Tài liệu Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán bctc do công ty tnhh ernst & young việt nam thực hiện

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Kiểm toán BCTC của một doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học cao, bởi lẽ BCTC được hình thành nên từ các khoản mục, lồng trong đó còn là mối quan hệ hữu cơ giữa các tài khoản, từ đó phản ánh bộ mặt của một doanh nghiệp cho nên để đưa ra ý kiến trung thực và hợp lý về BCTC trong báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên phải khẳng định được tính trung thực, hợp lý của từng nhân tố cấu thành của BCTC. Lẽ đương nhiên, công việc này có thể có những cách tiếp cận khác nhau, song mục đích cuối cùng đó là khẳng định tính trung thực và hợp lý của tổng thể thông qua việc đảm bảo đặc tính này ở cấp bộ phận. Thời gian thực tập tại công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam đã cho em cơ hội để tiếp cận việc thực hiện quy trình kiểm toán hoàn chỉnh tại một số khách hàng kiểm toán, có thể nói một cuộc kiểm toán chính là công trình của đoàn kiểm toán, tuy nhiên, để đảm bảo tính chi tiết và cụ thể trong việc nghiên cứu về công tác kiểm toán, em xin được phép chỉ tập trung vào một phần hành kiểm toán, như là một nhân tố cấu thành trong một cuộc kiểm toán. Chu trình tiền lương và nhân viên là một chu trình không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào, đó không chỉ đơn thuần là nghĩa vụ đãi ngộ của doanh nghiệp đối với nhân viên mà còn ứng với cách thức ghi nhận chi phí, ảnh hưởng đến việc hình thành kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp, nói một cách khác, chu trình này không chỉ liên quan đến bảng cân đối kế toán mà còn ảnh hưởng đến con số trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, kiểm toán viên từ đó có thể đưa ra những khuyến nghị để giúp doanh nghiệp có thể hướng tới hoàn thiện hệ thống tuyển chọn về nhân sự, cũng như cách thức hạch toán và quản lý về lương của doanh nghiệp. Chính vì tính chất quan trọng đó, khoản mục liên quan đến bảng lương được coi là một khoản mục khó, đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ không chỉ đứng riêng ở góc độ về tính trung thực số liệu mà còn xem xét đến tính logic khi đối chiếu với các phần hành khác có liên quan. Nhận thấy được tính phức tạp của phần hành này, em đã cố Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 gắng tham khảo các tài liệu kiểm toán của công ty, cũng như tham vấn từ các anh chị đã từng tham gia thực hiện phần hành này để có thêm được những hiểu biết về các công việc cụ thể cũng như trình tự thực hiện và nội dung của các công việc để đi đến mục đích cuối cùng là xác minh của kiểm toán về tính trung thực, hợp lý của BCTC, và có thể từ đặc điểm của kế toán tại doanh nghiệp, bày tỏ ý kiến để khách hàng có thể quản lý tốt hơn và khắc phục được những sai sót hoặc lược giản hệ thống cồng kềnh không cần thiết trong việc hạch toán. Đây chính là những tiền đề giúp em lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm hai chương: Chƣơng 1: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lƣơng và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Chƣơng 2: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lƣơng và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện CHƢƠNG 1: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 CHÍNH DO CÔNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN 1.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lƣơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam Trước khi bắt đầu thực hiện một cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc kiểm toán đó, bắt đầu từ những mục tiêu chung cho đến những mục tiêu cụ thể cho từng phần hành kiểm toán, kết hợp với những hiểu biết về đơn vị để quyết định mục tiêu trọng yếu và cần tập trung vào phần hành nào. Mục tiêu kiểm toán giúp kiểm toán viên xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán phù hợp, từ đó xác định khối lượng công việc, thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp phục vụ cho việc thực hiện kiểm toán và hoàn thành công việc trong tiến độ. Khi tiến hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên theo các thủ tục được thiết kế sẵn của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam. Trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, cụ thể các mục tiêu kiểm toán được xác định như sau: Mục tiêu kiểm toán chung: Khẳng định tính trung thực hợp lý của các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và nhân viên, phù hợp với nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành, để có đủ bằng chứng kết luận về con số của các khoản mục phải trả liên quan đến tiền lương trên BCTC của đơn vị. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lƣơng và nhân viên Mục tiêu về tài chính (Cơ sở dẫn liệu)   Tính hiện hữu, tính trọn vẹn, tính đo lường của chi phí tiền lương. Tính trọn vẹn, tính định giá, tính quyền và nghĩa vụ của số dư cuối kỳ phải trả lương nhân viên và các khoản trích theo lương. Mục tiêu về thực hiện (Thời gian/Chi phí/Chất lượng)  Tính toán chi phí tiền lương một cách chính xác. Mục tiêu về tuân thủ  Tuân thủ theo Luật Lao động và những văn bản luật có liên quan liên quan đến việc chi trả lương của Chính phủ Việt Nam. Trong đó, cụ thể: Tính trọn vẹn: Những khoản phải trả công nhân viên phát sinh trong kỳ đã được hạch toán đầy đủ trên sổ sách kế toán của đơn vị. Tính hiện hữu: Số dư phải trả công nhân viên, tức con số được trình bày trên BCTC là có thực, là kết quả của các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh trong niên độ tài chính. Tính phân loại và trình bày: Việc hạch toán chi phí vào khoản phải trả công nhân viên (TK 334), và các khoản trích theo lương (TK 3382, 3383, 3384, TK BHTN) là đúng đắn, phù hợp với tính chất hạch toán của tài khoản. Tính chính xác cơ học: Việc đặt công thức tính lương (kế toán trên excel) và các khoản trích theo lương là đúng đắn, các công thức cộng tổng là đầy đủ và không bỏ sót để đảm bảo con số tổng hợp cuối cùng được tính toán chính xác. Tính định giá: Việc tính toán lương theo quy định đã đúng hay chưa, mức lương cơ bản áp dụng như thế nào, có đúng như trong hợp đồng lao động hay không (chọn Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 mẫu để xem xét việc thực hiện này, chủ yếu được thực hiện trong thử nghiệm kiểm soát). Tính quyền và nghĩa vụ: Số dư của TK 334 và 338 thể hiện nghĩa vụ của đơn vị về chi trả tiền lương và thực hiện việc quản lý các khoản trích theo lương. Đặc biệt trong phần hành này, kiểm toán viên phải hết sức chú ý đến việc trích thuế thu nhập cá nhân của nhân viên có ký hợp đồng với công ty theo văn bản pháp luật, thông tư mới nhất ban hành và được áp dụng hiện hành. Đặc biệt, phần lương còn có liên hệ đến phần thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, cụ thể là thuế thu nhập cá nhân (TK 3335), trong phần kiểm toán này sẽ đề cập đến việc kiểm toán tính thuế thu nhập cá nhân, để thể hiện tính gắn kết của các khoản mục. Như vậy, việc xác định mục tiêu kiểm toán trong chu trình tiền lương và nhân viên, đi từ tính có thực của các nghiệp vụ, cho đến tính có thực của số dư cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán. Kiểm toán viên phải xác định được đối với doanh nghiệp được kiểm toán, phần chi phí chiếm tỷ trọng bao nhiêu, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh như thế nào. Trả lời được những câu hỏi đó, nghĩa là kiểm toán viên có thể xác định được tính chất quan trọng của chu trình trong hoạt động của đơn vị được kiểm toán, cũng như phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương trên bảng cân đối kế toán. 1.2 Đặc điểm kế toán nghiệp vụ tính lƣơng và chi trả lƣơng, các khoản trích theo lƣơng ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam có ảnh hƣởng đến kiểm toán Trong phần hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, điều quan trọng đó là kiểm toán viên phải tìm hiểu được đặc điểm kế toán của đơn vị được kiểm toán để nắm bắt được rủi ro tiềm tàng cũng như rủi ro kiểm soát đối với chu trình này. Từ đó, kiểm toán viên có thể khoanh vùng và tập trung, chú ý đến những phần mà theo nhận định có thể sai phạm. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khi tiến hành xem xét cách thức vận hành của một hệ thống, mà ở đây được đề cập đến là chu trình nhân viên, kiểm toán viên phải tìm hiểu về chính sách chi phối hoạt động của hệ thống, từ chính sách của Nhà nước cho đến những quy định có tính tổ chức của doanh nghiệp bằng cách xem xét hệ thống thông tư, văn bản tính và trích lập lương được đơn vị sử dụng và tính cập nhật của các văn bản này (mức trợ cấp thất nghiệp…), ví dụ như trong thời gian gần đây, việc doanh nghiệp cũng như cá nhân phải đóng thêm bảo hiểm trợ cấp thất nghiệp cho người lao động cũng như họ phải trích thêm từ lương của mình để chi trả cho loại bảo hiểm bảo vệ quyền lợi người lao động này. Từ đó, nhận định về tính cập nhật thông tin và thực hiện thông tư, như quyết định về tăng mức lương cơ bản của Nhà nước, các thông tư hướng dẫn về thuế, như thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt trong thời gian gần đây khi có những điều chỉnh về thuế thu nhập cá nhân thì vấn đề này đang hết sức được quan tâm và các cuộc kiểm toán cũng chú trọng hơn đến việc thực hiện thể hiện tính cập nhật và sự hiểu biết của doanh nghiệp đối với thông tư. Đối với những chính sách quy định ở đơn vị, kiểm toán viên phải đánh giá được tính tuân thủ luật, tính hợp lý, tính hiệu quả của quy định, liệu quy định có gây cản trở cho việc hạch toán, thực hiện các chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên hay không. Khi đảm bảo được nền tảng hạch toán của chu trình, kiểm toán viên phải đi sâu vào soát xét tính hiệu lực của chính sách trong việc thực hiện, được thể hiện ở công tác tổ chức kế toán. Bắt đầu từ những thông tin tổng quan về người tiến hành thực hiện các công đoạn thuộc quy trình, từ đó có kết luận về tính phân công, phân nhiệm và phân cách trách nhiệm, cũng như khả năng sai sót, gian lận có thể xảy ra từ tính chất tổ chức kế toán này. Đi sâu hơn vào công tác tổ chức kế toán tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên có thể xem xét hình thức kiểm soát hồ sơ nhân viên để chi trả lương, việc cập nhật danh sách và quản lý về cấp bậc lương, lương cơ bản để trích lập bảo hiểm, các yếu tố liên quan đến thuế thu nhập cá nhân bằng cách phỏng vấn khách hàng và cập nhật Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 những quyết định có liên quan đến vấn đề chi trả lương từ Ban giám đốc của đơn vị để đối chiếu việc thực hiện và hiểu biết thêm về quy chế thực hiện. Đồng thời, kiểm toán viên phải đánh giá được quy mô thực hiện chu trình thông qua số lượng nhân viên của đơn vị, việc phân chia thành tổ đội, phòng ban để nhận định được tính hợp lý trong tổ chức công tác kế toán, ví dụ như quy mô nhân viên ở doanh nghiệp quá lớn nhưng doanh nghiệp không ưu tiên nhân sự kế toán thực hiện riêng phần hành này mà giao cho một nhân viên kế toán cùng lúc thực hiện nhiều phần hành. Cụ thể vào việc thực hiện công tác kế toán, tức là đi từ hệ thống TK kế toán được thiết lập sử dụng, các tiểu khoản được áp dụng có phù hợp với quy mô hay không, quy trình xử lý các chứng từ kế toán của doanh nghiệp, những đặc điểm này của hệ thống sẽ góp phần giúp kiểm toán viên đánh giá được mức rủi ro, khả năng gian lận đối với việc thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên của đơn vị. Trước hết, kiểm toán viên phải nắm bắt được chu trình luân chuyển ở trong doanh nghiệp để có thể kết hợp một cách khoa học kiểm tra những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp và ghi chú những điểm có khả năng xảy ra sai phạm. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 1.1 Sự cấu thành và chu chuyển của tiền lương nhân viên Doanh nghiệp thu hộ cơ quan Thuế Tiền lương cơ bản Tiền phụ cấp Doanh nghiệp Tiền thưởng Bảo hiểm -Y tế -Xã hội Thuế thu nhập cá nhân Người lao động -Thất nghiệp -KPCĐ Thông thường, tiền lương chỉ được ghi nhận là chi phí khi đã có lao động sống phát sinh của người lao động trong kỳ, như vậy kế toán phải ghi nhận khoản phải trả đối với những lao động sống phát sinh mà chưa được chi trả, chính vì lẽ đó, đối với phần hành này, kiểm toán viên cần đặc biệt chú ý tới việc ghi nhận phải trả để phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ, dẫn tới việc tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp để có được con số phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị (lãi, lỗ). Từ đó, kiểm toán viên phải xác định được tính trung thực, hợp lý của các khoản mục tương ứng trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) cũng như các khoản trích thuế thu nhập cá nhân với những đối tượng được cơ quan Thuế quy định. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Kiểm toán viên cần quan tâm đến việc thực hiện chi trả lương để đảm bảo tiêu chí của phần hành này là đúng người-đúng thời gian-đúng lượng. Nghĩa là kiểm toán viên phải xem xét các giấy tờ, thủ tục từ thông lệ quy định của công ty (ngày trả lương, mức thưởng, phương thức thanh toán,…) cho đến việc thực hiện trong thực tế thông qua các giấy tờ kế toán (bảng tính lương, bảng chi trả lương, chữ ký của những người có thẩm quyền, chữ ký ký nhận của nhân viên), ngoài ra còn cần phải chú ý đến việc xử lý các khoản giữ lương, hoặc chưa chi trả cho nhân viên trong trường hợp họ chưa kịp ký nhận. Như thế, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên phải vạch ra được trình tự thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên của đơn vị, thủ tục này được gọi là “walkthrough”, tức vạch ra sơ đồ, thể hiện các bước từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình. Phần này sẽ được trình bày chi tiết hơn ở trong các bước thuộc quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC dưới đây. 1.3 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lƣơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện 1.3.1 Chuẩn bị kiểm toán Phân công công việc Đoàn kiểm toán gồm 4 người. Danh sách được lập nên trước khi tiến hành kiểm toán để trình giám đốc kiểm toán phê duyệt. Trong đó phần hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do một trợ lý kiểm toán bậc 2 (staff 2) thực hiện, việc phân công được dựa trên tài liệu “Phân công công việc” (Work allocation), phần hành được đánh ký hiệu là VB-payroll, giấy tờ làm việc của kiểm toán đều được chuẩn bị bằng Tiếng Anh để phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng hàng năm do Ernst & Young khu vực Châu Á- Thái Bình Dương tiến hành. Mọi giấy tờ được trích dẫn sau đây đều đã được dịch từ bản gốc Tiếng Anh sang Tiếng Việt, bên cạnh đó, để đảm bảo tính bí mật về thông tin cho khách hàng, tên của Công ty được kiểm toán sẽ không được công bố, Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 thay vào đó, tên ABC sẽ được dùng đại diện cho tất cả tài liệu kiểm toán được sử dụng trong bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Trong đó, công ty TNHH ABC là một doanh nghiệp kinh doanh về năng lượng, trực tiếp sản xuất than và các nguồn năng lượng chất đốt khác để cung cấp trên thị trường trong và ngoài nước. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là một công đoạn hết sức quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Có thể coi đây là tiền đề cho việc thực hiện kiểm toán, bởi những công việc mang tính nền tảng được thực hiện trong giai đoạn này. Chuẩn bị kiểm toán cho một cuộc kiểm toán nói chung là việc tìm hiểu hệ thống và xác lập các mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, còn đối với cá thể phần hành tiền lương và nhân viên, công việc cụ thể được thực hiện để đạt được mục đích tìm hiểu về: Đặc điểm về quy mô nhân sự của khách hàng Tìm hiểu quy mô nhân sự của khách hàng là bước đầu tiên để xác định tính trọng yếu của khoản mục phải trả công nhân viên trên bảng cân đối kế toán, cũng như khả năng sai phạm khi hạch toán của kế toán. Trong cuộc kiểm toán cho công ty TNHH ABC cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2009, kiểm toán viên đã tiến hành yêu cầu cung cấp thông tin và tài liệu thống kê từ phía phòng nhân sự để nắm được số nhân viên của công ty, bước nàu có thể giúp kiểm toán viên thực hiện thủ tục ước lượng từ một tháng lương đến cả năm và xác định mức thu nhập trung bình để xem xét về tính hợp lý của con số trong phần thủ tục phân tích sẽ được thực hiện trong giai đoạn sau. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, tìm hiểu đặc điểm quy mô nhân sự cho phép kiểm toán viên biết được mức độ phức tạp của các nghiệp vụ liên quan, tính trọng yếu của khoản mục, từ đó có những quyết định trong phân công nhiệm vụ cho thành viên thuộc đoàn kiểm toán. Công ty TNHH ABC là một công ty có lượng công nhân và nhân viên hành chính lớn, trong năm 2009 có biến đổi lớn về nhân sự (từ 251 tại tháng 1 lên đến 580 vào tháng 12) vì có hình thành thêm nhà máy mới. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1.2 Thống kê về số nhân viên trong 12 tháng trong năm 2009 của công ty TNHH ABC Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số nhân viên (ngƣời) 251 253 307 307 317 318 360 511 572 575 576 580 Tìm hiểu về tổ chức phòng ban, tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự Sau khi tìm hiểu về quy mô nhân sự, kiểm toán viên đã có cái nhìn tổng thể về đơn vị, ngay sau đó, kiểm toán viên đã tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về việc tổ chức phòng ban, bố trí tổ chức sản xuất, phân chia nhân sự ứng với việc đặt mã TK để dễ dàng cho việc hạch toán. Tại công ty TNHH ABC, nhân sự gồm nhân viên quản trị cấp cao (Ban giám đốc), nhân viên hành chính (thuộc phòng tổ chức, phòng kế toán, phòng vật tư) và công nhân (thuộc bộ phận sản xuất và bộ phận kho vận). Ngoài ra công ty còn có một số nhân viên có nhiệm vụ nấu bữa trưa cho nhân viên và công nhân, chi phí này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Bộ phận sản xuất gồm có công nhân sản xuất tại phân xưởng chính, công nhân sản xuất tại lò than cốc số 7 và 8 (được bắt đầu mở ra từ tháng 10) và công nhân tuyển than (bắt đầu được tuyển dụng từ tháng 11) . Điều này sẽ tương ứng với hạch toán đầu tài khoản chi phí của đơn vị. Kiểm toán viên dựa vào đặc điểm tìm hiểu này để đối chiếu và tạo mối liên hệ từ thực tế đến hạch toán của công ty TNHH ABC. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty TNHH ABC Ban giám đốc Phòng tổ chức Phòng kế toán Bộ phận sản xuất Bộ phận kho vận Khu chế biến Lò than cốc 7, 8 Khu tuyển than Phòng vật tư Tìm hiểu về công tác kế toán tiền lương tại đơn vị Công tác kế toán tiền lương nói chung đó là việc thực hiện ghi sổ, chi trả tiền lương ở đơn vị. Bắt đầu từ người tiến hành, những người có liên quan, thủ tục cần thiết thực hiện ghi sổ, chi trả. Hình thức hạch toán ghi sổ, hình thức chi trả, định kỳ chi trả. Việc tìm hiểu này bao gồm cả phương pháp tính lương được áp dụng tại đơn vị được kiểm toán. Từ tháng 9 năm 2007, Nhà nước ta đã bắt đầu thực hiện chi trả lương qua tài khoản cho cán bộ công nhân viên chức, và bắt đầu triển khai mở màn việc chi trả lương qua hệ thống TK ngân hàng, do đó xuất hiện hai hình thức chi trả tiền lương cho nhân viên, đó là chi trả bằng tiền mặt và chi trả thông qua TK của nhân viên. Như thế, để kiểm tra được việc chi trả lương cho nhân viên, đồng nghĩa với mục tiêu kiểm tra về tính có thực của nghiệp vụ phát sinh, hay còn được biết đến như thủ tục kiểm tra nhân viên khống, kiểm toán viên phải có hai hướng nhìn nhận đối với hai phương thức chi trả này. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Cụ thể, đối với chi trả lương trực tiếp bằng quỹ tiền mặt, kiểm toán viên phải quan tâm đến thủ tục chi trả và nhận tiền lương của công ty, quy trình này có đảm bảo sự phân tách trách nhiệm, khả năng gian lận, biển thủ có thể xảy ra hay không. Mặt khác, đối với chi trả lương qua hệ thống TK ngân hàng, kiểm toán viên phải tiến hành đối chiếu việc lập bảng lương tương ứng với quản lý số TK của từng cá nhân, thông qua đó có thể kiểm tra thông qua sổ phụ của ngân hàng, được coi như là bằng chứng về nhận tiền lương của nhân viên công ty. Tại công ty TNHH ABC, tiền lương theo tháng được chia làm 2 kỳ để nhân viên nhận trong tháng, kỳ một vào giữa tháng (ngày 15) và kỳ 2 vào đầu tháng sau. Tiền lương được chi trả theo hình thức chi trả trực tiếp, tức bằng tiền mặt thông qua thủ quỹ của đơn vị. Ở bước này, nhân viên kiểm toán cập nhật hệ thống tài khoản hạch toán và quy trình hướng dẫn hạch toán ở đơn vị. Tài khoản được sử dụng để hạch toán chu trình tiền lương và nhân viên: TK 3341: Phải trả công nhân viên, TK này không chi tiết ra cho từng bộ phận, nghĩa là không có sự tương ứng giữa phân chia TK chi phí phát sinh về nhân viên đối ứng với TK phải trả. TK 3382: TK KPCĐ TK 3383: TK BHXH TK 3384: TK BHYT TK 3385: TK BHTN Tài khoản hạch toán chi phí liên đới với các TK phải trả công nhân viên và các khoản phải trích theo lương TK 62211: Hạch toán chi phí tiền lương của công nhân xưởng than cốc 7 và 8 TK 62213: Hạch toán chi phí tiền lương của công nhân tuyển than TK 627111: Hạch toán lương công nhân phân xưởng chế biến TK 642817: Hạch toán chi phí lương nhân viên hành chính Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bố trí nhân sự kiểm toán thực hiện phần hành Sau khi đã tìm hiểu những đặc điểm về nhân viên trong đơn vị, lúc này kiểm toán đã có kết luận ban đầu về tính trọng yếu của khoản mục tiền lương và nhân viên. Trước đó, kiểm toán viên đã tính ra được mức trọng yếu ban đầu cho toàn bộ BCTC, từ đó phân bổ vào khoản mục tiền lương và nhân viên. Đây là phần hành đòi hỏi những hiểu biết từ bảo hiểm đến thuế thu nhập để thực hiện công việc đối chiếu và tính toán lại của kế toán. Là một doanh nghiệp sản xuất, do đó chi phí về tiền lương nhân viên chiếm một phần quan trọng đối với doanh nghiệp, và như đã biết, chi phí này có liên quan đến phát sinh và những biến động trong năm của TK 334 và TK 338, do đó tuy số dư cuối lỳ của các TK này thông thường không quá lớn, nhưng tính logic và gắn kết của nó đối với các phần hành khác (giá vốn, hàng tồn kho) lại cực kỳ quan trọng, do đó phần hành này được giao cho trợ lý kiểm toán đã có kinh nghiệm về thực hiện phần hành này tiến hành kiểm toán. Lập kế hoạch và thiết kế các thủ tục kiểm toán Cuối cùng, song song với việc đưa ra kế hoạch kiểm toán tổng quát, kế hoạch kiểm toán chi tiết cho từng phần hành cũng được thiết lập ra. Cũng trong giai đoạn này kiểm toán viên đưa ra các mức trọng yếu xác lập áp dụng cho kiểm toán BCTC tại công ty TNHH ABC dựa vào tổng tài sản. Tổng tài sản Mức trọng yếu cho toàn BCTC 0.5% Mức trọng yếu chấp nhận đƣợc 50% Mức trọng yếu cho khoản mục 25% Mức điều chỉnh xác lập 5% 331.586.569.000 VNĐ 1.657.932.845 VNĐ 828.966.422 VNĐ 414.483.211 VNĐ 82.896.642 VNĐ Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1.3 Các nghiệp vụ liên quan đến phần hành tính lương tại công ty TNHH ABC Miêu tả ứng dụng Công nghệ thông tin vào những bƣớc trọng yếu thuộc chu trình STT Miêu tả những thay đổi trọng yếu đối với chu trình 1 Tuyển dụng hoặc cho thôi việc được phê duyệt Giám đốc hoạt động 2 Mức lương được kiểm tra và phê duyệt Giám đốc hoạt động 3 Thẻ hoặc báo cáo chấm công được chuẩn bị và thông tin Chương trình ghi nhận số được nhập vào hệ thống bảng lương lượng sản phẩm hoàn thành của nhân viên 4 Thẻ thời gian được kiểm tra và phê duyệt 5 Tính toán bảng lương sử dụng mức lương được lưu Kế toán lương trong hồ sơ nhân viên Bảng tính lương được chuẩn bị Kế toán lương Bộ phận nhân sự 6 7 Bảng lương được phê duyệt Kế toán trưởng, Giám đốc hoạt động 8 Trả lương được thực hiện thông qua chuyển khoản Kế toán lương 9 Nghiệp vụ được ghi nhận vào hệ thống Kế toán lương Những tài khoản có liên quan đến kiểm toán bảng lương  Chi phí tiền lương  Tài khoản phải trả  Tiền  Thuế thu nhập cá nhân và BHXH và BHYT, BHTN. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1.4 Bảng kế hoạch thực hiện thủ tục rà soát từ đầu đến cuối đối với nghiệp vụ về bảng lương của công ty TNHH ABC Chi tiết thủ tục Ngày thực hiện a. Quá trình thực hiện từ đầu đến cuối bao gồm toàn bộ chu trình  Bắt đầu 1/2/2010  Xét duyệt  Ghi nhận  Xử lý  Lên báo cáo Những nghiệp vụ đơn lẻ và hoạt động kiểm soát tương ứng Điểm bắt đầu và kết thúc của chu trình tiền lƣơng và nhân viên  Điểm bắt đầu của chu trình: Hợp đồng lao động, báo cáo về tình hình thực hiện của nhân viên, bảng theo dõi thời gian.  Điểm kết thúc của chu trình: Tiền lương được trả cho người lao động, chi phí tiền lương được ghi nhận vào sổ cái. b. Tiến hành phỏng vấn nhân viên của Công ty về hiểu biết của họ về những thủ tục theo quy định và thủ tục kiểm soát để xác định chu trình xử lý số liệu, lên sổ là đúng với bản chất nghiệp vụ và đúng kỳ. c. Lưu ý những ngoại lệ đối với thủ tục cũng như hệ thống kiểm soát của Công ty. d. Nếu chúng tôi xác định mức rủi ro kiểm soát theo kế hoạch ít hơn mức tối đa hoặc chúng tôi tiến hành kiểm toán liên kết, thì chúng tôi đã xác định chất lượng của bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện thủ tục “từ đầu đến cuối” phù hợp với việc xác định tính hiệu lực của thiết kế hệ thủ tục kiểm soát và xác định thủ tục kiểm soát có được tiến hành hay không. e. Sử dụng cùng một nguồn tài liệu và công nghệ thông tin mà nhân viên của khách hàng sử dụng trong việc xử lý các nghiệp vụ. f. Những câu hỏi của chúng tôi đối với nhân viên của Công ty bao gồm những câu hỏi mang tính chất hướng theo để xác định được những lỗ hổng trong kiểm soát hoặc dấu vết của gian lận. g. Khi chúng tôi xác định những thay đổi lớn trong việc thực hiện xử lý nghiệp vụ, chúng tôi xác định bản chất của thay đổi để xem xét việc thực hiện thủ tục “từ đầu đến cuối” đối với cả nghiệp vụ được xử lý trước và sau thay đổi này. 1/2/2010 1/2/2010 1/2/2010 1/2/2010 1/2/2010 1/2/2010 Xác định rủi ro kiểm toán kết hợp Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Giai đoạn tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có được đánh giá ban đầu về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, từ đó xác định được rủi ro kiểm toán kết hợp, ở đây công ty TNHH ABC tuy có quy mô nhân sự tương đối lớn nhưng cách thức kiểm soát thông qua quy trình xét duyệt và thực hiện, cũng như công ty TNHH ABC đã được kiểm toán vào năm tài chính 2008, do đó kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát là thấp. Mục tiêu của việc xác định rủi ro kết hợp chính là để kiểm toán viên nắm bắt được rủi ro thực hiện kiểm toán được thể hiện thông qua mối quan hệ giữa các loại rủi ro này AR =IR X CR X DR = CRA X DR DR = AR/CRA Bảng 1.5 Xác định rủi ro kết hợp trong kiểm toán tại công ty TNHH ABC Công ty ABC GAMx- Xác định rủi ro kết hợp Tài khoản quan trọng VB- Bảng lương Tên IR VB-Bảng lương Trung bình CR Thấp CRA Phạm vi Thấp Ước lượng Nhận xét về IR Nghiệp vụ phát sinh có tính chu kỳ, số lượng ít Nhận xét về CR Tiến hành thủ tục kiểm soát toàn phần 1.3.2 Thực hiện kiểm toán 1.3.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát là một trong những công việc được thực hiện để khẳng định tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Thử nghiệm này chỉ được áp dụng khi kiểm toán viên có sự tin cậy cao vào hệ thống của đơn vị. Như thế, thử Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 nghiệm này sẽ không được áp dụng đối với đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là yếu- tức không thể tin tưởng để dựa vào đó thực hiện kiểm toán Xem xét và đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Tìm hiểu quy trình về tiền lương nhân viên bằng cách chọn ra 2 nhân viên của công ty TNHH ABC, truy xuất các tài liệu đi từ hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương, giấy tờ nghỉ (nghỉ thai sản, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ hết nguyên vật liệu,…) đến giấy tờ thanh toán lương. Công ty TNHH ABC là khách hàng kiểm toán năm thứ ba của công ty, trong cuộc kiểm toán gần đây, kiểm toán viên đã đánh giá hệ thống kiểm soát của ABC là có hiệu lực, vì thế trong cuộc kiểm toán cho năm tài chính 2009, kiểm toán viên quyết định tiếp tục thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Nếu có ngoại lệ khác với đánh giá ban đầu, phải tăng cương thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm kiểm soát thường được tiến hành trong giai đoạn kiểm toán giữa kỳ, cụ thể trong giai đoạn này, kiểm toán viên sử dụng đến những kỹ thuật kiểm toán, đó là: Điều tra Quan sát Phỏng vấn Thực hiện lại Tiến hành thủ tục phân tích Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán, kiểm toán viên có thể sử dụng CAAT (Computer-Assisted Audit Techniques) để kiểm tra hệ thống của đơn vị bằng cách cài vào hệ thống một phần mềm kiểm toán để xem xét tính chính xác trong việc xử lý số liệu. Việc xem xét hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị là điều cực kỳ quan trọng, sự trung thực của số liệu chỉ là một phần bảo đảm tính trung thực của BCTC, vấn đề xử lý số liệu của phần mềm là phần còn lại để đảm bảo điều đó, và với khối lượng tính toán khổng lồ, kiểm toán viên Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 không thể tiến hành tự xử lý toàn bộ để đảm bảo con số cuối cùng trên BCTC, khi đó phần mềm được cài vào hệ thống để phát hiện và báo lỗi những bất thường xảy ra trong hệ thống sẽ giúp việc kiểm tra vấn đề kiểm soát của doanh nghiệp và ước đoán mức rủi ro kiểm soát của doanh nghiệp. Bảng các câu hỏi là sản phẩm thường thấy của giai đoạn này, kiểm toán viên thông qua quá trình quan sát, phỏng vấn, thực hiện lại để có thể tổng hợp thực tiễn kiểm soát của doanh nghiệp. Đối với phần hành lương, việc tiến hành thủ tục kiểm soát sẽ tương ứng với việc thực hiện việc phân tích về tất cả các đặc điểm về hệ thống kiểm soát, hệ thống vận hành của doanh nghiệp, môi trường doanh nghiệp cho tới tính liêm chính của thành viên Ban giám đốc. Thông thường việc kiểm soát hệ thống nội bộ sẽ được đi kèm với việc quan sát và xác định rủi ro gian lận của doanh nghiệp. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1.6 Kết cấu bảng kết luận về thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận tại công ty TNHH ABC Bảng kết luận về thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận tại công ty TNHH ABC Phần 1 – Xem xét thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức doanh nghiệp * Môi trường kiểm soát -Tính liêm chính, giá trị đạo đức, và hành xử của các nhà quản trị cấp cao -Tính chất hoạt động và ý thức kiểm soát của Nhà quản lý -Sự quan tâm của nhà quản trị đến tính cạnh tranh, khả năng của doanh nghiệp -Sự tham gia Ban giám đốc và/ hoặc Ủy ban kiểm toán (hay Cơ quan có thẩm quyền giám sát) vào việc giám sát và điều hành -Cơ cấu tổ chức và tính phân quyền và trách nhiệm -Chính sách nguồn nhân lực * Xác định rủi ro * Hoạt động kiểm soát, thông tin và liên lạc * Giám sát Phần 2 – Xác định khả năng rủi ro của sai phạm trọng yếu do cố tình gian lận * Thảo luận trong đoàn kiểm toán * Nhân tố rủi ro liên quan đến gian lận trong BCTC * Nhân tố rủi ro liên quan đến khả năng biển thủ tài sản * Kết quả của thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch * Phỏng vấn các nhà quản trị cấp cao, Ủy ban kiểm toán (hoặc cơ quan có thẩm quyền), Kiểm toán nội bộ và các thành phần khác * Các thông tin khác. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368