình triển khai đơn hàng Eland E1017, các công việc chính của nhân viên Quản lý Đơn hàng là: 1.1 Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng Tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tùy theo từng đơn hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng phải liên hệ với trưởng nhóm hoặc khách hàng để nhận thông tin về đơn hàng. Đối với mã hàng Eland EEWH64T55A, các nhân viên Quản lý Đơn hang tự liên hệ với khách thông qua Email sau đó là trao đổi công việc cụ thể qua điện thoại để nhận thông tin chính xác nhất và nhanh nhất có thể. Các thông tin mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thập bao gồm: 1.2 Tiếp nhận thông tin về đơn đặt hàng Các thông tin về đơn đặt hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thập gồm: - Chủng loại hàng hóa: Ở giai đoạn này, nhân viên quản lý đơn hàng chỉ cần nắm được thông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước, nắm được thông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước - Số lượng hàng hóa: Bao gồm số lượng của từng màu, từng cỡ và tổng số lượng hàng hoá của cả đơn hàng: EEWH64T55A: M/Grey: 2,972 pcs Burgundy: 1,988 pcs. Tổng số lượng đơn hàng 4,960 pcs. - Thời hạn giao hàng dự kiến: Đây là thông tin rất quan trọng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần nắm được bởi vì nó liên quan rất chặt chẽ với số lượng hàng hoá và tình hình sản xuất của nhà máy. Tiếp nhận bộ tài liệu kỹ thuật: Thông thường một bộ tài liệu kỹ thuật sẽ gồm: - Hình ảnh: Bao hồm hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau hoặc mặt trong và hình vẽ mô tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp của sản phẩm. Hình 2: Hình ảnh mặt trong sản phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A - Bảng thông số: Mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thông số toàn bộ các cỡ của mã hàng và dung sai cho phép tại các vị trí đo trên sản phẩm. Bảng 4: Bảng thông số thành phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A Quy cách và định mức ƣớc tính của các loại nguyên phụ liệu Bảng 5: Bảng định mức phụ liệu của mã hàng Eland EEWH64T55A - Quy cách đóng gói: Mô tả cách gấp, treo sản phẩm, các nguyên phụ liệu đóng gói cần thiết … 1.2.1 Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng Bảng tính giá là yếu tố quyết định doanh thu của đơn hàng, do đó, tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng tính giá đều phải được trưởng nhóm duyệt trước khi gửi báo giá cho khách. Trong quá trình làm bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng, nhiệm vụ của nhân viên Quản lý Đơn hàng là:  Chuyển thông tin và tài liệu Sau khi nắm rõ tất cả các thông tin về yêu cầu của khách hàng, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần nhanh chóng chuyển bộ tài liệu kỹ thuật cùng các yêu cầu khác của khách (nếu có) cho phòng kỹ thuật để tiến hành làm rập và tính định mức nguyên phụ liệu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, nhân viên Quản lý Đơn hàng phải thông báo ngay cho bộ phận kỹ thuật để tránh tình trạng sai hỏng gây lãng phí tiền bạc và thời gian để sửa chữa, làm lại. Kiểm tra và thương lượng giá với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu Vì công đoạn này chiếm rất nhiều thời gian nên cần được tiến hành ngay sau khi nhân viên Quản lý Đơn hàng nhận được bộ tài liệu kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu Khi thực hiện công việc này, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần làm rõ giá nhà cung cấp đưa ra là giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính là yard hay mét (đối với vải, dựng,...), là kilogam hay piece (đối với các loại phụ liệu), giá đã bao gồm phí kiểm tra/kiểm định hay chưa, thời gian sản xuất, thời hạn và phương thức giao hàng,… để tránh xảy ra những sai sót, gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đơn hàng. - Đối với những đơn hàng FOB chỉ định (nhà cung cấp do khách hàng chỉ định): Yêu cầu khách cung cấp bảng báo giá hoặc địa chỉ liên hệ để lấy giá. - Đối với những đơn hàng FOB doanh nghiệp tự tìm kiếm nhà cung cấp: Yêu cầu khách hàng gửi mẫu nguyên phụ liệu để phát triển và kiểm tra giá. Tuỳ theo mục tiêu của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất, giá thành tốt nhất hay thời gian giao hàng nhanh nhất.  Kiểm tra giá gia công với nhà máy Thông thường, giá gia công tại nhà máy sẽ được tính toán dựa vào chi phí lao động và năng suất sản xuất sản phẩm trên chuyền. Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, các đơn vị gia công thường là đơn vị thuê ngoài, chính vì thế, trước khi liên hệ với nhà máy để thương lượng về giá gia công, nhân viên Quản lý Đơn hàng có thể ước lượng giá theo các cách sau: - Đối với đơn hàng mới: Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào các sản phẩm tương tự, sản phẩm mẫu hoặc hình minh họa và các cấu trúc liên quan của sản phẩm trong bộ tài liệu kỹ thuật để ước tính giá gia công. - Đối với đơn hàng lặp lại: Nhân viên quản lý đơn hàng có thể ƣớc tính giá gia công dựa vào đơn hàng cũ cộng thêm hoặc trừ đi các khoản thay đổi khác.  Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào định mức của bộ phận kỹ thuật tính toán (sau khi giác sơ đồ), giá nguyên phụ liệu và các chi phí in, thêu, giặt, mài để tính giá FOB cho sản phẩm. - Nếu giá nguyên phụ liệu là giá FOB thì = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêu hao x giá nguyên phụ liệu). Trong đó: Giá FOB (Fee OnBoard - giao hàng lên tàu): Là giá tại cửa khẩu của bên xuất (chưa bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hóa tới Cảng của bên nhận), gồm các chi phí: Chi phí nguyên phụ liệu; Chi phí gia công cắt may, in, thêu, giặt, chi phí thực hiện mẫu…; Chi phí lãi suất tiền vốn để mua nguyên phụ liệu; Chi phí ngân hàng; Chi phí kiểm tra/kiểm định sản phẩm; Chi phí quản lý, lợi nhuận của đơn hàng và các chi phí khác. - Nếu giá nguyên phụ liệu là giá CIF = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêu hao x giá nguyên phụ liệu) + chi phí bảo hiểm + cước vận chuyển. Bảng 6: Bảng tính giá của mã hàng Eland EEWH64T55A  Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng Sau khi lập được bảng tính giá, nhân viên Quản lý Đơn hàng gửi báo giá cho khách và tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách về giá - Nếu khách hàng chấp nhận giá đã chào thì nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành xác nhận đơn hàng và chuyển qua bước kế tiếp. - Trong trường hợp ngược lại, nếu khách hàng muốn có giá thấp hơn thì công việc của nhân viên Quản lý Đơn hàng sẽ là: Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể) Gửi lại báo giá & điều kiện thanh toán cho khách hàng. Cung cấp thông tin cho khách hàng các chứng nhận về chất lượng hiện có của doanh nghiệp hoặc chuẩn bị nhà xưởng và hệ thống chất lượng tại nhà máy sản xuất để khách hàng đến đánh giá trực tiếp (nếu khách có yêu cầu). Tiếp tục đàm phán với khách hàng để lấy đơn hàng: Nếu quá trình đàm phán với khách thành công, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành bước tiếp theo là xác nhận đơn hàng.  Xác nhận đơn hàng Sau khi đã thống nhất với khách tất cả các điều kiện về giá, phương thức thanh toán, thời hạn và phương thức giao hàng,...nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành xác nhận đơn hàng với khách thông qua việc ký kết hợp đồng và chuẩn bị các điều kiện để tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì đa số các hợp đồng ngoại thương đều được viết bằng tiếng nước ngoài nên trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần hết sức lưu ý đến việc sử dụng từ ngữ để tránh những hiểu lầm gây nên những tổn thất không đáng có. Bên cạnh đó, nhân viên quản lý đơn hàng cũng cần chú ý đến các điều khoản quan trọng của hợp đồng như điều khoản về mô tả hàng hoá, đơn giá phương thức thanh toán, số lượng đơn hàng, ngày giao hang …